Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE" chez TREVES P.S.I. - TREVES PRODUCTS, SERVICES & INNOVATION

ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LE RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE

ENTRE :

La société TRÈVES PSI, dont le siège social est situé 8, rue Rouget de Lisle - 92130 Issy-les-Moulineaux, représentée par, DRH Groupe, dûment mandatée à cet effet,

D’une part,

ET :

• Pour l’organisation syndicale FO - en qualité de Délégué Syndical Central ;

• Pour l’organisation syndicale CFE CGC - en qualité de Délégué Syndical Central ;

D’autre part

Préambule 

Le présent accord d’entreprise est rédigé conformément aux dispositions de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 et du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatifs au vote électronique, ainsi qu’aux prescriptions de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

Les articles L. 2314-26 et R. 2314-5 du code du travail prévoient la possibilité de recourir au vote électronique par accord d’entreprise.

La société TREVES PSI et les organisations syndicales représentatives se sont réunies et ont convenu de recourir au vote électronique dans le cadre des élections des membres du comité social et économique (« CSE »).

Les objectifs du présent accord sont :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• De faciliter le processus de vote pour les salariés et d’augmenter le niveau de participation ;

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

1. PRINCIPES GÉNERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, permettant notamment :

• L’intégrité du vote : identité du bulletin choisi par le salarié et du bulletin enregistré ;

• L’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois dans un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure.

2. OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet d'autoriser le vote électronique pour les élections des membres du CSE au sein de la société TRÈVES PSI.

Préalablement aux élections professionnelles, les parties engageront une négociation en vue de signer un protocole d’accord préélectoral auquel le présent accord sera annexé.

Cet accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société TREVES PSI disposant de la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

Les Parties conviennent que le recours au vote électronique est le mode exclusif de vote dans le cadre des élections professionnelles.

3. RECOURS À UN PRESTATAIRE EXTÉRIEUR

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote et des données transmises, les Parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé (le « Prestataire »), choisi par la société TRÈVES PSI.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions du cahier des charges, annexé au présent accord, constitué sur la base des prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du code du travail, modifiés par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du CSE ainsi qu’aux prescriptions de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

La société se réserve le droit de faire appel à un prestataire différent pour les prochaines opérations électorales à venir.

A titre informatif, le prestataire qui serait retenu, à date, pour les élections professionnelles qui auront lieu en 2023 est la Société NEOVOTE.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du code du travail, le système de vote électronique mis en place par le prestataire a fait l’objet, préalablement à sa mise en place, d’une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition des autorités compétentes.

Cette expertise met en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote.

Le prestataire certifie de la conformité de ce système à l’ensemble des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

4. DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

   1. Etablissement des fichiers et transmission

Aux fins de préparation de l’élection, la direction des ressources humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales et comprenant les données suivantes :

• Noms et prénoms des inscrits ;

• Date d’entrée dans l’entreprise ;

• Date de naissance ;

• Collège d’appartenance, établissement d’appartenance ;

• Email ;

• Et l’information non triviale choisie (numéro de matricule ou les 4 derniers chiffres du numéro de sécurité sociale).

Le fichier des électeurs sera transmis au Prestataire afin que chaque électeur reçoive un moyen d’authentification qui lui permettra :

• De s’identifier ;

• De prendre part au vote ;

• De compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste des électeurs établie par la direction est transmise au prestataire, qui en assure le traitement pour les intégrer dans le système de vote électronique.

2. Liste des candidats

A la réception des listes de candidats et des éventuelles professions de foi, la direction les transmettra au Prestataire afin qu’il en assure le traitement et la mise en ligne en les intégrant dans le système de vote électronique.

Les listes de candidats doivent comprendre les données suivantes :

• Collège d'appartenance ;

• Noms et prénoms des candidats ;

• Titulaires ou suppléants ;

• Et, le cas échéant, appartenance syndicale.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

3. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée de 8h à 16h sur une ou plusieurs journées.

Les salariés seront informés, des jours, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, pendant l’ouverture du scrutin prévu par le protocole d’accord préélectoral, de n’importe quel poste, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Tout salarié qui rencontrera des difficultés matérielles pour se connecter (réseau out, pas d’accès internet, etc.) pourra se rapprocher du service ressources humaines de l’établissement auquel il est affecté pour trouver le moyen le plus adapté pour lui permettre de voter et en préservant toujours la confidentialité du vote.

