Accord d'entreprise "Accord collectif d’entreprise sur les congés payés et le fractionnement" chez ICON CLINICAL RESEARCH SARL (Siège)

Accord collectif d’entreprise

sur les congés payés et le fractionnement

Entre :

La SARL ICON CLINICAL RESEARCH, inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro B 419 490 099, sise 55 avenue des champs pierreux – 92000 Nanterre, représentée par M. en qualité de gérant,

Ci-après « la Société »

D’une part,

Et

L’organisation syndicale CFDT représentative au sein de la Société, représentée par la délégation constituée par en leur qualité de délégués syndicales

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble les « parties »

Il a été convenu du présent accord suite aux réunions de négociation qui se sont tenues les 16 février, 9,17 et 24 mars.

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

ARTICLE 1 CHAMP D’APPLICATION 5

ARTICLE 2 CONGES PAYES 5

Article 2.1 Périodes de référence pour l’acquisition et la prise des congés payés 5

Article 2.2 Modalité d’utilisation des droits à congés payés 5

Article 2.3 Dispositions transitoires applicables en 2023 et 2024 6

ARTICLE 3 CONGE PRINCIPAL ET CONGE DE FRACTIONNEMENT 6

Article 3.1 Rappel sur le dispositif légal du congé principal et du congé de fractionnement 6

Article 3.2 Aménagement conventionnel 6

Article 3.2.1 Sur le congé principal 7

Article 3.2.2 Sur les jours de fractionnement 7

ARTICLE 4 CONGES SUPPLEMENTAIRES POUR LES SALARIES A TEMPS PARTIEL 7

ARTICLE 5 DUREE DE L’ACCORD ET DATE D’EFFET 7

ARTICLE 6 SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD 7

ARTICLE 7 REVISION / DENONCIATION 8

Article 7.1 Révision 8

Article 7.2 Dénonciation 8

ARTICLE 8 FORMALITES ET PUBLICITE 8

Article 8.1 Dépôt 8

Article 8.2 Publicité 9

PREAMBULE

Dans le cadre de leurs négociations sur les temps de travail au sein de la Société, les parties ont convenu que la réflexion serait incomplète si la question des congés n’était pas traitée concomitamment.

En effet les règles actuelles qui dérivent de l’application pure et simple du Code du travail, sont marquées par une conception historique d’acquisition et de prise des congés.

Cette conception qui distingue des périodes d’acquisition et de prise des congés et qui prend la date du 1^er juin comme point de départ de la période de référence n’est plus adaptée à notre Société.

Afin d’apporter de la lisibilité à son organisation, de faciliter les interactions quotidiennes avec les équipes d’autres pays et de moderniser le cycle de gestion des temps travaillés et non travaillés il est convenu par le présent accord d’aligner la période de référence d’acquisition et de pose des congés payés sur l’année civile.

Le présent accord a pour objet de simplifier et d’optimiser la gestion des congés payés en apportant plus de lisibilité des salariés sur leurs droits à congés et leur utilisation. Il a donc pour objet de déroger à la période de référence légale et aux règles en matière de congés de fractionnement.

La Direction de la Société souhaite également ajouter en préambule que la prise des congés payés doit être considérée comme un droit inaliénable du salarié et que c’est le devoir et la responsabilité des managers d’en assurer la pleine effectivité et d’accompagner leurs collaborateurs au quotidien pour s’assurer de la prise effective de ces congés. Cela passera par des rappels réguliers sur le solde des congés et à l’accompagnement dans la désignation des back up. Compte tenu du caractère international de son organisation, la Société s’engage à former et accompagner les managers qui ne seraient pas familiers avec les règles françaises.

Un rappel sera fait aux managers pour que soit respecté un délai maximum d’un mois entre la demande de congé dans le système électronique mis en place par l'entreprise et la réponse faite à cette demande par le manager en responsabilité de la validation de cette demande.

En cas d’absence du manager direct, le collaborateur devra faire suivre la demande par courriel à la personne désignée comme back up du manager.

A défaut de réponse sous un mois la demande sera considérée comme définitivement acceptée.

Tout refus devra être justifié et revu par les RH en cas de contestation d'une des deux parties.

En l’absence d’accord collectif préexistant ou non dénoncé au sein de la Société, les parties ont fait le choix de formaliser leurs négociations par la conclusion d’un nouvel accord collectif.

Les parties reconnaissent que les négociations visant à aboutir au présent accord se sont déroulées loyalement.

***

ARTICLE 1 CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel salarié de la Société. Il se substitue purement et simplement à tout autre accord, engagement unilatéral ou usage relatif à la durée et à l’organisation du temps de travail au sein de la Société.

