Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le télétravail" chez TRISOMIE 21 ALPES MARITIMES (Siège)

ACCORD RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL

L'article L1222-9 du Code du travail définit ainsi le télétravail : "Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication". Les mentions obligatoires qui doivent figurer dans l’accord sont les conditions de passage en télétravail, les conditions de retour à une exécution du contrat sans télétravail, les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail, les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail, la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail. Il peut être utile d'ajouter des mentions précisant d'autres modalités comme le sort des équipements liés au télétravail ou des consignes de sécurité et de confidentialité. Le gouvernement a créé un droit au télétravail pour les salariés français dans la loi pour le renforcement du dialogue social, promulguée en septembre 2017. L’accord d’entreprise, présenté au CSE le 09 septembre 2021 qui a rendu un avis favorable à l’unanimité, applicable au 1er septembre 2021, prévoit dans son article 25 le recours au télétravail. La charte du droit à la déconnexion présentée au CSE du 09 septembre 2021, avis favorable à l’unanimité, applicable dès le 14 septembre 2021 et la charte informatique présentée au CSE le 09 septembre 2021, avis favorable à l’unanimité, applicable dès le 14 septembre 2021, annexée au règlement intérieur de l’activité salariée en vigueur complètent ce présent accord.

PRÉAMBULE

Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle, l’association Trisomie 21 Alpes-Maritimes a souhaité mettre en place le télétravail. En effet, le télétravail doit permettre de répondre aux exigences relatives aux situations d’urgence pour des raisons sanitaires, aux besoins d’organisation de l’association et aux souhaits exprimés par les salariés. Cet accord fixe les conditions d'exécution du télétravail au sein des services et des activités associatives.

En cas de circonstances exceptionnelles, lors de pandémies, cette pratique peut être imposée au salarié sans son accord. Sauf circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure, le salarié doit être d'accord pour être en télétravail. Le fait de refuser d'être en télétravail ne peut pas constituer un motif de licenciement.

Les conditions de mise en place du télétravail sont également définies dans l’accord d’entreprise du 14 septembre 2021 et par différents textes réglementaires fixant en particulier :

• Les activités pour lesquelles il est possible de faire du télétravail

• La liste et la localisation des locaux éventuellement mis à disposition par l’association pour télétravailler, le nombre de postes de travail et les équipements disponibles

• Les règles en vigueur concernant la sécurité informatique, le temps de travail, la sécurité et la protection de la santé

• Le mode de contrôle et de comptabilisation du temps de travail

• Les conditions de prise en charge, par l’association, des coûts engendrés par le télétravail (matériels, logiciels, abonnements.)

• La durée de l'autorisation de télétravail si celle-ci est inférieure à un an.

DÉFINITION

Le télétravail est désigné comme : "toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, en utilisant les technologies de l'information et de la communication".

ARTICLE 1 : CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

Activités éligibles concernées :

Le télétravail est ouvert aux activités de l’association pouvant être exercées à distance. Ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent à l'un des critères suivants :

• nécessité d'assurer un accueil physique,

• nécessité d’un accompagnement d’une personne bénéficiaire en présentiel

• travaux portant sur des données confidentielles non numérisables ou non dématérialisables

• travaux nécessitant l'utilisation de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l’association.

  2. Critères d’éligibilité tenant au salarié:

Le code du travail n'exclut aucun salarié du bénéfice du télétravail : le télétravail est donc en théorie ouvert à tous les salariés. Toutefois, pour des raisons liées au profil du salarié (besoin d'être encadré, logement non compatible...), l'accès au télétravail pourra être restreint.

L'employeur peut refuser à un salarié d'être en télétravail. Il doit cependant motiver sa réponse.

Par ailleurs, l’association devra s'interroger sur le nombre ou le pourcentage de salariés qui pourront réellement être télétravailleurs de manière à ne pas désorganiser les différents services.

Les travailleurs en situation de handicap qui souhaitent recourir au télétravail pourront bénéficier de mesures adaptées facilitant l'accès au télétravail.

Modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail :

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique. Ce document doit être signé par le salarié. Il précise la modalité de télétravail choisie pour l’année. Ce dernier répond sous 8 jours, en signant à son tour ce document. Le refus sera motivé.

Dans le cas où le télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Lorsque la demande sera acceptée, les modalités utiles à l'exercice de l'activité en télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur lui seront communiquées. Le salarié devra signer un engagement de confidentialité pour les personnes ayant vocation à manipuler des données à caractère personnel et utilisant du matériel informatique.

L'article L. 1222-9 du code du travail n'exige pas la conclusion d'un avenant au contrat de travail.

1.4- Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail :

1.4.1- A la demande du salarié :

Le télétravailleur peut reprendre à tout moment son poste sans télétravail.

La demande sera effectuée par écrit, par courrier remis en mains propres/par lettre recommandée avec accusé de réception/par envoi d'un mail signé. Un délai d’une semaine minimum s’applique, à compter de la réception de la demande, avant la reprise de travail du salarié.

1.4.2- A la demande de l’employeur :

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler dans les locaux de l’association, notamment pour les raisons portant sur la réorganisation des services, des missions, de l’organisation du travail, le déménagement d’un ou plusieurs services... Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet 1 mois à compter de la date de la première présentation de la décision de mettre fin au télétravail.

1.5- Garanties générales :

1.5.1- Remboursement des frais professionnels liés au télétravail :

Les frais engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail seront remboursés par l’association sous présentation de justificatifs et sous condition que l’employeur ait validé, avant tout engagement de dépense, le devis présenté par le salarié. Il est cependant privilégié les stocks constitués dans les services.

1.5.2- Assurances :

L’association Trisomie 21 AM prend en charge le surcoût, auprès de son assurance, lié à la prestation permettant de couvrir l'ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l'utilisation du matériel professionnel fourni au sein du domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile avant la mise en place effective du télétravail.

Tout Incident affectant le matériel étant propriété de l’association dans le cadre de l’exercice du télétravail devra être déclaré par le salarié sous 48 heures à son assurance et dans le même délai déclarer le sinistre auprès de l’association, auprès du cadre de gestion ou de son supérieur hiérarchique.

1.5.3- Déplacements

Les déplacements réalisés pour se rendre au premier lieu d’intervention à partir du domicile comme pour rentrer au domicile pour télétravailler ne donnent lieu à aucune compensation.

ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION

Un salarié en télétravail a les mêmes droits qu'un salarié présent dans les locaux. A ce titre, il peut prétendre aux mêmes droits en termes de rémunération, de temps de travail, de congés payés... Le télétravailleur bénéficie également d'une affiliation au régime général de protection sociale ainsi qu'au régime de retraite complémentaire. Comme tous les salariés, le télétravailleur doit également respecter les obligations fixées par son employeur et s'expose à des sanctions disciplinaires inscrites dans le Règlement Intérieur de l’activité salariée.

2.1- Modalités de régulation de la charge de travail :

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail habituellement effectué dans les locaux de l’association. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés : le planning d’annualisation et sur le logiciel de l’activité : Ogirys.

Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan tous les 6 mois sur ce qui a été réalisé selon les modalités suivantes : entretien téléphonique, visioconférence, rapport… Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel. Pour rappel, l'employeur est tenu d'organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail (C. trav., art. L. 1222-10).

2.2- Modalités de contrôle du temps de travail :

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail conformément à l’accord d’entreprise portant sur l’Aménagement du temps de travail du 06 septembre 2021.

Pour pouvoir contrôler le travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur indiquera ses différentes activités en utilisant le logiciel de gestion de l’activité Ogirys, installé sur son ordinateur et le tableau d’annualisation.

