Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)" chez ACOEM - ACOEM FRANCE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

ENTRE LES SOUSSIGNES :

ACOEM FRANCE, SAS immatriculée au R.C.S. de Lyon sous le numéro 409 869 708, dont le siège social est situé 200 chemin Des Ormeaux - 69760 LIMONEST, représentée par Madame xxxx XXXX, en qualité de Directrice des Ressources Humaines France,

D’une part,

ET

Le syndicat CFDT, représentée par Monsieur xxxx XXXX, en sa qualité de délégué syndical

D’autre part,

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

Article 1- Objet et champ d'application de l'accord 3

Chapitre 1 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

Article 1 : Choix du vote électronique 4

Article 2 : Choix du prestataire 4

Article 3 : Principes et caractéristiques généraux du système 4

Article 3.1 : Principes généraux 4

Article 3.2 : Caractéristiques du système 5

Article 3.3 : Etablissement du fichier des électeurs 5

Article 3.4 : Emargement 5

Article 3.5 : Urne électronique 6

Article 4 : Sécurité du système 6

Article 4.1 : Expertise du système 6

Article 4.2 : Cellule d'assistance technique 6

Article 4.3 : Dispositif en cas de dysfonctionnement 7

Article 5 – Programmation du site 7

Article 6 – Formation et information 7

Article 7 – Conservation des données 7

Chapitre 2 – Modalités d'organisation des opérations électorales 8

Article 1 : Durée et modalités du scrutin 8

Article 1.1 : Durée 8

Article 1.2 : Modalités 8

Article 2 : Matériel nécessaire au vote électronique 8

Article 3 : Déroulement du scrutin 9

Article 3.1 : Scellement des urnes 9

Article 3.2 : Consultation du nombre de votants 9

Article 3.3 : Liste d'émargement 9

Article 3.4 : Dépouillement 9

Chapitre 3 : Durée de l'accord et publicité 10

Article 1 - Durée de l'accord – Dénonciation - Révision 10

Article 2 – Dépôt et publicité de l'accord 10

PREAMBULE

Les parties au présent accord se sont rencontrées afin d'envisager la possibilité de mettre en œuvre le vote électronique dans le cadre des élections professionnelles à intervenir au sein de l’entreprise.

Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du Comité Social et Economique et d’augmenter la participation des salariés, les parties conviennent du recours au vote électronique.

Le présent accord vient par conséquent encadrer le principe et les modalités du recours au vote électronique.

Il a donc été convenu ce qui suit :

Article 1- Objet et champ d'application de l'accord

Cet accord a pour objet de prévoir la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social Economique (CSE) au sein de l’entreprise, y compris lors d’éventuelles élections partielles.

Chapitre 1 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 1 : Choix du vote électronique

Il est convenu que cet accord sera mentionné dans le protocole d'accord préélectoral.

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 2 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.

Le prestataire choisi est Wechooz (ci-après « Le prestataire »).

Ce dernier devra s'engager contractuellement à garantir le respect des principes généraux édictés ci-dessous (article 3.1).

Article 3 : Principes et caractéristiques généraux du système

Article 3.1 : Principes généraux

Le système de vote qui sera retenu lors de chaque élection doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :

• La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le système garantit :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de la transmission des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 3.2 : Caractéristiques du système

Le système doit également répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Article 3.3 : Etablissement du fichier des électeurs

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire et comprenant notamment les mentions suivantes :

• Noms et prénoms des inscrits

• Date de naissance

• Date d'entrée dans l'Entreprise

• Ancienneté

• Collège d'appartenance

• Etablissement d'appartenance

• E-mails et /ou numéros de téléphone

Ce fichier sera chargé dans le système.

Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral le cas échéant, ou à défaut par note unilatérale de la direction.

Article 3.4 : Emargement

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un rapport distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d’un double chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Article 3.5 : Urne électronique

Un fichier issu du système recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 4 : Sécurité du système

Article 4.1 : Expertise du système

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Le prestataire a fourni à l'expert indépendant toutes les informations utiles au bon déroulement de sa mission.

Article 4.2 : Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

1° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4.3 : Dispositif en cas de dysfonctionnement

Le service de vote électronique est dédoublé sur deux centres d’hébergement différents. Les connexions sont partagées entre ces deux centres de manière équitable. En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre prend donc le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’est possible et qu’aucune donnée n’est perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 – Programmation du site

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum conseillée de 2 Mo.

