Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail" chez VIVARTE SERVICES (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

AU SEIN DE VIVARTE SERVICES 

ENTRE

VIVARTE SERVICES SAS, au capital de 3 015 881 euros, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 413157090, dont le siège social est situé 28 avenue de Flandre, à Paris 19ème, représentée par ***

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de Vivarte Services :

• La CFE-CGC, représentée par ***, dûment habilitée pour les présentes

• La CFTC, représentée par ***, dûment habilitée pour les présentes

D’autre part,

Ci -après désignées ensemble « les Parties »

PREAMBULE

Le présent accord a vocation à définir, en application des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail, les règles relatives au télétravail au sein de VIVARTE SERVICES, ci-après désignée la Société.

Il a pour objet de permettre, dans les conditions définies ci-dessous, la mise en place du télétravail et de garantir que ce mode d’organisation, lorsqu’il est possible, se réalise dans l’intérêt mutuel des salariés et de la Société.

L’objectif est de permettre une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle et de développer la qualité de vie au travail, notamment en diminuant les temps de transport, tout en préservant les intérêts légitimes de la Société ainsi qu’en assurant la santé et la sécurité des travailleurs.

Le présent accord a fait l’objet d’une consultation du CE du 18 septembre 2018 et du CHSCT, le 26 septembre 2018. Le CE et le CHSCT ont rendu un avis favorable.

1. Définition et lieu du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le mode choisi pour l’exercice du télétravail est le télétravail au domicile du salarié. Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié tel que déclaré à la Direction des Ressources Humaines.

Le Salarié s’engage à informer préalablement la Direction des Ressources Humaines de tout changement, modification d’adresse d’exercice du télétravail.

2. Champ d’application et postes éligibles

Le télétravail est réservé aux salariés disposant d’une autonomie suffisante dans l’organisation de leur travail. 

L’autonomie du salarié s’apprécie notamment au regard de son niveau de maitrise du poste occupé, de sa capacité à réaliser la quasi-totalité de ses activités seul, sans support managérial rapproché, de sa connaissance de l’environnement informatique indispensable à l’exercice de son activité, de sa capacité à prendre des initiatives pour résoudre les problèmes, à gérer son temps et prioriser ses différentes activités.

La mise en place du télétravail, même pour les salariés qui sont en capacité d’exercer leur activité de façon autonome, n’est pas de droit. En effet, la nature de certaines tâches que le salarié doit accomplir peut empêcher d’envisager un travail hors des locaux de la Société. Par ailleurs, cette forme d’organisation suppose une capacité d’organisation et de rigueur du travail auquel s’ajoute le sens des responsabilités et l’aptitude à communiquer et à reporter auprès des supérieurs hiérarchiques. Enfin, des contraintes opérationnelles et organisationnelles liées au bon fonctionnement de l’entreprise ou d’un service peuvent conduire à limiter le recours au télétravail.

Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail, les salariés qui occupent des fonctions qui par nature, requièrent d’être exercées physiquement et de façon permanente dans les locaux de l’entreprise (notamment en raison de la nécessité d’une présence physique obligatoire, d’une organisation du temps de travail spécifique, de l’utilisation de logiciels, d’équipements matériels spécifiques, etc.).

Enfin, pour être considéré comme éligible au télétravail, le collaborateur doit avoir une ancienneté de 12 mois au sein de la Société et dans son poste, et être titulaire d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel (80% minimum).

Toutefois, et par dérogation aux dispositions précédentes, en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement ou d’intempéries exceptionnelles, la Direction pourra décider que tout ou partie des salariés de la Société peuvent bénéficier du télétravail.

Le télétravail peut par ailleurs être mis en place sur décision de la Direction, pour tout ou partie des salariés de la Société, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

3. Conditions de passage en télétravail et conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Le télétravail peut être mis en place à l’initiative du salarié ou de la Direction.

Le salarié en télétravail doit être volontaire, sauf dans l’hypothèse où la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés, en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure.

