ACCORD DE DIALOGUE SOCIAL

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La Société ARVATO SERVICES FRANCE (ASF), Société à Responsabilité Limitée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’ARRAS, sous le nombre B 407 997 162, dont le siège social est Rue des Frères Lumière 62880 VENDIN LE VIEIL, représentée par Monsieur

Ci-après dénommée « la société »

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

- L’organisation syndicale CGT, représentative au sein de la société et représentée par, Délégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet,

- L’organisation syndicale FO, représentative au sein de la société et représentée par, Délégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet,

- L’organisation syndicale SUD, représentative au sein de la société et représentée par, Délégués Syndicaux dûment mandatés à cet effet,

D’autre part.

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule 

Les parties ont conclu le 31 octobre 2016 un accord portant sur le dialogue social au sein d’ASF. Cet accord a été complété par un avenant du 31 janvier 2017. Lors des négociations annuelles obligatoires de janvier 2018, les partenaires sociaux ont rappelé l’importance du maintien d’un dialogue social permanent et de qualité entre les représentants du personnel et la Direction.

Les parties souhaitent conjointement adapter leur approche du dialogue social compte tenu notamment des récentes évolutions législatives et réglementaires issues de l’ordonnance du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise ».

Dans ce cadre, et conformément aux engagements pris dans l’accord NAO 2018, la Direction et les organisations syndicales représentatives se sont rencontrées les 26/03/2018 et 27/03/2018. Lors de ces échanges, les parties ont souhaité maintenir et développer leur culture du dialogue social fondé sur la communication, la transparence, l’échange et la concertation.

Les organisations syndicales et la Direction ont souhaité convenir ensemble :

• de l’organisation des instances représentatives du personnel et des négociations au sein de l’entreprise,

• des moyens et outils dévolus à ces instances ainsi qu’aux représentants du personnel,

• d’une procédure spécifique de conciliation destinée à prévenir notamment les situations de grève, de contentieux collectifs ou le cas échéant d’une saisine de l’administration du travail,

afin de permettre un fonctionnement le plus efficace et le plus adapté aux besoins et aux spécificités de l’entreprise et du personnel.

Il a en conséquence été convenu de ce qui suit ;

Le périmètre de l’organisation des IRP au sein d’ASF

Au regard des modes de fonctionnement d’une part et des processus décisionnels de l’entreprise d’autre part, le personnel de la société ASF sera représenté par les instances représentatives du personnel de la manière suivante :

Organisation du Comité Social et Economique

Il est constitué un Comité Social et Economique (CSE) dont le périmètre de compétences s’étend à l’ensemble de la société ASF.

Organisation de la représentation syndicale

S’agissant de la représentation des organisations syndicales, les signataires constatent la nécessité d’une organisation unique au niveau de l’entreprise.

Le périmètre de désignation des délégués syndicaux et des Représentants de Section Syndicale (RSS) des organisations syndicales est donc celui de l’ensemble de l’entreprise.

Par ailleurs, les organisations syndicales représentatives ont la faculté de désigner un représentant syndical au CSE (RS CSE).

Organisation de la Commission SSCT 

A l’occasion des discussions qui ont conduit au présent accord, les parties ont examiné ensemble les dispositions légales, et, plus particulièrement l’article L.2315-41 du Code du Travail. Elles constatent donc, en l’application de ce texte, qu’il est institué une Commission Santé Sécurité Conditions de Travail (CSSCT) au niveau de l’entreprise dont le fonctionnement est défini ci-après.

Elections professionnelles

Il est rappelé que c’est au protocole d’ accord préélectoral qu’il appartient de définir, le nombre et la répartition des sièges en considération des effectifs. Toutefois, et conformément aux dispositions légales, les parties s’accordent sur le fait que lors des négociations du protocole d’ accord préélectoral, il conviendra d’adapter le nombre d’élus au CSE afin d’améliorer l’efficacité de l’instance.

Le fonctionnement du CSE

1. 5. Composition

      1. Le Président du CSE et ses assistants

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant. Celui-ci, afin de favoriser la qualité des échanges en séance, peut être assisté de trois collaborateurs qui ont voix consultative.

Au sens du présent accord, le président est membre du CSE.

Le Bureau du CSE

Afin de gérer les affaires courantes et de faire fonctionner le CSE, les parties conviennent de mettre en place un bureau du CSE constitué des 4 membres titulaires suivants désignés lors de la première réunion suivant la proclamation des résultats électoraux :

Le secrétaire du CSE

Le CSE désigne au cours de sa première réunion un secrétaire.

Celui-ci est investi des missions suivantes :

Le secrétaire établit l’ordre du jour conjointement avec le Président.

Il établit le projet de procès-verbal en travaillant sur la base de l’ensemble des notes prises lors des débats par un assistant du Président du CSE. Le secrétaire assure la diffusion des projets de procès-verbaux aux membres du CSE, en vue de leur approbation en séance plénière.

