Accord d'entreprise "Accord relatif à l'annualisation du temps de travail et à la mise en place d'un dispositif de convention de forfait en jours" chez

ACCORD RELATIF À L’ANNUALISATION DU TEMPS DE TRAVAIL ET À LA MISE EN PLACE D’UN DISPOSITIF DE CONVENTION DE FORFAIT EN JOURS

ENTRE :

La société SMILY, société à responsabilité limitée, dont le siège social est situé 1, rue Bourdaloue, 75009 Paris et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 400 639 613 RCS Paris, représentée par , en sa qualité de gérant,

d’une part,

Et :

Les salariés de la société SMILY

d’autre part,

Préambule

Créée en 1995, la société SMILY a pour activité la commercialisation sur internet de cadeaux de naissance et de baptême (bracelets, médailles…) et propose des services sur mesure personnalisés, notamment de la gravure.

Le présent accord a pour objet de mettre en place dans l’entreprise :

• Une annualisation du temps de travail, de type modulation, dans le cadre du dispositif d’organisation pluri-hebdomadaire du temps de travail prévu aux articles L. 3121-41 et suivants du Code du travail ; ce dispositif est destiné à lui permettre de faire face aux fluctuations d’activité en évitant un recours excessif aux heures supplémentaires et à des mesures de chômage partiel, tout en garantissant aux salariés une stabilité de leur rémunération et une prévisibilité de leur rythme de travail ;

• Un dispositif de convention de forfait en jours tel que prévu aux articles L. 3121-58 et suivants du code du travail pour les catégories de salariés disposant d’une large autonomie dans l’organisation de leur temps de travail.

SMILY comptant actuellement moins de onze salariés, le présent accord a été adopté par referendum le 27 janvier 2022 conformément à l’article L. 2232-21 du code du travail et selon des modalités fixées en annexe.

Chapitre 1 - Annualisation du temps de travail

Article 1 - Principe et définition

L’annualisation est un mode d’aménagement du temps de travail permettant de faire varier la durée hebdomadaire du travail sur une période annuelle afin de faire face, notamment, aux fluctuations de l’activité de l’entreprise.

Ce mode d’aménagement vise à répartir la durée du travail sur l’année de façon que les semaines de haute activité soient compensées par des semaines de moindre activité.

Article 2 - Champ d’application (Salariés concernés)

Le présent dispositif d’annualisation est susceptible de s’appliquer à l’ensemble des salariés de l’entreprise, présents à l’effectif à la date du présent accord ou engagés ultérieurement, dont les fonctions sont soumises à variations.

Il concerne les salariés en contrat à durée indéterminée à temps complet ainsi que les salariés en contrat à durée déterminée engagés pour une durée supérieure à un mois.

Sont exclus les salariés soumis à une convention individuelle de forfait annuel en jours.

S’agissant des salariés sous contrat de formation en alternance (contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation), leur horaire de travail peut être annualisé sous réserve qu’il soit compatible avec les obligations de formation théorique et pratique incombant à l’entreprise et à l’établissement de formation et dans des limites compatibles avec les durées maximales applicables à ces catégories de salariés.

Article 3 - Durée annuelle de référence

La durée annuelle du travail peut varier entre 1603 et 1610 heures, journée de solidarité incluse, selon le nombre de jours calendaires, de jours de repos hebdomadaires et de jours fériés chômés.

Cette durée annuelle est calculée sur la base d’un droit intégral à congés payés (25 jours ouvrés).

En cas d’année non bissextile (365 jours), comportant 104 jours de repos hebdomadaire et 6 jours fériés chômés coïncidant avec des jours travaillés, elle est égale, pour une répartition de l’horaire hebdomadaire de travail de 35 heures sur 5 jours, à 1.610 heures.

Soit : 365 j – 104 j de repos hebdomadaire – 25 jours Congés payés – 6 jours fériés coïncidant avec des jours travaillés = 230 jours travaillés x 7 h = 1.610 heures.

La période de référence débute le 1^er janvier de chaque année civile et se termine le 31 décembre.

Pour les salariés embauchés en cours de période de référence, il conviendra de retenir la date du 1^er jour de travail comme début de la période de référence.

Pour les salariés quittant l’entreprise en cours de période de référence, la date de fin de période correspondra à la date de sortie de l’entreprise.

Article 4 - Modalités d’organisation de l’annualisation

4.1 - Amplitude des variations

La limite supérieure de la variation du temps de travail est fixée à 48 heures par semaine. Il n'y pas de plancher, la durée du travail pourra donc être égale à 0 heure sur certaines semaines.

