Accord d'entreprise "Avenant de révision à l’accord collectif d’entreprise sur la durée du travail" chez ICON CLINICAL RESEARCH SARL (Siège)

Avenant de révision à l’accord collectif d’entreprise

sur la durée du travail

Entre :

La SARL ICON CLINICAL RESEARCH, inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro B 419 490 099, sise 55 avenue des champs pierreux – 92000 Nanterre, représentée par M. en qualité de gérant,

Ci-après « la Société »

D’une part,

Et

L’organisation syndicale CFDT représentative au sein de la Société, représentée par la délégation constituée par M. en leur qualité de délégués syndicales

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble les « parties »

Il a été convenu du présent avenant de révision suite aux réunions de négociation qui se sont tenues les 16 février, 9,17 et 24 mars.

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

ARTICLE 1 CHAMP D’APPLICATION 5

ARTICLE 2 DUREE EFFECTIVE ET DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL 5

Article 2.1 Durée du travail effectif 5

Article 2.2 Durée collective hebdomadaire du travail 5

Article 2.3 Temps de déplacement professionnel 6

Article 2.4 Décompte du temps de travail et période de référence 6

Article 2.5 Contrepartie conventionnelle des heures supplémentaires 6

ARTICLE 3 DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL EN HEURES SUR l’ANNEE (modalité S_37) 7

Article 3.1 Champ d’application 7

Article 3.2 Période de référence 7

Article 3.3 Durée du travail dans le cadre de « l’annualisation » 7

Article 3.4 Horaires de travail 8

Article 3.5 Acquisition des JRTT 8

Article 3.6 Incidence d’une absence, d’une embauche ou d’un départ en cours d’année 9

Article 3.7 Modalités de prise des jours dits de « RTT » 9

Article 3.8 Contrôle de la durée du travail 10

Article 3.9 Garanties mises en œuvre pour préserver la santé et la sécurité du Salarié 10

Article 3.9.1 Temps de repos et obligation de déconnexion 10

Article 3.9.2 Suivi de la charge de travail et équilibre vie privée et vie professionnelle 12

ARTICLE 4 DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL EN JOURS 12

Article 4.1 Salariés concernés 12

Article 4.2 Formalisation de la convention individuelle de forfait 12

Article 4.3 Nombre de jours travaillés sur l’année 13

Article 4.4 Attribution de Jours de repos supplémentaires 13

Article 4.5 Incidence d’une arrivée ou d’un départ en cours d’année 14

Article 4.5.1 Arrivée en cours d’année 14

Article 4.5.2 Départ en cours d’année 15

Article 4.5.3 Incidence sur la rémunération 15

Article 4.6 Incidence des absences 16

Article 4.6.1 Incidence sur les JRS 16

Article 4.6.2 – Incidence sur la rémunération 16

Article 4.7 Modalités de prise des JRS 16

Article 4.8 Contrôle du décompte des jours travaillés et non travaillés 17

Article 4.9 Garanties mises en œuvre pour préserver la santé et la sécurité du Salarié 18

Article 4.9.1 Temps de repos et obligation de déconnexion 18

Article 4.9.2 Suivi de la charge de travail et équilibre vie privée et vie professionnelle 19

Article 4.9.3 Entretien individuel 19

Article 4.9.4 Suivi médical 20

ARTICLE 5 SINCERITE DES DECLARATIONS DE TEMPS 20

ARTICLE 6 CADRES DIRIGEANTS 20

ARTICLE 7 JOURNEE DE SOLIDARITE 20

ARTICLE 8 DUREE DE L’ACCORD ET DATE D’EFFET 21

ARTICLE 9 SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD 21

ARTICLE 10 REVISION / DENONCIATION 21

Article 10.1 Révision 21

Article 10.2 Dénonciation 22

ARTICLE 11 FORMALITES ET PUBLICITE 22

Article 11.1 Dépôt 22

Article 11.2 Publicité 22

I- ANNEXE N° 1 Décompte standard des JRTT (hors stipulations du présent accord) 24

II- ANNEXE N° 2 Décompte standard des JRS (hors stipulations du présent accord) 25

III- ANNEXE N° 3 Temps de déplacement professionnels 26

Article 1 26

Article 2 26

Article 2.1 : Définitions 26

Article 2.2 : « Sur-temps de trajet » ouvrant droit à contrepartie 27

Article 2.3 : « Sur-temps de trajet » n’ouvrant pas droit à la contrepartie 27

Article 2.4 : Déclaration des temps de déplacement professionnel 27

IV- ANNEXE N° 4 Liste des absences assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés selon la législation en vigueur au jour de l’élaboration des présentes 28

***

PREAMBULE

Le Groupe ICON poursuit sa croissance dans chacun des pays au sein desquels il est implanté.

En France, ces dernières années ont été marquées par des opérations de croissance externe qui ont considérablement augmenté le nombre de sociétés du Groupe présentes en France : acquisition des groupes DOCS et Aptiv respectivement en 2007 et 2014, acquisition du groupe Mapi en 2017, du groupe Medpass en 2020, du groupe PRA Health Sciences, Inc en 2021.

Cette forte croissance a conduit à faire le constat d’un besoin de simplification juridique de l’organisation du Groupe afin notamment d’apporter de la lisibilité sur les marchés, de trouver de nouvelles synergies de travail et de traduire concrètement l’appartenance de tous les salariés du Groupe à une même dynamique d’entreprise.

C’est ainsi qu’en 2021 et 2022, des opérations juridiques de réorganisation des structures ont permis de faire converger les salariés des différentes sociétés existantes au sein d’une entité d’accueil principale, la société ICON Clinical Research France (ci-après la « Société » ou « Icon France »).

Dans ce contexte, les partenaires sociaux et la Direction sont rapidement parvenus à un consensus concernant l’importance d’unifier le statut collectif des salariés en adoptant une approche thématique permettant de traiter chaque sujet de manière complète et accordant une importance fondamentale au principe d’équité entre toutes les situations rencontrées.

C’est dans ce cadre de principe que les parties ont souhaité procéder par voie d’avenant de révision de l’accord en vigueur au sein de la Société qui se substitue à toutes les stipulations antérieures relatives à la durée et à l’organisation du temps de travail.

Un groupe de travail composé de 5 élus du CSE ICON, dont 2 Déléguées Syndicales, 2 observateurs anciens élus du CSE PRA et 1 observatrice ancienne élue du CSE DOCS et de 3 représentants de la Direction a été formé.

Ce groupe de travail s’est réuni à 4 reprises au cours des mois de février et mars 2023.

Le présent avenant de révision se substitue et remplace tous les actes collectifs relatifs à l’aménagement du temps de travail jusqu’alors en vigueur au sein de la société ICON.

Les parties reconnaissent que les négociations visant à aboutir au présent accord se sont déroulées loyalement.

ARTICLE 1 CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord couvre 5 catégories de temps de travail dans la Société (cadre dirigeant, cadre jour itinérant à 213 jours par an, cadre jour sédentaire à 216 jours par an, cadre 37h par semaine, non cadres 37h par semaine) et s’applique de facto à tout nouveau salarié embauché dans la Société à compter du 1^er juin 2023. Pour les salariés déjà sous contrat à la signature de l'accord, un changement de catégorie pourra être proposé par la Société sans que cela ne soit imposé.