Il assure la coordination nécessaire entre le président et le comité. Il organise le travail du comité et veille à l'exécution de ses décisions.

Il reçoit toute la correspondance adressée au comité, non décachetée.

Le secrétaire administre les affaires courantes du comité.

Il est en charge de la conservation des archives du CSE.

Sauf vote exprès différent, il est chargé de l’exécution des décisions du comité.

Il rend compte régulièrement de son activité.

Le secrétaire signe toute la correspondance émanant du comité.

Il représente le comité pour tous les actes nécessaires vis-à-vis des interlocuteurs du CSE, y compris, le cas échéant pour les actions en justice, en défense.

Pour les dépenses supérieures à 500 euros, la signature conjointe du secrétaire et du trésorier est requise. Si l'un des deux signataires est absent, son adjoint se substituera à lui pour cette double signature. Il est habilité tout comme le trésorier à signer les chèques, virements et ordre de retrait de fonds. Il conserve la carte bancaire du budget de fonctionnement.

Le règlement intérieur fixera également les seuils au-delà desquels toute dépense supposera une délibération préalable de l’instance.

Le CSE est, éventuellement, titulaire de cartes bancaires, dont la conservation est confiée au secrétaire et au trésorier, et en leur absence, à leur adjoint respectif.

Les cartes bancaires et chéquiers doivent être rangés dans le coffre prévu à cet effet chaque fin de semaine.

Le secrétaire adjoint

Le secrétaire adjoint est chargé d'assister et de suppléer le secrétaire du CSE en cas d'absence afin de permettre le bon fonctionnement de l’instance. Il est amené, en cas d’indisponibilité du secrétaire, pour quelque cause que ce soit, à le remplacer pour l’ensemble de ses prérogatives et notamment à établir et signer l’ordre du jour conjointement avec le Président, ou établir et diffuser les procès-verbaux.

Le trésorier

Le trésorier établit le budget prévisionnel d’affectation des dotations fournies par l’entreprise et le présente, pour acceptation, lors d’un vote, à l’instance réunie en formation plénière

Il tient la comptabilité du comité. Le trésorier veille à la protection des données financières et comptables du CSE.

Les outils d’accès à ces informations sont seulement communiqués aux membres du bureau du CSE.

Il gère les comptes bancaires du comité. Il règle les factures du comité et assure l’archivage des documents comptables.

Il rend compte régulièrement, à raison d’une fois par trimestre, lors d’une réunion ordinaire, aux membres du comité de l'utilisation des fonds.

Il est l'interlocuteur privilégié de l'expert-comptable et du commissaire aux comptes du CSE.

Les rapports d'activité et de gestion annuels -ainsi que de fin de mandat- sont établis sous sa responsabilité. Ces rapports exposent notamment les recettes et les dépenses, ainsi que leur répartition entre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles.

Le rapport sur les conventions passées directement ou indirectement entre le CSE et l'un de ses membres est élaboré sous sa direction.

Il met à disposition des membres du CSE, s’ils en font la demande, toutes les pièces justificatives relatives à la comptabilité du CSE qu’il s’agisse du budget activités sociales et culturelles comme du budget de fonctionnement.

Après le renouvellement du CSE, le trésorier prépare, établit et présente au CSE nouvellement élu un compte rendu de fin de mandat de la gestion du comité et remet tous les documents administratifs et financiers concernant l'administration et l'activité comptable du CSE au nouveau bureau.

Il communique au nouveau bureau les outils d’accès à l’ensemble de ces informations comptables.

A cette occasion, le CSE donne au trésorier quitus de sa gestion par un vote auquel les membres du bureau sortant ne participent pas.

Seuls le secrétaire et trésorier (ou, en leur absence, leurs adjoints) sont habilités à signer les chèques, virements et ordres de retrait de fonds.

Le CSE est, éventuellement, titulaire de cartes bancaires, dont la conservation est confiée au secrétaire et au trésorier, et en leur absence, à leur adjoint respectif.

Les cartes bancaires et chéquiers doivent être rangés dans le coffre prévu à cet effet, chaque fin de semaine.

Une double signature du secrétaire et du trésorier est nécessaire au-delà de 500 €, sous réserve de l’accord des membres du comité social et économique. Si l'un des deux signataires est absent, son adjoint se substituera à lui pour cette double signature. Exception : l’achat de billetterie.

En cas de départ définitif de l’entreprise du trésorier (ou de démission de son mandat de membre du CSE), une nouvelle élection du trésorier doit avoir lieu, dans les 15 jours suivant la fin du mandat du trésorier.

Le trésorier adjoint

Le trésorier adjoint est quant à lui chargé d'assister et de suppléer le trésorier du CSE en cas d'indisponibilité, pour quelque cause que ce soit.

Les membres suppléants

Participation ponctuelle aux réunions

Conformément à l’article L. 2314-1 du Code du travail, le membre suppléant assiste aux réunions du CSE, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, seulement en l’absence du titulaire qu’il est appelé à remplacer en vertu des dispositions de l’article L2314-37 du code du travail.

