Accord d'entreprise "Adoption du vote électronique" chez EISAI SAS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

La Société Eisai SAS, dont le siège social est situé 5 place Iris – 92400 Courbevoie, représentée par Monsieur XX, dûment mandaté à négocier et conclure le présent accord,

ci-après désigné « l’Entreprise » ou « la Société »,

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives :

• Le Syndicat CFTC-CTME, représenté par XX, en sa qualité de déléguée syndicale ;

• Le Syndicat CFE-CGC, représenté par XX, en sa qualité de déléguée syndicale;

ci-après désignées « les Syndicats »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

La Direction et les Organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ont conclu le 7 mai 2013 un accord collectif sur l’adoption du vote électronique pour les élections des membres de la Délégation Unique du Personnel.

Compte tenu des nouvelles dispositions légales issues de l’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, les parties ont souhaité conclure le présent accord de révision qui se substitue à toutes les dispositions de l’accord d’entreprise conclu le 7 mai 2013.

Par le présent accord, les parties conviennent d’organiser les élections professionnelles par voie électronique selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier et garantir l’identité des électeurs 

• S’assurer de l’intégrité du vote 

• S’assurer de l’unicité du vote 

• S’assurer du caractère personnel, libre et anonyme, et de la sincérité du vote

• S’assurer de la confidentialité des données utiles au vote 

• Respecter le secret du vote électronique 

• Permettre la sincérité et la surveillance effective des opérations électorales

• Permettre la publicité du scrutin

• Permettre, le cas échéant, le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.

Les parties conviennent que le cahier des charges intégré dans le présent accord fixe les garanties minimales que doit respecter le dispositif de vote électronique aux différents stades du processus électoral dans le respect des dispositions légales, réglementaires et des recommandations de la CNIL.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à :

• l’ensemble des salariés de la société,

• l’ensemble des travailleurs mis à disposition de la société, remplissant les conditions légales qui auront choisi de participer au processus électoral de l’Entreprise utilisatrice (Eisai), appelé à voter aux élections professionnelles et qui auront accepté de fournir leurs données personnelles permettant d’assurer leur participation au processus électoral.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Les signataires du présent accord conviennent de recourir exclusivement au vote électronique et de ne pas utiliser le vote à bulletin secret sous enveloppe.

3. Modalités et exigences préalables à la mise en œuvre du vote électronique

Le système retenu devra assurer la conformité des modalités d'organisation du scrutin aux principes généraux du droit électoral.

1. Cahier des charges et recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales, les parties s’accordent pour ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise prendra contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet en vue de lui confier :

• la conception, la mise en place (et notamment la gestion de la préparation des élections sous la forme électronique), la mise en œuvre du système de vote électronique,

• la mise en œuvre du système du dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

sur la base d’un cahier des charges fixé dans le corps du présent accord.

Le prestataire retenu sera choisi préalablement au scrutin sur la base du cahier des charges, son identité sera indiquée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Ce cahier des charges encadrant le système de vote électronique est conforme aux dispositions des articles R2314-5 à R2314-18 du code du travail

A ce titre, le dispositif de vote électronique assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement et la confidentialité des votes.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés par affichage sur le lieu de travail et peut être consulté sur l’intranet de l’entreprise.

2. Expertise indépendante

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Les conclusions du rapport d’expertise seront remises à la Direction et tenus à la disposition de la Commission Informatique et Libertés.

3. Confidentialité, intégrité, sincérité du vote et stockage des données

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement/déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles au prestataire qui est en charge de la gestion et de la maintenance du système, ainsi qu’aux membres des bureaux de vote.

Les fichiers nominatifs des électeurs constitués aux fins d'établir la liste électorale, d'adresser le matériel de vote et de réaliser les émargements ne peuvent être utilisés qu'aux fins précitées et ne peuvent être divulgués sous peine des sanctions pénales encourues au titre des articles 226-17 et 226-21 du code pénal.

À cet égard, la confidentialité des données sera opposable aux techniciens en charge de la gestion ou de la maintenance du système informatique.

Le prestataire s'engagera contractuellement à respecter la confidentialité des données par la signature d'une clause de confidentialité et de sécurité et à fournir le descriptif détaillé du dispositif technique mis en œuvre pour assurer cette confidentialité.

