Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA SOCIETE EQUIPAGES SAS" chez EQUIPAGES

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA SOCIETE EQUIPAGES SAS

Entre :

La société Equipages SAS au capital de 110.000 €, 231 rue Saint Honoré, 75001 Paris immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 419 451 935, représentée par Enlil Holding SAS au capital de 530.000 €, 13 rue Saint Honoré, 78000 Versailles immatriculée au RCS de Versailles sous le numéro B 498 466 309 elle-même représentée par XXXXX XXXXXXXX, dûment habilité en sa qualité de Président.

Ci-après dénommée indistinctement « EQUIPAGES », « l’Employeur », « la Direction », « La Société »

D’une part,

Et

Le Comité Social et Economique au sein d’Equipages SAS, représenté par M. XXXXX XXXXXXX son représentant titulaire et Mme XXXXXXXX XXXXXXXXX, sa représentante suppléante.

Ci-après dénommée indistinctement « Le CSE » ou « Les Salariés »

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

1. Préambule

Le présent accord a notamment pour finalité de définir le cadre du télétravail au niveau de la société Equipages (« La Société ») en préservant tant l’intérêt légitime de la Société, eu égard à ses contraintes organisationnelles, managériales, techniques, que le respect de l’équilibre entre vie professionnelle/personnelle, et de la santé des salariés.

Les parties affirment le fait que le télétravail repose sur une démarche de volontariat et de confiance mutuelle.

2. Cadre et principes généraux du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication, dans le cadre d’un avenant au contrat de travail du salarié.

Le travail hors des locaux de l’entreprise s’entend comme le travail effectué par le salarié au sein d’un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Sont ainsi concernées, à l’exclusion de toute autre lieu, la résidence principale du salarié ou sa résidence secondaire habituelle.

Le présent accord ne vise pas les formes de travail nomades qui peuvent concerner certains salariés du fait de leur métier.

En tout état de cause, le télétravailleur devra être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

3. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés actifs en contrat à durée indéterminée de la Société.

En toute état de cause, afin d’être éligible au télétravail, le salarié devra réunir cumulativement les conditions suivantes :

• Être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ou à temps réduit d’au moins 80%

• Justifier d’une ancienneté d’au moins 6 mois au niveau de la Société

• Justifier d’une ancienneté d’au moins 6 mois dans le poste

4. Conditions d’éligilité

Le télétravail est une faculté ouverte aux salariés, sur la base d’une demande volontaire de leur part.

Pour autant les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome. Peut ainsi être éligible au télétravail le salarié dont l’activité en télétravail ne nécessite pas un soutien managérial rapproché.

Il est rappelé que le travail et l’activité en télétravail du salarié souhaitant rejoindre ce dispositif doivent être compatibles avec le fonctionnement de son équipe de rattachement.

Le recours au télétravail implique également que l’activité du salarié puisse être exercée à distance.

A ce titre, les parties conviennent que les critères d’éligibilité au télétravail sont notamment :

• La nature du travail (notamment activité pouvant être effectuée au sein de la résidence principale ou secondaire habituelle) ;

• L’occupation d’un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance ;

• Une autonomie suffisante dans l’exercice des activités du salariés ;

• La compatibilité de l’exécution en télétravail des missions attachées au poste avec le bon fonctionnement du service et de la configuration de l’équipe ;

• La compatibilité du lieu d’exercice du télétravail avec les exigences techniques minimales requises et décrites ci-après, en particulier le fait de disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet haut débit ainsi qu’une installation électrique conforme.

Par ailleurs une vigilance particulière sera portée aux demandes de télétravail provenant de salariés dont le métier et la nature des fonctions impliquent déjà une absence significative et régulière de leur établissement de rattachement, cela afin de préserver le fonctionnement de l’équipe et la réalité d’une communauté de travail. Il en ira de même des salariés dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise, comme des salariés dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère classifié « défense » au poste de travail.

5. Mode d’organisation du télétravail

Article 5.1 Généralités

En tout état de cause, les parties conviennent que le recours à une organisation en télétravail sera réservé aux salariés qui sont dotés, en raison de la nature de leur activité, d’outils de travail à distance et qui n’occupent pas des fonctions exigeant, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise.

Il ne sera pas possible de faire des demi-journées de télétravail.

Article 5.2 Télétravail régulier

Le nombre de jours de télétravail sera fixé dans l’avenant au contrat de travail. Il ne pourra pas être supérieur à 2 jours par semaine. Afin de permettre à la Société de s’organiser, les jours de télétravail seront fixes et ne pourront faire l’objet de modifications ou de report.

