Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur l'ouverture du vote électronique" chez SIEMAR (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR L’OUVERTURE DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

AU SEIN DE LA SOCIETE SIEMAR

Entre les soussignés,

SIEMAR SASU, au capital social de 578 790 euros, immatriculée au Registre des Commerces et des Sociétés du Havre sous le numéro 419 694 369, située sur la ZI portuaire – route du noroit – 76430 SANDOUVILLE, représentée par Monsieur, Directeur de la Société SIEMAR, dûment habilité aux fins des présentes, ci-après dénommée « la société SIEMAR»,

d'une part,

Et,

Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de la société SIEMAR, représentées par les Délégués Syndicaux :

Pour la CFDT, représentée par Monsieur, Délégué Syndical,

Pour la CGT, représentée par Monsieur, Délégué Syndical,

d'autre part,

Ont été convenues les dispositions suivantes :

PREAMBULE

La loi offre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Dans ce contexte, l’organisation du vote électronique est un facteur favorable à l’obtention du quorum d’une part, et contribue à l’amélioration de la participation lors du scrutin d’autre part.

Plus globalement, le vote électronique s’inscrit pleinement dans les évolutions actuelles des organisations de travail et des modes de communication, auxquelles est associé l’ensemble du personnel de l’entreprise.

Le vote électronique apparaît comme un moyen sécurisé et efficient d’organisation du scrutin.

C’est dans cet esprit que les parties sont convenues de conclure le présent accord visant à ouvrir la possibilité d’utiliser le vote électronique lors de leurs élections professionnelles et notamment à l’occasion de celles du Comité Social et Economique (CSE).

Il a pour objet de fixer les règles générales encadrant le vote électronique, en application des dispositions légales issues notamment des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

A l’issue des discussions, il a ainsi été convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 - MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE SIEMAR

Conformément aux dispositions du Code du travail, le présent accord ouvre la possibilité pour la société SIEMAR de faire le choix de voter par voie électronique lors des élections professionnelles. A cette fin, il fixe le cadre général du recours au vote électronique.

Les parties au présent accord conviennent que compte tenu des spécificités et du contexte, les modalités pratiques de mise en œuvre du vote électronique (notamment le fonctionnement du système, et le déroulement des opérations de vote) seront, le cas échéant, discutées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral d’entreprise.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

ARTICLE 2 - CHOIX DU PRESTATAIRE

Afin d’offrir les meilleures garanties quant à la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la mise en place du système de vote électronique sera confiée à un prestataire externe spécialisé.

Le prestataire retenu devra présenter les caractéristiques suivantes :

• répondre au cahier des charges défini par l’article 3 du présent accord, et plus généralement à l’ensemble des obligations légales et réglementaires en matière d’organisation du vote électronique,

• être un interlocuteur reconnu ayant déjà une expérience nationale en matière d’organisation du vote électronique dans le secteur privé ou public,

• utiliser les dernières technologies en matière de chiffrement et de signature électronique, assurant ainsi une facilité d’accès à un vote totalement sécurisé, confidentiel et anonyme.

Le prestataire retenu devra faire partie du panel défini par la Direction des Ressources Humaines de la société.

Le choix du prestataire relève de la compétence de la direction de l’entreprise.

Le choix du prestataire ne sera fondé que sur la qualité, le besoin, la performance et le coût, conformément au code d’éthique du Groupe Forvia.

ARTICLE 3 - GARANTIES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Le dispositif de vote électronique retenu devra répondre aux caractéristiques définies par la législation en vigueur et en particulier, à ce jour, l’arrêté du 25 avril 2007.

Il devra en outre respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.

3.1. Confidentialité et sécurité des données

Le système de vote électronique devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Plus précisément :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement, ainsi que le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

3.2. Obligations concernant les traitements et données

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Plus précisément :

• Le traitement « fichiers des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

L’émargement indique la date et l’heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le chiffrement des bulletins de vote doit être ininterrompu.

• Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

3.3. Contrôle de conformité du système de votre électronique par un expert indépendant

Préalablement à sa mise en place, à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique devra être soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier que le système est conforme aux prescriptions légales et réglementaires en vigueur et notamment celles des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), conformément aux dispositions de l’article R.2314-9 du Code du travail.

