accord collectif relatif àux modalités d’organisation du travail : mise en place du télétravail

Entre les soussignées :

L’Unité Économique et Sociale VISIATIV, représentée par Mme XXXXX, en sa qualité de Directrice Ressources Humaines France

D’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative suivante :

La CFDT, représentée par M. XXXXX, agissant en qualité de Délégué Syndical

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

À la suite du Covid-19, en mars 2021, la Direction a souhaité mettre en place et encadrer une nouvelle forme d'organisation du travail au sein de Visiativ par la signature d’un accord sur le télétravail d'une durée d'un an.

En effet, les collaborateurs avaient exprimé, lors de l’enquête Résonance menée en octobre 2021, une forte attente sur la mise en place du télétravail de manière pérenne à l’issue de plusieurs mois de télétravail dans le contexte sanitaire et comme moyen de protection contre le Covid-19.

Cet accord répondait donc à un double objectif, la mise en place du télétravail hybride mais également la mise en place du 100% télétravail à titre expérimental et pour une durée déterminée sur certains métiers spécifiques. Cet accord a pris fin le 14 mars 2023.

Au cours de l’exécution dudit accord, des sondages ont été mis en place auprès des managers et des collaborateurs entrant dans le cadre du POC 100% télétravail. Les deux sondages mettent en lumière une satisfaction des collaborateurs et des managers sur cette organisation.

Par ailleurs, le télétravail hybride répond aux demandes des collaborateurs de réduire les temps de trajet et le stress associé, d’améliorer les conditions de travail en facilitant l’équilibre vie professionnelle – vie personnelle, et en participant à la réduction de l’empreinte carbone.

En outre, lors de la commission du 13 mars 2023, les représentant des salariés et les managers ont exprimé les points suivants :

• Une satisfaction générale liée au POC 100% télétravail qui a notamment permis d’accélérer le recrutement de ces métiers pénuriques

• La volonté de maintenir le dispositif de télétravail hybride

• La nécessité de repenser les espaces de travail pour favoriser le collaboratif

Dans ce cadre, et compte tenu de la satisfaction générale liée au télétravail hybride et aux résultants concluants du POC, Visiativ souhaite maintenir le télétravail hybride et pérenniser le 100% télétravail, pour certains métiers.

Au terme de la réunion qui s’est tenue le 28 mars 2023, les parties sont convenues des dispositions suivantes.

Table des matières

PREAMBULE 1

I. Définition et principes relatifs au télétravail 5

Article 1. Définition du télétravail 5

1. Le travail hybride 5

2. Le 100% télétravail 5

3. Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure 5

Article 2. Champ d’application de l’accord 5

Article 3. Principes clés du télétravail 6

Article 4. Impacts, droits et devoirs 6

II. Organisation du télétravail 7

Article 5. Modalités du télétravail hybride 7

1. Population éligible 7

2. Modalités du télétravail hybride 7

3. Matériel mis à disposition des collaborateurs en télétravail hybride 7

Article 6. Organisation du travail en 100% télétravail 8

1. Définition 8

2. Population éligible 8

3. Modalités du 100% TT 9

4. Matériel mis à disposition 9

Article 7. Dérogations 9

1. Collaborateurs RQTH 9

2. Femmes enceinte 10

3. Télétravail pour circonstances exceptionnelles 10

4. Fermeture de site et éloignement 10

III. Dispositions communes aux modes d’organisation du télétravail 10

Article 8. Lieu de télétravail 10

Article 9. La présence obligatoire au bureau 11

Article 10. Principe du double volontariat 11

Article 11. Matériel du télétravailleur 12

Article 12. Frais liés au télétravail 12

Article 13. Assurance couvrant les risques liés au télétravail 12

Article 14. Eligibilité du domicile 13

IV. Conditions de retour à une exécution du contrat sans télétravail 13

Article 15. Période d’adaptation 13

Article 16. Réversibilité après la période d’adaptation 14

1. Réversibilité à l’initiative du collaborateur 14

2. Réversibilité à l’initiative de l’employeur 14

V. Durée du travail, plages de disponibilité et charge de travail 15

Article 17. Plages horaires permettant de joindre le télétravailleur 15

Article 18. Modalités de régulation de la charge de travail et du temps de travail 15

VI. Droits et devoirs du télétravailleur 15

Article 19. Obligations du télétravailleur 15

Article 20. Egalité de traitement 16

Article 21. Droit à la déconnexion 16

Article 22. Confidentialité 17

VII. Prévention des risques professionnels des télétravailleurs 17

VIII. Flex office 17

Article 23. Définition et champ d’application du flex office 18

1. Définition 18

2. Champ d’application 18

Article 24. Les modalités d’organisations du flex office 18

1. La mise en place d’un outil 18

2. Les principes fondamentaux 19

IX. Dispositions finales 19

Article 25. Durée de l’accord 19

Article 26. Commission de suivi et interprétation 19

Article 27. Révision et dénonciation 19

Article 28. Dépôt et publicité 20

Définition et principes relatifs au télétravail

Définition du télétravail

Conformément aux dispositions légales, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa ».

Le travail hybride

Le télétravail hybride est le fait pour un collaborateur d’exercer, de manière habituelle, une partie de sa prestation de travail depuis son domicile principal.

Dans le cadre du présent accord, le télétravail hybride permet aux collaborateurs d’effectuer 2 journées de télétravail par semaine.

