Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES" chez AHBFC - HOSPITALIERE DE BOURGOGNE FRANCHE COMTE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE

L’Association Hospitalière de Bourgogne Franche-Comté, dont le siège social est situé 12 rue Justin et Claude PERCHOT 70160 SAINT-REMY-EN-COMTE

Représentée par M , agissant en sa qualité de Président du Conseil d’Administration

D'UNE PART

ET :

les Organisations Syndicales représentatives du personnel de l’Association, représentées par les Délégués Syndicaux dûment mandatés,

D’AUTRE PART

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les organisations syndicales représentatives espèrent que le vote électronique sera de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’AHBFC, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés répartis sur plusieurs établissements,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires sont convenues de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Article I - MODALITES D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS

Article I.1 : Principes Généraux

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote électronique. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré)

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur)

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin)

• La confidentialité et le secret du vote.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site est doté d’un poste en libre accès.

Dans le cadre de chaque élection des salariés, les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition et le nombre de sièges selon les établissements pour les élections.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire externe, mandaté pour ce faire par la Direction.

Article I.2 : Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire externe doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux

exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

• D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

• D’autre part du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique.

• D’autre part du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprès de la CNIL.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL et remis aux organisations syndicales.

Article I.3 : Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée (article R2314-12 du code de travail).

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne (article R2314-12 du code de travail).

Article I.4 : Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article II- DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

Article II.1 : Etablissement des fichiers

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources et Relations Humaines.

Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par chaque protocole préélectoral.

À la réception de ces listes, la Direction des Ressources et Relations Humaines les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources et Relations Humaines.

Article II.2 : Modalités des élections

En présence des représentants des listes candidates, des membres du ou des bureaux de vote, de représentants de la Direction, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test en réel du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement de l’urne électronique.

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (Ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Article II.3 : Bulletins de vote

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Ressources et Relations Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront de même format.

Article II.4 : Modalités d’accès au serveur de vote

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.

En cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. L’assistance téléphonique sera disponible 24h/24 et 7j/7.

Article II.5 : Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule sera présente (physiquement ou à distance) :

• A la recette test complète du système de vote

• Au scellement des urnes avant élections

• Scellement et descellement lors du dépouillement des urnes.

D’autre part les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.

Elle comprend 1 à 2 représentants de la Direction des Ressources et Relations Humaines, 1 à 2 représentants du bureau de vote et 1 représentant du prestataire.

Article II.6 : Cellule de scellement et descellement

Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par Le prestataire lors du test en réel.

Pour l’ensemble des instances, cette cellule sera composée de trois électeurs désignés avant la date du scrutin selon les modalités définies par le protocole pré-électoral. Ces membres pourront être des membres des bureaux de vote. La présidence appartiendra au plus ancien. La cellule pourra être assistée dans ses opérations par un salarié représentant le service RRH.

Cette cellule aura en charge :

• Scellement des urnes

• Descellement des urnes.

Article II.7 : Bureaux de vote

Les modalités de désignation et de fonctionnement des bureaux de vote seront définies selon le protocole pré-électoral.

Les bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par Le prestataire et devront être composés de 3 électeurs (un président et deux assesseurs) par instance par collège.

Article II.8 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement.

Article III- CLÔTURE ET RÉSULTATS

Article III.1 : Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article III.2 : Décompte et attribution des sièges

Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.

Article III.3 : Délais et recours et destruction des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration de ces délais, Le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article IV- CAHIER DES CHARGES

Est annexé au présent accord et paraphé par les différentes parties le cahier des charges « Modalités d’organisation du vote électronique pour les élections professionnelles ».

Article IV- DISPOSITIONS FINALES

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord sera déposé à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de vesoul.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à SAINT-REMY-EN-COMTE,

le 21 septembre 2023

L’ASSOCIATION HOSPITALIERE LES DELEGUES SYNDICAUX F.O.

DE BOURGOGNE FRANCHE-COMTE

Président du Conseil d’Administration

LES DELEGUES SYNDICAUX C.G.T.

POUR LA C.F.D.T.

CAHIER DES CHARGES

Modalités d’organisation du vote électronique pour les élections professionnelles

Préambule

 

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité social économique de l’AHBFC, conformément à un accord d’entreprise conclu le 21 septembre 2023 qui fixe le vote électronique comme seule et unique modalité de vote lors des élections professionnelles, l’AHBFC a pris contact avec un « fournisseur prestataire » spécialisé dans les nouvelles technologies numériques et plus particulièrement dans le développement du vote par internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions légales et réglementaires en application des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail. Le contenu dudit cahier des charges en est fixé ci-après.

1 – FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES

Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe sur le territoire national.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées.

Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles.

Expertise

Le prestataire fournit à l’Association Hospitalière de Bourgogne Franche-Comté(AHBFC) les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Émargement électronique, unicité du vote

Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure : 

• L’unicité et la confidentialité du vote 

• L’intégrité du système 

• Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place : 

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement. 

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS. 

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Liste des émargements 

Les modalités d’accès aux listes d’émargement et aux taux de participation sont déterminées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

Assistance technique

Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24h/24-7/7.

Dispositif de secours

Le dispositif mis en place par le prestataire est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

2 – DÉROULEMENT DU PROCESS

1. Préparation de l’élection

Le prestataire fourni à l’AHBFC les supports nécessaires afin de préparer la mise en place et le paramétrage de la plateforme de vote dédiée à ces opérations électorales.

Les données pouvant être :

• Informations signalétiques de ou des établissements concernés par ces élections.

• Informations sur le détail des scrutins concernés.

• Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection.

Ces données « électeurs » sont transmises à Le prestataire aux seules fins suivantes : 

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé, 

• Contrôler les accès au système de vote électronique, 

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur, 

• Éditer les listes d’émargement.

Transmission des données

Le prestataire propose, un accès sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’AHBFC et le prestataire.

Confidentialité des données

Le prestataire s’engage elle et ses sous-traitants à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. 

À l’issue du délai légal de recours en contentieux, Le prestataire et son ou ses sous-traitants s’engagent avec l’accord de l’AHBFC à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

2. Accès à la plateforme de vote

À partir des données transmises par l’AHBFC et des données générées de façon sécurisée par la plateforme de vote, le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Les modalités de transmission de ces codes seront déterminées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

3. Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, Le prestataire organise un vote test effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

L’objectif est de permette aux participants d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

Le déroulé de ce test est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

Scellement et descellement du système de vote

Le déroulé de l’étape de scellement et de descellement est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

4. Les étapes de vote de l’électeur

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Les étapes de vote sont détaillées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

5. Clôture et dépouillement

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote.

Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées.

Le système génère automatiquement :

• Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés

• Les listes d’émargement

• Les PV CERFA normalisés

• Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel) pour le 1^er tour

Le process de génération et de fournitures des résultats sont détaillés dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.

6. Conservation

Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. 

À l'expiration du délai de recours et avec l’accord de l’AHBFC le prestataire et son sous-traitant procède à la destruction des données informatiques et papier (remise d’un certificat de destruction).