Le prestataire s'engagera également à restituer les fichiers restant en sa possession à l'issue des opérations électorales et à détruire toutes les copies totales ou partielles qu'il aurait été amené à effectuer sur quelque support que ce soit.

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail et les recommandations de la CNIL, le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et les données relatives aux votes seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

La séparation exigée de ces deux fichiers a pour objet d'assurer pleinement la confidentialité du vote :

• le traitement « fichier des électeurs » sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

• le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin :

• avant le début du scrutin, le système de vote électronique utilisé, la liste des candidats et la liste des électeurs devront faire l'objet d'un scellement, c’est-à-dire d'un procédé permettant de déceler toute modification du système,

• la liste d’émargement et l’urne électronique devront faire l’objet d’un procédé garantissant leur intégrité durant le vote, c’est-à-dire assurant qu’elles ne peuvent respectivement être modifiés que par l’ajout d’un bulletin et d’un émargement, dont l’intégrité est assurée, d’un électeur authentifié de manière non frauduleuse. Ce procédé doit déceler toute autre modification du système. Après la clôture du vote, la liste d’émargement et l’urne électronique doivent être scellées.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

• le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement (cf. section 6.04).

  4. Surveillance effective du scrutin

• « Prestataire fournisseur »

La mise en œuvre du système de vote électronique doit être opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux, éventuellement, déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote ou d'experts désignés par lui.

Dès lors, toutes les mesures seront prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus pour assurer le secret du vote et, en particulier, les mesures prises pour :

• garantir la confidentialité du fichier des électeurs comportant les éléments d'authentification,

• garantir le chiffrement ininterrompu des bulletins de vote et leur conservation dans un traitement distinct de celui mis en œuvre pour assurer la tenue du fichier des électeurs,

• assurer la conservation des différents supports d'information pendant et après le déroulement du scrutin.

• Bureaux de vote et représentant de liste

Un bureau de vote composé d’un Président et de deux assesseurs sera constitué par collège électoral. Les modalités et date de désignation seront précisées dans le protocole préélectoral.

Chaque liste de candidats pourra par ailleurs désigner un représentant ou un délégué afin de surveiller les opérations électorales.

Toutes les facilités seront accordées aux membres des bureaux de vote et aux délégués des candidats, s'ils le souhaitent, pour pouvoir assurer une surveillance effective de l'ensemble des opérations électorales et, en particulier, de la préparation du scrutin, du vote, de l'émargement et du dépouillement.

Les bureaux de vote participeront :

• à la mission d’assistance aux opérations de contrôle réalisées par la cellule d’assistance technique et sécurité (cf. section 3.07) 

• aux contrôles dans les conditions prévues à l’article V.

Ils auront accès durant le déroulement du scrutin à l’exclusion de tout résultat partiel :

• à la liste d’émargement, aux fins de contrôle de l'émargement,

• au compteur des votes et au taux de participation.

Le prestataire devra également informer le bureau de vote de toutes les mesures prises pour  remédier au dysfonctionnement constaté (cf. section 3.07). Le système de vote devra comprendre un module permettant la remontée automatique de cette information au bureau de vote concerné.

Le bureau de vote concerné aura compétence pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données. Le système de vote devra permettre d’informer les électeurs de cette éventuelle décision.

Les délégués / représentants de liste participeront :

• à la mission d’assistance aux opérations de contrôle réalisées par la cellule d’assistance technique et sécurité (cf. section 3.07),

• au contrôle des heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique (cf. section 5.06).

  5. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote.

En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, dans le respect de la stricte neutralité qui s’impose en période électorale. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs. 

Afin de garantir un contrôle effectif des opérations électorales, le prestataire technique mettra à disposition des représentants de la société (gestionnaire interne de l’élection), des membres du bureau de vote, des délégués des candidats et des scrutateurs, tous documents utiles.

Les représentants du personnel (membres titulaires et suppléants du Comité Social et Economique ou du Comité d’entreprise et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation spécifique au système de vote électronique retenu.

La date de cette formation sera fixée postérieurement à la date limite de dépôt des candidatures dans le cadre du calendrier intégré dans le protocole préélectoral.