Règles de remplacement du titulaire absent

Conformément à l’article L. 2314-37 du code du travail, les règles de suppléance applicables au CSE sont les suivantes :

• Lorsqu'un délégué titulaire cesse ses fonctions ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie.

• S'il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation.

• Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

• A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

Le suppléant devient titulaire jusqu'au retour de celui qu'il remplace ou jusqu'au renouvellement de l'institution.

Enfin, il est précisé que le candidat non élu auquel il peut être fait appel en qualité de suppléant est protégé contre le licenciement pour une durée de 2 mois suivant la réunion à laquelle il a participé.

Le titulaire qui sait qu’il ne pourra pas participer pour une cause quelconque à la réunion du CSE doit en informer la Direction dès la réception de la convocation ou au plus tard 3 jours ouvrés précédant la réunion. La Direction organise alors le remplacement du titulaire absent.

La Direction informée d’une absence moins de 3 jours ouvrés avant la réunion, fera ce qui est possible pour organiser le remplacement du titulaire.

Néanmoins, les parties sont expressément convenues :

• qu’une réunion qui se tient en l’absence d’un ou de plusieurs titulaires - qui n’a (ou n’ont) pas informé le Président de son (leur) absence dans le délai prévu ci-dessus - est réputée se tenir régulièrement, aucun vice de dans l’organisation de la réunion ne pouvant être invoqué.

• les délibérations de l’instance adoptées dans ce contexte ne pourront pas faire l’objet d’une contestation en raison du non remplacement d’un ou de plusieurs titulaires absents.

  4. Les représentants syndicaux et les délégués syndicaux

Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un représentant syndical au comité (RS CSE) et des délégués syndicaux (DS) conformément aux articles L.2316-7 et L. 2143-1 et suivants du code du travail.

Naturellement, ils sont concernés par l’article L2314-33 du code du travail.

Participants extérieurs

2. 2. 1. Invité du CSE

Le CSE peut faire appel à titre consultatif et occasionnel au concours de toute personne extérieure à l’entreprise sous réserve de l’accord exprès et préalable du Président du comité.

Il appartient au secrétaire du CSE d’informer le Président du souhait du CSE de voir une personne extérieure participer à la prochaine réunion de l’instance, au plus tard lors de l’établissement de l’ordre du jour.

Médecin du travail, Inspecteur du travail, agent de la CARSAT et responsable sécurité

Le Médecin du travail et le responsable interne du service de santé et sécurité

Le Médecin du travail et le responsable interne du service de santé et sécurité et des conditions de travail sont convoqués et assistent avec voix consultative :

• aux réunions portant en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, uniquement sur les points de l'ordre du jour en rapport avec la santé et la sécurité,

• à la réunion organisée à la suite d'un accident ou d'un évènement grave

• aux réunions extraordinaires dans le domaine de la santé, sécurité et des conditions de travail

• et, le cas échéant aux réunions de la CSSCT.

L’inspecteur du travail et l’agent de la CARSAT

L'inspecteur du travail, ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités :

- Aux réunions de la ou des commissions santé, sécurité et conditions de travail ;

- Aux réunions du comité consécutives à un accident de travail ayant entrainé un arrêt de travail d'au moins huit jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

Information, convocation et organisation :

L'employeur informe annuellement le médecin du travail, le responsable interne du service de santé et sécurité et des conditions de travail, l'inspecteur du travail et l'agent de la CARSAT du calendrier retenu pour les réunions consacrées à la santé au travail.

Il confirme les dates des réunions, par écrit, au moins 15 jours avant leur tenue.

L'ordre du jour de la réunion du CSE doit toujours être envoyé à ces personnes au moins 3 jours avant la réunion prévue.

Commissions du CSE

2. 3. 1. La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

Périmètre de la CSSCT

A l’occasion des discussions qui ont conduit au présent accord, les parties ont examiné ensemble les dispositions légales, et, plus particulièrement l’article L.2315-41 du Code du Travail.

Au regard des modalités de fonctionnement de l’entreprise, elles décident d’instituer une commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail au niveau de l’entreprise.

4. Composition de la CSSCT

5. Missions déléguées à la CSSCT

6. Modalités de fonctionnement et moyens de la CSSCT

   2. Autre commission

   8. Organisation des réunions du Comité Social et Economique

3. 7. 1. Fréquence des réunions 

Les parties sont soucieuses d’entretenir un dialogue social régulier et de qualité. Dans cette optique, afin de favoriser les échanges, le CSE se réunira une fois par mois en réunion ordinaire.

Pour les réunions se déroulant l’été (juillet-août), il est précisé qu’en fonction de l’organisation des congés payés des membres du CSE, la réunion du mois de juillet et du mois d’août peuvent intervenir avec un léger décalage et se tenir au début du mois suivant ou à la fin du mois précédent.