Le 100% télétravail

Le 100% télétravail constitue le fait, pour un collaborateur, d’exercer la totalité de sa prestation de travail depuis son domicile.

Le collaborateur effectue ainsi sa prestation de travail de manière habituelle depuis son domicile. De manière exceptionnelle, il reviendra dans les locaux de l’entreprise en cas de demande de client ou du manager.

Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure

Conformément à l’article L.1222-11 du Code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, le recours au télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction de l’employeur dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Les principes du double volontariat et de réversibilité, explicités à l’article 15 du présent accord, ne s’appliquent pas dans le cadre du télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure. Par conséquent, lorsque ces circonstances surviennent, la direction procède à une information des salariés par tout moyen, si possible par écrit, en respectant, autant que possible, un délai de prévenance suffisant.

Il est rappelé que les règles d’organisation du travail applicables au travail hybride ont vocation à s’appliquer également au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure.

Champ d’application de l’accord

Sont exclus du présent accord certains métiers dont l’organisation ou les missions ne sont pas compatibles avec ces modes de travail mais également certains collaborateurs dans des conditions spécifiques.

A ce titre, les fonctions dites itinérantes (commerciaux, consultants, formateurs, etc…) n’entrent pas dans le champ d’application de cet accord. En effet, le lieu principal de travail de ces fonctions se situe chez les clients ou les prospects. Cette organisation n’est donc pas compatible avec une organisation permanente ou hybride du télétravail. Pour les journées hors clientèle, les collaborateurs itinérants disposent d’une flexibilité dans leur organisation et peuvent ainsi décider d’effectuer leur prestation de travail depuis une agence Visiativ ou depuis leur domicile. Toutefois, en cas de fermeture de site ou pour les motifs évoqués à l’article 7, les fonctions itinérantes pourraient entrer dans le champ d’application de l’accord.

De même, les fonctions dont la présence sur site est absolument nécessaire et dont les fonctions ne peuvent s’effectuer à distance, notamment les fonctions d’entretien de locaux ou d’accueil ne pourront bénéficier du télétravail.

Principes clés du télétravail

Les parties rappellent que le télétravail est un mode d’organisation du travail des collaborateurs qui effectuent leur prestation de travail depuis leur domicile, et non depuis leur site de rattachement.

Le télétravail ne constitue ni un droit, ni une obligation pour les collaborateurs. Il s’agit d’une organisation basée sur des engagements et une réversibilité respective de l’employeur et du collaborateur.

Ainsi, si le télétravail est effectivement mis en place sur un choix volontaire du collaborateur, il nécessite obligatoirement le respect des conditions prévues par le présent accord. Le télétravail ne peut ainsi ni être imposé au collaborateur, ni être revendiqué comme un droit exigible auprès de l’employeur.

L’ensemble des parties prenantes, qu’il s’agisse des managers ou des collaborateurs, s’engage à respecter les principes fondateurs du télétravail, à savoir : l’autonomie, la confiance et la responsabilisation. Ce n’est que dans le cadre de ces principes que le télétravail peut être efficace.

En outre, la mise en place du télétravail doit garantir la continuité et la qualité de service due aux clients et ne doit pas impacter la productivité et la performance des collaborateurs et plus globalement de l’entreprise.

Impacts, droits et devoirs

La mise en place du télétravail impliquera une modification des méthodes de travail et engendrera une réflexion autour de l’organisation du travail.

Chaque manager devra en outre, en lien avec sa Direction, analyser les activités télétravaillables et mener des réflexions autour des éventuelles adaptations à apporter sur l’organisation interne afin de mieux intégrer le télétravail.

Le télétravail constitue en outre une nouvelle forme de management qui nécessitera que les managers et les collaborateurs devront être investis et engagés. Le télétravail nécessite donc une relation de confiance entre le manager et le collaborateur.

Le collaborateur, lorsqu’il sera en télétravail, devra, de son côté, continuer à respecter les mêmes obligations que lorsqu’il effectue ses missions en présentiel.

En outre, le télétravail ne doit pas empêcher l’évaluation des résultats du collaborateur par son manager, et plus largement, ne doit pas impacter l’appréciation de la performance du collaborateur par le manager.

A ce titre, que le collaborateur soit en télétravail ou au bureau, l’évaluation des objectifs qui ont été fixés dans le cadre de l’entretien annuel, mais également au cours de l’année, devra être réalisable par le manager.

Ainsi, des outils de suivi de la performance pourront être déployés dans certains services afin de permettre une évaluation des objectifs compatibles avec un mode hybride et 100% de télétravail.

Organisation du télétravail

Modalités du télétravail hybride

Population éligible

Le télétravail hybride est ouvert à l’ensemble des métiers de Visiativ, dans les conditions prévues ci-dessous. En outre, il est expressément prévu que les conditions d’éligibilité ne suppléent pas les conditions d’éligibilité du domicile du collaborateur prévues par l’article 14 du présent accord.

Cas particulier des nouveaux embauchés : les nouveaux collaborateurs pendant leurs 3 premiers mois d’intégration au sein de l’entreprise ne pourront pas bénéficier du télétravail hybride. A l’issue de cette période de 3 mois, ils seront éligibles au dispositif prévu par le présent accord.

Cas particulier des collaborateurs à temps partiel : les collaborateurs à temps partiel sont éligibles au télétravail hybride. Néanmoins, afin de maintenir le lien social, il est expressément prévu qu’une présence minimale de 2 jours par semaine devra être respectée pour l’ensemble des collaborateurs. Ainsi, pour les collaborateurs à temps partiel dont la durée du travail est inférieure à 80%, une présence minimale de 2 jours est requise afin que le temps passé au sein de Visiativ soit supérieur à celui passé depuis leur domicile.

