Accord d'entreprise "Protocole d'accord Préélectoral CSE Election 2019" chez POLYCLINIQUE VAUBAN (Siège)

XXXXPROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL

COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Élections 2019

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, ci-après dénommé CSE, au sein de la Polyclinique Vauban.

Entre

La SAS POLYCLINIQUE VAUBAN

Société par Action Simplifiées capital de 4 306 684, 74 Euros

Dont le siège social est situé au 10 Avenue Vauban – 59 300 VALENCIENNES

Immatriculée au RCS de Valenciennes sous le numéro 59320671000

Représentée par Monsieur XXXXX en qualité de Directeur, ayant tous pouvoirs à effet des présentes,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

• le Syndicat CGT, représenté par Monsieur XXXXX agissant en qualité de Délégué Syndical

• le Syndicat CFTC, représenté par Madame XXXX agissant en qualité de Déléguée Syndicale

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

PREAMBULE

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 18 Octobre 2018 dénommé Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections du Comité Social et Economique, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail

• A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1. DATE DES ELECTIONS

Le 1^er tour des élections des membres du Comité Social et Economique aura lieu le Vendredi 11 Janvier 2019.

Le second tour, le cas échéant, sera organisé le Vendredi 25 Janvier 2019.

Les dates du premier et du second tour visées ci-avant s’entendent des dates :

• De clôture des votes par Internet

• Du dépouillement électronique

• De la proclamation des résultats

Les parties s’accordent sur le fait que les mandats des membres du Comité d’Entreprise et des Délégués du personnel en cours s’achèveront soit au lendemain du premier tour dans l’hypothèse où aucun second tour ne doit être organisé, soit au lendemain du second tour. Les mandats des nouveaux élus prendront effet à cette même date.

ARTICLE 2. EFFECTIF / NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR

L'effectif de l'entreprise étant de 360.2 ETP, il est convenu que le nombre de sièges à pourvoir est de 11 Titulaires et 11 Suppléants.

L’effectif de l’entreprise est réparti de la manière suivante :

• Employés : 161,53 ETP ;

• Techniciens et agents de maîtrise : 166,30 ETP 

• Cadres : 20,10 ETP.

ARTICLE 3. COLLEGE ELECTORAL / EFFECTIF PAR COLLEGE / REPARTITION DES SIEGES

Conformément aux dispositions légales, les sièges à pourvoir se répartissent de la manière suivante :

-  1^er collège, qui regroupe 161 Employés : 5 Titulaires et 5 Suppléants ;

-  2^e collège, qui regroupe 229 Techniciens, Agents de maîtrise et Cadres : 6 Titulaires et 6 Suppléants ;

Le nombre mensuel d’heures de délégation est celui fixé à l’article R. 2314-1 du Code du travail.

ARTICLE 4. PROPORTION DE FEMMES ET HOMMES COMPOSANT CHAQUE COLLEGE ELECTORAL

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composés d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège :

-  1^er collège : 140 (87%) femmes et 21 (13%) hommes ;

-  2^e collège : 198 (86.5%) femmes et 31 (13,5%) hommes ;

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste (titulaire et suppléante) doit comporter :

-  1^er collège : 4 femmes et 1 homme ;

-  2^e collège : 5 femmes et 1 homme ;

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

ARTICLE 5. LIMITATION DU NOMBRE DE MANDATS SUCCESSIFS

L'article L. 2314-33 prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au comité social et économique.

Aucune dérogation n’est prévue à cette règle pour les présentes élections.

ARTICLE 6. ETABLISSEMENT DES LISTES

ARTICLE 6.1. ELECTEURS ET PERSONNEL ELIGIBLE

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans, ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le vendredi 11 Janvier 2019, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques, à droit de vote.