La présence des personnes visées ci-dessus à cette formation sera considérée comme une absence autorisée et sera rémunérée comme du temps de travail.

6. Sécurités informatiques

Toutes les mesures physiques et logiques seront prises, tant au niveau des serveurs du dispositif que sur les postes accessibles au public, afin de garantir la sécurité des données personnelles et du système de vote dans son ensemble. Les algorithmes de chiffrement et de signature électronique seront, dans tous les cas, des algorithmes publics réputés « forts ».

Les procédés de scellement devront eux-mêmes utiliser des algorithmes publics réputés forts et le cas échéant, respecter les recommandations du Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Le système matériel permettra d’isoler chaque scrutin sur un système informatique distinct de manière à garantir que chaque système soit indépendant et se comporte de manière autonome. 

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique devront être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (la clé de chiffrement et la clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques).

Le bulletin de vote sera chiffré dès son émission sur le poste de l’électeur et sera stocké dans l’urne, en vue du dépouillement, sans avoir été déchiffré à aucun moment, même de manière transitoire.

La liaison entre le terminal de vote de l'électeur et le serveur des votes fera l'objet d'un chiffrement distinct de celui qui s’applique au bulletin pour assurer la sécurité tant du procédé d'authentification de l'électeur que la confidentialité de son vote. La mise en place du canal de communication devra intégrer une authentification du serveur de vote.

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls présidents et assesseurs des bureaux de vote de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

Le nombre de clés de chiffrement devra être au minimum de trois, la combinaison d’au moins deux de ces clés étant indispensable pour permettre le dépouillement.

Le prestataire recevra automatiquement des informations techniques sur le fonctionnement du système de vote pendant tout le déroulement du scrutin mais ne devra intervenir sur le système de vote qu’en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données et avec l’accord du bureau de vote.

Un dispositif technique garantira que le bureau de vote concerné est informé automatiquement et immédiatement de tout accès par le prestataire à la plate-forme de vote.

Toutes les actions effectuées sur le serveur de vote ainsi que celles concernant le déroulement du scrutin doivent faire l'objet d'une journalisation. L’intégrité de cette journalisation doit être garantie à tout moment par un procédé cryptographique.

7. Cellule d'assistance technique et sécurité, solution de secours et dysfonctionnement informatique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote, elle comprendra :

• un interlocuteur dédié du prestataire,

• les membres des bureaux de vote,

• un représentant de la Direction

La cellule d'assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place.

8. Exercice du droit d’accès et de rectification aux informations et durée de conservation des données

Préalablement à la transmission du fichier des électeurs au fournisseur prestataire, la Société présentera à chacune des personnes soumises à l’application de cet accord en application de l’article 1er du présent accord, une note contenant l’information sur le traitement de leurs données personnelles exigée par l’article 13 du règlement 2016/679 du 27 avril 2016 au titre d’une part du « Fichier des électeurs » et d’autre part du fichier « Contenu de l’urne électronique ».

A ce titre, cette note indiquera notamment les coordonnées du responsable de traitement de chacun des deux fichiers, le cas échéant les coordonnées du délégué au données personnelles de l’entreprise, les finalités de chacun des deux traitements telles qu’elles sont définies à la section 3.03 du présent accord et à l’article 2 de l’arrêté du 25 avril 2007, la base juridique de ces traitements à savoir le présent accord, leurs catégories de destinataires tels que définis en annexe du présent accord et à l’article 5 du dit arrêté, la durée de conservation des données, ainsi que les droits d’accès, de rectification, d’opposition pour motif légitime et, dans les cas prévus par la loi, ou de limitation ou d’effacement des données, la faculté de saisir la CNIL d’une réclamation

Il sera rappelé qu’aucun transfert de données personnelles hors de l’Union européenne n’est envisagé dans le cadre des traitements nécessaires au vote électronique.

La société intégrera dans le Registre des activités de traitement exigé par l’article 30 du règlement 2016/679 du 27 avril 2016 la description des traitements de chacun des deux fichiers des électeurs et du contenu de l’urne électronique ; elle veillera aussi à l’intégration de ces traitements dans le Registre des catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte de la Société prévu à l’article 30 sus mentionné. Le Registre des activités de traitement contiendra notamment l’indication des coordonnées du Responsable de traitement, du délégué aux données personnelles, des catégories de personnes concernées, des catégories de données traitées, des catégories de destinataires de traitement, des délais d’effacement et des mesures générales de sécurité organisationnelle et technique.

