1. Accord sur

   la durée et l’aménagement du temps de travail du personnel cadre

   et

   le droit a la déconnection

ENTRE LES SOUSSIGNES,

1. La,

   N° Siret ,

   Dont le Siège social est situé,

   Représentée par Monsieur,

   Agissant en qualité de Directeur

D’une part,

ET

Le Syndicat CGT, Mme, Déléguée syndicale

Le Syndicat CFDT, Mme, Déléguée syndicale

D’autre part,

PREAMBULE

La Polyclinique de Navarre relève de la convention collective de l’hospitalisation privée à but lucratif (FHP) et à ce titre fait application pour son personnel cadre des dispositions de l’article 7 de l’accord de branche relatif à la réduction et l’aménagement du temps de travail en date du 27 janvier 2000.

En raison des récentes évolutions législatives et jurisprudentielles relatives au temps de travail des cadres et plus particulièrement celles concernant les forfaits jours, la Direction de la Polyclinique de Navarre a souhaité, en accord avec les organisations syndicales, compléter les dispositions existantes en apportant des garanties complémentaires.

Le présent accord est donc l’occasion d’offrir un cadre juridique sécurisé permettant tout à la fois de concilier les intérêts de la Polyclinique de Navarre et les aspirations des salariés quant à un équilibre de leur vie professionnelle et de leur vie personnelle.

Le présent accord consacre également un droit à la déconnexion de l’ensemble des salariés de la Société, et défini pour ce faire une charte de bon usage des outils informatiques.

EN CONSEQUENCE IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT

7. TITRE 1 : ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL SOUS FORME DE FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNEE pour le personnel cadre

   1. Article 1 : Salariés visés

Conformément à l'article L.3121-58 du code du Travail, le mécanisme du forfait jours sur l'année peut viser les salariés suivants :

Le personnel relevant de la catégorie des cadres et disposant d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.

Le présent accord s’applique donc à l’ensemble des salariés de la Polyclinique de Navarre ayant le statut de cadre au sens de la convention collective de l’hospitalisation privée à but lucratif. Il s’agit à ce jour des postes suivants :

Sage-Femme Responsable Service Maternité

Assistante de Direction

Cadre de bloc opératoire

Cadre de Santé

Contrôleur de Gestion

Directeur des Affaires Médicales

Directrice Administrative et Financière

Directrice des Ressources Humaines

Directrice Qualité Gestionnaire des Risques

DSSI

Médecin DIM

Pharmacien

Responsable Services Généraux

Responsable Technique

Responsable Unité de Soins

Gynécologue Obstétricien

Ingénieur biomédical

Médecin

Médecin Pédiatre

Médecin Référent

Médecin urgentiste Il est précisé que cette liste n’est pas limitative et que tout nouveau poste de cadre entrant dans le champ de la l’article L.3121-58 du Code du travail sera concerné par les dispositions du présent accord.

Sont concernés par le présent chapitre tous les salariés entrant dans le champ ci-dessus décrit, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, à temps complet ou à temps incomplet, à durée indéterminée ou à durée déterminée, à l’exclusion toutefois des cadres dirigeants définis à l’article L 3111-2 du Code du Travail qui sont les cadres auxquels sont confiés des responsabilités dont l’importance implique une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome, et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans la Société.

Article 2 : Convention individuelle de forfait

Il est rappelé que la convention de forfait en jours doit être prévue au contrat de travail ou dans un avenant.

Cette convention précisera notamment le nombre de jours prévu dans le forfait, et rappellera les principes et garanties énoncés dans le présent accord.

Article 3 – Durée du forfait jours

La période de référence du forfait est l’année civile (1^er janvier – 31 décembre).

Il est rappelé qu’en application de l’article L.3121-64 du Code du travail, la durée maximale du forfait est de 218 jours annuels, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur la totalité de l’année civile et ayant des droits à congés payés complets.

Il est également rappelé que l’article 7 de la convention collective de l’hospitalisation privée à but lucratif fixe le forfait jours à 212 jours par an auquel il y a lieu d’ajouter la journée de solidarité.

Ainsi au sein de la Polyclinique de Navarre, la durée du forfait jours est donc de 213 jours annuels, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur la totalité de l’année civile et ayant des droits à congés payés complets.

