Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF À L’INFORMATION-CONSULTATION DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL ET AU CONTENU DE LA BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES" chez FIRCOSOFT (Siège)

ACCORD RELATIF À L’INFORMATION-CONSULTATION DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL ET AU CONTENU DE LA BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES

ENTRE :

La Société FIRCOSOFT, société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 419 637 657 dont le siège social est situé 151-155 rue de Bercy 75012 Paris, représentée par [•] agissant en qualité de Président,

Ci-après « la Société »,

D'UNE PART

ET :

L’organisation syndicale CFTC SICSTI, représentée par [•] en qualité de Délégué syndical,

Ci-après « l’Organisation syndicale »,

D'AUTRE PART

La Société et l’Organisation syndicale étant ci-après dénommées « la Partie » ou « les Parties ». Le présent accord relatif à l’information consultation des représentants du personnel et au contenu de la base de données économiques et sociales étant dénommé « l’Accord ».

PRÉAMBULE

L’extension de la négociation collective dans l’entreprise issue des ordonnances Macron du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a considérablement élargi les possibilités données aux entreprises de négocier avec les partenaires sociaux dans le but d’aménager notamment les règles relatives à l’information-consultation des représentants du personnel d’une part, et de mettre en œuvre des mesures négociées portant sur le fonctionnement et le contenu de la base de données économiques et sociales d’autre part.

Ces nouvelles opportunités de négociation sont ouvertes depuis le 23 septembre 2017, étant précisé qu’il est explicitement prévu que les accords négociés s’appliquent aux institutions représentatives du personnel existantes à la date de leur conclusion.

Conscientes de l’importance de renforcer le dialogue social dans l’entreprise, les Parties s’accordent pour mettre en œuvre de manière concertée et harmonisée les nouvelles obligations légales en définissant les modalités d’application les plus adaptées tant pour les salariés de l’entreprise que pour la Société.

Convaincues de l’intérêt d’adapter les règles relatives à l’information-consultation du personnel aux spécificités de la Société, pour plus d’efficacité dans la gestion des relations sociales et pour préserver le droit d’expression des salariés, les Parties ont entrepris des négociations en vue de parvenir à une adaptation appropriée des règles en vigueur.

Le présent Accord a pour objet d’adapter les règles et les modalités d’information et de consultation des représentants du personnel ainsi que celles relatives au fonctionnement et au contenu de la base de données économiques et sociales afin qu’elles soient plus en adéquation avec les spécificités de la Société.

EN CONSÉQUENCE DE QUOI, IL A ÉTÉ CONCLU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT:

ARTICLE 1- CHAMP D’APPLICATION

Le présent Accord s’applique à la Délégation Unique du Personnel en place à la date de sa conclusion. Il s’appliquera également au Comité Social et Économique qui la remplacera au 31 décembre 2019 au plus tard, après obtention de l’avis de ce Comité Social et Économique dans les deux mois suivant son élection.

ARTICLE 2- CONSULTATIONS RÉCURRENTES DES REPRÉSENTANTS DU

PERSONNEL

2.1 Contenu des consultations récurrentes et liste des informations nécessaires à ces consultations

2.1.1 Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise

Les représentants du personnel doivent être consultés sur les orientations stratégiques de l’entreprise. Ces orientations stratégiques sont celles définies par l’organe chargé de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise. La consultation porte également sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages. Cette consultation porte en outre sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et sur les orientations de la formation professionnelle.

La Société s’engage à communiquer un document écrit synthétisant les orientations stratégiques de l’entreprise.

2.1.2 Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise

Les représentants du personnel sont par ailleurs consultés sur la situation économique et financière de l’entreprise. Cette consultation porte également sur la politique de recherche et de développement de l’entreprise, y compris sur l’utilisation du crédit d’impôt pour les dépenses de recherche et sur l’utilisation du crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi.

La Société s’engage à communiquer aux représentants du personnel :

• Un document synthétique reprenant les informations sur l'activité et sur la situation économique et financière de l'entreprise ainsi que sur ses perspectives pour l'année à venir. Ces informations sont tenues à la disposition de l'autorité administrative ;

• Les documents obligatoirement transmis annuellement à l’assemblée générale des actionnaires ou à l’assemblée des associés ainsi que le rapport des commissaires aux comptes.