Le Registre des activités de traitement sera conservé par la Société et tenu à la disposition de la Commission nationale informatique et libertés conformément à l’article 30 du règlement 2016/679 sus mentionné.

Un contrat de sous-traitement de données personnelles sera signé entre la Société et le fournisseur prestataire avant la transmission du fichier des électeurs. Ce contrat comportera l’ensemble des mentions exigées par l’article 28 du règlement 2016/679 : engagement de traiter les données uniquement selon les instructions documentées du responsable du traitement, respect de la confidentialité des données, sécurisation des données, interdiction de la sous-traitance sauf accord préalable et écrit du Responsable du traitement, engagement d’assistance du Responsable du traitement pour la sécurisation des données et la réponse à l’exercice des droits des personnes, engagement de s’abstenir de conserver les données en fin de traitement, documentation des traitements afin d’en justifier la conformité au règlement 2016/679 le cas échéant par voie d’audit.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. À l'expiration de ces délais, il sera procédé à la destruction de ces fichiers supports sous le contrôle des membres des bureaux de vote et du gestionnaire de l’élection qui pourront constater via leur accès au dispositif la disparition des données.

4. Préparation des élections

   9. Période d’élections

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Chaque période d’élections aura une durée déterminée par le protocole d’accord préélectoral. 

Durant ces périodes, le système de vote électronique sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture. 

10. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral.

Le protocole préélectoral mentionnera :

• la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique ;

• le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise;

• la délimitation de la période de vote électronique ;

• en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

  11. Données nécessaires pour les différentes opérations et établissement des fichiers

• « Fichier électeurs »

Les listes électorales seront constituées par collège par l’Entreprise. Elles comporteront notamment les informations nominatives suivantes :

• Nom et prénom ;

• Date d’entrée dans l’entreprise ;

• Date de naissance ;

• Collège électoral.

Ces listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs » aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur (l’adresse du domicile et l’adresse électronique personnelle seront nécessaires pour permettre l’envoi de ces codes d’accès)

• contrôler les accès au système de vote électronique;

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur;

• éditer les listes d’émargement.

Le « fichier électeurs » pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer la désactivation des codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes et la transmission de codes d’accès au vote électronique aux nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections.

Le protocole d’accord préélectoral pourra toutefois prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

• Procédé d’authentification de l’électeur

Le système de vote devra prévoir l’authentification des personnes autorisées à accéder au système pour exprimer leur vote. Il devra garantir la confidentialité des moyens fournis à l’électeur pour cet accès et prendre toutes précautions utiles afin d’éviter qu’une personne non autorisée ne puisse se substituer frauduleusement à l’électeur.

À partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées. 

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès uniques et personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe (que l’électeur sera seul à connaître) générés de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur »,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Le fichier créé fera l'objet d'un chiffrement. Les modalités de génération et d'envoi des codes personnels seront conçues de façon à garantir leur confidentialité et en particulier, que le prestataire ne puisse pas en prendre connaissance.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l’électeur devra renseigner sa date de naissance avant de pouvoir accéder au vote. 

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. Le système proposé devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Les modalités d’envoi (envoi postal et/ou électronique) seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral. Par mesure de précaution destinée notamment à éviter qu'une personne non autorisée puisse se substituer frauduleusement au salarié électeur, l'envoi des codes personnels d'authentification ne pourra être réalisé sur la messagerie professionnelle des salariés.

• Prestations liées aux listes de candidats

Les listes de candidats seront enregistrées par l’Entreprise et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats pourront être constituées par les organisations syndicales intéressées (1^er tour) ou par des candidats non affiliés (2^ème tour). Le prestataire pourra proposer un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire pourra éventuellement proposer un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la date fixée par le protocole préélectoral et au plus tard jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et le scellement du système.

• Prestations liées à l’émargement

Le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection. L’émargement indiquera la date et l’heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles (support numérique) par les membres des bureaux de vote.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci (cf. Annexe).