4.2 - Respect des durées maximales de travail

A titre de rappel, la durée effective du travail doit respecter les limites maximales définies par la loi, soit :

• 48 heures de travail effectif au cours d’une même semaine ;

• 44 heures en moyenne sur une période quelconque de 12 semaines consécutives ;

• 10 heures quotidiennes de travail effectif.

4.3 - Programmation indicative de la variation et délais de prévenance

L’annualisation du temps de travail implique la succession de périodes de plus ou moins forte activité. Les tendances observées au sein de SMILY étant les suivantes :

• périodes basses : octobre à mars ;

• périodes hautes : avril à septembre.

La direction de SMILY élabore chaque année un programme indicatif de l’organisation du temps de travail sur la période de référence. Il indique, pour chaque semaine, la durée hebdomadaire et l’horaire prévisible de travail.

Cette programmation est portée à la connaissance des salariés 15 jours calendaires au moins avant le début de la période de référence.

Cette programmation est communiquée à titre indicatif et pourra être modifiée en cours de période afin de l’adapter aux nécessités de fonctionnement de l’entreprise.

Dans ce cas, les salariés seront informés des changements d’horaires et/ou de la durée du travail hebdomadaire moyennant un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

Exceptionnellement, en cas de travaux urgents ou d’absence inopinée d’un salarié, ce délai de prévenance pourra être ramené à 2 jours calendaires.

Article 5 - Lissage de la rémunération

Afin d’éviter des écarts de rémunération dus à la fluctuation des horaires, la rémunération mensuelle des salariés est lissée, régulière et indépendante de l’horaire réel.

Le salaire mensuel du salarié sera calculé sur la base d'un horaire mensuel moyen de 151,67 heures.

A la fin de la période annuelle de référence, les heures réalisées, excédentaires ou en débit, seront rémunérées ou déduites sur la fiche de paye du mois suivant, selon les modalités définies à l’article 6 du présent accord.

Article 6 - Incidence des absences et entrées ou sorties en cours d’année

6.1 - Absences en cours de période de référence

Il est rappelé que, sous réserve de l’article 6.3 ci-après, les absences du salarié au cours de la période de référence, quelle qu'en soit la cause, ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des heures supplémentaires, sauf dispositions légales ou conventionnelles contraires et opposables. Il en est ainsi notamment des congés payés, des jours fériés chômés payés ou des autres absences même lorsqu’elles sont rémunérées.

En cas d'absence rémunérée ou indemnisée en tout ou partie par l'employeur (congés payés, maladie, maternité, accident du travail, etc... ), le salarié percevra une rémunération calculée sur la base du salaire mensuel lissé.

En cas d'absence non rémunérée ou non indemnisée par l'employeur, ces absences feront l'objet d'une retenue sur la paie du salarié à hauteur du nombre d'heures d'absence constaté et calculée sur la base du salaire mensuel lissé.

En cas de trop-perçu résultant de ces absences, constaté à la fin de la période de référence, il sera procédé à une régularisation dans les mêmes conditions que celles fixées par l’article 6.3 ci-dessous.

6.2 - Entrée ou sortie en cours d’année de référence

En cas d’embauche ou de rupture du contrat de travail en cours d’année de référence, il est procédé, en fin d’année ou à la date de la rupture, à une régularisation de la rémunération sur la base du temps réel de travail effectué au cours de la période de présence par rapport à la durée moyenne de 35 heures fixée pour le lissage de la rémunération.

Les heures de travail effectuées en sus de la durée moyenne de 35 heures sont rémunérées et payées sur le bulletin de paie du mois de janvier de l’année suivante ou sur le dernier bulletin de paie en tenant compte des majorations pour heures supplémentaires.

Si le nombre d’heures réellement travaillées ou assimilées est inférieur au nombre d’heures rémunérées dans le cadre du lissage, l’éventuel trop-perçu par le salarié sera récupéré par l’employeur selon les modalités suivantes :

• en cas de régularisation en fin de période de référence, par déduction sur le bulletin de paie ne dépassant pas 1/10ème de la rémunération ; le reliquat éventuel sera récupéré selon la même quotité sur les bulletins de paie suivants ;

• en cas de régularisation lors de la rupture du contrat de travail, le trop-perçu sera récupéré en tout ou partie par compensation avec les sommes dues par l’employeur selon les quotités disponibles. Si le trop-perçu est supérieur au montant disponible dans le cadre du solde de tout compte, le salarié et l’employeur conviendront des modalités de remboursement du reliquat.