2.1.3 Consultation sur la politique sociale de l’entreprise

Les représentants du personnel sont enfin consultés sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi. Cette consultation porte sur : l’évolution de l’emploi, les qualifications, le programme pluriannuel de formation, les actions envisagées par l’employeur, l’apprentissage, les conditions d’accueil en stage, les actions de prévention en matière de santé et de sécurité, les conditions de travail, les congés et l’aménagement du temps de travail, la durée du travail, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et les modalités d’exercice du droit d’expression des salariés dans les entreprises non couvertes par un accord sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail contenant des dispositions sur ce droit.

Dans le cadre de la consultation relative à la politique sociale, la Société s’engage à communiquer aux représentants du personnel un document synthétisant les informations suivantes :

- les informations sur l'évolution de l'emploi, des qualifications, de la formation et des salaires, sur les actions en faveur de l'emploi des travailleurs handicapés, sur le nombre et les conditions d'accueil des stagiaires, sur l'apprentissage et sur le recours aux contrats de travail à durée déterminée, aux contrats de mission conclus avec une entreprise de travail temporaire ou aux contrats conclus avec une entreprise de portage salarial ;

- les informations et les indicateurs chiffrés sur la situation comparée des femmes et des hommes au sein de l'entreprise, mentionnés au 2° de l'article L.2312-36, ainsi que l'accord relatif à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes issu de la négociation mentionnée au 2° de l'article L.2242-1 ou, à défaut, le plan d'action mentionné à l'article L. 2242-3 ;

- les informations sur le plan de formation du personnel de l'entreprise ;

- les informations sur la durée du travail portant sur : les heures supplémentaires accomplies et le bilan du travail à temps partiel réalisé dans l’entreprise ;

- En ce qui concerne les informations relatives à la santé, la sécurité et aux conditions de travail : un rapport écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise et des actions menées au cours de l’année écoulée dans ces domaines et un programme de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail.

2.2 Périodicité des consultations récurrentes

Les consultations récurrentes des représentants du personnel auront lieu de la manière suivante :

- tous les ans pour la situation économique et financière

- tous les 2 ans pour les orientations stratégiques et la politique sociale par roulement :

• La première présentation de la politique sociale s’effectuera en 2019

• La première présentation des orientations stratégiques s’effectuera en 2020

En cas de modification significative des prospectives présentées lors de ces consultations, une consultation intermédiaire sur ces modifications sera organisée l’année où la consultation récurrente n’aurait pas dû avoir lieu.

ARTICLE 3 – CONSULTATIONS PONCTUELLES

Les représentants du personnel sont informés et consultés de manière générale sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise. Ces questions s’entendent de tout projet susceptible d’avoir un impact significatif sur les conditions de travail des salariés.

Une consultation exceptionnelle interviendra sur tous les sujets d’ordre public relatifs à une mise en œuvre des moyens de contrôle de l'activité des salariés, une restructuration et compression des effectifs, un licenciement collectif pour motif économique, une opération de concentration, une offre publique d'acquisition ou dans le cadre de procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire.

3.1 Adaptation de l’information à fournir aux nouveaux élus aux spécificités de l’entreprise

Les élus auront à leur disposition les informations transmises de manière récurrente aux représentants du personnel et mises à leur disposition dans la base de données économiques et sociales.

Une réunion exceptionnelle de présentation de l’entreprise, des droits et devoirs des élus, des outils à leur disposition et de passation de connaissances avec l’ancienne instance sera organisée après l’élection.

3.2 Précisions quant à la consultation relative à l’introduction de nouvelles technologies

Les représentants du personnel sont consultés en cas d’introduction de nouvelles technologies dès lors qu’elles sont susceptibles d’avoir un impact significatif sur les conditions de travail des salariés.

3.3 Précisions quant à la consultation relative aux modifications dans l’organisation économique et juridique de l’entreprise

Les représentants du personnel sont consultés en cas de modification dans l’organisation économique et juridique de l’entreprise.

