Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique" chez SKINETHIC - EPISKIN (Siège)

Accord d’Entreprise

relatif aux conditions et aux modalités de vote

par voie électronique pour les élections

des membres de la délégation du personnel

au Comité Social et Economique

Entre les organisations syndicales représentatives suivantes :

La CFDT, représentée par

d’une part

Et l’entreprise EPISKIN

représentée par

d’autre part

Il est convenu ce qui suit étant précisé que les organisations syndicales signataires du présent accord satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise.

1. Préambule

1. Contexte, objet et champ d’application 

La société Episkin SA. organise, en 2023, les élections de son Comité Social et Economique. Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur, spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, ci-après “le PRESTATAIRE”.

2. Objectif recherché

La société Episkin SA. recherche une solution qui doit répondre aux objectifs suivants :

• Proposer une solution fiable et sécurisée dans le respect de la législation en vigueur,

• Faciliter l’accès au vote, y compris pour les salariés, en congés, en arrêt maladie ou en déplacement,

• Simplifier le dépouillement et le calcul d’attribution des sièges.

3. Principes généraux

Le système retenu par la société Episkin SA. doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré.

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et le secret du vote.

4. Modalités de vote par voie électronique

Le vote sera réalisé par connexion à un site internet, à tout moment pendant la durée d’ouverture des scrutins, à travers l’utilisation de la plateforme mise en place par le PRESTATAIRE.

2. Modalités et avantages de la solution proposée

Le PRESTATAIRE qui sera choisi devra impérativement respecter les caractéristiques suivantes :

1. Être spécialisé et expert reconnu dans l’organisation et le pilotage d’élections par vote électronique ;

2. Être capable de prendre en charge l’ensemble du processus de gestion des élections, depuis les phases amont de rédaction des protocoles électoraux, de conception des matériels de vote, de collecte des inscriptions des électeurs et des déclarations des candidats, jusqu’aux étapes ultimes de dépouillements et de mise en application des règles de calcul des résultats;

3. Être capable de proposer une solution de vote garantissant intégrité, anonymat, robustesse, performance et sécurité;

4. S’engager à établir et respecter un cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R 2314-6 à R 2314-8 et suivants du Code du travail;

5. Garantir le respect du Référentiel Général de Protection des Données personnelles (RGPD) et notamment la politique Data du Groupe L’Oréal, en particulier en faisant figurer, sur chacune des pages Web accessibles aux collaborateurs pour le vote, le lien intranet vers cette politique (Protection des données personnelles :https://profile.loreal.wans/profile(bD1mciZjPTEwMA==)/hrisprofile.html?TEST=&MDL=&PAR=&PWK= »);

6. Offrir toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin, notamment dans le respect des recommandations CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique. Le PRESTATAIRE devra fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote.

7. Etablir des fichiers distincts comme le prévoit le Code du travail avec un « fichier des électeurs » et un « fichier contenu de l’urne électronique ». Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

3. Envoi matérialisé des modalités de connexion

Chaque collaborateur recevra une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les modalités de connexion sont éditées et envoyées sous la responsabilité du PRESTATAIRE, par courriel à chaque électeur, dans le cadre d’un processus sécurisé.

Le courrier comportera notamment les informations suivantes :

• L’adresse du site Internet de vote,

• Le code d’accès et mot de passe,

• Le numéro de téléphone de l’assistance,

4. Vote par internet

1. Formation du bureau de vote

A l’issue du paramétrage du dispositif de vote, une formation est organisée en présence des membres du bureau de vote et des Délégués Syndicaux.

L’objectif de cette séance est de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.

Une procédure de vote test est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. La simulation passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors des opérations de vote et de dépouillement.

2. Déroulement du vote

Le processus de vote se décompose selon les étapes suivantes :

• l'authentification de l’électeur,

• le système détermine l’élection à laquelle est inscrit l’électeur et lui présente uniquement les listes de candidats de son collège,

• la rature éventuelle de candidats,

• le vote

• l’obtention d’un accusé de réception.

L’accusé de réception est un document authentique : l’ensemble des informations qu’il comprend (identification de l’électeur, identification de l’élection, horodatage) est signé par le PRESTATAIRE.

Avant l’ouverture du vote, un message d’accueil indique que le site de vote n’est pas encore ouvert.

De même, après la clôture du vote et avant la publication des résultats, un message indique que le site est clos et que les résultats seront bientôt disponibles.

Par ailleurs, une aide est accessible en ligne.

3. Scellement du vote

La cellule d’assistance technique, en présence des délégués de liste et des membres du bureau de vote, procèdera aux vérifications adéquates.

Une clé de déchiffrement sera générée à l’attention de chaque membre du bureau de vote central.

Le scellement du système aura pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées pour toute la durée des opérations électorales.

4. Clôture et dépouillement

Le PRESTATAIRE exécute le dépouillement automatisé de l’urne électronique, en présence du bureau de vote (éventuellement via webconférence).

Le PRESTATAIRE communique à la société, pour chaque tour, une synthèse des résultats avec le bilan des opérations de vote :

• Les sièges sont totalement pourvus,

• Le quorum n’a pas été atteint,

• Il reste « N » siège(s) à pourvoir.

Les procès-verbaux sont générés automatiquement pour chaque élection et proposés pour signature aux membres du bureau de vote.

Le prestataire transmet ensuite les procès-verbaux CERFA complétés à la société, qui se charge de les adresser à l’inspection du travail, au CTEP et aux Organisations Syndicales.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.

5. Assistance aux électeurs

Une page dédiée, directement accessible depuis le dispositif de vote, est disponible pour que l’électeur puisse déposer une demande de renvoi de codes.

Les électeurs de la société Episkin SA. ont à leur disposition une assistance téléphonique accessible les jours de scrutin 24 h/24 – 7jrs/7. Le numéro d’appel est indiqué dans les courriers et sur l’écran d’accueil du site Internet.

6. Protocole d’Accord Préélectoral :

   Le Protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise et le nom du PRESTATAIRE choisi pour le mettre en place.

7. DISPOSITIONS FINALES

1. Durée de l’accord et révision

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée pour les élections du CSE prévues en 2023.

Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant.

2. Dépôt et publicité de l’accord

Le texte du présent accord sera déposé en deux exemplaires auprès des Services de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle et auprès du secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

En application de l’article D. 2231-4 du code du travail relatif à la publicité des accords collectifs, le présent accord sera rendu public et intégré dans une base de données nationale (plateforme de télé procédure du Ministère du travail). Les signataires pourront convenir par écrit d’une publication partielle de l’accord.

Il est convenu que cette publication se fera sans mention des noms et prénoms des négociateurs et signataires, le nom de l’entreprise et des organisations signataires demeurant apparent.

Ces formalités de dépôt et de publication seront exécutées par la Direction.

Un exemplaire du présent accord sera établi pour chaque partie. Une copie de l’accord signé sera également adressée à l'ensemble des organisations représentatives au sein de l’entreprise

Fait à Lyon, le 17 mai 2023

Nom et qualité des signataires Signatures

Directrice Générale

Délégué Syndical CFDT