Accord relatif AU TELETRAVAIL AU SEIN Du GIE AUXIA GESTION

PREAMBULE ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD 3ARTICLE 2 : OBJET DE L’ACCORD 3TITRE 1 : DISPOSITIONS RELATIVES AU TELETRAVAIL………………………………………………………………………………4ARTICLE 3 : BENEFICIAIRES 4ARTICLE 3.1 : Les activités compatibles 5ARTICLE 3.2 : Le profil et l’expertise du collaborateur 5ARTICLE 3.3 : Le fonctionnement de l’équipe 6ARTICLE 3.4 : L’espace de travail dédié, adapté et conforme 6ARTICLE 4 : DISPOSITIONS PARTICULIERES POUR LES FEMMES ENCEINTES 7ARTICLE 5 : DISPOSITIONS PARTICULIERES POUR LES COLLABORATEURS EN SITUATION DE PROCHE AIDANT OU PARENTS EN SITUATION DE GARDE D’ENFANT EXCEPTIONNELLE………………………………………7ARTICLE 6 : CONDITIONS D’EXERCICE DE L’ACTIVITE EN TELETRAVAIL…………………………………………………..8ARTICLE 7 : LES JOURS DE TELETRAVAIL 9ARTICLE 8 : PROCEDURE ET FORMALISATION DU PASSAGE EN TELETRAVAIL 10ARTICLE 9 : LES EQUIPEMENTS DE TRAVAIL 11ARTICLE 9.1 : Le matériel de l’entreprise 11ARTICLE 9.2 : Le matériel personnel 12ARTICLE 10 : LA PERIODE D’ADAPTATION 13ARTICLE 11 : LA REVERSIBILITE 13ARTICLE 12 : LES ACTIONS DE SENSIBILISATION ET D’INFORMATION 13TITRE 2 : DISPOSITIONS RELATIVES AU TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL MIS EN ŒUVRE PAR DECISION UNILATERALE DE L'EMPLOYEUR………………………………………………………………………………………………………...14ARTICLE 13 : SITUATIONS VISEES……………………………………………………………………………………………………….14ARTICLE 14 : BENEFICIAIRES……………………………………………………………………………………………………………...14ARTICLE 15 : MESURES MISES EN ŒUVRE………………………………………………………………………………………… 14TITRE 3 : DISPOSITIONS COMMUNES…………………………………………………………………………………………………… 15 ARTICLE 16 : LA PROTECTION DES DONNEES ET CONFIDENTIALITE 15ARTICLE 17 : SANTE ET SECURITE 15ARTICLE 18 : DROITS COLLECTIFS 16ARTICLE 19 : DROIT A LA DECONNEXION……………………………………………………………………………………………16ARTICLE 20 : SUIVI DE L’ACCORD 16ARTICLE 21  : COMMUNICATION 17ARTICLE 22 : DISPOSITIONS DIVERSES 17ARTICLE 22.1 : Durée de l’accord…………………………………………………………………………………………………….17 ARTICLE 22.2 : Révision, dénonciation 17ARTICLE 22.3 : Formalités de dépôt 18

PREAMBULE

Dans la continuité de la charte télétravail, les parties au présent accord ont souhaité poursuivre le déploiement du télétravail et tirer profit de leurs expériences respectives.

Dans le cadre de la crise sanitaire et des décisions gouvernementales imposant aux entreprises le travail à distance, les parties ont souhaité distinguer le télétravail habituel et le télétravail exceptionnel mis en œuvre par décision unilatérale de l’employeur permettant de s’adapter à des circonstances exceptionnelles.

Ainsi, le présent accord relatif au télétravail s’inscrit dans le contexte suivant :

• Souhait d’agir en faveur du bien vivre en entreprise, en développant l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle de ses salariés pour permettre à ces derniers de mieux les concilier,

• Souhait d’améliorer son niveau d’efficacité et d’attractivité, en conciliant bénéfices économiques, sociaux et environnementaux,

• Prise en compte d’une société civile en profonde mutation, dont les transformations actuelles sont largement accompagnées par le développement des nouvelles technologies et des moyens de communication à distance.

• Souhait d’encadrer le télétravail exceptionnel mis en œuvre par décision unilatérale de l’employeur dans le cadre d’une situation exceptionnelle.

