ENTRE

La Direction de la Société DEKRA AUTOMOTIVE, représentée par Madame XXX en qualité de Directrice Générale, ci-après nommée "La Société",

D’UNE PART

ET

• L'organisation syndicale CFDT représentée par son Délégué Syndical, M. XXX,

• L'organisation syndicale CFE-CGC représentée par sa Déléguée Syndicale Mme XXX,

D’AUTRE PART,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

SOMMAIRE

Préambule 3

Chapitre 1 – Champ d’application 4

Chapitre 2 – Recours au vote électronique 4

Chapitre 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

Article 1. Prestataire extérieur 4

Article 2. Caractéristiques du système retenu 4

Article 2.1. Principes généraux du système de vote électronique 4

Article 2.2. Organisation des opérations électorales 5

Article 2.2.1. Etablissement des fichiers 5

Article 2.2.2. Bulletins de vote 5

Article 2.2.3. Mise en place du bureau de vote et de la cellule de scellement et de descellement 6

Article 2.2.4. Information du système de vote électronique 6

Article 2.3. Cellule d’assistance technique 6

Article 2.4. Déroulement des opérations électorales 7

Article 2.4.1. Test et scellement de l’urne 7

Article 2.4.2. Organisation matérielle du scrutin 7

Article 2.4.2 a Modalités d’accès au site de vote électronique 7

Article 2.4.3. Modalités d’accès au site internet de vote 7

Article 2.4.4. Suivi de la participation pendant la période de vote 8

Article 2.5. Clôture et résultats 8

Article 2.5.1. Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats 8

Article 2.5.2. Délais de recours et destruction des données 8

Article 3. Protocole d’accord préélectoral 9

Chapitre 4 : Dispositions finales 9

Article 1. Entrée en vigueur et durée de l’accord 9

Article 2. Révision 9

Article 3. Formalités de dépôt et de publicité 9

Dans le cadre des élections professionnelles relatives aux membres du Comité Social et Economique de DEKRA AUTOMOTIVE dont les mandats arrivent à échéance, les parties se sont réunies pour envisager le moyen de leur organisation.

Les parties se sont accordées sur le présent accord qui définit les modalités de mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique au sein de la Société DEKRA AUTOMOTIVE.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail, du décret n° 2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise et du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique.

Chapitre 1 – Champ d’application

Le présent accord autorise, à compter de son entrée en vigueur, le recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de DEKRA AUTOMOTIVE.

Les parties conviennent de l’utilisation exclusive du vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique de la Société DEKRA AUTOMOTIVE.

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, qu’il soit physique ou par correspondance, sera exclu.

Article 1. Prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société et respectant les dispositions prévues par le Code du travail relatives au vote électronique et plus généralement aux élections professionnelles ainsi que les principes généraux du droit électoral, sur la base d’un cahier des charges annexé au présent accord.

Article 2. Caractéristiques du système retenu

Le prestataire choisi devra concevoir et mettre en place un système de vote électronique sur la base du cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles

R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail, dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les caractéristiques principales de ce cahier des charges, sont rappelées ci-dessous, et plus particulièrement :

• Les caractéristiques du système liées à ces principes généraux

• Les caractéristiques du système liées à l’organisation des opérations électorales

• Les caractéristiques du système liées au déroulement des opérations électorales

Article 2.1. Principes généraux du système de vote électronique

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré),

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin),

• La confidentialité et le secret du vote,

• Le respect des conditions de conservation des documents électoraux.

Par ailleurs, les parties rappellent que la confidentialité des données transmises et la sécurité des opérations de vote sont primordiales.

Le prestataire externe choisi devra, en particulier, assurer le respect des principes suivants :

• la confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du vote, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• la sécurité et la confidentialité des moyens d’authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote,

• la sécurité de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Afin de prouver que l’ensemble de ces principes électoraux est respecté par le prestataire, le système du vote électronique qu’il propose devra avoir été soumis à une expertise indépendante.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprès de la CNIL.

Le rapport établi par l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et sera remis aux Organisations syndicales.

Article 2.2. Organisation des opérations électorales Article 2.2.1. Etablissement des fichiers

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines. Ces listes électorales seront établies, contrôlées et diffusées conformément aux dispositions légales en vigueur.

Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par le protocole d’accord préélectoral.

A la réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de saisie de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines et d’un représentant désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste.

