Accord d'entreprise "ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LE TELETRAVAIL" chez ADEQUATION (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LE TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société ADEQUATION, SAS immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 412 474 231, ayant son siège social 31 rue Mazenod à LYON (69003), représentée par xxxxxxxxxx agissant en qualité de Directeur Général

D’une part,

ET :

Les membres titulaires du Comité Social et Economique de la société ADEQUATION

D’autre part

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

SOMMAIRE

PREAMBULE

Article 1- Définition du télétravail

Article 2- Champs d’application de l’accord – conditions de passage au télétravail

Article 3- Formulation et examen de la demande 

Article 4 : Le cadre du télétravail

Article 5- Aménagement et conformité des locaux

Article 6- Organisation du travail

Article 7- Temps de travail, suivi et entretien

Article 8 – Equipement de travail

Article 9- Obligations du télétravailleur

Article 10- Droits et avantages du télétravailleur

Article 11- Charge de travail

Article 12- Période d’adaptation et de réversibilité

Article 13- Entrée en vigueur – durée et renouvellement

Article 14- Révision

Annexes :

Annexe 1 : Modèle type de demande de télétravail

Annexe 2 : Modèle type d’entretien de passage en télétravail

Annexe 3 : Modèle type d’avenant de télétravail

Annexe 4 : Modèle type d’entretien de suivi du télétravail

Annexe 5 : Charte informatique

PREAMBULE

La société ADEQUATION a pour activité l’observation des marchés immobiliers et la réalisation d’études et de conseils pour le compte des professionnels de l’immobilier, de l’aménagement et du foncier. A cet effet, ADEQUATION est implantée sur sept sites : Lyon (sièges social), Lille, Montpellier, Nice, Nantes, Paris et Bordeaux.

Les parties souhaitent mettre en place la pratique du télétravail au sein de la société ADEQUATION afin de contribuer au développement d’un environnement de travail propice à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle des collaborateurs et afin de développer l’attractivité en terme d’emploi.

Le télétravail pourra s’exercer de manière régulière ou de manière occasionnelle.

Le présent accord a pour objet fixer les règles régissant la pratique du télétravail régulier au sein de la société ADEQUATION.

Les parties pourront avoir recours à du télétravail occasionnel sur simple accord entre elles et afin de répondre à une situation exceptionnelle (grève des transports, catastrophe naturelle, crise sanitaire, conditions météorologiques empêchant le salarié de se rendre sur son lieu de travail…). Malgré tout, hors circonstances exceptionnelles, le recours au télétravail occasionnel sera lui aussi limité pour ne pas en galvauder l’usage.

C’est dans ce contexte que la Direction a engagé au niveau de l’entreprise des négociations avec les membres titulaires du Comité social et Economique ayant manifesté leur intention de négocier, afin de conclure un accord d’entreprise portant sur la mise en place du télétravail régulier.

Article 1 : Définition du télétravail :

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Article 2- Champs d’application de l’accord - conditions de passage au télétravail :

Le télétravail est ouvert à l’ensemble des salariés d’ADEQUATION sur la base du volontariat et répondant à l’ensemble des conditions suivantes : le poste et l’activité du salarié doivent être éligibles au télétravail c’est-à-dire qu’ils ne doivent pas gêner le fonctionnement du service de rattachement et ne doivent pas nécessiter un soutien managérial rapproché.

Par conséquence, les critères d’éligibilité sont entre autres :

• la nature du travail,

• la capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance,

• la configuration de l’équipe,

• la performance du salarié à son poste.

Article 3 : Formulation et examen de la demande :

Le télétravail est mis en place sur le principe du double volontariat du collaborateur et de la direction. Le passage en télétravail est effectué sur la base du volontariat.

Le salarié souhaitant télétravailler de façon régulière devra formuler sa demande par écrit (courriel) auprès de son manager et de la Direction des Ressources Humaines. Un modèle type de demande de télétravail est annexé à l’accord (annexe 1)

Cette demande devra être motivée, expliquant les raisons qui amènent le collaborateur à vouloir privilégier l’alternance entre le bureau et la mise en place de télétravail régulier dans son organisation du travail hebdomadaire.

Cette demande devra également faire apparaitre la clause ci-dessous sur laquelle il s’engage formellement au titre de sa demande de télétravail :

« Dans le cadre de ma demande de télétravail, je m’engage à respecter le cadre défini par l’accord de télétravail de l’entreprise et notamment :

• Respecter mes horaires habituels de travail tels que mentionnés dans mon contrat de travail ;

• Être disponible à mon lieu d’exercice du télétravail (précisé par accord conjoint avec mon employeur) sur ces mêmes horaires par les différents moyens de communication mis à disposition par mon employeur ;

• Ne pas dévoyer le cadre du télétravail et en faire usage pour assurer la garde de mes enfants sur mon temps de travail, le suivi de rendez-vous personnels ou médicaux, ou tout autre impératif personnel ne rentrant pas dans le cadre habituel du travail ;

• Être à la disposition de mon employeur pour fournir rapidement tout justificatif dont il pourrait me faire la demande (telle une attestation de garde d’enfant, une attestation d’assurance…). »

Un entretien avec le service Ressources Humaines et le manager sera organisé afin de vérifier : si les conditions d’éligibilité énoncées à l’article 2, si le collaborateur témoigne d’une autonomie suffisante, et si les motivations du collaborateur sont recevables.

Cet entretien sera préparé par chacune des parties via NIBELIS. Un entretien de passage en télétravail a été mis en place pour formaliser ces échanges (annexe 2)

A l’issue de cet entretien, la hiérarchie et le service Ressources Humaines valideront la demande du collaborateur si l’ensemble des conditions sont remplies au moyen d’un accord écrit via la transmission d’un avenant au contrat de travail précisant les modalités d’organisation du télétravail, transmis au salarié dans les 30 jours. Un modèle type d’avenant au contrat de passage en télétravail est annexé à l’accord (annexe 3). Cet avenant devra être signé par chacune des parties pour que s’engage formellement le passage en télétravail.

En cas de refus de l’employeur, une réponse formelle (courrier ou courriel) sera envoyée sous 30 jours suivant entretien au collaborateur pour lui faire part de la décision.

Tout dépassement du délai de réponse annoncé de 30 jours post-entretien pourra être remonté par le salarié auprès du CSE dans le cadre du suivi de nos engagement via l’accord. Un point sera alors porté à l’ordre du jour de la prochaine réunion afin de trouver ensemble la solution adéquate à ce dysfonctionnement.

Article 4 : Le Cadre du télétravail :

a/ Limitation du nombre de jours en télétravail régulier :

Le nombre de jours de télétravail maximal par semaine sera de deux.

Le temps partiel et l’alternance ne sont pas incompatibles avec le télétravail, sous condition d’avoir une présence minimale dans les locaux de 3 jours par semaine.

En tout état de cause, l’alternance entre le télétravail et les obligations de déplacement des collaborateurs qui y sont soumis ne doit en aucun cas conduire à une non-présence régulière des collaborateurs au bureau. Une attention toute particulière sera portée à ce point dans le suivi individuel du télétravail.

