Accord à durée déterminée relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la Société TRIXELL

Entre,

D’une part,

La Société TRIXELL SAS, dont le Siège Social est situé 460, rue du pommarin 38430 Moirans représentée par X, Directrice Ressources Humaines d'une part,

Et,

D’autre part,

Les Organisations Syndicales représentatives signataires :

La CFDT, représentée par X, Délégué Syndical,

La CFE-CGC, représentée par X, Délégué Syndical,

La CGT, représentée par X, Délégué Syndical,

Il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

Préambule 3

Chapitre 1 – Recours au vote électronique 4

Chapitre 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

Article 1. Prestataire extérieur 4

Article 2. Caractéristiques du système retenu 4

Article 2.1. Principes généraux du système de vote électronique 4

Article 2.2. Organisation des opérations électorales 5

Article 2.3. Déroulement des opérations électorales 6

Article 3. Protocole d’accord préélectoral 7

Chapitre 3 : Dispositions finales 7

Article 1. Entrée en vigueur et durée de l’accord 7

Article 2. Formalités de dépôt et de publicité 8

Préambule

Afin de simplifier l’organisation des élections, et conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, le recours au vote électronique est possible dans les conditions fixées aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.

Ainsi, la mise en œuvre de manière unilatérale par l’employeur du vote électronique est possible. Toutefois, dans le cadre des élections professionnelles pour la mise en place du CSE, l’employeur a souhaité rechercher avec les Organisations Syndicales un accord d’entreprise.

Dans ce cadre, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se sont rencontrées lors d’une première réunion le 10 mai 2019. Une seconde réunion a été organisée le 17 mai 2019, au cours de laquelle un prestataire spécialisé dans la réalisation du vote électronique est venu présenter son outil, permettant ainsi de répondre au mieux aux questions des Organisations Syndicales. Suite à cette présentation, les parties se sont donc réunies le 24 mai 2019, afin de définir le cadre général des modalités de recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres du comité social et économique de la société TRIXELL.

Chapitre 1 – Recours au vote électronique

Les parties conviennent d’utiliser le vote électronique pour l’ensemble du personnel de la Société TRIXELL.

Les parties conviennent que le vote papier à bulletin secret sous enveloppe sera donc exclu.

Chapitre 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 1. Prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société et respectant les dispositions prévues par le Code du travail relatives au vote électronique.

Ainsi, la Société ALMA CONSULTANT a été choisie pour organiser le scrutin au sein de la Société TRIXELL, sur la base d'un cahier des charges qui sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

Article 2. Caractéristiques du système retenu

Le prestataire choisi - Alma Consultant - devra concevoir et mettre en place un système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

Les caractéristiques principales de ce cahier des charges sont rappelées ci-dessous, et plus particulièrement :

• Les caractéristiques du système liées à ses principes généraux

• Les caractéristiques du système liées à l’organisation des opérations électorales

• Les caractéristiques du système liées au déroulement des opérations électorales

Article 2.1. Principes généraux du système de vote électronique

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré),

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin),

• La confidentialité et le secret du vote,

• Le respect des conditions de conservation des documents électoraux.

Par ailleurs, les parties rappellent que la confidentialité des données transmises et la sécurité des opérations de vote sont primordiales.

Le prestataire externe choisi devra, en particulier, assurer le respect des principes suivants :

• la confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du vote, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

• la sécurité et la confidentialité des moyens d’authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote.

• la sécurité de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Afin de prouver que l’ensemble de ces principes électoraux est respecté par le prestataire, le système du vote électronique qu’il propose devra avoir été soumis à une expertise.

Le rapport établi par l’expert sera fourni aux Organisations Syndicales.

Article 2.2. Organisation des opérations électorales

L’organisation des opérations électorales se déroule selon les modalités décrites de façon succincte ci-dessous et reprise au sein du cahier des charges annexé au PAP. Par ailleurs, certaines modalités pratiques seront également intégrées au sein du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP).

Article 2.2.1. Bulletins de vote

Les listes des noms des candidats seront reproduites sur le serveur, telles qu’elles auront été transférées par la Direction.

Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique des sigles des Organisations Syndicales.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, il sera veillé à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 2.2.2. Mise en place des bureaux de vote

Le bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs. Ces personnes doivent être inscrites sur les listes électorales et elles ne peuvent être ni candidates, ni élues, ni mandatées.

A défaut d’accord entre la Direction et les Organisations Syndicales dans le protocole d’accord préélectoral, le bureau de vote sera composé  des deux électeurs les plus âgés et du salarié électeur le plus jeune conformément aux principes généraux du droit électoral.

Les membres du bureau de vote auront en charge les différents évènements suivants :

• Scellement des urnes,

• Descellement des urnes.

Les membres de ces bureaux de vote seront appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats.

Article 2.2.3. Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée en amont de l’élection.

