ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

La société COLLINSON,

Agissant par l’intermédiaire de son Directeur Général, ,

Ci-après dénommée la « Société »,

d’une part,

Et les représentants du personnel, les membres du Comité Social et Economique,

, Membre titulaire

, Membre titulaire

d’autre part,

Se sont réunis entre juillet 2022, octobre et novembre 2022 et sont convenus ensemble de ce qui suit

Contenu

PREAMBULE 3

TITRE 1. CADRE DU TELETRAVAIL ET DEFINITIONS 4

TITRE 2. CONDITIONS D’ELIGIBILITE 4

TITRE 3. MISE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL 5

Article 1. Principe de volontariat 5

Article 2. Réversibilité 5

Article 3. Rythme de télétravail 6

Article 4. Formalisation de la demande de télétravail 6

Article 5. Statut du télétravailleur 7

TITRE 4 ORGANISATION DU TELETRAVAIL 8

Article 6. Lieu du télétravail 8

Article 7. Gestion du temps de travail, plages de joignabilité et situation d’urgence 8

Article 8. Le droit à la déconnexion 9

Article 9. Environnement et équipements de travail 9

Article 10. Situations spécifiques 9

TITRE 5. SANTE ET SECURITE 10

Article 11. Accident de travail 10

TITRE 6. DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL 10

Article 12. Company Day 10

Article 13. Protection des données et confidentialité 11

Article 14. Assurances 11

TITRE 7. DISPOSITIONS FINALES 11

Article 15. Suivi de l’accord 11

Article 16. Durée de l’accord 11

Article 17. Révision de l’accord 11

Article 18. Dénonciation de l’accord 12

Article 19. Publicité et dépôt 12

PREAMBULE

L’évolution des technologies de l’information et de la communication ont permis d’envisager la modernisation de notre organisation du travail en inscrivant le télétravail au cœur des actions majeures en faveur de l’amélioration de la qualité de vie au travail et de la santé au travail.

Collinson a progressivement mis en place un dispositif télétravail, par accord d’entreprise en 2018, en 2019, puis en 2020, pour répondre aux besoins d'équilibrage de l’organisation entre vies professionnelle et personnelle de salariés.

Un nouvel accord est conclu entre les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE et la direction.

La préservation de l’activité de l’entreprise, l’efficacité des différentes organisations du travail ainsi que le maintien du lien social entre les salariés, dans la communauté de travail, doivent rester prioritaires.

Le télétravail constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales, fondé sur le volontariat réciproque et sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur, son responsable hiérarchique et la Direction.

Le présent accord est conclu afin de définir les modalités de mise en place du télétravail au sein de la société Collinson, en application notamment des articles L.1222-9 et suivants du code du travail.

Enfin, il est rappelé que les mesures prévues ci-après ont été conçues en portant une attention particulière à la santé et la sécurité des salariés ainsi qu’au maintien d’un lien social propre à éviter tout isolement du salarié en télétravail.

La négociation du présent accord s’est déroulée dans le strict respect des dispositions de l’article L.2232-29 du Code du travail.

TITRE 1. CADRE DU TELETRAVAIL ET DEFINITIONS

Le présent accord concerne l’ensemble des salariés.

Le télétravail est défini à l’article L. 1222-9 du code du travail, modifié par l'ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017, comme étant :

« Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. ».

Il est précisé que le présent accord ne concerne ni le télétravail pour raisons thérapeutiques qui peut être préconisé par le médecin du travail ni le télétravail exercé en dehors de la France métropolitaine.

TITRE 2. CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Les parties rappellent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que toute ou partie de l’activité du salarié puisse être exercée à distance et ne nécessite pas de proximité managériale.

Sont dès lors éligibles au télétravail, les salariés :

• disposant d’une autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché ;

• occupant un poste pouvant être exercé à distance et dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ;

• disposant d’un équipement de travail adapté : connexion internet haut débit sécurisée, un environnement de travail favorable à la concentration, l’utilisation de l’ordinateur professionnel est indispensable pour maintenir la sécurité ;

• produisant une attestation sur l’honneur de la conformité de son réseau électrique (renouvelée si changement de domicile)

• fournissant une attestation d’une couverture assurance multirisque habitation (à fournir à chaque échéance).

Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail les activités qui, par nature, requièrent d’être exercées physiquement et de manière permanente dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison :

• de la nécessité d’une présence physique du salarié ou d’une proximité obligatoire ;

• de l’utilisation de logiciels, d’équipements matériels, et/ou techniques spécifiques.

TITRE 3. MISE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL

Les parties rappellent que le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais également la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés

Article 1. Principe de volontariat

Le passage en télétravail repose sur la base du double volontariat, du salarié et de l’employeur. Ainsi, un salarié ne peut exercer son activité en télétravail sans l’accord de son manager.

