ACCORD TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

L’UES AFR,

Représentée par Monsieur, Président d’Arcadis ESG dont le siège social est, 200-216 rue Raymond Losserand, 75014 PARIS

Ci-après dénommée la « Direction »,

D’une part,

Et

L’Organisation Syndicale représentative au sein de l’UES :

• CFDT (F3C), Représentée par Monsieur dûment mandaté

Ci-après dénommée « l’Organisation syndicale »,

D’autre part,

Ci-après dénommées collectivement « les Parties ».

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Il est rappelé que l’utilisation quotidienne des nouvelles technologies de l’information a conduit les parties au présent accord à se rencontrer, dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire 2019, portant notamment sur l’organisation du travail, pour définir dans un accord d’entreprise les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail au sein de la société.

Le présent accord a pour finalité la définition d’un cadre général du télétravail au niveau de l’UES AFR préservant tant l’intérêt légitime de la société que les droits des collaborateurs notamment dans le respect de leur vie privée et unifiant les pratiques existantes.

Il a été conçu en portant une attention particulière à la santé et à la sécurité des salariés ainsi qu’un maintien d’un lien propre à éviter tout isolement du télétravailleur.

Les parties au présent accord se sont donc accordées sur la recherche d’un équilibre entre ces différents intérêts et soulignent le fait que l’un des facteurs clés de réussite du télétravail repose sur une confiance mutuelle des parties et un sens partagé des responsabilités.

Il est rappelé que le télétravail est une méthode d’organisation du travail et non un outil de « récompense » accordé à certains et refusé à d’autres et qu’il doit rester volontaire.

Sommaire

Préambule 1

Article 1 – Champ d’application 3

Article 2 – Définition du télétravail 3

Article 3 – Durée du télétravail 3

Article 4 – Catégories de salariés 4

Article 5 – Conditions d’éligibilité 4

Article 6 – Handicap/Maternité/Reprise de maladie ou immobilisation 4

Article 7 – Le caractère volontaire, temporaire et réversible 5

Article 8 – Formalisme et accord des parties 5

Article 9 – Avenant au contrat 6

Article 10 – Confidentialité et protection des données 6

Article 11 – Santé, sécurité 7

Article 12 – Organisation, charge de travail, joignabilité 7

Article 13 – Matériel 8

Article 14 – Prise en charge des frais associés au télétravail 9

Article 15 – Adresse du lieu de télétravail et consignes de sécurité 9

Article 16 – Coordination télétravail à domicile et travail au sein de son équipe 9

Article 17 – Respect de la vie privée 10

Article 18 – Principe d’égalité de traitement 10

Article 19 – La fin du télétravail 10

Article 20 – Commission de suivi 11

Article 21 – Information des représentants du personnel et des salariés 12

21.1 – Information annuelle du CSE 12

21.2 – Information des salariés 12

Article 22 – Durée, Révision, Dénonciation 12

Article 23 – Dépôt et publicité 12

Article 1 – Champ d’application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’UES AFR, sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité prévues à l’article 4 et 5 ci-dessous.

Cet accord annule tout avenant, disposition, article de contrat de travail préalablement signé portant sur le télétravail.

La direction s’engage à proposer pour tous les salariés qui avaient un dispositif de télétravail, le cas échéant, la signature d’un nouvel avenant à leur contrat de travail respectant le présent accord.

Article 2 – Définition du télétravail

Cet accord s’inscrit dans le cadre de l’ANI du 19/07/2005 et dans le respect de la loi 2012-387 du 22 mars 2012 et des récentes évolutions législatives (ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017, loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 et loi n°2018-771 du 5 septembre 2018) qui définissent le télétravail comme suit : « […] le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Dans le présent accord, on entend par télétravail l’alternance travail à domicile / travail dans les locaux de la société.

Le domicile s'entend comme un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur ; il doit donc s’agir de la résidence habituelle du salarié à l’exclusion de toute résidence secondaire.

Les périodes d’astreintes, le travail à distance ne constituent pas du télétravail au sens de la loi.

En cas de grève, épidémie, catastrophe, etc., le fait de travailler ponctuellement de chez soi ne pourra être assimilé à du télétravail.

Est exclue également du champ du présent accord toute forme de travail ponctuel au domicile qui ne requiert pas d’y installer un bureau ou des documents et matériels de manière permanente.

Article 3 – Durée du télétravail

La durée ordinaire du télétravail est au maximum de 2 jours par semaine organisés sur la base de jours entiers pour un temps complet.

