Accord d'entreprise "Accord collectif relatif au fonctionnement du CSE" chez VERMILION REP SAS (Siège)

ACCORD COLLECTIF

RELATIF AU FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

• ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

La société VERMILION REP SAS, société par actions simplifiée au capital de 126.525.000 €, dont le siège social est situé 1762, Route de Pontenx à PARENTIS EN BORN (40161), dont le code NAF est 0610 Z, inscrite au RCS de Mont-de-Marsan sous le numéro 410 964 837, sise à Parentis-en-Born, représentée par Monsieur X, en sa qualité de Directeur général,

Ci-après dénommée « La Société »

D'UNE PART

• ET :

A défaut d’organisation syndicale représentative,

Le Comité Social et Economique (…),

Ayant pris sa décision à la majorité des membres présents lors de la réunion du 12 juillet 2019, dont le procès-verbal est annexé au présent accord, représenté par son secrétaire, en application du mandat reçu, à cet effet, au cours de la réunion.

D'AUTRE PART

IL EST PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT

La Société VERMILION REP a renouvelé les instances représentatives du personnel et a procédé à la mise en place d’un Comité Social et Economique se substituant, conformément aux dispositions légales issues de la réforme initiée par les Ordonnances Macron du 22 septembre 2017, au Comité d’entreprise, aux Délégués du personnel et au CHSCT.

La société a souhaité engager des négociations afin de parvenir à un accord relatif au fonctionnement de cette nouvelle instance.

Le présent accord a donc pour objet, conformément aux dispositions légales en vigueur, d’adapter conventionnellement certaines règles relatives au fonctionnement du Comité Social et Economique (CSE).

CECI EXPOSE, IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

Article 1. Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à la Société VERMILION REP SAS.

Article 2. Dispositions relatives au fonctionnement du CSE

2.1. Informations et consultations récurrentes du CSE

2.1.1. Thèmes et périodicité de l’information / consultation récurrentes

Les parties conviennent de définir dans le présent accord :

• le contenu, la périodicité et les modalités des consultations récurrentes du CSE ainsi que la possibilité de rendre un avis unique sur ces thèmes ;

• les délais dans lesquels les avis du CSE sont rendus.

Ainsi, les informations communiquées dans le cadre des consultations récurrentes sont mises à la disposition du CSE dans la BDES.

Le contenu des informations sur lesquelles portent les consultations récurrentes est limitativement fixé comme suit :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise ;

• La situation économique et financière de l’entreprise ;

• La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi.

Ces consultations récurrentes, prévues par l’article L.2312-17 du Code du Travail, feront l’objet d’une consultation organisée tous les 3 ans.

En l’absence d’avis rendu par le CSE dans le délai imparti, celui-ci sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

2.1.2. Mise à disposition des informations nécessaires aux informations / consultations récurrentes

L’ensemble des informations nécessaires aux consultations récurrentes seront mises à disposition sur la Base de Données Economique et Sociale (BDES), selon les conditions et modalités définies ci-après, à l’article 2.6 du présent accord.

2.2. Informations / consultations ponctuelles du CSE

Outre les thèmes prévus à l’article L.2312-8 du code du travail portant sur les questions relatives à l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, le CSE est consulté dans les cas définis à l’article L.2312-37 du code du travail :

• Mise en œuvre des moyens de contrôle de l'activité des salariés

• Restructuration et compression des effectifs ;

• Licenciement collectif pour motif économique ;

• Opération de concentration ;

• Offre publique d'acquisition ;

• Procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire.

2.3. Réunions ordinaires du CSE

Le comité se réunit, sur convocation du Président, au moins 6 fois par an, conformément à l’article 5 du règlement intérieur du CSE.

Au moins quatre des réunions annuelles porteront sur tout ou partie des attributions du comité social et économique en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Il peut en outre tenir des réunions exceptionnelles, à la demande d’au moins deux membres titulaires et selon les modalités déterminées dans le règlement intérieur.

2.4. Délai pour rendre les avis

Le CSE doit disposer d’un délai suffisant pour exercer utilement ses attributions consultatives.

Les parties conviennent que le CSE rend son avis dans les délais suivants :

• 1 mois en cas de consultation sans recours à une expertise,

• 2 mois en cas de consultation donnant lieu au recours d’un expert.

À défaut d’émettre un avis dans ces délais, le CSE sera réputé avoir été consulté et avoir émis un avis défavorable.