6.3 – Traitement des périodes non travaillées imputables à l’entreprise

Il ne sera pas procédé aux régularisations ci-dessus en cas de solde débiteur d’heures travaillées imputables à l’entreprise consécutif, par exemple, à l’attribution de jours de ponts.

Article 7 - Heures supplémentaires

7.1 - Définition et comptabilisation

Il est rappelé que, dans le cadre du présent accord, les heures de travail effectif (ou assimilées) accomplies au-delà de 35 heures au cours d’une semaine ne donnent lieu ni à majoration ni à repos compensateur de remplacement.

Constituent des heures supplémentaires les heures de travail effectif (ou assimilées) effectuées au-delà de la durée annuelle de 1607 heures de travail effectif.

Le volume des heures supplémentaires accomplies est apprécié à la fin de la période de référence, soit au 31 décembre de chaque année.

Il est rappelé que les heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu’à la demande de la direction ou du supérieur hiérarchique, les salariés ne pouvant en prendre l’initiative.

Pour la première année d’application du présent accord qui entrera en vigueur le 1^er février 2022, le seuil de déclenchement des heures supplémentaires est fixé à 1.473 heures (1.607 heures x 11/12),

7.2 - Contreparties des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires telles que définies au 7.1 donneront lieu à un paiement majoré de 25% et le cas échéant à la contrepartie légale de repos due en cas de dépassement du contingent annuel applicable à l’entreprise.

Les heures supplémentaires décomptées au terme de la période de référence annuelle seront payées avec le salaire du mois de janvier de l’année suivante. Toutefois, sur demande du salarié, l’employeur pourra décider d’en anticiper le versement.

Le paiement des heures supplémentaires peut être remplacé par un repos équivalent pris à la demande du salarié après validation de la direction.

Article 8 - Modalités de suivi de la durée du travail et information des salariés

Indépendamment des obligations d’affichage et de communication imposées par la réglementation, il sera procédé à un décompte de la durée du travail des salariés au moyen d’un compteur individuel de suivi des heures effectuées.

8.1 - Décompte de la durée du travail

La durée du travail des salariés sera décomptée quotidiennement par tout moyen d’enregistrement mis à la disposition des salariés par la direction.

Un décompte mensuel des heures de travail effectives sera établi et remis mensuellement au salarié en même temps que le bulletin de paie.

8.2 Information et régularisation en fin de période

A la fin de la période de référence, un document joint au bulletin de paie sera remis au salarié mentionnant le total des heures effectuées depuis le début de l’année.

Les heures excédentaires par rapport à la durée annuelle de 1607 heures seront traitées en heures supplémentaires conformément à l’article 7 du présent accord.

Chapitre 2 - Conventions individuelles de forfait en jours

Article 9 - Définition et objectif du dispositif

Le dispositif de convention de forfait annuel en jours repose sur un système de décompte du temps de travail en jours.

Cette modalité de décompte du temps de travail en jours s’adresse à des salariés qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés.

Les mesures prévues par le présent accord s’inscrivent dans une démarche basée sur la confiance. Elles visent à concilier les intérêts de SMILY et une meilleure articulation entre vie professionnelle et vie personnelle tout en prévenant les risques de dépassement du temps de travail préjudiciables à la santé et à la sécurité des salariés soumis à cette modalité d’organisation de la durée du travail.

Article 10 - Champ d’application

Sont susceptibles de conclure une convention de forfait en jours les collaborateurs auxquels les fonctions et/ou les responsabilités confèrent une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et appartenant aux catégories suivantes :

• les cadres tels que définis par la convention collective applicable et les textes attachés à celle-ci ;

• Les collaborateurs non-cadres dont les horaires ne peuvent être prédéterminés en raison de leurs activités.

Ne sont pas visés les cadres dirigeants exclus, à ce titre, de l’application de la législation sur la durée du travail (C. trav. Art. L. 3111-2).

Article 11 - Nombre de jours compris dans le forfait

Il peut être conclu avec les collaborateurs visés par le présent chapitre des conventions individuelles de forfait annuel en jours.

Lorsque le salarié dispose d’un droit complet aux congés payés légaux (25 jours ouvrés), le forfait est de 218 jours par an.

La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est fixée du 1^er janvier au 31 décembre.

Dans le cadre d’une activité réduite, il pourra être convenu un forfait portant sur un nombre de jour inférieur au forfait plein.

Article 12 - Convention individuelle de forfait

La convention individuelle de forfait est signée avec chaque collaborateur concerné. Selon le cas, elle fait l’objet d’une clause spécifique du contrat de travail au moment de l’embauche ou d’un avenant au contrat de travail.