Le responsable hiérarchique devra veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l’organisation de l’équipe.

Le responsable hiérarchique qui refuse d’accorder le télétravail à un salarié doit motiver sa réponse.

Les principaux motifs de refus du télétravail sont notamment :

• le non-respect des conditions d’éligibilité définies au titre 2 du présent accord,

• des raisons d’impossibilité technique ou fonctionnelle des outils,

• des raisons de bon fonctionnement de l’organisation.

En cas de désaccord entre le manager et le salarié, la DRH pourra être saisie pour arbitrage.

Article 2. Réversibilité

À tout moment, le télétravailleur, le manager ou les Ressources Humaines peuvent mettre un terme à la situation de télétravail, sous réserve d’un délai de prévenance d’1 mois calendaire, sauf accord des Parties pour réduire ce délai ou en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail.

Si la demande est initiée par la Société, un e-mail sera envoyé au salarié, copie à la Direction des Ressources Humaines et/ou Manager.

Le motif de cette décision doit être formalisé et expliquer clairement les raisons pour lesquelles il est mis fin au télétravail après concertation avec la Direction des Ressources Humaines. Par exemple, il peut s’agir de cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail (règles de sécurité, problèmes techniques, violation des règles de confidentialité et de protection des données, situation d’isolement et de mal-être, etc.)

Si la demande est initiée par le salarié, celle-ci se fera par e-mail aux Ressources Humaines sans avoir besoin d’être motivée.

Le salarié pourra solliciter à nouveau la mise en place du télétravail une fois que la situation aura évolué de façon positive.

En tout état de cause, s’il est mis fin au télétravail, le salarié réalise alors à nouveau entièrement son activité sur son lieu de travail habituel.

Article 3. Rythme de télétravail

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail et de préserver le bon fonctionnement des activités, le salarié pourra télétravailler jusqu’à trois journées par semaine, sauf circonstances particulières liées à ses missions ou à un projet ponctuel. Les journées en télétravail sont mobilisables en demi-journée ou journée complète consécutives ou non.

Le nombre de jours de télétravail reste le même y compris les semaines contenant des fériés, des congés, RTT ou déplacements.

Pour les salariés en période d’essai, il sera accordé deux journées de télétravail par semaine après validation du manager et que la formation à la nouvelle prise de poste le permet.

Pour les salariés à temps partiel, il sera accordé selon leur quotité de travail comme suit :

• Temps partiel supérieur ou égal à 80% et plus : 3 journées de télétravail

• Temps partiel supérieur ou égal à 60% et strictement inférieur à 80% : deux journées de télétravail

• Temps partiel strictement inférieur à% : une journée de télétravail

Pour les salariés en contrat d’apprentissage et de professionnalisation, les jours accordés en télétravail seront à la discrétion du manager et communiqués au salarié en alternance, sans dépasser trois journées par semaine.

Le souhait du (des) jour(s) de télétravail est laissé à l’appréciation des salariés. Les jours de télétravail pourront être modifiés à la demande de la hiérarchie si des besoins le nécessitent.

Le responsable hiérarchique continue à assurer un contact avec le salarié en télétravail et veille à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié, physique ou par visio-conférence. Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Le salarié veille également à rester en contact avec son manager, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.

Les journées de télétravail non mobilisées par le salarié pour des raisons personnelles ou professionnelles ne pourront, en aucun cas, donner lieu à un crédit cumulé.

Il est précisé que les dispositions ci-dessus relatives au nombre de jours télétravaillés constituent une référence organisationnelle maximale. Il est par conséquent offert la possibilité aux salariés de télétravailler un nombre de jours inférieur aux volumes maximum prévus ci-dessus.

Il est prévu que les entretiens individuels d’évaluation ainsi que les entretiens de Ressources Humaines seront faits exclusivement en présentiel.

Article 4. Formalisation de la demande de télétravail

La mise en œuvre du télétravail doit impérativement donner lieu à la signature d’un avenant au contrat de travail et à la production de l’ensemble des documents requis par le collaborateur.

Article 5. Statut du télétravailleur

1. Égalité de traitement

Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant uniquement dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur a le même accès à la formation et aux mêmes possibilités de déroulement de carrière que les collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés de l’entreprise. Il est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que les autres collaborateurs.

Le salarié en situation de télétravail doit impérativement respecter le repos minimum quotidien de 11 heures ininterrompues et de 35 heures hebdomadaires.

Il est précisé, qu’il sera accordé des tickets restaurant lors des journées de télétravail.

2. Maintien du lien social

La société veillera à la nécessité de préserver le lien social et éviter l’isolement du salarié en télétravail. À cet effet, les télétravailleurs devront assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur management.

A ce titre, les managers sont sensibilisés à l’importance d’organiser un temps de travail collectif dans chaque équipe régulièrement sur site.