4. Modalités d’accès au serveur de vote

Au plus tard 5 jours avant le scrutin, le Prestataire adressera à chaque électeur, sur sa boite mail professionnelle, les informations suivantes :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• Ses identifiants personnels de connexion, générés de manière aléatoire ;

• Les dates et heures d'ouverture de la plateforme de vote ;

• Le numéro de la cellule d’assistance en cas de problème de connexion.

En cas de perte du mot de passe et/ou de l'identifiant ou de problème de connexion, une cellule d'assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs, pendant la période d’ouverture du scrutin.

Toute personne non reconnue par le système n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

5. Liste d’émargement

La liste d’émargement comporte les données suivantes :

• Collège d’appartenance ;

• Nom et prénom des électeurs ayant voté ;

• Heure et date du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Pendant le déroulement du scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

En revanche, aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

5. INFORMATION, ASSISTANCE ET FORMATION AU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Chaque électeur disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

La cellule d’assistance technique sera composée comme suit :

• un représentant de la direction ;

• un représentant du prestataire.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

6. SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

   1. Garanties de confidentialité, sincérité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Les parties rappellent que le système de vote électronique retenu doit assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux ainsi que la sécurité de la transmission des moyens d'authentification, d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes.

Afin de répondre aux exigences légales en la matière, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Il est rappelé que le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

6. Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

7. Délai de recours et destruction des données

En application de l’article R. 2314-17 du code du travail, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

7. DISPOSITIONS FINALES

   8. Durée d’application et prise d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du lendemain de son dépôt.

Le présent accord se substitue, en tout point, aux décisions unilatérales de la société TRÈVES PSI, usages, engagements unilatéraux et plus généralement toute pratique applicable aux salariés de la société ayant le même objet.

9. Suivi de l’accord

En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible d'impacter significativement ou de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai d’un mois afin, le cas échéant, d’envisager toute modification du présent accord rendue et jugée nécessaire par ladite évolution.

Le délai d’un mois mentionné à l’alinéa précédent court à compter de la date de publication des dispositions légales ou réglementaires.

10. Révision et dénonciation

Cet accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail.

Les demandes de révision ou de modification du présent accord doivent être présentées par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord pourra également être dénoncé conformément aux dispositions légales applicables.

11. Dépôt et publicité

Un exemplaire original du présent accord est remis à chacune des Parties signataires.

En outre, un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes de Boulogne Billancourt, territorialement compétent. 

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

En outre, un exemplaire du présent accord et un cahier des charges sera mis à la disposition des salariés sur leur lieu de travail.

Fait à Issy-les-Moulineaux, le 23/01/2023, en 4 exemplaires originaux

La société TRÈVES PSI

Représentée par

Les Organisations syndicales :

CFE-CGC

Représenté par

Délégué syndical central

FO

Représenté par

Délégué syndical central

Annexe unique :
Cahier des charges - modalités pratiques de recours au vote électronique

Selon les dispositions de l’article R. 2314-6 du Code du travail, la conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le présent cahier des charges, reprendra donc un à un les différents points énoncés dans le code du travail afin d’être parfaitement conforme aux attentes réglementaires.

1. OBJET

Ce cahier des charges a pour finalité d’établir les modalités pratiques du recours au vote électronique.

2. MISSION DU PRESTATAIRE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la Société TREVES PSI souhaite recourir à un système de vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra s'inscrire dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales.

En cela, il devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ainsi qu'aux prescriptions de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

Le prestataire aura pour missions :

• La préparation des élections en tenant compte du protocole d'accord préélectoral ;

• La formation des membres du bureau ;

• L’envoi des moyens d'authentification aux électeurs ;

• La mise en œuvre du système de vote par Internet ;

• D’émettre les listes d'émargement, les procès-verbaux et tous documents justificatifs relatif au bon déroulement du scrutin ;

• De procéder au scellement des urnes et au dépouillement des bulletins électroniques ;

• La mise en place d’une cellule d'assistance téléphonique pendant le vote ;

• La destruction des données et des fichiers à l’issue des délais de recours.