Au sein d’un même service, le nombre de collaborateurs pouvant être simultanément en télétravail est limité à 40% des effectifs. Ainsi, des roulements et agencements des jours de télétravail pourront être instaurés avec la validation du manager.

En fonction du service auquel le salarié est rattaché et notamment en fonction de sa taille et de sa composition, un nombre maximal de salariés sur un même poste simultanément en télétravail pourra être défini avec le manager.

En fonction du service de rattachement du salarié, le télétravail pourra être restreint à certains jours de la semaine fixés dans l’accord écrit.

Durant le(s) jour(s) de télétravail défini(s), le salarié peut être tenu de revenir dans les locaux à la demande de son supérieur hiérarchique pour participer à des réunions ou tous autres évènements internes ou externes jugés nécessaires au bon fonctionnement du service ou de l’entreprise. Le(s) jour(s) de télétravail non effectué(s) ne seront alors ni rattrapé(s) ni compensé(s). Le salarié en sera informé en amont par son manager et le suivi du planning de télétravail sera modifié en ce sens.

b/ Limitation du nombre de jours en télétravail occasionnel :

Le télétravail devra être exercé de façon occasionnelle par simple accord entre le salarié et son manager. A cet effet, les jours de télétravail occasionnel demandé devront avoir fait l’objet d’une demande régulière auprès de son manager (via le suivi du télétravail sous NIBELIS mis en place par l’entreprise).

La mise en place de ce(s) jour(s) de télétravail ne pourra se faire qu’après accord du manager et respect d’un délai de prévenance minimal de 3 jours.

En tout état de cause, et hors circonstances exceptionnelles non prévisibles, afin de ne pas remplacer l’usage du télétravail régulier, le télétravail occasionnel ne pourra pas dépasser 4 jours par mois.

c/ Lieu du télétravail :

Le télétravail devra être exercé au domicile du salarié, définit comme l’adresse mentionnée sur le dernier bulletin de salaire de ce dernier. Une souplesse est apportée dans le lieu d’exercice du télétravail pour répondre aux besoins d’organisation du salarié. Un second lieu d’exercice du télétravail régulier pourra être validé sous couvert de respecter les conditions requises pour le domicile habituel.

Le salarié devra informer son employeur de son souhait de télétravailler à une seconde adresse définie comme usuelle et régulière. Il faudra obtenir son aval et préciser dans son avenant de passage et son planning de télétravail (à mettre à jour sous NIBELIS) le lieu d’exercice du télétravail.

En cas de déménagement, le salarié devra en informer l’employeur sous 7 jours et fournir un justificatif de domicile. Il devra renouveler les opérations nécessaires à l’exercice du télétravail sous ce nouveau lieu.

Article 5- Aménagement et conformité des locaux :

Afin de respecter son obligation de sécurité, l’employeur, le(s) membre(s) du CSE, l’inspecteur du travail ou le médecin du travail pourront s’assurer de la conformité des locaux du(es) lieu(x) du salarié où sera exercé le télétravail, et pourront par ce biais en contrôler la conformité.

Ce contrôle a pour objet de vérifier si le télétravail peut y être effectué (connexion internet, mobilier adapté…) et de vérifier la conformité en matière de sécurité (installations électriques…). Il peut être effectué au moment de la demande ou lors de l’exécution du télétravail déjà en place.

Si le(s) lieu(x) où le télétravail s’effectue ne remplit(ssent) pas les conditions nécessaires en matière d’aménagement, l’employeur pourra y mettre fin ou le refuser immédiatement en respectant la procédure décrite dans le cadre de l’accord. De la même façon, en cas de refus de ces visites par le télétravailleur ou si les membres du CSE, l’inspecteur du travail ou le médecin du travail informent que le(s) lieu(x) de télétravail n’est (se sont) pas adapté(s), alors l’entreprise prévoit de mettre fin à l’exercice du télétravail.

Dès réception de l’accord de l’employeur et en amont de la mise en place opérationnelle, le salarié devra transmettre au service Ressources Humaines une attestation d’assurance habitation mentionnant expressément que l’assureur a pris acte du télétravail du collaborateur à chacune des adresses mentionnées pour l’exercice du télétravail.

Tout besoin de l’assureur d’extension de garantie au titre de l’usage du domicile (ou des domiciles) au titre du télétravail sera à la charge du salarié.

Dans ces mêmes délais, le salarié devra également transmettre une attestation sur l’honneur garantissant que le(s) lieu(x) d’exercice du télétravail est (sont) équipé(s) d’une installation électrique et technique conforme aux normes actuelles. Par ailleurs, le salarié devra attester disposer d’une connexion Internet permettant l’usage des outils de travail de l’entreprise de façon optimale (VPN, visio-conférence, Teams ou logiciels métiers spécifiques…).

Ces deux conditions sont des prérequis à la mise en place du télétravail régulier pour le salarié dans son organisation du temps de travail.

Article 6- Organisation du travail :

Afin de garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile, l’accord écrit fixera expressément les plages horaires de travail durant lesquelles le télétravailleur doit impérativement être joignable, notamment pour les salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année.

Pendant son temps de travail, le salarié s’engage à répondre aux sollicitations formulées par l’entreprise sur l’ensemble des outils de communication mis à disposition par l’employeur dans un délai raisonnable (messagerie professionnelle, teams, téléphone portable professionnel ou softphone)

Article 7- Temps de travail, suivi et entretien :

a/ La durée du travail :

Il est précisé que durant les plages de télétravail, le salarié est sous la subordination de la société et ne peut vaquer à ses occupations personnelles.

Les salariés dont la durée de travail est décomptée en heures effectuent le temps de travail qui leur est applicable via leur contrat de travail.

Le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire, sauf demande expresse de la hiérarchie.

Les salariés dont la durée de travail est décomptée en jours organiseront leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par le code du travail, et les durées maximales de temps de travail.

La charge de travail effectuée au domicile doit correspondre à la charge de travail effectuée dans les locaux de l’entreprise

b/ Modalités de suivi et de contrôle des temps de travail :

Les salariés exerçant une partie de leur activité en télétravail se devront de suivre et de mettre à jour leur planning de télétravail via l’applicatif dédié au sein de notre SIRH (NIBELIS).

Le(s) jour(s) de télétravail, qu’il(s) soit(ent) régulier(s) et/ou occasionnel(s) doivent y apparaitre en amont de leur prise et être ajustés à la réalité du quotidien. Il appartient au salarié d’avertir son manager de toute prise ou retrait d’un jour de télétravail et d’obtenir son accord au préalable (délai de prévenant de 3 jours hors circonstances exceptionnelles non prévisibles) par validation dans l’outils.

Chaque salarié bénéficiera d’un temps d’échange sur le télétravail avec son employeur chaque année. Tout ou partie d’un entretien annuel sera dédié au suivi du télétravail. Un modèle type d’entretien de suivi de télétravail est annexé à l’accord (annexe 4)

Cet échange aura pour but d’évaluer la charge de travail du collaborateur travaillant à domicile et d’évaluer sa performance notamment vis-à-vis des collaborateurs occupant le même poste et exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise.

