Accord d'entreprise "Protocole d'accord pré-électoral et vote électronique Elections professionnelles Comité Social et Economique du 13 au 22 mai 2019" chez RAYONIER A.M. TARTAS (Siège)

Protocole d’accord pré-électoral et vote électronique

Elections professionnelles Comité Social et Economique

du 13 mai au 22 mai 2019

Entre

La Société RAYONIER A.M TARTAS dont le siège social est situé 1154 avenue du Général Leclerc 40400 TARTAS, représentée par Messieurs les Directeur Usine et Directeur Ressources Humaines,

d'une part,

et

Les représentants mandatés par les Organisations syndicales :

• Monsieur le Délégué Syndical de la CGT,

• Monsieur le Délégué syndical de la CFDT,

• Monsieur le Délégué Syndical de la CFE-CGC,

• Monsieur le Secrétaire Général Départemental de la CGT-FO,

d’autre part,

PREAMBULE

Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentant du Comité Social et Economique de RAYONIER A.M TARTAS.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions prévues par le présent accord au sujet du vote électronique.

Sa mise en œuvre est confiée à la société DOCAPOST BPO (siège social 10 avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT).

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du Comité Social et Economique (CSE).

Le vote électronique au sein de RAYONIER A.M TARTAS réalisé pour la seconde fois et afin d’en faciliter l’assimilation par les salariés, l’entreprise communiquera par le biais de la fiche de paye du mois d’avril 2019, une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Cette note contiendra un formulaire de changement éventuel d’adresse, que le salarié retournera à la Direction des Ressources Humaines, afin d’éviter les erreurs d’envoi.

ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections des représentants du Comité Social et Economique (CSE) aura lieu du lundi 13 mai 2019 à 10H00 au mercredi 22 mai 2019 à 16H00. La date du premier tour de scrutin est fixée au mercredi 22 mai 2019.

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu du mardi 28 mai 2019 à 10H00 au vendredi 31 mai 2019 à 12H00. La date du second tour de scrutin est fixée au vendredi 31 mai 2019.

Les dates et heures de vote seront affichées sur le site de RAYONIER A.M TARTAS.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Deux postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs pour les salariés ne travaillant pas sur des ordinateurs connectés à Internet.

ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

2.1 Nombre de sièges 

L’effectif de RAYONIER A.M TARTAS à prendre en compte au jour du premier tour de ces élections professionnelles étant de 324 personnes dont 28 salariés mis à disposition,

Le nombre de sièges à pourvoir est de :

• 11 titulaires et de 11 suppléants pour le Comité Social et Economique ;

2.2 Composition des collèges

Pour les élections du Comité Social et Economique, sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1^er collège : ouvriers et employés, soit un effectif de 186 personnes,

• 2^ème collège : cadres, agents de maîtrise, techniciens, soit un effectif de 138 personnes.

2.3 Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Pour le Comité Social et Economique, la répartition des sièges entre ces collèges est la suivante :

• 1^er collège : 6 sièges titulaires et 6 sièges suppléants

• 2^ème collège : 5 sièges titulaires et 5 sièges suppléants

COLLEGES	Femmes	Hommes	Total
CADRES + AM + TECH	29	109	138
OUVRIER ET EMPLOYE	7	181	186
TOTAL	36	288	324
NOMBRE DE SIEGES	11
QUOTIENT THEORIQUE	29.45
1ER COLLEGE	6
2EME COLLEGE	4
METHODE DU PLUS FORT RESTE	PLUS FORT DES RATIOS
1ER COLLEGE	9.3
2EME COLLEGE	20.2
CALCUL FINAL	NOMBRE DE SIEGES	FEMME (minimum)	HOMME
1ER COLLEGE	6	0.0	6.0
2EME COLLEGE	5	1	4.0

2.3 Heures de délégation

Conformément à notre protocole d’accord du 15 février 2019, chaque élu titulaire bénéficiera de 24 heures de délégation par mois, chaque élu suppléant de 8 heures par mois.