Compte tenu des spécificités de ce mode d’organisation, le travail hybride ne peut être ouvert qu’à des activités pouvant être exercées par les salariés, à distance et de manière autonome en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Sont notamment exclus du travail hybride :

• Les collaborateurs Itinérants (commerciaux, consultants, formateurs…)

• Les fonctions dont la présence sur site est absolument nécessaire et dont les fonctions ne peuvent s’effectuer à distance

Modalités du télétravail hybride

Dans le cadre de la mise en place du télétravail hybride au sein de Visiativ, il est convenu de permettre à chaque collaborateur éligible de pouvoir exercer 2 jours maximum par semaine, son activité professionnelle à son domicile.

Il est également convenu que les jours de télétravail sont flexibles le collaborateur peut ainsi choisir son organisation de télétravail.

Il est également convenu que le télétravail pourra s’effectuer par journées entières ou par demi-journées, en fonction des contraintes opérationnelles du service.

Le collaborateur, qu’il soit en télétravail ou en présentiel, devra répondre à ses obligations professionnelles en rendant compte de son activité, en répondant aux sollicitations de son manager et de ses collègues, en étant responsable de son activité et en étant proactif dans la réalisation de ses missions pour atteindre ses objectifs.

En tout état de cause, le manager pourra demander au collaborateur d’être présent dans les locaux de l’entreprise en fonction des contraintes opérationnelles, même si le collaborateur avait prévu d’être en télétravail sur cette journée-là.

Matériel mis à disposition des collaborateurs en télétravail hybride

Pour les collaborateurs effectuant du télétravail hybride, aucun équipement spécifique ne sera mis à disposition par Visiativ.

En effet, l’ensemble des collaborateurs dispose déjà d’un ordinateur portable ainsi que d’une souris et d’un clavier portable qui devront être utilisés aussi bien dans le cadre du télétravail que du travail sur site. Le collaborateur devra donc s’organiser pour transporter son matériel.

Organisation du travail en 100% télétravail

Définition

Le 100% télétravail constitue le fait, pour un collaborateur, d’exercer la totalité de sa prestation de travail depuis son domicile.

Le collaborateur effectue ainsi sa prestation de travail de manière habituelle depuis son domicile. De manière exceptionnelle, il reviendra dans les locaux de l’entreprise en cas de demande de client ou du manager.

Il est rappelé que le collaborateur, même en 100% télétravail, ne peut pas s’opposer à la demande de son manager de venir en présentiel. A ce titre, un refus du collaborateur de venir travailler en présentiel pourra être constitutif d’un manquement à ses obligations professionnelles.

De même, la présence du collaborateur sera requise pour toute réunion ou formation obligatoire demandée par l’entreprise ou son manager.

En outre, il est rappelé que les collaborateurs en 100% télétravail bénéficient des mêmes avantages que les collaborateurs présents sur site.

Population éligible

Dans le cadre du POC 100% télétravail mis en place en mars 2022 pour une durée d’un an, il a été convenu de mettre en place le 100% télétravail uniquement pour les métiers dont les missions sont propices au 100% télétravail.

La Direction souhaite pérenniser le 100% télétravail pour les métiers ayant bénéficié du POC.

Ainsi, à ce jour et en référence à notre référentiel emploi actuellement applicable, il s’agit des métiers suivants, de la famille Product, IS & Cloud et de la sous-famille Build & Conception :

• Analyste Métier

• Architecte

• Ingénieur(e) Développement

• Ingénieur(e) DevOps

• Ingénieur(e) Lead QA

• Ingénieur(e) Test

• Intégrateur(trice) Web

• Lead Developer

• Product Owner

• Rédacteur(trice) Technique

• Technicien(ne) Test

• UX/UI Designer

• Administrateur Sécurité des SI

  Ces métiers pourront être amenés à évoluer en fonction de l’évolution de la matrice emploi.

Par ailleurs, il est précisé que les collaborateurs concernés par le 100% télétravail, sont les collaborateurs ayant cet emploi type dans l’espace développement RH.

Il est expressément convenu que les fonctions managériales sont exclues du 100% télétravail.

Modalités du 100% télétravail

Dans le cadre de la mise en place du 100% télétravail au sein de Visiativ, il est convenu de permettre à chaque collaborateur éligible de pouvoir exercer son activité professionnelle à son domicile.

A ce titre, les collaborateurs éligibles devront adresser une demande écrite au service RH afin de bénéficier du 100% télétravail.

Par exception, les collaborateurs ne pourront pas effectuer leur activité professionnelle à leur domicile lors des journées d’intégrations spécifiques qui nécessiteraient leur présence sur des sites Visiativ.

Matériel mis à disposition

Pour les collaborateurs effectuant du 100% télétravail, il est convenu que le matériel attribué sur site pourra être utilisé au domicile du collaborateur à savoir :

• L’ordinateur, ainsi que les connectiques associées (souris, clavier)

• Le double écran

• Le bureau

• La chaise de bureau

L’ordinateur, les connectiques associées ainsi que le double écran font partie du pack d’intégration informatique de chaque collaborateur.

En cas d’embauche d’un collaborateur en 100% télétravail, celui-ci pourra bénéficier d’une enveloppe de 250€ maximum pour l’achat d’un bureau et d’une chaise. Ce montant sera débloqué sous présentation d’une facture et par le biais d’une note de frais.

