Accord d'entreprise "ACCORD SUR L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE" chez SLS - STE LOGISTIQUE SUD (Siège)

ACCORD SUR L’ADOPTION

DU VOTE ÉLECTRONIQUE

ENTRE :

La Société de Logistique du SUD SNC, sise ZAC Porte de Sauvian représentée par XXXXXXXX en qualité de XXXXX pour conclure les présentes,

ci-après désigné « la société »,

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

• Le syndicat CGT représenté par XXXXXXXXXXXXX, délégué syndical ;

• Le syndicat FO représenté par XXXXXXXXXXXXX, délégué syndical ;

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Cet accord est conclu suite aux réunions de négociation qui se sont déroulées le 26 mai 2023 et le 5 juin 2023.

IL A ÉTÉ PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont décidé de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation selon laquelle le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la société, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires sont convenues de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSÉ, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité et du secret du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la société) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique organisées à compter du mois d’octobre 2023.

2. Cadre juridique

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :

• au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• au code du travail ;

• aux principes généraux du droit électoral ;

• à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• aux délibérations de la CNIL ;

• à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord.

3. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

4. Elections concernées

Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin.

5. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

1 - Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté par la Direction.

La société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2 - Établissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3- Propagande électorale

Chaque organisation syndicale présentant des candidats pourra mettre en ligne un tract sur le site de vote.

Le tract est remis à l’entreprise qui le transmet sans délai au prestataire.

Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le tract doit être communiqué par un fichier de type GIF ou JPG d’une hauteur de 70 pixels et d’une largeur de 70 pixels.

3 - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4 - Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

La cellule est composée de :

- de représentants du prestataire ;

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

5 - Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans la société, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

6 - Information et formation

La société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

6. Déroulement des opérations de vote

1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la société.

2 - Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

3 - Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• une information quant à la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant les identifiants et mots de passe transmis par le prestataire.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5 - Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

6 - Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

7. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

8. Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREETS.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

9. Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 30 jours suivant la première réunion de négociation. À défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

10. Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord dans les 6 mois suivant chaque élection pour laquelle il est recouru au vote électronique.

11. Clause de rendez-vous

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les 3 ans et demi suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 2 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

12. Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 1 mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

13. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

14. Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

15. Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Béziers.

16. Transmission de l’accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche

Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la partie la plus diligente transmettra cet accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche et en informera les autres parties signataires.

17. Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Béziers.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures par les moyens de communication habituels.

Fait à Sauvian, le 5 juin 2023

En 5 exemplaires originaux,

Pour la SOCIETE de LOGISTIQUE du SUD (SLS)

XXXXXXXXXXXXXXXX

Pour Les Organisations Syndicales Représentatives :

Pour le syndicat CGT – XXXXXXXXXXXXXXXXXX

Pour le syndicat FO – XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Vote par voie électronique

pour l'élection des membres des

instances représentatives du personnel

CAHIER DES CHARGES

En application de l'article R.2314-5 du Code du Travail

Ce document reprend intégralement et à l'identique les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

A ces conditions obligatoires de mise en œuvre ont été ajoutées quelques précisions et conditions supplémentaires considérées comme indispensables par la société E-VOTEZ pour apporter de véritables garanties quant à la confidentialité et la sécurité du système de vote. Attention toutefois car ces conditions supra légales ne sont pas toujours garanties par les solutions concurrentes.

Données pouvant être utilisées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,

- pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.

E-votez

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.

Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.

Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

- pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

E-votez

Conformément aux recommandations de la CNIL, le prestataire doit s'engager à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.

Voir également les modalités de conservation de la preuve.

Confidentialité et sécurité des données

Article R.2314-6 du Code du Travail

La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article R.2314-7 du Code du Travail

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

E-votez

Parmi ses obligations de moyens, le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel.

L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs doit être réalisé par voie électronique sécurisée à préciser dans le protocole d'accord préélectoral, par voie postale à l'adresse personnelle, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise contre décharge à un représentant des services du personnel.

Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible.

L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également dé-séquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements.

Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone.

Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.

Expertise

Article R.2314-9 du Code du Travail

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

E-votez

L'expertise n'ayant de valeur que si elle porte sur la version exacte et authentique des logiciels utilisés, elle doit donc être actualisée après toute modification, la plus infime soit elle, du système de vote.

Le rapport tenu à la disposition de la CNIL doit ainsi être établi au nom de l'entreprise, et signé par un expert indépendant et reconnu.

Cellule d'assistance technique

Article R.2314-10 du Code du Travail

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

E-votez

La constitution de la cellule d'assistance technique doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral.

Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

E-votez

Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.

Protocole d'accord préélectoral

Article R.2314-13 du Code du Travail

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

E-votez

Le prestataire doit fournir un modèle de protocole adapté à sa solution et précisant en détails toutes ses modalités de mise en œuvre.

Déclaration préalable à la CNIL

Article R.2314-11 du Code du Travail

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

E-votez

Cet article du Code du Travail est obsolète depuis l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données.

Conformément à ce Règlement, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.

Information et formation

Article R.2314-12 du Code du Travail

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

E-votez

Les modalités de diffusion et d'accès aux mode d'emploi, notice, ou site de tests, et les modalités de formation des personnels concernés doivent être précisées par le protocole d'accord préélectoral.

Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du Code du Travail

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article R.2314-15 du Code du Travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

E-votez

En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.

Durée du vote

Article R.2314-14 du Code du Travail

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

E-votez

Une obligation de moyens incombe au prestataire pour la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin.

Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

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Le système doit également interdire l'usurpation d'identité, en particulier dans le cas où un électeur abandonne son poste de travail après s'être identifié.

Vote sous enveloppe

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 2 sur 2)

Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

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Le système peut également prévoir l'ouverture des deux modes de vote – internet et sous enveloppe - en même temps, à la condition qu'un émargement électronique commun soit mis en oeuvre.

Concernant le vote par correspondance, une solution de traitement des très petites quantités doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral, afin d'en assurer la prise en compte tout en en préservant la confidentialité.

Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

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Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système doit être totalement automatisé, doit appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et doit imprimer les procès verbaux intégralement renseignés.

Conservation de la preuve

Article R.2314-17 du Code du Travail

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

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La conservation de tous les éléments constituant la preuve - logiciels sources, exécutables, et toutes les bases de données - est confiée à l'expert indépendant qui possède son propre environnement sécurisé sur le serveur de vote, et en reprend le contenu sur un support externe qu'il stocke jusqu'à 6 mois après le dernier tour des élections.