Accord d'entreprise "ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE REP INTERNATIONAL" chez REP INTERNATIONAL (Siège)

ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU TRAVAIL A DISTANCE

REP INTERNATIONAL

Entre les soussignés :

La société REP INTERNATIONAL, SAS au capital de 2 500 000 Euros identifiée sous le numéro 400 131 801 RCS Lyon, située à Corbas (69960), Z.I. 15, rue du Dauphiné et représentée par Monsieur XXXXXXXXXX agissant en qualité de Président Directeur Général.

Ci-après dénommée « l’entreprise »

D’UNE PART,

ET

Les Délégués Syndicaux des organisations syndicales représentatives au sens de l’article L 2122-1 du code du Travail : 

Monsieur XXXXXXXXXX, délégué syndical CGT

Monsieur XXXXXXXXXX, délégué syndical CFE-CGC

D’AUTRE PART,

Ci-après désignées « Les Parties signataires »

PREAMBULE

Il ne sera pas utilisé le vocable de télétravail, car celui-ci dans son cadre légal actuel semble plutôt traiter de poste de travail organisé de manière stable, permanente et majoritaire en travail à distance.

Chez Rep, il n’est pas envisageable de créer de tels postes de par la complexité des données à traiter sur la plupart des postes et la réactivité attendue par le marché. Cependant, les postes ne requérant pas de moyens physiques non déplaçables peuvent faire l’objet d’aménagement partiel permettant de réaliser une partie des tâches à domicile ou en déplacement, dès lors qu’il s’agit de postes de service itinérants et/ou informatisés.

L’évolution des modes de travail, des technologies de communication, invite notre entreprise à revoir certaines formes d’organisation du travail. L’objectif est d’améliorer les conditions de vie au travail et personnelles des salariés, d’affaiblir les facteurs de risques et de réduire les nuisances et contraintes liées aux déplacements domicile/lieu de travail.

Nous parlerons donc de travail à distance en distinguant deux cas :

• Le travail à distance habituel et flexible (tàd-hf)

• Le travail à distance ponctuel pour motif collectif (tàd-pmc)

Article 1. Objet

Le présent accord a pour objet de définir et organiser les conditions d’exécution du travail à distance au sein de la société REP INTERNATIONAL.

Article 2. Définition du travail à distance

Conformément aux dispositions prévues par le Code du travail, le travail à distance désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Sauf situation de travail à distance ponctuel pour motif collectif (tàd-pmc) visée à l’article 6.3 ci-dessous, le travail à distance repose sur la base du volontariat et nécessite l’accord du salarié et de l’employeur.

Il est ainsi rappelé qu’en cas de circonstances exceptionnelles au sens de l’article L. 1222-11 du Code du travail, la mise en œuvre du travail à distance peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Article 3. Conditions pour être éligible au travail à distance

Pour être éligible, les collaborateurs doivent avoir une maîtrise de leur métier, être autonome, faire partie d’une équipe configurable avec une liaison à distance et être en capacité matérielle, organisationnelle et psychologique de travailler à distance. Il s’adresse en priorité aux personnels équipés d’un PC portable et d’un téléphone mobile : itinérants, cadres, et éventuellement postes spécialisés autonomes pouvant être tenus à distance, et si le cadre de travail à distance est adapté.

La demande du salarié et sa faisabilité seront examinées selon des critères objectifs, tels que :

• La nature du travail effectué à faible contrainte collaborative

• La confidentialité et/ou les impératifs de sécurités des informations manipulées ;

• La capacité d’autonomie du salarié ;

• La configuration de l’équipe avec laquelle il travaille au quotidien ;

• L’accès nécessaire à certains documents ou moyens de production pour mener à bien sa mission ;

• Les impératifs du bon fonctionnement du service.

Le collaborateur devra avoir une ancienneté dans le poste d’au moins 3 mois de travail effectif et pourra sur demande avec validation de son responsable hiérarchique faire du travail à distance à raison d’1 jour tous les 15 jours. La durée de cette organisation sera applicable durant les 6 premiers mois de travail effectif en entreprise.

Les apprentis et les stagiaires ne sont pas éligibles au travail à distance, considérant que leur présence dans la communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Ne sont pas non plus éligibles, les salariés sous contrat à durée déterminée inférieur ou égal à 6 mois.