2.4 Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Au regard des effectifs de la société, les organisations syndicales s’engagent à présenter aux élections professionnelles une liste composée de :

1^er collège sur 6 sièges à pourvoir, dont 0 siège obligatoire pour les femmes,

2^ème collège sur 5 sièges à pourvoir, dont 1 siège minimum obligatoire pour les femmes.

Pour le second collège, chacune des listes devra présenter au moins une femme, positionnée dans la liste en première ou deuxième position.

Les organisations syndicales s’engagent à rechercher les voies et les moyens qui permettraient de parvenir le plus possible à une représentation équilibrée entre les femmes et les hommes sur les listes de candidats.

ARTICLE 3 – DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres du Comité Social et Economique est de 4 ans.

ARTICLE 4 - ELECTEURS ET ELIGIBLES

Pour être électeur, il faut :

• Avoir 16 ans accomplis à la date des élections professionnelles,

• Etre salarié de l’entreprise depuis 3 mois sans interruption à la date des élections professionnelles soit le 13 mai 2019,

• N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques,

• Ne pas détenir une délégation particulière d’autorité établie par écrit permettant de les assimiler à l’employeur (délégation pour conclure un contrat de travail, notifier une sanction disciplinaire, présider le CSE),

• Les salariés mis à disposition depuis au moins un an par une entreprise extérieure, présents dans les locaux. Ces salariés mis à disposition ont choisi d’exercer leur droit de vote dans l’entreprise RAYONIER A.M TARTAS,

•  Ne pas être conjoint, partenaire d’un PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré de l’employeur, article L 2314-19 du code du travail.

Pour être éligible aux élections du CSE, il faut :

• Avoir 18 ans accomplis à la date des élections professionnelles,

• Etre électeur et salarié de l’entreprise depuis 1 an sans interruption à la date des élections professionnelles soit le 13 mai 2019,

• N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques,

• Ne pas détenir une délégation particulière d’autorité établie par écrit permettant de les assimiler à l’employeur (délégation pour conclure un contrat de travail, notifier une sanction disciplinaire, présider le CE, le CHSCT).

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le lundi 15 avril 2019. Les réclamations au sujet de ces listes devront être communiquées au plus tard le jeudi 18 avril 2019 à 14 h auprès de la direction des Ressources Humaines.

Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : l’Entité, les noms, prénoms, date de naissance, ancienneté, mention électeur / éligible, et l’indication « mise à disposition » le cas échéant.

Une copie de cette liste sera adressée à DOCAPOST. Elle contiendra en plus l’adresse postale des salariés et s’il est connu le numéro de téléphone portable (pour l’envoi d’identifiant de secours).

En cas de second tour, ces listes ne seront pas modifiées.

ARTICLE 5 – LISTES DE CANDIDATS ET PROPAGANDE ELECTORALE

1. Listes de candidats 1^er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-5 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de Stéphen THOMAS, avant le Jeudi 9 mai 2019 14H00, par lettre recommandée ou remise contre récépissé.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes. 

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance, soit le vendredi 10 mai 2019 à 14H00.

L’affichage s’effectuera tant sur les panneaux réservés aux communications de la Direction que sur les panneaux syndicaux et par diffusion générale usine.

2. Listes de candidats au 2^nd tour :

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres. Toute nouvelle liste en vue du second tour devra impérativement être accompagnée de l’accord écrit de chaque « nouveau » candidat y étant présenté.

Les listes présentées au premier tour sont automatiquement maintenues en cas de second tour.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au vendredi 24 mai 2019 à 14H00.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le vendredi 24 mai 2019.

3. Professions de foi :

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines, leurs tracts électoraux au format PDF, consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4) — jusqu'au jeudi 9 mai 2019 14H00, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs tracts électoraux jusqu'au vendredi 24 mai 2019.

ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE

Afin de faciliter le déroulement des élections, la Direction de RAYONIER A.M TARTAS et les délégués syndicaux renouvellent la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la Direction de Rayonier A.M Tartas fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit.

Cet article précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R2314-6).

Il a été convenu de procéder à la suppression du vote par correspondance.

Le vote électronique est organisé selon les modalités prévues par l’article L 2314-26 du code du travail.

