Accord d'entreprise "Accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections 2023 des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de Coriolis Télécom SAS" chez

Accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections 2023 des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de Coriolis Télécom SAS

ENTRE :

La Société « Coriolis Telecom SAS », sise 16 rue du Général Alain de Boissieu - 75015 PARIS représentée par XXX

Ci-après dénommée : « La Société »

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales intéressées :

La CFDT, représentée par XXX Délégué Syndical Ci-après dénommées : « Les organisations syndicales »

d’autre part,

Ci-après conjointement dénommées : « Les Parties »

PREAMBULE

En vue de l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique 2023 au sein de la Société Coriolis Télécom et conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, la Direction a engagé un processus de négociation relatif à la mise en place du vote électronique applicable à l'organisation de ces futures élections professionnelles.

En effet, il apparaît à la Direction que la mise en place d’un système de vote électronique offre, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.

C’est pourquoi, la Direction a choisi de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, le procédé de vote électronique (exclusion vote par correspondance et/ ou urne) pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique.

ARTICLE 1 : Champ d’application du présent accord de recours au vote électronique

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique pour l'élection 2023 de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de la Société Coriolis Télécom.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de Coriolis Télécom ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’année 2023.

ARTICLE 2 : Principes généraux du vote électronique

Conformément aux dispositions du Code du travail, le système de vote électronique doit comporter les garanties et modalités spécifiques dont :

• Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;

• Formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• Sécurisation du vote au moyen de :

• Chiffrement et cryptage ;

• Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

• Création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

• Existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

ARTICLE 3 : Prestataire

Afin de garantir le strict respect des principes attachés au vote électronique, les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique.

Le prestataire extérieur retenu par la Direction est VOXALY-DOCAPOST, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (Cf. Annexe).

Ce prestataire devra respecter notamment les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 18 du Code du travail et de l’Arrêté du 25 avril 2007 pris en application du Décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet).

Il sera évalué, avec le Prestataire, le niveau de risque retenu et définit les objectifs de sécurité à atteindre ainsi que les mesures requises.

Le cahier des charges du prestataire retenu figurera en annexe du protocole d’accord pré-électoral concernant l’organisation de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique 2023.

ARTICLE 4 : Modalités de vote

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. Le protocole d’accord préélectoral définira les modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Il indiquera, en outre, le nom du prestataire VOXALY-DOCAPOST choisi pour mettre en place le vote électronique.

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter à tout moment depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, smartphone, tablette…) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront contrôlées par les membres du(des) bureau(x) de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Avant le 1er tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées par le protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés de manière aléatoire selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au site de vote.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le site sécurisé des élections.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

ARTICLE 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne puisse pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Pour ce faire, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du(des) bureau(x) de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants par collège pourra être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la Direction. Chaque organisation syndicale en ayant fait la demande aura un accès illimité à cette information pendant la durée du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Conformément à l’article R. 2314-16 du Code du travail, seuls les membres du(des) bureau(x) de vote constitué(s) pourront consulter tout au long du scrutin la liste d’émargement en ligne et ce, à des fins de contrôle de déroulement du scrutin et les taux de participation.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues notamment par l'Arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du(des) bureau(x) de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE 6 : Contrôle et sécurité

6.1 Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique commune chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

En présence des membres du bureau de vote, elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

6.2 Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après information des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 7 : Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

Une notice explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote sera communiquée aux électeurs.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

ARTICLE 8 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. L’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la Loi n°2018-493 du 20 juin 2018, garantissant le respect du RGPD.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Les éventuelles demandes d’accès et de rectification prévue par la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée seront à effectuer auprès du Relais RGPD de la fonction Ressources Humaines.

ARTICLE 9 : Expertise de la solution de vote électronique

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place pour chaque scrutin recourant au vote électronique ou à toute modification de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Cette expertise sera réalisée notamment dans les conditions prévues dans la délibération de la CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Cet expert est formé et mandaté par la CNIL. Ce rapport sera tenu à la disposition de la CNIL.

ARTICLE 10 : Durée de l’accord et révision

Le présent accord est à durée déterminée pour l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique de l’année 2023.

Il a vocation à être appliqué à la seule élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’année 2023, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral.

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales des articles L2261-7-1 et suivants du Code du Travail.

ARTICLE 11 : Publicité de l’accord

La Direction de la société s'engage à accomplir, dès la signature du présent accord, les démarches suivantes :

• Déposer l'accord sur le site internet du ministère https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/;

• Déposer un exemplaire du présent accord auprès du Greffe du Conseil de Prud'hommes compétent ;

• Afficher dans l'entreprise un exemplaire du présent accord ;

• Remettre un exemplaire du présent accord aux représentants du personnel et aux représentants syndicaux mandatés pour la négociation du présent accord conformément à l'article L2231-5 du Code du travail.