Article 4. Procédure à suivre pour recourir au travail à distance

Le travail à distance habituel et flexible (tàd-hf) repose sur une démarche volontaire du salarié qui doit adresser une demande écrite à son supérieur hiérarchique.

Un entretien doit être organisé sous un délai de 21 jours calendaires.

La réponse du responsable sera formulée par écrit dans le mois suivant l’entretien pour le tàd-hf.

En cas de refus de la demande, celui-ci devra faire l’objet d’une réponse écrite et motivée.

En cas d’acceptation de la demande de travail à distance, il sera remis au salarié concerné un formulaire dans lequel seront précisés :

• Les références du présent accord collectif et les modalités de sa consultation par le salarié

• Les modalités du travail à distance : rattachement hiérarchique du travailleur à distance, modalités d’évaluation de la charge de travail, les modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise,

• Les modalités d’articulation entre travail à distance et présentiel

• Les informations relatives aux équipements mis à disposition, à leurs règles d’utilisation, à leur coût et aux assurances,

• Les règles relatives à la protection des données utilisées par le travailleur à distance et à leur confidentialité.

• Les règles de prise en charges des frais professionnels, telles que définies dans l’entreprise.

Le salarié devra retourner un exemplaire de ce document signé avec la mention manuscrite « lu et approuvé ».

Article 5. Période d’adaptation

Une période d’adaptation de 3 mois travaillés à compter de la date de mise en œuvre du travail à distance (tàd-hf) sera appliquée à partir du 1^er jour de travail à distance effectué. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin unilatéralement au travail à distance, en expliquant par écrit, les raisons de cette décision, sous un délai de 15 jours.

A l’issue de la période d’adaptation, un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique afin de faire un bilan sur les avantages et contraintes que chacun tire de ce mode d’organisation et apprécier l’opportunité de le poursuivre, avec ou sans modification.

Article 6. Modalités d’organisation du travail à distance

6.1 Le travail à distance habituel et flexible : (tàd-hf)

En cas d’acceptation de la demande du salarié, la période d’application du tàd-hf ne pourra excéder l’année civile N+1 soit jusqu’au 31 décembre 2023.

Il sera de 1 à 2 jours par semaine et plafonné à un maximum de 52 jours par année civile, ce maximum étant calculé prorata temporis en cas d’entrée en cours d’année.

Le nombre total de jours par an sera fixé en accord avec le responsable de service. Il sera éventuellement révisable en accord avec le responsable de service. Des dérogations pourront être convenues sur le plafond hebdomadaire ou annuel, au cas par cas, en fonction des circonstances comme : une absence dans le service, un surcroit de travail, un projet exceptionnel et sous réserve de la capacité du collaborateur d’une part, et de son groupe de travail et de son responsable opérationnel d’autre part, à opérer efficacement en mode accentué.

Le travail à distance habituel et flexible (tàd-hf) peut être utilisé les semaines comportant au maximum un jour férié ou un jour d’absence dans la semaine dans la limite d’une journée. Dans ce cas, le jour de travail à distance ne devra pas être accolé au jour d’absence (maladie, CP, RTT, formation, chômage partiel, jours de congés conventionnels...). A noter que le déplacement professionnel n’est pas considéré par cette application. De même, les mois de congés d’été, à effectif réduit, seront exclus du périmètre d’application de l’accord mais pourront faire l’objet de dispositions adaptées aux nécessités de chaque service.

Les jours de tàd-hf dans la semaine seront fixés en accord avec le responsable de service moyennant un délai de prévenance de 5 jours minimum pour une période ne pouvant excéder 3 mois.

Le tàd-hf ne peut pas faire l’objet de jours préférentiels fixes sur toute l’année civile, sauf contraintes de charge de personne dépendante (sur attestation).

La planification prévisionnelle se fera au mois par le responsable de service, en assurant chaque jour la présence sur site de Corbas d’au moins 50 % de l’effectif de chaque groupe de travail de chaque service.

Le planning du travail à distance du mois M+1 devra être remis au plus tard le dernier mercredi du mois M au service RH. En cas de mises à jour, ces dernières devront être transmises au service RH dès connaissance.