Au cours de l’année, le CSE abordera une fois par trimestre les thématiques relatives à la santé, la sécurité et aux conditions de travail, soit 4 réunions par an, au cours desquelles il examinera les éventuels rapports établis par la CSSCT.

Des réunions exceptionnelles supplémentaires pourront être organisées en fonction de l’actualité.

En ce qui concerne les réunions extraordinaires, celles-ci pourront être organisées à l’initiative de la Direction ou le cas échéant des représentants du personnel et, ce dans les conditions prévues par la loi.

Etablissement de l’ordre du jour

L’ordre du jour est établi conjointement par le président et le secrétaire.

Afin de faciliter les échanges lors de l’établissement de l’ordre du jour, dans la mesure du possible, le secrétaire adresse au Président les points qu’il souhaite inscrire à l’ordre du jour au plus tard deux jours avant cet échange.

Les membres du CSE sont informés en amont de la date de fixation de l’ordre du jour par une pré-convocation de telle sorte qu’ils puissent faire part au secrétaire des sujets qu’ils souhaitent voir traiter par le CSE.

Conformément aux dispositions de l’article 2.3.1 du présent accord, les sujets relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail font l’objet d’un examen préalable et de travaux préparatoires de la commission SSCT. Ils sont donc dans un premier temps renvoyés en commission. Une fois que la commission a rendu son rapport, le point peut alors être inscrit à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CSE traitant spécifiquement de sujets SSCT.

Les questions qui relèvent des réclamations sont traitées dans une réunion distincte.

2.4.3 Répartition des tâches du CSE et traitement des réclamations :

A l’occasion de l’élaboration de l’ordre du jour, le Président (ou son représentant) et le secrétaire du CSE examineront l’ensemble des points susceptibles d’être examinés par le CSE à l’occasion de la prochaine réunion ordinaire.

En fonction de leur contenu :

• Certains points pourront être transmis à la CSSCT pour examen et traitement,

• Les questions identifiées comme réclamations seront traitées directement à l’occasion d’une réunion spécifique et recevront une réponse écrite.

• Les points identifiés par le Président et le secrétaire comme devant être traité directement par le CSE seront portés à l’ordre du jour de celui-ci.

2.4.4 Convocation aux réunions

La Direction adresse une convocation aux membres du CSE (titulaires, suppléants, RS CSE) et aux personnes extérieures éventuellement concernées et leur transmet l’ordre du jour au moins 3 jours avant la réunion.

La Direction adresse les convocations par courrier électronique aux adresses communiquées par les représentants du personnel.

Les membres suppléants recevront une convocation à titre informatif afin de pouvoir pallier l’absence éventuelle de titulaires et être informés du jour et du lieu de réunion.

2.4.5 Lieux des réunions

Les réunions se tiendront sur le site de Vendin-Le-Vieil.

Il est précisé qu’en fonction des circonstances, la réunion pourra se dérouler sur un lieu différent, notamment, lorsque les circonstances ou l’un des sujets évoqués à l’ordre du jour le justifie.

La Direction veillera alors à ce que la convocation attire tout particulièrement l’attention des représentants du personnel sur la modification ponctuelle du lieu de réunion.

3. Les informations consultations du CSE

   1. L’accès à l’information

Les parties reconnaissent comme essentiels aux relations entre la Direction et les partenaires sociaux, la qualité de l’information donnée et le respect de la confidentialité attachée à certaines informations. Aussi, les parties sont convenues des dispositions suivantes.

3.1.1 La Base de Données Economiques et Sociales  (BDES)

Au sein d’ASF, il est convenu que la BDES comporte des rubriques classées en fonction des trois grands thèmes de consultation :

• orientations stratégiques et conséquences

• situation économique de l’entreprise

• politique sociale des entreprises

Il est rappelé que la BDES regroupe des informations portant sur les deux années précédentes, l’année en cours ainsi que chaque fois que cela est possible et pertinent les trois années à venir.

La BDES comprend les informations suivantes :

• Egalité professionnelle

• Flux financiers

• Fonds propres, endettement et impôts

• Investissements

• Rémunération

• Procès-verbaux des instances

• Accords d’entreprise

• Activités sociales et culturelles

Le contenu de ces informations reprend à cet effet à titre de modèle, les supports des informations transmises pour les mêmes sujets en 2017. Pour l’accès à cette BDES, chaque représentant du personnel se voit attribuer un code personnel.

Le code personnel est remis lors de l’adhésion de chaque utilisateur à la charte spécifique. Cette charte établit les règles précises d’utilisation et rappelle en particulier les règles essentielles en matière de confidentialité des informations portées, ainsi qu’à la connaissance des représentants du personnel.

A l’occasion de chaque élection professionnelle, à la fin des mandats, les codes d’accès sont désactivés.

A l’issue de chaque élection, il est remis à chaque membre disposant d’un nouveau mandat, un nouveau code personnel permettant d’accéder à la BDES, et ce, dans les conditions rappelées ci-dessus.

