Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail dans l'entreprise" chez KISIO ANALYSIS (Siège)

Accord relatif au télétravail

Kisio Analysis

Entre les soussignés,

• La société Kisio Analysis dont le siège social est sis à 20, rue Hector Malot, 75012 Paris, représentée par Monsieur xxxxxxxx, agissant en qualité de Directeur Exécutif ;

d’une part,

Et

• L’organisation syndicale CFDT représentée par Madame xxxxxxxx, déléguée syndicale.

d’autre part.

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la réglementation en vigueur et notamment des ordonnances Travail du 22 septembre 2017. Il formalise une réflexion entamée dès janvier 2016 entre les salariés et la direction.

Les parties conviennent que les évolutions en matière d’outils de communication à distance permettent d’envisager de nouveaux modes d’organisation du travail au sein de l’entreprise tout en offrant aux salariés qui le désirent la possibilité d’exercer une partie de leur activité à leur domicile.

L’objectif de cet accord est donc d’expérimenter, pour les salariés répondant aux conditions définies dans le présent accord, l’exercice de leur activité professionnelle depuis leur domicile.

La mise en œuvre du télétravail au sein de Kisio Analysis s’inscrit dans une démarche plus globale de qualité de vie au travail au sein de l’entreprise.

Le télétravail permet en effet de limiter les trajets domicile-travail et ainsi réduire la fatigue comme l’empreinte écologique des salariés. Cette limitation du trajet permet également de favoriser l’équilibre vie privée/vie professionnelle et le bien-être au travail.

La mise en œuvre du télétravail permet également de répondre en partie à deux enjeux majeurs rencontrés par Kisio dans un contexte de tension sur le marché de l’emploi :

• La rétention (limiter le turn over)

• L’attractivité (faciliter le processus de recrutement).

Enfin, ce nouveau mode d’organisation du travail incarne également le mode de management que Kisio souhaite promouvoir : autonomie des salariés et confiance mutuelle. Enfin les parties estiment qu’un changement de cadre de travail peut être propice, dans certains cas, à l’innovation et faciliter la concentration.

Par ailleurs, dans le cadre de l’établissement de son plan de déplacement entreprise, une enquête a été réalisée au printemps 2018 auprès des équipes du site d’Hector Malot à Paris. Cette enquête a mis en évidence le souhait des salariés de pouvoir bénéficier d’une journée de télétravail par semaine, puisque 60% d’entre eux y sont favorables.

Au-delà de l’application des dispositions du présent accord, la Direction s’engage à attacher une attention particulière à l’application continue de la Charte de la déconnexion diffusée en 2017 et disponible sur l’intranet ainsi qu’à la mise en œuvre des règles liées au temps de travail.

Chapitre I - Cadre du télétravail et principes généraux

En application de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail à domicile est défini comme une « forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication».

Le domicile est le lieu de résidence principale en France du salarié dont l’adresse doit être déclarée à la Direction des Ressources Humaines lors de son entrée en télétravail. Le salarié s’engage à informer cette dernière de tout changement d’adresse.

Deux rythmes de télétravail sont proposés au sein de Kisio Analysis :

• Le télétravail exceptionnel en cas d’événements climatiques ou ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectif ou de circonstances collectives particulières, telles qu’une pandémie ou encore dans le cadre d’une demande ponctuelle d’un salarié.

• Le télétravail régulier pour les collaborateurs affectés sur des postes éligibles au télétravail régulier.

Les parties rappellent à ce titre que le télétravail à domicile ne peut pas représenter en tant que tel une réponse aux problématiques de garde d’enfant ou de mobilité géographique. Ainsi le principe demeure le suivant : la localisation du domicile du salarié doit lui permettre de venir travailler sur son lieu de travail toute ou partie de la semaine.

Le cadre mis en œuvre dans le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise et induit un réexamen des pratiques préexistantes.

Chapitre II - Conditions

Article 1 : Principes applicables

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’entreprise.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Article 2 : Postes éligibles

Est éligible au télétravail le salarié qui n’est pas en période d’essai, ayant une ancienneté de 3 mois minimum sur le poste et dont les fonctions ainsi que la nature des tâches sont compatibles avec le travail à domicile.

