Accord d'entreprise "l'accord de vote électonique CSE" chez SANTERNE MEDITERRANEE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Pour les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) de SANTERNE MEDITERRANEE

SOMMAIRE (image supprimée)

La société SANTERNE Méditerranée, SAS, au capital de 1 040 000 €, SIRET N° 414 831 511 00012 dont le siège est situé 579, avenue du Docteur Fleming – 30900 Nîmes, représentée par , en sa qualité de

d'une part,

Et

L’organisation syndicale représentative dans la société représentée par  , Délégué Syndical.

d'autre part,

Arrêtent la décision suivante :

1. PREAMBULE

Pour les prochaines élections professionnelles des membres des comités sociaux et économiques, la Direction entend intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique.

La loi Travail du 8 août 2016 a ouvert la possibilité de recourir au vote électronique par décision de l’employeur.

En application de l’article R. 2314-5 du code du travail, la société SANTERNE Méditerranée définit comme suit les modalités de mise en œuvre du vote électronique.

2. RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe ;

Le prestataire s’engage à assurer :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R. 2314-9 du code du travail. Le rapport d’expertise sera gardé à la disposition de la CNIL et annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

3. MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE

3.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

3.2 Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Les membres du comité social et économique et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel et un courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

La cellule d’assistance technique :

• procède, avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée,

• procède à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé,

• contrôle, à l’issue du vote et avant le dépouillement, le scellement du système.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver

3.3 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Dans le cadre du RGPD, la déclaration à la CNIL est remplacée par l’inscription du système dans le registre des traitements. Le système de vote électronique fera ainsi l’objet d’une fiche de traitement.

Le cas échéant, les organisations syndicales représentatives dans la société seront informées de l’accomplissement de cette formalité.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employer désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

3.4 Assistance

Une cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

3.5 Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les services sont figés, horodatés et scellés. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur (15822*01 et 15823*01). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

4. entrée en vigueur et durée de la décision

La présente décision est prise pour une durée indéterminée. Elle entre en vigueur à compter du lendemain de sa signature.

Une copie de la présente décision est remise au CSE.

La présente décision sera portée à la connaissance du personnel par voie d’affichage dans les locaux de la Société.

Fait à Nîmes, le 13 Septembre 2023

en 2 exemplaires

Pour la Société Pour l’organisation syndicale représentative

SANTERNE Méditerranée