Un site de démonstration sera également accessible selon les modalités qui seront définies dans le PAP.

Par ailleurs, les membres des bureaux de vote ainsi que, au moins un représentant par Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.

Les candidats aux élections professionnelles pourront bénéficier, s’ils le souhaitent, de cette formation.

Article 2.3. Déroulement des opérations électorales

Les opérations de vote se déroulent, au sein de la Société TRIXELL, selon les modalités décrites de façon succincte ci-dessous et reprisent dans le cahier des charges annexé au PAP. Les modalités pratiques seront intégrées également au sein du PAP.

Article 2.3.1. Test et scellement de l’urne

En présence des membres du bureau de vote et d’un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement des urnes.

Article 2.3.2. Dates et heures du scrutin

Cet accord s’inscrivant dans le cadre de la mise en place du CSE, les élections professionnelles se dérouleront en 2019 selon les dates et modalités fixées dans le protocole d’accord préélectoral pour le 1^er et 2^nd tours.

Article 2.3.3. Modalités d’accès au site de vote

A partir du fichier des listes électorales fourni par la Direction, Alma Consultant génère aléatoirement un code identifiant et un mot de passe sécurisé et unique pour chaque électeur.

En cas de second tour, Alma Consultant génère aléatoirement un nouveau mot de passe sécurisé et unique pour chaque électeur.

Ces codes identifiants garantissent la confidentialité du vote.

Afin de permettre aux salariés présents de voter physiquement sur l’établissement, les moyens d’authentification seront transmis dans une enveloppe sécurisée (une étiquette anti-effraction sera apposée au verso sur la patte de l’enveloppe), directement dans la(les) salle(s) de vote lors du scrutin, par les membres du bureau de vote contre présentation du badge Trixell ou tout autre document permettant de justifier son identité et signature d’une liste de remise en mains propres, précisant les numéros d’enveloppe.

Il est précisé que sera mis à disposition, au sein de cette salle de vote un nombre suffisant d’ordinateur qui seront disposés de manière à garantir la confidentialité du vote (espacement entre les ordinateurs, tables isolées, ordinateurs équipés de filtre de confidentialité, …).

Pour les salariés non présents sur le site les jours de scrutin (maladie, détachement, déplacement, congés payés, maternité, paternité et toute autre absence justifiée), les moyens d’authentification seront envoyés à leur domicile par courrier simple. En cas de second tour, de nouveaux codes seront envoyés au domicile des salariés non présents sur le site le jour du scrutin. Ces codes garantissent la confidentialité du vote.

À l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier et dont seul l’électeur a connaissance (date de naissance – JJ/MM/AAAA), l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité.

Pendant toute la durée du scrutin, une assistance téléphonique sera mise en place par le prestataire. Cette assistance téléphonique aura pour objet de répondre à toutes les questions nécessaires au bon déroulement du vote.

Pour les salariés non présents sur site, les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.

Article 2.3.4. Suivi de la participation pendant la période de vote

Il est rappelé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, les parties conviennent que, pendant le scrutin, les membres du bureau de vote et la Direction disposeront d’un accès leur permettant de suivre l’évolution des taux de participation en temps réel.

Les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant la durée du scrutin à des fins de contrôle de déroulement du scrutin conformément à l’article R2324-15 du Code du travail.

Article 2.3.5. Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats

A l’issue du délai de 15 minutes prévu pour les salariés connectés au site avant l’heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatées et scellés dans le serveur.

La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe des trois mots de passe par les membres du bureau de vote. Par ailleurs, un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles pourra assister aux opérations de descellement des urnes.

Les membres des bureaux de vote éditeront la liste d’émargement et les procès-verbaux.

Article 2.3.6. Délais de recours et destruction des données

La Société et le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, la Société et le prestataire, procèdent à la destruction des fichiers supports.

Article 3. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections, il sera signé un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le cadre général relatif à l’élection du CSE avec le décompte de l’effectif, le nombre et la répartition des sièges à pourvoir par collège, etc.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également la description détaillée du déroulement des opérations électorales ainsi que le fonctionnement du système de vote électronique retenu en se référant au présent accord et au cahier des charges annexé.

Chapitre 3 : Dispositions finales

Article 1. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Il prendra fin trois ans après la première mise en place des CSE au sein de la Société TRIXELL, cette durée correspondant à celle des mandats des représentants du personnel qui seront élus.

Article 2. Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Par ailleurs, en application de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé, à la diligence de la Société TRIXELL, en un exemplaire informatique à la DIRECCTE via la plateforme « téléaccords », en un exemplaire original au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Grenoble.

Enfin, conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable (format Word) sous un format rendu anonyme.

Fait à Moirans, en 5 exemplaires originaux le 14 juin 2019.

Pour la Direction de TRIXELL

La Directrice des Ressources Humaines

X

Pour la CFDT,

X,

Pour la CFE-CGC,

X,

Pour la CGT,

X,