Article 6 – Formation et information

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

Article 7 – Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de deux semaines pouvant être prolongé d’un mois (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Chapitre 2 – Modalités d'organisation des opérations électorales

Article 1 : Durée et modalités du scrutin

Article 1.1 : Durée

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période à définir dans le cadre du Protocole d'Accord Préélectoral. A défaut de précisions sur ce point, cette période de vote ne pourra excéder 1 jour calendaire, pour chaque scrutin.

Article 1.2 : Modalités

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n'importe quel terminal relié à Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail.

Article 2 : Matériel nécessaire au vote électronique

Pendant la période d'ouverture du scrutin, sur le site où l'élection a lieu, le Protocole d'Accord Préélectoral pourra prévoir de mettre à disposition des salariés électeurs le matériel informatique nécessaire et sécurisé (ordinateur et/ou tablette) permettant une connexion au site sécurisé d'élections. La Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs porteurs d'un handicap amenés à voter sur les lieux de travail ; le logiciel de vote devra par ailleurs respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d'utiliser les dispositifs normalisés d'aide à la navigation sur Internet. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

En cas de mise à disposition de matériel informatique, l'emplacement du matériel de vote permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Article 3 : Déroulement du scrutin

Article 3.1 : Scellement des urnes

Le scellement des urnes interviendra au plus tard à l'ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé pendant la durée du scrutin.

Article 3.2 : Consultation du nombre de votants

Pendant la période du scrutin, les membres du bureau de vote, les électeurs, la Direction, ainsi que les candidats pourront consulter à tout moment le taux de participation.

Article 3.3 : Liste d'émargement

La liste d'émargement, actualisée, sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote.

Article 3.4 : Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement est effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Chapitre 3 : Durée de l'accord et publicité

Article 1 - Durée de l'accord – Dénonciation - Révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être modifié, selon le dispositif prévu aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

La partie souhaitant réviser l'accord devra notifier sa volonté par écrit à l'ensemble des signataires ou adhérents du présent accord. Une réunion devra alors être organisée entre les signataires ou adhérents dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification.

Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction de la Société, soit par l'ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires. La dite dénonciation ne pourra être officiellement notifiée qu'après une réunion des signataires au cours de laquelle les motifs de la dénonciation projetée seront précisés par la partie envisageant la dénonciation de l'accord.

La dénonciation sera régie par les articles L.2261-9 et L.2261-10 du Code du travail.

Article 2 – Suivi de l’accord

Le suivi de la mise en œuvre du présent accord sera assuré par le Comité Social et Economique.

Il lui appartiendra d’examiner les difficultés de mise en œuvre du présent accord, et, le cas échéant, de proposer des améliorations.

Article 3 - Dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail TéléAccords en 2 exemplaires dont une version signée des parties et une version publiable anonymisée ; les parties convenant de la publication intégrale du présent texte.

Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Lyon.

En application des dispositions de l’article L2231-5 du Code du Travail le présent accord sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise.

Il sera, enfin, porté à la connaissance du personnel de l’entreprise par email et sur le site intranet RH.

Fait à Limonest, le 27 juillet 2022

Pour la CFDT Pour la Direction

Monsieur xxxx XXXX Madame xxxx XXXX

Annexe : cahier des charges vote électronique

Cahier des Charges - Organisation des élections des membres du CSE

1. Préambule

Dans le cadre de l’élection des membres du CSE, la société souhaite recourir au vote électronique afin de faciliter l’organisation du processus électoral, ainsi que le vote en lui-même pour les électeurs.

Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, la société souhaite être accompagnée par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par la Direction (ci-après le « Prestataire »).

Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :

• Les fonctionnalités attendues du système électronique (couvrant l’organisation de l’élection dans la phase pré-électorale, le vote électronique, les opérations post-électorales incluant le dépouillement et la production des documents requis) ;

• Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique et notamment des dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

2. Fonctionnalités attendues du système électronique

Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :

• La phase pré-électorale ;

• La phase électorale incluant le vote électronique en tant que tel ;

• Les opérations post-électorales incluant le dépouillement, la restitution des résultats et la production des documents requis par la loi (CERFA) ;

• Communication des résultats à l’inspection du travail

1. Phase pré-électorale

Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de son élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de paramétrer son élection, de la guider et de contrôler les informations intégrées.

Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter (potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents) et de disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage et de la vision des éventuelles anomalies identifiées durant les contrôles.