5. Contrôles préalables

   12. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la Société, les représentants du personnel, les membres des bureaux de vote, le prestataire fournira à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique. 

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis durant la phase de préparation des élections. 

13. Contrôles de conformité des listes de candidats 

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant à la Société, aux représentants du personnel et aux membres des bureaux de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection. 

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps raisonnable pour permettre à la fois la formation spécifique, une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles. 

14. Phase de test du système de vote électronique

Un contrôle du système de vote électronique sera organisé avant l'ouverture du scrutin et en présence des scrutateurs afin de constater la présence des différents scellements, le bon fonctionnement des machines, que la liste d’émargement est vierge et que l'urne électronique destinée à recevoir les votes est bien vide.

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection. 

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période raisonnable prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre la Société et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats. 

15. Contrôle du scellement

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

La vérification des scellements devra pouvoir se faire à tout moment, y compris durant le déroulement du scrutin. Les bureaux de vote devront disposer d’outils dont l’utilisation ne requiert pas l’intervention du prestataire pour procéder à la vérification du scellement.

16. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique et clés de chiffrement

La génération des clés destinées à permettre le chiffrement des bulletins de vote sera publique et se déroulera avant l’ouverture du scrutin. Cette procédure devra être conçue de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les présidents des bureaux et ses assesseurs prennent connaissance de ces clés, à l'exclusion de toute autre personne y compris les personnels techniques chargés du déploiement du système de vote.

17. Contrôle des heures d’ouverture et de fermeture du scrutin

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront contrôlées par les membres des bureaux de vote et le cas échéant les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales (représentant ou délégué de liste).

6. Déroulement des opérations de vote

   18. Modalités relatives à l’ouverture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de mission ou de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Le vote sera accessible à tous les systèmes d’exploitation et tous les navigateurs utilisés par les électeurs. Un matériel de vote accessible à tous sera mis à disposition.

Les salariés seront informés par courrier (postal et/ ou électronique) par le prestataire des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote.

L’ouverture des élections sera réalisée en présence des membres des bureaux de vote. La procédure comportera les étapes « en ligne» suivantes :

1. le contrôle des urnes électroniques qui devront être vides

2. la création et la génération d’une clé de chiffrement des bulletins de vote et la création des clés de déchiffrement destinées aux membres des bureaux

3. le scellement du système de vote électronique 

L’ouverture des scrutins pourra être vérifiée par les membres des bureaux de vote via leur accès personnel et sécurisé au système de vote.

19. Caractéristiques du matériel de vote

Le « prestataire fournisseur » assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Elles pourront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement.

Le « prestataire fournisseur » reproduira sur le site les listes des noms des candidats dans l’ordre où elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par le service RH à défaut d’autres dispositions précisées dans le protocole d’accord préélectoral, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement), par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

De plus, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms devra cependant être intégrée dans le moyen de vote électronique.

La fonctionnalité permettant de voter « blanc » sera également intégrée dans le moyen de vote électronique.

20. Modalités d’accès au serveur de vote

Le secret du vote électronique sera également garanti par la mise en place d’un dispositif au siège de la société permettant un isolement L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance. Au cours de cette procédure, le serveur de vote vérifiera l’identité de l’électeur et que celui-ci est bien autorisé à voter.

En cas de perte, de non réception ou de vol de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote, selon une procédure sécurisée. Les moyens d’authentification perdus ou volés seront rendus inutilisables.

Une fois connecté, l’électeur accèdera pour chaque élection aux listes ou aux candidats officiellement retenus compte tenu de son collège d’appartenance et dans l'ordre officiel.

L'électeur devra pouvoir choisir une liste, un candidat ou un vote « blanc » de façon à ce que ce choix apparaisse clairement à l'écran, indépendamment de toute autre information.

Il devra avoir la possibilité de revenir sur ce choix et le cas échéant, de rayer des candidats présents dans la liste choisie. L’électeur se verra présenter le bulletin de vote définitif comprenant le cas échéant, les candidats retenus et les candidats rayés.

Il validera ensuite son vote en saisissant son mot de passe et cette opération déclenchera l'envoi du bulletin de vote dématérialisé vers le serveur des votes.