A défaut d’accord du collaborateur, un avenant reprenant les modalités existantes sera établi. Il définira la durée de temps de travail, le statut cadre ou non cadre, le nombre de jours de RTT et les dispositions spécifiques du contrat

Il est entendu que tout futur changement de poste sera conditionné à un rattachement à une catégorie définie par le présent accord

Il définit les modalités d’aménagement du temps de travail dont relèvent les salariés en fonction de leur appartenance à l’une des cinq catégories suivantes :

• Cadre dirigeant ;

• Cadre itinérant soumis à un décompte du temps de travail en jours (213 jours) ;

• Cadre sédentaire soumis à un décompte du temps de travail en jours (216 jours) ;

• Cadre soumis à un décompte du temps de travail en heures (S_37) ;

• Non-cadre soumis à un décompte du temps de travail en heures (S_37).

ARTICLE 2 DUREE EFFECTIVE ET DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL

Article 2.1 Durée du travail effectif

Conformément à l’article L. 3121-1 du Code du Travail :

• « La durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives générales sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

Article 2.2 Durée collective hebdomadaire du travail

La durée collective du travail est fixée à :

• 35 heures hebdomadaires ;

• 151,67 heures mensuelles ;

  ou

• 1607 heures annuelles (incluant la journée de solidarité).

Cette durée du travail est établie comme durée de référence pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures et qui ne s’inscrivent dans aucune autre modalité de décompte de leur temps de travail prévues au présent accord.

Le temps de travail « standard » est réparti sur cinq jours et préserve en principe deux jours de repos consécutifs.

Sauf situations particulières nécessitant l’accord du salarié, les journées travaillées de la semaine sont les lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi.

Les heures supplémentaires, s’il y a lieu, doivent être effectuées à la demande expresse et préalable du responsable hiérarchique dument habilité.

Article 2.3 Temps de déplacement professionnel

Il est rappelé que le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d'exécution du contrat de travail n'est pas du temps de travail effectif.

Toutefois, si le temps de déplacement professionnel dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail du salarié, il fait l'objet d'une contrepartie dans les conditions déterminées à l’Annexe 3 des présentes.

La part du temps de déplacement professionnel coïncidant avec l'horaire de travail n’entraine pas de perte de salaire.

Si au sein d’une même journée de travail un salarié est amené à se déplacer d’un lieu de travail (A) à un autre lieu de travail (B), ce temps de déplacement entre (A) et (B) n’est pas un temps de déplacement professionnel mais un temps de travail effectif à la condition qu’au sein de cette même journée de travail, il exécute une prestation de travail sur le premier lieu de travail (A) et une prestation de travail sur le second lieu de travail (B).

Article 2.4 Décompte du temps de travail et période de référence

Hormis la situation des cadres dits « dirigeants » au sens de la durée du travail et qui est traitée à l’article 6 des présentes, la Société emploie deux catégories de salariés :

• Les salariés dont l’organisation du temps de travail se décompte en heures ;

• Les salariés dont l’organisation du temps de travail se décompte en jours selon un forfait annuel.

Afin d’apporter de la lisibilité à son organisation, de faciliter les interactions quotidiennes avec les équipes d’autres pays et de moderniser le cycle de gestion des temps travaillés et non travaillés :

• Il est convenu par le présent accord d’adopter l’année civile comme période de référence pour l’ensemble des calculs liés au décompte du temps de travail soit la période comprise entre le 1^er janvier et le 31 décembre inclus.

Article 2.5 Contrepartie conventionnelle des heures supplémentaires

Les parties conviennent de remplacer la totalité du paiement des heures supplémentaires (base + majoration) par l’octroi d’un repos compensateur équivalent.

Ce repos compensateur devra être utilisé au cours de l’année civile pendant laquelle les heures supplémentaires ont été réalisées.

En cas d’incapacité d’utilisation et sous réserve d’accord du collaborateur et du supérieur hiérarchique, un report sur le premier trimestre de l’année civile suivante pourra être envisagé.

De manière exceptionnelle et sous réserve d’accord du collaborateur et du supérieur hiérarchique et de validation par le département Ressources Humaines, un paiement des heures supplémentaires majorées pourra être envisagé.

Pour information, il est rappelé qu’au jour des présentes le taux de majoration légal applicable aux heures supplémentaires est le suivant :

• 25% pour les 8 premières heures dans la même semaine ;

• 50% pour les heures suivantes.

ARTICLE 3 DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL EN HEURES SUR l’ANNEE (modalité S_37)

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-41 du Code du travail, la présente modalité a pour objet d'aménager le temps de travail sur une période de référence d'un an avec octroi de jours de repos (ci-après « JRTT ») permettant de maintenir une durée moyenne du travail égale à la durée collective définie précédemment.

Article 3.1 Champ d’application

Cette modalité concerne ;

• Les non-cadres à 37h par semaine (employés et agents de maitrise) ;

• Les cadres non-soumis à un forfait annuel en jours et qui ne sont pas considérés comme des cadres dirigeants au sens de la durée du travail.

Article 3.2 Période de référence

La période de référence pour l’ensemble des calculs liés au décompte du temps de travail en heure est celle visée à l’article 2.4.

Pour les salariés embauchés en cours de période de référence, le début de la période correspond au premier jour de travail et pour les salariés quittant l'entreprise en cours de période de référence, la fin de la période correspond au dernier jour de travail.

Article 3.3 Durée du travail dans le cadre de « l’annualisation »

Le temps de travail des salariés est réparti sur une période dont l’amplitude est l’année, sur une base de 1607 heures mais avec une durée de travail hebdomadaire de 37 heures permettant une bonne adaptation au cycle des missions et des travaux de la Société.

A l'intérieur de la période annuelle de référence définie au présent article, les heures effectivement travaillées chaque semaine au-delà de 35 heures et dans la limite de 2 heures, seront compensées par l'octroi de JRTT.

La durée annuelle du travail reste donc bien fixée à 1607 heures sur la période de référence par l'attribution de journées de JRTT.

En théorie, c’est l’atteinte des 1607 heures qui constitue le seuil de déclenchement du décompte des heures supplémentaires. Cela étant rappelé, les parties conviennent dans le cadre des présentes que c’est le dépassement du seuil hebdomadaire de 37 heures de travail effectif qui déclenchera le décompte des heures supplémentaires et l’octroi de la contrepartie en repos afférente telle que définie à l’article 2.5 des présentes.

Article 3.4 Horaires de travail

La définition ou la modification de l’horaire ou des horaires collectifs de travail des salariés (en fonction des services et des départements de la Société) se fera conformément aux procédures en vigueur au sein de la Société et dans le respect des droits et prérogatives des représentants du personnel et des dispositions légales.

Le CSE sera donc consulté le cas échéant.

Article 3.5 Acquisition des JRTT

A l'intérieur de la période de référence, les JRTT s'acquièrent en fonction des heures travaillées ou assimilées à du temps de travail effectif¹ qui sont effectuées au-delà de la durée légale du fait de la fixation d’une durée du travail de 37 heures hebdomadaires.

