Entre

La Direction de l’association

Et

Les organisations syndicales suivantes :

Après négociations, il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les dispositions entrées en vigueur dans le cadre de l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, ont pour conséquence de fusionner les Instances Représentatives du Personnel préexistantes (Comité d’Entreprise, Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail, Délégués du Personnel) au sein d’un nouveau Comité Social et Économique (CSE).

Les mandats de l’ensemble des représentants du personnel arrivant à échéance le 12 novembre 2022, il a été décidé de mettre en œuvre les élections pour le renouvellement du CSE.

Le présent protocole d'accord préélectoral a pour objet de définir les conditions et modalités d'organisation et de déroulement des élections des membres de la délégation du personnel du CSE.

Ce protocole est la continuité de l’accord d’entreprise portant sur la mise en place du Comité social et économique, signé en date du 19/07/2022 (cf. : annexe accord mise en place du CSE).

Dans le cadre de cet accord, il a été convenu que ce vote se déroulera exclusivement sous forme électronique, comme le prévoit l’article R.2314-5 du code du travail.

MISE EN ŒUVRE

La conception, la gestion, la maintenance et le contrôle effectif du système de vote électronique sont confiés au prestataire LegaVote – RCS Lyon n°878 188 176 – choisi après étude d’un cahier des charges, respectant les dispositions du présent protocole et des textes régissant ce mode de scrutin.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

2.1 – Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique fait l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition des autorités compétentes.

2.2 – Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de la société sera mise en place.

Par ailleurs, la société Legavote, met à disposition, durant toute la durée du scrutin, une cellule d’assistance pour les électeurs, pour tout problème de connexion joignable au : 04 28 29 19 09 (appel gratuit).

2.3 – Connexion à la plateforme de vote

La société LegaVote, enverra par voie postale une notice d’information ainsi que des identifiants d’accès à la plateforme de vote à J-14 avant les élections à chaque électeur. La Direction s’assurera de la bonne réception des envois postaux auprès de tous les salariés.

Ces moyens d’authentifications sont strictement personnels et confidentiels.

Une fois que l’électeur aura passé la première étape, il lui sera demandé d’entrer sa date de naissance.

Il recevra ensuite, un code sms à usage unique/un code secret envoyé par courriel à usage unique pour confirmer son identité.

DATES ET HEURES DES ELECTIONS

Pour le 1^er tour :

La date du 1^er tour a été fixée au 26 octobre 2022 jusqu’au 28 octobre 2022, soit une ouverture du bureau de vote électronique sur 3 jours ouvrés de 9 heures à 17 heures les 26/10/2022 et 27/10/2022, et de 9 heures à 16 heures le 28/10/2022.

Pour le 2^nd tour :

Au cas où un 2^nd tour serait nécessaire, il aura lieu du 8 au 10 novembre 2022, dans les mêmes conditions d’horaires et de lieu que le premier tour.

Le temps passé au vote est considéré comme du temps de travail effectif.

Il est rappelé que pour le premier tour, seules les organisations syndicales représentatives peuvent présenter des listes de candidats.

Au cas où le quorum de 50% des inscrits ne serait pas atteint par la ou les listes syndicales, ou en cas de carence de candidatures ou encore si tous les sièges n’étaient pas pourvus, il y aura lieu de procéder à un second tour à l’occasion duquel pourront être présentées des candidatures libres.

L’atteinte du quorum de 50% s’entend par un nombre de votants (c’est-à-dire les votes valablement exprimés) atteignant 50% du nombre d’électeurs.

EFFECTIF GLOBAL DE L’ENTREPRISE – NOMBRES DE SIEGES A POURVOIR

En application des dispositions de l’article R.2314-1 du code du travail et au regard de l’effectif de l’entreprise, soit 883 salariés (701.88 ETP) arrêté au 31/07/2022, le nombre de sièges titulaires est de :

• 16 sièges titulaires

• 16 sièges suppléants

COLLEGES ELECTORAUX - REPARTITION DES SIEGES

En fonction de sa classification professionnelle, le personnel est ainsi réparti dans les collèges électoraux :

1^er collège (ouvriers et employés) :

• Soit 14 sièges : 14 titulaires et 14 suppléants

2^nd collège (Cadres, ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés) :

• Soit 2 sièges : 2 titulaires et 2 suppléants

6. NOMBRE D’HEURES DE DELEGATION

Le nombre d’heures de délégation est fixé à 24 heures par mois, conformément à l’article R.2314-1 du Code du travail.