Par ailleurs le responsable hiérarchique pourra à tout moment annuler un jour de télétravail en raison d’une nécessité de service (réunion, intervention client, présence rendu nécessaire dans les locaux de la Société pour un projet, gestion des congés de l’équipe, …). Cette annulation devra être notifiée par email et devra être motivée. L’insertion d’un RDV dans l’agenda avec notification automatique dans l’outil de courriel vaut notification et motivation.

De même le collaborateur pourra à tout moment annuler un jour de télétravail en raison d’une nécessité de service. En cas d’intervention client programmé par ses soins dans son agenda, cela se réalisera de manière automatique. Pour un retour au bureau sur décision unilatérale du collaborateur, ce dernier devra faire un email à son responsable hiérarchique et motiver sa demande. Le responsable hiérarchique pourra refuser cette demande si le nombre de bureau disponible ne permet pas un accueil du collaborateur. L’absence de réponse vaut accord.

Article 5.3 Télétravail occasionnel

Le salarié ne s’inscrivant pas dans un dispositif de télétravail régulier, pourra solliciter, auprès de sa hiérarchie, de télétravailler de manière occasionnelle afin de répondre à des raisons professionnelles ponctuelles, ou à des situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes personnelles exceptionnelles ou à des évènements extérieurs.

Les parties au présent accord conviennent que le nombre de jours ainsi « télétravaillés » ne pourra excéder quatre (4) par année civile.

L’opportunité de recourir au télétravail occasionnel est par nature temporaire et ponctuelle, et facilite en pratique la bonne exécution de la prestation de travail malgré un imprévu. Ainsi le salarié ne disposera pas de la possibilité d’exercer plus de deux (2) jours consécutifs de télétravail occasionnel.

La demande préalable de télétravail occasionnel est effectuée par le salarié par écrit (par exemple courriel) auprès de son responsable hiérarchique, copie le service RH (drh@equipages.fr). La demande doit être effectuée 72h avant la journée de télétravail. La non-réponse vaut refus.

Le salarié doit fournir :

• Le motif de la demande ainsi que le ou les jours visé(s) ;

• Une attestation sur l’honneur sur la conformité électrique des lieux où s’exerceront le télétravail. Les frais éventuels d’un diagnostic électrique sont à la charge du salarié ;

• Une attestation de son assureur ou une copie de la partie de son contrat qui confirme que les lieux où s’exerceront le télétravail est convenablement assuré : ainsi l’assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile doit indiquer que l’activité en télétravail a bien été déclaré à la compagnie d’assurance ou qu’elle prend en compte cette activité. Les surcouts éventuels pour une telle couverture sont à la charge du salarié.

• Une copie écran d’un test de débit internet ;

• Le questionnaire d’autoévaluation.

Il est d’ores et déjà convenu que son exclu du télétravail occasionnel, sans être exhaustif :

• La garde d’enfants malades ;

• La réalisation ou supervision de travaux bruyants pouvant affecter la concentration ou l’échange téléphonique ;

• Faire face à une situation qui pourrait justifier de faire l’objet d’un arrêt de travail ;

• …

Article 5.4 Télétravail sur circonstances collectives particulières et exceptionnelles

Dans l’hypothèse de circonstances collectives particulières et exceptionnelles (évènements climatiques exceptionnels interdisant toute circulation, confinement, décision gouvernementale, …) le recours au télétravail pourra être possible, sur décision expresse de la Direction.

Ces jours de télétravail ne seront pas décomptés du quota de jours de travail occasionnel du présent accord.

Les parties conviennent que si le salarié ne peut ou ne veut pas être positionner en télétravail, mais qu’il lui est impossible de rejoindre son établissement de rattachement, ce dernier devra alors prendre sur ses congés, RTT ou absence sans solde eu égard à son absence.

Ce type de télétravail conserve un caractère exceptionnel et sort des règles de mise en œuvre du présent accord.

Article 5.5 Télétravail – tolérance & limitation

La fourniture de VPN SSL n'implique pas que le télétravail soit accepté au sein de la Société. Les liens VPN SSL proposés permettent à un collaborateur technique en intervention chez un client de se connecter sur notre serveur ou à un collaborateur commercial de retour d'un rendez-vous client de finaliser un devis demandé par un client dans la journée sans repasser au bureau. En aucun cas ces liaisons permettent de travailler une demi-journée, voire une journée depuis chez soi. Tout utilisation infondée du télétravail pourra se voir transformer en absence sans solde, retrait des accès distant ou licenciement pour faute sur décision unilatérale de la Direction.