En outre, en cas de rupture de sa période d’essai à l’initiative du collaborateur, ce dernier devra restituer les frais versés par la société au titre de l’achat de matériel.

Dérogations

Dans certains cas particuliers, il sera possible de déroger au cadre du télétravail hybride de 2 jours par semaine afin d’augmenter le nombre de jours télétravaillés hebdomadaire.

Afin de permettre le maintien de l’état de santé du collaborateur, son maintien dans l’emploi, ou des situations d’absentéisme, il sera possible, dans certains cas expressément prévus ci-dessous, de sortir du cadre des 2 jours de télétravail par semaine.

Etant précisé qu’en tout état de cause, le principe de réversibilité du télétravail restera applicable pour les catégories de collaborateur ci-dessous, dans les dispositions prévues par l’article 16 du présent accord.

Collaborateurs RQTH 

Les collaborateurs en situation de handicap ou nécessitant un aménagement particulier de leur poste de travail pour raison de santé pourront bénéficier de plus de 2 jours de télétravail par semaine, sous réserve de l’avis du médecin du travail.

En cas de difficulté particulière liée au télétravail en lien avec le handicap du collaborateur, celui-ci pourra solliciter un échange avec son manager ou avec la référente handicap Visiativ.

Il est précisé qu’en cas de prescription médicale nécessitant la mise à disposition de matériel spécifique, le collaborateur devra revenir sur site et il sera mis fin au télétravail.

Femmes enceinte

En outre, pour les femmes enceinte, les modalités relatives à l’exécution de la prestation de travail en télétravail sont définies dans l’accord relatif à l’égalité professionnelle.

Ainsi, dès le 2^ème trimestre de grossesse, les femmes enceintes pourront bénéficier d’aménagement de leur organisation du travail et bénéficier à ce titre du télétravail permanent jusqu’au terme de leur grossesse. 

Télétravail pour circonstances exceptionnelles

Le télétravail repose sur le principe du volontariat. Ainsi, le télétravail ne peut pas être imposé au collaborateur.

Par exception, le télétravail pourra être mis en place de manière ponctuelle par l’employeur pour répondre à certaines obligations, et notamment des circonstances exceptionnelles liées au transport ou sanitaires. Il s’agit des cas d’épisodes de pollution, d’intempéries majeures, de grèves locales ou nationales rendant le trajet domicile-lieu de travail particulièrement difficile et complexe, ou d’épisodes de pandémie et de confinement.

Dans ces situations, le télétravail s’imposera à l’ensemble des collaborateurs concernés.

Si, dans les hypothèses susvisées, des modalités particulières de télétravail sont dictées par des dispositions légales ou réglementaires, le présent accord ne s'appliquera plus pendant la durée de ces dernières.

En tout état de cause, le manager a un rôle clé dans la mise en place de l’organisation du travail et la communication aux collaborateurs de son équipe en cas de circonstances exceptionnelles.

Fermeture de site et éloignement

En cas d’embauche d’un collaborateur qui réside dans une région éloignée d’une agence Visiativ, celui-ci pourra bénéficier, à sa demande et après validation de la Direction, du 100% télétravail, même s’il ne rentre pas dans la liste des métiers visés à l’article 6.

Par ailleurs, en cas de fermeture d’une agence Visiativ, sans agence dans le bassin d’emploi et sans proposition de locaux de coworking, il pourra être proposé au collaborateur de bénéficier du 100% télétravail, même s’il ne rentre pas dans la liste des métiers visés à l’article 6.

Dispositions communes aux modes d’organisation du télétravail

Lieu de télétravail

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l’exercice de télétravail où il disposera de l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance. Il s’engagera à ce que cet espace de travail soit adapté à l’exercice de l’activité professionnelle en télétravail.

Ainsi, le domicile du collaborateur devra répondre à l’ensemble des conditions d’éligibilité prévu par le présent accord. Le collaborateur devra attester sur l’honneur de la conformité de son domicile.

La présence obligatoire au bureau

Il est rappelé que le télétravail n’est pas un droit pour le collaborateur. Les managers sont les garants du bon fonctionnement de l’équipe placée sous leur responsabilité, de sa performance ainsi que de l’esprit d’équipe et du bon fonctionnement du collectif de travail.

Par conséquent, quel que soit le mode d’organisation du travail, le lieu de travail reste à la discrétion du manager. A ce titre, le manager peut demander à ses collaborateurs d’être présents au bureau, chez un client ou sur un autre site, et ce, sans délai de prévenance.

Ainsi, et à la demande du manager, le collaborateur doit être en mesure de venir effectuer sa prestation de travail en présentiel.

En outre, le manager pourra, en fonction de l’activité et des besoins opérationnels, interdire le télétravail sur certaines journées.

Dans tous les cas, il est expressément convenu que le collaborateur ne pourra pas reporter les jours non télétravaillés du fait de la demande susvisée de présence obligatoire au bureau.

A ce titre, si un manager demande à un collaborateur d’être présent au bureau, le collaborateur ne pourra pas reporter la journée de télétravail dans la semaine suivante.

En outre, conformément au pouvoir de direction de l’employeur, le collaborateur devra respecter les demandes de présence au bureau de son manager. Tout manquement pourra être sanctionné.

L’organisation du télétravail est flexible et mise en place pour répondre aux attentes des collaborateurs, toutefois cette flexibilité ne doit pas être un frein à l’activité.