S’agissant des trois consultations récurrentes, il est rappelé que c’est la mise en ligne au sein de la BDES, des informations mises à jour au titre d’une consultation spécifique qui initie le délai prévu pour cette procédure d’information et de consultation

3.1.2 Communication des dossiers de consultations spécifiques

Il est expressément convenu que, s’agissant des consultations spécifiques, le dossier d’information est lui-même communiqué aux membres du CSE au moyen d’une mise en ligne au sein de la BDES.

A la date de la mise en ligne, cette information est portée à la connaissance de l’ensemble des représentants du personnel concerné.

Il est rappelé que le délai d’information et de consultation débute, s’agissant des consultations spécifiques, à la date de la mise en ligne du dossier destiné aux instances représentatives du personnel concernées.

3.1.3 Discrétion et confidentialité

Les parties ont souhaité rappeler de manière très solennelle l’importance que chacun attache au respect des règles de confidentialité et de discrétion relative aux informations qui sont portées à la connaissance des représentants du personnel.

A cet égard, la Direction veillera, chaque fois que c’est nécessaire, à informer de manière très claire, les instances représentatives du personnel concernées, du caractère confidentiel des informations éventuellement portées à leur connaissance.

A l’occasion de cette information, il sera précisé :

• les documents, ou les parties des documents frappés du sceau de la confidentialité,

• la durée éventuelle de cette confidentialité.

  Dans certaines circonstances, s’agissant d’informations particulièrement sensibles, la Direction pourra avec l’accord du CSE et / ou de la commission, prévoir que les débats portant sur les volets frappés de confidentialité ne figureront pas au sein du ou des procès-verbaux/ rapports publiés.

Ces échanges pourront alors demeurer uniquement sur une version intégrale du procès-verbal concerné en deux exemplaires :

• l’un par le secrétaire du CSE,

• l’autre par le représentant de la Direction.

  2. Consultations récurrentes du CSE

3.2.1 Echéance et calendrier

Les consultations récurrentes du CSE se dérouleront chaque année selon le calendrier fixé par la Direction et communiquer au CSE en Décembre de l’année N-1 et dans le cadre de réunions extraordinaires.

3.2.2 Délais de consultation

Il est expressément convenu que le processus d’information et de consultation, s’agissant des trois thèmes récurrents, sera d’une durée de quinze jours calendaires maximum.

Comme rappelé ci-dessus, ce délai commence à courir à compter de la date de la mise en ligne des informations correspondantes de la BDES.

3.3 Consultations spécifiques du CSE

Le dossier d’information est lui-même communiqué aux membres au moyen d’une mise en ligne au sein de la BDES qui vaut information du comité. Le processus d’information et de consultation sera d’une durée de quinze jours calendaires maximum.

Les moyens alloués aux instances représentatives du personnel

4. 1. La formation

Les membres titulaires du CSE élus pour la première fois bénéficient, dans les conditions et limites prévues à l'article L. 2145-11 du code du travail, d'un stage de formation économique d'une durée maximale de 5 jours.

De la même manière, le code du travail prévoit que les membres de la CSSCT, bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Les partenaires sociaux conviennent de la nécessité de renforcer l’accompagnement en formation des représentants du personnel en matière de culture économique, financière et sociale. Afin de promouvoir le bon fonctionnement des IRP, la Direction a décidé de s’engager en faveur d’une meilleure formation des représentants du personnel, ce qui ne pourra que contribuer à améliorer la compréhension et la qualité des enjeux et des échanges.

Les heures de délégation

Dans le cadre des travaux qui ont conduit à l’élaboration du présent accord, les partenaires sociaux ont souhaité définir les moyens qui permettent aux différentes instances de fonctionner dans les meilleures conditions pour l’exercice des missions qui leur sont dévolues.

C’est dans ces conditions qu’elles sont convenues de ce qui suit.

4. 2. 1. Heure de délégation des membres du CSE

Nombre d’heures de délégation

• Crédit d’heures légal :

Le crédit d’heures mensuel dont disposent les membres titulaires du CSE est fixé par les dispositions légales en fonction des effectifs de l’entreprise.

Le protocole d'accord préélectoral fixera le nombre de sièges et le volume des heures individuelles de délégation : en cas d’aménagement du nombre de sièges, le volume global d’heures de délégation au sein de chaque collège sera garanti et devra être égal à celui résultant des dispositions légales au regard de l'effectif de l'entreprise.

Conditions de cumul des heures de délégation

Le crédit d’heures dont disposent les membres du CSE peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer dans le mois de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation légal dont il bénéficie.

Pour l'utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informe l'employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation.

Répartition possible des heures de délégation entre membres du CSE

La répartition des heures entre les membres de la délégation du personnel du CSE ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire.

Les membres titulaires du CSE concernés informent l'employeur du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois au plus tard huit jours avant la date prévue pour leur utilisation. L'information de l'employeur se fait par un document écrit précisant leur identité (titulaire ou suppléant) ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux.