Il sera également évoqué l’articulation entre la vie professionnelle et personnelle du salarié, les modalités d’organisation du télétravail et le respect du droit à la déconnexion.

Cet entretien sera préparé par chacune des parties et conduira à se réinterroger régulièrement sur la pertinence de l’exercice du télétravail dans l’organisation du temps de travail du salarié.

Article 8 – Equipement de travail :

La société ADEQUATION met à disposition du salarié l’équipement nécessaire au télétravail, selon les nécessités du poste :

• Un ordinateur portable

• Un accès à distance informatique (VPN)

• Un accès aux différents outils de travail et communication interne : messagerie professionnelle, teams, logiciels métiers dédiés.

• Un service de téléphonie : soit un téléphone portable professionnel, soit un service de softphone avec son casque dédié

Le salarié en télétravail est soumis aux mêmes règles d’utilisation du matériel informatique et téléphonique que lorsqu’il se trouve au bureau. L’utilisation personnelle du matériel fourni est autorisée dans la mesure où celle-ci reste raisonnable pour la vie quotidienne et dans le respect de la charte informatique. L’ensemble de ces règles sont définies dans la charte informatique et téléphone de l’entreprise (annexe 5) .

Par ailleurs, s’il est autorisé à utiliser, lors de son télétravail, les accessoires informatiques qui lui ont été mis à disposition (ordinateur, casque) ; il s’engage néanmoins à leur retour dans les locaux de l’entreprise pour le travail de bureau. Les équipements dédiés à l’aménagement du bureau dans les locaux de l’entreprise devront rester sur place (écran, clavier…).

Tout besoin d’équipement complémentaire pour l’exercice du télétravail ne sera pas soumis à la charge de l’entreprise mais du salarié qui équipera son domicile avec les accessoires qui lui semblent nécessaires au bon exercice au télétravail (à ses frais). Aucun équipement supplémentaire ne pourra être fourni au salarié pour équiper le domicile du collaborateur dans la pratique du télétravail.

Par ailleurs, le télétravail ayant un caractère volontaire, la société ADEQUATION ne prendra à sa charge aucun coût supplémentaire lié au travail à domicile tel que les abonnements internet ou de téléphonie personnelle du salarié, accessoires informatiques ou fournitures de bureau, surcoût éventuel d’électricité...

Enfin, l’entreprise ne prendra pas à sa charge l’entretien de matériel personnel utilisé par le télétravailleur pour un usage professionnel à sa propre initiative.

Article 9- Obligations du télétravailleur :

Le télétravailleur devra disposer d’une connexion internet lui permettant d’avoir accès aux différents outils de l’entreprise mis à sa disposition (comme au bureau), sans quoi il ne pourra avoir recourt au travail à domicile.

Le salarié devra prévenir sa compagnie d’assurance qu’il exerce une activité de télétravail à son(ses) domicile(s) avec du matériel appartenant à l’employeur et s’assurer que son contrat couvre bien son(ses) domicile(s). Il devra remettre à son employeur une attestation « multirisque habitation couvrant son(ses) domicile(s)»

Il devra également respecter les obligations suivantes :

• Apporter le plus grand soin aux équipements qui lui sont confiés

• Aviser immédiatement l’entreprise des pannes ou de mauvais fonctionnement

• Se conformer aux règles relatives à la protection des données utilisées et traitées à des fins professionnelles et aux restrictions à l’usage des équipements ou outils informatiques référencées dans la charte informatique.

• Respecter l’obligation de confidentialité déjà intégrée au contrat de travail

Article 10- Droits et avantages du télétravailleur :

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que le salarié exécutant son contrat de travail dans l’entreprise, notamment le droit du respect de la vie privée et du droit à la déconnexion.

Le salarié en télétravail bénéficie également des mêmes avantages que l’ensemble du personnel de la société exerçant son activité dans les locaux de la société : avantages sociaux (tickets restaurant…), protection, entretiens annuels, formation…

L’entreprise précise que le temps de travail effectué en télétravail est bien pris en compte comme du temps de travail effectif (ancienneté, congés, participation…).

Les salariés en télétravail ont la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise et le même suivi par le service de santé. On rappelle également la législation sur les accidents de travail et de trajet : le télétravailleur est notamment couvert dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout déplacement qu’il est amené à réaliser dans l’exercice de ses missions.

Concernant les accidents, le salarié doit fournir des éléments matériels précis sur le contexte de sa survenance. Ils serviront de base à la déclaration d’accident. S’il survient en dehors du(es) lieu(x) de télétravail définis ensemble ou en dehors des plages horaires de travail définies en amont, il ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail.

Article 11- Charge de travail :

La société ADEQUATION s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’établissement d’appartenance du salarié. En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

Article 12- Période d’adaptation et de réversibilité

Si la demande du salarié est acceptée par l’employeur, un accord écrit sera transmis au salarié dans les 30 jours suivant l’entretien, via transmission d’un avenant de passage en télétravail soumis à signature.

Cet accord comprendra notamment une période d’adaptation de 3 mois effectifs durant laquelle l’entreprise comme le salarié pourront mettre fin, via un écrit, au télétravail sous un délai d’une semaine. L’objectif de cette période étant, entre autres choses, de vérifier la compatibilité organisationnelle (du travail et du fonctionnement de l’équipe du télétravailleur) et technique. L’employeur pourra organiser un entretien à l’issue de la période d’adaptation afin de convenir avec le salarié de la poursuite ou non du télétravail.

A l’issue de la période d’adaptation, les télétravailleurs pourront demander par écrit à arrêter cette forme de travail en respectant un délai de prévenance d’une semaine. Les raisons de cet arrêt devront faire l’objet d’un entretien avec le service Ressources Humaines et le manager.

De la même manière, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin à l’activité en télétravail exercée par l’un des télétravailleurs, dans le cas où :

• La façon de travailler de ce dernier s’avèrerait en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail,

• Le salarié ne respecterait pas les clauses de l’accord d’entreprise

• Ou si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction.

Pour se faire, un entretien sera organisé par l’entreprise avec le salarié concerné, le service Ressources Humaines et le manager.

Un délai de prévenance d’une semaine devra être respecté à l’issue de l’écrit formalisant le souhait de l’employeur de mettre fin au télétravail régulier du salarié accordé précédemment.

Article 13- Entrée en vigueur - Durée - Renouvellement

Les parties conviennent que le présent accord entrera en vigueur à l’issue des formalités de dépôt visées à l’article 15, ci-dessous, et qu’il prendra effet dans l’entreprise à compter du 1er Octobre 2021.

Il est conclu pour une durée indéterminée après une phase de mise en place probatoire d’une durée de six mois allant du mois d’Octobre 2021 à la fin du mois de Mars 2022.

Dans le mois précédent le terme de la période probatoire, les parties signataires se réuniront, afin de faire un bilan de son application et examiner l’opportunité de modifier ou non tout ou partie de l’accord signé.

Article 14- Révision

L’accord pourra être révisé à la demande d’une des parties signataires.