En tirant parti du développement des technologies de l’information et de la communication, le recours au télétravail vise plusieurs objectifs :

• Répondre à la demande des collaborateurs pour pallier entre autres aux difficultés liées aux transports en permettant de les réduire et de couper le rythme dans la semaine,

• Améliorer les conditions de travail des collaborateurs, en contribuant à l’équilibre vie privée et vie professionnelle,

• Améliorer l’efficacité des modes de fonctionnement de l’entreprise en développant la responsabilisation et la flexibilité des modes d’organisation du travail,

• Contribuer à améliorer la performance en s’appuyant sur la confiance, l’autonomie et la motivation des collaborateurs et des managers.

Compte tenu de ces objectifs, l’intention des parties est de promouvoir le télétravail au sein du GIE AUXIA GESTION en créant les conditions propices à son développement.

En conséquence, il est convenu et arrêté ce qui suit :

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble du personnel du GIE AUXIA GESTION.

Elles n’entrainent aucune remise en cause des avenants aux contrats de travail des collaborateurs signés dans le cadre des dispositions de la charte télétravail du 18 décembre 2017 et toujours en cours au jour de la conclusion du présent accord.

ARTICLE 2 : OBJET DE L’ACCORD

Le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (article L.1222-9 alinéa 1 du Code du Travail).

Est télétravailleur « tout salarié de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au 1er alinéa » (article L.1222-9 alinéa 2 du Code du Travail).

L’accord de télétravail vise une alternance régulière et définie de l’activité du collaborateur réalisée à domicile et dans les locaux de l’entreprise, résultant exclusivement d’une demande volontaire du collaborateur.

Le télétravail exécuté à domicile de façon exceptionnelle, en accord avec la hiérarchie, pour répondre à une situation particulière, inhabituelle ou d’urgence, n’est pas visé par les dispositions du présent accord.

Le présent accord a pour objet de définir les dispositions applicables en matière de télétravail, et les modalités de mise en œuvre de ce dispositif.

TITRE 1 : DISPOSITIONS RELATIVES AU TELETRAVAIL

ARTICLE 3 : BENEFICIAIRES

La mise en œuvre du dispositif doit répondre à une démarche exclusivement volontaire du collaborateur.

Tout collaborateur peut demander à bénéficier du télétravail.

Par ailleurs, pour accéder au télétravail, le collaborateur doit réunir les cinq conditions cumulatives suivantes :

• exercer son activité à temps complet ou dans le cadre d’un temps partiel d’une durée supérieure ou égale à 80% ;

• la nature de ses activités est compatible avec ce mode d’organisation (article 3.1) ;

• son profil et son expertise permettent d’exercer l’activité à distance (article 3.2) ;

• travailler dans une équipe dont le fonctionnement est compatible avec le télétravail (article 3.3) ;

• disposer d’un espace de travail dédié à son domicile principal, adapté et conforme (article 3.4).

Une attention particulière est portée aux collaborateurs en situation de handicap ainsi qu’aux collaborateurs pour lesquels le médecin du travail formule une recommandation de mise en place du télétravail. Dans ce cadre, les recommandations formulées par la médecine du travail concernant le nombre de jours de télétravail sont respectées.

Un changement de fonction et de service donne lieu à un réexamen des critères d’éligibilité et peut entraîner la cessation du télétravail. Cette appréciation relève de la ligne managériale en fonction de l’autonomie du collaborateur dans ses nouvelles fonctions. Cette cessation ne peut néanmoins pas dépasser une durée 6 mois.

La période de formation présentielle pourra impliquer des adaptations possibles concernant les jours télétravaillés.

Il est rappelé que les télétravailleurs ont les mêmes obligations, droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Il en est de même en matière d’accès à l’information, d’accès à la formation, de reconnaissance et d’évolution professionnelle.

ARTICLE 3.1 : Les activités compatibles

Par principe, le télétravail est accessible à toutes les activités qui peuvent être exercées à distance y compris partiellement, et dont la réalisation en télétravail ne générera pas de dysfonctionnements substantiels dans l’exercice de l’activité.

ARTICLE 3.2 : Le profil et l’expertise du collaborateur

Les parties signataires reconnaissent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome.

Par principe, il est convenu d’ouvrir ce mode d’organisation aux collaborateurs volontaires ayant une ancienneté de 6 mois au sein de l’entreprise.

Le télétravail nécessite que les aptitudes individuelles et les qualités professionnelles soient effectivement acquises et implique :

• une connaissance de son métier et un bon niveau de maîtrise de son activité et du contexte et de l’environnement (notamment relationnel) dans lesquels elle s’exerce,

• une organisation personnelle efficace,

• une bonne gestion de son temps de travail,

• une capacité à travailler sans soutien technique ou managérial fréquent et à rendre compte de son activité,

• ainsi qu’une communication efficace tant avec son manager que ses collègues et plus largement ses interlocuteurs professionnels.