A titre exceptionnel, il sera autorisé un travail à domicile si l'ensemble des points suivants sont réalisés :

• La zone d'activité est en vigilance orange ou rouge ou violet : http://www.vigimeteo.com/index.html

• Le collaborateur a avec lui son téléphone mobile ET son PC portable ET possède les outils de connexion à distance pour l’accès aux données.

• Dans tous les cas, un accord du manager qui appréciera du bienfondé de la situation, est indispensable.

Dans le cas d’un télétravail exceptionnel (aliéna précédent) sur une journée complète, le salarié doit fournir :

• Une attestation sur l’honneur sur la conformité électrique des lieux où s’exerceront le télétravail. Les frais éventuels d’un diagnostic électrique sont à la charge du salarié ;

• Une attestation de son assureur ou une copie de la partie de son contrat qui confirme que les lieux où s’exerceront le télétravail est convenablement assuré : ainsi l’assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile doit indiquer que l’activité en télétravail a bien été déclaré à la compagnie d’assurance ou qu’elle prend en compte cette activité. Les surcouts éventuels pour une telle couverture sont à la charge du salarié.

• Une copie écran d’un test de débit internet.

Le responsable hiérarchique peut refuser ce télétravail si les conditions à ce dernier ne sont pas réunies.

Toutefois si personne ne peut rejoindre une agence, cette dernière sera considérée comme fermée et donc le télétravail sera rejeté pour tous les collaborateurs qui y sont affectés, y compris ceux bénéficiant d’un accord de télétravail, aucune dérogation n’étant possible. Une astreinte téléphonique sera organisée sur les agences ouvertes pour répondre à nos clients.

Article 5.6 Télétravail – Déplacement

Durant les horaires de télétravail, le collaborateur doit rester sur son lieu d’exercice du télétravail.

Tous déplacements durant les périodes de travail ne peuvent l’être que pour des raisons de service et rester conforme au contrat de travail et aux articles traitant de ce sujet.

Tous déplacement en dehors des horaires relèvent du domaine privé. A ce titre ils sont sous la responsabilité du collaborateur. Les règles concernant l’usage du véhicule de fonction le cas échéant rentre dans la catégorie « déplacement privé » : ainsi les pleins d’essence réalisés ces jours-là ne sont pas pris en charge par l’entreprise.

En cas de pleins d’essence réalisés sur un jour de télétravail régulier, le collaborateur souhaitant le remboursement devra apporter la preuve (email de son manager, mise à jour de son calendrier,.. ) qu’il s’est déplacé pour raison de service.

6. Principe du volontariat et de confiance mutuelle

Les parties rappellent que le télétravail, dans le respect des intérêts tant du salarié que de l’entreprise, s’inscrit dans une démarche fondée sur le volontariat et une double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Elles conviennent que ce mode d’organisation du travail doit nécessairement reposer sur une relation de confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pourvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de l’employeur. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié dont le refus ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.

7. Modalités de mise en œuvre du télétravail

Les étapes de la procédure de candidature au télétravail sont les suivantes :

Instruction de la demande

Le salarié volontaire au télétravail adressera une demande écrite et motivée (éventuellement par courriel) auprès de son responsable hiérarchique. Le questionnaire d’auto-évaluation devra être fourni.

A la suite de la demande du salarié, un entretien sera organisé dans les quinze (15) jours par le responsable hiérarchique avec le salarié concerné afin de discuter des modalités d’application du télétravail et apprécier les raisons ayant motivé le choix du salarié.

Réponse

Le responsable hiérarchique communiquera au salarié sa réponse par écrit avec copie à la Direction Générale et au service RH dans un délai maximum de quinze (15) jours à compter de l’entretien. La non-réponse ne vaut pas accord, mais ne vaut pas non plus refus.

La réponse apportée au salarié portera sur le principe du recours au télétravail et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail.

Acceptation

En cas d’acceptation de la demande, le responsable hiérarchique fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail.

A cette occasion, il sera rappelé au salarié les formalités préalables à accomplir avant la mise en œuvre effective d’une organisation en télétravail.

La Direction et les services RH sont informés et s’occupe de la validation définitive (voir ci-dessous).

Refus

En cas d’impossibilité de donner une suite favorable à une demande de télétravail, le refus devra être motivé par écrit et expliqué de vive voix par le responsable hiérarchique.

