Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION" chez CEVA LOGISTICS FRANCE (Siège)

Accord relatif au droit à la déconnexion au sein de CEVA LOGISTICS FRANCE SAS

ENTRE :

La société CEVA LOGISTICS FRANCE SAS,

Société par actions simplifiée au capital de 46 250,00 € - inscrite au R.C.S de Châlons-en-Champagne : 399 530 831 dont le Siège social est situé Aéroport International de Vatry-ZAC n°1 rue Henri Guillaumet –CS 80005 Vatry-51555 Châlons-en-Champagne cedex

représentée par, agissant en sa qualité de Directrice Ressources Humaines et Juridique, dûment habilitée aux fins des présentes,

Ci-après dénommée la « Société »,

D’UNE PART,

ET :

L’organisation syndicale FO

Représentée par son délégué syndical, ,

dûment habilité aux fins des présentes

L’organisation syndicale CFDT

Représentée par son délégué syndical, ,

dûment habilité aux fins des présentes

L’organisation syndicale CFE-CGC

Représentée par son délégué syndical, ,

dûment habilité aux fins des présentes

D’AUTRE PART,

Ci-après conjointement dénommées les « Parties Signataires »,

Il a été conclu le présent accord.

PREAMBULE

Par le présent accord, les parties signataires ont souhaité promouvoir une gestion intelligente des technologies de l'information et de la communication au service de la compétitivité des entreprises, respectueuse de la vie privée des salariés et ainsi réaffirmer l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé et donc de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle.. Le droit à la déconnexion concerne tous les salariés de l’entreprise et notamment mais non exclusivement à ceux qui bénéficient du statut cadre en raison des sujétions particulières associées à leurs responsabilités mais aussi de l'autonomie qui caractérise souvent leur statut.

Pour son effectivité, la déconnexion est l’affaire de l’employeur comme des salariés. L’employeur veille à la garantie du droit à la déconnexion et met en œuvre les mesures prévues par le présent accord pour parvenir à un usage raisonnable des outils numériques. Les salariés sont également acteurs de leur droit à la déconnexion. Chacun, en particulier, doit être en capacité et en mesure de se déconnecter en dehors du temps de travail et respecter le droit à la déconnexion des autres salariés.

L’évolution des pratiques en la matière permettra une meilleure qualité de vie professionnelle et personnelle dans un environnement numérique devenu ordinaire.

Le présent accord s’inscrit dans ce contexte.

1. OBJET

Le présent accord a pour objet de fixer :

• son entrée en vigueur et sa durée ;

• son champ d’application ;

• les modalités de l’exercice du droit à la déconnexion ;

• les modalités de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques ;

• les modalités de suivi de l’application de l’accord ;

• les modalités de révision et dénonciation de l’accord ;

• les procédures convenues pour régler les différends qui pourraient surgir dans l’application de l’accord ;

• les modalités de dépôt et de publicité de l’accord.

2. ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord annule et remplace tout accord ou usage antérieur susceptible d’exister au sein de la Société et portant sur le même objet.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter de son dépôt, selon les formalités visées à l’article 18.

3. CHAMP D’APPLICATION ET BENEFICIAIRES

Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de la Société.

Les règles relatives à la déconnexion concernent tous les salariés de la Société, spécialement ceux qui, dans leur activité professionnelle, sont amenés à utiliser des outils numériques. Elles impliquent le personnel d’encadrement et de direction qui fait preuve d’exemplarité vis-à-vis des salariés.

Sous réserve de stipulations conventionnelles propres au télétravail, les règles relatives à la déconnexion s’appliquent aux salariés en télétravail, durant les périodes où ils ne sont pas en situation d’activité professionnelle.

4. Outils numériques

Les règles relatives à la déconnexion portent sur l’utilisation de toute espèce d’outil numérique – ordinateur, téléphone, smartphone, etc. et en particulier des instruments mis à la disposition du salarié par la Société pour un usage professionnel ou mixte (professionnel et personnel).

5. Périodes couvertes

Les règles relatives à la déconnexion s’appliquent pendant les périodes de repos, de congés (notamment et de manière non exhaustive, congés-payés, congés maternité, adoption et paternité), les jours fériés, etc.

Par extension, elles doivent être respectées pendant les périodes de suspension du contrat de travail, pour maladie ou pour toute autre cause.

Elles sont en revanche inopérantes pendant une période d’astreinte dans la mesure où il doit être possible de contacter le salarié. Elles cessent de s’appliquer en cas d’intervention du salarié au cours de la période d’astreinte.