En théorie,

Le décompte du nombre de jours de RTT à attribuer chaque année s’effectue selon la méthodologie suivante (voir Annexe 1 pour un exemple au titre de l’exercice 2024) :

Opération n° 1 : détermination du nombre de jour travaillés (JT) sur l’année N

JT = nombre de jours calendaires de l’année N déduction faite ;

• du nombre de samedis et de dimanches ;

• du nombre de jours ouvrés de congés payés ;

• du nombre de jours fériés tombant entre le lundi et le vendredi ;

Opération n° 2 : détermination de la durée théorique de travail sur l’année (DTTA) avec une durée hebdomadaire de travail fixée à 37h

• DTTA = (JT / 5) x 37h

Opération n° 3 : détermination du nombre d’heures excédentaires (NHE) par rapport à une durée annuelle de travail équivalent à une durée hebdomadaire de travail de 35 h :

• NHE = DDTA - 1607 heures (durée légale annuelle de travail)

Opération n° 4 : détermination du nombre de jours dits de « RTT » (JRTT) pour compenser les heures excédentaires et donc réduire la durée moyenne de travail sur l’année à 1607 heures ou 35 heures hebdomadaire :

• JRTT = NHE / 7,4 (durée journalière de travail)

Ainsi l’application des modalités légales de calcul susvisées ont pour conséquence de faire fluctuer le nombre jours de RTT à attribuer chaque année aux salariés, étant précisé que ce nombre est généralement compris entre 9 et 12 jours par an.

En pratique,

Dans le cadre des négociations ayant précédé la conclusion du présent accord, les parties ont convenu de déroger à la loi dans un sens plus favorable aux salariés.

Ainsi, pour éviter une fluctuation du nombre de JRTT en fonction des années et permettre aux salariés concernés une bonne organisation de la répartition de leurs temps professionnels et de leurs temps personnels :

• Il est convenu par les présentes de déterminer un nombre fixe de JRTT par an, fixé à 14 JRTT pour chaque période de référence

Ces JRTT s’incrémenteront mensuellement à hauteur de 1,17 jour (7/6) sur le compteur spécifique mis en place à cet effet sur le bulletin de salaire.

Article 3.6 Incidence d’une absence, d’une embauche ou d’un départ en cours d’année

Les absences, à l'exception de celles assimilées à du temps de travail effectif, qui ont pour conséquence d'abaisser la durée effective du travail au cours de la semaine considérée en dessous de 35 heures, ne donnent pas lieu à acquisition de JRTT pour la semaine considérée.

Il en est de même, en cas d'embauche d'un salarié ou de départ en cours de la période de référence, le nombre de JRTT auquel le salarié a droit est déterminé en fonction du nombre de jours et d’heures effectivement travaillés par l'intéressé au cours de la période de référence et donc calculé prorata temporis sur la base de 14 JRTT pour une année complète.

Article 3.7 Modalités de prise des jours dits de « RTT »

La prise des JRTT doit être régulière afin de correspondre au principe de l’organisation du temps de travail sur une période annuelle. Les parties conviennent des règles suivantes :

• Les JRTT doivent être pris par journée entière ou demi-journée ;

• Chaque semestre, le salarié doit prendre la moitié de ses JRTT annuels soit 7 jours ;

• A l’intérieur de chaque semestre, la pose groupée de JRTT est autorisée, étant précisé que le salarié n’est pas autorisé à prendre des JRTT par anticipation ;

• Dans le cas où le salarié n’a pas pris 7 JRTT au cours du 1^er semestre (de janvier à juin), il s’engage à positionner avant le 30 juin, le reliquat de JRTT non pris sur la période du 1^er juillet au 31 août ;

• La Direction s'engage à faire via ses managers des points réguliers avec les salariés sur leur JRTT à prendre afin que 100% des jours acquis sur une période de référence soient pris avant la fin de cette période et avant le 31 décembre de l'année N.

La logique de ce dispositif entraine deux conséquences inévitables que les parties entendent souligner :

• 100% des JRTT acquis au cours de la période de référence sont à prendre au cours de cette période ;

• Au 31 décembre de l’année N, tout JRTT acquis au titre de l’année N et non pris sera définitivement perdu sans possibilité de report sur les mois suivants sauf circonstance exceptionnelle dûment justifiée et sous réserve de l’accord écrit et préalable de la Direction.

Article 3.8 Contrôle de la durée du travail

Un compteur individuel est tenu pour chaque salarié concerné par l'aménagement du temps de travail tel que prévu par le présent article.

Ce compteur individuel est renseigné sur la base des saisies de temps effectuées sur le système informatique de gestion des temps de la Société après approbation par leur supérieur hiérarchique.

En cas de départ du salarié au cours de la période de référence, un décompte final sera réalisé comptabilisant l'intégralité des heures effectuées depuis le début de la période de référence jusqu’à la date de départ.

En cas de solde créditeur :

• Si la rémunération perçue (calculée sur la base de l'horaire moyen) est inférieure aux heures réellement travaillées, la Société versera au salarié le rappel de salaire correspondant, avec paiement des heures supplémentaires le cas échéant au titre de son solde de tout compte.

En cas de solde débiteur :

• Si la rémunération perçue (calculée sur la base de l’horaire moyen) est supérieure aux heures réellement travaillées une régularisation sera opérée sur les dernières échéances de paie, préavis et solde de tout compte compris par retenues successives dans la limite du dixième de salaire.

  Si de telles retenues s’avéraient insuffisantes pour apurement du solde, la Société demandera aux salariés de rembourser le trop-perçu non soldé.

Il est aussi décidé par les présentes de doter les salariés dont le temps de travail est décompté en heures des mêmes outils de suivi de leurs journées travaillées et non travaillées que les salariés dont le temps de travail est décompté en jour. C’est ainsi qu’un suivi sera assuré via le système informatique de gestion des temps de la Société que les salariés doivent renseigner en identifiant chaque jour selon qu’il s’agit :

• d’un jour de repos hebdomadaire ;

• d’un jour de congé payé ;

• d’un jour de congé conventionnel, le cas échéant ;

• d’un JRTT.

Article 3.9 Garanties mises en œuvre pour préserver la santé et la sécurité du Salarié

Article 3.9.1 Temps de repos et obligation de déconnexion

Conformément aux dispositions du Code du travail, l’ensemble du personnel dont le temps de travail est décompté en heures doit respecter les amplitudes journalières et hebdomadaires concernant le temps de travail.

Aucune journée ne peut excéder 10 heures de travail effectif, aucune semaine ne peut excéder 46 heures de travail effectif et aucune période de 12 semaines consécutives ne peut conduire à une moyenne hebdomadaire de travail effectif supérieure à 44 heures.

L’ensemble des salariés bénéficie au moins de 11 heures consécutives de repos d’un jour sur l’autre et d’au moins 35 heures (24 heures + 11 heures) de repos hebdomadaire.

Il va de soi que ce rappel des limites légales ne signifie pas qu’elles doivent être atteintes en pratique, au contraire.

Il est rappelé que, sauf dérogations, le jour de repos hebdomadaire est le dimanche, sous réserve des contraintes résultant de l'exécution de ses missions par le salarié.