Les parties souhaitent souligner qu’une attention particulière doit être portée aux salariées ayant déclarées leur grossesse et ce jusqu’à leur congé maternité ainsi qu’aux salariés reconnus travailleurs handicapés. Dans ces deux cas, l’organisation du télétravail sera adaptée pour tenir compte des situations individuelles spécifiques.

A contrario, sont exclus les salariés dont le travail s’exerce par nature sur le terrain et qui ne pourraient pas effectuer leurs tâches de manière sédentaire dans l'entreprise mais également ceux qui utilisent des outils qui ne sont pas accessibles à distance.

Pour tous les salariés susceptibles d’être basés chez un client, les parties souhaitent apporter les précisions suivantes :

• Pour les salariés basés chez un client, la possibilité de bénéficier du télétravail à domicile sera ouverte sous réserve de l’acceptation du responsable du projet (la faculté de télétravail au domicile est directement liée à la mission) ;

• Si un consultant doit rapidement être mobilisé pour une mission basée chez le client, le télétravail peut être remis en question sous un délai de 15 jours.

Enfin, pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires.

Les périodes d’astreinte ne sont pas assimilées à du télétravail.

Chapitre III – Organisation du télétravail

Article 3 : Rythme de télétravail

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, le salarié bénéficiant du dispositif de télétravail devra travailler au moins 3 jours entiers par semaine complète dans les locaux au sein desquels il effectue habituellement son activité.

En outre, l’activité en télétravail ne pourra excéder 1 jour par semaine.

Cette limite pourra cependant être revue dans le cadre d’une prescription médicale.

A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du salarié avec l’accord du management ou à la demande du management. Dans cette situation le jour de télétravail sera reporté à une date choisie conjointement entre le salarié et le supérieur hiérarchique dans la limite d’un délai maximum de 1 mois après la date du jour en télétravail initialement prévue.

Si pour des raisons personnelles, le salarié ne peut exercer son activité à son domicile un ou des jours initialement prévus en télétravail, il l’exercera alors dans l’entreprise dans laquelle il exerce habituellement son activité sans pouvoir reporter ni cumuler ces jours de télétravail sur une autre période.

Article 4 : Maintien du lien avec l’entreprise

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

L’ensemble de la politique Ressources Humaines lui reste applicable (entretiens professionnels, etc.). L’entretien annuel avec le salarié portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge en télétravail.

De plus, Kisio Analysis s’engage à ce que les salariés télétravailleurs bénéficient d’entretiens périodiques avec leurs managers dans les mêmes conditions et suivant le même rythme que les autres salariés, avec notamment un point régulier sur la bonne exécution de leurs tâches.

Il est convenu que les salariés en télétravail seront amenés à partager leur bureau ou à être positionnés dans des espaces de bureaux partagés.

Article 5 : Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

Article 5.1. Organisation de l’activité du télétravailleur

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 5.2. Contrôle et gestion du temps de travail

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. A cet égard, pendant les horaires de service pour les salariés qui y sont soumis ou les horaires habituels de travail pour les cadres au forfait, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos indiquées dans l’accord du 26 août 2011 relatif au temps de travail.

Comme tout salarié de Kisio Analysis, le télétravailleur bénéficie du droit à la déconnexion dans les conditions définies par la Charte des moyens de communication dite « Charte de la déconnexion » du 17 octobre 2017.

Enfin, il est rappelé que les salariés ne doivent pas télétravailler pendant des périodes de suspension de leur contrat de travail.

Article 5.3 Contrôle et gestion de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver des solutions appropriées.

Comme tout salarié de Kisio Analysis, le télétravailleur bénéficie des dispositions de l’accord du 26 août 2011 traitant de ce sujet.

Article 6 : Environnement et équipement de travail

L’employeur demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail.

Il s’assure par ailleurs de la conformité de l’installation électrique de son lieu en télétravail à la réglementation en vigueur et en certifie la conformité à Kisio par la remise d’une attestation de conformité permettant le télétravail par l’utilisation des technologies de l'information et de la communication (ordinateur, etc.).

Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité. Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail adapté dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail.

L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail.

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable.

Chapitre IV - Mise en place et cessation du télétravail

Article 7 : Candidature et acceptation

Les parties au présent accord conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix effectué en télétravail).