Le tàd-hf pourra être suspendu temporairement par le responsable pour une période maximale de 3 mois (renouvelable une fois), moyennant 10 jours de prévenance, lors d’une prise de poste, ou 5 jours de prévenance, en cas d’absence imprévue comme maladie, démission dans l’équipe où opère le salarié concerné. Toutefois en cas d’impérieuse nécessité (visite extérieure non programmée, situation de crise, force majeure…), le délai de prévenance pourra être annulé, le salarié sera prévenu au plus tard à 15 h 45 le jour précédant celui de travail à distance annulé.

La suspension temporaire du tàd-hf pourra également être demandée par le salarié en cas de circonstances exceptionnelles affectant le lieu du tàd-hf (comme des travaux dans ce lieu) de nature à empêcher temporairement la réalisation dans de bonnes conditions du travail à distance.

En cas de mutation (temporaire ou définitive), le tàd-hf pourra être annulé (moyennant un délai de prévenance de 30 jours) ou suspendu (sur la durée de la mutation temporaire).

En outre, il pourra être mis fin de manière anticipée au travail à distance habituel et flexible (tàd-hf) dans les conditions suivantes :

• par le collaborateur, qui peut renoncer, après un entretien avec son responsable hiérarchique, à exercer son activité à distance en confirmant par écrit (lettre ou courriel) sa demande ainsi que la date d'effet souhaitée,

• par le responsable hiérarchique qui peut décider après entretien avec le collaborateur, la cessation du travail à distance (tàd-hf), notamment,

  • en cas de non-respect des engagements de modalités d’organisation du travail à distance (comportement, temps de travail, tenue du poste),

  • en cas de manque ou de baisse de performance du collaborateur,

  • en cas de non-respect des règles de contrôle et de suivi,

  • en cas de mauvaise utilisation répétée du matériel,

  • en cas de modification collective ou individuelle de l’organisation du travail,

  • pour des raisons de sécurité, permanentes ou temporaires ou pour des problèmes techniques (liés au matériel ou à l’installation) de quelque nature qu’ils soient, rendant le travail à distance contre-performant.

Un délai de prévenance de 30 jours, courant à compter de l’entretien susvisé, devra être respecté par chacune des parties souhaitant mettre fin de façon anticipée au tàd-hf.

6.2 Le tàd-pmc

Réservé aux situations exceptionnelles collectives (évènements sanitaires, intempéries, difficultés de transport) et ouvert à tous les postes pouvant être assurés à distance, ce dispositif ne pourra être décidé que par la direction, dans une limite de temps liée strictement à l’évènement en cause et s’appuiera sur les dispositions de l’article L.1222-11 du Code du travail.

Article 7. Contrôle du temps de travail et régulation de la charge de travail

Le travail à distance est soumis au même régime horaire que dans l’entreprise : le jour de travail à distance sera décompté à la durée quotidienne moyenne du contrat de travail (7,60 h pour 35 h 00 avec RTT, 8,47 h pour 39 h 00 avec RTT, autres…). Courant 2023, suite à l’évolution de notre outil de gestion des temps et des activités, cette modalité sera modifiée (date non encore définie) : les salariés en travail à distance devront badger virtuellement par le biais de l’outil. Ainsi, le temps de travail effectué le jour de travail à distance sera décompté et traité de la même manière qu’un jour de présence en entreprise.

Les plages obligatoires de connexion sont de 9 h 00 à 15 h 45. Les plages mobiles possibles sont de 7 h 30 à 9 h 00 et de 15 h 45 à 17 h 30, tout salarié en travail à distance pouvant prétendre à la déconnexion en dehors de ces plages.

Le travail à distance ne peut générer aucune heure supplémentaire, sauf sur demande expresse de la hiérarchie.

Le salarié en travail à distance s’engage à respecter les temps minimum de repos de 11 h 00 consécutives entre 2 journées de travail, de pause de minimum 20 mn toutes les 6 h 00 consécutives de travail. La pause déjeuner sera de 45 mn à 1 h 00 à prendre entre 11 h 30 et 14 h 00.

L’entreprise s’engage à ce que la charge de travail et les horaires effectifs induits soient évalués suivant les mêmes modalités que ceux effectués dans l’entreprise.

Le salarié et son responsable opérationnel devront convenir des modalités de compte-rendu des activités.