La convention individuelle fixe le nombre annuel de jours de travail que devra effectuer le collaborateur, ainsi que la période de référence visée à l’article 11 du présent chapitre.

La convention précisera par ailleurs le montant de la rémunération.

Article 13 - Embauche ou départ en cours d’année

En cas d'embauche en cours de période de référence, ou de conclusion d'une convention individuelle en jours en cours de cette période, la convention de forfait définit, pour la période en cours, le nombre de jours restant à travailler en tenant compte de l’absence éventuelle de droit complet à congés payés et du nombre de jours fériés chômés.

En cas de départ du salarié au cours de la période de référence, il sera procédé, dans le cadre du solde de tout compte, à une régularisation en comparant le nombre de jours réellement travaillés ou assimilés avec ceux qui ont été payés.

Si le nombre de jours réellement travaillés ou assimilés est inférieur à ceux qui ont été payés, une retenue, correspondant au trop-perçu, pourra être effectuée sur la dernière paie dans les limites autorisées par le Code du travail. Dans le cas contraire, un rappel de salaire lui sera versé.

Article 14 - Conditions de prise en compte des absences

Les absences justifiées seront déduites, jour par jour, du forfait annuel de jours à travailler.

Celles n’ouvrant pas droit au maintien intégral du salaire feront l’objet d’une retenue proportionnelle sur la paie du mois considéré.

Article 15 - Rémunération

La rémunération est fixée sur l'année et versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.

A cette rémunération s'ajoute les autres éléments de salaire éventuellement prévus par le contrat de travail et la convention collective applicable.

Le bulletin de paie fait apparaître le nombre de jours fixé dans la convention individuelle ainsi que la rémunération mensuelle prévue.

Article 16 - Organisation de l’activité

Le temps de travail du salarié soumis à une convention individuelle de forfait annuel est décompté en nombre de jours travaillés.

Le salarié en forfait-jours gère librement son temps de travail en prenant en compte les contraintes organisationnelles de l'entreprise, des partenaires concourant à l'activité, ainsi que les besoins des clients.

Conformément à l’article L. 3121-62 du code du travail, le salarié en forfait annuel en jours n’est pas soumis :

• à la durée légale hebdomadaire prévue à l’article L. 3121-27 du Code du travail, soit 35 heures par semaine ;

• à la durée quotidienne maximale de travail prévue à l’article L. 3121-18 du Code du travail, soit 10 heures par jour ;

• aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues à l’article L. 3121-20 et L. 3121-22 du Code du travail, soit 48 heures pour une semaine et 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives.

Le salarié en forfait-jours doit impérativement respecter les temps de repos obligatoires :

• le repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives (C. trav. Art. L. 3131-1) ;

• le repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures auxquelles s’ajoute les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total (C. trav. Art. L.3132-2) ;

• la pause obligatoire de 20 minutes en cas de période de 6 heures consécutives de travail.

Étant autonome dans l'organisation de son emploi du temps, il n'est pas soumis à un contrôle de ses horaires de travail.

Néanmoins, l'intéressé doit veiller à respecter une amplitude de travail raisonnable et répartir sa charge de travail de manière équilibrée dans le temps.

Article 17 - Dépassement du forfait

En application de l’article L. 3121-59 du Code du travail, les collaborateurs qui le souhaitent pourront, en accord avec la hiérarchie, renoncer au cours d’une année donnée à tout ou partie de leurs journées de repos et percevoir une indemnisation en contrepartie.

En aucun cas, ce rachat ne pourra conduire à ce que le nombre de jours annuel effectivement travaillés dépasse 235 jours.

La rémunération de chaque jour de repos racheté sera égale à 110 % du salaire journalier. Elle sera versée au plus tard avec la paie du mois de janvier de l’année suivante.

Le collaborateur souhaitant bénéficier de ce rachat devra formuler sa demande par écrit un mois avant la fin de l’exercice auquel se rapportent les jours de repos concernés.

La direction pourra s’opposer à ce rachat sans avoir à en justifier.

La direction fera connaître sa réponse dans la semaine suivant la demande du salarié, l’absence de réponse équivalant à un refus.

En cas de réponse favorable, un avenant à la convention de forfait en jours sera conclu entre le salarié et l’employeur.

Article 18 - Suivi de l’organisation du travail du salarié et droit à la déconnexion

Une définition claire des missions, des objectifs et des moyens sera effectuée lors de la signature de chaque convention de forfait en jours.

Chaque salarié concerné doit respecter les modalités de décompte des jours travaillés et de suivi de la charge de travail ci-dessous exposées.