L'électeur recevra immédiatement confirmation de la prise en compte de son bulletin de vote par le système et aura la possibilité de conserver une trace de cette confirmation (possibilité d’imprimer une page confirmant l’enregistrement de son vote).

Le système proposera à l’électeur de poursuivre le déroulement du scénario pour réaliser le vote suivant (membres suppléants).

Le bulletin de vote chiffré sera stocké dans l’urne, en vue du dépouillement. Le stockage du bulletin dans l’urne ne devra pas comporter d’horodatage, pour éviter tout rapprochement avec la liste d’émargement.

L'émargement devra se faire dès la validation du vote de façon à ce qu'un autre vote ne puisse intervenir à partir des éléments d'authentification de l'électeur déjà utilisés. L'émargement comportera un horodatage.

Cette liste, aux fins de contrôle de l'émargement, ainsi que le compteur des votes (taux de participation) ne devront être accessibles qu'aux membres des bureaux de vote qui pourront les consulter en permanence. En revanche, le système de vote garantira que des résultats partiels ne seront pas accessibles durant le déroulement du scrutin.

21. Opérations de dépouillement

À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

La fermeture des scrutins pourra être vérifiée par les membres des bureaux de vote via leur accès personnel et sécurisé au système de vote.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

L’ensemble des informations nécessaires à un éventuel contrôle a posteriori sera également recueilli lors de cette phase. Ces éléments seront enregistrés sur un support scellé, non réinscriptible et probant.

Le dépouillement sera actionné par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes qui auront été remises aux membres des bureaux dûment désignés au moment de la génération de ces clés (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau devront actionner publiquement le processus de dépouillement.

Les décomptes des voix par liste ou candidat de l'élection apparaîtront lisiblement à l'écran et feront l'objet d'une édition sécurisée, c’est-à-dire d’un mécanisme garantissant que l’affichage et l’impression des résultats correspondent au décompte de l’urne, pour être portés au procès-verbal de l'élection.

Le système de vote électronique devra être bloqué après le dépouillement de sorte qu'il soit impossible de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de dépouillement.

Les membres des bureaux de vote éditeront les procès-verbaux (modèles Cerfa) et proclameront oralement et publiquement les résultats.

7. Contrôle a posteriori

En cas de contentieux électoral, le système de vote électronique devra être capable de fournir les éléments techniques permettant au minimum de prouver de façon irréfutable que :

• le procédé de scellement est resté intègre durant le scrutin

• les clés de chiffrement/déchiffrement ne sont connues que de leurs seuls titulaires

• le vote est anonyme

• la liste d'émargement ne comprend que la liste des électeurs ayant voté

• l'urne dépouillée est bien celle contenant les votes des électeurs et elle ne contient que ces votes

• aucun décompte partiel n'a pu être effectué durant le scrutin

• la procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

8. Clauses juridiques

   22. Durée et conditions de validité de l’accord

Le présent accord de révision se substitue à toutes les dispositions de l’accord d’entreprise conclu le 7 mai 2013.

Il est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet après sa notification auprès de chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l’accord et des accomplissements de formalités de dépôt. Le présent accord est conclu dans les conditions visées à l’article L. 2232-12 du Code du travail.

23. Adhésion

Toute organisation syndicale représentative, non signataire d’origine du présent accord, pourra décider d'adhérer à tout moment et sans réserve au présent accord, dans les conditions prévues à l’article L. 2261-3 et suivants du Code du Travail.

Cette adhésion devra être notifiée à la Direction ainsi qu’aux autres Organisations Syndicales Représentatives signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

L’adhésion ultérieure d'une organisation syndicale représentative non signataire du présent accord emporte adhésion et agrément sans réserve à l'ensemble des dispositions de cet accord en vigueur à la date de l’adhésion.

Conformément à la Loi, l’adhésion fait l'objet d'un dépôt dans les conditions visées ci-après. La déclaration d’adhésion n’est opposable qu’une fois les formalités ci-dessus réalisées.

24. Révision

Cet accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application conformément aux dispositions des articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail,

Il est rappelé que conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7 du Code du travail, l’avenant de révision pourra être signé par les seules Organisations Syndicales Représentatives signataires de l’accord d’origine ou celle(s) qui y auront alors préalablement adhéré.