Des échanges réguliers entre le salarié et son responsable opérationnel ou les RH seront effectués pour s’assurer du bon fonctionnement de cette organisation pour toutes les parties concernées et vérifier la charge de travail du salarié.

Tout jour de travail à distance annulé n’est pas automatiquement reportable.

Chaque année, un entretien est organisé, qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

Article 8. Conditions matérielles du travail à distance

Les obligations existantes sur le site (règlement intérieur, charte informatique, RGPD...) sont transposables dans le cadre du travail à distance. Ainsi, il est rappelé que le travailleur à distance reste soumis aux obligations de confidentialité et de discrétion à l’égard des informations et autres documents utiles à l’exécution de ses missions.

Liste du matériel fourni

L’entreprise pourra fournir si besoin au salarié :

• un ordinateur professionnel, équipé d’un accès au réseau

• un téléphone portable avec abonnement professionnel (si nécessaire)

Selon la situation individuelle du salarié concerné, les parties détermineront des éventuels aménagements, notamment en matière de logiciels, nécessaires à l’adaptation du poste au handicap du salarié.

Si le salarié n’a pas de téléphone portable professionnel attribué et afin de rester joignable, la ligne de téléphone fixe de la personne en travail à distance fera l’objet d’un renvoi vers le téléphone où le salarié sera joignable pendant les heures de travail à distance. Le salarié sera responsable de la bonne mise en place de ce renvoi. L’entreprise garantit l’anonymat du numéro de téléphone personnel du salarié lorsque l’appel reçu est transféré de sa ligne fixe professionnelle à son téléphone personnel.

Entretiens des équipements

Le salarié en travail à distance sera responsable de la bonne utilisation du matériel mis à disposition, et de sa bonne conservation. En cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel, ou de documents mis à sa disposition, le salarié en travail à distance doit immédiatement en informer son responsable opérationnel ou le service informatique, à défaut le service RH.

Assurance

Préalablement à la mise en place du travail à distance, le salarié doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile* son activité professionnelle en partie. Il doit fournir à l’entreprise une attestation établissant la couverture de son activité de travail à distance. L’entreprise remboursera les éventuels surcoûts d’assurance engendrés par le travail à distance, sur présentation d’une facture acquittée.

*Le lieu d’exercice du travail à distance est par défaut le domicile enregistré en paie du salarié. En cas de travail à distance sur un autre lieu que ce dernier, le salarié devra déclarer le lieu d’exercice du travail à distance lors de sa demande écrite ou informer son responsable et le service RH du changement de lieu d’exercice du travail à distance.

Confidentialité/usage exclusif/restitution :

L’entreprise informe le salarié des dispositions légales et des règles propres à l’entreprise relatives à la protection des données sur quelque support que ce soit et à leur confidentialité. Elle l’informe également de toute restriction d’usage des équipements ou outils informatiques et des sanctions en cas de non-respect des règles applicables.

Le salarié s’engage à n’emporter et éventuellement ne conserver sur son lieu de travail à distance que les informations, sur quelque support que ce soit, dont il aurait besoin pour exécuter son travail, sans possibilité de soustraction au détriment du reste de l’entreprise, avec obligation de restitution à première demande de la part de l’entreprise au plus tard le jour ouvré suivant.

Conformité des installations

Le salarié attestera sur l’honneur que les installations électriques, les conditions d’ergonomie (position, bruit, éclairage, température) et de sécurité du lieu dans lequel il exercera son travail sont conformes, préalablement à la mise en place du travail à distance.

Indemnités

Sur demande préalable à la hiérarchie et sur justificatifs de frais réels, l’entreprise s’engage à prendre en charge les coûts directement engendrés par le travail à distance, qui ne seraient pas couverts par l’indemnité journalière.

L’entreprise verse une indemnité forfaitaire représentative des frais liés au travail à distance d’un montant de 2,50 € par journée de travail à distance.

Article 9. Santé et sécurité

L’employeur informe le salarié en travail à distance de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des règles relatives à l’utilisation des écrans et de recommandations en matière d’ergonomie.

Le salarié en travail à distance est tenu de respecter et d’appliquer correctement ces règles de prévention et de sécurité.

Les salariés travaillant à distance bénéficient de la législation sur les accidents de travail et de trajet.