Article 18.1 - Document de suivi du forfait

Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait annuel en jours, le respect des dispositions contractuelles et légales est assuré au moyen d'un système déclaratif, chaque salarié en forfait-jours remplissant le document de suivi du forfait mis à sa disposition à cet effet.

Ce document de suivi du forfait fait apparaître le nombre et la date des journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours non-travaillés, en :

• repos hebdomadaire ;

• congés payés ;

• congés conventionnels éventuels (congés supplémentaires, congés d'ancienneté) ;

• jours fériés chômés ;

• jour de repos lié au forfait.

Ce document de suivi est établi mensuellement et validé par le responsable hiérarchique.

L’élaboration mensuelle de ce document doit permettre au responsable hiérarchique de vérifier le volume, la répartition de la charge de travail ainsi que l’amplitude de travail du salarié concerné et d’apporter à ces éléments, en collaboration avec l’intéressé, les correctifs nécessaires.

Article 18.2 – Entretiens périodiques

Un bilan individuel est réalisé chaque semestre pour vérifier l'adéquation de la charge de travail du salarié en fonction du nombre de jours travaillés, de l'organisation de son travail dans l'entreprise, de l'articulation entre ses activités professionnelles et sa vie personnelle et familiale.

En outre, sont évoquées l'amplitude des journées d'activité ainsi que la charge de travail du salarié qui doivent demeurer raisonnables et assurer une bonne répartition du temps de son travail.

Sont également abordés au cours de l’entretien de fin d’année la question de l’adéquation de la rémunération avec le volume de travail effectué.

À l'issue de l'entretien, un formulaire est rempli par le supérieur hiérarchique afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés.

Il est signé par le salarié après qu'il a porté d'éventuelles observations dans les encadrés réservés à cet effet.

Par ailleurs, la charge de travail des collaborateurs en forfait en jours devant rester raisonnable et assurer une bonne répartition, dans le temps, de leur travail, chacun d'entre eux peut solliciter auprès de son responsable hiérarchique direct un entretien supplémentaire afin de s'entretenir de sa charge de travail.

Article 18.3 – Droit à la déconnexion

En cas d'utilisation récurrente (sous forme de connexions, d'appels…) des outils numériques pendant des plages horaires de repos ou de congés ou pouvant avoir des impacts sur la santé ou la vie personnelle et familiale du salarié (tard dans la nuit, très tôt le matin, le dimanche, pendant les congés payés, etc.), le responsable hiérarchique reçoit le salarié concerné afin d'échanger sur cette utilisation et le sensibiliser à un usage raisonnable des outils numériques, voire afin d'envisager toute action pour permettre l'exercice effectif du droit à la déconnexion de l'intéressé.

Chapitre 3 – Dispositions diverses

Article 19 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 5 ans, à compter de la date de son adoption.

Il cessera de plein droit à l’échéance de son terme.

Article 20 – Entrée en vigueur

Sous réserve de son approbation à la majorité des deux tiers du personnel, le présent accord entrera en vigueur le 1^er février 2022.

A défaut, le présent accord n’est pas valable et sera réputé non écrit.

Article 21 – Suivi de l’accord

Un bilan quantitatif et qualitatif de l’application de l’accord sera établi à la fin de la deuxième année de mise en place de cette organisation. Il sera communiqué aux salariés de l’entreprise ou, si entre-temps, la société SMILY est dotée d’un CSE, soumis à cette institution.

Article 22 – Révision de l’accord

Conformément aux dispositions des articles L. 2232-22 et suivants du Code du travail, le présent accord pourra être révisé selon les mêmes modalités que pour sa conclusion (adoption par le personnel à la majorité des deux tiers), à moins qu’entre-temps et à la faveur d’une augmentation de l’effectif, l’entreprise soit dotée d’un CSE.

Article 23 – Dépôt et publicité

La société SMILY procèdera auprès de la DIRECCTE au dépôt dématérialisé du présent accord et des pièces jointes nécessaires, par le biais de la plateforme en ligne « www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ». Un exemplaire papier du présent accord sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion.

Le procès-verbal établi par le bureau de vote à l’issue de la consultation du personnel est annexé au présent accord.

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Pour toutes les dispositions non visées au présent accord, il est fait application du Code du travail et de la Convention collective nationale des entreprises du commerce à distance du 6 février 2001.

Fait à Paris, le 1^er février 2022,

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Représentant légal de SMILY

Les salariés de SMILY ayant ratifié le présent accord à la majorité des 2/3 (procès-verbal de consultation annexé au présent accord)