Accord d'entreprise "ACCORD TELETETRAVAIL" chez

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

AU SEIN DE LA SOCIETE HAVAS IT

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société Havas IT, Société en nom collectif au capital de 80.000 euros, ayant son siège social à Puteaux (92800), 29/30 quai de Dion Bouton, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro B 399 379 411,

Représentée par Monsieur XXXX, Directeur des Ressources Humaines,

Ci-après dénommée la Société,

D'une part,

Et

Le Comité Social et Economique, ayant approuvé à la majorité des membres titulaires présents, comme l’atteste le procès-verbal annexé au présent accord en date du 15 décembre 2022,

D’autre part.

Préambule

Le télétravail a été mis en place au sein d’Havas IT au moment de la crise de la Covid-19. Son développement massif et soudain nous a conduit à en redéfinir le cadre.

Pendant toute la période de gestion de la crise sanitaire, un dialogue permanent s’est instauré afin de s’adapter aux nouvelles modalités d’organisation du travail et trouver des solutions bénéfiques à la fois pour les collaborateurs, la Société et l’environnement.

De même temps, le Groupe Havas a mis en place une Commission Paritaire afin de mettre à disposition de ses différentes agences des principes directeurs et des recommandations.

Tout en s’appuyant sur ces recommandations, la volonté des parties signataires du présent accord est de proposer un dispositif répondant à un double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés, en favorisant un meilleur équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle, tout en maintenant le lien social avec l’entreprise.

Basé sur une relation de confiance mutuelle entre managers et collaborateurs, le télétravail mis en œuvre sur la base du volontariat, permet de bénéficier d’une plus grande souplesse dans l’organisation du travail sans porter atteinte à l’efficacité et à la performance collective.

Le présent accord fixe un cadre commun pour la mise en œuvre du télétravail au sein de la Société Havas IT, et est susceptible d’évoluer en fonction des retours d’expérience.

Le Comité Social et Economique de Havas IT, a approuvé à la majorité des membres titulaires présents, le présent accord, le 15 décembre 2022.

Article 1 - Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés, avec ou sans fonctions managériales, de la Société Havas IT dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Article 2 – Principes généraux du télétravail

2.1 – Définition du télétravail

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail est défini comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur est effectué hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

2.2 – Principe du double volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur.

Le refus du salarié d’accepter le télétravail n’est pas en soi un motif de rupture du contrat de travail. Le refus de l’employeur d’accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible dans les conditions prévues par le présent Accord, doit être motivé.

2.3 – Principe de la réversibilité

Il est possible de revenir à une exécution du contrat de travail sans télétravail.

Sous réserve du respect des règles définies par voie conventionnelles, l’employeur et le salarié peuvent, à tout moment, mettre fin au télétravail.

Cette modification fait l’objet d’un écrit par lettre remise en main propre ou lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve du respect d’un délai de prévenance d’un mois, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

La réversibilité à l’initiative de l’employeur est motivée et peut se fonder sur des exemples de motifs suivants : non-respect des plages horaires, non-réalisation des tâches fixées, impossibilité technique, changement de poste et/ou de service, changement dans l’organisation du service, incapacité à travailler à distance caractérisée par une désorganisation ou mauvaise gestion du temps (liste non exhaustive).

Le retour à une exécution du travail sans télétravail est formalisé par un écrit.

2.4 – Principe de non-discrimination

Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits que les salariés présents dans les locaux de l’entreprise en matière d’accès à la formation, d’accès à l’information de l’entreprise et l’information syndicale, de rémunération, d’évaluation professionnelle et de gestion de carrière, de santé et de sécurité au travail.

Article 3 - Critères d’éligibilité

3.1 – Conditions liées au salarié

Est éligible au télétravail le salarié :

• Titulaire d’un contrat de travail à temps complet ou à temps partiel,

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé,

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service.

Les salariés en contrat d’alternance, dont le rythme entreprise/école le permet, pourront prétendre à des périodes de télétravail une fois avoir acquis une autonomie suffisante dans leur poste.

Les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail.

3.2- Conditions liées au poste

Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que son activité puisse être exercée à distance, sans porter atteinte à l’organisation du travail.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des outils informatiques.

Ainsi, le salarié éligible au télétravail est celui disposant d’une autonomie suffisante dans son poste et ne nécessitant pas un travail au sein d’une équipe organisée et/ou un soutien managérial rapproché.

