ACCORD RELATIF A la mise en place du travail a distance AU SEIN DE L’UES DLPK

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE

Entre :

L’UES DLPK composée des sociétés suivantes, selon jugement du Tribunal d’Instance de Roubaix du 8 mars 2019 :

1. NORTIA, une société par actions simplifiée au capital social de 3.306.813,95 euros, dont le siège social est situé 215 avenue Le Nôtre 59100 Roubaix, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole sous le numéro 398 621 102.

1. NORTIA INVEST, une société par actions simplifiée au capital social de 6. 000.000 euros, dont le siège social est situé 215 avenue Le Nôtre 59100 Roubaix, immatriculée registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole sous le numéro 532 446 598,

1. HAAS GESTION, une société par actions simplifiée au capital social de 1.398.000 euros, dont le siège social est situé 3 rue Penthièvre 75008 Paris, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 344 965 900,

1. NEVIDIS, une société par actions simplifiée au capital social de 836.884 euros, dont le siège social est situé 215 avenue Le Nôtre 59100 Roubaix, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole sous le numéro 843 803 404.

Représentée par Mme , agissant en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines à cet effet,

D'une part,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives suivantes, respectivement représentées par :

- M. pour la CFTC, en tant que délégué syndical

- Mme pour CFE CGC en tant que délégué syndical

D'autre part,

Ci-après désignées ensembles « les parties ».

• preambule

Le télétravail a fait son entrée dans le Code du travail à la suite de la Loi du 22 Mars 2012. Il avait été précédemment encadré par un Accord cadre européen du 16 Juillet 2002 puis par l’Accord National Interprofessionnel du 19 Juillet 2005.

La Direction a souhaité, permettre et encadrer la pratique du télétravail et plus largement du travail à distance, en donnant le statut de télétravailleur aux salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant.

Les nouveaux usages permettent le travail nomade non seulement au domicile mais également dans différents autres lieux.

La relation de travail à distance repose naturellement sur l’autonomie du salarié et sur la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie.

Cet accord vise en particulier à garantir que le travail à distance demeure une solution efficace et est réalisée dans l’intérêt mutuel des salariés et des sociétés du groupe DLPK.

En effet, les convictions que nous partageons sont les suivantes :

• Le travail à distance contribue à l’amélioration de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle et de la qualité de vie au travail (calme/concentration, transport…) ;
• Il contribue à l’amélioration de l’efficacité et de la performance individuelle des collaborateurs ;
• Le travail à distance est une organisation qui promeut l’autonomie et la responsabilisation ;
• Le succès du travail à distance repose en premier lieu sur la confiance réciproque entre le manager et le collaborateur, et nous devons fixer le cadre qui permettra de construire et entretenir cette confiance ;
• Les liens au sein d’une équipe et la proximité des managers sont des fondamentaux de nos relations humaines qui doivent être privilégiés ;
• Afin que les conditions de réussite soient réunies, des prérequis sont nécessaires.

• cHAPITRE 1 – champ d’application et definitions

champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensembles des salariés de l’Unité Economique et Sociale DLPK dont le métier et les activités pourraient se prêter au travail à distance.

définitions

L’article L. 1222-9. Du code du travail définit ainsi le télétravail : « … le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci. »

Au sein de l’UES DLPK, le télétravail est défini comme une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur (où est affecté habituellement le collaborateur), est effectué par un salarié, de manière volontaire, hors de ces locaux de façon régulière ou occasionnelle, et en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Pour autant, travailler en dehors de locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer au salarié la qualité de télétravailleur.

En effet, est exclu du cadre du présent accord et de la définition du télétravail, le travail dans le cadre des déplacements professionnels en dehors du lieu habituel de travail, qui en raison de leur nature, sont indispensables au bon exercice de la mission. Le temps et les frais de ces déplacements professionnels sont indemnisés selon les règles en vigueur dans l’entreprise, alors que les éventuels déplacements entre le domicile du salarié et le lieu où il fait le choix de travailler à distance ne font l’objet d’aucune indemnisation.

Le présent accord a pour objet de définir et préciser les conditions du passage au travail à distance.