Les stagiaires, apprentis et contrats de professionnalisation ne sont pas concernés par le télétravail.

ARTICLE 3.3 : Le fonctionnement de l’équipe

Par principe, les parties signataires considèrent que le télétravail n’est pas un obstacle à l’organisation et à l’animation du collectif de travail que constituent l’équipe et plus largement l’entreprise.

L’entreprise attache une importance particulière aux échanges au sein de l’équipe et aux nécessaires interactions avec le reste de l’entreprise.

Ainsi, le télétravail ne pourra être ouvert qu’aux collaborateurs dont l’organisation et le fonctionnement de l’équipe le permettent.

Une attention particulière sera portée aux collaborateurs qui exercent par ailleurs des missions spécifiques (tuteurs, formateurs...) afin de leur permettre de poursuivre l’exercice de ces missions spécifiques tout en ayant la possibilité d’accéder au dispositif de télétravail s’ils le souhaitent.

ARTICLE 3.4 : L’espace de travail dédié, adapté et conforme

Conformément aux dispositions légales, le collaborateur en télétravail doit disposer, à son domicile, d’un espace de travail dédié et adapté permettant d’y installer l’équipement informatique et téléphonique ainsi que l’aménagement ergonomique du poste de travail.

L’espace doit permettre au collaborateur d’exercer son activité dans de bonnes conditions et de garantir la confidentialité des données utilisées.

Le collaborateur fournira à cet effet une attestation sur l’honneur dans laquelle il confirmera disposer d’un espace de travail dédié et adapté.

Il devra également fournir une attestation de sa compagnie d’assurance qui permet de s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence au domicile pendant les journées de télétravail.

Outre le fait que l’espace de travail doit être dédié et adapté, il doit également être conforme aux règles de sécurité électriques. Un justificatif doit en attester.

A cette fin, dès lors que le principe du télétravail est validé par la Direction des Ressources Humaines, le collaborateur fournira une attestation de conformité aux normes électriques concernant l’espace dédié au télétravail. L’entreprise prend en charge les frais liés à la réalisation de ce diagnostic électrique du lieu d’exercice du télétravail et ce dans la limite de 110 € TTC sur présentation d’un justificatif.

Les éventuels frais de mise aux normes restent à la charge du télétravailleur. Le salarié devra présenter un justificatif de réalisation des travaux de mise en conformité sans obligation de réaliser un nouveau diagnostic.

Les trois attestations doivent être remises par le télétravailleur avant la signature de l’avenant au contrat de travail.

Il est précisé qu’en cas de changement de domicile, les mêmes dispositions doivent être remplies et justifiées. Ce changement de lieu d’exercice du télétravail donne lieu à l’établissement d’un avenant au contrat de travail.

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS PARTICULIERES POUR LES FEMMES ENCEINTES

S’inscrivant dans une démarche de prévention et d’amélioration de la prise en charge de la grossesse en milieu professionnel, les parties ont souhaité mettre en œuvre les dispositions suivantes à destination des femmes enceintes :

• Les salariées peuvent dès leur 5ème mois de grossesse, et jusqu’à leur départ en congé maternité demander à télétravailler dans la limite de 3 jours par semaine. Les modalités d’exécution du télétravail (le ou les jours de télétravail, les plages horaires...) sont définies en concertation avec le manager.

• Deux semaines avant la date de départ en congé prénatal, elles pourront demander à télétravailler 5 jours par semaine.

Les demandes des salariées feront l’objet d’une procédure accélérée dès connaissance de la demande de la collaboratrice et seront systématiquement validées par la DRH dès lors que les critères d’éligibilité sont respectés.

Les dispositions particulières du présent accord se cumulent aux réductions journalières pour les femmes enceintes, relatives à la durée du travail, présentes dans la CCN des sociétés d’Assurance.

ARTICLE 5 : DISPOSITIONS PARTICULIERES POUR LES COLLABORATEURS EN SITUATION DE PROCHE AIDANT OU PARENTS EN SITUATION DE GARDE D’ENFANT EXCEPTIONNELLE

S’inscrivant dans une démarche favorisant la qualité de vie au travail et de prise en compte de situations personnelles particulières, les parties ont souhaité mettre en œuvre les dispositions suivantes à destination des collaborateurs en situation de proche aidant telle que définie à l’article R.245-3 du code de l’action sociale et des familles ou des collaborateurs parents d’enfants scolarisés tenus de garder leur enfant à domicile dans le cadre d’une fermeture exceptionnelle de l’établissement scolaire ne permettant pas l’accueil de l’enfant :

• Les salariés télétravailleurs bénéficient de 3 jours de télétravail supplémentaire par mois, en sus des dispositions visées à l’article 7 du présent accord.