3.3- Conditions liées au lieu du télétravail

Il doit s’exercer au domicile du salarié, ou dans un lieu tiers avec l’accord exprès de son manager. Le lieu du télétravail doit répondre à l’ensemble des critères suivants :

• Être en France métropolitaine

• Être pourvu d’une connexion internet avec un débit suffisant,

• Avoir un espace dédié et adapté, l’environnement personnel devant être propice

au travail et à la concentration,

• Être conforme aux normes de sécurité électriques en vigueur,

• Être couvert par une assurance personnelle « multirisques habitation » couvrant le télétravail.

Article 4 - Critères d’application

4.1 - Fréquence

Afin de maintenir le lien social avec l’entreprise et la communauté de travail, le télétravail de chaque collaborateur devra être organisé afin que celui-ci soit présent physiquement dans l’entreprise au moins trois jours par semaine, y compris pour les salariés en temps partiel et les alternants.

Le manager peut décider de fonctionner différemment si l’organisation du service ou de l’agence le nécessite, durablement ou ponctuellement.

Le télétravail revêt un caractère volontaire et ne constitue pas une obligation, de sorte que les salariés qui le souhaitent conservent le droit de venir tous les jours.

La présence sur site contribuant à la cohésion d’équipe, il est important que chaque équipe puisse se retrouver sur des temps collectifs. C’est la raison pour laquelle le responsable hiérarchie est libre d’organiser et d’imposer des temps collectifs sur le site en veillant à ce que le fonctionnement du télétravail s’harmonise le mieux possible avec l’organisation du service.

La journée de télétravail peut être fixe ou flottante. Le salarié est libre de se déclarer en télétravail sur n’importe quel jour de la semaine, dans la limite de deux vendredis par mois et sous réserve de l’accord préalable de son manager.

4.2 - Modalités de déploiement du télétravail

La planification des jours de télétravail devra faire l’objet d’un délai de prévenance raisonnable fixé avec le manager et obligatoirement s’effectuer dans l’outil de déclaration interne (Flex’O).

Les feuilles de temps devront être remplies de la même manière que si le salarié était à l’Agence.

Le télétravail n’est pas une autorisation d’absence : le salarié se doit de rester joignable et réactif. Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en télétravail et à ce que l’organisation des réunions permette la participation du salarié, physique ou par visio-conférence.

De même le collaborateur veille à assurer un contact régulier avec son responsable hiérarchique, ses collègues et ses contacts professionnels afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales mais aussi pour éviter toute situation d’isolement.

Le salarié gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de repos prévus par la loi, et le cas échéant suivant les mêmes horaires que lorsqu’il est présent dans les locaux de la Société.

A titre exceptionnel, les journées de télétravail peuvent être révocables, sous réserve d’un délai de prévenance de 24 heures, si un impératif suppose une présence à l’agence. Ce délai de prévenance pourra être ramené à 12 heures en cas de circonstances exceptionnelle.

Ainsi, le télétravail doit reposer sur un principe de flexibilité, tant pour le manager dans le cadre des nécessités de son service, que pour les salariés dans le cadre de la gestion de leur charge de travail.

3. - Périodes incompatibles et suspension ponctuelle du télétravail

Le télétravail n’est pas exerçable à certaines périodes dans certains départements ou équipes pour des raisons de contrainte de calendrier. A titre d’exemples :

• Incident de production

• Démarrage ou Gestion d’un projet spécifique

• Ou à définir au sein de chaque équipe le cas échéant.

De plus, en cas de nécessité opérationnelle (réunion de service, réunion générale, réunion avec une agence cliente, formation), d’impossibilité technique (coupure informatique), ou d’arrêt maladie ou de congés, le télétravail est suspendu provisoirement, sans que cela remette en cause cette forme d’organisation du travail.

Dans ce cadre, les journées de télétravail non effectuées par le salarié ne donnent pas lieu à un crédit reporté ou cumulé ultérieurement.

4.4 - Contingent au sein d’un même service ou d’une même équipe

Le manager est attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec l’organisation du service. Afin d’assurer le bon fonctionnement du service, le maintien de l’efficacité et de la performance collective, notamment en cas de nombre important de demandes au sein d’un même service, le manager peut déterminer un seuil maximum de salariés en télétravail simultanément.