6. Les principes du droit à la déconnexion

Il ne peut être attendu des salariés qu’ils utilisent des outils numériques à des fins professionnelles en dehors du temps de travail. Spécialement, en dehors du temps de travail, les salariés n’ont pas à répondre à un courriel professionnel ou à un appel téléphonique, sauf urgence ou situation exceptionnelle.

Pour la suite du présent accord, sont notamment considérés comme des cas d'urgence :

• une catastrophe ou un risque avéré de catastrophe, susceptible de mettre en péril la Société, ses locaux et/ou ses salariés (par exemples : incendie, écroulement, accident de personne, piratage informatique, effraction, cambriolage, etc.), nécessitant d'informer en dehors de ses heures de travail un salarié dont la fonction requiert une intervention immédiate et/ou particulière ;

• la survenue d'un imprévu de dernière minute (annulation d'une formation ou d'un déplacement client, arrêt maladie) nécessitant d'informer, en dehors de ses heures de travail, un salarié ;

• la survenue d'un incident sérieux qui serait de nature à mettre en péril l'organisation d'un service ou d’un site d’exploitation, la continuité de l’activité de la Société et/ou de nuire à l'activité de la Société, l'intervention du salarié contacté étant déterminante pour solutionner cette difficulté ;

• Il est également convenu que sont considérées comme des situations dites «  d’urgence », les situations nécessitant de communiquer des informations importantes avant sa prise de poste et de façon exceptionnelle en lien avec sa fonction dans l’entreprise

Le personnel d’encadrement et de direction doit s’abstenir d’adresser un courriel à un salarié, ou de lui passer un appel téléphonique, en dehors du temps de travail, sauf urgence ou situation exceptionnelle. Un salarié doit également s’abstenir de solliciter un autre salarié à des fins professionnelles pendant les périodes de repos et de congés et les jours fériés, sauf urgence ou situation exceptionnelle.

7. Les garanties du droit à la déconnexion

Aucun salarié ne peut être sanctionné pour s’être abstenu de répondre à un courriel ou à un appel téléphonique professionnel en dehors du temps de travail, sauf urgence ou situation exceptionnelle dont le salarié était au préalable et/ou dûment informé.

8. Les aménagements du droit à la déconnexion

Il est tenu compte, pour l’application des règles relatives à la déconnexion, de l’activité de la Société et des fonctions exercées par les salariés ainsi que, le cas échéant, de l’urgence ou de circonstances exceptionnelles lorsqu’elles obligent de procéder à des aménagements.

Les contraintes rendant nécessaires ces aménagements peuvent procéder du fonctionnement de l’entreprise en cas d’activité à l’international avec des sociétés d’un même groupe ou avec des sociétés clientes situées sur un autre fuseau horaire, du démarrage d’un site ou encore de la maintenance d’équipements nécessaires à l’activité continue de la Société.

Elles peuvent aussi tenir à la situation des salariés dont les très hautes responsabilités justifient qu’ils utilisent des outils numériques à des fins professionnelles en dehors du temps de travail, notamment pour prendre connaissance de courriels ou d’appels téléphoniques reçus et, au besoin, y répondre, ou concerner la situation des salariés dont les fonctions impliquent des déplacements professionnels lorsqu’ils ne sont pas en mesure, à cette occasion, de respecter les règles sur la déconnexion.

Ces règles ne font pas obstacle à l’utilisation d’outils numériques à des fins professionnelles en dehors du temps de travail en cas d’urgence ou de situation exceptionnelle, le salarié concerné étant dûment informé de ces circonstances.

9. Les recommandations ET MESURES pour un bon usage des outils numériques

Il est recommandé de ne pas envoyer de messages – courriels, SMS – et de ne pas passer d’appel téléphonique en dehors des horaires habituels de travail, sauf urgence ou situation exceptionnelle.

Le personnel d’encadrement et les salariés veillent à limiter les destinataires de courriels et à ne les adresser qu’aux personnes directement concernées ; ils s’assurent que les destinataires de chaque courriel sont uniquement ceux qui doivent engager une action à la suite du message (à la différence de ceux qui sont en copie) et s’engage à ne pas solliciter de réponse immédiate et instantanée si cela n’est pas effectivement nécessaire

Ils doivent être attentifs à la clarté et à la concision des messages et appliquer le principe « un message, un objet ».

La fonction « répondre à tous » ne doit être utilisée que lorsqu’elle est réellement utile.

En cas d’absence prolongée, un dispositif de réponse automatique d’absence est déclenché afin de diriger l’interlocuteur vers des contacts disponibles. Les salariés veilleront à prévoir une telle réponse automatique.