Cette consultation s’impose notamment en cas de fusion, de cession, de modification importante des structures de production de l’entreprise, lors de l’acquisition ou de la cession de filiales, en cas de prise de participation de l’entreprise dans une autre entreprise.

ARTICLE 4 – NOMBRE DE RÉUNIONS

Les représentants du personnel se réuniront 6 fois par an sur convocation du président pour les réunions ordinaires. Au moins 4 réunions des représentants du personnel porteront annuellement en tout ou partie sur les attributions des représentants du personnel en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

En cas de besoin, en particulier pour des consultations avec délai de réponse contraint, des réunions extraordinaires peuvent être organisées.

ARTICLE 5 – DÉLAI DE COMMUNICATION DES AVIS

Pour l’ensemble de leurs consultations et afin d’être en mesure d’exercer utilement leurs compétences, les représentants du personnel disposeront d’un délai de cinq semaines pour rendre leur avis (hors disposition légales prévues en matière d’expertise). Si besoin, dans ce délai, et à la demande des élus, une réunion d’information pourra être organisée afin de clarifier certains points.

ARTICLE 6 - BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES

6.1 Aménagement de l’organisation et de l’architecture de la base de données économiques et sociales

La base de données comportera les rubriques suivantes : investissement social, investissement matériel et immatériel, égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, fonds propres, endettement et impôts, éléments de rémunération des salariés, activités sociales et culturelles, rémunération des financeurs et flux financiers à destination de l’entreprise, partenariats, hygiène et sécurité, sous-traitance, suivi des accords et ajouts de nouvelles informations relatives aux consultations ponctuelles.

6.2 Aménagement du contenu de la base de données économiques et sociales

La base de données économiques et sociales comportera les informations suivantes sous forme de fiche synthétiques. Aucune information individuelle ou permettant l’identification des salariés ne sera remise.

1° Investissements

A- Investissement social

a) Evolution des effectifs par type de contrat,

b) Evolution des emplois par catégorie professionnelle ;

c) Evolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ;

d) Evolution du nombre de stagiaires;

e) Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés ;

f) Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail ;

B- Investissement matériel et immatériel

a) Evolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations) ;

b) Le cas échéant, dépenses de recherche et développement ;

c) Mesures envisagées en ce qui concerne l'amélioration, le renouvellement ou la transformation des méthodes de production et d'exploitation ; et incidences de ces mesures sur les conditions de travail et l'emploi.

2° Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise

1. Analyse des données chiffrées sur la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l’entreprise dans les domaines suivants : embauche, formation, promotion professionnelle, qualification, classification, conditions de travail, sécurité et santé au travail, rémunération effective, articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle.

2. Stratégie d'action : mesures prises l’année écoulée et objectifs de progression pour l’année à venir.

3° Fonds propres, endettement et impôts

a) Capitaux propres de l'entreprise ;

b) Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ;

c) Impôts et taxes.

4° Rémunération des salariés

Evolution des rémunérations salariales :

a) Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ;

c) Epargne salariale : intéressement, participation.

5° Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise, mécénat

6° Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au 4°

1. Rémunération des actionnaires (revenus distribués) ;

2. Rémunération de l'actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus) ;

7° Flux financiers à destination de l'entreprise.

1. Aides publiques ;

2. Réductions d'impôts ;

3. Exonérations et réductions de cotisations sociales ;

4. Crédits d'impôts ;

5. Mécénat ;

6. Résultats financiers :

a) Chiffre d'affaires, bénéfices ou pertes constatés ;

b) Résultats d'activité en valeur et en volume ;

c) Affectation des bénéfices réalisés.

8° Partenariats :

1. Partenariats conclus pour produire des services ou des produits pour une autre entreprise ;

2. Partenariats conclus pour bénéficier des services ou des produits d'une autre entreprise ;

9° Hygiène et sécurité

1. Document unique d’évaluation des risques

2. Bilan CHSCT :

1. Nombre d’arrêts de travail et maladies professionnelles

2. Nombre d’accidents du travail – Nombre d’accidents de trajet

10° Sous-traitants

1. Sous-traitance utilisée par l’entreprise

2. Sous-traitance réalisée par l’entreprise

11° Suivi des accords

Lorsque l’accord collectif prévoit un suivi statistique, les informations afférentes seront intégrées dans la BDES dans les conditions prévues dans l’accord.