Un crédit de 12 heures par mois sera également attribué aux membres élus au CSSCT, venant en plus de leurs crédits d’heures prévues par la loi.

Le crédit d’heure de délégation est dévolu à chaque titulaire. Néanmoins, ils peuvent le partager et en faire bénéficier à d’autres membres titulaires ainsi qu’aux suppléants au titre de l’article R.2315-9, sous réserve d’en informer l’employeur dans un délai de 8 jours.

7. LIMITATION DU NOMBRE DE MANDATS

Pour rappel, la durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans.

Les représentant au comité social et économique sont limités à trois mandats successifs, comme le prévoit l’article L.2314-33 du code du travail.

PERSONNEL ELECTEUR

Conformément aux dispositions légales, sont électeurs les salariés des deux sexes remplissant les conditions suivantes à la date du scrutin :

• Être âgé de seize ans révolus ;

• Être lié à PRORESAP par un contrat de travail ;

• Justifier d’au moins trois mois d’ancienneté dans l’entreprise ; l’ancienneté est appréciée en prenant en compte les périodes de travail continues ou non au sein de PRORESAP au cours des douze derniers mois ;

• Ne jamais avoir fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques.

Il est rappelé que les salariés assimilés à l’employeur ne peuvent pas être électeurs.

• Peuvent également être électeurs les salariés mis à disposition présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice depuis 12 mois continus et ayant exprimé le choix d’exercer leur droit de vote dans l’entreprise utilisatrice.

Les conditions pour être électeur s’apprécient au jour du 1^er tour du scrutin.

Tout électeur qui constaterait son absence sur les listes électorales ou une erreur dans l’affectation de son collège, doit impérativement le faire savoir au plus tard la veille du scellement de la plateforme de vote. En effet, toute modification des listes électorales ne pourra avoir lieu une fois le système de vote scellé.

8.1 Constitution et affichage des listes électorales

Les listes électorales, établies par la Direction pour chaque collège, seront affichées et diffusées via le portail interne au plus tard le 30/09/2022. Tout syndicat signataire du protocole pourra en demander communication.

Ces listes électorales préciseront les noms, prénoms, les catégories et les dates d’entrée dans l’Association.

Les éléments nécessaires à la vérification des conditions d’électorat pourront être consultés au service des ressources humaines.

PERSONNEL ELIGIBLE

Conformément aux dispositions légales, sont éligibles les salariés de PRORESAP et qui, à la date du scrutin, remplissent les conditions suivantes :

• Avoir la qualité d’électeur ;

• Être âgé de dix-huit ans révolus ;

• Être lié à PRORESAP par un contrat de travail,

• Justifier d’au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise. L’ancienneté au sein de l’entreprise est appréciée en totalisant les périodes de travail continues ou non au sein de PRORESAP au cours des dix-huit derniers mois.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Les conditions d’éligibilité s’apprécient également au jour du 1^er tour du scrutin.

9.1 Les listes de candidats

• Pour le 1^er tour :

Le personnel est informé par voie d’affichage et par diffusion via le portail interne du déroulement des élections, au plus tard une semaine après la signature du présent protocole. Cet affichage constitue un appel à candidatures.

Lors du premier tour, seules les listes établies par les organisations syndicales représentatives sont présentées. Ces listes sont établies pour chaque catégorie de personnel, c’est-à-dire pour chaque collège électoral. Elles sont seules habilitées à présenter leur liste de candidats, au plus tard le 12/10/2022 à 17 heures, par voie postale ou par mail à l’adresse du service des Ressources Humaines : res-humaines@proxim-services.re.

• Pour le 2^nd tour

Dans l’hypothèse d’un second tour :

• Le service des Ressources Humaines affichera, au lendemain de la proclamation des résultats un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir pour chaque collège.

• Les candidatures étant libres, tous les salariés éligibles peuvent se présenter à l’élection. Elles seront soumises aux mêmes formalités que les candidatures présentées lors du premier tour par les organisations syndicales.