Il est précisé qu’à l’exception des situations de travail à distance occasionnel, le travail à distance est mis en place afin de répondre aux attentes exprimées par les salariés, dans le strict respect des principes régissant ce mode d’organisation et rappelés ci-après :

- Le travail à distance revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur concernés.

- Si un salarié exprime le désir d’opter pour un travail à distance, l’employeur peut après examen accepter ou refuser cette demande.

- Le travail à distance est réversible.

- L’égalité d’accès aux formations, mêmes droits et devoirs que les salariés sur site.

• chapitre 2 – conditions de mise en place du travail a distance

Le travail à distance repose sur le volontariat ; l’initiative de la demande revient au collaborateur sur demande écrite.

Le passage à une situation de travail à distance est néanmoins subordonné à l’accord préalable du manager et de la Direction des Ressources Humaines.

SALARIES ELIGIBLES

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés en contrat à durée indéterminée, ou déterminée, à temps plein ou à temps partiel, ayant achevé l’exécution de la période d’essai.

Sont éligibles au travail à distance les salariés dont le travail et l’activité en travail à distance ne gêne pas le fonctionnement de leur équipe de rattachement et ne nécessitant pas un soutien managérial rapproché.

Les critères d’éligibilité sont, entre autres :

- la nature de la mission du collaborateur : mission dont les activités peuvent être réalisées indifféremment sur le lieu de travail habituel ou en dehors de celui-ci, et ce avec un niveau d’efficacité équivalent à celui attendu sur le lieu de travail habituel

- la capacité du salarié à travailler de façon autonome à distance

- l’impact sur la vie et l’organisation du service auquel le collaborateur appartient et sur ses clients internes et externes ;

- la capacité du collaborateur à gérer de manière autonome son temps de travail

- la conformité du lieu de travail à distance du collaborateur (notamment accès internet existant, installation électrique, assurance) qui constitue un prérequis

- la situation particulière et exceptionnelle éventuellement évoquée (notamment pour le télétravail ponctuel) ;

- Tout élément de nature à justifier la demande de travail à distance.

Les apprentis et les stagiaires ne sont pas éligibles au travail à distance, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Le responsable hiérarchique doit nécessairement veiller à ce que le nombre de collaborateurs bénéficiant du travail à distance soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe.

Il assume l’entière responsabilité de la quantité de collaborateurs en travail à distance dans son service ainsi que du planning reprenant les jours de présence de chacun d’eux dans l’entreprise.

SUIVI ET REVERSIBILITE DU TRAVAIL A DISTANCE

Entretien annuel relatif aux conditions de travail à distance et à la charge de travail.

Les conditions de travail du travail à distance et la charge de travail du collaborateur travaillant à distance feront l’objet d’un suivi spécifique une fois par an dans le cadre d’un entretien avec le manager. Cet entretien pourra avoir lieu à l’occasion des entretiens professionnels périodiques existants au sein de l’entreprise.

Réversibilité du travail à distance

La réversibilité du travail à distance constitue un principe régissant ce mode d’organisation.

À tout moment, collaborateur et manager peuvent décider d’un commun accord de mettre fin au travail à distance à l’issue d’un entretien les réunissant. Le manager informera la Direction des Ressources Humaines.

Le manager peut également mettre fin au travail à distance si l’un ou plusieurs des critères définis préalablement n’est plus rempli ou dans les cas suivants :

• Non-respect par le collaborateur des règles édictées (confidentialité, charte informatique, sécurité, horaires de travail, etc…)
• Niveau d’efficacité dans la tenue de la mission à distance inférieur à celui attendu sur le lieu de travail habituel
• En vue d’assurer la continuité de service
• Problèmes techniques (ex : difficulté d’accès à distance, dysfonctionnement de la connexion internet, maintenance et réparation des équipements fournis)
• Lieu de travail inadapté

Les motivations de l’interruption à l’initiative du manager sont, au préalable, portées à la connaissance du collaborateur.

En cas de changement de poste, si le collaborateur concerné souhaite continuer à travailler à distance, il devra faire une nouvelle demande afin d’assurer de la compatibilité de sa nouvelle mission et / ou de sa situation avec le travail à distance.