À cet effet, ces réunions seront planifiées trois jours ouvrés à l’avance pour permettre au collaborateur en télétravail d’organiser son déplacement, sauf situation d’urgence.

Les salariés en télétravail devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’en cas de travail sur site.

3. Prévention de l’isolement

La prévention de l’isolement participe à la fois à la santé du salarié en télétravail et au maintien du sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Le télétravailleur suit les règles de fonctionnement communes et il a accès, comme sur site, aux collègues de travail, à son manager ou sa ligne hiérarchique plus généralement.

A ce titre, le manager est sensibilisé à l’importance de communiquer de manière régulière avec chaque membre de son équipe pour prévenir l’isolement.

Le télétravailleur doit pouvoir alerter son manager de son éventuel sentiment d’isolement, afin que ce dernier puisse proposer des solutions pour y remédier.

Il peut aussi faire appel aux Ressources Humaines ou aux représentants du personnel.

TITRE 4 ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Article 6. Lieu du télétravail

Les parties conviennent que le télétravail s’exerce au domicile du salarié en France. Le lieu de télétravail doit garantir la confidentialité et la sécurité des données, selon les règles de l’entreprise.

Le domicile du salarié étant le domicile communiqué à l’employeur.

Le salarié a la possibilité de télétravailler dans une seconde adresse en France. Cette seconde adresse devra respecter les conditions de sécurité ainsi que la remise des documents d’assurance habitation et l’attestation sur l’honneur de la conformité de l’installation électrique.

A titre dérogatoire, avec accord du manager et après information des Ressources Humaines, le salarié pourra, ponctuellement et sous réserve de disposer des conditions matérielles suffisantes à l’exercice de sa profession, télétravailler dans un autre lieu que ceux mentionnés ci-avant (exemple : espace de coworking, train à grande vitesse). Le télétravail devra alors impérativement être effectué sur le territoire de la France Métropolitaine.

Article 7. Gestion du temps de travail, plages de joignabilité et situation d’urgence

Le télétravail n’a pas pour effet de mettre en cause la définition du lien de subordination entre l’employeur et le salarié.

Il n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail et le temps de travail. L’exécution de l’activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié.

A ce titre, pendant les périodes de télétravail, le salarié organise son temps de travail à domicile dans le respect d'un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d'un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives.

Le salarié s’engage à être joignable au moins dans les plages horaires suivantes afin de permettre les échanges avec l’ensemble des salariés de la société :

• 9H30 – 11H30

• 14H30 – 16H30

La Société est attachée au respect de la vie privée de ses salariés. A cet effet, les parties conviennent que le salarié, sauf circonstances exceptionnelles, ne peut être joint en dehors des horaires de travail habituels pendant sa journée en télétravail.

Dans le respect du principe de conciliation vie personnelle et vie professionnelle, et en dehors des cas exceptionnels, le management en général et tout salarié en particulier, veillera à respecter les horaires de travail de son équipe.

En cas de survenue d’une situation relevant de l’urgence, le Manager peut demander à tout ou partie de son équipe une venue en présentiel, moyennant un délai de prévenance de 17 heures réductible avec accord du salarié.

Une situation d’urgence est définie par un évènement non planifié, exceptionnel, nécessitant obligatoirement la présence dans les locaux des salariés concernés par la résolution d’une telle situation.

Article 8. Le droit à la déconnexion

Pour prévenir les risques psycho-sociaux, il est vivement recommandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou d’autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien, hebdomadaire et de congés, afin de garantir le respect de celles-ci.

Pour faire respecter l’organisation de cette déconnexion et pour que celle-ci soit efficace, elle nécessite l’implication de chacun. Chaque manager s’assurera du respect de ce droit. Chaque salarié est responsable de son utilisation des outils numériques et doit respecter ses collègues dans le cadre de l’usage de ceux-ci.

Article 9. Environnement et équipements de travail

L’entreprise fournit au salarié en télétravail le matériel informatique et de communication permettant l’exercice de son activité.

A titre indicatif, cet équipement comprend :

• un ordinateur portable équipé des logiciels nécessaires à la bonne exécution du travail,

• un VPN permettant une connexion au réseau à distance.

Le salarié s’engage également à respecter les procédures et bonnes pratiques d’utilisation du matériel, et notamment la charte informatique annexée au règlement intérieur de l’entreprise.

Le salarié en télétravail bénéficiera d’un service d’assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant en entreprise.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration. Il s’engage également à disposer d’une connexion internet ayant un débit adapté au télétravail via le VPN.