La Société est particulièrement consciente de l’impact du développement des outils numérique et du travail à distance et de la redéfinition des sphères professionnelles et personnelles qui est à l’œuvre dans le monde du travail.

Outre le respect des différentes politiques dites « qualité de vie au travail » de la Société et du Groupe, les parties souhaitent mettre en avant un usage des outils numériques professionnels :

• Respectueux de la qualité du lien social au sein des équipes et qui ne deviennent pas un facteur d’isolement des salariés sur leur lieu de travail ;

• Garant du maintien d’une relation de qualité et de respect du salarié tant sur le fond que sur la forme de la communication ;

• Non substituable à une animation managériale passant par la qualité d’une relation humaine ;

• Conscient de leur finalité et privilégiant le bon interlocuteur et la juste information dans sa forme adaptée ;

• Assurant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Afin de garantir l’effectivité des temps de repos et de congé, ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale, les parties rappellent à tous les salariés de la Société que les communications et interactions professionnelles sont proscrites pendant les temps de repos quotidiens, hebdomadaires et les périodes de congé.

Il en va de même pour les salariés dont le contrat de travail est suspendu pour cause de maladie.

Les parties rappellent que, sauf situation exceptionnelle dûment justifiée et autorisée, les salariés n’ont aucune obligation de répondre aux sollicitations qu’ils pourraient recevoir en dehors de leurs horaires de travail habituels.

La Direction de la Société souhaite également ajouter que le droit à la déconnexion qui sous-tend les rappels précédents est un droit essentiel du salarié et que c’est le devoir des managers d’en assurer la pleine effectivité.

Compte tenu du caractère international de son organisation, la Société s’engage à former et accompagner les managers qui ne seraient pas familiers avec les règles françaises relatives à la durée du travail.

Article 3.9.2 Suivi de la charge de travail et équilibre vie privée et vie professionnelle

Si les salariés constatent qu'ils ne sont pas en mesure de respecter les durées minimales de repos, ils doivent avertir sans délai leur manager pour qu'une solution alternative soit trouvée.

Les salariés tiendront informé leur manager des événements qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale leur charge de travail.

En cas d’alerte écrite d’un salarié, le manager ou une personne du service RH recevra ledit salarié sous un délai maximum de deux semaines afin d’analyser la situation et d’en assurer un traitement effectif.

Lors de cet entretien, il sera procédé à un examen de l'organisation de son travail, sa charge de travail, l'amplitude de ses journées d'activité, avant d'envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

A l'issue de cet entretien, un compte rendu écrit sera établi, auquel sera annexée l'alerte écrite initiale du salarié, décrivant les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation.

En cas d’alerte d’un salarié, la Direction en informera la commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT).

ARTICLE 4 DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL EN JOURS

Article 4.1 Salariés concernés

Dans le cadre des présentes, les parties conviennent que les salariés pouvant bénéficier d’un forfait annuel en jours sont les salariés de statut cadre qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif, tels que définis à l’article L. 3121-58 du Code du travail.

En pratique, sont éligibles au forfait en jours les salariés exerçant des missions qui nécessitent une disponibilité et des contraintes d’activité impliquant autonomie, liberté et indépendance dans l'organisation et la gestion de leur temps de travail.

Pour pouvoir relever de ces modalités, les salariés concernés doivent obligatoirement disposer d’une certaine capacité d'initiative et assumer la responsabilité pleine et entière du temps qu'ils consacrent à l'accomplissement de leur mission caractérisant la mesure réelle de leur contribution à l'entreprise.

Article 4.2 Formalisation de la convention individuelle de forfait

La mise en place d’un forfait annuel en jours fait impérativement l’objet d’un écrit entre les parties, contrat de travail ou avenant au contrat de travail annexé à celui-ci.

Cet écrit doit, en référence à l’accord collectif d’entreprise applicable, spécifier :

• La nature des missions justifiant le recours à cette organisation du temps de travail ;

• Le nombre de jours travaillés dans l’année ;

• La rémunération correspondante ;

• Le nombre d’entretiens de suivi de la charge de travail.

  Compte tenu de la typologie des activités de la Société et des modalités de réalisation des prestations de travail, les parties conviennent qu’en fonction des circonstances propres à chaque équipe / service, les stipulations contractuelles pourront, le cas échéant, valablement définir des plages limitées de présence minimum permettant un fonctionnement harmonieux des équipes, sans que cela n’affecte l’autonomie du salarié en convention de forfait en jours.

La définition ou la modification de l’horaire ou des horaires collectifs de travail des salariés (en fonction des services et des départements de la Société) se fera conformément aux procédures en vigueur au sein de la Société et dans le respect des droits et prérogatives des représentants du personnel et des dispositions légales

Le CSE sera donc consulté le cas échéant.

Article 4.3 Nombre de jours travaillés sur l’année

La comptabilisation du temps de travail des salariés visés au présent article se fait en jours sur la période de référence visée à l’article 2.4 des présentes (l’année civile).

Le forfait en jours ICON est :

• Un forfait de 216 jours de travail par an, journée de solidarité incluse.

Cela étant dit, il a été convenu entre les parties de considérer les sujétions particulières auxquelles sont soumis les salariés dont les fonctions les conduisent à être qualifiés d’itinérants et qui travaillent en forfait annuel en jours.

Dans le cadre des présentes, il est convenu de considérer comme itinérants les salariés cadres relevant des postes d’ARC (Attaché de Recherche Clinique ou CRA en anglais) ou de CTL (Clinical Trial Liaison ou Coordinateur de Liaison Clinique en français), ainsi que tout poste nécessitant des niveaux de déplacements similaires, dont les conditions de déplacements (en nombre et en fréquence sur la période de référence) impliquent des sujétions particulières.

La commission de suivi définie par l’article 9 du présent avenant pourra être saisie afin d’étudier le caractère sédentaire ou itinérant d’une nouvelle position de cadre éligible au forfait jours

Afin de compenser concrètement les sujétions particulières de ces salariés travaillant en forfait jours, il est prévu pour cette catégorie de salariés :

• Un forfait de 213 jours de travail par an, journée de solidarité incluse.

Le nombre de jours du forfait (213 ou 216) est un maximum qui s’entend pour une année complète de présence et pour un salarié ayant acquis la totalité des droits à congés payés complets.

En cas d’année incomplète le nombre de jours à effectuer est calculé en fonction de la durée en semaine restant à courir jusqu'à la fin de l'année.

Article 4.4 Attribution de Jours de repos supplémentaires

Afin de ne pas dépasser le plafond visé à l’article 4.3 les salariés en forfait annuel en jours bénéficient de jours de repos supplémentaires (ci-après « JRS »).