La demande devra indiquer le ou les articles dont la révision est sollicitée et devra être accompagnée d’une proposition de nouvelle rédaction. Elle sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Des négociations seront alors engagées dans les meilleurs délais et au plus tard dans les deux mois suivant la réception de la demande.

Article 15- Dépôt

Le présent accord sera déposé sur la plateforme Téléaccords par le représentant légal d’ADEQUATION dans sa version intégrale et signée ainsi qu’en version publiable anonymisée.

Ce dépôt entrainera alors la transmission de l’accord à la DREETS ainsi que sa publication sur Légifrance.

Un exemplaire original sera également remis au greffe du Conseil de prud’hommes de Lyon.

Le présent accord sera communiqué aux représentants du personnel non-signataires et tenu à la disposition du personnel qui en sera informé par un avis affiché dans chaque établissement et sa mise à disposition sur l’Intranet d’entreprise.

Fait à Lyon

Le 23 septembre 2021

En 5 exemplaires dont 1 en version anonymisée.

Membres titulaires du CSE Pour la société Adéquation

ANNEXE 1 : Modèle de demande de télétravail régulier 

  

Objet : Demande de télétravail régulier 

Je souhaite bénéficier de l’accord d’entreprise ADEQUATION afin de télétravailler de façon régulière sur mon poste de ……………

Ma demande est justifiée par les raisons suivantes : <indiquer clairement vos motivations à exercer du télétravail>. 

Je souhaiterais donc bénéficier de télétravail régulier les … <indiquer le(s) jour(s) choisi(s)>

Dans le cadre de ma demande de télétravail, je m’engage à respecter le cadre défini par l’accord de télétravail de l’entreprise et notamment : 

• Respecter mes horaires habituels de travail tels que mentionnés dans mon contrat de travail ; 

• Être disponible à mon domicile sur ces mêmes horaires par les différents moyens de communication mis à disposition par mon employeur ; 

• Ne pas dévoyer dans le cadre du télétravail et en faire usage pour assure la garde de mes enfants sur mon temps de travail, le suivi de rendez-vous personnels ou médicaux, ou tout impératif personnel ne rentrant pas dans le cadre habituel du travail ; 

• Être à la disposition de mon employeur pour fournir rapidement tout justificatif donc il pourrait me faire la demande (telle une attestation de garde d’enfant). 

A cet effet je souhaite être reçu en entretien afin de procéder à l’examen de ma demande de télétravail régulier

A <Ville>, le <Date du jour de la signature>, 

ANNEXE 2 : Modèle type d’entretien de demande de télétravail régulier

Le télétravail requiert des savoir-faire et des savoir-être essentiels au maintien de la performance et de l’épanouissement personnel et professionnel.

Afin de préparer au mieux le processus de décision, cet entretien d’autodiagnostic vous permet de vous interroger sur vos motivations et votre capacité à télétravailler dans de bonnes conditions. En effet, si le télétravail peut apporter de nombreux bénéfices, il comporte également certains risques.

Vos réponses seront la base des échanges ultérieurs durant le processus de décision.

Les étapes du processus :

1. Complétez cet entretien d’autodiagnostic.

2. Après étude de votre demande, vous serez reçu par votre manager et la DRH pour échanger sur la base de cet entretien. Ce rendez-vous aura pour objectif d’approfondir ensemble vos réponses et déterminer la possibilité pour vous d’accéder à ce mode d’organisation du travail.

3. En cas d’accord, un avenant au contrat de travail devra être signé avant la mise en place du télétravail régulier.

Informations générales

• Quel(s) modes de transport(s) utilisez-vous pour vous rendre sur votre lieu de travail ? Combien de temps durent vos trajet domicile/bureau ? 

• Quels sont vos motivations à télétravail de façon régulière ?

Ma fonction

• Ma mission et mes responsabilités me permettent-elles d’exercer une partie de mes activités en dehors de mon lieu de travail en entreprise ? (OUI/NON)

• Si oui, quelles sont les activités qui ne nécessitent pas ma présence sur le site ?

• Dans quelle mesure et à quelle fréquence, ma fonction implique-t-elle contacts quotidiens avec des interlocuteurs externes, des collègues, ma hiérarchie et/ou des membres de mon équipe ?

• Ces contacts peuvent-ils se gérer dans de bonnes conditions par des moyens de communication à distance ? (mails, téléphone, TEAMS, …)

• Quels sont les documents, outils informatiques et informations nécessaires au quotidien dans mon travail et dans quelle mesure seront-ils à ma disposition à mon domicile ? Serai-je en mesure d’échanger des données à distance ?

Mes aptitudes au télétravail

• Comment vais-je maintenir le contact avec ma hiérarchie ? Mes collègues ? D’autres collaborateurs ?

• Je suis capable d’offrir une prestation de qualité, que ce soit pour mes clients, mes collègues ou ma hiérarchie, tout en travaillant à distance. Oui / Non

• Je connais les contraintes professionnelles qui peuvent, exceptionnellement, modifier le planning de télétravail établi. Oui / Non

• Je suis à même de m’imposer la même concentration, que je sois au bureau ou à domicile. Oui / Non

• Je suis capable de travailler avec un suivi direct limité, sans la présence d’un manager et je n’ai pas besoin de contact quotidien pour maintenir une discipline de travail. Oui / Non

• Je suis une personne organisée, qui sait planifier ses tâches, gérer son temps, et fournir en permanence un reporting régulier et complet. Oui / Non

• Je respecte de manière permanente les délais qui me sont imposés. Oui / Non

• Je m’adapte rapidement et je suis capable de gérer les changements induits par le télétravail. Oui / Non

• Je maîtrise les logiciels, outils et applications nécessaires à l’exercice de mon activité. Oui / Non

• Je sais avancer dans mon travail de manière autonome, sans besoin de confronter mes idées avec les autres pour avancer. Oui / Non

• Je suis capable de maintenir, en télétravail, de bonnes relations professionnelles avec mes collègues. Oui / Non

• Je suis autant, voire plus efficace, lorsque je travaille seul(e) sur un dossier sans perturbation externe. Oui / Non

Ma connaissance des technologies de l’information

• Je suis à l’aise avec mon PC et les services associés. Oui / Non

• Je sais utiliser les possibilités offertes par les outils collaboratifs. Oui / Non

• J’ai besoin de mes collègues pour l’usage quotidien de mon poste de travail. Oui / Non

• J’ai besoin d’équipement spécifique au poste de travail qui n’est pas compatible avec le télétravail à domicile. Oui / Non

• Je connais la sensibilité des informations que je détiens ainsi que les règles et procédures à appliquer. Oui / Non

• J’habite un lieu desservi en Internet à haut débit. Oui / Non

• Dans le cas où j’exprime un besoin/une lacune dans les items ci-dessus, quelles solutions pourrais-je apporter ? quelles actions pourrais-je mettre en œuvre ?