4.5 – Protection des données et de la vie privée

Le salarié s’engage à respecter les règles de confidentialité et de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise. Le salarié assure l’intégrité, la confidentialité des informations et des

données auxquelles il a accès, ou qui lui sont confiées, ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen.

Article 5 – Frais liés au télétravail

5.1 – Indemnité mensuelle de télétravail

Une « Indemnité télétravail » est versée en remboursement des frais engagés par le télétravailleur dans le cadre de cette organisation. Cette indemnité forfaitaire a vocation à couvrir les dépenses engagées par le salarié dans le cadre du télétravail (électricité, chauffage, eau, …), et sera versée sur 11 mois par année civile.

Cette indemnité versée en remboursement de frais engagés sera exonérée de cotisations de sécurité sociale, dans les conditions et limites fixées par l’administration. Elle sera d’un montant de  - 10 euros par mois et par salarié pour 1 jour de télétravail par semaine

- 20 euros par mois et par salarié pour 2 jours de télétravail par semaine.

A compter du 1^er octobre 2022, les salariés doivent déclarer leur rythme hebdomadaire de télétravail (0 – 1 ou 2 jours de télétravail et sous réserve du respect des modalités de l’article 4.1 du présent accord), dans Talent Space pour les 6 mois suivants. Cette déclaration sera soumise à validation du manager et conditionnera le calcul de l’indemnité de télétravail versée à la fin de chaque trimestre. Cette déclaration sera à renouveler tous les 6 mois.

En outre, il est d’ores et déjà convenu qu’en cas de nécessité, une clause dite «de revoyure»: si pour des raisons sanitaires ou autres, le Gouvernement venait à imposer plus de jours de télétravail aux salariés ou modifier les règles d’indemnisations du télétravail, les parties s’engagent à rediscuter de cette indemnité durant cette période.

5.2 – Aide à l’amélioration des conditions de télétravail

La Société fournit au salarié un ordinateur portable ainsi que les accès à distance nécessaires pour la téléphonie (système de téléphonie sur ordinateur via connexion internet), la messagerie électronique et les logiciels de travail.

Afin d’accompagner les nouveaux salariés signataires d’un CDI ou d’un contrat d’alternance, dans l’installation d’un espace dédié au travail sur leur lieu de télétravail, la Société pourra prendre en charge sur présentation de justificatifs, sous la forme d’une note de frais, une partie de l’achat de matériel dans la limite de 150 € T.T.C.

Cette aide sera destinée à l’achat de matériel ou d’ameublement permettant d’améliorer les conditions de télétravail. (Chaise/fauteuil de bureau, bureau, souris/écran d’ordinateur, casque, réhausseur d’ordinateur, câbles de connexion informatique…).

Article 6 – Santé et sécurité du télétravailleur

6.1 – Salariées en situation de grossesse

Les salariées en situation de grossesse pourront bénéficier, à leur demande, d’aménagements spécifiques en concertation avec leur responsable hiérarchique et la Direction des RH.

Il est entendu que la situation de télétravail prendra fin à la date de début du congé maternité de la salariée concernée.

6.2 – Salariées en situation de handicap ou maladie

Les critères d’éligibilité du salarié en situation de handicap ou maladie seront étudiés en concertation avec le responsable hiérarchique, le salarié, la Direction des Ressources Humaines et, le cas échéant, la médecin du travail.

La Direction s’engage à ce que les travailleurs en situation de handicap ou malades (sous réserve d’un accord médical), désirant effectuer du télétravail soient prioritaires.

6.3 – Situations Exceptionnelles

En cas de situation exceptionnelle (problèmes de transports, grève, alerte météo…), le manager devra traiter avec la plus grande bienveillance les difficultés rencontrées par ses collaborateurs qui souhaiteraient bénéficier de périodes de télétravail exceptionnelles.

6.4 – Règles de sécurité du lieu de télétravail

La Société pourra demander au salarié la fourniture d’une attestation d’assurance multirisque habitation couvrant l’exercice du télétravail, ainsi qu’une attestation sur l’honneur indiquant que le lieu du télétravail est conforme aux normes de sécurité élémentaires.

L’assurance du Groupe Havas couvre les dommages aux biens quel que soit le lieu de travail, (à titre d’exemples : risque d’incendie, explosion, foudre, vol, dégât des eaux, dommages électriques sont garantis).