Heures de délégation des RS CSE

Les représentants syndicaux au CSE (RS CSE) disposent d’un crédit d’heures de 20 heures par mois. Ce crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

Pour l'utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informe l'employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation.

Heure de délégation des délégués syndicaux

Pour tenir compte du périmètre de la désignation et d’intervention des délégués syndicaux, il est attribué un crédit mensuel de 24 heures de délégation à chaque délégué syndical. Les délégués syndicaux appartenant à une même organisation syndicale peuvent répartir entre eux le total des heures de délégation dont ils disposent.

Heure de délégation RSS

Le crédit d’heures mensuel de délégation alloué aux représentants de sections syndicales est de 4 heures mensuelles.

Temps passé en réunion par la Commission SSCT

Les membres de la CSSCT ne disposent pas de crédit d’heures spécifiques. Le temps passé en réunion avec l’employeur ou lors des enquêtes conjointes avec ce dernier est traité comme du temps de travail effectif.

Dépassement du crédit d’heures de délégation

Le crédit mensuel accordé aux représentants du personnel peut être dépassé en cas de circonstances exceptionnelles. Cette règle s'applique aux représentants du personnel bénéficiant d'un crédit d'heures légal.

En cas de dépassement, et à l’issue du mois considéré, la Direction demande au représentant du personnel des explications justifiant du fait que les heures de délégation prises au-delà de son crédit d'heures s’inscrivent dans le cadre de circonstances exceptionnelles. En cas de dépassement du crédit d'heures en l'absence de circonstances exceptionnelles, ou en cas de silence du salarié, la Direction informe le représentant du personnel qu’une retenue sur salaire sera opérée, et lui précise les modalités de cette retenue (échéancier et montant). Il est rappelé qu’en cas de récidive, ces faits peuvent donner lieu à une sanction disciplinaire.

Les locaux mis à disposition des représentants du personnel

Il est précisé à titre d’information qu’est attribuée au CSE et aux organisations syndicales la jouissance des locaux suivants :

• Le Comité Social et Economique :

  La Direction de la société met à disposition du comité un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions dans le local principal : la direction fournit au comité :

• 1 ordinateur de bureau avec une imprimante

• Des tables et des chaises ;

• Une ligne téléphonique fixe

• 2 armoires fermées à clefs.

• Les organisations syndicales représentatives :

Les organisations syndicales représentatives disposent d’un local commun situé à Noyelles-Sous-Lens, rue des Entreprises.

• Les organisations syndicales non représentatives :

Le local attribué aux organisations syndicales non représentatives est situé à Noyelles-Sous-Lens, rue des Entreprises.

4. Les outils de communication

   1. Les panneaux d’affichage

La Direction met à disposition les panneaux syndicaux suivants :

- Un panneau d’affichage est attribué par organisation syndicale sur le site de Lens

- Un panneau d’affichage est attribué par organisation syndicale sur le site de Noyelles-Sous-Lens

-Quatre panneaux d’affichage sont attribués par organisation syndicale sur le site de Vendin-Le-Vieil.

Intranet et messagerie électronique professionnelle

La diffusion d’informations ou de communications syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise (messagerie électronique professionnelle, intranet, outil client,…) n’est pas autorisée dans l’entreprise, compte tenu notamment des exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique.

Par exception, le CSE peut diffuser des informations relatives aux activités sociales et culturelles via les bornes interactives et les écrans vidéo de communication, après autorisation expresse de la Direction qui se charge de la mise en ligne.

Les budgets du CSE

2. 3. Dévolution des biens du CE au CSE

Les parties prévoient les modalités applicables concernant les biens, droits, obligations, créances et dettes du CE qui disparaît au profit du CSE.

• l'ensemble des biens, droits et obligations, créances et dettes du comité d'entreprise, des CHSCT sont transférés de plein droit et en pleine propriété au CSE mis en place au terme du mandat en cours des instances précitées ;

• lors de sa dernière réunion, le comité d'entreprise dresse l’inventaire de ses biens et décide de l'affectation des biens de toute nature dont il dispose et, en priorité, à destination du futur CSE et le cas échéant, les conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatives aux activités transférées ;

• lors de sa première réunion, le CSE décide, à la majorité de ses membres, soit d'accepter les affectations prévues par le comité d'entreprise lors de sa dernière réunion, soit de décider d'affectations différentes ;

• les transferts de biens meubles ou immeubles prévus au présent article ne donnent lieu ni à un versement de salaires ou honoraires au profit de l'État ni à perception de droits ou de taxes.

  4. Budget de fonctionnement

Une dotation de fonctionnement égale dont le taux est fixé par la loi est versée sous forme de virement chaque année au comité :

• 0.20% de la masse salariale brute de l'entreprise (base DADS) si l’effectif de l’entreprise est inférieur ou égal à 2000 salariés.

• 0.22% de la masse salariale brute de l'entreprise (base DADS) si l’effectif de l’entreprise est supérieur à 2000 salariés.