La flexibilité accordée par le télétravail doit fonctionner aussi bien pour le collaborateur que pour l’entreprise, ainsi, et sans délai de prévenance, le collaborateur doit être en mesure de venir travailler en présentiel sur son site de rattachement.

Principe du double volontariat

L’exercice du télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le volontariat. Par conséquent, l’employeur ne peut pas contraindre le collaborateur à accepter le télétravail et ce dernier ne peut pas non plus imposer l’exercice du télétravail à son employeur. A ce titre, l’accès au télétravail est réservé aux collaborateurs ayant manifesté leur volonté d’effectuer du télétravail et remplissant les conditions d’éligibilité.

Par ailleurs, le télétravail repose sur une confiance réciproque entre le manager et le collaborateur. Le collaborateur est autonome et demeure responsable de son organisation. Par conséquent, la mise en place du télétravail hybride ne nécessite pas de validation préalable du manager et celui-ci a uniquement une visibilité des journées de travail du collaborateur.

En outre, bien que le droit au respect de la vie privée du collaborateur demeure dans le cadre du télétravail, l’employeur doit s’assurer que les conditions de travail à domicile permettent au collaborateur d’effectuer son travail de manière identique à celui effectué dans les locaux de l’entreprise. Par conséquent, à l’occasion du passage en télétravail, les collaborateurs devront également attester que leurs conditions de travail à domicile répondent aux obligations d’éligibilité prévue au présent accord.

Matériel du télétravailleur

La conformité des installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du collaborateur qui devra pour cela, remettre une attestation de conformité. A ce titre, sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du collaborateur, la Direction entretient les équipements nécessaires à l’exercice de l’activité en télétravail.

Le matériel fourni par la Direction restera sa propriété et devra être restitué à la fin de la période de télétravail.

Pour des raisons de sécurité, l’équipement destiné au télétravail mis à la disposition du collaborateur ne pourra être déplacé à une autre adresse sans autorisation expresse préalable de l’employeur.

En cas de panne ou d’incident informatique, le télétravailleur devra suivre les procédures classiques de l’entreprise (Demande Informatique dans l’intranet).

En cas de panne ou d’incident informatique, le collaborateur devra en informer sans délai son manager et en cas d’impossibilité technique d’effectuer sa prestation de travail depuis son domicile, il devra se rendre sur son site de rattachement.

Frais liés au télétravail

Compte tenu du caractère volontaire du télétravail, il est expressément convenu qu’aucune prise en charge des frais professionnels liés au télétravail ne sera réalisée.

De surcroit, la Direction mettant à disposition de ses collaborateurs des locaux professionnels pour exercer leurs missions et le télétravail étant mis en place à l’initiative du collaborateur, aucune indemnité d’occupation du domicile utilisé par le collaborateur dans le cadre du télétravail ne sera versée.

En revanche, en cas de fermeture de site dans les conditions prévues par l’article 9 du présent accord, il est convenu que les collaborateurs ne bénéficiant pas d’un espace de coworking ou d’une autre agence dans le même bassin d’emploi pourront bénéficier d’un remboursement des frais liés au télétravail.

Ainsi, une indemnité sera versée mensuellement aux collaborateurs concernés, conformément aux montants prévus par l’URSSAF. A titre informatif, le montant prévu pour l’année 2023 est de 57,20 € par mois et exonérée de cotisations et contributions sociales.

Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le collaborateur exerçant sa prestation en télétravail devra informer sans délai son assureur qu’il travaille depuis son domicile avec du matériel appartenant à son employeur. Le collaborateur devra également remettre à son employeur une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

Le collaborateur devra attester sur l’honneur de la conformité de son domicile ainsi que de sa couverture par une assurance multirisque habitation couvrant le télétravail.

Eligibilité du domicile

Quel que soit le mode de télétravail du collaborateur, la Direction doit s’assurer que le lieu de télétravail du collaborateur lui permette d’exercer sa prestation de travail dans le respect de sa santé et de sa sécurité.

Ainsi, pour des raisons de sécurité, le télétravail sera effectué uniquement au domicile habituel (résidence principale connue en paie) du collaborateur qui devra lui permettre de télétravailler dans de bonnes conditions.

A ce titre, le collaborateur devra, à son domicile :

• Disposer d’un espace dédié, propice à la concentration, permettant la réalisation des missions, dans un environnement compatible avec le travail au domicile ;

• Avoir une installation électrique conforme aux normes en vigueur. Si une mise en conformité s’avérait nécessaire, elle serait intégralement à la charge du salarié concerné ;

• Bénéficier d’une assurance multirisques habitation couvrant la présence du collaborateur pendant sa journée de télétravail ;

• Disposer d’une connexion internet haut débit et d’une couverture téléphonique suffisantes afin de garantir une bonne connexion pour pouvoir travailler et pour l’accès aux outils professionnels dans des conditions satisfaisantes.

Ainsi, les collaborateurs souhaitant bénéficier du télétravail, qu’il s’agisse du 100% télétravail ou hybride, devront attester que leur domicile dispose des conditions susvisées.

Si le collaborateur ne remplit pas l’une des conditions susvisées, il ne pourra effectuer sa prestation de travail en télétravail, qu’il s’agisse du mode hybride ou du 100% télétravail.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant sa nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 16 du présent accord.

A ce titre, et en cas de déménagement du collaborateur, celui-ci devra fournir une nouvelle attestation à l’employeur afin de s’engager sur la conformité de son nouveau domicile aux conditions prévues par le présent accord.