10. L’information et la sensibilisation des salariés

Le présent accord est porté à la connaissance de tous les salariés de la Société par voie électronique ou par tout autre moyen.

Par ailleurs, des fiches pratiques sont portées à la connaissance des salariés par voie électronique ou tout autre moyen, afin de les sensibiliser à une régulation efficace des outils numériques en dehors du temps de travail, à l’anticipation et la programmation de créneaux de travail, à la priorisation des tâches et à l’optimisation des temps de partage (l’ensemble des fiches pratiques est détaillé en annexe 1 du présent accord).

11. LES DISPOSITIFS D’ALERTE

Le personnel d’encadrement, et de manière générale, tous les salariés, sont invités à alerter la direction des ressources humaines, les représentants du personnel et/ou le salarié en question, en cas d’usage excessif des outils numériques en dehors du temps de travail, notamment s’ils ont connaissance de ce que ce salarié a été amené à travailler pendant une période de repos, une période de congés, un jour férié, etc.

En cas d’alerte d’un salarié ou du personnel d’encadrement, un entretien avec le supérieur hiérarchique et un membre de l’équipe des ressources humaines sera organisé afin d’identifier les difficultés recherchées et de convenir de mesures adaptées.

12. La formation du personnel

Des actions de formation sont organisées par la direction des ressources humaines pour sensibiliser les salariés à un usage raisonnable des outils numériques, dans le respect du présent accord.

13. SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord fera l’objet d’un suivi régulier et au moins une fois tous les ans.

14. Notification de l’accord

Le texte du présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la Société à l’issue de la procédure de signature.

15. REVISION

Conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

• jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application du présent accord et Parties Signataires ou adhérentes du présent accord ;

• à l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application du présent accord.

La révision de tout ou partie du présent accord devra être sollicitée selon les modalités suivantes :

• toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux Parties Signataires et adhérentes, et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée ;

• le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les Parties Signataires et adhérentes devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte et, le cas échéant, la conclusion d’un avenant de révision.

16. DENONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une des Parties Signataires ou adhérentes, sous réserve de respecter un préavis de trois (3) mois.

Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des Parties Signataires ou adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception et faire l’objet d’un dépôt dont les conditions sont fixées par voie réglementaire.

En tel cas, Parties Signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter de l’éventualité de conclure un accord de substitution.

17. PROCEDURE DE REGLEMENT DES DIFFERENDS

Tout différend concernant l’application du présent accord est d’abord soumis à l’examen des Parties Signataires en vue de rechercher une solution amiable.

A défaut d’accord entre les Parties Signataires, le différend est porté devant la juridiction compétente.

Pendant toute la durée du différend, l’application de l’accord se poursuit conformément aux règles qu’il a énoncées.

18. DEPOT ET PUBLICITE

Un exemplaire original de cet accord sera remis au Conseil de Prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Le présent accord sera également déposé auprès de la DIRECCTE de façon dématérialisée, via la plateforme TéléAccords.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des Parties Signataires.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication du personnel.

Fait à Vatry,

Le 04 févier 2019,

En ..... exemplaires originaux

Pour la Société

Directrice Ressources Humaines et Juridique

L’organisation syndicale FO

Représentée par son délégué syndical, ,

dûment habilité aux fins des présentes

L’organisation syndicale CFDT

Représentée par son délégué syndical,

dûment habilité aux fins des présentes

L’organisation syndicale CFE-CGC

Représentée par son délégué syndical,

dûment habilité aux fins des présentes

ANNEXE 1

FICHES PRATIQUES

S’aménager des séquences de travail sans distraction

• Objectif

S'aménager durant sa journée de travail des moments de déconnexion pour pouvoir se concentrer sur une tâche à effectuer.

• Constat

« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

Un salarié est pourtant en moyenne interrompu (mail, téléphone,…) toutes les 12 minutes.

• Mise en œuvre

J'anticipe et je me réserve une ou des séquences de travail sans distraction.

Pour cela :

• J'utilise l'option « ne pas déranger » dans Skype,

• J'indique dans mon agenda Outlook que je suis occupé(e),

• Je ferme ma boîte mails,

• J'utilise le « mode avion » de mon smartphone,

• Je m'installe dans un espace au calme.

• A l’inverse, Je respecte les séquences de travail de mes collègues

• Notamment, je frappe et attends d’être invité à entrer pour rentrer afin de ne pas perturber inutilement la séquence de travail de mon collègue.

