Accord d’entreprise à durée déterminée

Vote électronique

Pour la SAS ABRISUD

SIREN : 397909938

Dont le siège est situé au 15 Rue Louis Aygobère – Zi du pont peyrin – 32600 L’Isle Jourdain

Représentée par,

En sa qualité de

Ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

D'une part,

Et

Pour les organisations syndicales représentatives :

,

D'autre part

Préambule

La société ABRISUD est constituée de 3 établissements sur le territoire français.

Par le présent accord, les parties conviennent d'organiser les prochaines élections professionnelles du Comité Social Economique (CSE) par voie électronique, dans les conditions précisées par le cahier des charges annexé au présent accord.

Parallèlement au présent accord d’entreprise, les organisations syndicales représentatives intéressées seront invitées par la Direction à négocier un protocole d'accord préélectoral du CSE dans les conditions de l’article L. 2314-5 du Code du travail.

Article 1. Dispositions générales

Le présent accord d’entreprise ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections du CSE de la société ABRISUD.

Le recours au vote électronique portera sur le périmètre des élections du CSE de la société ABRISUD. Les parties reconnaissent l’absence d’établissement distinct pour la mise en place du CSE au sens de l’article L. 2313-4 du code du travail.

Le protocole d'accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales par voie électronique.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin s’il y a lieu, que les élections auront lieu sur plusieurs jours. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 2. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique sera la seule modalité de vote possible pour l’élection du CSE de la société ABRISUD, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe physique ou par correspondance.

Article 3. Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

Après appel d'offres, la Direction a retenu la société, société DOCAPOST dont le siège social est situé au 10, Avenue Charles de gaulle, Charenton le pont (94220) pour la mise en œuvre du vote électronique.

Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de conclusion d’un accord. L'ordonnance no 2017-1386 du 22 septembre 2017 dite ordonnance Macron a confirmé la possibilité de recourir au vote électronique par accord ou à défaut, sur décision de l'employeur dans son article L. 2314-16.

Les modalités de mise en œuvre de ce type de vote sont fixées par le décret numéro 2017-1819 du 29 décembre 2017 à l'article R. 2314-5 du Code du travail.

Le système de vote électronique proposé par la société DOCAPOST est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret numéro°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel.

Le cahier des charges du prestataire DOCAPOST est annexé au présent accord.

Article 4. Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d'assurer l'identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin.

4.1. Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :

• Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• L’émargement ;

• L’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

4.2. Contenu des fichiers

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permettra de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recensera pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• Listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;

• Listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• Listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;

• Listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

• Pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les personnels habilités du service RH ;

• Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités des services du personnel.

4.3. Garantie des exigences techniques

Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise du DPO de la société ABRISUD.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système.

4.4. Mise en place d’une commission de surveillance

Une commission de surveillance chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et d’un représentant de la Direction. La Direction peut désigner un représentant de son choix.

Cette commission de surveillance est chargée de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4.5. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

4.6. Dépouillement

À la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le président et les assesseurs.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.

Article 5. Information du personnel et de ses représentants

La Direction informe les organisations syndicales de salariés incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique et représentatives que le dispositif respecte les exigences du RGPD. Le prestataire retenu devra garantir le respect des principes du RGPD.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote. La Direction remettra à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La Direction assurera une information auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 6. Conditions de validité

Le présent accord n'acquerra la valeur d'un accord collectif que s'il est signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections des titulaires du comité d’entreprise ayant eu lieu le 28/03/2014.

Dans l'hypothèse où cette condition ne serait pas remplie mais où le présent accord serait signé par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des élections ci-dessus mentionnées, une ou plusieurs des organisations syndicales signataires pourra demander, selon la procédure prévue par le Code du travail, l'organisation d'une consultation des salariés.

Article 7. Date d’effet, durée, révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord d’entreprise est conclu pour une durée déterminée. Le présent accord entrera en vigueur le 1^er jour du mois civil suivant sa signature et la réalisation des formalités de dépôt et de publicité. Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral des prochaines élections professionnelles du CSE de la société ABRISUD dont la durée des mandats est de 4 ans. Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du CSE de la société ABRISUD dont le mandat débutera en 2018.

Il cessera de produire effet de plein droit au terme convenu.

Article 8. Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direccte.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 9. Dépôt de l’accord et publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la DIRECCTE compétente et un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud’hommes compétent.

Le présent accord sera également déposé sur la plateforme suivante : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/

En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie.

Enfin, mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction, par ailleurs chaque salarié sera informé individuellement de son existence et de la possibilité de le consulter, par un document annexé au premier bulletin de paie suivant sa signature.

Les avenants éventuels au présent accord d’entreprise feront l’objet des mêmes modalités de dépôt.

Le cahier des charges DOCAPOST est annexé au présent accord.

Le présent accord d’entreprise comporte 5 pages.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

Fait à L’Isle Jourdain le 28 Août 2018 en 7 exemplaires, dont 3 pour les formalités de publicité

Pour la société ABRISUD

Pour les organisations syndicales représentatives :

ANNEXE 1 : Cahier des Charges Techniques du Prestataire

CONTEXTE

En 2018, l’entreprise ABRISUD procèdera au renouvellement de ses instances représentatives du personnel. Dans le cadre de l’organisation des élections du comité social économique, la direction de la société et les organisation syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

Objectif du dispositif :

-Faciliter le vote des personnels itinérants et donc accroître la participation,

-Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement,

-Maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération.

Calendrier :

La date des élections a été fixé aux 15 et 16 Novembre 2018 pour le 1^er tour ; un second tour pourra être organisé les 29 et 30 Novembre 2018.

PREAMBULE :

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007l – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction de l’entreprise et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Ce cahier des charges précise les exigences d’Abrisud pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.

Le cahier des charges du prestataire retenu sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections au comité d’entreprise et des délégués du personnel.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

Dans l'attente de l'issue de la négociation du protocole pré-électoral en vue des élections du comité social et économique d’Abrisud, qui aura lieu prochainement, le nombre de bureaux de vote à mettre en place n'est pas encore fixé.

EXPRESSION DU BESOIN

Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi Par la Société en concertation avec les organisations syndicales sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

- L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,

- les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail.

- Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.

En particulier, on notera :

- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet,

- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,

- La conformité au RGPD d’un tel système de vote,

- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi,

- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),

- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue,

- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,

- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,

- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,

- La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de « client » veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système),

- Le respect des recommandations RGPD en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),

- La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales,

- La formation des représentants CE-DP, des Délégués Syndicaux et des membres du bureau de vote,

- Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),

- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession,

- L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,

- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,

- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.

- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut,

- L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,

- Le respect des recommandations RGPD en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral,

- Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1^er tour et le 2^nd tour éventuel des élections, à leur domicile, par courrier simple et par mail, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2^nd tour.

- L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote,

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci-dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

CONTEXTE JURIDIQUE :

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Signature d’un protocole d’accord préélectoral

• Information auprès des organisations syndicales

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

La société ABRISUD confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à ABRISUD dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à ABRISUD en France devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.