Fait à Paris le 28 août 2023

Pour la Société CORIOLIS TELECOM

XXX

Pour la CFDT

XXX

ANNEXE N°1 : CAHIER DES CHARGES DU DISPOSITIF DE VOTE ELECTRONIQUE

En application des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, la conception et la mise en place d’un système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l’employeur.

Le système retenu devra avoir une parfaite conformité :

• Aux dispositions légales et réglementaires applicables aux élections professionnelles et au vote électronique (notamment à la Loi n°2004-575 du 21 juin 2004, au Décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et à l’Arrêté du 25 avril 2007 pris en application du Décret n° 2007-602 du 25 avril 2007),

• Aux principes généraux du droit électoral,

• Aux recommandations émises par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en vigueur, dont la Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet et les préconisations (Questions/Réponses) de la CNIL du 24 octobre 2022,

• Au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Le prestataire retenu devra, notamment déployer un système afin de :

• Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• Assurer la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges),

• Assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes,

• Obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Il sera évalué, avec le Prestataire, le niveau de risque retenu et définit les objectifs de sécurité à atteindre ainsi que les mesures requises. Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera exclusivement par vote électronique pour tous les salariés.

1. CONTEXTE DE L’ELECTION

La Société Coriolis Télécom souhaite utiliser un système de vote électronique par Internet à l’occasion des élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (titulaires et suppléants).

2. PRINCIPES DE L’ELECTION

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, sera réalisée afin de confirmer le respect des prescriptions légales et réglementaires par le système de vote.

3. MODALITES DE L'ELECTION

• Période des élections

Le 1er tour du scrutin et l’éventuel 2nd tour pourra être organisé sur plusieurs jours. Leur durée sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. Pendant cette période, les électeurs pourront accéder au site de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, smartphone, tablette, …).

• Vote électronique :

Le Prestataire communique à chaque électeur les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, ou par mail ou SMS dans le respect des préconisations de la CNIL. Le protocole d’accord préélectoral déterminera ces modalités d’envoi.

Les codes d’accès, qui se composent d’un identifiant et d’un code confidentiel, doivent être générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise ni à aucun autre tiers. Ces codes permettront au salarié électeur de se connecter au site Internet de vote pour les 2 tours.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.

• Liste d’émargement

Le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Les listes d’émargements définitives seront remises à la Direction des Ressources Humaines de Coriolis Télécom sur support numérique à l’issue des élections.

• Accusé d’enregistrement du vote

L‘électeur dispose de la faculté de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote à l’issue de son vote ou ultérieurement en se reconnectant au site de vote.

• Opérations de dépouillement

A la fin de chaque tour, les membres du bureau de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement de manière centralisée.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Dépouillement du vote par Internet par les membres du bureau de vote au moyen de clés de déchiffrement qu’ils se seront vu remettre par le prestataire (l’activation conjointe de 2 clés de déchiffrement différentes sur les 3 sera nécessaire),

• Edition en ligne des résultats des élections,

• Edition automatisée des procès-verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa et calcul des sièges attribués à chaque liste,

• Proclamation des résultats et signature des procès-Verbaux par les membres du (des) bureau(x) de vote,

• Edition automatisée des listes d’émargement et signature par les membres du (des) bureau(x) de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par la non-corrélation entre l’émargement et l’expression du vote électronique par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres du bureau de vote.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

4. DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

• La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé,

• La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection,

• La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération,

• Un journal des opérations de vote qui consigne automatiquement les dysfonctionnements et les interventions sur le système,

• Le traitement du fichier des électeurs pour la gestion des codes d’identification,

• La gestion de la liste d’émargement,

• L’intégration des candidatures dans l’outil de vote électronique,

• L’exploitation et la supervision de la plate-forme de vote électronique,

• Le dépouillement et calcul automatique des résultats des élections,

• La fourniture des listes d’émargement, des résultats et des taux de participation.

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le prestataire devra assurer :

• l’impression et l’acheminement des codes de vote pour les deux tours,

• la fourniture d’un site de vote accessible depuis un poste informatique,

• la fourniture d’une application de vote accessible depuis les smartphones ou les tablettes dans un environnement sécurisé,

• la disponibilité d’un support technique capable d’assurer les pics de charges induits par la taille du périmètre électoral.

Le site de vote électronique doit être hébergé sur des infrastructures situées en France et dédiées à Coriolis Télécom pendant la période des élections. Le prestataire devra produire les documents attestant du respect de ces obligations.

