Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral - Elections professionnelles 2019 des membres du Comité social et économique" chez VIRBAC (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL

ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2019

DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE – UES VIRBAC

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

VIRBAC

Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance au capital de 10.892.940 €uros immatriculée au RCS de Grasse sous le n° B 417 350 311 dont le siège social est sis à Carros, 1^ère avenue – 2065 m – LID,

VIRBAC FRANCE

Société par Actions Simplifiées au capital de 240.097 €uros

Immatriculée au RCS de Grasse sous le n° B 732 061 338 dont le siège social est sis à Carros, 13^ème rue LID,

ALFAMED

Société par Actions simplifiées au capital de 40.320 €uros

Immatriculée au RCS de Grasse sous le n° B 312 815 780 dont le siège social est sis à

Carros, 13^ème rue LID,

BIO VETO TEST (BVT)

Société par Actions simplifiées au capital de 200.000 €uros

Immatriculée au RCS de Toulon sous le n° B 388 923 203 dont le siège social est sis à La Seyne Sur Mer, 285 avenue de Rome,

VIRBAC NUTRITION

Société par actions simplifiée au capital de 546.832 €uros

Immatriculée au RCS de Nîmes sous le n° B 343 010 690 dont le siège social est sis à Vauvert, 252 rue Philippe Lamour,

Constituant une Unité Economique et Sociale (UES) conventionnellement reconnue par accords collectifs, représentée par XXXXXXXXX agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines et dûment habilitée pour la signature des présentes,

Ci-après collectivement désignée « La Direction »,

D’UNE PART,

ET :

Les Organisations Syndicales représentées par XXXXXXXXXXX pour la CGT, XXXXXXXXXXXX pour la CFDT, et XXXXXXXXXX pour la CFE-CGC ;

D’AUTRE PART,

Préambule

Les élections organisées sont celles des membres du Comité Social et Économique de l’UES Virbac.

Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise dénommé « Accord d’entreprise relatif à la mise en œuvre du vote par voie électronique » signé le 8 octobre 2019, il a été décidé d’utiliser un dispositif de vote exclusivement électronique, accessible sur site et à distance, sa mise en œuvre étant confiée à la société KERCIA SOLUTIONS (Système Alphavote - Avex) dont le siège social est situé 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,

• A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités définies ci-après :

TITRE 1 : Champ d’application

Le présent protocole s’applique à l’Union Économique et Sociale constituée des sociétés Virbac (établissements de Carros et de Magny-en-Vexin), Virbac France, Alfamed, Virbac Nutrition et Bio veto Test (BVT).

La durée des mandats des membres du Comité Social et Économique est de 4 ans.

TITRE 2 : Effectifs de référence

Le présent accord préélectoral est conclu en vue de l’élection des membres du Comité Social et Économique de tous les établissements de l’UES dont l’effectif de référence (ETP) est au total de 1414,66 salariés.

Pour les élections CSE, les salariés des différentes Sociétés/Etablissements de l’UES participeront au(x) scrutin(s). Les listes de candidats CSE pourront donc être constituées de salariés appartenant indifféremment à toutes les sociétés/établissements.

TITRE 3 : Organisation de la représentation du Comité Social et Economique

Article 3.1 : Nombre de sièges

Conformément à l’article R2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Économique est de 18 titulaires et 18 suppléants.

Article 3.2: Composition et répartition dans les collèges électoraux

Pour les élections du Comité Social et Economique, sont retenus 3 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1er collège : Ouvriers-employés

• 2ème collège : Techniciens - Agents de Maîtrise

• 3ème collège : Cadres

Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Pour le Comité Social et Economique, la répartition des sièges entre les collèges sera la suivante :

• 1er collège : 4 titulaires - 4 suppléants

• 2ème collège : 6 titulaires - 6 suppléants

• 3ème collège : 8 titulaires - 8 suppléants

Article 3.4: Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes de chaque collège électoral.

A cet égard, la proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège est la suivante:

• 1er collège: 45% de femmes et 55% d’hommes;

• 2ème collège: 61% de femmes et 39% d’hommes;

• 3ème collège: 52% de femmes et 48% d’hommes.

Compte-tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit donc comporter:

• 1er collège: 2 femmes et 2 hommes;

• 2ème collège: 4 femmes et 2 hommes;

• 3ème collège: 4 femmes et 4 hommes.

Les listes seront composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Ces règles s’appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

TITRE 4: Vote électronique & permanences

A titre préliminaire, il est rappelé qu’aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Le vote électronique se traduira par un vote par internet. L’électeur aura la possibilité d’accéder 24h/24h pendant toute la durée du scrutin, au site de vote sécurisé depuis n’importe quel terminal internet de son lieu de travail ou à distance.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du Droit électoral.