Le collaborateur souhaitant bénéficier de ces dispositions particulières formule sa demande auprès de la Direction des Ressources Humaines qui la valide en concertation avec le manager. Il doit dans ce cadre :

• Indiquer le contexte de sa demande et fournir les pièces justificatives attestant d’une situation de proche aidant telle que définie à l’article R.245-3 du code de l’action sociale et des familles ou de garde d’enfant exceptionnelle dans le cadre de la fermeture de l’établissement scolaire ne permettant pas l’accueil de l’enfant ;

• Préciser le nombre de jours supplémentaires souhaités dans la limite de 3 jours par mois et la période souhaitée.

ARTICLE 6 : CONDITIONS D’EXERCICE DE L’ACTIVITE EN TELETRAVAIL

L’activité réalisée en télétravail est semblable à celle exercée dans les locaux de l’entreprise. Le fait d’être en télétravail n’entraine aucun changement de poste et de rattachement hiérarchique. L’environnement de travail des télétravailleurs dès lors qu’ils réalisent leur activité dans les locaux de l’entreprise est identique au celui des autres collaborateurs.

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail à domicile sur la base des règles applicables au sein de l’entreprise. Il est rappelé l’importance du respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles relatives au temps de travail.

Le fait d’être en télétravail n’a aucun impact ni sur la durée de travail, ni sur son aménagement et plus particulièrement sur la formule de temps de travail choisie par le collaborateur dont le temps de travail est décompté en heures ou en jours.

La charge de travail, les normes de production, les critères de résultats et les méthodes d’évaluation des télétravailleurs sont équivalents à ceux des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’employeur. A cette fin, le manager s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution sont les mêmes que pour un travail réalisé dans les locaux de l’entreprise et qu’ils permettent de respecter la durée maximale de travail et les temps minimaux de repos.

L’entretien annuel d’évaluation professionnelle constitue par ailleurs un moment privilégié d’échange sur les solutions correctives à envisager le cas échéant.

Le télétravailleur s’engage de son côté à respecter les durées maximales du temps de travail et les durées minimales de repos.

Par ailleurs, dans un souci de respect de la vie personnelle des collaborateurs, il est prévu de convenir avec chacun des télétravailleurs que les plages horaires durant lesquelles il peut être contacté seront similaires aux plages prévues par le règlement des horaires du GIE AUXIA GESTION.

Du lundi au vendredi dans la limite de 10 heures par jour et en respectant une pause déjeuner minimale du règlement des horaires du GIE AUXIA GESTION.

Le télétravailleur enregistre son temps de travail à partir de son domicile grâce au système de badgeage utilisé au sein de l’entreprise et accessible via son poste de travail conformément aux dispositions en vigueur dans l’entreprise. Les cadres au forfait jours badgent une fois par jour.

Il est expressément rappelé qu’en cas d’arrêt de travail maladie, accident du travail, maladie professionnelle ou maternité, le salarié en télétravail ne devra exercer aucune activité professionnelle.

ARTICLE 7 : LES JOURS DE TELETRAVAIL

Le télétravail ne doit pas faire obstacle à la participation des télétravailleurs à la vie du service et notamment aux réunions, aux formations et aux séminaires.

Il est essentiel que le collaborateur en télétravail puisse conserver un lien fort avec le collectif de travail.

Le télétravail doit permettre de maintenir un fonctionnement efficace de l’équipe et l’exercice de missions spécifiques (par exemple l’animation occasionnelle de formation).

Tenant compte de ces éléments, la Direction propose les principes suivants :

• Pour un collaborateur exerçant son activité à temps complet :

• Un à deux jours fixes par semaine de télétravail.

• Et 3 jours de télétravail supplémentaires annuels dits « modulables » pour gérer notamment des situations exceptionnelles.

• Pour un collaborateur exerçant son activité dans le cadre d’un temps partiel d’une durée supérieure ou égale à 80%

• 1 jour fixe de télétravail par semaine.

• Et 2 jours de télétravail supplémentaires annuels dits « modulables » pour gérer notamment des situations exceptionnelles.

La répartition de l’ensemble des jours de télétravail est définie en concertation entre le collaborateur et son manager. Les jours fixes seront précisés dans l’avenant au contrat de travail.

Les journées de télétravail sont prises par journée entière.