Pour les cadres entrant ou sortant en cours d’année civile, le nombre de jours inclus dans le forfait sera déterminé au prorata temporis.

Article 4 - Nombre de jours non travaillés (RTT) dû au titre du forfait

Il est convenu que les cadres au forfait annuel à temps plein en jours présents sur une année complète, bénéficieront conformément aux dispositions de l’article 7.3 de l’accord de branche susvisé de 15 jours de repos par an, ci-après dénommés « RTT ». En cas d’absence ou de forfait jour à temps réduit, ce nombre de jours de repos sera réduit proportionnellement.

Dans les conditions et limites prévues par les dispositions légales et conventionnelles, lorsque le nombre de jours travaillés pour une année complète de travail sera supérieur à 213 jours, le salarié bénéficiera d’un nombre de RTT égal à ce dépassement.

Les RTT sont posés par journées entières ou demi-journées selon les possibilités du service. Ils pourront être également groupés.

Pour la prise des jours de repos, les salariés concernés effectueront dans l’idéal une demande 8 jours calendaires avant la date de prise du repos, sur le système informatique dédié et selon les procédures internes, afin d’obtenir une validation par le service Ressources Humaines sur les journées ou demi-journées qu’ils souhaitent prendre en repos.

Tout changement de date éventuellement décidé par la Direction sera notifié au salarié au moins sept jours calendaires avant la date de prise du repos initialement prévue. Ce délai pourra être raccourci en cas de circonstances exceptionnelles.

Toute demande de changement de date des jours de repos choisis par les salariés et déjà accordés par la Direction devra être adressée au service RH au moins sept jours calendaires avant la date de prise du repos initialement prévue, la Direction se réservant le droit de refuser la modification en fonction des besoins de la société.

Les RTT devront impérativement être pris avant le 31 décembre de l’année en cours. Aucun report ne sera admis.

Article 5 - Conséquences des absences ou des arrivées ou départs en cours d’année

L’absence, non assimilée à du temps de travail effectif, entraine une diminution du nombre de jours travaillés dû par le salarié et, par conséquent, une diminution du nombre de jours non travaillés proportionnelles à la durée de cette absence.

Pour les salariés entrant ou sortant en cours de la période de référence ci-dessus, le raisonnement est le même.

6. Article 6 : Rémunération

Les salariés au forfait annuel en jours perçoivent une rémunération brute annuelle forfaitaire, versée à raison d’un douzième par mois à chaque échéance mensuelle, indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.

A titre informatif, il est précisé que le bulletin de paie portera pour seule mention « forfait 213 jours ».

Article 7 – Régime juridique

Il est rappelé que les salariés en forfait jours ne sont pas soumis, en application de l’article L.3121-62 du Code du travail, à :

• la durée légale, ou conventionnelle, hebdomadaire, du temps de travail ;

• la durée quotidienne maximale prévue à l’article L.3121-18 ;

• aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20, et L. 3121-22.

Il est précisé que compte tenu de la nature du forfait jours, dans le cadre de l'exécution de leur prestation de travail, les salariés ne sont pas soumis à un contrôle de leurs horaires de travail.

Cependant, et sans que cela remette en cause leur autonomie :

• le cadre détermine le calendrier des jours travaillés et non travaillés en adéquation avec la charge de travail ;

• il pourra être prévu dans l’année des périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement du service (exemple : permanences téléphoniques).

  8. Article 8 – Garanties

• Temps de repos

• Repos quotidien

En application des dispositions de l’article L.3131-1 du Code du travail, la durée du repos quotidien est au minimum de 11 heures consécutives sauf dérogations possibles dans les conditions fixées par les articles L.3131-2 et D.3131-4 à D3131-6 du Code du travail.

Une charte de bonnes pratiques sur l’organisation des permanences téléphoniques est en place afin de garantir ce repos quotidien.

• Repos hebdomadaire

En application des dispositions de l’article L.3132-2 du code du travail, et bien que le temps de travail puisse être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, en journées ou demi-journées de travail, le salarié doit bénéficier d'un temps de repos hebdomadaire de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures de repos quotidien ci-dessus prévues. Il est rappelé que sauf dérogations le jour de repos hebdomadaire est le dimanche.