6.1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté par la Direction.

La mise en place du système de vote électronique est confiée à ce prestataire, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R.2314-6 du code du travail.

Les organisations syndicales seront tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

6.1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles de la société RAYONIER A.M TARTAS prévues en 2019.

6.1.1.1 MODALITES DES ELECTIONS

1. Etablissement du fichier des électeurs

La Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, extrait des listes électorales.

Les listes électorales enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, lieu de travail, matricule.

Le fichier des électeurs reprendra ces informations auxquelles s’ajouteront l’adresse postale (pour envoi du courrier par le prestataire), et s’il est connu le numéro de téléphone portable (pour un éventuel envoi de SMS de secours comportant les codes de vote en cas de perte du courrier). Les adresses personnelles et les numéros de téléphone seront transmis au prestataire mais ne seront pas mentionnés sur l’affichage interne à l’usine.

La Direction vérifiera que le service proposé par le prestataire assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu doit reposer sur :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur.

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré.

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.

• La confidentialité, le secret du vote.

De plus, il est convenu que le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (articles R2314-7 alinéa 1 du code du travail).

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

• Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

• L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

• Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

• Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

• Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. Le compte rendu de l’expertise sera communiqué aux Organisations Syndicales.

• Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

• Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques (résultant, par exemple, d’une infection virale). Le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2. Lieux et Temps du Scrutin

La dématérialisation du processus de vote doit permettre aux salariés de voter sur leur lieu de travail ou à distance, au moment qui leur semble le plus opportun sur la période d’ouverture du scrutin.

Pour les salariés qui ne disposent pas du matériel pour se connecter, la Direction mettra à la disposition deux micro-ordinateurs munis d’un accès internet. La Direction veillera à ce que ces équipements soient accessibles 24 heures sur 24 pendant toute la période du scrutin et que l’organisation matérielle respecte la confidentialité du vote.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties sont convenues, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les électeurs auront la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

3. Cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle est composée d’un représentant membre du personnel de chaque Organisation Syndicale, des membres du bureau de vote, d’un représentant des Ressources Humaines, des représentants du prestataire et d’un technicien informatique salarié de Rayonier A.M Tartas.

L’ouverture du vote sera précédée d’un test du système de vote électronique réalisé par cette cellule technique. Ce test comprendra :

• la vérification que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Ces dernières seront détenues dans l’armoire blindée du service comptabilité.

• un test du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé. Ces tests seront effectués en présence d’un représentant de chaque liste de candidats.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

La cellule technique contrôlera, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

4. Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé. Pour ce faire, les scrutateurs désignés par les Organisations Syndicales auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

5. Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénoms des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Cet accès ne sera pas limité en nombre de consultations pendant le scrutin.

6.1.1.2 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

6.1.1.3 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique des noms des candidats.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

6.1.1.4 LISTE DES RESULTATS

Les listes des résultats doivent présenter les données suivantes : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

6.1.2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

1. Information / formation des Délégués Syndicaux

Les Délégués Syndicaux, les membres élus du Comité d’Entreprise et les Délégués du Personnel en exercice seront invités à participer à une information/formation sur le système de vote électronique retenu assurée par le prestataire préalablement à l’ouverture des sites de vote.

L’information/formation est assurée pour les membres des bureaux de vote, par une explication de leur rôle donnée par le prestataire, à l’ouverture des bureaux le jour du vote.

2. Notice d’information aux électeurs

Chaque électeur recevra un courrier présentant les mécanismes du vote par voie électronique environ 15 jours avant le vote. Ce courrier sera réalisé et envoyé par RAYONIER A.M TARTAS.

Chaque électeur recevra une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice sera réalisée et envoyée par le prestataire quelques jours avant le scrutin.

Elle comportera les moyens d’authentification. L’enveloppe contenant la notice et les moyens d’authentification sera clairement identifiée par un logo visible de RAYONIER A.M TARTAS.