En théorie,

Le nombre de JRS attribués pour une période de référence N, varie en fonction du nombre de jours de l’année considérée, du nombre de samedis et de dimanches et du nombre de jours fériés/chômés positionnés sur un jour ouvré (du lundi au vendredi). La méthode suivante permet de calculer le nombre de JRS à attribuer chaque année (voir Annexe 2 pour un exemple au titre de l’exercice 2024) :

Opération n° 1 : détermination du nombre de jours « travaillables » (JT) sur l’année N

JT = nombre de jours calendaires de l’année N déduction faite ;

• du nombre de samedis et de dimanches ;

• du nombre de jours ouvrés de congés payés ;

• du nombre de jours fériés tombant entre le lundi et le vendredi ;

Opération n°2 : détermination de la durée de travail que doit réaliser le salarié au titre d’une année complète

• DT = 213 ou 216 jours (tel que déterminé au sein du contrat de travail ou de l’avenant)

Opération n°3 : détermination du nombre de JRS dont bénéficie le salarié en application des dispositions légales

• JRS = JT - DT

En pratique,

Dans le cadre des négociations ayant précédé la conclusion du présent accord, les parties ont convenu de déroger à la loi dans un sens plus favorable aux salariés.

Ainsi, pour éviter une fluctuation du nombre de JRS en fonction des années et permettre aux salariés concernés une bonne organisation de la répartition de leurs temps professionnels et de leurs temps personnels :

• Il est convenu par les présentes de déterminer un nombre fixe de JRS pour chaque période de référence :

  • 14 jours de repos supplémentaire pour les forfaits 216 jours ;

  • 17 jours de repos supplémentaire pour les forfaits 213 jours.

    Les JRS seront attribués chaque mois sous forme d’un douzième du nombre total à attribuer. Ces jours s’incrémenteront sur un compteur spécifique mis en place à cet effet sur le bulletin de salaire.

Article 4.5 Incidence d’une arrivée ou d’un départ en cours d’année

En cas d'arrivée ou de départ du salarié en cours d'année une règle de proratisation concernant le plafond annuel de jours travaillés est appliquée.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d'un congé annuel complet ou ne prenant pas tous ses congés sur la période de référence, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels le salarié ne peut prétendre.

Article 4.5.1 Arrivée en cours d’année

Pour les salariés concluant une convention de forfait en jours sur l’année à la suite de la signature du présent accord, ou pour les salariés entrés dans l’entreprise en cours d’année, un prorata temporis sera appliqué en tenant compte de la date d’entrée dans la Société, et ainsi du nombre de jours courant jusqu’au 31 décembre de l’année concernée.

Afin de déterminer le nombre de jours de travail pour le reste de l'année, il conviendra de soustraire au nombre de jours calendaires restant à courir :

• Le nombre de samedis et de dimanches ;

• Le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de l'année ;

• Le prorata du nombre de congés payés et, le cas échéant, de congés supplémentaires acquis au cours de la période de l'année considérée.

Le salarié est informé par écrit du nombre de jours théoriques qu’il devra travailler pour l’année incomplète considérée.

Dans le cas où un salarié d’ores et déjà en poste conclurait une convention individuelle de forfait en jours, il conviendra de prendre en compte les jours ouvrés de congés acquis au cours de la période de l’année considérée.

Article 4.5.2 Départ en cours d’année

Afin de déterminer le nombre de jours travaillés sur la période de référence, il convient de soustraire au nombre de jours calendaires écoulés dans l'année considérée avant le départ :

• Le nombre de samedis et de dimanches depuis le début de l’année ;

• Les jours fériés coïncidant avec un jour ouvrés depuis le début d'année ;

• Le prorata du nombre de jours de congés payés et, le cas échéant, de congés supplémentaires acquis au cours de la période de l'année considérée.

Article 4.5.3 Incidence sur la rémunération

Dans le cas d’une arrivée ou d’un départ en cours de mois, la rémunération du salarié concerné sera calculée au prorata de son temps de présence durant le mois d’arrivée ou de départ.

A titre indicatif, le montant du salaire versé le mois d’arrivée ou de départ sera calculé ainsi :

• Salaire brut mensuel x (nombre de jours ouvrés travaillés / 21,67*) = Montant dû au salarié au titre du mois

  (*) nombre de jours de travail moyen sur un mois pris comme référence pour le calcul de la rémunération

Article 4.6 Incidence des absences

Article 4.6.1 Incidence sur les JRS

Pour les absences non assimilées à du temps de travail effectif² pour le calcul des droits à congés payés, par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle : ces absences s'imputent sur le nombre global de jours travaillés de la convention de forfait :

• Le nombre de JRS dont bénéficie le salarié en forfait jours sera réduit de manière strictement proportionnelle à son absence, ce qui impactera en conséquence son nombre de jours à travailler dans l’année.

• En outre, et à titre plus favorable, les parties conviennent que les absences pour maladie d’origine non-professionnelle dont la durée totale cumulée, appréciée sur la période de référence, est inférieure à 90 jours, n’auront pas d’impact sur le nombre de JRTT (modalité S_37) ou de JRS (forfait annuel en jours).

Pour les absences du salarié en forfait-jours, légalement assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des droits à congés payés³ : ces absences pendant lesquelles le salarié aurait dû exercer son activité professionnelle sont déduites du nombre total de jours à travailler dans l’année, sans que cela impacte le nombre de JRS dont il bénéficie au titre d’une année complète.

Article 4.6.2 – Incidence sur la rémunération

La rémunération mensuelle de chaque salarié soumis à un forfait-jours est lissée sur la base du nombre annuel moyen de jours de travail effectif, indépendamment du nombre de jours travaillés.

Dans le cas d’absences non indemnisées (congés sans solde, carence maladie, etc…) d’un salarié en forfait jours, la rémunération de l’intéressé est calculée en fonction de la méthode suivante :

• Chaque journée d’absence est déterminée en divisant la rémunération mensuelle forfaitaire par 21,67 (nombre de jours ouvrés moyen par mois) ;

En conséquence, le montant du salaire versé pour le mois impacté pour une ou des journées d’absence sera calculé comme suit :

• Salaire brut mensuel – (Salaire brut mensuel / 21,67) x nombre de jours d’absence

Article 4.7 Modalités de prise des JRS

Il est rappelé que le positionnement des JRS se fait, en principe par journée entière. Cela étant posé, il a été convenu entre les parties que les salariés auraient la possibilité de poser des demi-JRS.

Les parties rappellent néanmoins que le positionnement des JRS par le salarié doit s’effectuer dans le respect du principe de bon déroulement de la prestation de travail et de concertation préalable avec le supérieur hiérarchique.

La prise des JRS doit être régulière afin de remplir son objectif qui est de réduire la charge de travail du salarié en forfait jours et de contribuer à garantir la santé et la sécurité du salarié. Pour ce faire, les parties au présent accord s’entendent sur les règles suivantes :

• Chaque semestre, le salarié doit prendre la moitié de ses JRS annuels, soit 7 jours pour les salariés sous forfait 216 jours et 8 jours pour les salariés sous forfait 213 jours ;

• A l’intérieur de chaque semestre, la pose groupée de JRS est autorisée, étant précisé que le salarié n’est pas autorisé à prendre des JRS par anticipation ;

• Dans le cas où le salarié n’a pas pris le nombre de JRS requis au cours du 1^er semestre (de janvier à juin), il s’engage à positionner avant le 30 juin, le reliquat de JRS non pris sur la période du 1er juillet au 31 août ;

• La Direction s'engage à faire via ses managers des points réguliers avec les salariés sur leur JRTT à prendre afin que 100% des jours acquis sur une période de référence soient pris avant la fin de cette période et avant le 31 décembre de l'année N.

