Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE L'UES RONAVAL" chez RONAVAL (Siège)

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES

DE L’UES RONAVAL

Entre les soussignés,

1. La société RONAVAL,

S.A.S dont le siège social est sis 2/4 avenue des Canuts – 69120 VAULX EN VELIN,

1. La société LUCANE,

S.A.S dont le siège social est sis Les Bouillots - 03500 BAYET,

1. La société ARVALIA,

S.A.S. dont le siège social est sis 164, Impasse des Gravières - 74970 MARIGNIER,

Ayant constitué entre elles une Unité Économique et Sociale ;

Représentée par XXX, en sa qualité de DRH région BARA,

D'une part,

Et

L’Organisation syndicale CGT.,

représentée par XXX, délégué syndical, dûment mandaté,

D'autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur dans l’UES RONAVAL, il apparaît à la direction que la mise en place d’un système de vote électronique offre, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Économique. Par conséquent, la direction a choisi de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, le procédé de vote électronique pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Économique.

La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;
• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
• unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser;
• formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;
• information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• sécurisation du vote au moyen de :

  • chiffrement et cryptage ;

  • codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

  • création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

  • existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

ARTICLE 1 DISPOSITIONS GENERALES

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Économique.

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et respectant les modalités de vote figurant au présent accord.

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 2 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

2.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera également le déroulement des opérations électorales et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu.

Il précisera en outre le nom et les coordonnées du prestataire choisi par la Direction pour la conception et la mise en place du système de vote électronique.

2.2 Respect de la loi « Informatique et Libertés »

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

2.3 Formation au système de vote électronique

La Direction remettra à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Elle assurera une formation auprès des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

2.4 Expertise indépendante

Le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL.

2.5 Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule est composée des membres du bureau de vote et d’un représentant de la Direction.

Cette cellule d'assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 3 DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

3.1 Etablissement du fichier des électeurs et des listes de candidats

Un fichier des électeurs est établi à partir des listes électorales transmises par la Direction au prestataire.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Ce fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote ;
• de compléter la liste d’émargement.

Les listes de candidats sont intégrées au système de vote par le prestataire. Elles sont présentées lors du vote sur un seul et même écran dans l’ordre alphabétique.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés soient identiques pour toutes les listes proposées.

La Direction contrôle la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire. Elle contrôle également la conformité de l’intégration au système des candidatures.

3.2 Lieu et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront la possibilité d’avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront ainsi indiquées dans ce dernier.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

3.3 Déroulement du vote

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Lorsque l’électeur exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l’écran. Il pourra le modifier avant validation. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

3.4 Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les membres du bureau de vote et le représentant de la Direction auront un accès à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, pour chaque scrutin.

3.5 Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Elle pourra être consultée par les organisations syndicales, sur demande.

ARTICLE 4 CLÔTURE ET RÉSULTATS

La fermeture du scrutin doit être immédiatement suivie d’une phase de scellement de l’urne et de la liste d’émargement, phase qui précède le dépouillement. La cellule d'assistance technique vérifiera le scellement du système.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne doit pouvoir se faire que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs.

Le système de vote électronique doit être bloqué après le dépouillement, de sorte qu’il soit impossible de reprendre ou de modifier les résultats après la clôture du dépouillement.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L’ensemble des données seront conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière un caractère définitif.

Les données doivent ensuite être détruites.

ARTICLE 5 SECURITE ET CONFIDENTIALITE

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

5.1 Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, à savoir :

• les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
• l'émargement ;
• l'enregistrement et le dépouillement des votes.

Afin de garantir que l’identité de l’électeur ne sera pas mise en relation avec l’expression de son vote, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. Ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

5.2 Contenu des fichiers

Les données enregistrées dans chacun des fichiers du système de vote électronique (listes électorales, fichier des électeurs, listes et fichiers des candidats, listes d’émargement et résultats), et les destinataires de ces données, sont conformes aux prescriptions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007.

5.3 Dispositif de secours

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système.

ARTICLE 6 DISPOSITIONS FINALES

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Il pourra faire l’objet d’une révision ou être dénoncé conformément aux dispositions légales en vigueur.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme “TéléAccords” du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Il est par ailleurs rappelé que le présent accord sera publié sur la base de données nationale en respectant la confidentialité de l’identité des parties.

Il sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage.

Fait à Vaulx-en-Velin, le 25 mai 2022, en 4 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties

Pour l’UES, XXX

XXX, Délégué Syndical CGT