Article 2.2.2. Bulletins de vote

Le chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique doit répondre aux exigences de la CNIL afin de garantir un chiffrement sans interruption dès le vote de l’électeur.

Les listes des noms des candidats seront reproduites sur le serveur, telles qu’elles auront été transférées par la Direction avec les professions de foi des listes correspondantes.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, il sera veillé à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 2.2.3. Mise en place du bureau de vote et de la cellule de scellement et de descellement

Les parties ont convenu de mettre en place une cellule de scellement et de descellement au niveau du siège de la Société DEKRA AUTOMOTIVE.

La cellule de scellement et de descellement est composée d’un Président et de deux assesseurs de la Société, qui doivent être inscrits sur les listes électorales et n’être ni candidats, ni élus, ni mandatés, ni membres de la Direction. Les membres de la cellule de scellement et de descellement seront déterminés par consensus entre la Direction et les organisations syndicales.

A défaut de consensus entre la Direction et les Organisations syndicales sur les modalités ci-dessus, cette cellule sera composée des deux électeurs les plus âgés et du salarié électeur le plus jeune de la Société n’étant ni candidats, ni élus, ni mandatés, ni membres de la Direction, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Cette cellule aura en charge le :

• Scellement des urnes,

• Descellement des urnes.

Les opérations de scellement et de descellement se feront également en présence d’un représentant par Organisation Syndicale ayant déposé au moins une liste de candidats ainsi que d’un représentant de la Direction.

Il sera mis en place un bureau de vote.

Le bureau de vote sera constitué conformément au cadre légal, sa composition étant rappelée au sein du protocole d’accord préélectoral conclu en vue de l’organisation des élections.

Les membres du bureau de vote seront appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par la cellule de scellement et de descellement.

Article 2.2.4. Information du système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés :

- À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée en amont de l’élection. Des réunions de présentation de la plateforme de vote seront organisées. Des dispositions complémentaires pourront être mises en place au niveau du Protocole d’Accord Préélectoral.

Article 2.3. Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. La composition de cette cellule sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral (PAP).

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

Article 2.4. Déroulement des opérations électorales

Les opérations de vote se déroulent, au sein de la Société DEKRA AUTOMOTIVE, selon les modalités décrites de façon succincte ci-dessous et reprises au sein du cahier des charges.

Par ailleurs, les modalités pratiques seront également intégrées au sein du protocole d’accord préélectoral négocié en vue de l’organisation des élections.

Article 2.4.1. Test et scellement de l’urne

La cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique procède :

• avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• et contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 2.4.2. Organisation matérielle du scrutin

Article 2.4.2 a Modalités d’accès au site de vote électronique

• Accès au site Internet

Le système de vote électronique est hébergé sur un site Internet (dénommé ci-après « le site Internet »).

Le site Internet sera accessible aux électeurs à partir d’une connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Article 2.4.3. Modalités d’accès au site internet de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, par email :

• l’adresse du site de vote;

• son identifiant,

• un lien url et une clé de génération afin de recevoir son mot de passe

• la nature de l’information personnelle qui lui sera demandée pour se connecter et générer son mot de passe. Les codes d’accès sont valables pour les deux tours ;

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour si l’organisation de ce dernier est requise ;

• un numéro de téléphone et une adresse mail d’assistance électeurs dédiés à l’élection.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité.

Pendant toute la durée du scrutin, une assistance téléphonique et une assistance par mail seront mises en place par le prestataire. Cette assistance aura pour objet de répondre à toutes les questions nécessaires au bon déroulement du vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site Internet de vote.

En cas de perte, d’oubli ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Article 2.4.4. Suivi de la participation pendant la période de vote

Il est rappelé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les membres du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin les taux de participation et les listes d’émargement du vote.

Cet accès aux listes d’émargement durant le scrutin est prévu à des fins de bon déroulement du scrutin. Ces listes doivent donc rester internes au bureau de vote et ne doivent pas être divulguées durant le scrutin.

La Direction et les représentants des organisations syndicales désignés dans le cadre du protocole d’accord préélectoral disposeront d’un accès leur permettant de suivre l’évolution des taux de participation.

Article 2.5. Clôture et résultats

Article 2.5.1. Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats

La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Les membres du bureau de vote impriment la liste d’émargement et les procès-verbaux.