La demande de révision devra être adressée par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec AR motivée et devra indiquer le ou les articles concernés et être accompagnée, le cas échéant, de propositions écrites de substitution.

• si elle émane de la Direction, la demande devra être adressée aux organisations syndicales représentatives dans l’entreprise à la date à laquelle le processus est engagé.

• si elle émane d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires et représentatives à cette date, la demande devra être adressée à la Direction. Dans cette dernière hypothèse, la Direction portera la demande de révision reçue à la connaissance des autres organisations syndicales représentatives dans l’entreprise à cette date.

Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie. Copie de l’accord portant révision devra être déposée dans les conditions de forme définies ci-après.

Les parties ayant entendu se référer aux dispositions de droit commun, elles conviennent que toutes modifications ultérieures des règles applicables en ce domaine se substitueront de plein droit à celles du présent accord, sans qu'il y ait lieu de procéder par voie d'avenant.

La révision de l’accord collectif pourra éventuellement être envisagée en cas de changements intervenus dans la réglementation applicable sur le vote électronique. Toutefois, les parties conviennent que dans cette hypothèse, le processus de révision ne sera mis en œuvre que s’il est nécessaire et notamment dans l’hypothèse où le changement intervenu est significatif et conduit à bouleverser l’économie du présent accord ou s’il requiert expressément une révision des accords conclus.

Dans ces conditions et à titre d’exemple, il est acté entre les parties que dans l’hypothèse de nouvelles préconisations ou délibérations de la CNIL sur le vote électronique, ces dernières seront respectées strictement dans la mise en œuvre du processus mais ne feront pas nécessairement l’objet d’un nouvel accord sauf si un tel accord s’avérait nécessaire.

25. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions légales prévues par les articles L. 2261-9 et suivants sous réserve d’observer un délai de 2 mois au moins avant la date de la fin des mandats en cours.

La partie qui entend dénoncer cet accord doit le faire par lettre recommandée avec AR, adressée à chacune des autres parties signataires de l’accord. La date de dénonciation étant constituée par la date de réception de la partie signataire recevant la lettre recommandée AR en dernier.

Conformément à l’article L. 2261-10 du Code du travail, dès lors qu'une des organisations syndicales de salariés signataires du présent accord perdrait la qualité d'organisation représentative, la dénonciation du présent accord n'emporterait d'effets que si elle émane d'une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés au 1er tour des élections du Comité Social et Economique.

26. Dépôt et publicité

Le présent accord est établi en 5 exemplaires.

Un exemplaire de cet accord, signé par les parties, est remis aux organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise, contre signature d’une liste d’émargement, valant notification au sens de l’article L.2231-5 du code du travail.

Seront déposées par la Direction de la société EISAI sur la plateforme de télé procédure TéléAccords accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr :

• la version intégrale et signée de l'accord au format .pdf;

• sa version publiable anonymisée au format .docx;

• une copie du récépissé de la notification du texte à l'ensemble des organisations syndicales représentatives à l'issue de la procédure de signature.

Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Nanterre.

• Enfin, en application des articles R.2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel.

Cet accord pourra être consulté par chaque salarié auprès du service des Ressources Humaines ou du comité social et économique.

Fait à Courbevoie, le 12 avril 2019

Pour EISAI XX
Pour la CFE-CGC XX
Pour la CFTC XX

ANNEXE

	Données devant être enregistrées dans un traitement informatisé	Destinataires ou catégories de destinataires de ces informations
Fichier des électeurs	noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées personnelles (domicile / électronique)	électeurs pour les informations les concernant
Listes électorales	noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise (ou toute période d’activité dans l’entreprise, continue ou non permettant d’apprécier la capacité électorale) date de la mission en cours et entreprise d’appartenance (travailleur mis à disposition) date de naissance, collège d’appartenance	électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services RH
Listes d'émargement	collège d’appartenance noms et prénoms des électeurs	membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel (à l’issue du scrutin)
Listes des candidats	collège d’appartenance noms, prénoms des candidats, scrutin concerné : titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ordre de présentation des candidats sur la liste	électeurs, syndicats, agents habilités des services RH
Listes des résultats	noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège destinataires	électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, agents habilités des services RH

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.