2.3- Fréquence et nombre de jours télétravaillés :

La direction décide des modalités suivantes :

• Une journée de télétravail par semaine pour un temps plein, proratisée pour un temps partiel

• Fractionnable en demi-journées, voire en heures

• Posée à l’initiative du salarié

• Avec l’accord de la direction

• Sous réserve des nécessités de service qui pourraient annuler temporairement cette possibilité

• Sans aucune obligation pour les salariés ne souhaitant pas recourir à cette formule

Il est possible de lui donner une rythmicité régulière, un jour fixe par semaine, de l’organiser d’une semaine sur l’autre.

Pour des questions d’assurance, de réponse à donner à toute personne qui le sollicite, le responsable hiérarchique ainsi que le cadre de gestion doivent disposer des modalités choisies et des éventuels changements dans l’organisation du temps de travail.

L’horaire préalablement établi doit être respecté, il ne peut fluctuer en raison de convenances personnelles.

Les jours de télétravail peuvent être fixés avec possibilité de les modifier par commun accord des parties moyennant un délai de prévenance de 48 heures minimum ou, pour plus de souplesse, peuvent être fixés d'une semaine sur l'autre sur demande écrite à son supérieur hiérarchique.

En cas d’extrême urgence ou de situation pandémique, le télétravail pourra se dérouler à temps plein, après décision de la direction.

2.4- Organisation des temps collectifs :

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de la direction, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service.

La visioconférence permettra de maintenir des temps de travail collectifs entre salariés. La direction prévoira des réunions hebdomadaires pour l’ensemble du personnel de chacun des services.

2.5- Détermination des plages horaires :

Pendant les périodes de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires définies avec son supérieur hiérarchique, inscrites dans le planning d’annualisation et pendant lesquelles il doit être possible de le joindre.

Pendant les plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie régulièrement.

2.6- Santé et sécurité au travail :

Le télétravailleur est informé des règles de santé et de sécurité applicables. Les points de vigilance et les recommandations sont indiqués dans les articles 6 et 7 de ce présent accord.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer son supérieur hiérarchique dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, conformément au règlement intérieur de l’activité salariée.

ARTICLE 3 : CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

Le présent accord est conforme aux prescriptions de la CNIL sur le RGPD. Pour ce faire, une déléguée à la protection des données est nommée au sein du Siège Inter Associatif, joignable par mail : dpd@trisomie21-france.org

En complément de cet accord, un engagement de confidentialité pour les personnels ayant vocation à manipuler des données à caractère personnel et utiliser du matériel de l’association sera remis pour signature à chaque salarié ayant recours au télétravail, comme stipulé à l’article 1.3.

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur, conformément à la charte informatique.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

ARTICLE 4 : CONSIGNES PARTICULIÈRES CONCERNANT LES OUTILS INFORMATIQUES

4.1- Matériel nécessaire :

4.2.1- Si le salarié utilise du matériel lui appartenant :

Pendant la période de télétravail, le télétravailleur pourra utiliser son propre matériel.

Néanmoins, l’association ne souhaite pas que cette situation relevant de l’exceptionnel perdure.

De manière à respecter la confidentialité des données, le salarié doit strictement utiliser le réseau Trisomie 21 avec son accès à distance sécurisé. Il ne doit pas enregistrer de documents professionnels sur son ordinateur personnel.

4.2.1- Si l’employeur confie au salarié du matériel :

Sous réserve de la conformité des installations électriques du salarié, l’association fournit et entretient les équipements nécessaires au télétravail.

Ces équipements se composent de :

• Un ordinateur

• Un téléphone professionnel

• Les logiciels

• Tout autre matériel indispensable pour le bon fonctionnement du télétravail décidé par l’employeur.

Le matériel fourni par l’association Trisomie 21 restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat, voir charte informatique.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable hiérarchique.

4.2- Consignes à respecter :

L'employeur est tenu d'informer les télétravailleurs de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de service de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions (Code du travail art. L. 1222-10). Ces restrictions et les sanctions applicables sont précisées dans le règlement intérieur de l’activité salariée, la charte informatique et dans le contrat de travail. L'employeur devra veiller à ce que le télétravailleur soit bien informé sur ce point.