12° Ajout de nouvelles informations à la base de données économiques et sociales

La base de données économiques et sociales contiendra les informations relatives aux consultations ponctuelles des représentants du personnel.

6.3 Modalités de fonctionnement de la base de données économiques et sociales

6.3.1 Droit d’accès

La base de données doit permettre aux personnes mentionnées au dernier alinéa de l’article L.2312-36 du Code du travail d’exercer utilement leurs compétences respectives.

Conformément aux dispositions de cet article les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les représentants syndicaux auprès des IRP sont les seuls à avoir accès à la base de données économiques et sociales.

6.3.2 Actualisation de la base de données

Les informations de la base de données économiques et sociales seront mises à jour tous les ans.

Les informations nécessaires aux consultations récurrentes seront mises à jour selon une périodicité annuelle.

La Société s’engage à informer par e-mail les représentants du personnel et les délégués syndicaux de l’actualisation de la base de données.

6.3.3 Obligation de discrétion

Le respect de l’obligation de discrétion et de confidentialité, par les personnes ayant accès à la base de données économiques et sociales, à l’égard des informations sensibles qui y figurent est fondamental. Il est le gage d’un dialogue social de qualité basé sur la confiance mutuelle. Cette obligation de discrétion et de confidentialité doit être assurée tant par les destinataires de l’information que par l’employeur.

Ainsi, les utilisateurs de la base de données économiques et sociales sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

Les Parties au présent accord ont entendu définir les principes ayant vocation à encadrer la mise en œuvre de l’obligation de discrétion à l’égard des informations figurant dans la base de données.

Elles conviennent que :

- Les informations économiques et financières devront être considérées comme confidentielles ;

- Les données relatives à un projet de cession, fusion, acquisition, scission ou prise de participation présentent un caractère confidentiel en raison de leur dimension stratégique sensible ;

- Les données économiques, stratégiques et financières dont la divulgation à des tiers peut porter gravement préjudice aux intérêts de l’entreprise, notamment en termes de concurrence, sont considérées comme confidentielles par la Société.

Toutes les informations considérées comme confidentielles seront marquées comme telles dans la base de données économiques et sociales.

L’obligation de confidentialité, lorsqu’elle est invoquée par l’employeur, ne doit pas porter atteinte à l’exercice, par les représentants du personnel, de leur mandat. Elle doit être justifiée par l’existence d’éléments objectifs pouvant nuire aux intérêts de l’entreprise et rendant nécessaire l’absence de divulgation de ces informations tant à l’égard des salariés de l’entreprise qu’à l’égard des tiers.

Toute communication publique par la Société ou une société du groupe d’informations marquées comme confidentielles libère les utilisateurs de la base de données de leur obligation de confidentialité relative à ces informations.

En cas de non-respect de l’obligation de confidentialité, le contrevenant s’expose à une sanction disciplinaire telle que prévue par le règlement intérieur de la Société et, le cas échéant, à des poursuites judiciaires, hors dispositions légales relatives à l’exercice justifié du droit d’alerte.

6.3.4 Support de la base de données économique et sociales

Les Parties au présent accord conviennent que les informations constitutives de la base de données économiques et sociales seront mises à disposition des représentants du personnel dans un support informatique.

6.3.5 Modalités de consultation et d’utilisation de la base de données économiques et sociales

Les Parties conviennent que la consultation de la base de données économiques et sociales s’effectuera via l’outil numérique mis à disposition par la société à partir de février 2019. Les informations pour l’année 2018, seront mises à jour en février 2019 dans la BDES.

Sous réserve des obligations de maintenance informatique, la BDES sera accessible de manière permanente. L’accessibilité permanente ne peut toutefois s’entendre comme une obligation de rendre la BDES accessible 24h/24 du lundi au dimanche, mais à minima pendant les heures d’ouverture de la société.

L'accès à la BDES de la Société est protégé par des paramètres de connexion (identifiants et mots de passe) ; ces paramètres sont personnels à l’Utilisateur, ils sont temporaires, intransmissibles et doivent être gardés confidentiels.