ARTICLE 2 CONGES PAYES

Article 2.1 Périodes de référence pour l’acquisition et la prise des congés payés

Pour rappel, la loi prévoit, à titre supplétif, une période de référence pour l’acquisition des droits à congés payés courant du 1^er juin au 31 mai. Elle prévoit aussi que la période de prise des congés doit obligatoirement comprendre la période courant du 1^er mai au 31 octobre.

Les parties conviennent de simplifier la gestion des congés payés et de prendre comme référentiel unique l’année civile. En effet cette dernière est aussi la période de référence d’acquisition de jours de repos supplémentaires liés aux modalités d’aménagement de la durée du travail défini par accord séparé.

En conséquence, en application de l’article L. 3141-10 du Code du travail, les parties conviennent que :

• La nouvelle période de référence applicable en matière d’acquisition des droits à congés payés est l’année civile (du 1^er janvier au 31 décembre) ;

  • La première application de cette nouvelle période de référence sera l’année 2024

    En application de l’article L. 3141-15 du Code du travail, les parties conviennent aussi de prévoir conventionnellement que :

• La période de prise des congés payés est l’année civile également ;

  • Sous réserve des modalités transitoires prévues à l’article 2.3 des présentes, la première application de cette nouvelle période de prise des congés payés sera l’année 2024.

Article 2.2 Modalité d’utilisation des droits à congés payés

En application des stipulations de l’article 2.1 susvisé, les salariés devront prendre leurs congés acquis au titre de l’année civile N, au cours de l’année civile N+1.

Néanmoins, conformément aux dispositions de l’article L. 3141-12 du Code du travail, les parties rappellent la possibilité d’une utilisation des droits à congés payés au fur et à mesure de leur acquisition et ce, dès l’embauche.

En tout état de cause, qu’ils soient posés lors de leur année d’acquisition N, ou lors de la suivante (N+1), les droits à congés payés acquis sur la période de référence N devront impérativement être soldés au 31 décembre de l’année N+1.

Ce principe étant posé, les parties s’accordent pour donner une certaine souplesse à cette règle en accordant la possibilité aux salariés de reporter jusqu’à 5 jours de congés payés maximum sur le 1^er trimestre N+2 (soit jusqu’au 31 mars N+2). Le reliquat de jours de congés payés ainsi reporté qui resterait non pris à l’issue du premier trimestre sera définitivement perdu, sauf circonstance exceptionnelle dument justifiée et sous réserve de l’accord écrit et préalable de la Direction.

Il est entendu que les absences de types congés maternité ou arrêt maladie de longue durée entraineront un report supplémentaire, sans nécessité d’accord préalable.

Conformément aux négociations qui ont précédé la conclusion du présent accord, il est prévu :

• La possibilité d’accoler des journées de réduction de temps de travail (JRTT) ou des journées de repos supplémentaires (JRS), à la pose de jours de congés payés.

Article 2.3 Dispositions transitoires applicables en 2023 et 2024

Afin d’organiser l’alignement de la période de référence des congés payés sur l’année civile, les parties conviennent de la nécessité d’organiser une période de transition en 2023 et 2024 :

• Les congés payés acquis au titre la période de référence courant du 1^er mai 2022 au 30 avril 2023, ainsi que ceux acquis du 1^er au 31 mai 2023, seront à poser entre le 1^er juin 2023 et le 31 décembre 2024 ;

• Les congés acquis sur la période courant du 1^er juin 2023 au 31 décembre 2023 seront à prendre sur la nouvelle période de référence fixée à l’article 2.2 des présentes, soit du 1^er janvier 2024 au 31 décembre 2024 ;

• Pour les salariés nouvellement embauchés en cours de période de transition et les situations particulières pouvant se faire jour jusqu’au 1^er janvier 2024, les parties conviennent de la nécessité d’une adaptation au cas par cas qui devra avoir pour principe directeur d’assurer une égalité de traitement entre tous les salariés.

ARTICLE 3 CONGE PRINCIPAL ET CONGE DE FRACTIONNEMENT

Article 3.1 Rappel sur le dispositif légal du congé principal et du congé de fractionnement

En application des dispositions du Code du travail, les salariés doivent poser leur congé principal (4 semaines) sur la période légale fixée du 1^er mai au 31 octobre.

Corrélativement, le Code du travail prévoit que, dans le cas où le salarié est contraint par l’organisation de son entreprise à prendre une partie du congé principal en dehors de cette période légale, ce congé est dit « fractionné » et ouvre droit, en compensation, à 1 ou 2 jours ouvrables de fractionnement en fonction du nombre de jours de congés pris en dehors de ladite période.