Les motifs de refus de passage en télétravail pourront notamment être les suivants :

• Le non-respect des conditions d’éligibilité ;

• Des raisons tenant à l’impossibilité matériel et/ou technique ;

• Des raisons tenant à la sécurité et à la confidentialité des informations et données traitées (classification « défense ») ;

• Une désorganisation au sein du service ou de l’activité ;

• Une autonomie insuffisante du salarié dans la réalisation des tâches attachées à ses fonctions ;

• Des contacts et échanges permanents et obligatoires nécessitant la présence permanente dans les locaux pour la réalisation de la prestation de travail ;

• L’exercice d’une activité nécessitant déjà une absence importante et régulière du lieu de travail ;

• …

En cas de refus d’accès au dispositif de télétravail, le salarié pourra demander que sa demande soit examinée en Comité Direction/CSE. Seront présent les membres de la Direction (Générale, Commerciale et Technique) et les membres du CSE. Le collaborateur et son responsable hiérarchique seront entendus séparément. A l’issue un vote à lieu à la majorité. En cas d’égalité, la voix de la Direction Générale est prépondérante. La décision est sans appel.

Validation définitive

Une fois l’accord de son responsable hiérarchique, il est convenu que le salarié devra fournir les éléments suivants afin d’accéder définitivement au télétravail :

• Un courrier de son médecin traitant confirmant que le télétravail n’est pas inadapté à sa situation personnelle ;

• Une attestation sur l’honneur indiquant la présence d’un espace de travail dédié, adapté et propice à la concentration au sein des lieux où s’exercera le télétravail ;

• Une attestation sur l’honneur sur la conformité électrique des lieux où s’exerceront le télétravail. Les frais éventuels d’un diagnostic électrique sont à la charge du salarié ;

• Une attestation de son assureur ou une copie de la partie de son contrat qui confirme que les lieux où s’exerceront le télétravail est convenablement assuré : ainsi l’assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile doit indiquer que l’activité en télétravail a bien été déclaré à la compagnie d’assurance ou qu’elle prend en compte cette activité. Les surcouts éventuels pour une telle couverture sont à la charge du salarié.

• Une copie écran d’un test de débit internet ;

• Le questionnaire d’autoévaluation.

Une fois les éléments précédents réunis, un avenant au contrat de travail sera rédigé qui précisera notamment :

• Le ou les lieux (maximum 2) d’exercice du télétravail

• Les modalités d’exécution du télétravail (nombre de jours par semaine, identification des jours, les plages horaires pendant lesquelles le collaborateur doit être disponible/joignable, …)

• Les conditions de réversibilité

• Le matériel mis à disposition du salarié

• Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques et leurs sanctions

L’avenant ainsi rédigé sera signé par le salarié, son responsable hiérarchique et la Direction. La signature de l’ensemble des parties emporte la mise en œuvre effective. A défaut il n’y a pas de mise en œuvre du télétravail.

Réversibilité

Si le salarié souhaite interrompre le télétravail, il doit en informer son responsable hiérarchique par écrit ainsi que le service RH. La demande vaut résiliation effective à effet immédiat.

Le responsable hiérarchique peut à tout moment suspendre ou stopper l’organisation en télétravail du collaborateur :

• La suspension temporaire peut l’être à effet immédiat ;

• L’arrêt définitif de ce mode de travail nécessite un préavis de 15 jour ouvrés.

Dans les deux cas elle doit être motivé par écrit avec information du service RH. Le salarié pourra demander que sa demande soit réexaminée en Comité Direction/CSE. Seront présent les membres de la Direction (Générale, Commerciale et Technique) et les membres du CSE. Le collaborateur et son responsable hiérarchique seront entendus séparément. A l’issue un vote à lieu à la majorité. En cas d’égalité, la voix de la Direction Générale est prépondérante. La décision est sans appel.

Après suspension ou arrêt de l’avenant, et au terme de l’éventuel délai de prévenance, le salarié reprendra alors son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement à la signature de l’avenant de télétravail, ce dernier devenant caduque.

8. Restitution du matériel

En cas de cessation d’activité en situation de télétravail, le salarié s’engage à restituer sans délai l’ensemble des matériels, logiciels, outils mis à sa disposition spécifiquement pour lui permettre d’exercer son activité dans sa résidence principale ou secondaire habituelle.