Article 2.5.2. Délais de recours et destruction des données

La Société et le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration de ces délais, la Société et le prestataire, procèdent à la destruction des fichiers supports.

Dans le cadre de chaque élection, il sera signé un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le cadre général relatif à l’élection du Comité Social et Economique avec le décompte de l’effectif, le nombre et la répartition des sièges à pourvoir par collège, etc.

Le protocole d’accord préélectoral comportera obligatoirement la description détaillée du déroulement des opérations électorales ainsi que le fonctionnement du système de vote électronique retenu en se référant au présent accord et au cahier des charges.

Article 1. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord produira ses effets pour une durée indéterminée. Il prendra effet dès sa date d’entrée en vigueur, c’est-à-dire au lendemain de son dépôt.

Article 2. Révision

L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord, par courrier recommandé, en respectant un préavis de trois mois, selon les dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail.

Si la société envisage une modification de l'accord, toutes les organisations syndicales représentatives dans la société seront invitées à la négociation d'un avenant de révision.

Conformément aux articles L. 2222-5, L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail, sont seules habilitées à éventuellement signer un avenant de révision, les organisations syndicales de salariés représentatives qui sont signataires ou adhérentes du présent accord. Cet avenant entrera en vigueur dans le respect des dispositions de l'article L. 2232-13 du Code du travail.

Article 3. Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera notifié à chacun des signataires de l’accord.

En application du Décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de DEKRA AUTOMOTIVE. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale «TéléAccords » à l’adresse suivante : www.téléaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat et greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Enfin, les salariés pourront consulter un exemplaire à jour du présent accord mis en ligne sur le site intranet de l'entreprise.

Fait au Plessis-Robinson, le 13/04/2023 en 5 exemplaires originaux.

La Société
Les Organisations syndicales

– FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES

Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé sur le territoire national chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées.

Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles.

Expertise

Le prestataire fournit à la société DEKRA AUTOMOTIVE les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Émargement électronique, unicité du vote

Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure :

• L’unicité et la confidentialité du vote 

• L’intégrité du système 

• Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Liste des émargements

Les modalités d’accès aux listes d’émargement et aux taux de participation est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

Assistance technique

Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24h/24-7/7.

Dispositif de secours

Le dispositif mis en place par le prestataire est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

– DÉROULEMENT DU PROCESS

1. Préparation de l’élection

Le prestataire fourni à la Société DEKRA AUTOMOTIVE les supports nécessaires afin de préparer la mise en place et le paramétrage de la plateforme de vote dédiée à ces opérations électorales.

Les données pouvant être :

• Informations signalétiques des établissements concernés par ces élections.

• Informations sur le détail des scrutins concernés.

• Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Ces données « électeurs » sont transmises au prestataire aux seules fins suivantes :

  • Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

  • Contrôler les accès au système de vote électronique,

  • Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

  • Éditer les listes d’émargement.

• Le détail des listes candidates pour chacun des scrutins

• Les éventuels SIRET associés (Concerne les éventuels établissements secondaires).

Transmission des données

Le prestataire propose, un accès sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers.

Confidentialité des données

Le prestataire s’engage elle et ses sous-traitants à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

À l’issue du délai légal de recours en contentieux, Le prestataire et son ou ses sous-traitants s’engagent avec l’accord de la Société DEKRA AUTOMOTIVE à détruire les fichiers et à ne conserver aucune de ses données.

Accès à la plateforme de vote

À partir des données transmises par Société DEKRA AUTOMOTIVE et des données générées de façon sécurisée par la plateforme de vote, le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Les modalités de transmission de ces codes seront déterminées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, Le prestataire organise un vote test effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

L’objectif est de permette aux participants d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

Le déroulé de ce test est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

Scellement et descellement du système de vote

Le déroulé de l’étape de scellement et de descellement est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

Les étapes de vote de l’électeur

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Les étapes de vote sont détaillées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

Clôture et dépouillement

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote.

Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées. Le système génère automatiquement :

• Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés

• Les listes d’émargement

• Les PV CERFA normalisés

• Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel) pour le 1er tour

Le process de génération et de fournitures des résultats sont détaillés dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

Conservation

Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours et avec l’accord de la Société DEKRA AUTOMOTIVE, le prestataire et son éventuel sous-traitant procède à la destruction des données informatiques et papier (remise d’un certificat de destruction).