Cependant, les salariés en situation de télétravail, peuvent s’ils le souhaitent et en accord avec leur responsable hiérarchique, poser une demi-journée d’absence (congé, RTT, récupération…), le jour télétravaillé, dans les mêmes conditions qu’un salarié travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur et sa hiérarchie ont la possibilité de modifier le jour de télétravail fixe exceptionnellement après un délai de prévenance d’une semaine sauf en cas de force majeure. Cette modification doit faire l’objet d’un échange de mails entre le collaborateur et son manager.

Il n’est pas possible de reporter des jours d’une semaine à l’autre pour cumuler les jours de télétravail.

La présence aux réunions de service, aux sessions de formation ainsi qu’aux séminaires est obligatoire.

Dans le cas d’une grève des transports en commun annoncée par les médias ou les entreprises de transport, d’incidents techniques exceptionnels RATP ou SNCF (justifiés), ou d’activation du plan de continuité d’activité, le télétravailleur a la possibilité d’exercer son activité à son domicile en informant son manager dans les meilleurs délais et en transmettant un justificatif.

Les collaborateurs qui au moment de l’entrée en vigueur du présent accord sont en situation de télétravail continueront à bénéficier du nombre de jours de télétravail fixé dans l’avenant à leur contrat de travail. Ceux dont le diagnostic électrique n’est pas conforme devront se mettre en conformité dans un délai de trois mois pour pouvoir bénéficier du présent accord.

ARTICLE 8 : PROCEDURE ET FORMALISATION DU PASSAGE EN TELETRAVAIL

Le passage au télétravail, à l’initiative du salarié, est subordonné à l’accord de la Direction des Ressources Humaines après avis du manager qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

Le collaborateur qui souhaite bénéficier du dispositif de télétravail en application du présent accord formule une demande auprès de son manager qui examine la demande.

Un entretien est organisé entre le manager et le collaborateur dans un délai de 15 jours pour échanger sur les critères d’éligibilité et les modalités d’organisation de l’activité.

En cas d’accord ou de désaccord entre les deux parties, une fiche de liaison, appelée « Fiche Télétravail » est renseignée par le manager et le collaborateur dans un délai de 7 jours. Cette fiche synthétique recense l’ensemble des éléments nécessaires relatifs à la situation du salarié par rapport au télétravail et notamment une description de l’espace dédié à l’exercice de l’activité en télétravail.

Cette fiche permet de confirmer l’accord entre les deux parties ou de motiver le refus.

La fiche est transmise par le manager à la Direction des Ressources Humaines (copie le collaborateur) qui valide la demande et établit un avenant au contrat de travail ou motive le refus. En cas de refus lié au profil et à l’expertise du collaborateur (art 3.2), un plan d’action sera mis en œuvre par le manager afin que les conditions nécessaires à l’exercice du télétravail soient atteintes. Un point de suivi de ce plan d’action sera fait au bout de 3 mois et le réexamen de la situation sera réalisé au plus tard dans les 6 mois.

En cas de situation particulière, le collaborateur a la possibilité de s’adresser directement à la DRH qui examinera sa demande et motivera sa décision.

La décision de la DRH est communiquée dans un délai d’un mois à compter de la réception de l’ensemble des éléments.

L’avenant au contrat de travail précise notamment :

• le lieu d’exercice du télétravail,

• les modalités d’exécution du télétravail (le ou les jours de télétravail, les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté …),

• la durée de la période d’adaptation,

• les conditions de réversibilité,

• le matériel dont dispose le salarié pour effectuer son activité en télétravail.

L’avenant rappelle également en annexe les dispositions légales en matière de durées maximales de travail effectif, les restrictions d’utilisation des équipements informatiques ainsi que, le cas échéant, les précautions ou aménagements des missions tenant à la confidentialité des données traitées en vigueur et telles que prévues dans le règlement intérieur de l’entreprise.

L’avenant est conclu pour une durée d’un an tacitement reconductible dans la limite de la durée du présent accord.

ARTICLE 9. LES EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

ARTICLE 9.1 : Le matériel de l’entreprise

Par principe, l’entreprise fournit au télétravailleur l’ensemble du matériel informatique et de communication permettant l’exercice de ses activités à domicile.

Lorsque le collaborateur en situation de handicap bénéficie d’un équipement au poste de travail sur site dans le cadre d’une préconisation du médecin du travail, l’entreprise s’engage, sur demande du médecin du travail, à fournir le même équipement au poste de travail pour l’exercice de l’activité professionnelle en télétravail.

Au moment de la mise à disposition du matériel, le télétravailleur complète et signe une fiche attestant du matériel remis.

Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés, à respecter toutes les règles applicables au sein de l’entreprise concernant l’utilisation du matériel et à prévenir sans délai son responsable hiérarchique et le service utilisateur en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de perte ou de vol des équipements de travail mis à disposition.

L’entreprise prend en charge une indemnité forfaitaire de 20 euros par mois permettant notamment de financer une partie des charges liés aux frais de connexion et d’abonnement permettant l’exercice du télétravail. Cette indemnisation est suspendue en cas d’interruption du télétravail d’au moins 1 mois calendaire et ce quelle qu’en soit la cause. Les collaborateurs transmettront dans ce cadre les justificatifs sur demande de la DRH.

Le salarié en télétravail bénéficie d’une assistance analogue à celle fournie pour un travail réalisé dans l’entreprise. Aucune intervention n’est réalisée au domicile du collaborateur par les équipes en charge de l’assistance informatique.

En cas de problème technique, le collaborateur travaillera dans les locaux de l’entreprise dans l’attente de la remise en état de fonctionnement du poste de travail à domicile. L’entreprise s’efforcera, sous réserve des possibilités matérielles, de fournir un matériel de remplacement.

En cas de cessation du télétravail, le salarié s’engage à restituer le matériel qui lui a été confié.

ARTICLE 9.2 : Le matériel personnel

Il est convenu que le collaborateur pourra utiliser son propre matériel informatique (écran, clavier) ainsi que sa ligne de connexion haut débit sous réserve d’une configuration minimale définie par la DSI.

Ce matériel personnel peut être complété par du matériel fourni par l’entreprise (double écran par exemple). Au moment de la mise à disposition du matériel, le télétravailleur complète et signe une fiche attestant du matériel remis.

Dans ce cas, l’entreprise fournit le kit de connexion au poste de travail professionnel et l’entreprise prend en charge une indemnité forfaitaire de 20 euros par mois permettant notamment de financer une partie des charges liés aux frais de connexion et d’abonnement permettant l’exercice du télétravail. Cette indemnisation est suspendue en cas d’interruption du télétravail d’au moins 1 mois calendaire et ce quelle qu’en soit la cause. Les collaborateurs transmettront dans ce cadre les justificatifs sur demande de la DRH.

L’entreprise assure la maintenance du kit de connexion, la maintenance du matériel personnel du collaborateur reste sous son entière responsabilité.

Le salarié en télétravail bénéficie d’une assistance analogue à celle fournie pour un travail réalisé dans l’entreprise. Aucune intervention n’est réalisée au domicile du collaborateur par les équipes en charge de l’assistance informatique.

En cas de problème technique, le collaborateur travaillera dans les locaux de l’entreprise dans l’attente de la remise en état de fonctionnement du poste de travail à domicile.

Cette possibilité reste, à ce jour, conditionnée à la mise en place d’une solution technique garantissant la sécurité et la confidentialité des données dans le cadre de l’utilisation son propre matériel informatique. Une communication sera réalisée à l’ensemble des collaborateurs par la DRH dès que la solution sera mise en œuvre.

ARTICLE 10 : LA PERIODE D’ADAPTATION

Afin de permettre au collaborateur et à la hiérarchie de tester le bon fonctionnement et l’efficacité de cette forme d’organisation du travail, il est convenu d’aménager une période d’adaptation de trois mois. Cette période d’adaptation de trois mois peut être renouvelée une fois par l’une ou l’autre des deux parties.

Pendant cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail (par lettre recommandée avec accusé de réception ou mail avec accusé de réception) moyennant un délai de prévenance de quinze jours, sauf accord réciproque des deux parties pour raccourcir ce délai.

Le collaborateur retrouve alors les modalités d’organisation et d’exercice de son activité en vigueur avant la mise en œuvre du dispositif de télétravail.

ARTICLE 11 : LA REVERSIBILITE

Au-delà de la période d’adaptation prévue à l’article 10, le collaborateur, son responsable hiérarchique ou encore la DRH ont la possibilité de revenir à la situation initiale, c’est-à-dire à une exécution du contrat de travail sans télétravail.

Les parties signataires conviennent, dans ce cas de figure, d’un délai de prévenance d’un mois, sauf accord réciproque des parties sur le délai de retour à la situation initiale.

Pour cela, il convient d’envoyer un courrier avec accusé de réception ou un mail avec accusé de réception aux deux parties prenantes. Ce courrier (ou ce mail) précise notamment les raisons pour lesquelles il est mis fin au télétravail.