Le système doit donc permettre :

• La gestion du calendrier électoral :

  • Définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du premier tour (depuis l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales jusqu’au dépouillement du second tour de l’élection si applicable) ;

  • Proposition de dates pour chacun des jalons ;

  • Contrôle du respect des durées de chaque étape, des durées entre étapes, de la cohérence de l’ordre des étapes.

• Le paramétrage des éléments clés de l’élection et notamment :

  • Une gestion multi-établissements et multi-sites ;

  • Une gestion multi-collèges, intégrant la possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;

  • La définition du nombre de sièges minimal légal par couple établissement / collège, avec la possibilité de modifier ces chiffres.

• La réalisation d’un Protocole d’Accord Pré-électoral :

  • Proposition d’un modèle de PAP tenant compte des spécificités de l’entreprise ;

  • Mise à jour automatique du PAP des éléments de paramétrage (liste des établissements, liste des collèges, nombre de sièges, existence de sièges réservés, ordre d’affichage des listes, dates clés de l’élection, syndicats signataires).

• La gestion de la liste électorale :

  • Intégration par saisie et import de la liste électorale ;

  • Contrôle de la liste électorale (durée de présence dans l’entreprise, âge minimum) ;

  • Contrôle du rattachement de chaque électeur à un collège et à un établissement ;

  • Intégration des éléments d’identification qui seront requis pour la connexion au vote (numéro de téléphone mobile et / ou adresse mail et / ou adresse physique).

• La gestion des listes de candidats :

  • Saisie des listes de candidats en y intégrant le cas échéant le logo de la liste, les photos des candidats, les propagandes électorales ;

  • Contrôle de cohérence entre les collèges et établissements des candidats et ceux de la liste ;

  • Contrôle de la capacité du salarié à être candidat (date d’entrée et âge au 1^er tour) ;

  • Gestion de listes communes entre plusieurs syndicats (le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et de leurs positions dans le dépouillement) ;

  • Contrôle de non présence dans plusieurs listes de titulaires ou plusieurs listes de suppléants, tout en autorisant à être présent à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants. 

• La gestion des bureaux :

  • Définition de la granularité des bureaux par rapport aux urnes (allant d’un bureau unique à un bureau par triptyque : établissement, collège, titulaire / suppléant) ;

  • Déclaration des membres du bureau et désignation du président ;

  • En cas d’absence de membres volontaires, proposition de membres à partir de la liste électorale alternativement le plus âgé puis le plus jeune ;

  • Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique ;

  • Contrôle que les membres des bureaux sont dans la liste électorale et ne sont pas candidat.

2. Phase électorale incluant le vote électronique en tant que tel

Le système du prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :

• Contrôle des listes électorales par les électeurs :

  • Chaque membre de la liste électorale recevra un e-mail préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès du service RH en cas d’anomalie ;

  • En complément de cet accès pour contrôle, le prestataire fournira la liste électorale complète à la société pour affichage. Ce document ne fera pas apparaitre les éléments personnels tels qu’e-mail, numéro de téléphone ou adresse personnelle.

• Connexion sécurisée des membres de la liste électorale :

  • Le système doit proposer une gestion sécurisée des accès permettant d’éviter le vol des identifiants ;

  • A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un code à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix de l’électeur au moment de la connexion ;

  • En cas d’absence de SMS ou de mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier (et seront alors valables de manière durable) ;

  • Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones. Le site de vote doit être responsive.

• Information et relance des électeurs sur les étapes de l’élection :

  • Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages aux membres de la liste électorale rappelant les dates des élections et l’ouverture du vote ;

  • Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages quotidiens aux membres de la liste électorale rappelant que le vote est ouvert.

• Scellement des urnes et déscellement par les membres du bureau :

  • Préalablement au vote, les urnes sont scellées par les membres du bureau (a minima deux membres). Il en est de même au terme du vote ;

  • L’heure de scellement des urnes est précisée dans le paramétrage de l’élection ;

  • Le vote ne peut commencer tant que l’urne n’est pas scellée ;

  • Au moment du scellement, chaque membre du bureau doit pouvoir vérifier que l’urne est vide et le système doit lui fournir une clé permettant de confirmer qu’il n’y a pas eu de modification sur la base de l’élection durant le vote ;

  • Le système proposé doit permettre d’envoyer aux membres du bureau des messages de rappel de leurs responsabilités : scellement, dépouillement et établissement des documents légaux.