Les personnes autorisées à accéder à la BDES s’engagent :

- à ne pas porter atteinte aux règles de loyauté et de discrétion quant à l’utilisation des informations présentes dans la BDES ;

- à respecter le caractère de confidentialité des données identifiées comme tel ;

- à ne pas laisser une personne non autorisée accéder à la BDES ;

- à ne pas détourner l’utilisation de la BDES de son usage normal ;

- à ne pas divulguer, par quelque moyen que ce soit, les fichiers informatiques ou données contenant les informations confidentielles relatives à la BDES.

- à ne pas connecter un matériel externe sur le réseau sans autorisation et permettant la sauvegarde des informations qui y sont contenues, ou de faire des captures d’écran ou des photographies de ces mêmes informations permettant d’en conserver une trace écrite et facilement accessible à des tiers.

Les utilisateurs de la BDES pourront néanmoins faire des impressions des documents et seront responsables de l’utilisation conforme aux règles édictées ci-dessus. En outre, le document imprimé comportant des informations confidentielles sera revêtu de la mention « confidentiel ».

Des consignes de sécurité complémentaires pourront également être élaborées par le service informatique de l’entreprise afin de recommander les bonnes pratiques en la matière sans que cela ne porte atteinte à l’exercice, par les représentants du personnel, de leur mandat.

Pour des nécessités de maintenance et de gestion technique, de contrôle à des fins statistiques, de traçabilité, d’optimisation, de sécurité ou de détection des abus, l’utilisation des ressources informatiques et des services Internet, ainsi que les échanges via le réseau peuvent être analysés et contrôlés dans le respect de le législation applicable et notamment de la loi sur l’informatique et des libertés.

Si, à l’occasion d’opérations de maintenance ou de contrôle, une « personne habilitée » identifie une utilisation anormale, il en informe sa hiérarchie, et des mesures civiles et professionnelles pourront être mises en œuvre.

Au lendemain de la fin de son mandat, le compte permettant l’accès aux informations de la BDES par le représentant du personnel sera clos par l’entreprise. Ce dernier ne pourra donc plus accéder aux données de la BDES.

6.4 Étendue des données historiques et prospectives contenues dans la base de données économiques et sociales

Le Code du travail prévoit que la base de données porte sur les deux années précédentes, l’année en cours et comporte des perspectives sur les trois années suivantes.

Cependant, les Parties se sont accordées pour limiter l’étendue des données historiques et prospectives des informations que doit comporter la base de données.

Ainsi, la base de données économiques et sociales portera sur les deux années précédentes, l’année en cours et comportera des perspectives sur les deux années suivantes dans la mesure où les Parties considèrent que l’étendue de ces informations permettra aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs attributions consultatives.

Toute donnée prospective figurant dans la base de données constitue une simple projection de la situation de l’entreprise au regard d’un contexte économique apprécié à la date de communication des données.

ARTICLE 7 : DURÉE D’APPLICATION

Le présent Accord conclu pour une durée indéterminée, s’applique à compter du 04 décembre 2018.

ARTICLE 8 : SUIVI ET RENDEZ- VOUS

Les Parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles, interprofessionnelle ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord.

Les Parties conviennent également de se revoir dans le cas où l’augmentation ou la diminution de l’effectif de la Société imposerait d’adapter les règles applicables.

ARTICLE 9 : RÉVISION ET DÉNONCIATION

Pendant sa durée d'application, le présent Accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l'article L 2261-7-1 du Code du travail.

Les organisations syndicales signataires et non-signataires pourront solliciter la révision du présent accord à tout moment par lettre remise en main propre contre décharge aux autres parties.

L’Accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9, L. 2261-10, L. 2261-11 et L. 2261-13 du Code du travail sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

ARTICLE 10 – DÉPÔT

Le présent accord, signé par la seule organisation syndicale représentative dans l’entreprise, est établi en 3 exemplaires originaux nécessaires aux formalités de dépôt.

Fait à Paris, le 11/12/2018.

En 3 exemplaires dont un pour chaque partie

Pour la Société Pour la CFTC

[•] [•]

Président