ARTICLE 12 : LES ACTIONS DE SENSIBILISATION ET D’INFORMATION

Les parties signataires du présent accord constatent ensemble que pour permettre une bonne intégration de ce nouveau mode d’organisation dans le fonctionnement de l’entreprise, il est important d’informer et de sensibiliser les acteurs principaux, à savoir les collaborateurs non télétravailleurs, les télétravailleurs eux-mêmes ainsi que leurs responsables hiérarchiques.

C’est dans ce cadre qu’il est notamment prévu les actions suivantes :

• pour les non-travailleurs : un rappel des modalités d’accès au télétravail au moins une fois par an sur les espaces de communication interne

• pour les télétravailleurs : une formation sur les équipements techniques mis à leur disposition dans le cadre du télétravail ainsi que sur les caractéristiques de cette organisation du travail,

• pour les managers : une formation relative à la gestion au quotidien du télétravail

Il est également prévu la remise d’un guide des bonnes pratiques à tous les télétravailleurs au moment de la signature de leur avenant au contrat de travail.

Enfin, une rubrique dédiée au télétravail sera mise en place sur l’Intranet de l’entreprise.

TITRE 2 : DISPOSITIONS RELATIVES AU TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL MIS EN ŒUVRE PAR DECISION UNILATERALE DE L’EMPLOYEUR

ARTICLE 13 : SITUATIONS VISEES

Sont visées par les dispositions du présent titre, les situations de télétravail exécuté à domicile mis en place par décision unilatérale de l’employeur en cas de circonstances exceptionnelles afin de garantir la continuité de l’activité et la sécurité des salariés (PCA, intempéries manifestes, épisodes de pollution, pandémie, crise sanitaire…).

ARTICLE 14 : BENEFICIAIRES

Les bénéficiaires des dispositions du présent titre sont l’ensemble des collaborateurs du GIE AUXIA GESTION dont l’activité professionnelle est réalisable à distance sans conditions d’éligibilité.

ARTICLE 15 : MESURES MISES EN ŒUVRE

Dans le cadre du télétravail exceptionnel mis en œuvre par décision unilatérale de l’employeur dans le cadre d’une situation exceptionnelle, les parties signataires conviennent de mettre en œuvre tout ou partie des mesures décrites ci-après en fonction de la nature et de la durée prévisionnelle de la situation :

• Mise à disposition du matériel informatique (PC, logiciels, écran, clé 4G…) permettant de travailler à distance ;

• Organisation des horaires de travail dans les conditions définies par l’accord sur le temps de travail, et organisation de la charge de travail en concertation avec le manager basée sur la confiance afin de prendre en compte les contraintes personnelles et/ou familiales des collaborateurs ;

• Mise en place d’un dispositif d’information/formation de l’usage des technologies permettant de travailler à distance ;

• Mise en place d’un dispositif d’accompagnement managérial renforcé et de communication portant sur la cohésion d’équipe et le maintien du lien avec l’entreprise ;

• Mise en place d’un dispositif de soutien psychologique ;

• Mise en place d’actions d’amélioration de la qualité de vie au travail lié au travail à domicile contraint (parentalité, posture, fatigue oculaire…) ;

• Versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle prévue à l’article 9 dès lors que le nombre de jours de télétravail dans le mois est supérieur à 4 jours.

Par ailleurs, dans le cadre de la négociation les parties signataires ont convenu d’appliquer le bénéfice de l’indemnité forfaitaire à partir du mois de septembre 2020, aux collaborateurs présents à la date d’effet du présent accord.

TITRE 3 : DISPOSITIONS COMMUNES

ARTICLE 16 : LA PROTECTION DES DONNEES ET CONFIDENTIALITE

Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité et de confidentialité en vigueur au sein de l’entreprise.

Il est notamment tenu de respecter les dispositions du Règlement intérieur et de la Charte de l’utilisateur des technologies de l’information et des moyens de communication qui précisent les règles d’utilisation des systèmes d’information.

Les télétravailleurs exerçant une activité couverte par la convention AERAS veilleront particulièrement à la confidentialité des données qu’ils traitent.

Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement. Il veillera à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur pendant la connexion au réseau d’entreprise.

ARTICLE 17 : SANTE ET SECURITE

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et accessibles sur l’internet AGORA de l’entreprise.

Il est rappelé que conformément aux dispositions légales, l’employeur, l’instance représentative du personnel compétente et les autorités administratives compétentes ont accès au lieu de travail afin de vérifier la bonne application des dispositions relatives à la santé et sécurité au travail. Le télétravailleur doit préalablement donner son accord.

ARTICLE 18 : DROITS COLLECTIFS

Il est rappelé que les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne leurs relations avec les représentants du personnel et l’accès aux informations syndicales. Ils bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel.