Le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) mentionnera les éventuels risques professionnels susceptibles d’être encourus dans le cadre du télétravail et définira des actions susceptibles de la prévenir ou de les traiter. A titre d’exemple, des actions de sensibilisation seront effectuées afin de prévenir certains risques pouvant être inhérents au télétravail (sédentarité, isolement, déséquilibre vie pro/vie perso etc…).

6.5 – Accident survenu sur le lieu de télétravail

La législation en vigueur en matière d’accidents de travail s’applique au salarié en télétravail.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l’article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Le salarié doit prévenir dans les mêmes délais que s’il était présent au bureau.

6.6 – Prise en charge des risques psycho-sociaux dans le cadre du télétravail

Il est rappelé qu’afin de prévenir l’apparition d’éventuels risques psycho-sociaux, le manager et le salarié en télétravail veilleront à organiser des échanges réguliers concernant l’exercice du travail (cf. article 4.2).

Par ailleurs, l’exercice du télétravail fera l’objet d’une question dédiée dans le questionnaire de l’entretien annuel professionnel afin que le salarié et le manager puissent en effectuer un bilan.

Le salarié qui rencontrerait une difficulté dans l’exercice de son télétravail pourra, en tout état de cause, en référer à son manager, à la Direction des Ressources Humaines, aux membres du Comité Social et économique (CSE), ou au service de santé au travail afin d’évoquer les difficultés rencontrées et discuter des solutions à apporter.

En outre, la Direction a mis en place des possibilités de consultation avec un psychologue du travail. Les salariés intéressés peuvent contacter le service médical (service.medical@havas.com) qui s'occupera d'organiser les rendez-vous. Ces consultations se dérouleront à distance, et bien évidemment, seront strictement confidentielles. 

Enfin, tous les salariés, et plus particulièrement les managers, pourront bénéficier de formations spécifiques sur la gestion et l’organisation du télétravail (maintien de la cohésion au sein d’une équipe, sentiment d’appartenance, prise en compte du droit à la déconnexion, respect de l’équilibre vie pro / vie perso…).

6.7 – Droit à la déconnexion et protection de la vie privée

La Société s’engage au respect de la vie privée du salarié et de son droit à la déconnection en dehors de ses horaires de travail.  

 La Société rappelle l’importance fondamentale de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, gage d’une meilleure qualité de vie au travail et d’une meilleure performance de l’entreprise.  

 En effet, l’urgence, l’immédiateté et l’instantanéité rythment désormais l’ensemble des facettes de la vie moderne, et le développement des nouvelles technologies repousse les

frontières de l’entreprise au-delà de son périmètre physique, d’autant plus dans le cadre du télétravail.  

Or, le temps de repos, la conciliation entre vie familiale et vie professionnelle sont des points d’équilibre essentiel pour tout individu. Aussi, les managers des salariés en télétravail se devront d’être vigilants sur ce point.

Article 7 – Dispositions diverses

7.1 – Durée de l’accord

Les parties conviennent que le présent accord est conclu pour une période déterminée d’un an. Sauf opposition de l’un des signataires, notifiée au plus tard 3 mois avant l’échéance de sa date d’effet (1^er décembre 2022), le présent accord sera reconduit tacitement pour une nouvelle durée d’un an.

7.2 – Commission de suivi

Les parties s’attachent à suivre l’évolution de la mise en place de l’accord, et conviennent de se réunir au bout d’un an à compter de la date d’effet du présent accord ou à la demande de l’une ou l’autre des parties du présent accord, aux fins d’échanger sur l’expérience du télétravail.

7.3 – Adaptation et révision

Le présent accord est soumis au droit français et pourra faire l’objet d’adaptations afin de prendre en compte les éventuelles évolutions législatives.

Par ailleurs, chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord dans les formes prévues par le Code du travail.

7.4 – Date d’effet - Publicité de dépôt

Le présent accord prend effet à compter du 1^er janvier 2023. L’accord est déposé à la DIRECCTE en deux exemplaires (un exemplaire sur support papier et un exemplaire sur support électronique).

Fait en trois exemplaires à Puteaux, le 15 décembre 2022.

Pour Havas IT Pour le CSE Havas IT

M. XXXXXX M. XXXXXX

Directeur des Ressources Humaines Membre titulaire du CSE