En tout état de cause, ces délais courent à compter du jour de la communication des informations prévues par le Code du travail dans le cadre de la consultation, ou de la mise à disposition des informations par l’intermédiaire de la BDES.

Dans le cas où un expert est mandaté, ce dernier a 3 jours pour faire parvenir à l’employeur la liste des informations qu’il juge nécessaire à l’exécution de sa mission.

2.5. Questions à l’employeur

Les membres titulaires du CSE auront la possibilité d’adresser des questions concernant les problématiques collectives et individuelles liées à l’application des règles sociales à la Direction des ressources humaines.

Une fois par mois, selon les modalités suivantes :

• Les questions seront posées à l’aide d’un fichier Excel dont un accès sera donné aux membres titulaires du CSE, à la Direction des ressources humaines,

• Les questions seront posées au plus tard le 5 de chaque mois et les réponses seront adressées dans un délai de 10 jours, soit le 15 de chaque mois.

En plus de ce document, ce point sera systématiquement mis à l’ordre du jour de la réunion ordinaire.

2.6. Base de données économiques et sociales (BDES)

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES) rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes mises à la disposition du Comité Social et Economique. Elle permet de donner une vision claire et globale des informations qui y sont alimentées.

Elle est constituée au niveau de la Société.

La BDES est le support privilégié des différentes consultations du CSE dans l’étude des thèmes définis aux articles L.2312-8 et L.2312-37 du code du travail.

2.6.1. Organisation, architecture et contenu de la BDES

Conformément à l’article L.2312-18 du code du travail, la base de données économiques et sociales (BDES) rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations que l’employeur met à disposition du CSE.

Les éléments d’information transmis de manière récurrente au comité sont mis à disposition de leurs membres dans la BDES et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au CSE.

Afin que les informations qui y sont intégrées restent lisibles et accessibles, aussi bien pour les élus ayant accès à la BDES, que pour les personnes chargées de l’alimenter, les parties estiment nécessaire de redéfinir l’organisation, l’architecture et le contenu de la Base de Données, conformément à l’article L.2312-21 du Code du travail.

A ce titre, il a été décidé d’organiser la BDES selon les rubriques distinctes :

• La présentation de l’entreprise ;

• L’investissement social ;

• L'investissement matériel et immatériel ;

• L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise

• Les fonds propres et l'endettement ;

• L’évolution des rémunérations salariales ;

• Les activités sociales et culturelles ;

• La rémunération des financeurs ;

• Les flux financiers à destination de l'entreprise ;

• Les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe

Conformément à l’article R.2312-8 du code du travail, la base de données économiques et sociales comporte les informations suivantes réparties sous trois thématiques : orientations stratégiques, situation économique et financière et politique sociale.

Par ailleurs, afin de servir de document unique, seront également ajoutées tous les indicateurs prévus dans les différents accords, tels que l’accord relatif à l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes.

La BDES contiendra les informations relatives à l’année civile en cours. Les données historiques de plus de 2 ans, de même que les données prospectives pour les 3 années à venir. Ces dernières ne sont renseignées que lorsqu’elles sont connues.

2.6.2. Modalités de fonctionnement de la BDES

Les informations contenues dans la BDES sont tenues à disposition sur un support informatique. Ce support est susceptible d’évoluer dans le temps. Les bénéficiaires de la BDES seront informés à chaque modification.

1. - Caractéristiques

La BDES est un document informatique mis à jour par le service RH de l’entreprise. Ce document est actualisé au fur et à mesure de la connaissance des éléments devant y figurer.

2. - Accessibilité au support informatique

La connexion à la BDES s’effectue à partir d’une connexion au réseau.

L’accès à la BDES est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie d’un mandat de représentation sociale lui donnant droit aux informations prévues par la loi, les règlements ou le présent accord. L’accès est donc retiré en cas de perte de mandat quel qu’en soit le motif.

En cas d’indisponibilité globale et prolongée du réseau informatique, une solution de substitution pourra alors être mise en œuvre.

Le bénéficiaire, pour son usage dans le cadre de son mandat, a la possibilité de récupérer les informations communiquées.

Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la BDES doivent permettre aux représentants du personnel concernés d’exercer utilement leurs compétences respectives.

La BDES est accessible en permanence (à l’exception d’éventuels problèmes techniques et des périodes de maintenance dont la planification sera portée, à la connaissance des utilisateurs).