ARTICLE 19 : DROIT A LA DECONNEXION

Il est rappelé que chaque salarié bénéficie d’un droit à la déconnexion.

Ainsi :

Les sollicitations des collaborateurs via les outils de l’information et de la communication doivent intervenir au cours de la semaine du lundi au vendredi, dans le respect des horaires de travail habituels de l’Entreprise,

Les collaborateurs sont en droit de ne pas prendre connaissance de leurs e-mails ni de leurs messages téléphoniques en dehors des horaires de travail habituels de l’entreprise y compris pendant les périodes de congés de toute nature sauf circonstance exceptionnelle,

La Direction et la ligne managériale sont les premières garantes de cette utilisation maitrisée des outils de l’information et de la communication à travers leurs pratiques quotidiennes, les modalités d’organisation du travail mises en œuvre, la communication et plus globalement le management des collaborateurs.

Une vigilance particulière est apportée à la situation des télétravailleurs. Les collaborateurs en situation de télétravail seront attentifs aux temps de connexion et de déconnexion nécessaires à l’équilibre entre leurs vie privée et leur vie professionnelle.

ARTICLE 20 : SUIVI DE L’ACCORD

Il est proposé d’examiner chaque année au cours du 1^ER trimestre, avec l’Organisation Syndicale signataire et le CSE les indicateurs annuels suivants :

• Le nombre de demandes de télétravail (par statut d’avancement)

• Le nombre de salariés en télétravail (par genre, CSP et direction)

• Le nombre de jours télétravaillés par mois par télétravailleur

• Le jour précisé dans l’avenant

• Le nombre de demandes de télétravail refusées et les motifs

• Le nombre de retour à une organisation du travail dans les locaux de l’entreprise dans le cadre de la période d’adaptation ou de réversibilité

• Taux de télétravailleurs ayant bénéficié d’une promotion ou d’une mesure salariale.

ARTICLE 21 : COMMUNICATION

Une communication pédagogique sur l’intranet sera mise en place à destination de l’ensemble des collaborateurs intéressés par le travail sur les dispositions du présent accord.

Cette communication sera renouvelée tous les ans et s’accompagnera du bilan du nombre de télétravailleurs.

Par ailleurs, une information reprenant les principales dispositions de l'accord sera mise en ligne dans une rubrique dédiée sur l’intranet de l’entreprise.

Enfin, tout collaborateur aura la possibilité de solliciter le service RH pour toute précision sur les modalités de mise en œuvre du présent accord.

Une communication et l’explicitation de l'accord sera effectuée auprès des managers.

ARTICLE 22 : DISPOSITIONS DIVERSES

ARTICLE 22.1 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à effet du 1^er janvier 2021  

ARTICLE 22.2 : Révision, dénonciation

Conformément aux dispositions des articles L.2222-5 et L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail, le présent accord pourra être révisé ou modifié à la demande de l’un quelconque de ses signataires par avenant signé entre la Direction et l‘organisation syndicale signataire. Le texte négocié se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu'il modifie dès lors qu'il a été conclu dans le respect des conditions légales en vigueur.

Conformément aux dispositions des articles L.2222-6 et L.2261-9 et suivants du Code du travail, le présent accord pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction soit par l’entreprise, soit par l‘organisation syndicale représentative des salariés signataire selon les modalités réglementaires en vigueur. Le préavis de dénonciation est fixé à 3 mois.

Le présent accord est conclu sur le fondement de la législation en vigueur à la date de signature. Dès lors que la loi, des mesures réglementaires ou encore des dispositions conventionnelles viendraient à bouleverser l’économie générale des mesures mises en œuvre par le présent accord, les parties conviennent de se rencontrer dans le mois qui suivrait l’entrée en vigueur d’une telle modification.

Il est précisé que le présent accord vaut accord de substitution intégralement aux dispositions issues de la charte relative au télétravail du GIE AUXIA GESTION datée du 18/12/2017. Il se substitue également à tout usage, décision unilatérale ou accord atypique, en vigueur au sein du GIE AUXIA GESTION portant sur les mêmes objets.

ARTICLE 22.3 : Formalités de dépôt

Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des personnels entrant dans son champ d’application et diffusé sur l’espace dédié sur l’intranet de l’entreprise.

Conformément aux dispositions de l’article L 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature.

Conformément aux dispositions de l’article L 2231-6 du Code du travail, cet accord fera l’objet des formalités de dépôt prévues par la réglementation en vigueur.

Fait à Paris, le 7 janvier 2021

(en 5 exemplaires)