3.4. Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD)

Le système de vote électronique constituant un traitement automatisé de données à caractère personnel, il s’inscrit en conséquence dans le cadre du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD) du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018.

3.5. Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique devra être mise en place. Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle sera composée d’un ou plusieurs représentants de la direction de l’entreprise.

Par ailleurs, la cellule d’assistance technique procédera, en présence des représentants des listes de candidats :

• avant l’ouverture du vote :

  • à un test du système de vote électronique,

  • à la vérification que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée avec des clés délivrées à cet effet,

  • à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé.

• à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement :

  • au contrôle du scellement de ce système.

3.6. Dispositif de secours

Le système de vote électronique devra comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique (attaque du système par un tiers, infection virale, défaillance technique ou altération des données), le bureau de vote aura compétence pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Le bureau de vote devra, préalablement à toute mesure, solliciter l’avis des représentants du prestataire de vote électronique retenu.

3.7. Conservation des données

Après le dépouillement, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, au cas où une action contentieuse aurait été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

Au-delà de la période de conservation obligatoire définie supra, le prestataire retenu procédera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 4 - DEROULEMENT DU VOTE ELECTRONIQUE

Le vote électronique pourra être réalisé sur le lieu de travail ou à distance, pendant une période délimitée.

Les électeurs pourront voter pendant ou en dehors de leur temps de travail.

Pour se connecter au système de vote, l’électeur se fera connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permet au serveur de vérifier son identité et garantit l’unicité de son vote de sorte qu’il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

La transmission aux électeurs des identifiants et mots de passe leur permettant de participer au vote devra faire l’objet de mesures de sécurité spécifiques permettant de s’assurer que les électeurs en sont les seuls destinataires.

Les électeurs seront informés par mail ou par tout autre moyen adapté, de l’ouverture de la période de vote électronique. Ils seront également informés selon les mêmes modalités, quelques heures avant la fermeture de la période de vote.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Au cours du scrutin, la direction de l’entreprise pourra communiquer à l’ensemble du personnel le taux de participation.

ARTICLE 5 - ASSISTANCE TELEPHONIQUE

Durant la période de vote, le prestataire mettra à disposition des électeurs un service d’assistance téléphonique chargé de traiter les problèmes techniques éventuellement rencontrés et, le cas échéant, l’hypothèse de perte des codes d’authentification.

ARTICLE 6 - FORMATION ET INFORMATION

La direction de l’entreprise mettra en œuvre les moyens adaptés pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les électeurs.

Ainsi, chaque électeur :

• disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales par voie électronique. La direction de l’entreprise définira les modalités de communication de cette notice d'information, qui seront jugées les mieux adaptées. Une simple information dans l’intranet ou par voie d’affichage n’est pas suffisante.

• aura la possibilité d’accéder pendant une période déterminée avant l’ouverture du scrutin, à une « base école » lui permettant de réaliser des simulations de vote et de se familiariser avec l’interface informatique qui sera mis à sa disposition lors du scrutin.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 7 - CLOTURE ET DEPOUILLEMENT DU SCRUTIN

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés de chiffrement devra être réalisée avant l’ouverture du vote, publiquement, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clefs, à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le président du bureau de vote et les deux assesseurs reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés sera indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clefs de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Un ou plusieurs représentants de la direction pourront assister aux opérations de dépouillement.

ARTICLE 8 - ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au jour de sa signature.

Il pourra être révisé par avenant dans les conditions légales en vigueur.

ARTICLE 9 - FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

Le présent accord est établi en 4 exemplaires originaux. Un exemplaire original signé sera remis à chaque organisation syndicale.

Il sera déposé, par la société, auprès de la DREETS géographiquement compétente, de manière dématérialisée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, conformément aux dispositions légales en vigueur.

Le présent accord étant soumis à l’obligation de publicité, les parties conviennent qu’il sera procédé par la société à son anonymisation en vue de sa publication.

Enfin, un exemplaire original du présent accord sera déposé auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du Havre.

Fait à Sandouville, le 13 septembre 2023

Pour la Direction de la Société SIEMAR :

Monsieur, Directeur de la Société SIEMAR

Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

Pour la CFDT Pour la CGT

Monsieur, Monsieur,

Délégué Syndical Délégué Syndical