La logique de ces règles de fonctionnement entraine deux conséquences inévitables que les parties entendent rappeler :

• 100% des JRS attribués au titre d’une période de référence sont à prendre au cours de cette période ;

• Au 31 décembre de l’année N, tout JRS acquis au titre de l’année N et non pris sera définitivement perdu sans possibilité de report sur les mois suivants sauf circonstance exceptionnelle dument justifiée et sous réserve de l’accord écrit et préalable de la Direction.

Article 4.8 Contrôle du décompte des jours travaillés et non travaillés

Le décompte des journées travaillées et non travaillées sera assuré via le système informatique de gestion des temps de la Société que les salariés doivent renseigner en identifiant chaque jour selon qu’il s’agit :

• d’un jour de repos hebdomadaire ;

• d’un jour de congé payé ;

• d’un jour de congé conventionnel, le cas échéant ;

• d’un jour de repos supplémentaire (JRS).

Le bulletin de salaire fera apparaître chaque jour non travaillé du mois considéré, affecté de la qualification de l’absence, permettant un suivi contradictoire de la bonne exécution du forfait.

Article 4.9 Garanties mises en œuvre pour préserver la santé et la sécurité du Salarié

Article 4.9.1 Temps de repos et obligation de déconnexion

Les parties rappellent que si les salariés relevant d’un forfait annuel en jours n’ont pas à décompter le nombre d’heures travaillées, ils n’en restent pas moins soumis impérativement aux règles sur le repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et sur le repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives.

Il est rappelé que, sauf dérogations, le jour de repos hebdomadaire est le dimanche, sous réserve des contraintes résultant de l'exécution de ses missions par le salarié.

Ces limites n'ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

La Société est particulièrement consciente de l’impact du développement des outils numérique et du travail à distance et de la redéfinition des sphères professionnelles et personnelles qui est à l’œuvre dans le monde du travail.

Outre le respect des différentes politiques dites « qualité de vie au travail » de la Société et du Groupe, les parties souhaitent mettre en avant un usage des outils numériques professionnels :

• Respectueux de la qualité du lien social au sein des équipes et qui ne deviennent pas un facteur d’isolement des salariés sur leur lieu de travail ;

• Garant du maintien d’une relation de qualité et de respect du salarié tant sur le fond que sur la forme de la communication ;

• Non substituable à une animation managériale passant par la qualité d’une relation humaine ;

• Conscient de leur finalité et privilégiant le bon interlocuteur et la juste information dans sa forme adaptée ;

• Assurant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Afin de garantir l’effectivité des temps de repos et de congé, ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale, les parties rappellent à tous les salariés de la Société que les communications et interactions professionnelles sont proscrites pendant les temps de repos quotidiens, hebdomadaires et les périodes de congé.

Il en va de même pour les salariés dont le contrat de travail est suspendu pour cause de maladie.

Les parties rappellent que, sauf situation exceptionnelle dûment justifiée, les salariés n’ont aucune obligation de répondre aux sollicitations qu’ils pourraient recevoir en dehors de leurs horaires de travail habituels.

La Direction de la Société souhaite également ajouter que le droit à la déconnexion qui sous-tend les rappels précédents est un droit essentiel du salarié et que c’est le devoir des managers d’en assurer la pleine effectivité.

Compte tenu du caractère international de son organisation, la Société s’engage à former et accompagner les managers qui ne seraient pas familiers avec les règles françaises relatives à la durée du travail.

Article 4.9.2 Suivi de la charge de travail et équilibre vie privée et vie professionnelle

Si les salariés soumis au forfait annuel en jours constatent qu'ils ne sont pas en mesure de respecter les durées minimales de repos, ils doivent avertir sans délai leur manager pour qu'une solution alternative soit trouvée.

Les salariés tiendront informé leur manager des événements qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale leur charge de travail.

En cas d’alerte écrite d’un salarié, le manager ou une personne du service RH recevra ledit salarié sous un délai maximum de deux semaines afin d’analyser la situation et d’en assurer un traitement effectif.

Lors de cet entretien, il sera procédé à un examen de l'organisation de son travail, sa charge de travail, l'amplitude de ses journées d'activité, avant d'envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

A l'issue de cet entretien, un compte rendu écrit sera établi, auquel sera annexée l'alerte écrite initiale du salarié, décrivant les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation.

En cas d’alerte d’un salarié, la Direction en informera la commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT).

Article 4.9.3 Entretien individuel

Un entretien annuel sera organisé avec chaque salarié soumis au forfait annuel en jours afin de veiller au bon fonctionnement du forfait, garantir la santé et la sécurité des salariés et pour évoquer principalement :

• La charge individuelle de travail de chaque salarié sur la période passée et la période à venir ;

• Les modalités d'organisation du travail du salarié ;

• L'amplitude des journées de travail ;

• L'état des jours de repos pris ou non pris à la date de l’entretien ;

• L'équilibre entre vie privée et vie professionnelle ;

• Les conditions de déconnexion ;

• La rémunération*

  (*) Il est précisé que la discussion sur la rémunération du collaborateur est définie par le cycle d’évaluation de la performance et suivra le calendrier établi au niveau du groupe ICON, lequel prévoit à minima un entretien annuel sur le sujet.

  Au regard des constats effectués, chaque salarié et son responsable arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés qui seront alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens écrits.

Article 4.9.4 Suivi médical

Dans une logique de protection de la santé et de la sécurité des salariés, chaque salarié dispose d’un droit de demander une visite médicale spécifique et distincte de la visite périodique afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale.

ARTICLE 5 SINCERITE DES DECLARATIONS DE TEMPS

En déclarant leur temps de travail, via les différents supports mis à leur disposition les salariés reconnaissent avoir respecté les temps de travail déclarés et les temps de repos afférents.

ARTICLE 6 CADRES DIRIGEANTS

Selon l’article L. 3111-2 du Code du travail, les cadres dirigeants sont :

• Les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonomes et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans l'entreprise ou leur établissement.

En conséquence, peuvent uniquement être soumis au statut de cadre dirigeant les salariés qui disposent des trois critères cumulatifs suivants :

• Des responsabilités importantes dans l'exercice de leurs fonctions impliquant une grande indépendance dans l'organisation de son emploi du temps ;

• Un pouvoir de décision largement autonome ;

• Un niveau élevé de rémunération.

Les salariés ayant la qualité de cadre dirigeant au sens de l’article L. 3111-2 du Code du travail ne sont pas soumis aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles relatives à la durée du travail, à l’exception de celles concernant les congés payés et les congés spécifiques.

En conséquence, les cadres dirigeants sont exclus des dispositifs de décompte du temps de travail en heure ou en jours prévus par le présent accord.

ARTICLE 7 JOURNEE DE SOLIDARITE

Les parties conviennent que la journée de solidarité sera accomplie comme suit :

• Un jour de repos (JRS, JRTT ou jour de congé supplémentaire en fonction de la modalité d’aménagement du temps de travail à laquelle ils sont soumis) sera déduit du compteur afférent de chaque salarié.

Ce jour de repos sera automatiquement prélevé sur le bulletin de salaire du mois de référence au cours duquel la journée de solidarité aura été fixée par voie de décision unilatérale de l’employeur.