Les salariés mis à disposition présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillant depuis au moins un an doivent, pour être électeurs, avoir acquis une durée de présence dans l'entreprise utilisatrice de 12 mois continus. A cet effet, la direction a contacté les différentes entreprises prestataires afin qu'elles fournissent la liste des salariés mis à disposition répondant aux critères de présence dans les locaux et d'ancienneté. Les salariés mis à disposition disposant selon ces règles de la capacité électorale, doivent choisir s'ils exercent leur droit de vote dans leur entreprise d'origine ou dans l'entreprise utilisatrice. La direction a d’ores et déjà été informée du fait qu’aucun salarié mis à disposition ne votera pour les présentes élections.

Les listes électorales (personnel électeur et éligible) de chaque collège seront arrêtées par la direction des ressources humaines à la date du premier tour des élections, soit le vendredi 11 Janvier 2019. Elles indiqueront les nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise et l’âge de chaque électeur ainsi que le caractère éligible ou non.

Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise le 30 Novembre 2018 pour le 1^er tour, et le 14 Janvier 2019 en cas de second tour. Elles seront en parallèle communiquées aux syndicats signataires du présent protocole. Leur affichage vaudra appel à candidatures.

6.2. LISTE DES CANDIDATURES

Il est rappelé que les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le Vendredi 11 Janvier 2019, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote électronique, les listes du premier tour seront communiquées à la direction des ressources humaines au plus tard le 10 Décembre 2018 à 17h. Cette communication peut être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de La Poste faisant foi, ou par dépôt auprès de la direction des ressources humaines contre récépissé.

Si un second tour est nécessaire, la direction des ressources humaines affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué dès la proclamation des résultats du premier tour.

Les listes du second tour devront être communiquées à la direction au plus tard le 15 Janvier 2019 à 15h. Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Les listes de candidats seront affichées par la direction des ressources humaines sur les panneaux réservés à l'entreprise le 1^er jour ouvré suivant la date limite de dépôt soit le mardi 11 Décembre 2018.

La direction procèdera dans le même temps à l’affichage de la période de vote par Internet (date et heure de début et de fin de scrutin) ainsi que les jours et horaires d’accès du poste en libre-service.

ARTICLE 7. BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote est mis en place pour chaque collège électoral. Il sera composé de trois électeurs appartenant obligatoirement au collège concerné, présents et acceptant le rôle :

-  un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;

-  deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 8. PREMIER TOUR DU SCRUTIN

Le premier tour du scrutin aura lieu le Vendredi 11 Janvier 2019.

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales.

Des listes distinctes doivent être établies par collège et, à l'intérieur de chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir.

Un candidat titulaire peut également être un candidat suppléant. En cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire l'emporte sur celle de suppléant.

Un candidat ne peut pas se présenter sur plusieurs listes.

ARTICLE 9. DEUXIEME TOUR DU SCRUTIN

Le second tour n'a lieu que dans les situations suivantes :

- les syndicats n'ont pas présenté de liste ;

- le quorum n'a pas été atteint ;

- les sièges n'ont pas tous été pourvus.

Si une de ces situations se présente, le second tour aura lieu le Vendredi 18 Janvier 2019.

Des candidats individuels peuvent également se présenter.

ARTICLE 10. DATE ET HORAIRE DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

• Du Vendredi 4 Janvier 2019 à 8h00 au Vendredi 11 Janvier 2019 à 16h00

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

• Du Vendredi 18 Janvier 2019 à 8h00 au Vendredi 25 Janvier 2019 16h00

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Sur l’ensemble des postes informatique de l’établissement, un accès direct au site de vote en ligne sera créé afin de permettre à chaque utilisateur de pouvoir se connecter de jour ou de nuit. Cette disposition au sein de la Clinique permettra à tout électeur de voter sur Internet durant la période d’ouverture des scrutins.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 11. ORGANISATION DU SCRUTIN – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 11.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins (titulaires et suppléants) pour lesquels il est appelé à voter.