Conditions de retour à une exécution du contrat sans télétravail

Période d’adaptation

La période d’adaptation est une période où le collaborateur comme l’employeur peuvent mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le collaborateur dispose des aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ainsi que des conditions matérielles pour travailler à distance. Cette période permet également de vérifier si l’absence du collaborateur des locaux de l’entreprise ne perturbe pas le bon fonctionnement de son service.

Ainsi, l’exercice des fonctions du collaborateur en télétravail débute par une période d’adaptation de 15 jours calendaires.

Pour le collaborateur, cette période d’adaptation permet de vérifier si l’exercice de sa prestation de travail depuis son domicile lui convient.

Au cours de cette période, l’employeur ou le collaborateur peuvent décider, de manière unilatérale, de mettre fin à la situation de télétravail, sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 3 jours calendaires.

S’il est mis fin au télétravail, le collaborateur retrouvera un poste dans les locaux de l’entreprise et devra restituer, le cas échéant, le matériel qui aura été mis à disposition pour l’exercice du télétravail.

Réversibilité après la période d’adaptation

Le télétravail n’est pas un mode d’organisation immuable. Ainsi, le collaborateur et l’employeur peuvent, respectivement, mettre fin au télétravail en dehors de la période d’adaptation. Chacune des parties peut décider unilatéralement et à tout moment de mettre fin au télétravail.

Réversibilité à l’initiative du collaborateur

L’ensemble des collaborateurs effectuant du télétravail peut demander à reprendre sa prestation de travail en présentiel ou en télétravail hybride.

Dans ce cas, une demande de réversibilité du télétravail doit être adressée par le collaborateur par écrit auprès de son manager et du service RH.

Un délai de prévenance de 15 jours calendaires sera alors appliqué avant que le collaborateur ne reprenne son poste dans les locaux de l’entreprise.

Réversibilité à l’initiative de l’employeur

L’employeur peut demander au collaborateur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

• Conditions d’éligibilité plus remplies

• Réorganisation de l’entreprise ou du service

• Déménagement du collaborateur

• Baisse de performance du collaborateur

• Non-respect des obligations professionnelles

Concernant la performance du collaborateur, l’entretien annuel de performance constitue un indicateur objectif mais il ne peut s’agir du seul indicateur. A ce titre, un collaborateur ayant atteint ses objectifs ou ayant été considéré comme étant aux attendus de son poste lors de son précédent entretien de performance pourra faire l’objet d’une réversibilité du télétravail si sa performance est impactée par le télétravail, qu’il s’agisse de 100% télétravail ou hybride.

La décision de réversibilité du télétravail sera alors adressée au collaborateur par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge.

Il est rappelé que la fin du télétravail ne constitue pas une modification du contrat de travail et le collaborateur devra reprendre son activité dans les locaux de l’entreprise après un délai de prévenance 15 jours calendaires à compter de la date de première présentation du courrier de réversibilité.

Durée du travail, plages de disponibilité et charge de travail

Plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur pourra librement organiser son temps de travail, sous réserve de respecter à la fois les durées maximales de travail et les durées minimales de repos, mais également les plages horaires de travail suivantes : 9h – 17h.

Pendant ces plages de travail, le collaborateur devra être disponible et sera tenu de répondre aux appels téléphoniques, de participer aux réunions téléphoniques ou aux visioconférences organisées par son manager, et de consulter sa messagerie.

Il est précisé que pour les collaborateurs au forfait jours, et compte tenu de l’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur journée de travail, ces plages horaires sont indicatives. En effet, bien qu’il soit recommandé d’être joignable pendant ces plages horaires, les collaborateurs au forfait jour restent libres d’organiser leur journée de travail en autonomie. Ils devront toutefois s’assurer d’être joignables à des horaires permettant de faciliter les échanges et le collaboratif.

Modalités de régulation de la charge de travail et du temps de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le collaborateur travaille dans les locaux de l’entreprise.

En conséquence, le télétravail ne doit pas générer de dépassements de temps de travail effectif du collaborateur.

Il est rappelé que les principes clés du télétravail sont la confiance, l’autonomie et la responsabilisation. Ainsi, si les collaborateurs ont l’autonomie dans la mise en place de leur organisation, ils doivent s’assurer de répartir leur charge de travail et de prendre des temps de pause.

Les managers des collaborateurs en télétravail devront effectuer, avec chacun des salariés concernés placés sous leur responsabilité, un bilan annuel qui portera notamment sur l’évaluation de la charge de travail. Un entretien dédié à ce sujet sera réalisé.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter son manager pour trouver les solutions appropriées dans les meilleurs délais.

En outre, il est rappelé, concernant les collaborateurs soumis à l’horaire collectif, que les heures supplémentaires restent à l’initiative et à la demande expresse de l’employeur, que la prestation soit effectuée en télétravail ou en présentiel.

Droits et devoirs du télétravailleur

Obligations du télétravailleur

Même en télétravail, le collaborateur devra respecter l’ensemble de ses obligations professionnelles ainsi que les dispositions applicables aux collaborateurs effectuant leur prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.

A ce titre, les télétravailleurs devront appliquer et respecter les dispositions du Règlement Intérieur en vigueur de Visiativ.