3. MODALITÉS PRATIQUES DU VOTE ÉLECTRONIQUE

   1. Matériel de vote

Chaque électeur recevra des identifiants personnels de connexion, au plus tard 5 jours avant l'ouverture du vote.

Ces identifiants seront strictement personnels et confidentiels, ils ne devront en aucun cas être transmis à un tiers et devront être générés de manière aléatoire.

Conformément aux dispositions de la CNIL, le prestataire devra être en mesure de proposer une seconde étape d’authentification intégrant une question non triviale et un second canal de communication.

L'adresse de la plateforme de vote, les dates et heures d'ouverture seront précisées dans ce même courriel ainsi que le numéro téléphonique de la cellule d’assistance en cas de problème de connexion.

2. Protocole en cas de perte ou de non-réception

Dans le cas où un électeur se trouverait dans l’incapacité d’accès au courriel contenant ses identifiants ou dans le cas où il ne l’aurait pas reçu, le prestataire de vote devra être en mesure de fournir de nouveaux accès sécurisés.

Après vérification de l’identité de l’électeur, par tout moyen garantissant son effectivité, le prestataire doit pouvoir envoyer à l’adresse déclarée dans le système ou par un autre canal sécurisé, un nouveau matériel de vote.

Si une donnée erronée d’un électeur a été importée empêchant celui-ci de voter, le prestataire devra prévoir un dispositif lui permettant de demander la rectification de ses données sous le contrôle des membres du bureau.

3. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de la société sera mise en place.

4. Membres du bureau de vote

Il sera constitué un bureau de vote unique pour chaque collège de l’entreprise.

Avant l’ouverture du vote, ils devront procéder à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifier que l'urne électronique est vide avant de sceller le système.

A l’issue des opérations de vote et avant l’opération de dépouillement, ils devront contrôler le scellement du système.

Durant toute la durée du scrutin, les membres du bureau de vote, devront avoir accès à une interface leur permettant de suivre les opérations électorales, notamment :

• Suivre la participation ;

• Avoir accès à la liste électorale et d’émargement ;

• Pouvoir déclencher manuellement un contrôle de l’intégrité de la plateforme.

  5. Assistance aux électeurs

Chaque salarié devra disposer d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, fournie par le Prestataire sélectionné.

En cas de problème de connexion à la plateforme de vote, chaque électeur devra pouvoir contacter une hotline prévue à cet effet.

6. Affichage sur la plateforme de vote

La plateforme de vote sera entièrement disponible en français.

Après avoir suivi les étapes d’authentification, l’électeur aura accès à son espace votant où il pourra prendre connaissance des listes pour lesquelles il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant), en fonction de son collège électoral.

L’étiquette syndicale de la liste sera affichée. Idéalement, il en sera de même du logo de l’organisation syndicale.

Les listes devront être présentées dans un ordre aléatoire, c’est-à-dire que l’ordre pourra être différent entre chaque affichage de la page de présentation des candidatures.

Une fois le choix effectué, l’électeur devra voir clairement à l’écran son bulletin avant de le valider définitivement. Plus aucune modification ne sera possible après cela.

7. Listes d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

4. EXPERTISE INDÉPENDANTE

Préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique devra faire l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8.

Le rapport de l’expert devra par ailleurs être tenu à la disposition des autorités compétentes.

5. CONFIDENTIALITÉ

Le dispositif de vote doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges.

Il doit également garantir la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

6. FORMATION

Le prestataire fournira une formation aux membres de la délégation du personnel et aux membres du bureau de vote sur le système de vote électronique.

Une notice d'utilisation leur sera également transmise.

7. PROCÈS-VERBAUX

A la suite du dépouillement, les membres du bureau devront être en mesure de télécharger les procès-verbaux correspondants à leur collège dûment remplis afin qu’ils puissent directement les signer.

8. CONSERVATION DES DONNÉES

Aucune donnée ne devra être conservée par le prestataire de vote après l'expiration des délais de recours.

Les documents ayant servi à constituer les fichiers électeurs ne devront en aucun cas être utilisés à d’autres fins que l’organisation du scrutin.

Un procès-verbal de destruction des données devra être émis par le prestataire.

9. PUBLICITÉ

Le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au service des ressources humaines de chaque établissement.