Article 3.2 Aménagement conventionnel

Afin d’apporter de la lisibilité à son organisation, de faciliter les interactions quotidiennes avec les équipes d’autres pays et de moderniser le cycle de gestion des temps travaillés et non travaillés il est convenu par le présent accord de modifier les règles relatives au congé principal et aux jours de fractionnements.

Article 3.2.1 Sur le congé principal

Il est convenu par le présent accord que :

• Les salariés pourront poser leurs jours de congés payés librement sur toute la période de référence sans tenir compte de la contrainte des dates légales du congé principal.

  Les parties entendent préciser que cette plus grande liberté inclut donc notamment la possibilité pour les salariés de prendre leur congé payé principal pendant la période de mai à octobre, sous réserve du respect des règles de pose et de prise de congés payés définies au sein de la Société.

Article 3.2.2 Sur les jours de fractionnement

L’article L. 3141-23 du Code du travail permet de déroger aux règles de fractionnement susvisées par voie d’accord collectif.

Ainsi, dans la mesure où l’article 3.2.1 des présentes autorise les salariés à prendre leurs jours de congés payés indifféremment sur l’ensemble de la période de référence fixée à l’article 2.2 des présentes, les parties aux présentes conviennent que :

• Les jours de congés payés pris en dehors de la période légale visée à l’article 3.1 n’ouvriront droit à aucun jour de fractionnement.

ARTICLE 4 CONGES SUPPLEMENTAIRES POUR LES SALARIES A TEMPS PARTIEL

Comme rappelé dans le préambule, le présent accord intervient dans un contexte de révision complète des temps de travail de la Société.

Les nouvelles stipulations conventionnelles d’aménagement du temps de travail négociées entre les parties conduisent à garantir aux salariés à temps plein un nombre de JRTT (pour les salariés en heures) et un nombre de JRS (pour les salariés en forfait jours) plus favorables que celui résultant de la stricte application des dispositions légales et réglementaires.

Les salariés à temps partiel (ceux dont la durée du travail décomptée en heures est inférieure à la durée légale du travail) sont de facto non concernés par cette négociation mieux-disante.

Dans une recherche d’équité, les parties conviennent que tous les salariés à temps partiel, indépendamment de leur temps de travail, bénéficieront, à compter de la première période de référence ayant pour cadre l’année civile (soit 2024), de 3 jours supplémentaires de congés par période de référence exécutée en totalité.

ARTICLE 5 DUREE DE L’ACCORD ET DATE D’EFFET

Le présent accord est à durée indéterminée et prend effet le jour suivant le parfait accomplissement des formalités de dépôt.

ARTICLE 6 SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD

Afin de réaliser un suivi de l’application du présent accord, une réunion annuelle sera organisée entre les parties. Cette réunion sera consacrée au bilan d’application de l’accord.

A cette occasion seront évoquées les difficultés d’application qui auront été préalablement formulées auprès de la Direction ainsi que les éventuelles mesures d’ajustement proposées.

ARTICLE 7 REVISION / DENONCIATION

Article 7.1 Révision

Le présent accord pourra faire l'objet de révision par l’une ou l’autre des parties signataires des présentes, conformément aux dispositions des articles L. 2222-5 et suivants, ainsi que de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois mois à partir de l'envoi de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant.

En outre, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de trois mois après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions.

L’avenant de révision donnera lieu aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles accomplies lors de la signature du présent accord.

Article 7.2 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par les articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l’avenant continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois.

Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

ARTICLE 8 FORMALITES ET PUBLICITE

Article 8.1 Dépôt

La Société procédera aux formalités de dépôt, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6, et D. 2231-2 et suivants du Code du travail, celui s’accompagnant des pièces visées à l’article D. 2231-7 du Code du travail.

Le présent accord fera également l’objet d’un dépôt en format électronique sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Devront être déposées, accompagnées des pièces mentionnées aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail : une version intégrale du texte en « PDF », signées des parties et une version en « .docx » de laquelle sera supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques ;

Un exemplaire original est adressé au Secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes de Nanterre.

Article 8.2 Publicité

Le présent accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux réservés aux communications de la Direction et destinés à assurer l’information de l’ensemble du personnel.

Le présent accord sera communiqué aux représentants du personnel.

Un exemplaire de cet avenant, signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative et vaudra notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Le présent accord sera communiqué dans le mois qui suit sa conclusion, par la Société, à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de branche pour information à l’adresse électronique suivante : cppni@leem.org

Il sera par ailleurs publié en ligne, sur une base de données nationale, conformément à l'article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Nanterre

Le 30 mai 2023,

En 3 exemplaires originaux

Pour la société ICON Pour l’organisation syndicale

Pour l’organisation syndicale