En outre, et lorsque leurs obligations professionnelles nécessitent une présence sur leur site de rattachement, chez un client ou un prestataire, ou sur tout autre site Visiativ, les télétravailleurs devront se rendre sur le lieu en question. A ce titre, le collaborateur en télétravail participe à la vie de l’entreprise, aux réunions d’équipes et aux évènements organisés par l’entreprise.

Les télétravailleurs restent soumis aux directives de l’entreprise et de leur manager, ainsi qu’au respect de leurs obligations professionnelles et contractuelles.

En tout état de cause, Il est rappelé que le télétravail n’est ni un droit ni une obligation et répond à certaines conditions. Il s’inscrit dans une démarche de double-volontariat et de réversibilité tant à l’initiative du collaborateur que de l’employeur et doit être mis en place dans le respect de l’ensemble des principes fondateurs du présent accord.

Egalité de traitement

Le collaborateur en télétravail dispose des mêmes droits et devoirs que les collaborateurs présents sur site.

A ce titre, il bénéficie du même accès aux formations, aux perspectives d’évolutions, de gestion de carrière, de promotion, et rémunération que les collaborateurs travaillant sur site.

De même, le télétravailleur bénéficie des entretiens professionnels au même titre et selon les mêmes conditions que l’ensemble des collaborateurs.

Enfin, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs que les collaborateurs présents sur site et bénéficiera, dans les mêmes conditions, de la participation et de l’éligibilité aux élections des Instances Représentatives du Personnel et pourra solliciter, dans les mêmes conditions, les membres du Comité Social et Economique ou de toute autre Instance Représentative du Personnel

Droit à la déconnexion

Les parties rappellent que les collaborateurs bénéficient d’un droit individuel à la déconnexion. A ce titre, une charte à la déconnexion a été déployée au sein de l’Unité Economique et Sociale Visiativ en date du 19 décembre 2022.

Cette charte prévoit que le collaborateur devra continuer à respecter les mêmes obligations que lorsqu’il effectue ses missions en présentiel.

Ainsi, le collaborateur ne sera pas tenu de répondre en dehors des plages visées par l’article 17 du présent accord. En la matière les managers se devront d’être exemplaires et sauf circonstances exceptionnelles, ne solliciteront pas leur équipe pendant leur temps de repos.

Par ailleurs, le sujet de la déconnexion sera abordé chaque année à l’occasion de l’entretien de charge de travail entre le manager et le collaborateur, qu’il soit en télétravail de manière permanente ou hybride.

Dans le cadre du télétravail, comme du travail en présentiel, le collaborateur pourra réaliser un auto-diagnostique de son droit à la déconnexion à l’aide de l’outil Viva Insights basé sur ses habitudes de connexion et d’utilisation d’Outlook.

Enfin, en cas de difficulté particulière liée au droit à la déconnexion et plus globalement à la charge de travail, le collaborateur pourra demander un entretien spécifique avec son manager et le service RH pour identifier le plan d’action à mettre en place, le cas échéant.

Confidentialité

Le collaborateur effectuant sa prestation en télétravail devra veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès à son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation pourrait entrainer l’enclenchement d’une procédure disciplinaire à l’encontre du collaborateur, pouvant aller jusqu’à son licenciement.

Le collaborateur effectuant sa prestation en télétravail devra en outre scrupuleusement respecter les dispositions de la charte informatique, qu’il soit en télétravail ou en présentiel, ainsi que toutes consignes transmises par l’employeur et le service informatique.

Prévention des risques professionnels des télétravailleurs

L’employeur a le devoir d’assurer la sécurité et la santé physique et mentale des collaborateurs. De même, en situation de télétravail, les collaborateurs restent également tenus de respecter leurs obligations en termes de santé et sécurité.

A ce titre, le télétravailleur est informé des règles de santé et de sécurité applicables dans l’entreprise.

En cas de maladie ou d’accident pendant les jours de télétravail, le collaborateur doit en informer la Direction des Ressources Humaines dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les 48h suivants les faits.

Il est rappelé que conformément aux dispositions légales, l’accident ayant lieu pendant les horaires de télétravail et sur le lieu habituel de télétravail est présumé être un accident du travail.

En outre, les télétravailleurs bénéficieront de la couverture en cas d’accident, maladie, décès et prévoyance applicable dans l’entreprise ainsi que des régimes de frais de santé et de prévoyance mis en place par l’entreprise.

Les télétravailleurs s’engagent en outre à respecter les règles élémentaires d’hygiène et de sécurité sur le lieu de télétravail.

En cas d’alerte d’un collaborateur ou d’un accident du travail, les membres du Comité Social et Economique ou de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail pourront solliciter une visite du domicile du collaborateur, sous réserve de son accord préalable.

Flex office

Dans le cadre de la mise en place du télétravail au sein de l’Unité Economique et Sociale Visiativ, il est nécessaire de réaliser une réorganisation des modes de travail, et notamment l’instauration du flex office.

Le flex office désigne le fait de ne plus avoir de bureau attitré pour les collaborateurs mais de disposer de la possibilité de réserver un bureau dans les espaces mis à la disposition des collaborateurs.

A ce titre, et dans le cadre de la mise en place du télétravail, mais également compte tenu des prévisions de recrutements, Visiativ souhaite généraliser le recours au flex office afin d’optimiser l’utilisation des locaux par les collaborateurs effectuant du télétravail et afin de définir les aménagements nécessaires à cette évolution.

En effet, la généralisation du télétravail nécessite de repenser les modes de travail et d’instaurer en même temps que l'organisation du télétravail la mise en place du flex-office. Ainsi, les collaborateurs en télétravail hybride ou en 100% télétravail n’auront plus de bureaux attitrés.