Dans tous les cas, et indépendamment des conditions d’exercice du télétravail, le salarié est tenu, sauf accord avec son supérieur hiérarchique, nonobstant les jours de télétravail fixés :

• d’effectuer tout déplacement professionnel rendu nécessaire par les besoins de sa mission ;

• d’assister aux réunions, rendez-vous ou formations auxquelles il aura été convoqué préalablement.

  1. Recours au télétravail de façon permanente

Il s’agit du télétravail exercé à intervalles réguliers, fixes et définis.

Le télétravail, exercé de façon permanente, peut faire partie des conditions d’embauche du salarié.

Lorsque le télétravail, exercé de façon permanente, ne fait pas partie des conditions d’embauche du salarié, le salarié qui souhaite passer en télétravail de façon régulière en formule la demande par écrit auprès de son supérieur hiérarchique, sur la base du formulaire type figurant en annexe 1 du présent accord. Une copie de cette demande est également adressée au Responsable des Ressources Humaines.

La Direction examine la demande du salarié dans les meilleurs délais et fait connaître sa réponse par écrit. En cas de refus, la réponse de la Direction est motivée et formalisée dans un délai de 15 jours à compter de la demande initiale.

Le refus du recours au télétravail de façon permanent peut notamment être motivé par :

• le non-respect des conditions d’éligibilité définies à l’article 2 du présent accord ;

• des raisons d’impossibilité technique ou fonctionnelle ;

• des raisons de bon fonctionnement de l’organisation du service.

Lorsque le télétravail ne fait pas partie des conditions d’embauche du salarié et lorsque l’initiative du télétravail revient à la Direction, celle-ci adresse au salarié une proposition écrite précisant les conditions d’exercice du télétravail. Le salarié peut accepter ou refuser le passage en télétravail de façon permanente. Son refus ne peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire.

Le télétravail de façon permanente peut être exercé dans la limite de deux jours par semaine. Le contrat de travail ou l’avenant précise les jours effectués en télétravail. Les jours ainsi fixés peuvent être modifiés, compte tenu de l’obligation des salariés d’effectuer des déplacements professionnels, d’assister aux réunions, rendez-vous ou formations auxquelles ils auront été convoqués.

En cas d’accord pour passer au télétravail, une période d’adaptation est aménagée dont la durée sera de deux mois à compter de sa prise d’effet. Cette période doit permettre, entre autres, de vérifier la capacité du salarié à travailler à distance et celle de la Société à organiser le travail à distance. Cette période devant correspondre à une période de travail effectif, elle sera suspendue en cas d’absence du salarié, pour quelques motifs que ce soit.

Au cours de cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail à tout moment par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un délai de prévenance de deux semaines. Le salarié exécutera alors ses missions dans les locaux de la Société.

En dehors de la période d’adaptation mentionnée ci-dessus, les deux parties peuvent mettre fin au télétravail de façon unilatérale. Le demandeur devra alors en informer l’autre partie et en motiver les raisons par lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre décharge, en précisant la date envisagée de fin de télétravail tout en respectant un délai de prévenance d’un mois. Le salarié exécutera alors ses missions dans les locaux de la société.

Lorsque le salarié demande un retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail, la Société lui donne alors priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et porte à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature.

2. Recours au télétravail de façon occasionnelle

Il s’agit du télétravail exercé à titre occasionnel et non régulier.

Le salarié peut bénéficier du télétravail de façon occasionnelle (dans la limite de 2 jours par mois) afin de répondre à des situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes personnelles exceptionnelles ou à des événements extérieurs.

Le télétravail occasionnel peut être accompli sur une journée ou une demi-journée.

Le responsable hiérarchique doit veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant du télétravail occasionnel soit compatible avec les fonctions du service, ses interactions avec les autres services et avec l’organisation de l’équipe. Dans cette logique, il lui appartient d’apprécier le seuil maximum de salariés en télétravail le même jour.

Le télétravail occasionnel est réservé aux salariés qui sont dotés, en raison de la nature de leur activité, d’outils de travail à distance et qui n’occupent pas des fonctions exigeant, par nature, une présence physique permanente dans les locaux.

3. Recours au télétravail pour les salariés en état de grossesse

Les salariés en état de grossesse peuvent avoir recours au télétravail dans les conditions suivantes.