Toutes facilités seront accordées au personnel, et notamment pour celui ne disposant pas d’ordinateur à son poste de travail, afin de lui permettre de voter.

A cet effet, des ordinateurs en libre-service seront mis à disposition des salariés et des communications seront réalisées sur l’organisation du travail pendant les périodes de vote, permettant ainsi à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins.

Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire (évalué à environ 10 minutes)

TITRE 5 : Dates et horaires des élections

Le premier tour du scrutin des élections des représentants du Comité Social et Economique est ouvert du 6 novembre 2019 à 9h au 13 novembre à 13h.

Un deuxième tour sera organisé du 28 novembre à 9h au 5 décembre 2019 à 16h en cas de :

• carence de candidat au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrage valablement exprimé inférieur à la moitié des inscrits),

• sièges non pourvu en totalité à l'issue du premier tour.

TITRE 6 : Salariés électeurs et éligibles

Les conditions d'électorat et d'éligibilité pour le Comité Social et Economique sont celles prévues par les articles L. 2324-14 et suivants du Code du travail :

• Conditions pour être électeur : être salarié de l’entreprise, avoir une ancienneté minimale de 3 mois à la date d’ouverture du premier tour, être âgé de plus de 16 ans à la date d’ouverture du premier tour et n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques.

• Conditions pour être éligible : être électeur, avoir une ancienneté minimale de 12 mois sans interruption à la date d’ouverture du premier tour, être âgé de plus de 18 ans à la date d’ouverture du premier tour et n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques.

Conformément aux articles L. 1111-2 et L. 2314-18-1 du Code du travail, les salariés mis à la disposition de l’Entreprise par des sociétés extérieures, peuvent être électeurs à l’élection des membres du Comité Social et Economique s’ils ont acquis une durée de présence de 12 mois continus.

La liste du personnel électeur et éligible sera établie par la Direction pour chaque collège, par ordre alphabétique et sera mise à disposition des salariés le 18 octobre 2019.

Cette liste comportera les indications suivantes :

- noms, prénoms,

- établissements de rattachement, dates d’ancienneté, collèges et éligibilités des électeurs.

Elle sera valable pour le premier et le second tour.

TITRE 7 : Calendrier des élections

Article 7.1 : Appel à candidature & relance de vote

Au titre du 1er tour, la Direction adressera le 18 octobre 2019 par voie d’affichage & d’intranet, un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par instance.

En cas de 2ème tour, la Direction adressera le 13 novembre 2019 par voie d’affichage & d’intranet un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures, ainsi que le nombre de siège à pourvoir par instance.

La veille de clôture du scrutin du 1er tour, soit le 12 novembre 2019, et, le cas échéant, la veille de clôture du scrutin du second tour, soit le 4 décembre 2019, un mail de relance émis par le système de vote électronique sera automatiquement adressé aux salariés non votants.

Article 7.2 : Dépôt des listes de candidats

1^er tour :

Il est rappelé que les seules Organisations Syndicales mentionnées au premier et au deuxième alinéa des articles L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction de l’Entreprise à l'attention de Madame Anne Durey, Juriste Droit Social, VBD – 13^ème rue LID – 06511 CARROS Cedex, avant le 28 octobre 2019 à 12h au plus tard par lettre recommandée avec AR ou par courrier électronique avec AR à l’adresse électronique anne.durey@virbac.com.

Elles seront affichées le 29 octobre 2019 et publiées sur intranet.

Conformément à l’article L 2324-6 du Code du Travail, les Organisations Syndicales s’engagent à rechercher les voies et moyens d’atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidatures.

Dans cette optique, les Organisations Syndicales devront mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour présenter des listes de candidatures avec une proportion de femmes et d’hommes conforme à leur part dans le corps électoral.

Les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir.

2ème tour :

En cas de deuxième tour, les candidatures libres sont admises.

Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1^er tour seront considérées comme maintenues pour le 2^nd tour. Les listes déposées au premier tour qui seraient modifiées devront être déposées au plus tard aux dates et heures ci-dessous précisées.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 19 novembre 2019 à 12h.

Elles seront affichées le 20 novembre 2019 et publiées sur intranet.

Article 8.3 : Profession de foi

Au premier tour, les Organisations Syndicales pourront remettre à Madame Anne Durey (dans les mêmes formes que les listes de candidatures) leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au 28 octobre à 12h.

De même, au second tour, les candidats pourront lui remettre (dans les mêmes formes que les listes de candidatures) leurs supports de propagande électorale jusqu'au 19 novembre à 12h au plus tard.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant deux pages au maximum.