Mon organisation personnelle et matérielle à domicile

• Je suis à même de m’imposer à domicile des moments de pause et de m’y tenir. Oui / Non

• Je suis en mesure d’aménager à mon domicile un espace dédié au télétravail (espace physique, installation de PC), qui me permettra de travailler efficacement et de garantir la confidentialité des informations de l’entreprise (données numériques, documents papiers, …). Oui / Non

• J’ai la capacité d’éviter l’empiétement de mes obligations personnelles et familiales sur mes obligations professionnelles, et inversement. Oui / Non

• Je ne crains pas l’isolement que peut entraîner une situation de télétravail et je serai à même de rester en contact avec mes collègues et ma direction. Oui / Non

• Pour ma santé et ma sécurité, j’atteste que je disposerai d’un espace dédié et adapté au télétravail :

  • dont l’installation électrique est conforme aux normes en vigueur,

  • régulièrement entretenu, aéré et nettoyé,

  • présentant une hygiène satisfaisante (pas de champignons ou moisissures, pas de dégâts des eaux, pas de déchets, etc.),

  • disposant d’un chauffage en état de fonctionnement,

  • ne présentant pas de risques de chutes d’objet ou de personnes (état des sols),

  • équipé d’un mobilier de bureau présentant une ergonomie satisfaisante,

  • disposant d’une source de lumière naturelle satisfaisante (ni trop, ni trop peu éclairé, pas de reflet ni d’ombre, pas d’éblouissement),

  • dans lequel aucun tiers ne sera présent durant les horaires de télétravail,

  • ne présentant pas d’inconfort ou de source de distractions dus au bruit (trafic, conversations, téléphone, etc.).

Conclusion

• Selon vous, quelles sont les qualités et conditions indispensables pour concilier dans un même lieu vie professionnelle et vie personnelle ?

• Quel(s) jour(s) souhaitez-vous télétravailler ? (Pour rappel, le temps de présence minimal dans les locaux de l’entreprise est de 3 jours par semaine.)

• Précisez les raisons de ce choix.

• Souhaitez-vous nous faire part d’informations supplémentaires qui permettraient de déterminer votre capacité à vous mettre en situation de télétravail et les conditions de vos succès ?

ANNEXE 3 : Modèle type d’avenant de passage en télétravail

Entre les soussignés,

La société ADEQUATION Immatriculée au RCS Lyon sous le N° B 412 474 231, dont le siège social se situe 31 rue Mazenod 69003 LYON, représentée par Monsieur Xavier LONGIN agissant en qualité de Directeur Général.

D’une part,

Et, Madame/Monsieur …, demeurant au .....,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Par demande en date du ......, Mme/M....... a demandé à accomplir une partie de sa fonction de ...... à son domicile. Il/elle a été reçu par son manager et le service RH pour étudier cette demande en date du ………….

La demande de télétravail régulier correspondant aux critères définis par l’accord d’entreprise conclu le 23 septembre 2021, la société a décidé d’y donner une suite favorable.

Article 1 – Lieu et organisation du télétravail

Mme/M. ...... exercera ses missions pour partie à son (ses) domicile(s) : ...... (précisez l’adresse ou les adresses de télétravail du salarié )

et pour partie sur le site de l’entreprise, situé à ......, de la façon suivante : (précisez les jours télétravaillés et les jours au bureau)

• Jour(s) télétravaillé(s) :

• Jours de présence dans les locaux de l’entreprise :

Les parties pourront modifier cette répartition par commun accord formulé par écrit, avec un délai de prévenance d’une semaine.

Mme/M. ...... s’engage à signaler à son employeur tout changement d’adresse de son lieux d’exercice du télétravail dès qu’elle/il en a connaissance.

Durant le(s) jour(s) de télétravail, Mme/M. ...... peut être tenu(e) de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de son supérieur hiérarchique pour assister aux réunions de travail ou tous autres évènements internes ou externes jugés nécessaires au bon fonctionnement du service ou de l’entreprise. Mme/M. ...... sera prévenu(e) au moins 24 heures à l’avance de ces réunions et événements.

Le(s) jour(s) de télétravail non effectué(s) ne seront pas rattrapé(s). L’outils de suivi du télétravail devra être mis à jour en ce sens.

Article 2 – Horaires du télétravail

Mme/M. ...... est assujetti(e) à l’horaire collectif applicable au sein de l’établissement, qui correspond aux plages de disponibilité horaire de la/du salarié(e). Ces périodes sont celles pendant lesquelles il/elle pourra être joint(e) pendant son télétravail.

Les salariés bénéficiant de l’accord d’entreprise relatif au forfait-jours, conclu le 6 juillet 2018 et modifié par avenant le 23 mai 2019, sont également assujettis à l’horaire collectif.

Les horaires de travail en vigueur dans la Société sont les suivants :

• lundi, mardi, mercredi, jeudi : 9h00 à 13h00 puis 14h00 à 18h00

• vendredi : 9h00 à 13h00 puis 14h00 à 17h00

Les salariés ayant un horaire individuel différent de l’horaire collectif via leur contrat de travail (alternants, stagiaires, temps partiels) seront contraint de respecter l’horaire défini avec eux individuelle de part leur contrat de travail.

Article 3 – Modalités de suivi et contrôle du temps de travail

Mme/M. ...... devra à vérifier et mettre à jour l’exactitude de son planning de télétravail sur l’applicatif dédiée sous l’outil NIBELIS.

Mme/M. ...... bénéficiera chaque année d’un entretien portant sur ses conditions d’activité en télétravail et sa charge de travail. Il sera également évoqué l’articulation entre la vie professionnelle et personnelle du salarié et le respect du droit à la déconnexion.

Article 4 – Période d’adaptation et de réversibilité

Il est convenu d’une période d’adaptation d’une durée de trois mois pendant laquelle Mme/M. ...... ou l’entreprise peut mettre fin au télétravail via un écrit avec un préavis d’une semaine.

A l’issue de la période d’adaptation, Mme/M. … pourra demander par écrit à arrêter cette forme de travail en respectant un délai de prévenance d’une semaine. Les raisons de cet arrêt feront l’objet d’un entretien.

De la même manière l’entreprise se réserve le droit de mettre fin à l’activité en télétravail exercée par Mme/M. …. . Un délai de prévenance d’une semaine sera respecté à l’issue de l’écrit formalisant le souhait de l’employeur de mettre fin au télétravail régulier du salarié accordé précédemment.

Article 5 – Discipline et sécurité

Mme/M. ...... reconnaît avoir pris connaissance du règlement intérieur en vigueur dans l’entreprise et de l’accord d’entreprise relatif au télétravail conclu le 23 septembre 2021.

Tout manquement à ces dispositions pourrait donner lieu à la fin de l’activité en télétravail du salarié et à d’éventuelles poursuites disciplinaires.

Article 6 – Occupation du domicile

Les dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables à Mme/M. ......

Mme/M. ...... s’engage à aménager un poste de travail conforme aux prescriptions qui lui ont été données par son employeur.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail, l’entreprise, les représentants du personnel et les autorités administratives compétentes en la matière peuvent avoir accès au domicile de la/du salarié(e) afin d’effectuer un contrôle de conformité.

Mme/M. ...... est par ailleurs autorisé(e) à solliciter elle-même/lui-même une visite d’inspection auprès des personnes susvisées.