4.1 Fonctionnalités générales attendues

Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• La coordination de l'opération en relation avec la Direction des Ressources Humaines,

• Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection,

• La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs (dont l'envoi des professions de foi),

• Le traitement du fichier des électeurs pour la gestion des codes d’identification,

• Le traitement de la liste d’émargement,

• Le traitement et l’intégration des listes de candidats,

• La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin,

• Le dépouillement et calcul automatique des résultats des élections,

• La fourniture d’une liste d’émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion,

• La conservation des fichiers pendant les délais de recours,

• La destruction des archives.

4.2 Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

• Disponibilité de la plateforme

La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote. Durant la période de vote, les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 heures / 24, 7 jours / 7 sans aucune interruption.

Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction des Ressources Humaines, aux membres du bureau de vote et aux représentants des listes de candidats (scrutateurs).

Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

• Accessibilité de la plateforme

Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

• Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système de vote électronique seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plateforme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).

• Test du système de vote électronique

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de test sera proposé.

• Maintenance

Durant toute la durée du vote, le site de vote électronique bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.

• Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’applet sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

• Le vote blanc,

• Le raturage dans une liste,

• À l’électeur de revenir sur son choix avant validation,

• La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique,

• La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote).

Le système de vote devra interdire :

• De sélectionner plus d’une liste,

• De voter plusieurs fois,

• Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote.

4.3 Mise en place du processus électoral

• Moyens d’identification et d'authentification

A partir du fichier des électeurs, le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire.

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le Prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

• Écrans de vote

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs.

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistante utilisateur.

• Paramétrage de l’élection

La Direction des Ressources Humaines fournira le fichier des électeurs permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste d’émargement. Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier des électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seules personnes chargées de la gestion du vote électronique.

La Direction des Ressources Humaines fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes de candidats en format PNG et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 2 mégaoctets.

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

• Interface de contrôle

Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

• Tests du dispositif de vote électronique

Avant ouverture de la période de vote, un test du dispositif de vote doit d’abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• Le bon fonctionnement du processus de connexion,

• La présence de la liste d’émargement,

• La présence et l’exactitude des listes de candidats et des candidats associés,

• La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos,

• Le fonctionnement du processus de vote,

• Le fonctionnement du processus de dépouillement.

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant ce test avant ouverture de la période de vote.

Après le test, le Prestataire :

• Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles,

• Scellera les listes de candidats,

• Remettra à zéro le compteur des votes,

• Videra et scellera l’urne électronique.

Après ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre aux seules personnes habilitées d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

Période de vote

L’ouverture du système de vote par Internet se fera à l’heure prévue dans le protocole d’accord préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 heures / 24 et 7 jours / 7 pendant toute la durée du scrutin.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement

• L’émargement dans le fichier des électeurs,

• L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique,

• L’impossibilité de revoter,

• La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

5. ASSISTANCE

5.1 Aux membres de la délégation du personnel et aux membres du bureau de vote

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation et démonstration sur le système de vote électronique retenu.

5.2 Aux électeurs

Chaque électeur dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales fournie par le Prestataire.

Pendant la phase de vote par Internet une hotline sera mise en place pour :

• Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…),

• Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du Prestataire. Le mode de renvoi des codes se fera conformément aux préconisations de la CNIL, après authentification stricte de l’électeur sans que la Direction des Ressources Humaines ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

Cette hotline sera joignable pendant la phase de vote.

5.3 A la Direction RH

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

• Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration,

• L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système,

• Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs,

• L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

5.4 Documentation

Le Prestataire fournira :

• Une documentation sur le système de vote,

• Une documentation sur le système de dépouillement,

• Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes,

• Un rapport complet sur les incidents le cas échéant (objet, délai de rétablissement, ...),

• Les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes,

• L’édition automatisée des procès-verbaux (Cerfa) et calcul des sièges attribués à chaque liste,

• Les listes d'émargements définitives sur support numérique,

• Le fichier des résultats individuels de chaque candidat,

• Le fichier de calcul de la représentativité

• Le taux de participation.

6. CONTROLE ET SECURITE

6.1 Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargés de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra un représentant de la Direction et un représentant du prestataire de vote électronique.

En présence des représentants des listes de candidats, elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

6.2 Dispositif de secours

Le Prestataire mettre en place un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

7. CONSERVATION DES DONNEES

Le Prestataire conservera, jusqu’à l’expiration du délai de conservation des données à caractère personnel défini et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours lorsqu’une action contentieuse a été engagée, l’employeur ou, le cas échéant, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.