Un accident survenu au salarié sur son lieu de travail à distance pendant les jours de travail à distance et dans la plage journalière de travail est soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’Entreprise pendant le temps de travail.

En cas d‘accident du travail ou d’arrêt de travail, le salarié travaillant à distance doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux (48 heures législation applicable à la date de signature de l’accord) et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail auprès du Service Ressources Humaines.

Article 10. Egalité de traitement - Collaborateurs en situation de handicap

Le salarié en travail à distance bénéficie des mêmes droits, avantages légaux et conventionnels, et, est soumis aux mêmes obligations que les collaborateurs accomplissant leur mission dans les locaux de l’Entreprise.

Le recours au travail à distance est sans incidence sur les éléments constitutifs du socle contractuel, sur l’activité professionnelle, l’accès à la formation et à l’évolution de carrière.

Les salariés en travail à distance ont le même accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que des collaborateurs en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’Entreprise.

Le salarié en situation de handicap bénéficie des mêmes droits, et, est soumis aux mêmes obligations que le salarié en situation de handicap accomplissant sa mission dans les locaux de l’Entreprise.

Article 11. Modalités d’accès au télétravail pour les salariées enceintes :

Les salariées enceintes qui demandent à bénéficier du travail à distance bénéficient de mesures adaptées permettant cette organisation de travail tout en préservant leur état de santé.

Une étude individuelle sera réalisée par le manager, le service des Ressources Humaines afin de statuer sur la demande de la salariée.

Après examen de la demande de la salariée, une réponse lui sera adressée dans les 15 jours suivant la réception de la demande.

Article 12. Réversibilité du travail à distance

Au-delà de la période d’adaptation, le travail à distance prendra fin au terme de la période prévue. La reconduction du travail à distance devra faire l’objet d’un nouvel accord entre les parties.

Si le travail à distance n’est pas reconduit, le salarié sera alors réintégré dans sa fonction dans les locaux de l’entreprise et dans les conditions antérieures à la période de travail à distance. Il occupera la même fonction, effectuera les mêmes attributions et continuera à bénéficier de la même qualification.

Article 13. Conditions de suivi du travail à distance et clause de rendez-vous

L’organisation du travail à distance fera l’objet d’un examen annuel avec le CSE afin d’en apprécier les incidences sur le fonctionnement global de l’entreprise. Ce suivi sera également l’occasion d’en mesurer les impacts sur la situation du travailleur à distance.

Toute question relative à l’exécution du travail à distance ou toute demande d’amélioration est à adresser à la hiérarchie comme aux représentants du personnel et sera remontée au CSE pour prise en compte, discussion avec la Direction et traitement s’il y a lieu.

La Direction présentera au CSE un bilan de mise en œuvre du travail à distance tous les 6 mois.

Article 14. Durée d'application et entrée en vigueur

Le présent accord entre en vigueur le 1^er janvier 2023. Il s’entend comme un accord expérimental et est donc conclu pour la durée de l’année calendaire du 1^er janvier 2023 au 31 décembre 2023.

Au plus tard deux mois avant son terme, les parties signataires ou adhérentes se réuniront pour faire l’inventaire des éventuelles difficultés et inconvénients, comme des avantages espérés en termes d’efficacité de travail individuel et collectif. Elles examineront ainsi la possibilité de le renouveler, par voie d’avenant, pour une nouvelle période d’une année, avant, le cas échéant, de le transformer en un accord d’entreprise à durée indéterminée.

A défaut d’être renouvelé dans les conditions susvisées, le présent accord cessera de produire ses effets à son échéance initiale du 31 décembre 2023.

Article 15. Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur en la matière.

Article 16. Formalités de dépôt

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord sera déposé auprès de la Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et au greffe du Conseil de Prud’hommes De Lyon par la partie la plus diligente.

Enfin, conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera publié sur la base de données nationale. L’accord sera publié dans une version anonyme de sorte que les noms et prénoms des signataires n’apparaissent pas.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

Les engagements pris dans le présent accord seront portés à la connaissance des salariés par voie d’affichage.

Fait le 6 décembre 2022, à Corbas en 5 exemplaires.

La Direction	La délégation CGT	La délégation CFE-CGC
XXXXXXXXXX	XXXXXXXXXX	XXXXXXXXXX