Pour prévenir des troubles musculo-squelettiques, la médecine du travail recommande de télétravailler dans un espace conforme aux différentes postures du travail statique, fatigue visuelle.... De ce fait, le salarié en télétravail s’engage à respecter cette recommandation, pour cela est annexé à cet accord, le document de l’INRS¹¹ « Télétravail : Des conseils pour préserver votre santé ».

Dans le cas d'une impossibilité temporaire et non programmée de télétravailler le jour dédié (coupure inopinée d'électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés, non accessibilité des applications réseaux etc.), le salarié viendra exercer ses fonctions dans son lieu habituel de travail ou, à défaut, et sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, RTT, etc.).

Cet accord n’ayant donc pas pour vocation de générer des économies sur les charge fixes, la Société ne prendra pas en charge les frais qui pourraient être engendrés par le télétravail.

Article 10. Situations spécifiques

Une attention particulière sera portée aux demandes d’aménagement formulées par :

Les personnes en situation de handicap ;

Les personnes atteintes d’une maladie chronique évolutive ;

Les personnes justifiant de la qualité de proches aidants ;

Les personnes justifiant d’une difficulté à se rendre au bureau pour des raisons médicales, mais pas à travailler devant un écran (par exemple à cause d’une blessure) ;

Lors d’obsèques ou d’accompagnement de fin de vie ;

Les femmes enceintes.

Dans le respect des règles déontologiques, les ressources Humaines pourront solliciter la médecine du travail, pour les salariés en situation de handicap ou dans une situation particulière de santé, de toute situation individuelle qui lui semblerait rendre le télétravail inapproprié du fait notamment d'un risque d'isolement.

Le médecin du travail pourra proposer des modalités dérogatoires de mise en œuvre du télétravail au présent accord.

Il est convenu que pour certains télétravailleurs, en situation de handicap notamment, le rythme puisse être revu et adapté sur demande des intéressés ou du médecin du travail.

Le télétravail prescrit à titre thérapeutique ne s'inscrit pas dans le cadre du présent accord. Ce télétravail sera en tout état de cause mis en place conformément à l'avis médical du médecin du travail.

TITRE 5. SANTE ET SECURITE

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste que ce/ces lieu(x) de télétravail permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Article 11. Accident de travail

Les accidents qui surviendraient aux télétravailleurs seront présumés professionnels et déclarés comme tels, s’ils se produisent sur le lieu de télétravail au sens de l’article 4 du présent accord, pendant ses horaires habituels de travail et s’ils résultent de l’exercice professionnel habituel.

Dans ce cas, le télétravailleur s’engage à fournir immédiatement au service des Ressources Humaines les éléments nécessaires à l’entreprise de la déclaration d’accident de travail.

TITRE 6. DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL

Article 12. Company Day²

Il sera demandé aux salariés, de se rendre au bureau à chaque « Company Day ». Ces journées, a raison d’un jour par mois, seront l’occasion d’avoir tous les salariés présents le même jour.

Le calendrier sera communiqué un mois à l’avance.

Toutefois, pour des besoins de la direction, il sera possible d’ajouter des « Company Day » supplémentaires au courant d’un mois civil, en respectant un délai de prévenance de deux semaines.

Article 13. Protection des données et confidentialité

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique, annexée au règlement intérieur de l’entreprise.

Article 14. Assurances

Le télétravailleur doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et faire parvenir une attestation multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Pour toute modification impactant ladite couverture, le télétravailleur devra, en outre, remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie.

Le salarié doit fournir, une attestation sur l’honneur de la conformité de son réseau électrique.

TITRE 7. DISPOSITIONS FINALES

Article 15. Suivi de l’accord

Afin de maintenir un suivi régulier sur les besoins de l’entreprise et des salariés, les Ressources Humaines ou le Comité Social et Economique, seront amenés à organiser des enquêtes sur le télétravail.

Article 16. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 1^er janvier 2023.

Article 17. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

La demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être remise en main propre contre décharge aux autres signataires. La demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

L’ensemble des membres du Comité Social et Economique dans le champ de l’accord ainsi que la Direction se réuniront alors dans un délai de 15 jour calendaire à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Article 18. Dénonciation de l’accord

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-9 du Code du travail, l’accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l’issue du préavis prévu par la loi.

Article 19. Publicité et dépôt

Une copie du présent accord sera remise à chaque partie signataire.

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt en ligne sur la plateforme « Téléprocédure » du Ministère du travail par le représentant légal de l’entreprise.

La société déposera également un exemplaire du présent accord au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes d’Aix-en-Provence.

Il sera diffusé dans l’entreprise en vue d’être porté à la connaissance des salariés.

Fait à, le 13 décembre 2022

Pour la Direction :

, Directeur Général,

Pour les représentants du personnel :

, Membre titulaire

, Membre titulaire

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1. INRS : Institut National de Recherche et Sécurité↩

2. Company day : jour de présence collective obligatoire au bureau↩