Lorsqu’il est mis fin au travail à distance, le collaborateur reprend son activité au sein des locaux de l’entreprise dans les mêmes conditions d’emploi qu’avant le passage à ce mode d’organisation, et restituera le cas échéant l’équipement nécessaire mis à sa disposition.

• chapitre 3 –modalites du tRAVAIL A DISTANCE

travail a distance régulier

FREQUENCE DU TRAVAIL A DISTANCE REGULIER

Cette forme d’organisation prévoit l’alternance, de manière régulière, entre travail à distance et exercice de la mission sur le lieu de travail habituel du collaborateur.

Le travail à distance est possible, sous réserve que la présence sur le lieu de travail habituel soit suffisante pour prévenir l’isolement du collaborateur et garantir le maintien du lien social avec l’équipe et l’entreprise ainsi que le bon fonctionnement du service. La présence minimum du collaborateur étant de 3 jours par semaine.

Le choix des jours de travail en entreprise et donc par déduction de ceux en travail à distance est fait en accord avec le manager, et en adéquation avec l’organisation du service.

Si l’organisation devait être altérée, le choix des jours pourrait être revu. Le fait que le collaborateur n’ait pu effectuer de travail à distance sur une semaine ne lui permet pas de reporter ce ou ces jours sur une semaine ultérieure.

FORMALISME DE LA DEMANDE

Le travail à distance est à l’initiative du salarié. Il est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

Le salarié qui exprime le désir d’opter pour le travail à distance en informe son responsable hiérarchique par écrit. Cette demande peut se faire par courriel, par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée. Une copie de cette demande sera également adressée au service RH.

Un entretien a lieu afin que le responsable hiérarchique prenne la décision d’accéder ou non à la demande, en accord avec la Direction des Ressources Humaines.

Une réponse sera faite dans un délai maximum d’un mois (à compter de la date de remise ou d’envoi de la demande) par le responsable hiérarchique du salarié. Une copie de la réponse sera également adressée à la Direction.

Passé ce délai le salarié peut connaître la réponse à la demande.

Dans tous les cas le responsable hiérarchique doit motiver sa réponse par écrit :

- en cas d’acceptation le responsable hiérarchique fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du travail à distance,

- en cas de réponse négative cette décision motivée sera portée à la connaissance du salarié.

Les principaux motifs de refus de passage en travail à distance peuvent être :

- le non-respect des conditions d’éligibilité

- des raisons d’impossibilité techniques

- des raisons de confidentialité des informations et données traitées

- d’une désorganisation réelle au sein de l’activité ou du service

- ou d’une autonomie insuffisante du salarié, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé.

- d’une collaboration inter-service.

AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL

L'organisation de l'activité en travail à distance régulier doit être prévue par avenant au contrat de travail.

L'avenant au contrat précise notamment les modalités d'exécution du travail à distance :

- la répartition des jours travaillés en entreprise et des jours travaillés à distance (planning)

- les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint

- le matériel mis à sa disposition

- les conditions de réversibilité du travail à distance.

- En cas de modification du nombre ou de la répartition des jours travaillés à distance, cette modification fera l'objet d'un nouvel avenant au contrat.

- La période d’adaptation.

- L’adresse du lieu où s’exercera à priori le travail à distance.

LA PERIODE D’ADAPTATION

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation de 3 mois est prévue. 

Dans la mise en œuvre du travail à distance, cette période d’adaptation est capitale.

En effet, cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le collaborateur a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence di salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le collaborateur, cette période permet de vérifier si le travail à distance lui convient.

Pendant cette période, chacune des parties sera libre de mettre fin au travail à distance, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

A l’issue de la période d’adaptation, un entretien est organisé entre le collaborateur et son manager pour qu’ils décident conjointement de la poursuite ou non du travail à distance.

Dans cette dernière situation, le collaborateur concerné retrouvera son organisation telle que définie dans son contrat initial.

TRAVAIL A DISTANCE PONCTUEL

Le travail à distance ponctuel a vocation à répondre à des situations exceptionnelles, imprévisibles ou d’urgence.