Avant les deux semaines pathologiques précédant le congé de maternité, le télétravail pourra être demandé par la salariée ou proposé par les Ressources Humaines, sous réserve que les conditions suivantes soient réunies :

• la salariée est éligible au télétravail conformément aux dispositions de l’article 2 du présent accord ;

• le responsable hiérarchique est d’accord avec la mise en place du télétravail ;

• le télétravail est exercé pour une durée n’excédant pas 1 mois et demi précédant le début du congé pathologique

La salariée enceinte peut solliciter librement un avis du médecin du travail sur cette décision. A ce titre, le service médical, tenu au secret médical, peut assurer un suivi complémentaire tout au long de la grossesse et être contacté directement par la salariée enceinte.

Les Parties conviennent également que les futurs parents salariés peuvent également avoir besoin d’adapter leur emploi du temps du fait de la grossesse de leur compagne. Ainsi, en cas de grossesse à caractère pathologique, nécessitant la présence du conjoint salarié, ce dernier pourra solliciter la mise en place d’un télétravail à domicile dans les mêmes conditions que celles proposées aux salariées enceintes sur présentation d’un justificatif, et ce pour une durée ne pouvant pas excéder les deux mois précédant le terme de la grossesse.

4. Recours au télétravail en cas de raisons médicales pour une durée déterminée

Le salarié aura la possibilité de solliciter une période de télétravail pour une durée déterminée et pour un nombre de jours supérieurs à deux jours par semaine lorsque celui-ci se trouvera dans l’incapacité temporaire de se rendre dans les locaux de l’entreprise.

Ce recours est réservé aux circonstances suivantes :

• le salarié doit être éligible au télétravail conformément aux dispositions de l’article 2 du présent accord ;

• le médecin du travail doit avoir préconisé le télétravail pour une durée déterminée ;

• le télétravail doit être justifié par une immobilisation du salarié (par exemple jambe cassée) qui doit être temporaire et supérieure à 4 semaines.

Il est toutefois rappelé que ce mode de recours au télétravail ne concerne pas les salariés qui seraient toujours en arrêt maladie.

5. Recours au télétravail en cas d’épisode de pollution ou d’intempéries exceptionnelles

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement ou d’intempéries exceptionnelles, la Direction peut, en fonction des informations communiquées et mesures prises par le préfet, décider que tout ou partie des salariés peuvent bénéficier du télétravail.

6. Recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure

Le télétravail peut être mis en place sur décision de la Direction, pour tout ou partie des salariés de la Société, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, pour permettre la continuité de service.

4. Mise en œuvre du télétravail

   7. Formalisation

Le télétravail résultant d’un double volontariat, il est mis en place par accord entre le salarié et le responsable hiérarchique.

Il peut faire partie des conditions d’embauche du salarié.

A défaut, lorsqu’il est permanent (3.1) ou lorsqu’il est mis en place de façon temporaire dans les conditions fixées aux articles 3.3 et 3.4 du présent accord , sa mise en œuvre fait l’objet de la conclusion d’un avenant au contrat de travail du salarié qui prévoit notamment la date de prise d’effet de l’avenant, l’adresse du domicile du salarié à laquelle il exerce son activité en télétravail, les conditions et la durée de la période d’adaptation, les conditions d’exercice du droit à la réversibilité, le nombre de jours hebdomadaires travaillés, le nombre de jours fixés en télétravail, etc.

Lorsqu’il est occasionnel, la demande de télétravail est effectuée par le salarié par écrit (courrier remis en main propre contre décharge, email avec accusé de réception) auprès de son responsable hiérarchique et mentionne le ou les jours visés. Pour la bonne organisation du service et dans la mesure du possible, un délai de 7 jours devra être respecté. Cette demande est acceptée ou refusée par écrit et dans un délai compatible avec la mise en œuvre effective de ce télétravail occasionnel.

L’accord sur la mise en œuvre du télétravail vaut acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail définies dans le cadre du présent Accord.