Dans ce cadre, la mise en place d'un outil de gestion est nécessaire afin de piloter à la fois la réservation des espaces et la gestion des journées de télétravail, mais également d’obtenir des données chiffrées sur les modes de travail et l’utilisation des espaces.

Définition et champ d’application du flex office

Définition

Le flex office correspond à une organisation de travail plus dynamique dans laquelle les espaces collaboratifs sont favorisés et permet une flexibilité pour l’ensemble des collaborateurs qui pourront ainsi adapter leur environnement de travail en fonction de leur activité.

En outre, la généralisation des espaces collaboratifs permettra aux collaborateurs des différents services de se retrouver et d’échanger plus facilement afin de développer l’humain et le collaboratif qui constituent l’ADN de Visiativ.

Enfin, le flex office permet également d’optimiser l’organisation des locaux du fait de la mise en place du télétravail en remplaçant les espaces de travail individuels par des espaces conviviaux et créatifs.

Champ d’application

Le Flex office concerne l’ensemble des sites de l’Unité Economique et Sociale Visiativ et peut donc être pratiqué dans tous les établissements de l’UES situés sur le territoire français.

Sont concernés par cette organisation de travail, l’ensemble des collaborateurs de l’UES Visiativ, quel que soit leur lieu de travail.

Les modalités d’organisations du flex office

La mise en place d’un outil

Afin d’accompagner à la fois les collaborateurs et les managers dans la mise en place et la généralisation du flex office, il a été décidé de mettre en place un outil dont les modalités d’utilisation, de déploiement et de formation seront précisées dans une charte.

Ce dernier permettra aux collaborateurs de réserver un bureau, une salle de réunion ou un espace, de déclarer leur présence effective, et de positionner leurs journées de télétravail pour les collaborateurs en mode hybride.

Pour les managers, il s’agira d’un outil de suivi des journées de télétravail et de présentiel pour les collaborateurs, mais également de réservations des espaces de travail. Cet outil permettra également aux managers de piloter le télétravail de leurs équipes en définissant notamment des journées de présence au bureau obligatoires en fonction des contraintes opérationnelles.

Enfin pour la Direction des environnements de travail, cet outil permettra d’apprécier le nombre de bureaux réellement occupés et le nombre de jours télétravaillés par les collaborateurs afin d’aménager au mieux les espaces de travail.

Les principes fondamentaux

Le concept du flex office représente incontestablement une marque de confiance. Cependant, il ne peut fonctionner qu’à condition que les salariés se responsabilisent et que les managers les accompagnent.

Les collaborateurs devront donc utiliser l’outil de flex office afin de réserver leur bureau et de déclarer leurs journées de télétravail.

Les collaborateurs devront veiller à rester discret dans les espaces de travail afin de respecter le travail et la concentration de chacun. Ainsi, les conversations et conférences téléphoniques devront être tenues de manière privilégiée dans des espaces réservés ou dans des salles de réunion.

Dispositions finales

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu à durée indéterminée. Il entrera en vigueur au 1^er avril 2023.

Commission de suivi et interprétation

Afin d’assurer le suivi du présent accord, il est créé une commission de suivi constituée de :

• Deux membres du service des Ressources Humaines

• Le délégué syndical signataire du présent accord

• Un membre du CSE et de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail

• Deux managers concernés par le 100% télétravail

Cette commission pourra se réunir sur simple demande d’une des parties.

En outre, en cas d’anomalie ou de difficulté d’interprétation, un membre de la commission pourra, par courrier motivé envoyé en recommandé, aux parties signataires, demander la convocation d’une réunion exceptionnelle. Cette réunion sera organisée dans les 15 jours suivant la date de réception par l’autre partie.

Révision et dénonciation

Peuvent demander la révision les personnes mentionnées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail ainsi que l’employeur, selon les modalités suivantes :

• Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

• Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte ;

• Les dispositions de l’accord, dont la révision est demandée, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant ou, à défaut, seront maintenues ;

• Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes, et selon les modalités suivantes :

• La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la DREETS et au Secrétariat-greffe des Prud’hommes.

• Une nouvelle négociation devra être envisagée, à la demande de l’une des parties, le plus rapidement possible et au plus tard, dans un délai de trois mois suivant le début du préavis.

• Durant les négociations et dans le délai maximum d’un an courant à compter de l’expiration du délai de trois mois visé précédemment, l’avenant restera applicable sans aucun changement.

• A l’issue de ces dernières, sera établi, soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

Ces documents signés, selon le cas, par les parties en présence, feront l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessous.

• Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles du texte dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit, à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

• En cas de procès-verbal de clôture des négociations constatant le défaut d’accord, l’avenant ainsi dénoncé restera applicable, sans changement, pendant une année, qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis fixé par l’article L. 2261-10 du Code du travail ;

• Passé ce délai, le texte de l’avenant cessera de produire ses effets, sous réserve des dispositions de l’article L. 2261-13 du Code du travail.

Dépôt et publicité

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé auprès des administrations suivantes :

• Sur la plateforme « TéléAccords »

• Au greffe du conseil de prud’hommes de Lyon

Le présent accord sera mis à disposition sur l’intranet de la société.

Fait à Charbonnières-Les-Bains, le 18 avril 2023

Pour l’Unité Economique et Sociale Pour la CFDT

Mme XXXXX M. XXXXX

Directrice Ressources Humaines France Délégué Syndical