Accord relatif à la procédure interne de recueil et de traitement des signalements émis par les Lanceurs et Lanceuses d’alerte

Le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 précise les conditions et modalités de cette procédure en complétant la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des Lanceurs•euses d'alerte.

Dernière mise à jour

December 16, 2022

MYSCRIPT LEGAL TEAM

Sommaire

PRÉAMBULE……………………………………………………………………………………………………………………………………..3

DÉFINITIONS……………………………………………………………………………………………………………………………….……3

CHAMPS D’APPLICATION…………………………………………………………………………………………………………………3

RÉFÉRENT·E·S DESIGNÉ(E)S PAR MYSCRIPT…………………………………… ……………………………………….…….4

CONTENU ET MODALITÉS DES SIGNALEMENTS………………………………………………………………………….……4

PROCÉDURE INTERNE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS.………………………….……..5

CONFIDENTIALITÉ…..……………………………………………………………………………………………………………….………5

PROTECTION DES LANCEURS·EUSES D’ALERTE…………………………………………………..……………………..……5

CONSERVATION DES DONNÉES COLLECTÉES…………………… ………………………………………………………..6

PROCÉDURE EXTERNE……………………………………………………………………………………………………………………..6

MISE EN VIGUEUR………………………………………………………………………………………………………………….……….6

Le présent accord relatif à la procédure interne au sein de MyScript de recueil et de traitement des signalements émis par les Lanceurs·euses d’alerte (« l’Accord ») est conclu et prend effet à la date de la dernière signature jointe aux présentes (la « Date d'Entrée en Vigueur »),

PAR ET ENTRE

MyScript, une société par actions simplifiée de droit français ayant son siège social et son adresse commerciale en France au Parc Club du Perray, 3, rue de la Rainière, 44339 Nantes Cedex 3, immatriculée au registre du commerce de Nantes sous le numéro 419 963 806, ci-après dénommée « MyScript »

et

Le CSE de MyScript en tant que représentant des employés, ci après dénommée le « CSE ».

Ci-après dénommées conjointement « les Parties », et individuellement « la Partie » selon le contexte,

Ont convenu ce qui suit :

I. PRÉAMBULE

Le présent Accord est conclu pour la mise en place de la procédure interne au sein de MyScript de recueil et de traitement des signalements émis par les Lanceurs·euses d'alerte conformément au Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 (ci-après le « Décret »).

Cette procédure interne a pour objectif de garantir une meilleure protection des Lanceurs·euses d’alerte, la confidentialité et le respect des droits de chacun dans le traitement des informations dénoncées.

II. DÉFINITIONS

« Lanceur·euse d'alerte » : désigne une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.

« Procédure Interne » : désigne un canal de réception des signalements établi par MyScript pour le recueil et le traitement des signalements en interne émis par son personnel et par toute personne mentionnée à la Section II du présent Accord.

« Procédure Externe » : désigne les modalités alternatives et les moyens de contact de l'autorité externe compétente ou du Défenseur des droits afin d’effectuer un signalement externe.

« Référent·e·s » : désigne la ou les personnes désignée(s) par MyScript pour recueillir et traiter les signalements selon la Procédure Interne.

III.CHAMPS D’APPLICATION

Les dispositions concernant la Procédure Interne décrite dans le présent Accord s'appliquent à l'ensemble du personnel de MyScript et à toute personne mentionnée aux 1° à 5° du A du I de l'article 8 de la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique.

La Procédure Externe est accessible à tout public et peut être effectuée soit directement, soit après le signalement selon la Procédure Interne.

IV.RÉFÉRENT·E·S DESIGNÉ(E)S PAR MYSCRIPT

Lorsque le/la Lanceur·euse d’alerte souhaite signaler, sans contrepartie financière et de bonne foi, la survenance d’un crime ou d’un délit selon les critères mentionnés à la Section V, il convient de contacter une ou plusieurs personnes, parmi ces Référent·e·s :

• Le/la responsable juridique

• Le/la responsable informatique

• Un/une membre du CSE

Le signalement peut être fait uniquement par écrit, par courrier ou par email à l’attention d’une ou plusieurs de ces personnes.

A ce titre, les Référent·e·s disposent du fait de leur fonction : de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice impartial de leur mission. Les Référent·e·s n’agissent jamais seul·e·s et vont procéder à l’examen du signalement en groupe de travail d’au moins 2 personnes selon les règles décrites à la Section VI.

Si une personne au sein de MyScript, qui n’est pas incluse dans la liste des Référent·e·s, recueille un signalement d’alerte, elle doit transmettre ce signalement à un ou plusieurs Référent·e·s listé·e·s ci-dessus sans délai.

V. CONTENU ET MODALITÉS DES SIGNALEMENTS

Hormis le cas de signalement anonyme, dans le cadre de la Procédure Interne, le/la Lanceur·euse d’alerte transmet en même temps que son signalement tout élément justifiant qu'il/elle appartient au personnel de MyScript ou à l'une des catégories de personnes mentionnées à la Section II du présent Accord.