En cas de non-conformité du domicile, l’employeur pourra mettre fin au télétravail en respectant les conditions décrite dans le cadre de l’accord.

Article 7 – Matériel

L’entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires à l’activité de Mme/M. ......

Mme/M. ...... s’engage :

• à prendre soin des équipements qui lui sont confiés ;

• à prévenir sans délai l’entreprise de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement de ce matériel ;

• à respecter le charte informatique et téléphonique l’entreprise

En cas de cessation du télétravail, Mme/M. ...... s’engage à restituer le matériel qui lui a été confié le jour de son retour définitif dans l’entreprise.

Article 8 – Assurance

Mme/M. ...... s’engage à informer son assureur du fait qu’elle/il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur, et à remettre à ce dernier une attestation « multirisques habitation » couvrant son domicile.

Article 9 – Discrétion et protection des données

Mme/M. … s’engage à respecter l’obligation de confidentialité déjà intégrée à son contrat de travail.

Fait en double exemplaire à LYON, le ......

(Signature des parties précédée de la mention « Lu et approuvé »)

Signature du salarié Signature de l’employeur

ANNEXE 4 : Modèle type d’entretien de suivi du télétravail

Date de l’entretien :

Salarié : Nom : Prénom : Date d’entrée dans l’entreprise : Intitulé du poste actuel occupé Date de prise du poste actuel occupé : Pôle : Conformément à l’accord d’entreprise du 23/09/2021 concernant la mise en place d’un accord de télétravail sur l’année dont le salarié a expressément adhéré, il bénéficie d’un entretien par an lui permettant d’aborder les points ci-dessous avec son manager.

Manager : Nom : Prénom :

Modalités du télétravail :

Date de conclusion :

Jour(s) choisi(s) :

Organisation du télétravail :

• Réussissez-vous à travailler efficacement en télétravail ?

• Si non, quels sont vos principaux freins ?

(L’environnement de travail, la difficulté à se déconnecter, le manque de contacts avec mes interlocuteurs, la surabondance de mails, la perte de repères habituels, les outils de travail inadaptés, le manque d’information, le manque de visibilité sur les attendus, la gestion difficile du stress et de l’incertitude, la difficulté à se connecter à internet, …)

• Lorsque vous êtes à distance, êtes-vous au courant des informations et décisions importantes de l'entreprise ou en lien avec votre pôle ?

• Arrivez-vous à garder un lien de manière suffisamment fluide avec vos collègues lors de vos jours de télétravail ?

Articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale du salarié :

• Comment qualifiez-vous votre équilibre actuel vie professionnelle / personnelle depuis la mise en place du télétravail régulier ?

• Point de vue du salarié :

• Point de vue du manager :

  • Vous accordez-vous des temps de pause dans la journée ?

• Point de vue du salarié :

• Point de vue du manager :

Bilan :

• Souhaitez-vous poursuivre ou modifier cette modalité d’organisation de votre télétravail régulier ?

• Point de vue du salarié :

• Point de vue du manager :

ANNEXE 5 : Charte informatique et téléphone ADEQUATION

Introduction

La société ADEQUATION met à la disposition de tout utilisateur autorisé, pour l'accomplissement de sa mission professionnelle, des Ressources relevant des Technologies d'information et de Communication.

Ces Ressources comprennent notamment des équipements informatiques et bureautiques (ordinateur, station, copieurs, imprimantes, etc.) et des moyens de communication (messagerie, accès internet, téléphones portables, etc.), ainsi que des informations et données (logiciels, bases de données, etc.).

L'utilisation de ces Ressources est professionnelle, tournée vers la réalisation son travail, la performance de l’entreprise et la satisfaction de ses partenaires.

Les Ressources font partie du patrimoine de l’entreprise. À cet égard, toute information émise, reçue ou stockée sur le poste de travail et les moyens de communication mis à la disposition de l'utilisateur est et demeure la propriété de l’entreprise.

L'usage des ressources de l’entreprise obéit à des règles qui s'inscrivent dans le respect de la Loi et des consignes internes de sécurité. L'utilisateur doit être conscient que, par sa négligence, ou sa mauvaise utilisation des Ressources, il fait encourir des risques et responsabilités à l’entreprise, à ses membres ainsi qu'à lui-même.

La société ADEQUATION définit et met en œuvre les moyens appropriés, en l'état de la technique, pour protéger les Utilisateurs et pour protéger les Ressources mises à leur disposition contre tout risque de destruction ou d'altération.

Titre 1 – Statut de la Charte

ARTICLE 1 - OBJET DE LA CHARTE

La présente charte expose les principales règles et précautions que tout Utilisateur doit respecter dès lors qu'il fait usage des Ressources de l’entreprise.

La Charte précise les mesures de contrôle que l’entreprise met en œuvre pour s'assurer du respect de ces règles et précautions.

ARTICLE 2 - CHAMP D'APPLICATION DE LA CHARTE

La Charte concerne la totalité des Utilisateurs. À ce titre, elle doit être communiquée à tout Utilisateur interne ou extérieur à l’entreprise.

Elle sera annexée aux contrats conclus entre l’entreprise et tous tiers ayant accès aux Ressources qui devront stipuler que les Utilisateurs s’engagent à la respecter. Les responsables des Utilisateurs extérieurs auront la responsabilité de faire respecter la Charte par leurs propres salariés et éventuelles entreprises sous-traitantes qui pourraient être amené à utiliser les Ressources de l’entreprise. Ils s’en portent garants vis-à-vis de la société ADEQUATION.

La Charte fera l’objet d’une diffusion auprès de chaque collaborateur ainsi que dans l’intranet.

ARTICLE 3 - DÉFINITION

Chacune des définitions suivantes peut, le cas échéant, être utilisée au singulier ou au pluriel selon le contexte.

Application : Désigne un ensemble composé d'un ou plusieurs Programmes, ainsi que les Fichiers et les données nécessaires pour les rendre opérationnels

Charte : Désigne le présent document, et toutes ses annexes éventuelles

Données : Désigne des informations numériques et alphanumériques codées et lisibles en vue de leur enregistrement et traitement

Entreprise : Désigne la société ADEQUATION

Fichier : Désigne une collection d'informations numériques réunies sous un même nom, enregistrées sur un support de stockage

Internet : Désigne le système d'interconnexion de machines qui constitue un Réseau informatique mondial, utilisant un ensemble standardisé de protocoles de transfert de Données. C'est un réseau de réseaux, sans centre névralgique, composé de millions de réseaux aussi bien publics que privés. Il transporte un large spectre d'information et permet l'élaboration d'applications et de services variés comme le courrier électronique, la messagerie instantanée et le World Wide Web.

Logiciel : Voir application

Messagerie Professionnelle : Désigne le compte de messagerie électronique permettant d’envoyer et de recevoir des messages électroniques, dont le nom de domaine est du type « @adequation-france.fr.