• Les organisations syndicales désirant se maintenir sont invitées à informer l’employeur du maintien de la liste ou de sa nouvelle composition. En l’absence de communication, celles-ci seront maintenues, sous réserve qu’il reste des candidats éligibles.

Les listes doivent comporter la même proportion de femmes et d'hommes que celle du collège électoral.

Une liste devra être composée pour les titulaires et une autre distincte comprenant les suppléants. Un candidat peut s’inscrire pour les deux sièges (titulaires et suppléants).

Les listes peuvent être incomplète, c’est-à-dire comporter moins de candidats que de sièges disponibles. En revanche, elles ne peuvent comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges disponibles.

Une fois composées, les listes de candidats doivent faire l’objet d’un dépôt afin que l’employeur puisse les faire connaitre aux salariés. Elles devront être communiquées à la Direction au plus tard le 03/11/2022 à 17 heures.

Cette communication peut être effectuée à l’attention de la Direction :

• Par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la Poste faisant foi (à l’adresse du siège social),

• Par mail (res-humaines@proxim-services.re)

• Par remise en main propre déposé au siège de l’association, contre récépissé de dépôt

Les listes de candidats seront affichées par la Direction des Ressources Humaines sur les panneaux réservés à l'entreprise et diffusées sur le portail interne le lendemain de la date limite de dépôt.

Une fois les moyens d’authentification reçus, les candidats sont invités à contrôler le bon affichage de leur candidature sur la plateforme de vote. En cas d’erreur, ils sont invités à se manifester au plus tard la veille du scellement.

10. INFORMATION DU PERSONNEL

Le personnel a été informé par une note d’information, sur l’organisation des élections professionnelles, le 29/07/2022 par voie d’affichage.

A la suite de la rédaction du présent protocole, le personnel sera informé de l’affichage et via le portail interne des modalités d’organisation de l’élection.

11. PROPAGANDE ELECTORALE

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu’ils soient mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise. La date limite de remise de ces supports est fixée au plus tard le 12/10/2022 à 17 heures pour le premier tour.

De même, au second tour l’ensemble des candidats pourra remettre leurs supports de communication jusqu’au 03/11/2022 à 17 heures.

Ces démarches devront être en rapport direct avec l’élection, respecter les principes généraux du droit électoral et de la vie privée, et ne pas porter atteinte au déroulement du travail des salariés.

Les professions de foi sont attendues au format A4 recto-verso, en fichier PDF de maximum 3 Mo.

Les logos devront être transmis au format carré JPG ou PNG de 200 Ko maximum.

Sous réserve de leur transmission, les professions de foi et les logos des organisations syndicales pourront être affichés sur la plateforme de vote.

Chaque candidat ou organisation syndicale est responsable de la reproduction de sa propagande électorale.

Ils disposent également des panneaux d’affichage de l’entreprise et la distribution de tracts en rapport avec les élections professionnelles est admise aux heures d’entrée et de sortie du travail.

12. LE BUREAU DE VOTE ELECTRONIQUE

Afin de faciliter l’accès de la plateforme de vote en ligne par l’ensemble de notre personnel, une borne numérique sera mise à disposition dans chacune des antennes. Ainsi, les salariés pourront se rendre dans l’antenne de leurs choix afin d’effectuer leur vote en ligne.

Un référent sera présent en antenne afin d’assurer le contrôle d’identité et d’aider en cas de difficultés rencontrées lors de la participation au vote.

Le siège de PRORESAP, sis 45 avenue Georges Brassens, Résidence Hélida, 97490 SAINTE CLOTILDE, sera le bureau de vote centralisateur, composé d’un Président et de 2 assesseurs.