Les parties conviennent que la durée du repos hebdomadaire devra être de 2 jours consécutifs. Il ne peut y être dérogé qu’exceptionnellement en cas de circonstances identifiées (déplacements professionnels, projets spécifiques urgents, permanences téléphoniques…).

Article 9 : Contrôle

• Contrôle des jours de travail

Le forfait jours fait l’objet d’un contrôle des jours ou demi-journées travaillés via l’outil de gestion informatique des temps (OCTIME) qui reprend :

- La date des journées ou de demi-journées travaillées

- La date des journées ou demi-journées de repos prises. Pour ces dernières la qualification de ces journées devra impérativement être précisée : congés payés, congés conventionnels, repos hebdomadaires, RTT…

Ainsi, chaque mois, sur le bulletin de salaire est reporté dans les compteurs le nombre de jours de repos pris ainsi que chaque année par récapitulation afin de vérifier qu’en fin de période annuelle ne soit pas dépassé le nombre maximum de 213 jours travaillés dans l’année.

Il appartiendra au salarié de signaler à son supérieur hiérarchique toute difficulté qu’il rencontrerait dans l’organisation ou la charge de son travail et de solliciter un entretien auprès de lui en vue de déterminer les actions correctives appropriées, et ce sans attendre l’entretien annuel prévu ci-dessous et s’en qu’il s’y substitue.

La Société tient à la disposition de l’Inspecteur du travail, pendant une durée de trois ans, les relevés mensuels précités qui permettent de comptabiliser le nombre de jours de travail effectués par les cadres au forfait annuel en jours.

• Entretien annuel

En application de l’article L.3121-64, le salarié aura annuellement un entretien avec son supérieur hiérarchique au cours duquel seront évoquées :

• L’organisation du travail ;

• La charge de travail de l'intéressé ;

• L’amplitude de ses journées d'activité ;

• L’articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;

• La rémunération du salarié.

Cet entretien pourra avoir lieu en même temps que l’entretien annuel d’évaluation, dès lors que les points ci-dessus seront abordés.

Lors de cet entretien le supérieur hiérarchique et le salarié devront avoir copie, d’une part des documents de contrôle des 12 derniers mois et, d’autre part, le cas échéant du compte rendu de l’entretien précédent.

Article 11 : Renonciation à des jours de repos

Le salarié qui le souhaite peut, en accord avec la Direction, renoncer à une partie de ses jours de repos (congés payés, RTT, jours fériés chômés) en contrepartie d'une majoration de son salaire.

L'accord entre le salarié et la Direction est établi par écrit par le biais d’un avenant à la convention de forfait conclu entre le salarié et la Polyclinique. Il est précisé qu’en application des dispositions de l’article L.3121-59 du code du travail, cet avenant est valable pour une année et ne peut être reconduit de manière tacite

Le taux majoration applicable à la rémunération en cas de renonciation est fixé à 10%.

En tout état de cause, compte tenu de la renonciation, le nombre de jours travaillés ne pourra dépasser 228 jours.

Le nombre maximum de jours auquel le salarié peut renoncer est donc de 15  jours. 

TITRE 2 : REGLE DE BON USAGE DES OUTILS INFORMATIQUES ET Droit à la déconnexion

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de la Polyclinique

Les parties au présent accord entendent définir les modalités d’usage des outils numériques ainsi que d’exercice du droit à la déconnexion, notamment en application des articles L. 2242-8- 7°et L.3121-64 du Code du travail.

Article 12 : Règles de bon usage des outils numériques

Sont notamment visés :

• Les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…

• Et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, l’entreprise a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes :

1. Gérer l’addiction aux outils numériques

• Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques

• Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages

• Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrant.

• Gérer et encadrer l’accessibilité

• Utiliser le « gestionnaire d’absences » en cas d’absence du bureau

• Préciser dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter

• Déléguer dans la mesure du possible sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse

• Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive

• Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages

2. Gérer l’information

• Etre rigoureux et précis dans la communication

• Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message

• Traiter d’un sujet par message

• Eviter la multiplication des messages sur le même sujet

• S’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être identifié rapidement

• S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé

• La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, fax…

• Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :

  • les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,

  • il existe un risque de mauvaise interprétation,

  • le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,

  • il peut s’agir d’une remise en cause du travail.

