Entre les soussignés :

La Société Océa Smart Building, dont le siège social est situé 1 place Victor Hugo, 92 400 Courbevoie, immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 410 049 696 représentée par son Président …………………………. ,

D’une part,

ET

L’organisation syndicale CFTC représentée par …………………………. en sa qualité de Délégué Syndical d’Océa Smart Building,

L’organisation syndicale FO représentée par …………………………. en sa qualité de Délégué Syndical d’Océa Smart Building,

D’autre part,

Ce présent Avenant a pour objectif de modifier le seuil des effectifs d’un site pour désigner un Représentant de proximité, et de préciser les garanties offertes par le système de vote électronique dont les garanties en termes de sécurité et de confidentialité sont précisées par le cahier des charges en annexe de celui-ci.

ARTICE 1 – Les Représentants de proximité

Le présent article modifie et remplace l’article 3 – Les Représentants de proximité - de l’Accord de mise en place de l’Instance unique Comité Social et Economique par les dispositions suivantes :

1.1 – Attributions et Statut

Les parties conviennent par le présent accord de la création de Représentants de proximité dans les conditions suivantes :

Sans remplacer la mission et les attributions dévolues à la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (voir article L2313-7) les Représentants de proximité permettent aux membres de celle-ci d’avoir des remontées terrain en matière d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail. Ils sont notamment le vecteur nécessaire au repérage des situations à risques s’il y en a.

Dans ce cadre, ils ont la mission de remonter au responsable du site, au référent QSE de l’entreprise et parallèlement aux membres de la Commission santé, Sécurité et Conditions de Travail toutes questions, suggestions.

Les Représentants de proximité ont également pour mission, sous la tutelle de la délégation du personnel, de la mise en place des œuvres sociales et culturelles dévolues au Comité Social et Economique.

Les Représentants de proximité désignés bénéficient du statut de salariés protégés.

1.2 – Moyens

Pour mener à bien leurs missions précédemment précisées (art 3.1) les Représentants de proximité, bénéficient d’un quota individuel annuel de 12 heures de délégation. Les Représentants de proximité ne sont pas convoqués et ne peuvent assister aux réunions du Comité Social et Economique ni à la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail.

Une Réunion d’information collective (présentielle ou à distance) est organisée par le Président, en présence des membres du Bureau du Comité Social et Economique pour présenter les rôles et missions des Représentants de proximité à la suite de leur désignation en début de mandature. Le temps passé en réunion n’est pas décompté du quota annuel d’heures de délégation.

1.3 – Nomination

Un appel à candidature est organisé par le Comité Social et Economique dans les semaines suivant les élections.

Les Représentants de proximité sont désignés par le Comité Social et Economique à la majorité simple des voix des membres titulaires présents, à défaut des suppléants pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres élus du Comité Social et Economique.

Il ne peut y avoir de Représentant de proximité désigné sur un site comprenant 5 salariés ou moins (effectifs des sites à la date du 1^er jour de mandature).

S’il y a un membre élu du Comité Social et Economique (titulaire ou suppléant) sur un site d’au moins 8 salariés (effectifs à la date du 1^er jour de mandature), il ne peut y avoir de Représentant de proximité désigné sur celui-ci. Etant entendu qu’un membre élu du Comité Social et Economique (titulaire ou suppléant) ne peut être désigné Représentant de proximité.

1.4 – Nombre

Les parties conviennent qu’il ne peut y avoir plus de 5 Représentants de proximité désignés pour l’ensemble de la Société.

Afin de respecter la notion de proximité, le principe porte sur une désignation d’un seul Représentant de proximité par Direction Régionale, respectant les règles énoncées à l’article 3.3.

Il est admis qu’en cas de non nécessité ou impossibilité de désignation au sein d’une Direction Régionale le Comité Social Economique aura la possibilité de désigner au maximum 2 Représentants de Proximité dans une Direction Régionale, sans dépasser le nombre de 5 au total pour la Société.

ARTICLE 2 – Vote électronique

Le présent article modifie et remplace l’article 10 – Vote électronique - de l’Accord de mise en place de l’Instance unique Comité Social et Economique par les dispositions suivantes :

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Le présent accord instaure le système de vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent Avenant.

Il est expressément indiqué que le système retenu par la Société repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les dispositions de l’article R2314-9 du Code du travail, le système retenu assurant la confidentialité des données transmises :

• celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,

• l’émargement,

• l’enregistrement

• le dépouillement des votes.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique, les parties conviennent que celles-ci sont confiées à un prestataire extérieur.

ARTICLE 3 – Durée et entrée en vigueur de l’Avenant

Le présent Avenant entrera en vigueur à compter de sa signature pour une durée indéterminée.

ARTICLE 4 – Dépôt

Un exemplaire de cet Avenant sera remis à chaque signataire.

Le présent accord sera déposé selon les règles en vigueur par Ocea Smart Building, auprès de la DREETS Direction compétente, et au Secrétariat - Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Fait à Courbevoie le 8 novembre 2022

En 4 exemplaires

Pour la Direction de la société Ocea Smart Building

…………………………

Pour l’Organisation Syndicale CFTC

…………………………

Pour l’Organisation Syndicale FO

…………………………

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

Le prestataire choisi aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire en charge de la mise en œuvre du vote dématérialisé

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires. Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

• aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article R. 2314-7 du Code du travail

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;

• pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi »

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement

• pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein du prestataire

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. Ce bureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Tests A BLANC - Scellement du Paramétrage

Phase de tests « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

• Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées mail contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j.

Après vérification des informations, un nouveau Mot de Passe sera communiqué à l’électeur selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à l’Entreprise. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.