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 11.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 11.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 11.4 : Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera le 28 Décembre 2018, un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

Seront renseignés dans ce courrier les codes confidentiels et personnels de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Article 11.5 : Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée physiquement ou à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation selon les disponibilités du prestataire.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invités par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les signataires du protocole d’accord préélectoral, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

  6. Article 11.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 11.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 12. DEPOUILLEMENT / PROCLAMATION / PROCES-VERBAUX / FORMALITES ADMINISTRATIVES

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.

Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et signe les procès-verbaux d'élection prévus à cet effet. Les résultats sont proclamés par le président.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la direction sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats. Une copie sera également adressée dans les 72 heures suivant l’élection aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivant la fin des élections, une communication de ce procès-verbal sera faite à l'inspecteur du travail ainsi qu’à l’opérateur désigné par le ministère du travail (CTEP TSA 79104 76934 ROUEN CEDEX 9).

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n'a pas été atteint. Pour rappel, le quorum est atteint si le nombre de votants est au moins égal à la moitié des électeurs inscrits. Une majorité à 51 % n'est donc pas requise. Tous les salariés qui figurent sur les listes électorales en tant qu'électeurs doivent être considérés comme inscrits. Il convient de considérer comme des votants les salariés dont le vote a été valablement exprimé en faveur d'une liste de candidats. Ainsi, doivent être obligatoirement écartés du calcul du quorum les bulletins blancs ou nuls. Le nombre de voix obtenues par chaque candidat est indifférent pour l'appréciation du quorum, seul le nombre de « votants » étant pris en compte. Les ratures figurant sur les bulletins sont donc sans influence sur le quorum.

En matière de validité du bulletin, le droit commun sera appliqué.

ARTICLE 13. PROPAGANDE ELECTORALE

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au Lundi 10 Décembre 2018 à 17h.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au 15 Janvier 2019 à 15h.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant une page A4 au maximum.

ARTICLE 14. CALENDRIER RECAPITULATIF DES OPERATIONS ELECTORALES

Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :

- affichage des listes électorales par la direction des ressources humaines : le 30 Novembre 2018

- date limite des dépôts des listes de candidats pour le premier tour : le Lundi 10 Décembre 2018 à 17h

- date limite de remise à la direction des ressources humaines des professions de foi : Lundi 10 Décembre 2018 à 17h

- affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le Mardi 11 Décembre 2018

- date butoir pour la constitution des bureaux de vote de chaque collège : le 14 Décembre 2018.

- cérémonie de scellement des urnes et formation : Jeudi 20 Décembre 2018 à 9h30.

- envoi des codes d’accès aux salariés : le 28 Décembre 2018

- date du premier tour de scrutin pour l'élection du Comité social et économique : le Vendredi 11 Janvier 2019 (scrutin ouvert du Vendredi 4 Janvier 2019 8h00 au Vendredi 11 Janvier 2019 16h00)

- affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour : Vendredi 11 Janvier 2019 18h

Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :

- date limite des dépôts des listes de candidats pour le second tour : le 15 Janvier 2019 15h

- date limite de remise à la direction des ressources humaines des professions de foi : le 15 Janvier 2019 15h

- affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le 16 Janvier 2019

- date butoir pour la constitution des bureaux de vote de chaque collège : le 16 Janvier 2019

- cérémonie de scellement et formation : 17 Janvier 2019 à 14h

- date du second tour de scrutin pour l'élection du Comité social et économique : le 25 Janvier 2019 (scrutin ouvert du 18 Janvier 2019 8h00 au 25 Janvier 2019 à 16h00)

- affichage des résultats définitifs des élections professionnelles sur les panneaux de l'entreprise : le 25 Janvier 2019

ARTICLE 15. DUREE DU PROTOCOLE D'ACCORD ET PUBLICITE

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique de l'année 2018, élus pour un mandat de 4 années.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.

Il sera consultable par l'ensemble des salariés par voie d’affichage.

Fait à Valenciennes, en 5 exemplaires originaux

Le 19 Novembre 2018

Pour la Polyclinique Vauban

, Directeur

Pour les organisations syndicales :

Syndicat CGT

Représentée par :

Syndicat CFTC

Représentée par :