Séquencer son travail pour gagner en efficacité

• Objectif

Gagner en efficacité en se concentrant sur une tâche à la fois

• Constat

« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

En séquençant le temps nécessaire pour remplir une tâche, il est plus facile de l’accomplir en totalité. De plus, en se concentrant sur une tâche à la fois, ou un ensemble de tâches de même nature (par exemple, répondre à ses mails) pendant une durée limitée, on gagne en efficacité et en productivité.

• Mise en œuvre

• J’expérimente, avec l’accord de mon manager, la méthode « Pomodoro ». 25 minutes de travail intense, puis 5 minutes de pause.

• Je prévois dans mon agenda des séquences de travail sur des sujets spécifiques (90 minutes maximum) et je me mets en indisponible pour pouvoir me concentrer.

Paramétrer ses notifications

• Objectif

Il s’agit de sortir d’un mode de fonctionnement privilégiant l’immédiateté quelle que soit l’importance et l’urgence réelle de l’information reçue.

• Constat

L’arrivée d’une notification sur son smartphone ou d’un nouveau mail sur son ordinateur peut donner lieu à une alerte sonore ou l’ouverture d’une fenêtre « pop up », et interrompre le travail.
A chaque interruption, il faut trois minutes en moyenne pour se reconcentrer.

• Mise en œuvre

• Je coupe le son de mon ordinateur et/ou de mon téléphone portable quand je veux me concentrer,

• Sur Outlook, je paramètre mes notifications sonores,

• Sur mon smartphone, dans « Réglages », je paramètre mes notifications (appel, sms, applications…).

Gérer ses priorités

• Objectif

Gérer ses priorités et sortir d’un mode de fonctionnement privilégiant l’immédiateté quelle que soit l’importance et l’urgence réelle de la tâche à effectuer.

• Constat

« Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important ».

Pris dans le flux quotidien d’informations à traiter, il est parfois difficile de prioriser ses tâches. On va alors les déterminer en fonction de l’urgence plus que de l’importance réelle.

• Mise en œuvre

Comment m’organiser concrètement ?

• Je liste toutes mes tâches,

• Je priorise mes tâches.

Exemple de priorisation:

Important et urgent: je le fais immédiatement

Important et pas urgent: je le délègue dans la mesure du possible

Pas important et urgent: je planifie la réalisation

Pas important et pas urgent: je reporte

D’autres astuces pratiques?

• Je rassemble toutes les tâches de même nature sur une même séquence de travail, par exemple, je réponds à une série de mails qui traitent du même sujet sur une séquence dédiée.

• Je ne reporte jamais toute tâche qui prend moins de 2 minutes.

• J’identifie avec mon manager ce qui est important, en fonction des objectifs de mon équipe / projet.

Et si je gère un projet?

• Exemple de priorisation avec la méthode « MoSCoW »

• M pour « Must have »: ce qui est indispensable pour le projet

• S pour « Should have »: ce qui doit être fait dans la mesure du possible

• C pour « Could have »: ce qui peut être fait si cela n’affecte pas les autres tâches prioritaires

• W pour « Won’t have but would like »: ce qui ne sera pas fait cette fois mais plus tard

Le mail, c’est pas automatique !

• Objectif

Bien réfléchir avant de choisir le mail comme outil de communication.

• Constat

Contrairement au téléphone, à la messagerie instantanée, ou aux échanges interpersonnels, le mail est un outil de communication asynchrone. C’est d’abord et avant tout un média qui permet de transmettre des informations, et non de discuter ou gérer des urgences.

• Mise en œuvre

• Je vérifie la disponibilité de mon interlocuteur avant de le contacter.

• Si je souhaite une réponse rapide, d’autant plus si celle-ci est urgente, j’utilise le téléphone ou je vais voir directement la personne.

• Si mon interlocuteur est à proximité, je privilégie l’échange direct.

• Je privilégie la réunion en physique (courte comme le stand-up meeting) ou la conférence en ligne pour la prise de décision.

• Je n’utilise pas le mail pour gérer des conflits.

• Je ne considère pas le mail comme « suffisant » pour me décharger ou me défausser sur un collègue.

« Copie, « copie cachée », « répondre à tous » : bien choisir les destinataires de ses mails

• Objectif

Contribuer à une diminution des mails en évitant de saturer la boîte mail de ses collaborateurs, en réfléchissant aux destinataires de ses mails.

• Constat

Nos boîtes mails débordent de mails qui ne nous sont pas vraiment adressés. Il s’agit avant d’envoyer un mail de bien réfléchir à qui l’on s’adresse et d’utiliser les champs à bon escient.

• Mise en œuvre

• Je prends le temps de la réflexion avant de choisir les destinataires de mon mail :

  • « à » pour action : en règle générale un SEUL correspondant.