• Accès aux listes de candidats et à la propagande avant et pendant le vote :

  • Les listes de candidats sont accessibles préalablement au vote (une fois déposée par le service RH dans l’interface de paramétrage) faisant apparaitre le cas échéant les logos des listes, les photos des candidats, un ou plusieurs documents de propagande ;

  • L’ordre des listes doit pouvoir être déterminé dans le PAP et être au choix alphabétique, aléatoire à chaque connexion ou selon accord entre les syndicats (ceux-ci pouvant fixer l’ordre selon un tirage au sort qui leur est propre et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;

  • Durant le vote, les électeurs doivent pouvoir :

    • Accéder aux documents des listes de candidats

    • Voter pour une liste titulaire et / ou une liste suppléant

    • Ne sélectionner qu’une seule liste ou déclarer voter blanc

    • Au sein d’une liste, rayer certains membres

  • Durant la période de vote, l’électeur peut se connecter à tout moment et voir le taux de participation ;

  • Le vote n’est confirmé qu’après confirmation par l’électeur (deux étapes) ;

  • La validation est effectuée urne par urne. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, le candidat peut se reconnecter pour poursuivre son vote ;

  • Le vote peut s’effectuer sur toute la période retenue et paramétrée. Celui-ci ne peut être réalisé avant le début prévu du vote et avant scellement des urnes ni après l’heure de fin prévue de l’élection. Un électeur connecté avant l’heure de fin doit disposer du temps nécessaire pour terminer son vote même si celui-ci dépasse l’heure de fin prévue.

3. Les opérations post-électorales incluant le dépouillement et la production des documents requis

• Dépouillement et génération des documents requis :

  • Le dépouillement est effectué automatique après déscellement de l’urne par les membres du bureau ;

  • Le dépouillement appliquera la règle du quotient électoral à plus forte moyenne ;

  • Seront ainsi calculés :

    • Le quorum de participation (permettant de valider ou non les résultats du 1^er tour)

    • La détermination des membres élus (en tenant compte des éventuels sièges réservés)

    • Le nombre de sièges restant à pourvoir au second tour (le cas échéant)

    • Le calcul de la représentativité des syndicats (1^er tour uniquement) et des candidats (2eme tour)

  • Une fois dépouillé, le système propose automatiquement les résultats ainsi que les documents suivants :

    • Liste d’émargement

    • Cerfa des résultats qui sera vérifié et signé par les membres du bureau. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote.

• Accès aux résultats :

  • Les résultats sont accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;

  • L’ensemble des résultats (de l’ensemble des urnes) est accessible aux services RH via l’interface de paramétrage.

• Initialisation du second tour si nécessaire :

  • Le second tour est automatiquement initialisé dans les cas suivants :

    • Absence de quorum sur une urne au 1^er tour

    • Sièges restant à pourvoir

  • Les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus sont automatiquement reportées dans les listes du second tour.

4. Communication des résultats à l’administration

Le Prestataire doit proposer la télétransmission des CERFA au CTEP :

• Une fois les résultats définitifs proclamés, l’employeur peut télétransmettre les résultats de l’élection de manière dématérialisé :

  • Grâce à un lien direct vers le site du CTEP

  • La transmission des résultats (1^er et 2^nd tour) est automatique

• Suite à la télétransmission, le CTEP envoie par mail une confirmation de bonne réception des résultats. Celui-ci contient un lien de téléversement pour y déposer les CERFA signés sous format PDF.

3. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique

Le système de vote doit respecter l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.

Confidentialité et sécurité des données

En premier lieu, le système de vote doit respecter la confidentialité et la sécurité des données. A ce titre, il doit assurer :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges ;

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement ;

• La sécurité du dépouillement des votes.

Obligations concernant les traitements informatiques

Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

• Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale

• La feuille d’émargement est issue du fichier des électeurs ou de la liste électorale

• Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé.

• L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données de ce fichier font l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines pouvant être prolongé d’un mois (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

Contrôle de conformité du système par un expert indépendant

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système tel que défini par la délibération 2010-371 du 21 octobre 2010 de la CNIL, ainsi que les prescriptions des textes constitutionnels, législatifs et réglementaires en vigueur. 

L’expert réalisant la certification doit être un expert indépendant reconnu et doit nécessairement avoir suivi la formation dispensée par la CNIL.

L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). 

L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites dans la présente délibération et notamment sur : 

• Le code source du logiciel y compris dans le cas de l’utilisation d’un logiciel libre ;

• Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

• Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler, et notamment le fait que le scrutin se dérouler sur un système isolé ; 

• Les échanges réseau ;

• Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote sur le poste de l’électeur.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

4. Documentation et assistance

1. Documentation

Chaque salarié a accès à une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

2. Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.