• S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message

• Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message

• N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés

• Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages

• Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable

• Gérer les pièces jointes

• Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message

• S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux

3. Limiter les sources de stress

• Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message

• Interdire l’envoi de messages en dehors des horaires de travail

• Interdire d’y répondre en dehors des horaires de travail

• Eviter de créer un sentiment d’urgence

• Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement

• Eviter les réponses « réflexes »

• Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire

• Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu

• Laisser aux autres le temps de répondre aux messages

4. Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges

• S’identifier et identifier son destinataire

• S’identifier avec clarté

• Respecter les formes de politesse

• Personnaliser l’échange

• Faciliter les échanges informels

• Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur

5. Limiter les risques d’incompréhension et de conflit

• Etre vigilant sur le contenu du message

• Ne pas écrire en majuscule car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

• Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie

• Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers

  12. Article 13 : Droit à la déconnexion

1. Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

• des périodes de repos quotidien,

• des périodes de repos hebdomadaire,

• des absences justifiées pour maladie ou accident,

• et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JRTT, JNT,…).

Ainsi, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront êtres mises en œuvre.

2. Mesures de contrôle

Afin d’assurer le respect par les salariés de ce droit à la déconnexion, il est décidé de mettre en place un suivi individuel de l’envoi des mails et de leur répartition en dehors des périodes habituelles de travail et le week-end.

Ainsi, toute connexion en dehors des plages horaires fixées déclenchera l’apparition d’une fenêtre d’alerte (communément appelée « pop up ») lui rappelant l’utilisation non-conforme aux principes de la présente Charte.

La répétition de cette utilisation non-conforme déclenchera un mail d’alerte du manager responsable du salarié concerné et/ou déclenchera l’organisation d’un rendez-vous avec celui-ci. 

Il appartient à chaque manager de veiller au respect du droit à la déconnexion par les collaborateurs de son équipe et de faire preuve d’exemplarité, notamment en s’abstenant d’adresser des emails (ou sms ou appels téléphoniques) pendant les périodes de repos, de congés et hors les périodes habituelles de travail.

Il sera mis en place des actions de formations et de sensibilisations relatives à l’utilisation des TIC afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.

Sanctions

Le cas échéant, en cas de non respect des principes énoncés dans le présent titre, des sanctions pourront être prononcées.

9. Titre 3 : DISPOSITIONS finales

   13. Article 14 : Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prendra effet à compter de la date de signature du présent accord.

Article 15 : Révision – Dénonciation

Révision

Le présent avenant pourra être révisé à tout moment selon les modalités mentionnées aux articles L. 2261-7-1 à L. 2261-8 du code du travail, ou le cas échéant selon les nouvelles modalités qui seraient définies ultérieurement par la loi.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre recommandée avec accusé de réception de demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes selon les modalités mentionnées aux articles L. 2261-9 et suivants code du travail, ou le cas échéant selon les nouvelles modalités qui seraient définies ultérieurement par la loi.

Cette dénonciation devra se faire par la voie de courrier recommandé avec avis de réception, en respectant un préavis de trois mois.

Article 16 – Publicité et dépôt

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Pau.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise.

A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Par ailleurs, le présent accord est transmis en un exemplaire original aux organisations syndicales signataires ainsi qu’aux membres du comité social et économique.

Article 19 : Suivi de l’accord

Afin de réaliser un suivi de l’application du présent accord, une réunion bisannuelle avec les délégués syndicaux, sera consacrée au bilan d’application de l’accord.

A cette occasion seront évoquées les difficultés d’application ainsi que les éventuelles mesures d’ajustement.

FAIT à PAU,

Le 3 février 2022

En 5 exemplaires originaux

Pour la Polyclinique

Monsieur

Pour le syndicat CGT

Mme

Pour le syndicat CFDT

Mme

NB. : Les parties feront précéder leur signature de la mention manuscrite « Lu et approuvé ». En outre, elles apposeront leur paraphe sur chaque page de tous les exemplaires du présent accord.