9. Conditions de travail

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Aussi, les salariés en situation de télétravail ainsi que les responsables hiérarchiques concernées devront respecter les dispositions légales et conventionnelles applicables en matière de temps de travail.

Les parties conviennent que l’exécution de l’activité du salarié en situation de télétravail doit rester compatible avec le principe du respect de la vie privé du salarié. Ainsi le salarié dispose d’un droit à la déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement auquel il est rattaché.

En cas d’incident technique empêchant le télétravail d’effectuer normalement son activité au sein de sa résidence principale ou secondaire habituelle, il en informera immédiatement son responsable hiérarchique. Ce dernier pourra alors demander au télétravailleur de revenir exercer son activité au sein des locaux de l’entreprise afin de poursuivre son activité jusqu’à la résolution du problème.

Par ailleurs le responsable hiérarchique veille à maintenir un lien entre la Société et le télétravailleur et reste attentif à ce que l’organisation des réunions, dans la mesure du possible, permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment des réunions. Il est rappelé à ce titre que le télétravail ne constitue pas un droit mais un mode d’organisation du travail.

Les conditions de travail du salarié en télétravail doivent être propices à l’exercice et à la bonne exécution de son activité. Dès lors le salarié devra prévoir un espace de travail dédié au sein de sa résidence d’exercice du télétravail, dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à sa disposition par la Société pour l’exécution de son travail.

Cet environnement devra obéir aux règles de sécurité, notamment de conformité électrique et permettre un aménagement ergonomique du poste de travail au sein de sa résidence d’exercice du télétravail, il devra également être propice au travail et à la concentration.

10. Moyens mis à disposition du salarié

Les salariés en situation de télétravail doivent bénéficier des outils et moyens nécessaires à l’exécution de leur activité. A ce titre la Société fournira :

• Un PC portable

• Un système de type firewall (et éventuellement un mini switch)

• Une webcam

• Un téléphone IP

• Une docking station

• Deux écrans

• Casque Audio

Le matériel fourni reste l’entière propriété de la Société et doit être utilisé uniquement à des fins professionnelles. Il est interdit au télétravailleur d’utiliser un autre matériel que celui fourni par la Société pour exécuter ses tâches professionnelles en situation de télétravail.

La connexion internet est sous sa responsabilité et devra avoir à minima les caractéristiques suivantes :

• Débit montant (upload) : 5 Mb/s

• Débit descendant (download) : 10 Mb/s

• Latence : maximum de 30ms

11. Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et à l’entreprise qui s’engagent mutuellement à les respecter.

Il est rappelé que lors de son activité de télétravail, la résidence d’exercice constitue un lieu de travail. Tout accident, à l’exception de ceux de nature domestique, survenu au télétravailleur au sein de sa résidence durant l’exercice du télétravail pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

12. Protection des données – Confidentialité

Le salarié est tenu de respecter les règles fixées par la Direction en matière de sécurité et de protection des données. Les chartes signées s’appliquent.

13. Contrôle de l’application du présent accord et des dispositions de santé et sécurité

L’Employeur et le CSE peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous et en présence du télétravailleur.

En cas de refus d’accès par le télétravailleur au lieu dans lequel s’exécute le télétravail, la Direction peut procéder à la suspension ou la résiliation de l’avenant à sa seule initiative, à effet immédiat et sans possibilité d’appel de la décision par le télétravailleur.

14. Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent contrat entrera en vigueur le lendemain ouvré de la signature des parties. Il est conclu pour une durée de 1 an avec tacite reconduction.

Durant la première année, chaque partie peut unilatéralement résilier cet accord à tout moment, sans justification, avec un préavis de 1 mois.

Au-delà de la première année, l’accord pourra être résilié par chaque partie unilatéralement à chaque échéance du contrat avec un préavis de 2 mois.

En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible d’avoir un effet significatif sur tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir, à l’initiative de la partie la plus diligente, afin d’examiner les conséquences éventuelles qu’il conviendrait d’en tirer.

15. Publicité et dépôt de l’accord

Conformément aux dispositions législatives et réglementaire en vigueur, le texte du présent accord sera notifié à l’ensemble des salariés par l’affichage légal sur les établissements et mis à disposition sur l’intranet.

Par ailleurs il sera déposé par la Direction, en deux exemplaires auprès de la DIRECCTE d’Ile de France, unité des Yvelines, lieu de rattachement de l’établissement principal.

Fait à Voisins le Bretonneux en 5 exemplaires, le 8 septembre 2020

Pour la Direction de la Société Equipages

Pour le CSE