En fonction des circonstances et sur justification, les collaborateurs pourront bénéficier temporairement du travail à distance dit « ponctuel » pour répondre à des situations particulières et exceptionnelles telles que :

• Intempéries ou situation médicale (sous réserve de l’avis du Médecin du travail) ne permettant pas le déplacement sur le lieu de travail (ex : jambe cassée, grossesse…)
• Pour des activités spécifiques ponctuelles (ex : préparation d’une réunion, rédaction, suivi d’une formation en ligne…).

Compte tenu de son objet, il ne fait pas l’objet d’un avenant au contrat de travail ni d’un délai de prévenance mais nécessite l’information et l’accord préalable du manager ainsi que l’identification dans l’outil de gestion du temps de travail mis à disposition des collaborateurs.

LIEU D’EXECUTION DU TRAVAIL A DISTANCE

Si le travail à distance a généralement lieu au domicile du collaborateur, d’autres lieux sont également possibles.

1. Le domicile du collaborateur

Le travail à distance au domicile déclaré du collaborateur doit s’effectuer dans un environnement propice au travail et à la concentration que le collaborateur aura affecté au travail à distance.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du travail à distance seront alors réexaminées. Elles pourront le cas échéant être remises en cause si les conditions définies dans cet accord ne sont pas réunies.

Afin de s’assurer que le collaborateur travaille dans de bonnes conditions, ce dernier devra, préalablement à tout travail à domicile, signer une « déclaration de conformité des installations électriques et du lieu de travail » de son logement, et fournir à l’entreprise une attestation d’assurance, prouvant qu’il a bien informé sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle couverte par la multi risques-habitation.

1. Un autre établissement de l’UES

Le travail à distance pourra s’exercer dans un autre établissement de l’entreprise, sous réserve d’avoir requis au préalable l’accord du manager.

1. Un autre lieu

Le travail à distance pourra s’exercer dans un autre lieu que le domicile du collaborateur ou un autre établissement de l’entreprise (exemple : espace de co-working…), sous réserve d’avoir requis au préalable l’accord du manager.

CONDITION D’EXECUTION DU TRAVAIL A DISTANCE

Pendant, le temps de travail à distance, le collaborateur est soumis à l’organisation du temps de travail en vigueur dans l’entreprise.

Les collaborateurs en suivi horaires travailleront pendant les plages horaires prévues dans leur planning.

Pour l’ensemble des collaborateurs, les heures ou jours travaillés devront être obligatoirement déclarés dans l’outil de gestion du temps de travail mis à leur disposition et accessible à distance, et ce conformément notamment aux dispositions en vigueur dans l’entreprise.

Les périodes de travail à distance d’un collaborateur doivent être connues du manager et du reste de l’équipe (traçabilité).

Le collaborateur travaillant à distance devra être joignable aux plages horaires prévues au planning ou à défaut aux plages horaires habituelles de travail, et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

Compte tenu de la particularité d’organisation des collaborateurs soumis au régime du forfait jours (autonomie dans la gestion de leur temps de travail notamment), et afin de s’assurer du respect de la vie privée et des temps de repos, les plages de joignabilité seront définies en concertation avec le manager.

EQUIPEMENT DE TRAVAIL

L’entreprise fournira aux collaborateurs travaillant à distance les équipements et accès au réseau à distance de l’entreprise nécessaires à la bonne réalisation de leur mission, et en assurera la maintenance (entretien, réparation, remplacement).

L’équipement mis à disposition ne s’entend pas des consommables considérant qu’ils sont à disposition dans les locaux de l’entreprise.

Ces équipements sont la propriété de l’entreprise et ne doivent être utilisés qu’à des fins professionnelles. Si cela s’avère nécessaire, le collaborateur bénéficiera d’une formation sur les équipements techniques mis à sa disposition.

Le collaborateur s’engage à prendre soin du matériel mis à sa disposition et en assure la bonne conservation.

En cas de dysfonctionnement du matériel, il s’engage à en aviser dans les plus brefs délais le service compétent de l’entreprise.

Le travail à distance nécessite des équipements préalables du lieu où s’exerce le travail à distance :

• Une pièce de travail dans un environnement favorisant la concentration
• Un accès internet (préexistant à la demande de travail à distance).

Dès lors que le travail à distance s’exerce sur la base du volontariat et que sont fournis aux collaborateurs les équipements nécessaires, aucun frais d’aménagement de mobilier ou de mise en conformité ne sont pris en charge par l’entreprise.

CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES

Le salarié doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l'entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l'exercice de son activité.

SANTE SECURITE ET SUIVI MEDICAL

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en travail à distance et doivent être strictement respectées par le responsable hiérarchique.

Dans le cadre de ses obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail, l’entreprise doit pouvoir s’assurer que les collaborateurs travaillant à distance exercent leur mission dans des conditions d’hygiène et de sécurité garantissant sa protection.

COUVERTURE SOCIALE ACCIDENT DU TRAVAIL ET ARRET DE TRAVAIL

Le collaborateur en travail à distance bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise.

PRESOMPTION D’ACCIDENT DE TRAVAIL

En cas d’accident pendant les jours de travail à distance prévus par l’avenant au contrat de travail, le lien professionnel sera présumé.

En cas d’accident, le salarié fournira tous les éléments nécessaires permettant la déclaration d’accident de travail.

Le salarié en travail à distance doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise, à savoir 48h.

ARRET DE TRAVAIL

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le collaborateur en travail à distance bénéficie des règles de couverture sociale d'entreprise. Dans tous les cas, le collaborateur en travail à distance doit informer son responsable hiérarchique de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congé, …) le salarié habituellement en télétravail ne devra pas travailler.

CONDITIONS D’EMPLOI DU TELETRAVAIL

RESPECT DE LA VIE PRIVEE

Le travail à distance n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail habituellement applicable dans les locaux de l’entreprise.

L’activité demandée doit être équivalente à celles des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Pendant les journées de travail à distance, le collaborateur gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des règles légales et conventionnelles applicables dans l’entreprise, en particulier celles relatives aux repos.

Il sera rappelé que le respect mutuel par le collaborateur, le manager et les membres de l’équipe des horaires planifiés ou habituels de travail et de la plage de joignabilité assure le respect de la vie privée du collaborateur et garantit le plein exercice de son droit à la déconnexion.

EGALITE DE TRAITEMENT

Le collaborateur travaillant à distance bénéficie des mêmes droits et avantages individuels et collectifs que les collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment en termes d’accès à la formation et d’évolution professionnelle.

Dans le même esprit, les parties ont acté que la participation de l’employeur relative aux titres restaurant et abonnements de transports, si le collaborateur travaille à distance en bénéficie, n’est pas remise en cause par le travail à distance, et intervient dans les mêmes conditions qu’un collaborateur en situation comparable exerçant intégralement sa mission dans les locaux de l’entreprise.

BUREAU DANS L’ENTREPRISE

Si l’entreprise accepte la décision de travail à distance du collaborateur, elle continue de mettre à sa disposition l’ensemble de l’équipement nécessaire à l’exercice de sa fonction au sein de ses propres locaux.

• chapitre 4 – dispositions finales

1. Entrée en vigueur de l’accord et durée

Le présent accord annule et remplace tous les accords ou usages conclus antérieurement et ayant le même objet.

L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1er janvier 2020.

2. Modification de l’accord

Toute modification du présent accord devra faire l’objet d’un accord dans les conditions fixées par le Code du travail et donnera lieu à l’établissement d’un avenant au présent accord.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une ou l’autre des parties signataires engendrera de nouvelles négociations dans un délai de 3 mois suivant la demande de révision.

3. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un délai de préavis de 6 mois.

Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront dans les conditions prévues par les textes en vigueur pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.

conditions de validité – dépôt et publicité

Il est rappelé que les conditions de validité du présent accord sont fixées par l’article L2232-12 du Code du travail.

L’accord sera notifié après sa signature à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la concurrence, de la consommation, du Travail et de l’Emploi sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords.

Un exemplaire du présent accord sera par ailleurs déposé au greffe du conseil de prud’hommes de Roubaix. En outre, chaque partie signataire se verra remettre un exemplaire de l’accord.

L’ensemble des salariés sera informé de cet accord, conformément aux articles L. 2262-5, R. 2262-1 et R.2262-3 du code du travail.

Fait à Roubaix, le 26 septembre 2019,

Pour l’UES DLPK, Pour les organisations syndicales

CFTC

Directrice des ressources humaines

CFE-CGC