En cas de télétravail à domicile (permanent ou occasionnel), l’exercice du télétravail est subordonné à la production préalable d’une attestation sur l’honneur par le salarié de la conformité de son réseau électrique (conformément à l’Annexe 2 figurant au présent accord) et d’une couverture assurance multirisque habitation.

8. Formation

Le Salarié en télétravail peut bénéficier d’une formation appropriée ciblée sur les aspects techniques et la maitrise des technologies de l’information et de la communication (TIC), les procédures de gestion des données, les méthodologies du télétravail, et les caractéristiques de cette forme d’organisation du travail.

Le responsable hiérarchique et les collègues directs du salarié en télétravail peuvent également bénéficier d’une formation spécifique sur cette forme de travail et sa gestion.

5. Organisation du travail

   9. Contrôle du temps de travail et régulation de la charge de travail

L’exercice des fonctions en télétravail n’a aucune incidence sur la durée du travail du salarié, en particulier sur le nombre d’heures et/ou de jours travaillés.

Le salarié en télétravail doit organiser son temps de travail dans le respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles et des stipulations de son contrat de travail relatives à la durée du travail.

Le contrôle de la durée du travail sera établi par le biais d’un système auto déclaratif dans l’outil de gestion Mon Portail RH, fourni par la Société en fonction du dispositif de durée du travail applicable au salarié concerné.

Le salarié remet à la Société tous les mois en fonction du dispositif de durée du travail applicable un décompte des heures travaillées ou des jours travaillés en télétravail.

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les limites imposées par les dispositions légales et conventionnelles concernant les durées maximales journalière et hebdomadaire de travail et le repos quotidien et hebdomadaire.

Afin de prévenir l’isolement du salarié en télétravail, le responsable hiérarchique assure un contact régulier et la transmission des informations concernant la Société ainsi que celles nécessaires à l’exécution de la mission.

Il contrôle l’activité du salarié en télétravail en attribuant une charge de travail et des critères de résultats équivalents à ceux des salariés en situation comparable qui exercent leur activité dans les locaux de la Société.

Le responsable hiérarchique procédera également à un entretien annuel permettant d’une part de rapprocher les objectifs avec les réalisations et d’autre part de faire le point sur les conditions d’activité du salarié en télétravail et sur sa charge de travail.

10. Plages horaires durant lesquelles la Société peut contacter le salarié

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le responsable hiérarchique fixe, en concertation avec le télétravailleur, les plages horaires durant lesquelles, il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

En dehors des plages horaires qui seront fixés, il ne pourra pas être reproché au salarié de ne pas être joignable.

En cas de besoin, les plages de disponibilité pourront être modifiées, sous réserve d’en informer le salarié en télétravail au moins trois jours à l’avance.

En tout état de cause, sauf circonstances exceptionnelles, le salarié ne pourra être joint avant 8h30, ni au-delà de 19h30 pendant sa journée de travail.

11. Droits individuels et collectifs

Le salarié en télétravail a les mêmes droits et garanties que les collaborateurs exerçant leur fonction dans les locaux de l’entreprise, tant pour l’exercice des droits individuels (rémunération, gestion de carrière, formation…) que collectifs (statut collectif, épargne salariale, représentation du personnel…).

Il est pris en compte pour la détermination des seuils d’effectif de la Société en application des dispositions en vigueur.

Les salariés en télétravail sont identifiés comme tels sur le registre unique du personnel.

6. Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail.

Chaque salarié en télétravail est informé de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail et, en particulier, des règles prévues aux articles R.4542-1 à 4542-19 du Code du travail relatives à l’utilisation des écrans de visualisation.

Le salarié en télétravail est tenu de respecter et d’appliquer correctement ces politiques de sécurité.

Le cas échéant, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et de sécurité ont la possibilité d’effectuer, en accord avec l’intéressé, une visite du lieu de travail afin de vérifier la bonne application des règles de sécurité.

En cas de survenance d’un accident sur le lieu où est exercé le travail, pendant l’exercice d’une activité professionnelle, le salarié en télétravail en informe immédiatement son responsable hiérarchique ou la Direction des Ressources Humaines.