L’objet du signalement peut être :

• un crime ou un délit,

• une menace ou un préjudice pour l'intérêt général,

• une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.

Un signalement doit comporter :

• une description précise des faits, objet du signalement, ainsi que toutes informations ou documents, quelle que soit leur forme ou leur support, de nature à étayer le signalement,

• la mention de la date à laquelle les faits se sont déroulés, si celle-ci est connue,

• les nom(s), prénom(s) et fonction(s) au sein de MyScript, de la ou des personnes, faisant l’objet du signalement,

• ainsi que le nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail du/de la Lanceur·euse d’alerte, et tous les autres éléments permettant un échange avec les Référent·e·s, hormis cas de signalement anonyme.

Dans le cadre de la Procédure Interne, le signalement peut être anonyme. MyScript se réserve le droit d’accepter et de traiter les signalements anonymes au cas par cas.

VI.PROCÉDURE INTERNE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS

Hormis le cas de signalement anonyme, les Référent·e·s informent le/la Lanceur·euse d’alerte par écrit de la réception de son signalement dans un délai de sept (7) jours ouvrés.

Les Référent·e·s vérifient que le signalement est conforme au présent Accord, au Décret et à la loi en vigueur et peuvent, à cette fin, demander tout complément d'information au/à la Lanceur·euse d’alerte.

Lorsque les Référent·e·s considèrent les allégations avérées, MyScript mettra en œuvre les moyens à sa disposition pour examiner la situation et remédier à l'objet du signalement. Les Référent·e·s doivent nécessairement travailler en groupe pour procéder à l’examen du signalement. Le groupe doit consister d’au moins un membre du CSE et au moins d’un des deux responsables.

A l’issue de l’examen, MyScript peut décider d’initier une procédure disciplinaire et/ou judiciaire à l’encontre de la ou des personne(s) visée(s) par l’alerte. Cette procédure ne peut avoir lieu qu’après notification et discussion avec le/la directeur·rice des ressources humaines et le/la manager direct·e de la personne visée.

Hormis le cas de signalement anonyme, les Référent·e·s communiquent par écrit au/à la Lanceur·euse d’alerte, dans un délai raisonnable n'excédant pas trois (3) mois à compter de l'accusé de réception du signalement des informations sur les mesures envisagées ou prises par MyScript pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières.

Les Référent·e·s procèdent à la clôture du signalement lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet. Sauf en cas de signalement anonyme, les Référent·e·s vont informer le/la Lanceur•euse d’alerte par écrit de la clôture du dossier dans les plus brefs délais, ou, le cas échéant, des raisons pour lesquelles MyScript estime que son signalement ne respecte pas les conditions mentionnées dans le présent Accord.

VII. CONFIDENTIALITÉ

La Procédure Interne garantit l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l'identité du/de la Lanceur·euse d’alerte, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.

La Procédure Interne interdit l'accès à ces informations aux membres du personnel de MyScript qui ne sont pas autorisés à en connaître, c’est-à-dire qui ne sont pas des Référent·e·s.

Les informations recueillies ne seront communiquées à des tiers que si cette communication est nécessaire pour traiter le signalement et dans le respect de la loi en vigueur.

VIII. PROTECTION DES LANCEURS·EUSES D’ALERTE

Les Lanceurs·euses d’alerte qui ont signalé ou divulgué des informations dans les conditions prévues au présent Accord, ne sont pas civilement responsables des dommages causés du fait de leur signalement ou de leur divulgation publique et bénéficient de l'irresponsabilité pénale prévue à l'article 122-9 du code pénal.

Aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation professionnelle, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, au sens de l'article L. 3221-3 du Code du travail, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat, pour avoir signalé une alerte.

IX. CONSERVATION DES DONNÉES COLLECTÉES

Les informations données dans le cadre d’un signalement et les données personnelles de Lanceurs·euses d’alerte ne seront conservées que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et, si applicable, des tiers qu'ils mentionnent.

X. PROCÉDURE EXTERNE

En dehors de la Procédure Interne, tout(e) Lanceur·euse d’alerte peut également adresser un signalement externe, soit après avoir effectué un signalement interne au sein de MyScript dans les conditions prévues au présent Accord, soit directement :

• A l'autorité compétente parmi celles désignées par le Décret,

• Au Défenseur des droits (le formulaire de contact est ici,

• A l'autorité judiciaire,

• A une institution, à un organe ou à un organisme de l'Union européenne compétent pour recueillir des informations sur des violations listées dans la Section V de l’Accord.

Ces autorités établissent leurs propres procédures de recueil et de traitement des signalements qui doivent être respectées par tout(e) Lanceur·euse d’alerte.

XI. MISE EN VIGUEUR

EN FOI DE QUOI, les représentants soussignés des Parties ont signé ou fait signer le présent Accord en leur nom, à la Date d'Entrée en Vigueur. Le présent Accord peut être signé en copie papier ou électronique, ou par télécopie, dont chacun sera considéré comme un original, et qui ensemble constitueront un seul et même accord.

Pour MyScript	Pour le CSE
Nom et prénom :	Nom et prénom :
Signature :	Signature :
Date :	Date :