  • « cc » pour information : la copie ne doit pas être systématique. Chaque personne en copie doit l’être pour une raison définie.

  • « cci » copie cachée : les personnes que vous mettez en copie cachée ne sauront pas réciproquement qu’elles sont mises en copie. On peut utiliser cette fonctionnalité pour adresser un mail à un grand nombre de personnes.

• J’évite de recourir au « répondre à tous » quand ce n’est pas nécessaire.

Digital Detox

• Objectif

Faire une parenthèse en laissant de côté ses outils numériques pendant ses temps de repos et de congés.

• Constat

Dans une société de connexion permanente où la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle est de plus en plus floue, il s’agit de se reconnecter à la vie « non numérique » et de se reposer vraiment. Ceci permet aussi de perdre certains automatismes : sortir systématiquement son smartphone quand on se retrouve seul, écrire un sms en marchant…

• Mise en œuvre

• Avant de partir en congés, je transmets les informations nécessaires à mes collègues pour éviter d’être dérangé en mon absence. Je programme mon message d’absence.

• Pendant mon repos et mes jours de congés, je me déconnecte vraiment, totalement. L’ordinateur est rangé, le smartphone est éteint.

• Rappel de l’accord : je m’interdis de contacter mon collègue qui est en congés ou en repos.

Prendre des pauses efficaces

• Objectif

Se ressourcer et être plus concentré grâce à des vraies pauses sans sollicitation qui permettent de « recharger les batteries ».

• Constat

La pause est un facteur important de bien-être au travail, et c’est un moment important pour créer du lien social avec ses collègues. Dans un contexte de surabondance de l’information, notre cerveau continue à trier et structurer les informations en permanence.

• Mise en œuvre

• Je planifie des séquences pour traiter mes mails (cf. fiche S’organiser des séquences spécifiques pour traiter ses mails).

• Tout mail qui prend moins de 2 minutes est traité directement.

• Si le message n’est pas important, je l’archive immédiatement.

• Il est recommandé de prendre a minima deux pauses, une le matin, et une l’après-midi.

• Déconnectez-vous du travail un court moment en marchant dehors, en lisant (pas ses mails !), en discutant avec ses collègues (pas de travail) ou encore se concentrant sur sa respiration, dos à votre écran …

Insérer un message de sensibilisation dans ma signature électronique

• Objectif

Sensibiliser sur le droit à la déconnexion en insérant dans la signature électronique une mention précisant que le mail ne demande pas de réponse immédiate.

• Constat

La transformation des usages demande un engagement collectif. En ajoutant un message dans votre signature vous affichez ainsi votre attention au temps de vos interlocuteurs.

• Mise en œuvre

Vous pouvez insérer dans votre signature électronique une mention du type « si vous recevez ce mail en dehors des heures de travail ou durant vos congés, vous n’avez pas à répondre immédiatement, sauf en cas d’urgence exceptionnelle ».

Anticiper pour déconnecter

• Objectif

Préparer les journées de travail à venir. Effectuer un trajet ou un déplacement en toute sécurité.

• Constat

Une majorité de personnes reconnait répondre à leur téléphone au volant lors de trajets professionnels. Si les automobilistes sont souvent sensibilisés aux méfaits du Smartphone au volant, celui-ci est également à l’origine d’accident de plain-pied : collision, chute. Il s’agit de préserver sa sécurité en étant attentif sur son trajet ou lors de déplacements.

• Mise en œuvre

• Avant de quitter le bureau, je liste sur une feuille les activités que j’ai à faire pour me « vider la tête » et ne pas y penser après.

• Au volant ou quand je marche, je n’utilise pas mon téléphone portable.

Bien préparer une réunion

• Objectif

Bien préparer ses réunions pour les optimiser, gagner du temps et de l’efficacité. Réduire le nombre de réunions.

• Constat

Un salarié passe en moyenne 24 jours par an en réunion. Trop longues, trop nombreuses, il s’agit de bien les organiser en amont pour que celles-ci permettent d’être efficace en collectif.

• Mise en œuvre

• Je clarifie les objectifs de la réunion et me demande si celles-ci est indispensable et s’il n’y a pas un autre moyen que la réunion pour remplir ces objectifs.

• Je fixe un ordre du jour clair et structuré au minimum 48h à l’avance, et j’envoie tous les documents nécessaires avant la réunion.

• Afin de s’assurer d’échéances de qualité et de la participation effective de tous, j’invite uniquement les personnes indispensables à la réunion.

• J’essaie de raccourcir la durée de mes réunions.

• Je rédige des minutes de meeting pour éviter de répéter/oublier.