7. Equipements de travail du salarié en télétravail

Les dispositions du présent article s’appliquent uniquement aux salariés visés à l’article 3.1, 3-3, 3-4, c’est-à-dire ceux accomplissant leur travail en dehors des locaux de la Société de façon permanente.

La Société fournit et entretient les équipements nécessaires au télétravail.

Ces équipements comprennent notamment :

• un téléphone portable professionnel,

• un ordinateur portable équipé d’une connexion à distance.

L’ensemble de ces équipements reste la propriété de la Société.

Le salarié en télétravail est tenu :

• d’utiliser uniquement ces équipements à titre professionnel et pour le seul compte de la Société,

• de prendre soin des équipements qui lui sont confiés,

• de respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation et de sécurité,

• d’aviser immédiatement la Société en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité, il doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité.

Le salarié en télétravail doit respecter les règles d’utilisation du matériel informatique fixées par la Société dans le cadre de la charte informatique.

Les manquements aux règles ci-dessus pourront donner lieu à sanction disciplinaire.

8. Confidentialité et protection des données

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’’ensemble des principes prévus dans la charte informatique.

Notamment, le salarié doit préserver la stricte confidentialité des informations concernant la Société traitées en situation de télétravail et éviter l’accès ainsi que toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements mis à sa disposition et aux données qu’ils contiennent.

Il est tenu à une obligation de discrétion notamment concernant les mots de passe d’accès aux outils en ligne de l’entreprise qu’il ne doit en aucun cas divulguer à des tiers. Il doit fermer systématiquement sa session en cas d’absence.

Les manquements aux règles ci-dessus pourront donner lieu à sanction disciplinaire.

9. Dispositions finales

   12. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

13. Clause de suivi et de rendez-vous

Afin d’assurer le suivi du présent accord, une information sur les éventuelles difficultés d’application ou d’interprétation rencontrées dans sa mise en œuvre sera réalisée par la Direction auprès des organisations syndicales signataires et représentatives, après un an d’application. A cette occasion, une réunion pourra être organisée à la demande d’une partie si elle estime nécessaire de faire évoluer certaines des dispositions du présent accord.

14. Dénonciation de l’accord

Cet accord pourra être dénoncé par chaque partie signataire ou adhérente dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve d’un préavis de trois mois.

Cette dénonciation devra être notifiée par son auteur par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties signataires et adhérentes, et donnera lieu à dépôt dans les conditions fixées par voie réglementaire.

15. Révision de l’accord

Chaque partie signataire ou adhérente pourra demander la révision de l’accord dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et adhérentes, et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Au plus tard dans un délai d’un mois, la direction organisera une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives en vue de négocier un éventuel avenant de révision.

16. Publicité et dépôt de l’accord

Conformément aux dispositions légales et réglementaires, une copie du présent accord sera remis à chaque partie signataire et sera notifiée à chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise.

Le présent accord sera déposé par la Société sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail.

En outre, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale, après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Enfin, un exemplaire original sera remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Fait à Paris, le 1^er octobre 2018

Pour la Société VIVARTE SERVICE SAS

***

Pour l’organisation syndicale CFE CGC

***

Pour l’organisation syndicale CFTC

***

Annexe 1 : Formulaire type de demande de télétravail permanent

Ce formulaire peut être adressé par courrier reçu en main propre contre décharge / recommandé avec accusé de réception/ courriel avec accusé de réception

1. Demandeur

Date

Lieu

Nom et prénom :

Fonction :

Service :

Equipement informatique actuel (ordinateur fixe ou portable) :

Lieu du télétravail (adresse complète) :

2. Détail de la demande

Demande de télétravail à compter du : …../…../……

Motif :

Préciser les jours de télétravail souhaités :

3. Signature

Date

Signature du demandeur

Annexe 2 : Attestation sur l’honneur

Je soussigné(e) M, Mme………………………………………..salarié(e) de la Société Vivarte Services, certifie sur l'honneur que les installations électriques de mon domicile sont conformes à la réglementation en vigueur et me permettent d’exercer mon activité professionnelle en télétravail dans toutes les conditions de sécurité.

Fait à Paris, le

Signature