Pour rappel, les bornes numériques sont accessibles dans nos locaux suivants :

Antenne de SAINT BENOIT	19 avenue Hubert de Lisle 97470 SAINT BENOIT
Antenne de SAINT ANDRE	95 chemin Pente SASSY Local n°4 97440 SAINT ANDRE
Antenne de SAINTE MARIE	7 Rue Alphonse DAUDET 97438 SAINTE MARIE
Antenne de SAINT PAUL	46 rue Pothier 97460 SAINTE PAUL
Antenne du PORT	18 Bld de Strasbourg 97420 LE PORT
Antenne de SAINT LEU	29 rue du Pressoir ZAC Portail M3 97436 SAINT LEU
Antenne de SAINT LOUIS	9 rue des Pétrels Local B 97450 SAINT LOUIS
Antenne de SAINT PIERRE	258 rue Marius et Ary LEBLOND Espace professionnel ADELAIDE 97410 SAINT PIERRE
Antenne du TAMPON	64B rue Roland Garros LE CLOS DU LYCEE 97430 TAMPON
Antenne de SAINT-JOSEPH	56 rue Roland Garros Local 6 – Le Butor 97480 SAINT-JOSEPH

MODALITES DU SCRUTIN ET DEPOUILLEMENT

Après l’ouverture du scrutin aux heures d’ouverture prévues, chaque électeur pourra se connecter à l’interface de vote affichant les listes de candidats correspondant à son collège et exprimer son vote pour l’élection des titulaires et pour l’élection des suppléants.

Le vote est anonyme et chiffré par le système Legavote. Au moment de la validation, le choix de l’électeur apparaitra clairement sur l’écran, il sera alors demandé de valider une seconde fois, après cette étape plus aucune modification ne sera possible. L’électeur recevra automatiquement un accusé de réception de la transmission du vote et pourra également le télécharger directement sur la plateforme.

A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés, automatiquement, de manière électronique, afin de sécuriser le dépouillement et qu’aucune modification ne puisse intervenir. 

Afin de procéder au dépouillement, il sera demandé aux membres du bureau de rentrer leur clé de chiffrement préalablement choisie et strictement confidentielle, il sera nécessaire d’en rentrer au moins deux.

Les réunions de scellement et de dépouillement de la plateforme de vote électronique, ouvertes à tous les électeurs et aux observateurs dûment mandatés par leurs organisations syndicales, auront lieu :

• Pour le 1^er tour, le 28/10/2022 à 15 heures au siège de l’Association

• Pour le 2^nd tour, le 10/11/2022 à 17 heures au siège de l’Association

La présence des membres du bureau de vote est nécessaire pour la réalisation de ces deux réunions. Une formation leur sera dispensée avant le scellement du système de vote, les délégués syndicaux seront invités à assister à ces réunions.

PROCLAMATION DES RESULTATS

La proclamation des résultats du vote électronique sera assurée par le Président du bureau de vote centralisateur.

Elle comprendra notamment :

• Le nombre de votants ;

• Le nombre d’électeurs inscrits ;

• Le nombre de suffrages recueillis par chaque candidat ;

• Le nombre de suffrages exprimés ;

• Le nombre d’élus.

Les procès-verbaux seront établis automatiquement, prêts pour signature et envoi aux organismes concernés.

14.1 – Transmission du procès-verbal des élections

Les procès-verbaux signés seront transmis, dans les 15 jours suivants les élections :

Tous les procès-verbaux seront envoyés :

• En 2 exemplaires à la DEETS dont relève l’entreprise

• En un exemplaire à la CTEP, organisme désigné par le Ministère du Travail pour collecter et traiter les résultats des élections intervenant

  CTEP

  TSA 79104

  76934 Rouen Cedex 9

  Par ailleurs, une copie des procès-verbaux des élections sera transmise par tout moyen aux organisations syndicales de salariés ayant présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu’aux organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole d’accord préélectoral.

AFFICHAGE DU PROTOCOLE

Le présent protocole d’accord préélectoral sera affiché sur les panneaux réservés à cet effet dans chaque antenne le 1^er jour ouvrable suivant la signature, avec le calendrier des opérations électorales annexé à la présente décision.

ENTREE EN VIGUEUR DU PROTOCOLE

Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral entrent en vigueur au jour de sa signature.

Il est conclu pour les prochaines élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Il sera établi en dix (10) exemplaires originaux.

Il sera consultable par l'ensemble des salariés par voie de mise à disposition auprès du service des Ressources Humaines (portail interne).

Un exemplaire sera affiché sur les panneaux réservés à l’information des personnels de chaque antenne.

Fait à Saint-Denis, le 07/09/2022