Le manager sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

S’agissant du télétravail exceptionnel, le salarié devra faire la demande par courriel et son responsable hiérarchique lui donner son accord par écrit.

Pour le télétravail régulier prévu par le présent accord, la procédure suivante s’applique :

- Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite via un formulaire dédié auprès de son responsable hiérarchique ;

- Le responsable hiérarchique examine la demande du salarié et y répond via le formulaire qui est ensuite transmis au service RH de Kisio Analysis au plus tard sous un délai d’un mois.

La réponse se traduisant par un refus sera motivée.

En cas de désaccord entre le responsable hiérarchique et le salarié sur la possibilité du passage à ce mode d’organisation, le n+2 et le Responsable des Ressources humaines pourront être sollicités. Ces derniers s’attacheront à ce que la décision soit fondée sur des critères objectifs et que le principe d’égalité de traitement soit respecté.

Article 8 : Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail d’une durée d’un an.

Cet avenant précise les modalités d’exécution du télétravail :

- Le lieu d’exercice du télétravail (domicile du salarié)

- Le/les jour(s) convenu(s),

- La durée de la période d’adaptation

- Les conditions de réversibilité

- Le matériel mis à disposition du salarié

- Les règles relatives à l’utilisation des équipements informatiques.

Son éventuel renouvellement sera demandé par le salarié un mois avant l’échéance par tout moyen.

Article 9 : Période d’adaptation et réversibilité permanente

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année, moyennant un délai de prévenance réciproque d’un mois, ceci par tout moyen.

Une période d’adaptation initiale de trois mois calendaires permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties.

Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

En cas de renouvellement d’un avenant sur le même poste, cette période d’adaptation ne s’appliquera pas.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Article 10 : Cessation de plein droit du télétravail

Le télétravail cesse de plein droit :

• En cas de changement de service, de poste ou de fonction,

• En cas de non-respect des dispositions de l’avenant au contrat de travail,

• En cas de changement de domicile.

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible pour le premier cas visé au présent article.

Le télétravail sera suspendu en cas d’indisponibilité temporaire du matériel rendant impossible l’exercice du télétravail.

Chapitre V - Droits et devoirs du salarié en télétravail

Article 11 : Droits collectifs et individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en situation de télétravail bénéficie ainsi des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation. Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

Article 12 : Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste de ce que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Si un accident survient au domicile pendant un jour de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et la direction des ressources humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Article 13 : Protection des données, confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la charte informatique consultable sur l’Intranet.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin …) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées

Article 14 : Assurances

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit attester sur l’honneur auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra attester de la détention de cette assurance avant signature de l’avenant.

Le télétravailleur tiendra à la disposition de l’employeur les documents attestant de sa couverture d’assurance.

Chapitre VI : Dispositions finales

Article 15 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Les parties conviennent que six mois avant la date d’échéance de l’accord, elles se rencontreront pour négocier éventuellement les conditions et la durée de son renouvellement.

A défaut de nouvel accord s’y substituant, le présent accord prendra fin à son terme.

Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales et notamment en respectant, pour la dénonciation, un préavis de 3 mois.

Article 16 – Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er jour du mois suivant son dépôt.

Article 17 – Suivi de l’accord

Douze mois après l’entrée en vigueur du présent accord, un point chiffré sur la mise en œuvre du télétravail dans l’entreprise sera présenté en CE/CSE.

En outre, une commission de suivi de l’accord est créée. Elle est composée de deux membres désignés parmi les élus du CE/CSE ainsi que d’un membre de la Direction. Cette commission a pour rôle d’évoquer les difficultés rencontrées dans l’application de l’accord et de faire un retour d’expérience, elle se réunit 1 fois par an.

Article 18 – Publicité

Le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Il sera déposé à l'initiative de la Société Kisio Analysis en deux exemplaires originaux, dont un sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) et au Secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes de Paris.

Il sera remis aux représentants du personnel et mis en ligne sur le site intranet.

Fait à Paris, le 5 octobre 2018

En 4 exemplaires originaux

Pour la société Kisio Analysis, Pour la CFDT,

xxxxxxxx xxxxxxxxxx

Directeur Exécutif