La contribution patronale est versée trimestriellement (budget annuel/4), en avril, juillet, octobre et janvier, par virement, sur la base de la masse salariale de l'année précédente, avec régularisation, dès lors que la masse des salaires de l'année en cours est connue.

Il est également rappelé que le budget de fonctionnement sert à la gestion du comité, notamment pour :

• L’achat de fournitures de bureau,

• Le remboursement des notes de frais, dans le cadre des fonctions des membres du comité, avec obligation de fournir une facture en bonne et due forme

• Le règlement de divers abonnements et revues concernant le comité,

• Le règlement des forfaits de téléphones portables,

• Dépenses diverses, dans le cadre de la mission des membres du comité, avec obligation de fournir une facture en bonne et due forme.

• Les repas, le forfait jour sera de 25€ TTC et forfait soir sera de 30€ TTC, le remboursement s’effectuera sur facture uniquement, pour tout repas pris lors de réunion mensuelle, de mission ou de sortie du CSE.

  5. Budget des activités sociales et culturelles

Le financement des activités sociales et culturelles pris en charge par le comité est assuré par une contribution patronale correspondant à 0,6% de la masse salariale brute de l’entreprise base DADS.

La contribution patronale est versée trimestriellement (budget annuel/4), en avril, juillet, octobre et janvier, par virement, sur la base des calculs précisés ci-dessus, avec régularisation, dès lors que les données de l'année en cours sont connue.

Transfert du reliquat d’un budget à l’autre

Le CSE peut décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles.

Les négociations collectives

ASF dispose d’une convention collective d’entreprise depuis 1998 dont les dispositions constituent des acquis sociaux. Les parties s’engagent à réviser cette convention collective d’entreprise afin de tenir compte des récentes évolutions de la législation sociale.

5. 6. Thèmes de négociation

Les négociations porteront désormais sur les thèmes suivants :

• la rémunération, le temps de travail et la répartition de la valeur ajoutée ;

• la qualité de vie au travail et l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;

• la gestion des emplois, des parcours professionnels et des compétences.

  7. Périodicité des négociations

La Direction et les organisations syndicales signataires attachent une attention particulière aux conditions dans lesquelles travaillent les collaborateurs d’ASF, et au-delà, à la qualité de vie au travail.

Dans le cadre de sa responsabilité sociale, ASF cherche par ailleurs à renforcer l’employabilité de ses salariés et souhaite mettre en œuvre les moyens nécessaires à l’adaptation de leurs compétences.

Documentation destinée aux négociations

Pour chacun de ces thèmes de négociation, la documentation permettant le travail des partenaires sociaux à l’occasion de ces négociations sera mise à la disposition des organisations syndicales par l’intermédiaire de la BDES.

La gestion des carrières des représentants du personnel

Dans le prolongement des dispositions légales, la Direction, d’une part, et, les organisations syndicales, d’autre part, ont entendu réaffirmer de manière solennelle, l’importance qu’elles attachent aux conditions dans lesquelles les salariés de l’entreprise exercent des responsabilités électives ou désignatives au sein d’ASF.

Chacun mesure la nécessité et l’importance qu’il y a à l’instauration et au maintien d’une excellente communication entre le salarié représentant du personnel d’une part, l’organisation syndicale dont il se réclame d’autre part, et la Direction de troisième part.

C’est l’objet des mesures ci-après :

• de faciliter l’accès et la compréhension d’un représentant du personnel des missions et de la responsabilité résultant de son ou ses mandats

• de permettre aux représentants du personnel de conduire tout à la fois les missions dont ils ont la responsabilité et la tenue du poste résultant du contrat de travail qui le lie à l’entreprise ;

• d’appréhender dans les meilleures conditions la fin de ces mandats afin de poursuivre sa carrière professionnelle au sein de la société ASF en pouvant, notamment valoriser l’expérience acquise du fait des responsabilités exercées dans le cadre de ces mandats.

C’est la raison pour laquelle, il est, en particulier, convenu de ce qui suit.

6. 9. Entretien de début de mandat

Chaque représentant du personnel titulaire au sein du Comité Social et Economique ainsi que l’ensemble des titulaires d’un mandat syndical peuvent bénéficier :

• à leur demande

• ou à l’initiative de la Direction,

d’un entretien individuel dit de « début de mandat ».

Cet entretien a pour objet d’appréhender de manière pratique, concrète, les modalités aux termes desquels le représentant du personnel pourra exercer son ou ses mandats au sein de l’entreprise, et en particulier au regard de l’emploi qui est le sien au sein d’ASF.

Il s’agit directement, au travers cet échange, d’analyser la situation précise, spécifique de ce représentant et de déterminer ensemble les modalités permettant de faciliter tout à la fois l’exercice du mandat et l’exercice des fonctions contractuelles.

De même, afin d’ajuster au mieux les modalités pratiques de l’exercice de ce mandat, le responsable hiérarchique direct du représentant du personnel pourra être invité, le cas échéant, à participer à cet entretien.