Afin de ne pas impacter le nombre de jours de repos des salariés, les parties conviennent, à titre plus favorable, d’attribuer chaque année aux salariés :

• un jour de repos supplémentaire (JRS) pour les salariés dont le temps de travail est décompté en jours ;

• un jour de RTT pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures (modalité S_37) ;

• un jour de congé supplémentaire pour les salariés à temps partiel.

Ils convient de préciser que ces stipulations s’appliquent à l’ensemble des salariés, à l’exception de ceux embauchés en cours d’année après la date d’accomplissement de la journée de solidarité.

ARTICLE 8 DUREE DE L’ACCORD ET DATE D’EFFET

Le présent accord est à une durée indéterminée et prend effet le lendemain du jour de l’accomplissement des formalités de dépôt.

ARTICLE 9 SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD

Afin de réaliser un suivi de l’application du présent accord, une réunion annuelle sera organisée entre les parties. Cette réunion sera consacrée au bilan d’application de l’accord.

A cette occasion seront évoquées les difficultés d’application de l’accord et les situations nouvelles liées à l’évolution des métiers ou des modes d’organisation de la Société qui pourraient nécessiter d’interpréter l’accord comme par exemple le caractère sédentaire ou itinérant d’une nouvelle position de cadre éligible au forfait jours.

ARTICLE 10 REVISION / DENONCIATION

Article 10.1 Révision

Le présent accord pourra faire l'objet de révision par l’une ou l’autre des parties signataires des présentes, conformément aux dispositions des articles L. 2222-5 et suivants, ainsi que des articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois mois à partir de l'envoi de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant.

En outre, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de trois mois après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions.

L’avenant de révision donnera lieu aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles accomplies lors de la signature du présent accord.

Article 10.2 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par les articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à l’autre partie signataire.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l’avenant continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois.

Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

ARTICLE 11 FORMALITES ET PUBLICITE

Article 11.1 Dépôt

La Société procédera aux formalités de dépôt, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6, et D. 2231-2 et suivants du Code du travail, celui s’accompagnant des pièces visées à l’article D. 2231-7 du Code du travail.

Le présent accord fera également l’objet d’un dépôt en format électronique sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Devront être déposées, accompagnées des pièces mentionnées aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail : une version intégrale du texte en « PDF », signées des parties et une version en « .docx » de laquelle sera supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques ;

Un exemplaire original est adressé au Secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes de Nanterre

Article 11.2 Publicité

Le présent accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux réservés aux communications de la Direction et destinés à assurer l’information de l’ensemble du personnel.

Le présent accord sera communiqué aux représentants du personnel.

Un exemplaire de cet avenant, signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative et vaudra notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Le présent accord sera communiqué dans le mois qui suit sa conclusion, par la Société, à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de branche pour information à l’adresse électronique suivante : cppni@leem.org

Il sera par ailleurs publié en ligne, sur une base de données nationale, conformément à l'article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Nanterre

Le 30 mai 2023

En 3 exemplaires originaux

Pour la société ICON Pour l’organisation syndicale

Pour l’organisation syndicale

1. ANNEXE N° 1 Décompte standard des JRTT (hors stipulations du présent accord)

Exemple de décompte standard du nombre de jours dits « JRTT » dont bénéficieraient les salariés dont le temps de travail est décompté en heures, pour l’année de référence 2024 complète :

• Nombre de jours total de l'année : 366 jours

• Le nombre de samedis et de dimanches : 104 jours

• Le nombre de jours ouvrés de congés payés : 25 jours

• Le nombre de jours fériés positionnés du lundi au vendredi : 10 jours

Soit un nombre total de jours « travaillables » sur l’année 2024 égal à 227 jours qui représente un volume théorique d’heures de travail définit ainsi :

• Durée « travaillable » 2024 exprimée en semaines : 227 jours travaillés / 5 jours par semaine = 45,4 semaines

• Durée hebdomadaire de travail définit par l’accord : 37 heures

  Soit un volume théorique de travail sur l’année de 37 x 45,4 = 1 679,80 heures qui représente un surplus de 72,80 heures par rapport à la durée légale de 1 607 heures.

Le nombre de JRTT qui devrait donc être attribué afin de compenser ce surplus d’heures serait donc définit ainsi pour 2024 :

• Durée d’une journée de travail en heures : 37 / 5 = 7,4 heures

Soit un nombre de JRTT en 2024 de 72,80 / 7,4 = 9,83 jours (soit 10 jours)

***

En application du présent accord, en 2024, les salariés sont assurés de bénéficier de 14 JRTT sur l’année, soit 4 JRTT de plus que le nombre variable de JRTT auxquels ils auraient eu droit en application de la formule légale de calcul susvisée pour 2024.

2. ANNEXE N° 2 Décompte standard des JRS (hors stipulations du présent accord)

Exemple de décompte standard du nombre de jours dits « JRS » dont bénéficieraient les salariés dont le temps de travail est décompté en jour, pour l’année de référence 2024 complète :

• Nombre de jours total de l'année : 366 jours

• Le nombre de samedis et de dimanches : 104 jours

• Le nombre de jours ouvrés de congés payés : 25 jours

• Le nombre de jours fériés positionnés du lundi au vendredi : 10 jours

Soit un nombre total de jours « travaillables » sur l’année 2024 égal à 227 jours

Ainsi le nombre de JRS qui serait à attribuer en 2027 pour une année pleine serait :

• 11 JRS (forfait 216)

• 14 JRS (forfait 213)

***

En application du présent accord, en 2024, les salariés sont assurés de bénéficier de 14 JRS (forfait 216 jours) ou 17 JRS (forfait 213 jours) sur l’année, soit 3 JRS de plus que le nombre variable de JRS auxquels ils auraient eu droit en application de la formule légale de calcul susvisée pour 2024.

3. ANNEXE N° 3 Temps de déplacement professionnels

La présente annexe sur les temps de déplacements professionnels annule, remplace et se substitue de plein droit et dans tous ses effets aux dispositions des accords collectifs, usages, accords atypiques, ou engagements unilatéraux en vigueur au sein de la Société qui auraient le même objet.

Il est rappelé que conformément à l'article L. 3121-4 du Code du travail, le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d'exécution du travail ne constitue pas un temps de travail effectif.

Toutefois, le temps de déplacement professionnel dépassant le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, soit le « sur-temps de trajet » doit donner lieu à contrepartie.

Article 1

Les stipulations ci-après ne sauraient se cumuler avec celles des conventions collectives de branche applicables qui auraient le même objet. Dans ce cas, les dispositions les plus favorables seront retenues.

Il est précisé que les règles mentionnées ci-dessous :

• Sont applicables à l’ensemble du personnel salarié de la Société soumis à la réglementation de la durée du travail, à l’exclusion des salariés en forfait annuel en jours dont la sujétion inhérente aux temps de trajet est d’ores et déjà intégrée dans la rémunération forfaitaire s’agissant des déplacements professionnels réalisés en semaine (du lundi au vendredi inclus) ;

• Sont déterminées indépendamment de la politique de remboursement de frais professionnels de la Société.

Article 2

Article 2.1 : Définitions

Le « domicile du salarié » est la résidence principale déclarée aux ressources humaines par le salarié.