Cette durée est ramenée à 1 jour par semaine pour tous les temps partiels jusqu’à 50%, en deçà les parties conviennent qu’aucun jour de télétravail ne pourra être accordé.

Pour une demande qui excède cette règle (2 jours par semaine), la commission définie à l’article 18 du présent accord se réunira pour examiner chaque cas qui devra rester une exception.

A la demande des salariés dont l’état de santé le justifie et après avis du médecin du travail, il peut être dérogé pour 6 mois au maximum, reconductible, à la durée maximale fixée à l’alinéa ci-dessus.

Article 4 – Catégories de salariés

En application des différents textes en vigueur nous distinguons trois catégories de salariés au sein de l’UES AFR :

• Le personnel en modalité standard : qui a nécessité et obligation d’avoir un avenant à son contrat de travail pour être en télétravail (sauf autorisation exceptionnelle et transitoire par exemples « neige, pollution, inondation ») ;

• Le personnel cadre en réalisation de mission position 2.2 et au-dessus de la convention collective : pour lequel l’avenant à son contrat de travail n’est pas nécessaire pour travailler sur un autre lieu que son lieu de travail habituel mais qui peut éventuellement avoir besoin d’un avenant télétravail pour fixer ses jours et lieux de travail ;

• Le personnel cadre en position 3 de la convention collective : qui a une large autonomie n’a pas de ce fait, la nécessité d’avoir un avenant télétravail.

Article 5 – Conditions d’éligibilité

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société en CDI, CDI de chantier et en CDD, qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel et qui ont des fonctions de nature à être exercées à distance.

Ainsi, ne peuvent pas être éligibles au télétravail les collaborateurs ayant une activité qui par nature requiert d’être exercée physiquement dans les locaux soit en raison des équipements, soit en raison de la nécessité d’une présence physique (exemples : accueil, gestion du courrier papier, travail de reproduction, entretien des véhicules, archivage papier …).

Compte tenu des spécificités de ce mode organisationnel en télétravail, les dispositions de cet accord se rapportent uniquement aux salariés qui justifient d’une ancienneté d’un an minimum continue ou discontinue au sein de la société, période indispensable à la connaissance et compréhension du fonctionnement de l’entreprise et à l’établissement d’un lien social. En sont exclus, les stagiaires et les apprentis pour des besoins nécessaires de suivi et d’encadrement.

Toute autre exclusion fera l’objet d’un examen en commission de suivi dans le but d’éviter diverses discriminations et d’assurer une totale transparence des arbitrages.

Les télétravailleurs seront enregistrés comme tel dans le registre unique du personnel.

Article 6 – Handicap/Maternité/Reprise de maladie ou immobilisation

Une attention toute particulière sera faite pour ces personnels qui peuvent être en situation difficile ou fragile, temporairement ou de manière permanente. Pour ce faire, s’ils le souhaitent, les modalités du télétravail pourront être plus souples et adaptées à leur situation.

Article 7 – Le caractère volontaire, temporaire et réversible

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le collaborateur.

En cas de changement de fonction, à la demande du salarié ou de la société le contrat de télétravail peut être renégocié ou annulé.

L’autorisation peut prévoir une période d’adaptation de trois mois au maximum au cours de laquelle il pourra être mis fin au télétravail par l’une ou l’autre des parties sur simple information écrite pour le salarié, justifiée et motivée pour la société, moyennant un délai de prévenance d’un mois.

En dehors de la période d’adaptation, il peut être mis fin au télétravail, à tout moment à l’initiative d’une des parties, sur simple information écrite pour le salarié, justifiée et motivée pour la société, moyennant un délai de prévenance de trois mois.

Lors de l’entretien d’embauche, et en fonction du poste occupé, il sera précisé au salarié si son poste est éligible ou non au télétravail.

En cas de danger grave et imminent, l’employeur ou le salarié peuvent mettre fin immédiatement au télétravail sans devoir respecter un quelconque préavis. La commission définie à l’article 19 du présent accord en sera tenu informée.

Article 8 – Formalisme et accord des parties

Dans le cas où le collaborateur exprime le désir d’opter pour le télétravail, il doit adresser sa demande écrite à la Direction des Ressources Humaines soit par lettre recommandée, soit remise en main propre, soit par courriel.

De part les évolutions législatives le télétravail est un droit, il est difficile de s’y opposer a priori sans essai préalable, néanmoins le manager pourra s’opposer au télétravail mais il devra motiver son refus par écrit avec copie au salarié et celui-ci devra être validé par les RH qui s’assureront qu’il est bien conforme aux règles de droit.