TITRE 9 : Modalités pratiques du vote électronique

Article 9.1 : Langue, ordre des instances et affichage des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

Article 9.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 9.3 : Matériel de vote & communication

La société prestataire mandatée pour la mise en place du système de vote électronique expédiera le 28 octobre 2019 un courriel électronique à chaque électeur pour transmission des codes d’accès et de l’adresse du site internet sécurisé. Pour les électeurs n’ayant pas d’accès à un ordinateur et/ou n’ayant pas d’adresse mail professionnelle, ou pour ceux absents au moment du scrutin, cette transmission se fera par voie postale au domicile des salariés.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par la société prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Sera jointe au courrier de transmission des codes d’accès, une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales (également mise à disposition dans l’intranet).

Article 9.4 : Respect de la confidentialité du vote

Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi chiffré et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier contenant la liste d’émargement du scrutin concerné.

Ce circuit garantit la confidentialité du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 9.5 : Cellule d’assistance technique

L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique constituée des membres des bureaux de votes et des représentants de KERCIA Solutions, chargés de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet.

Article 9.6 : Scellement du système et formation

Les membres du bureau de vote seront invités par la Direction à assister aux opérations de contrôles et de scellement qui auront lieu le 31 octobre 2019 pour le premier tour et le 27 novembre 2019 pour le second tour des élections professionnelles, afin de :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

• Générer les clés de scellement destinées aux membres des bureaux de vote.

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales (articles R2314-15 du Code du travail), le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet.

Également, la formation à destination du Délégué Syndical, et des membres des bureaux de vote sera assurée par la participation aux opérations de contrôle et de scellement, ainsi que par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Article 9.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance permettant une mise en relation 24h/24h avec une plateforme de support, sera mis à disposition des électeurs pendant les périodes de scrutin.

TITRE 10 : Bureaux de vote

Un bureau de vote unique sera constitué au plus tard le 29 octobre 2019 et sera composés d'un Président et de deux assesseurs pour l’ensemble des collèges, parmi les électeurs présents et acceptant le rôle. Les bureaux de vote s’assureront de la régularité et du secret du vote.

La présidence appartiendra au plus âgé.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois par bureau de vote, dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

Un représentant de chaque liste de candidats pourra désigner un salarié choisi parmi les électeurs de l’entreprise (délégué de liste) qui se verra confier une mission d’assistance aux opérations de contrôle réalisées par le bureau de vote. Le temps passé par ces délégués de liste sera rémunéré comme du temps de travail effectif.

L’employeur (ou son représentant) pourra également assister à ces opérations électorales et aider aux opérations de dépouillement, à condition d’observer une stricte neutralité. Cette même règle s’applique aux délégués de listes.

Par ailleurs, l’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

TITRE 11 : Dépouillement & proclamation des résultats

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, les bureaux de vote intègreront les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et procéder au dépouillement automatisé.

Les résultats seront proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Les résultats seront par ailleurs transmis au centre de traitement des élections professionnelles, à l’inspection du travail et aux Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.

TITRE 12 : Formalités administratives

Le présent accord sera notifié par courrier recommandé avec AR ou par remise en main propre contre décharge aux Organisation Syndicale ayant participé à la négociation du présent protocole.

Il sera déposé en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Grasse et auprès de la DIRECCTE PACA (unité territoriale des Alpes Maritimes) sur le site prévu à cet effet.

A Carros, le 8 octobre 2019,

En 6 exemplaires originaux,

Pour la Direction Les Organisations Syndicales

XXXXXXXXXXX CGT : XXXXXXXXXXX

CFDT : XXXXXXXXXXXXX

CFE-CGC : XXXXXXXXXXXX

ANNEXE – CALENDRIER DE L’ELECTION

Les dates et horaires suivants sont retenus pour organiser l’Election.

Affichage de l’appel à candidatures pour le premier tour	18 octobre 2019
Affichage des listes électorales	18 octobre 2019
Date limite de désignation des membres des bureaux de votes	29 octobre 2019
Date & heures limites de dépôt des listes des candidats et des tracts Affichage d’une copie des listes de candidats et tracts	28 octobre 2019 à 12h 29 octobre 2019
Réunion de test à blanc & de scellement du système pour le 1er tour	31 octobre 2019 à 12h
Envoi du matériel de vote à chaque électeur	28 octobre 2019
1er tour	Du mercredi 6 novembre 2019 à 9h au mercredi 13 novembre 2019 13h
Affichage de l’appel à candidatures pour le deuxième tour	13 novembre 2019
Date & heure limites de dépôt des listes des candidats et des tracts Affichage d’une copie des listes de candidats et tracts	19 novembre à 12h 20 novembre 2019
Réunion de test à blanc & de scellement du système pour le 2ème tour	27 novembre 2019 à 12h
2ème tour	Du jeudi 28 novembre 2019 à 9h au jeudi 5 décembre 2019 à 16h