Le « site de rattachement administratif » du salarié est celui mentionné à titre indicatif dans le contrat de travail du salarié et sur lequel il travaille régulièrement ou peut être amené à travailler occasionnellement (cas du salarié en télétravail).

Le « temps normal de trajet » est le temps de trajet entre le domicile du salarié et son site de rattachement administratif.

Le temps normal de trajet ne donne pas lieu à la contrepartie définie à l’article 2.2 des présentes.

Le « sur-temps de trajet » correspond au différentiel entre le temps de trajet du salarié et le temps normal de trajet, ce dernier étant alors inférieur au premier.

Article 2.2 : « Sur-temps de trajet » ouvrant droit à contrepartie

Si le temps de trajet excède le temps normal de trajet tel que défini à l’article 2.1, une contrepartie est octroyée au salarié conformément aux stipulations suivantes :

• Pour les salariés soumis à un forfait annuel en jours :

• Concernant les déplacements professionnels réalisés en semaine (du lundi au vendredi inclus) :

• Comme indiqué précédemment, les salariés soumis à un forfait annuel en jours n’ont droit à aucune contrepartie à ce titre dans la mesure où la sujétion inhérente aux temps de trajet réalisés en semaine est d’ores et déjà intégrée dans la rémunération forfaitaire ;

• Concernant les déplacements professionnels exceptionnellement réalisés le samedi ou le dimanche : les salariés bénéficieront de la contrepartie en repos suivante :

• Pour une journée de déplacement professionnel réalisée le samedi ou le dimanche, le salarié bénéficiera d’un jour de repos

• Pour les salariés dont la durée du travail est décomptée en heures :

• Concernant les déplacements professionnels réalisés en semaine (du lundi au vendredi inclus) les salariés bénéficieront de la contrepartie en repos suivante :

• Le sur-temps de trajet réalisé en dehors du temps de travail habituel du salarié donne lieu à la contrepartie en repos suivante : une heure de sur-temps de trajet donne lieu à l’attribution d’une heure de repos

• Concernant les déplacements professionnels exceptionnellement réalisés le samedi ou le dimanche les salariés bénéficieront de la contrepartie en repos suivante :

• Pour une heure de déplacement professionnel réalisée le samedi ou le dimanche le salarié bénéficiera d’une heure de repos

Article 2.3 : « Sur-temps de trajet » n’ouvrant pas droit à la contrepartie

Lorsque le « sur-temps de trajet » intervient pendant l’horaire de travail du salarié, il n’entre pas dans le décompte du « sur-temps de trajet » ouvrant droit à contrepartie et n'entraîne aucune perte de salaire, sans toutefois constituer du temps de travail effectif conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et n'ouvre donc pas droit à contrepartie.

Article 2.4 : Déclaration des temps de déplacement professionnel

Les temps de déplacement professionnel doivent être déclarés au retour de chaque déplacement par le salarié via le système informatique de gestion des temps précisant l’heure de départ et d’arrivée sur le lieu de déplacement (trajet aller) et l’heure de départ et d’arrivée au domicile ou au siège de la Société (trajet retour).

***

4. ANNEXE N° 4 Liste des absences assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés selon la législation en vigueur au jour de l’élaboration des présentes

Les absences assimilées à du travail effectif par le Code du travail pour le calcul de la durée des congés et, au cas des présentes, pour le calcul des JRS, sont les suivantes :

• Les congés payés pris au cours de l’année de référence ;

• Les périodes de congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption ;

• Les contreparties obligatoires sous forme de repos prévues aux articles L. 3121-30, L. 3121-33 et L. 3121-38 (contreparties liées à l’exécution d’heures supplémentaires) ;

• Les jours de repos accordés au titre de l'accord collectif conclu en application de l'article L. 3121-44 (JRTT attribués dans le cadre de l’aménagement du temps de travail sur l’année) ;

• Les périodes, dans la limite d'une durée ininterrompue d'un an, pendant lesquelles l'exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d'accident du travail ou de maladie professionnelle ;

• Les périodes pendant lesquelles un salarié se trouve maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque ;

• La journée d’appel de préparation à la défense ;

• Les congés légaux pour événements familiaux ;

• Les actions de formation qui conditionnent l'exercice d'une activité ou d'une fonction en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires (article L. 6321-2) ;

• Les autres actions de formation à l'exception (article L. 6321-6) :

• De celles déterminées par accord collectif d'entreprise ou, à défaut, de branche et peuvent se dérouler, en tout ou partie, hors du temps de travail, selon le cas, soit dans une limite horaire par salarié, soit dans une limite correspondant à un pourcentage du forfait pour les salariés dont la durée de travail est fixée par une convention de forfait en jours ou en heures sur l'année, fixées par ledit accord ;

• En l'absence d'accord collectif, celles qui peuvent se dérouler en tout ou partie hors du temps de travail, dans la limite de trente heures par an et par salarié. Pour les salariés dont la durée de travail est fixée par une convention de forfait en jours ou en heures sur l'année, cette limite est fixée à 2 % du forfait.

• La formation à la sécurité (article R. 4141-5) ;

• La formation des cadres et animateurs pour la jeunesse (article L. 3142-55) ;

• Les heures consacrées à la validation des acquis de l'expérience et réalisées sur le temps de travail (article L. 6422-3) ;

• Le congé de formation économique, sociale et syndicale accordée aux travailleurs (article L. 2145-10) ;

• Les périodes d'activité partielle pour les heures chômées (article R. 5122-11) ;

• Les absences des salariées se rendant aux examens obligatoires de surveillance médicale de la grossesse et des suites de l'accouchement (article L. 1225-16) ;

• Les absences des salariées bénéficiant d'une assistance à la procréation (article L. 1225-16) ;

• Le temps passé hors de l'entreprise par les conseillers prud'hommes salariés dans l'exercice de leurs fonctions, pendant le temps de travail ainsi que leurs absences pour leurs formation (articles L.1442-3 et L. 1442-6) ;

• Les congés de représentation accordés aux salariés bénévoles membres d'une association ou d'une mutuelle (article L.3142-53) ;

• Le temps de mission et de formation des sapeurs-pompiers volontaires (L. 3 mai 1996, art. 5) ;

• Les congés accordés aux salariés candidats à l'Assemblée nationale ou au Sénat pour participer à la campagne électorale (article L. 3142-59).

En ce qui concerne les représentants du personnel et les délégués syndicaux :

• Les formations des membres du CSE (articles L. 2315-63 et L. 2315-18) ;

• Le temps passé à la négociation collective (article L. 2232-18) ;

• Le crédit d'heures des représentants du personnel (article L. 2315-10) ;

• Le temps passé par les membres du CSE à la recherche de mesures préventives dans les situations d'urgence et de gravité (article L. 2315-11).

En outre, et à titre plus favorable, les parties conviennent que les absences pour maladie d’origine non-professionnelle dont la durée totale cumulée, appréciée sur la période de référence, est inférieure à 90 jours n’auront pas d’impact sur le nombre de JRTT (modalité S_37) ou de JRS (forfait annuel en jours).

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1. Cf annexe 4↩

2. Cf annexe 4↩

3. Cf annexe 4↩