Dans le cas où la demande de télétravail émanerait du manager, le collaborateur est libre d’accepter ou de refuser le télétravail sans obligation d’en préciser le ou les motifs. Ce refus ne pourra être sanctionné.

La réponse écrite de la direction interviendra dans un délai de deux mois au maximum.

Article 9 – Avenant au contrat

En cas d’accord des parties, le passage au télétravail sera matérialisé par la signature d’un avenant au contrat de travail selon l’article 4 du présent accord.

Cet avenant précise ou rappelle :

• les modalités d’exécution du télétravail (choix du ou des jours en télétravail, les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être joint, l’adresse du lieu de télétravail),

• les modalités de suivi managérial,

• les conditions de réversibilité du télétravail,

• le lieu de réintégration à la fin de la période de télétravail,

• la durée de la période d’adaptation,

• la liste du matériel mis à disposition.

Toute modification devra faire l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail.

Article 10 – Confidentialité et protection des données

En raison de l’autonomie et de l’environnement de ce mode de travail, le télétravailleur doit être particulièrement vigilant au respect des règles de confidentialité des accès et des données. Il doit veiller à ce que tous les équipements, toutes les informations et les fichiers de données demeurent confidentiels et sûrs conformément à la charte du bon usage des outils informatiques.

Il est rappelé que les moyens informatiques mis à disposition du télétravailleur doivent être utilisés aux fins de l’entreprise pendant les horaires de télétravail. Le télétravailleur est tenu de prendre toutes les mesures dont il dispose afin d’empêcher l’accès par des tiers à ses données.

En cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol, le salarié en informe au plus vite son responsable hiérarchique, et ouvre dès que possible un ticket d’incident après du service informatique.

En cas de problèmes techniques, le salarié ne pourra être sanctionné, ni se verra imposer des jours de congés payés, ou RTT.

Dans le cas d’un lieu de travail professionnel autre que le domicile de l’intéressé, les parties devront s’assurer que les règles de confidentialité peuvent être respectées (possibilité d’utiliser un box individuel pour les communications téléphoniques, possibilités de travailler sur des documents papier, dossiers, plans, …). En cours d’utilisation, le salarié devra informer l’employeur si le lieu de télétravail ne convient pas au type de télétravail demandé.

Article 11 – Santé, sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables à l’ensemble des salariés de la société, dont font partie les télétravailleurs.

A ce titre, l’UES AFR rappelle le principe selon lequel chaque salarié est tenu de prendre soin de sa sécurité et de sa santé du fait de ses actes au travail conformément aux règles légales et conventionnelles applicables en la matière.

Le télétravailleur est tenu de respecter et d’appliquer correctement ces règles de sécurité. Une attestation sur l’honneur devra être remise par le collaborateur indiquant que le système électrique de son domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en sécurité.

Par ailleurs, le télétravailleur bénéficiera de la même couverture accident, maladie, décès, prévoyance que les autres collaborateurs de l’entreprise.

En cas d’accident survenu au domicile du télétravailleur dans le cadre des jours et plages horaires de travail fixés entre la société et le télétravailleur, le télétravailleur devra en informer l’entreprise dans les meilleurs délais.

De même, le télétravailleur comme tout autre salarié est tenu de prévenir la société de toute absence pour maladie. Il a 48 heures pour fournir un certificat médical justifiant son absence.

Article 12 – Organisation, charge de travail, joignabilité

Le télétravailleur à domicile gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des textes légaux et conventionnels applicables (convention et accords de branche, accords d’entreprise, règlement intérieur, etc.) et du contrat de travail.

L’organisation en télétravail s’exerce dans le cadre du temps de travail et des horaires habituels du collaborateur.

Le télétravail ne saurait donc avoir pour conséquences de modifier l’activité habituelle, la charge de travail, ou l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le collaborateur effectue sa mission dans les locaux de l’entreprise.

Lorsqu’il travaille à domicile, le collaborateur ne peut être tenu de demeurer à la disposition de l’entreprise en dehors des plages horaires fixées d’un commun accord entre les parties dans l’avenant télétravail, en respectant les textes en vigueur.

Sauf situation exceptionnelle, cette plage horaire convenue se situe dans un intervalle compris entre 7H00 et 20H, incluant nécessairement une pause-déjeuner conformément au règlement intérieur en vigueur.