1. - Accès aux informations prévu à l’article R.2312-12 du Code du travail

   Conformément à l’article L.2312-36 du Code du travail, la BDES est accessible :

• Aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique (membres élus titulaires et suppléants, et représentants syndicaux),

5. - Accès aux rapports et informations transmis de manière récurrente au comité social et économique

Conformément à l’article L.2312-22 du code du travail, les éléments d’information contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au CSE sont mis à la disposition de ses membres dans la BDES et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au CSE.

► Confidentialité

Les informations figurant dans la BDES revêtent un caractère confidentiel.

Les bénéficiaires de la BDES sont alors tenus à une obligation stricte de discrétion et de confidentialité dudit document conformément à l’article L.2312-36 du code du travail.

D’autre part, le bénéficiaire de la BDES assure la protection des supports (impressions ou supports informatiques) sur lesquels il aurait pu enregistrer les informations extraites.

► Actualisation des informations

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour.

Un courrier électronique sera envoyé aux membres de la CSE afin que les élus soient informés de l’intégration de nouveaux documents.

Les bénéficiaires de la BDES sont également informés de l’actualisation de ces informations à l’occasion de la réunion du comité social et économique.

Article 3. Commission santé, sécurité et conditions de travail

Une CSSCT est mise en place au sein du CSE.

3.1. Composition de la CSSCT

La CSSCT est composée de l’employeur ou de l’un de ses représentants qui assure la présidence de la CSSCT et d’une délégation du personnel.

La CSSCT sera composée de 5 représentants du personnel désignés par le CSE parmi ses membres, titulaires ou suppléants.

Les membres seront désignés par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée de 2 ans renouvelables.

Le Président du Comité ne participe pas au vote.

Les membres de la commission sont désignés selon les modalités suivantes :

• candidatures réservées aux membres titulaires et suppléants du CSE ;

• candidatures exprimées par voie individuelle et par écrit au moins 3 jours calendaires avant l’élection auprès du Président du CSE et du Secrétaire du CSE ;

• désignation des membres CSSCT par cooptation des membres du CSE (vote à bulletins secrets), à la majorité des voix exprimées ;

• en cas d’égalité de voix, priorité est donnée au(x) candidat(s) le(s) plus âgé(s).

En cas de cessation anticipée du mandat d’élu au CSE, pour cause de départ définitif de l’entreprise (départ à la retraite, démission, licenciement …) ou de démission du mandat, l’élu membre de la CSSCT sera remplacé par la désignation d’un autre élu du CSE selon les mêmes modalités, au plus tard dans un délai de 2 mois à compter de la cessation du mandat.

3.2. Missions et attributions de la CSSCT

Conformément aux textes en vigueur, la CSSCT se voit confier, par délégation du CSE, les attributions du comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l'exception :

• du recours à un expert du CSE prévu aux articles L. 2315-78 et suivants ;

• et des attributions consultatives du comité.

Les missions déléguées par le CSE à la CSSCT sont notamment les suivantes :

• Promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail dans l'entreprise, de tous les salariés de l’entreprise, y compris temporaires, les stagiaires, ainsi que toute personne placée à quelque titre que ce soit sous l’autorité de l’employeur ;

• Réaliser et/ou participer à des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel ;

• Exercer un droit d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique et mentale ou aux libertés individuelles, ou en présence de toute situation de travail présentant un danger grave et imminent ;

• Procéder à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels ;

• Contribuer notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle ;

• Susciter toute initiative qu'il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes;

• Veiller à l’observation des dispositions légales et règlementaires en matière de santé et de sécurité.

3.3. Fonctionnement de la CSSCT

3.3.1. Présidence

La CSSCT est présidée par l’employeur ou l’un de ses représentants.

3.3.2. Secrétaire de la CSSCT

Un secrétaire est désigné par la CSSCT parmi ses membres, lors de la première réunion de cette Commission.

Le Président ne participe pas à ce vote.

En cas d’égalité de voix, priorité est donnée au(x) candidat(s) le(s) plus âgé(s).

Le Secrétaire est notamment chargé d’élaborer, conjointement avec le Président, l’ordre du jour des réunions de la Commission SSCT.

Il rédige et transmet les procès-verbaux et compte rendu de la CSSCT.