3. En cas de perte des moyens d’authentification

En cas de perte du courrier envoyé par le prestataire, l’envoi d’un SMS pourra être demandé par le salarié. Ce SMS sera adressé sur le numéro de téléphone portable communiqué préalablement par RAYONIER A.M TARTAS dans le fichier des électeurs. Ce SMS comportera les codes nécessaires au vote.

4. Assistance aux électeurs

Avant la période du scrutin, un tutoriel pédagogique sera disponible sur le réseau informatique de Rayonier A.M Tartas. Ce tutoriel présente de façon commentée chacune des étapes du vote.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant du service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

6.2 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Afin d’optimiser la participation, le scrutin sera réalisé à cheval sur 2 semaines pour que les salariés en congés puissent voter avant ou après leur semaine de congés.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité et la confidentialité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

6.3 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT ET APRES LA DUREE DU SCRUTIN

1. Pendant le scrutin

L’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

2. Après le scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe des clés de déchiffrement.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés sous scellés par le prestataire après la décision de clôture du dépouillement jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Le courrier sera envoyé le 6 mai 2019 par DOCAPOST.

6.4 MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

• Connexion internet

La connexion a lieu par le navigateur Internet à l’aide de l’adresse communiquée sur la lettre personnalisée adressée aux électeurs à partir du 6 mai 2019 :

www.jevoteenligne.com/Rayonier A.M Tartas

• Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

L’électeur peut :

• Choisir une liste complète

• Rayer des noms

• Voter blanc

Son choix lui est rappelé et il peut le modifier. L’électeur confirme alors son vote. L’affichage de l’accusé de réception lui confirme l’enregistrement ferme et définitif de son vote. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre ultérieurement.

• Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

• Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec la Direction des Ressources Humaines sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

6.5 BUREAU DE VOTE

Le bureau de vote est unique pour l’ensemble des élections et pour les deux tours.

Le bureau de vote est constitué de trois électeurs non candidats de RAYONIER A.M TARTAS dont un Président et de deux assesseurs (les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant). En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartient au plus âgé.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 7 – LISTE D’EMARGEMENT ET DEPOUILLEMENT

La liste d’émargement n’est consultable qu’à l’issue du déroulement du scrutin.

La clôture et le dépouillement auront lieu en présence des organisations syndicales et de l’employeur ou de son représentant.

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs (listes d’émargement et procès-verbaux) et proclame les résultats.

Le dépouillement aura lieu le 22 mai 2019 à 16 heures. En cas de second tour, le dépouillement aura lieu le 31 mai 2019 à 12 heures.

ARTICLE 8 – PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote en présence des organisations syndicales et de l’employeur ou de son représentant.

Une note d’information sera affichée sur les panneaux réservés à la communication de la Direction le 23 mai 2019 au plus tard pour le 1^er tour et le 4 juin 2019 pour le second tour.

Les procès-verbaux seront adressés à la DIRECCTE et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles ainsi qu’aux organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

ARTICLE 9 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

- carence de candidat au premier tour,

- quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

- un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 10 – SEANCE DE VALIDATION ET FORMATION

Les Délégués Syndicaux, les membres élus du Comité d’Entreprise et les Délégués du Personnel en exercice seront invités à participer à une information/formation assurée par DOCAPOST BPO préalablement à l’ouverture des sites de vote.

Cette séance de formation et de validation se déroulera le 3 mai 2019 à 14 heures.

Les clés de dépouillement seront générées le lundi 6 mai 2019 et seront remises publiquement au Président et aux deux assesseurs, soit un total de 3 clés. Ceux-ci les déposeront dans le coffre situé au service comptabilité. Au moins deux de ces clés permettent de générer les opérations de dépouillement des urnes.

ARTICLE 11 – DUREE ET PUBLICITE

Le présent protocole n’est conclu que pour les élections professionnelles prévues du 13 mai au 31 mai 2019.

Le présent accord sera établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation et transmis à la DIRRECTE des Landes.

Il sera affiché sur les panneaux de communication de la Direction.

Fait à Tartas, le 4 avril 2019.

En 5 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.

Pour la Direction

Directeur Usine Directeur Ressources Humaines

Pour les organisations syndicales

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