A l’intérieur des plages horaires de joignabilité, le collaborateur doit pouvoir être joignable par téléphone, ou par tout autre moyen informatique et être en mesure de se connecter à distance. Le supérieur hiérarchique doit également être disponible pour le salarié dans les mêmes plages horaires.

Le responsable hiérarchique vérifie prioritairement lors d’entretiens périodiques (deux au minimum par an) que l’équilibre vie professionnelle et vie privée est satisfaisant.

Article 13 – Matériel

Sous réserve de la conformité du lieu de travail et des installations électriques, l’employeur s’engage à fournir au télétravailleur les équipements nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

L’équipement fourni par l’employeur comprend :

• Un ordinateur portable équipé avec logiciels de sécurité (anti-virus, pare-feu…),

Le matériel ainsi que les documents fournis au télétravailleur restent l’entière propriété de la société. Le télétravailleur s’engage à prendre soin de ces équipements.

Le salarié s'engage à avertir son responsable hiérarchique en cas de vol, panne ou de détérioration du matériel mis à sa disposition. La société organisera le remplacement ou la réparation du dit matériel ainsi que l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques le cas échéant.

Il est demandé au collaborateur en télétravail de ne pas utiliser son matériel personnel.

L'équipement fourni devra être restitué à l’issue de la période de télétravail pour quelque cause que ce soit.

Le salarié en télétravail sera identifié auprès du service informatique afin de bénéficier d’une assistance technique, d’une sauvegarde régulière de ses données et d’une sécurisation de son poste de travail.

En cas de problème de connexion, il devra en informer immédiatement son responsable hiérarchique et le service informatique. En cas de panne technique supérieure à 2 heures, le salarié devra alors s’organiser pour venir travailler dans son agence si la panne survient avant 14 heures.

Le salarié doit également vérifier qu’il a bien accès aux réseaux et aux connexions à distance.

Article 14 – Prise en charge des frais associés au télétravail

Les frais de transport étant remboursés mensuellement, ils sont maintenus pour les télétravailleurs.

Le télétravailleur bénéficiera comme tout autre salarié de la politique en matière de frais professionnels en vigueur chez Arcadis. Le lieu de télétravail sera considéré comme point de départ pour tout calcul relatif au frais de déplacement.

Le télétravailleur a droit au même titre que les autres salariés aux tickets restaurants (valeur faciale en cours dans son établissement de rattachement).

La société ne participera à aucune prise en charge des frais liés à des éventuels travaux d’aménagement ou de mobilier sur le lieu de télétravail.

Article 15 – Adresse du lieu de télétravail et consignes de sécurité

Le lieu de télétravail est en France et il est précisé dans l’avenant au contrat de travail.

La conception et l’environnement du lieu de travail doivent être propices au travail.

Le salarié en télétravail doit accompagner sa demande de l’attestation sur l’honneur jointe au présent accord déclarant les éléments suivants :

• son environnement de travail est constitué d’un lieu propice, doté d’un bureau ou d’une table,

• en cas de télétravail à domicile, le télétravailleur fournira un justificatif de son assurance « multirisques habitation » couvrant également sa présence durant les journées de télétravail.

L’employeur et les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et sécurité ont accès au lieu de travail (domicile, télé centre inter-entreprises) après avoir obtenu l’accord de l’intéressé et en sa présence.

Le télétravailleur pourra en outre demander une visite d’inspection auprès du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de travail, des Délégués du Personnel, et des autorités administratives compétentes.

Article 16 – Coordination télétravail à domicile et travail au sein de son équipe

Le télétravail répond à une situation particulière et est à durée déterminée ne pouvant dépasser un an, renouvelable avec l'accord exprès des parties.

Conformément à l’article 3 du présent accord, le télétravail à domicile ne pourra être exercé que pour un minimum de 1 jour par semaine et un maximum de 2 jours par semaine afin de maintenir un lien social et permettre les échanges et rencontres avec les collaborateurs de l’entreprise. Des dérogations spécifiques pourraient être accordées avec l’accord des parties, notamment pour raisons médicales.

Ces jours doivent être choisis d’un commun accord entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique et seront précisés dans l’avenant au contrat de travail.

Dans ces conditions, les collaborateurs bénéficiant du télétravail à domicile ainsi que le management s’engagent expressément à respecter par principe les jours fixés d’un commun accord.

Article 17 – Respect de la vie privée

L’entreprise s’engage au respect de la vie privée du télétravailleur, à ce titre, l'employeur s'engage à ne pas contacter le salarié en dehors des horaires de travail.