Message Électronique : Désigne des messages écrits et des documents envoyés électroniquement via un système de communication numérique (Messagerie, outils collaboratifs, etc …)

Plate-forme de travail collaboratif : Désigne un espace de travail virtuel ayant pour objet de faciliter et optimiser les communications entre individus et applications (ex : Teams, Monday, SharePoint, Internet)

Poste de travail : Désigne le PC, fixe ou portable mis à disposition de l’utilisateur de l’Entreprise, ainsi que tous les périphériques afférents : clavier, souris, écran(s) et éventuellement station d’accueil. Il désigne également les téléphones intelligents ou « smartphones », et tablettes.

Programme : Désigne une suite d'instructions qui spécifient étape par étape les opérations à exécuter par un ordinateur.

Réseau : Désigne l'ensemble des moyens Matériels et Logiciels mis en œuvre pour assurer les communications entre Postes de Travail et Serveur. Il comprend ainsi les routeurs, passerelles, cartes réseau, câbles informatiques, et tous les Logiciels nécessaires à leur fonctionnement. Il peut également s'agir de réseau sans fil de type Wifi.

Ressources : Désigne l'ensemble du système d'information mis à disposition des Utilisateurs, notamment sans que cette liste soit exhaustive : Serveurs, Poste de Travail, Réseau, Support de Stockage, Logiciels, Données, ...

Serveur : Désigne une machine qui exécute des opérations à la demande d'autres machines clientes. Cette machine peut être physique ou virtuelle.

Support de Stockage : Désigne tous les matériels permettant de stocker physiquement et durablement des données. Ce support peut être fixe ou mobile. Il s'agit par exemple, sans que cette liste puisse être considérée comme limitative : clés USB, CD-ROM, DVD, disque dur, carte SD...

URL : De l'anglais Uniform Resource Locator, littéralement « localisateur uniforme de ressource », auquel se substitue informellement le terme adresse web, désigne une chaîne de caractères utilisée pour adresser les ressources du Web : document HTML, image, son, forum, boîte aux lettres électronique...

Utilisateur : Désigne toute personne, quel que soit son statut (salarié ou non, intérimaire, stagiaire, prestataire, sous-traitant, etc.), qui est amenée à créer, consulter, mettre en œuvre ou utiliser les Ressources de l’Entreprise.

Virus Informatique : désigne des Logiciels ou Fichiers malveillants, qui altèrent les Ressources informatiques de l’entreprise. Ce terme générique désigne tous les Logiciels malveillants, tels que, sans que cette liste soit exhaustive : chevaux de Troie, vers, bombes logiques...

TITRE 2 - Règles d'utilisation des Ressources

ARTICLE 1- RÈGLES GÉNÉRALES D'INTERDICTION

L'Utilisateur est responsable de l'usage qu'il fait des Ressources de l’Entreprise dans l'exercice de sa fonction au sein de la société.

L'Utilisateur utilise les Ressources pour son activité professionnelle. Un usage personnel des Ressources est toutefois admis par l’Entreprise à condition que cet usage ne soit pas abusif, dans le cadre des nécessités de la vie courante et familiale, et ne perturbe en rien le travail de l'utilisateur, l'activité l’Entreprise et sa sécurité.

En revanche, il est strictement interdit d'utiliser les Ressources de l’Entreprise, en vue de consulter, utiliser, télécharger, stocker, publier, diffuser ou distribuer des informations et documents (textes, photos, vidéos, logiciels, sites internet, etc.) :

• Incitant à la haine raciale, faisant l'apologie du crime contre l'humanité ou au contenu à caractère pédophile ;

• De nature violente, pornographique, raciste ou portant atteinte au respect de la personne ;

• Portant atteinte à l'intégrité, la confidentialité des Données de l'Etablissement ;

• Portant atteinte à l'image de l'Etablissement, de ses collaborateurs ou de ses partenaires ;

• Illicites car s'agissant de copies interdites par les règles régissant la propriété intellectuelle ;

• A des fins de harcèlement, de menace ou d'injure ou de violation des droits en vigueur.

ARTICLE 2- MESURES SPÉCIFIQUES DE SÉCURITÉ

Afin de permettre la mise en œuvre par l'entreprise de mesures de sécurité, l’Utilisateur doit respecter les prescriptions suivantes :

Fermer ou verrouiller les sessions de travail pour empêcher l’utilisation de son ordinateur à son insu (messagerie ou autres applications) ou pour empêcher la récupération de données dans les répertoires personnels ou collectifs sur les serveurs de fichiers.

À ce titre, l'utilisateur doit :

• Mettre en écran de veille son Poste de Travail dès qu'il s'en éloigne, avec mot de passe pour la réouverture ;

• Fermer ses sessions de travail avant toute absence prolongée et éteindre son Poste de Travail en fin de journée (sauf en cas de demande exceptionnelle de la Direction pour des opérations de maintenance).

Se protéger contre l'usurpation d'identité (utilisation d'équipement ou de logiciel sous un nom d'emprunt) :

• Les règles de robustesse et de renouvellement des mots de passe doivent être respectées

• Les mots de passe sont strictement personnels et confidentiels : ils ne doivent pas être communiqués ni apparents, ils doivent être changés régulièrement.

S'interdire d'ouvrir un élément qui aurait été considéré comme non fiable par le Logiciel antivirus.

Enregistrer sur les Serveurs l'ensemble des Fichiers informatiques de travail,

Les utilisations faites avec ses identifiants et mots de passe sont de la responsabilité de leur titulaire.

ARTICLE 3 - CONFIDENTIALITÉ

L'accès par les Utilisateurs aux informations et documents conservés sur les systèmes informatiques doit être limité à ceux qui leur sont propres, et à ceux qui sont publics ou partagés.

En particulier, il est interdit de prendre connaissance d'informations détenues par d’autres Utilisateurs, quand bien même ceux-ci ne les auraient pas explicitement protégées. Cette règle s'applique également aux conversations privées de type courrier électronique dont l’Utilisateur n'est destinataire ni directement, ni en copie.

Si, dans l'accomplissement de son travail, l’Utilisateur est amené à constituer des Fichiers tombant sous le coup de la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, il devra auparavant en avoir informé le Directeur Général qui indiquera s'il est nécessaire d'établir une déclaration à la Commission Nationale Informatique et Libertés.

Il est rappelé que cette autorisation n'est valable que pour le traitement défini dans la demande et non pour le Fichier lui-même.

ARTICLE 4 - MATÉRIELS, PROGRAMMES, LOGICIELS

L’Entreprise ADEQUATION met des Ressources à la disposition de l’Utilisateur, pour exercer son activité professionnelle, conformes aux règles juridiques et techniques applicables et aux prescriptions définies par l’Entreprise. L'Utilisateur s'interdit par conséquent de modifier de façon quelconque ces standards. Il s'interdit notamment de modifier les paramètres et la configuration de son Poste de Travail ou d'ajouter des Logiciels (ou copies de Logiciel) hors standards pour lesquels l’Entreprise pourrait être accusé de contrefaçon ou piratage.

Il est strictement interdit d'effectuer des copies de Logiciels pour quelque usage que ce soit, et notamment pour un usage personnel à domicile, hormis une copie de sauvegarde dans les conditions prévues par le code de la propriété intellectuelle. Ces dernières ne peuvent être effectuées que par la personne habilitée à cette fin. Par ailleurs l’Utilisateur ne doit pas installer de Logiciels à caractère ludique, ni contourner les restrictions d'utilisation d'un Logiciel.