Les modalités pratiques étudiées puis arrêtées entre les parties à l’occasion de cet entretien peuvent faire l’objet d’un document écrit permettant à chacun de s’y référer tout au long de l’exercice du mandat.

L’entretien de fin de mandat

Dans les 6 mois précédant l’élection, et au plus tard à l’issue de la proclamation du résultat des élections professionnelles, la Direction recevra les représentants du personnel titulaires ou ayant un mandat syndical, quel que soit leur volume d’heures de délégation.

• à leur demande ;

• ou à l’initiative de la Direction.

L’objet de cet entretien sera notamment destiné à valoriser l’expérience acquise par ce salarié du fait de l’exercice du ou des mandats de représentation du personnel au cours des années antérieures.

A l’occasion de cet entretien et dans le prolongement de leurs échanges antérieurs, il sera procédé à une estimation des compétences de ce salarié ainsi que des mesures éventuelles permettant à ce collaborateur de reprendre une activité à temps complet dans les meilleures conditions.

A l’occasion de cet entretien, les parties pourront convenir de la mise en place d’un bilan de compétences.

Un programme de formation (interne ou externe) spécifique et adapté pourra aussi le cas échéant être convenu afin de permettre, là aussi, de poursuivre dans les meilleures conditions de l’exercice du contrat de travail de ce salarié.

Entretien de suivi annuel en cours de mandat

Les années ne donnant pas lieu à un entretien de début ou de fin de mandat, la Direction organisera un entretien de suivi annuel permettant de faire le point sur la situation professionnelle du représentant du personnel et ses éventuelles attentes.

Les entretiens professionnels

Il est rappelé que les entretiens de début et de fin de mandat sont distincts de l’entretien professionnel dont bénéficie chaque salarié de l’entreprise selon les échéances spécifiques à son poste de travail.

A l’occasion de cet entretien ou à l’issue de celui-ci, les parties pourront convenir le cas échéant de la tenue d’un entretien spécifique, relatif à l’exercice du mandat, si le besoin s’en fait sentir et ce, à l’initiative du salarié ou le cas échéant de la Direction.

Dispositions finales 

8. 1. Durée de l’accord 

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sauf dispositions contraires prévues dans le présent accord.

Les dispositions du présent accord et se substitue aux accords et aux pratiques et usages ayant le même objet, notamment celles de l’accord de dialogue social du 31 octobre 2016 et de son avenant du 31 janvier 2017, et aux dispositions de la convention collective d’entreprise.

Il prend effet à compter de la proclamation des résultats des prochaines élections du CSE.

Clause de rendez-vous – suivi de l’accord

Les parties conviennent de dresser le bilan de cet accord tous les 5 ans et d’étudier l’opportunité de faire évoluer ses mesures. En cas d’évolution des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, les parties apprécieront conjointement les conséquences de ces évolutions et, le cas échéant, l’opportunité de réviser le présent accord.

Révision de l’accord 

L’une ou l’autre des parties signataires pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :

• Toute demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires et comporter outre les indications des dispositions de la révision demandée, les propositions de remplacement.

• Dans un délai maximum de 3 mois à compter de la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la modification du présent accord.

• Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant de révision ou, à défaut d’aboutir dans un délai de trois mois, seront maintenues.

• Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qui le modifie.

  4. Dénonciation de l’accord 

Le présent accord pourra être dénoncé moyennant le respect d’un préavis de trois mois par une ou l’autre des parties signataires selon les modalités suivantes :

• toute dénonciation devra être notifiée à l’autre partie par lettre recommandée avec AR adressée à chacun des signataires et déposée auprès de la DIRECCTE et du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Lens.

• une nouvelle négociation devra alors être engagée à la demande de l’une des parties dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans les trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation.

L’accord continuera de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui est substitué ou à défaut pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis tel que prévu ci-dessus.

Dépôt de l’accord 

Le présent accord sera conclu en 6 exemplaires originaux, un pour la Direction et un pour chacune des organisations syndicales signataires.

La Direction procédera aux formalités de publicité telles que prescrites par les dispositions légales : Le présent accord est déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) des Hauts de France:

• en un exemplaire original papier, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par dépôt administratif avec accusé de réception ;

• en version électronique par courriel, dont :

- Une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l’accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l’enregistrement ;

- une version de l’accord anonymisée en format .docx, occultant les dispositions confidentielles et accompagnée du dépôt de l’acte d’occultation signé par les parties signataires de l’accord.

• Un dépôt en 1 exemplaire auprès du Secrétariat de Greffe du Conseil des Prud’hommes de LENS.

La Direction procédera aussi à la notification prévue par la loi à l’ensemble des organisations syndicales représentatives et ce, par l’intermédiaire d’un courrier recommandé avec AR ou en remise en main propre contre décharge.

Fait à Vendin-le-Vieil, le 29/03/2018.

En 6 exemplaires,

Pour les organisations syndicales représentatives :	Pour la Direction d’ASF Monsieur