Les salariés en télétravail peuvent être contactés par l'employeur sur les amplitudes horaires définies dans leur contrat de travail.

Article 18 – Principe d’égalité de traitement

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise notamment les mêmes droits à la formation professionnelle, aux congés payés et les mêmes possibilités d'évolution professionnelle.

De même, le télétravailleur à domicile bénéficie des mêmes droits collectifs que les collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur à domicile bénéficie des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel.

Le responsable veillera à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail. Les réunions de travail seront organisées de préférence les jours de présence du télétravailleur au sein de l’entreprise ou alors sa participation à distance sera favorisée.

Article 19 – La fin du télétravail

A l'issue du télétravail, le salarié reprend son activité professionnelle dans des conditions identiques ou similaires à celles qui lui étaient applicables avant la période de télétravail. Le lieu de réintégration du télétravailleur sera indiqué dans le contrat de travail.

Article 20 – Commission de suivi

20.1 – Composition et fonctionnement

Le suivi du présent accord sera traité dans le cadre d’une commission instituée au niveau national.

Elle sera composée :

• De 2 membres de chaque syndicat signataire,

• De 2 membres du Comité Social et Economique dont si possible un membre de la commission santé sécurité et condition de travail

• De 2 membres de la direction.

La première année, la commission se réunira au moins tous les 3 mois. Les années suivantes, elle se réunira au moins tous les 6 mois.

Les avis seront rendus par la commission à la majorité des présents après un vote à main levée.

Le cas échéant, la commission se réunit dans un délai maximum de 2 semaines à compter de la demande d’un des membres de la commission ou d’une organisation syndicale signataire. La demande est à adresser au président de la commission.

Certaines des informations transmises dans le cadre de la commission de suivi pourront être déclarées confidentielles.

20.2 – Rôle et information

Chaque année, la Direction portera à la connaissance des organisations syndicales signataires de l’accord et des membres de la commission, au plus tard 3 semaines avant la réunion plénière, les informations suivantes permettant le suivi de l'application de l'accord :

• Nombre de télétravailleurs répartis par catégories socio professionnelles et par sexes,

• Nombre de demandes acceptées et refusées,

• Bilan des recours,

• Nombre d’accidents en télétravail,

• Problèmes spécifiques rencontrés,

• Améliorations et changements souhaités,

• Eléments économiques liés au télétravail.

La commission étudiera le cas des salariés pour lesquels il est sollicité par les parties un télétravail d’une durée supérieure à 2 jours par semaine.

La commission étudiera également tout cas d’exclusion du dispositif de télétravail qui serait porté à sa connaissance afin de s’assurer qu’aucune discrimination n’existe.

Article 21 – Information des représentants du personnel et des salariés

21.1 – Information annuelle du CSE

Les données présentées à la Commission sont adressées pour information aux membres du CSE.

21.2 – Information des salariés

Dès signature du présent accord, un courriel d'information sera envoyé à l'ensemble des salariés de la Société sur leur adresse e-mail professionnelle avec en pièce jointe le présent accord.

Article 22 – Durée, Révision, Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter de la date de signature de l’accord.

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, conformément aux dispositions légales en vigueur.

La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande.

Article 23 – Dépôt et publicité

En application des dispositifs des articles D. 2231-2 et L.2231-6 du code du travail, la Direction procédera aux formalités de dépôt.

Il sera procédé à la publicité du présent accord conformément aux articles R. 2262-1 et suivants du code du travail et fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

Diffusion également à l’Observatoire de la Négociation : OPNC@Syntec.fr

Cet accord sera disponible sur l’intranet et un mail contenant son lien sera envoyé à tout le personnel. En outre, un exemplaire original sera établi pour chacune des parties.

Fait à Paris, le

Pour l’UES AFR Pour la CFDT (F3C)

Annexe

A T T E S T A T I O N S U R L ' H O N N E U R

Objet : Télétravail – Conformité du lieu de télétravail

Je soussigné(e) M, Mme………………………………………..salarié(e) d'Arcadis, certifie sur l'honneur que les installations électriques de mon domicile sont conformes à la réglementation en vigueur et que je dispose d'un aménagement ergonomique de mon poste de travail me permettant d'exercer mon activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour les informations et documents professionnels que je pourrais être amené à devoir utiliser.

Je m’engage également à vous fournir concomitamment à cette attestation un justificatif de mon assurance « multirisques habitation » couvrant ma présence durant les journées de télétravail.

Fait à , le