Accord sur la mise en place du vote électronique

ENTRE

La société MPO France ayant son siège au Domaine de Lorgerie - 53700 AVERTON

La société MPO International, dont le siège social se situe Domaine de Lorgerie à Averton (53)

Toutes deux représentées par Monsieur XXX agissant en qualité de Président Directeur Général unique de MPO International, elle-même Président de MPO France

Formant ensemble une Unité Economique et Sociale,

Ci-après dénommée « l'entreprise » ou « la société »

D’une part,

Et,

Les Organisations Syndicales représentées dans l'Entreprise :

1. La C.F.D.T.

représentée Monsieur XXX en sa qualité de Délégué Syndical

2. La C.G.T.

représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Délégué Syndical

Dûment mandatés à cet effet d’autre part.

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX 3

Article 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 4

2.1. Recours à un prestataire extérieur 4

2.2. Protocole d’accord préélectoral 4

2.3. Information des salariés et formation au système de vote électronique 4

2.4. Cellule d’assistance technique 4

ARTICLE 3 – CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE VOTE 5

3.1. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 5

3.2. Expertise indépendante et formalités CNIL 5

ARTICLE 4 – SUR LE DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 6

4.1. Modalités relatives aux temps et lieux du scrutin 6

4.2. Modalités d’accès au site de vote 6

4.3 – Clôture du scrutin, dépouillement et résultats 6

ARTICLE 5 – DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD 7

5.1. - Durée de l’accord, révision, dénonciation 7

5.2. Interprétation de l’accord 7

5.3. Publicité et dépôt de l’accord 7

PREAMBULE

L’UES MPO doit procéder en 2019 à l’élection des membres du Comité Social et Economique.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, aux fins notamment de :

• Favoriser l’accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;

• Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• Sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats ;

• Participer à une démarche de développement durable et de dématérisalisation.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

DANS CE CADRE, IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX

Les parties rappellent que le système de vote électronique retenu s’inscrira dans le respect des principes fondamentaux gouvernant le droit électoral, parmi lesquels :

• L'intégrité et la sincérité du vote : identité entre le bulletin choisi par l'électeur et celui enregistré dans l'urne électronique ;

• Le caractère personnel, libre et anonyme du vote : impossibilité de relier un vote à l'électeur qui l'a émis ;

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et le secret du vote : possibilité pour un électeur d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Article 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

2.1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par un prestataire unique, mandaté pour ce faire par la Direction de l’Entreprise.

L’Entreprise choisira un prestataire, spécialisé dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges défini au présent accord.

Le nom du prestataire choisi par l’Entreprise sera mentionné dans le cadre du protocole d’accord préélectoral négocié et conclu préalablement à l’organisation du scrutin.

Il sera veiller à ce que le prestataire présente des garanties suffisantes et prenne toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits des salariés de l’Entreprise.

2.2. Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral prévu notamment aux articles L.2314-5 à L.2314-7 et L.2314-28 du Code du travail mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour concevoir et mettre en place le système de vote électronique.

Ledit protocole comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.3. Information des salariés et formation au système de vote électronique

L’Entreprise mettra en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

2.4. Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 3 – CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE VOTE

3.1. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

3.2. Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

ARTICLE 4 – SUR LE DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4.1. Modalités relatives aux temps et lieux du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, qui sera définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Les heures d’ouverture et de clôture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées par l’Entreprise pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant l’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de manière strictement confidentielle, depuis n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Ce vote pourra être effectué en se connectant sur la plateforme sécurisée du prestataire, à l’aide des codes individuels d’accès.

4.2. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, selon les modalités définies par le protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès, comprenant un identifiant de vote et un code confidentiel uniques, générés de manière aléatoire par le prestataire.

Seul le prestataire aura connaissance de ces codes d’accès. De nouveaux codes seraient générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra exprimer son vote, dans des conditions garantissant la confidentialité et l’anonymat, en se connectant au site sécurisé des élections..

Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran et il pourra être modifié avant validation.

La signature de la liste d’émargement se fera au moyen de la saisie des codes d’accès.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

4.3. Clôture du scrutin, dépouillement et résultats

Trois clés par bureau de vote, destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes seront générées par le système de vote dématérialisé, préalablement à l’ouverture du scrutin.

Sauf disposition contraire prévue dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs seront le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

La génération des trois clefs aura lieu à une date définie par la Direction et de manière publique, afin de prouver de façon irréfutable que seuls les détenteurs des clefs en ont respectivement connaissance à l'exclusion de toute autre personne.

Pendant le déroulement du scrutin, aucun résultat partiel ne sera accessible.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la clôture du scrutin.

A la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote ne sera possible que par l'activation conjointe d’au moins deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et procèderont à la proclamation des résultats.

Le système de vote sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

ARTICLE 5 – DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

5.1. - Durée de l’accord, révision, dénonciation

Le présent accord rentrera en vigueur à compter du jour de sa signature et est conclu pour une durée indéterminée.

Les dispositions qu’il comporte se substituent de plein droit aux dispositions conventionnelles, règles, usages, engagement unilatéraux appliqués dans l’entreprise ayant le même objet à compter de son entrée en vigueur.

Le présent accord est susceptible de faire l’objet de révision, notamment en cas d’évolution des dispositions législatives, réglementaires ou Conventionnelles qui nécessiteraient l’adaptation de l’une ou plusieurs de ces dispositions. La révision devra être effectuée dans les formes prévues par la loi.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Si l’une ou l’autre des parties décide de dénoncer le présent accord totalement ou partiellement, un délai de préavis de 3 mois devra être respecté. La dénonciation devra être effectuée dans les formes prévues par la loi.

5.2. Interprétation de l’accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivants la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application de la présente Convention.

5.3. Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé en un exemplaire sur support papier signé des parties ainsi qu’un exemplaire sur support électronique auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE de la Mayenne, et en un exemplaire papier au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Laval. Le contenu de la version électronique sera identique à l’original en version papier.

Les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire de l’accord sera également déposé au secrétariat greffe du Conseil de prud'hommes Laval.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail.

A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale, sauf demande de l’une des Parties de la suppression des noms, prénoms des négociateurs et des signataires.

Conformément à la loi, mention de son existence figurera sur le tableau de la Direction aux côtés des mentions relatives aux accords applicables dans l’entreprise.

Fait à Villaines-la-Juhel, le 28/01/2019

Pour l’entreprise,

Monsieur XXX, Président

Pour les délégués syndicaux,

Pour la CFDT Monsieur XXX

Pour la CGT. Monsieur XXX