3.3.3. Réunions

• Périodicité

La CSSCT se réunit une fois par trimestre.

Il est précisé que, si les circonstances l’exigent, d’autres réunions ordinaires ou extraordinaires de la Commission pourront traiter de points relatifs à la santé, sécurité et aux conditions de travail.

• Convocation et ordre du jour

L’ordre du jour est établit conjointement entre les membres et le Président.

Le Président, ou son représentant, convoque les membres et participants de la Commission santé, sécurité et conditions de travail et leur transmet l’ordre du jour ainsi que les documents y afférents au moins 8 jours calendaires avant la date de réunion prévue.

• Déroulement des réunions de la Commission

Le Président anime les débats et assure l’examen des questions inscrites à l’ordre du jour, en coordination avec le Secrétaire de la CSSCT.

Le Président assure l'ordre des débats et veille à ce que chacun puisse s'exprimer librement.

• Procès-verbal des réunions

Toute réunion de la Commission fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par le Secrétaire.

Le projet de procès-verbal de la réunion est communiqué au Président ainsi qu’aux autres membres de la Commission avant la réunion suivante afin qu’ils puissent formuler leurs observations.

Le procès-verbal est ensuite approuvé en réunion de la commission lors d’un vote.

Un exemplaire de ce PV sera transmis au Comité social et économique et un autre conservé dans les archives de la Commission.

• Rémunération

A titre d’information, conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, il est rappelé que le temps passé aux réunions de la CSSCT est rémunéré comme du temps de travail.

4. Réunions du CSE portant sur les questions de santé, sécurité et conditions de travail

Lors des réunions ordinaires du CSE, portant en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, en sus des membres de la Commission et du Président, participent aussi aux réunions avec voix consultative :

• Le médecin du travail compétent, qui peut donner délégation à un membre de l'équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;

• Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail.

Sont aussi invités aux réunions :

• L'agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné à l'article L. 8112-1 du Code du travail ;

• L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

Lors des réunions, le Président ou son représentant peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise, et choisis en dehors du Comité social et économique. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel présents.

3.4. Moyens accordés à la CSSCT

3.4.1. Heures de délégation

Chacun des membres de la délégation du personnel à la CSSCT bénéficie d’un crédit mensuel de 5 heures de délégation par mois pour l'exercice de ses missions, en complément des heures de délégation octroyées pour l’exercice du mandat au sein du CSE. Ces heures de délégation supplémentaires ne sont pas mutualisables entre les membres de la commission mais peuvent faire l’objet d’un report.

3.4.2. Local

Les membres de la CSSCT partagent les locaux situés à Parentis-en-Born, avec les membres du Comité social et économique.

3.4.3. Formation des membres

Conformément à l’article L. 2315-18 du Code du travail, et afin de leur permettre de réaliser leurs missions dans de bonnes conditions, les membres de la CSSCT bénéficient d’une formation en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail dès leur première désignation et ce dans les conditions prévues par les articles R. 2315-9 et suivants du code du travail.

3.5. Confidentialité et secret professionnel

Les membres de la délégation du personnel de la CSSCT sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur dont ils pourraient avoir connaissance.

Article 4. Dispositions finales

4.1. Durée de l’accord

Le présent accord est adopté à la majorité des membres titulaires élus du comité, en accord avec l’employeur jusqu’au 31 décembre 2019. Il entrera en vigueur à compter de l’exécution des formalités de dépôt décrites ci-après.

Il pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions des articles L.2222-5 et D.2261-7-1 du Code du travail.

4.2. Suivi de l’accord

Les parties conviennent de se réunir à l’issue de la première année d’application dudit accord pour tirer les enseignements de leur pratique.

L’accord pourra éventuellement être révisé à l’issue de ce bilan.

4.3. Dépôt et publicité de l’accord

Il sera procédé aux formalités de dépôt et de publicité, conformément aux dispositions des articles D. 2231-2 et suivants du Code du Travail.

Le présent accord sera déposé à l’Administration du travail dans sa version intégrale, et sa version destinée à publication, sur la plateforme de téléprocédure « Téléaccords ».

Un exemplaire papier est déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Il sera également publié sur la base de données nationale conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Enfin, le présent accord sera diffusé au sein de l’entreprise par voie d’affichage et publié sur le site intranet.

Pour la Société VERMILION REP

Pour le CSE,

en application du mandat reçu,

le secrétaire du CSE