Les Ressources mises à la disposition de tout Utilisateur pourront faire l'objet de vérifications et de contrôles par le SI, dans les limites et conditions prévues par la loi et la jurisprudence.

ARTICLE 5 - VIRUS INFORMATIQUES

Le Poste de Travail de chaque Utilisateur est systématiquement équipé d'un Logiciel antivirus installé et configuré par le service informatique. Il est strictement interdit de désactiver, désinstaller ou d'altérer ce Logiciel antivirus. De même, il est interdit d'installer un autre Logiciel anti­ virus que celui présent en raison de conflits potentiels entre les deux outils.

En cas d'anomalie, l’Utilisateur doit stopper toute utilisation et prévenir immédiatement le Service Informatique.

ARTICLE 6 - PRÉSERVATION DE L'INTÉGRITÉ DES SYSTÈMES INFORMATIQUES

L'Utilisateur s'engage à ne pas apporter volontairement de perturbations au bon fonctionnement des systèmes informatiques et du Réseau, que ce soit par des manipulations anormales du Poste de Travail ou par l'introduction de Virus Informatique.

L'usage de tout Support de Stockage non préalablement autorisé par l’entreprise est formellement prohibé.

L'installation de navigateur Internet autres que ceux préinstallés sur le Poste de Travail, ou de barres d'outils est rigoureusement interdite.

ARTICLE 7 - MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE

L'usage de la Messagerie Professionnelle est réservé à un usage professionnel, quel que soit le support utilisé (Poste de Travail ou téléphone intelligent mis à disposition).

L'Utilisateur ne doit jamais écrire un Message Electronique qu'il s'interdirait d'exprimer par un autre moyen (oralement, courrier, télécopie, etc.…), car le Message Électronique peut être stocké, réutilisé et exploité à des fins auxquelles l’Utilisateur n'aurait pas pensé en le rédigeant. Il peut également constituer une preuve ou un commencement de preuve par écrit. L'Utilisateur veillera à ne pas émettre d'opinions étrangères à son activité professionnelle et susceptibles de porter préjudice à l’Entreprise.

De même que partout ailleurs, la courtoisie constitue une règle de base dans tous les échanges électroniques.

L'adresse de Messagerie Professionnelle de l’Utilisateur demeure la propriété de l'Etablissement. L'Utilisateur s'interdit ainsi de paramétrer toute adresse de Messagerie Professionnelle sur un Poste de Travail non expressément autorisé par l’Entreprise.

ARTICLE 8 - INTERNET

L'Internet est un outil qui est mis à la disposition de l’Utilisateur à titre professionnel. Il doit donc en faire un usage approprié. Par mesure de tempérament, une utilisation non professionnelle de l'Internet est tolérée durant la pause déjeuner pour les besoins de la vie courante et familiale. Cette utilisation non professionnelle ne doit en aucun cas être considérée comme acquise et pourra être révoquée par simple décision de la Direction Générale.

En aucun cas, l'accès à Internet ne pourra être utilisé à l'une des fins prohibées, décrite à l’article 1 du Titre Il de la présente charte.

L'Etablissement pourra mettre en place une politique de filtrage des URL par mots clés et un contrôle anonymisé du trafic réseau.

ARTICLE 9 - INFORMATIONS DONNÉES ET FICHIERS

L'Utilisateur est responsable de la bonne conservation des Fichiers, Données, messages qu'il utilise dans le cadre de son activité professionnelle, ainsi que des accès de lecture et de modification qu'il peut donner à d'autres Utilisateurs.

À ce titre, il s'engage à :

• Classer, sauvegarder et archiver les dossiers, fichiers et données selon les normes en vigueur dans l’Entreprise.

• Protéger les données à caractère confidentiel de l’Entreprise ou de ses partenaires,

• Ne pas conserver copie ou donner communication des documents, fichiers et messages qu'il aura restitués au jour de son départ, sans l'accord exprès de la Direction.

Il est rappelé que toute personne sur le sol français doit respecter la législation française en particulier dans le domaine de la sécurité informatique, notamment :

• La loi du 6 janvier 1978 dite "informatique et liberté"

(cf. http://www.cnil.fr/)

• La législation relative à la fraude informatique, article 323-1 à 323-7 du Code pénal

(cf. http://www.legifrance.gouv.fr/)

• La législation relative à la propriété intellectuelle

(cf. http://www.legifrance.gouv.fr/)

• La loi du 04 aout 1994 relative à l'emploi de la langue française

(cf. http://www.culture.fr/culture/dglf/)

• La législation applicable en matière de cryptologie

(cf. http://www.telecom.gouv.fr/francais/activ/techno/crypto0698_1.htm)

• La loi n° 2009-669 du 12 juin 2009 favorisant la diffusion et la protection de la création sur internet dite HADOPI

ARTICLE 10 - MESURES DE CONTRÔLE

Pour rappel, tous les Fichiers, Dossiers, courriers envoyés, reçus ou stockés dans les outils informatiques de l’Entreprise sont réputés avoir un caractère professionnel et sont la propriété de l’Entreprise sauf exceptions prévues dans la présente Charte concernant l'utilisation personnelle des Ressources par les Utilisateurs.

Aussi, à tout moment et éventuellement sans information préalable, L’Entreprise se réserve le droit d'examiner, supprimer ou révéler le contenu de ces fichiers et messages dès lors qu'ils ne portent pas la mention « personnel » en objet ou ne sont pas sauvegardés sous un répertoire portant la même mention.

Toutefois, il pourra être demandé à l'utilisateur la destruction des fichiers ou messages à caractère personnel qui perturberaient le bon fonctionnement ou risqueraient de mettre en péril les Ressources de l’Entreprise.

Aussi, pour des nécessités de sécurité, de maintenance et de gestion technique, l'utilisation des Ressources peut être analysée et contrôlée dans le respect de la réglementation en vigueur.

ARTICLE 11-SANCTIONS

Le non-respect des dispositions figurant dans la présente charte engage la responsabilité personnelle de l’Utilisateur et l'expose notamment de manière appropriée et proportionnée au manquement commis, aux sanctions disciplinaires définies par le Règlement intérieur de l’Entreprise lorsqu'il est applicable, et/ou à la mise en cause de sa responsabilité civile ou pénale.

ARTICLE 12 - DROITS DE L'UTILISATEUR

Conformément à la loi du 6 janvier 1978, l'utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des informations apparaissant dans un Fichier quelconque et le concernant.

Pour ce faire, l’Utilisateur adressera une demande écrite au service du personnel de l’Entreprise, qui s'engage à lui répondre dans le mois qui suit la réception de la demande écrite.

TITRE 3 - Entrée en Vigueur

La présente charte est ajoutée en annexe du règlement intérieur et communiquée individuellement à chaque employé.

Elle a par ailleurs été soumise à l’information du CSE de l’entreprise lors d’une réunion (Avril 2021)

Elle entre en vigueur au 1^er Mai 2021