Pour des raisons de sécurité informatique, le télétravailleur utilise les équipements et outils informatiques ainsi que les services de communication électronique en respectant les consignes contenues dans la charte informatique et dans le document d’engagement de confidentialité (annexé au présent accord sur le télétravail).

Le contenu de consignes fera l'objet d'une information régulière au télétravailleur. Il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui ont été communiquées et de les respecter scrupuleusement. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel et des outils fournis.

4.3- Sanctions éventuelles :

En raison de préjudice causé pour l’association tel que le non respect des consignes liées à l'usage des équipements et outils informatiques, le télétravailleur s’expose à des sanctions, conformément au Règlement intérieur et à son annexe : la charte informatique.

ARTICLE 5 : POINTS DE VIGILANCE

La mise en œuvre du télétravail, par ses caractéristiques, mérite une vigilance accrue, et une attention particulière devra être portée sur les points suivants :

• LE RISQUE D’ISOLEMENT : le fait de ne plus aller sur le lieu de travail et d’y retrouver les collègues peut provoquer une sensation d’isolement pour les télétravailleurs

• LE RISQUE LIÉ À L’HYPER-CONNEXION AU TRAVAIL : des sollicitations par mail, la création de nombreux groupes d’échanges, des audioconférences permanentes qui peuvent mettre en difficulté le télétravailleur

• LA GESTION DE L’AUTONOMIE : les difficultés que peuvent rencontrer certains salariés sur leur organisation personnelle. C’est notamment vrai pour ceux qui ne disposent d’aucune expérience du télétravail et pour qui c’est une nouveauté, mais également pour ceux qui sont moins familiers des technologies de la communication

• L’ÉQUILIBRE ENTRE VIE PROFESSIONNELLE ET VIE PERSONNELLE : en situation de télétravail la séparation du temps et de l’espace entre travail et activités privées est bouleversée.

• LE SUIVI DE L’ACTIVITÉ : il est probable que le télétravail réalisé dans ces conditions soit moins productif ou plus productif que le télétravail régulier, situation qui risque de s’accroître avec la poursuite de cette modalité d’organisation. Le suivi de l’activité doit alors s’adapter à ces conditions particulières

• LE MAINTIEN DU COLLECTIF : il repose pour le télétravailleur sur les possibilités offertes par la technologie et les « rites » organisés par la hiérarchie.

Tout télétravailleur rencontrant des difficultés doit en informer sa direction afin de trouver des solutions et permettre des conditions de travail optimales.

ARTICLE 6 : RECOMMANDATIONS

6.1- Pour les salariés, il est recommandé :

• De s’installer, dans la mesure du possible, dans un espace de travail dédié (au mieux dans une pièce isolée) afin de ne pas être dérangé 

• D’aménager leur poste de travail de manière à pouvoir travailler dans de bonnes conditions et de façon à limiter les risques de troubles musculosquelettiques.

• D'organiser leur travail en :

  • Se fixant des horaires (le plus simple est de garder le même rythme que celui pratiqué précédemment en se fixant l'heure de début et de fin et en prévoyant l'horaire de sa pause déjeuner) 

  • S’octroyant des pauses régulières afin de permettre des phases de repos visuel et d'éviter de maintenir une posture assise trop longtemps (pauses de cinq minutes toutes les heures recommandées) 

  • Anticipant et planifiant tant que faire se peut leur charge de travail sur la semaine pour organiser les travaux à faire selon les priorités et le temps nécessaire ; des points réguliers avec le N+1 sont par ailleurs indispensables pour aider à la gestion des priorités du travail 

  • Renseignant sur l’annualisation les temps de travail, les temps d’absence en cas de pause, les disponibilités

  • Remplissant Ogirys sur l’activité réalisée

  • Utilisant tous les outils de communication mis à disposition : téléphone, mails, documents partagés, visioconférence, outils de travail collaboratif, agenda partagé, 

  • Gardant le contact avec l’équipe, en organisant des réunions téléphoniques ou en visioconférence avec les collègues, des points réguliers avec le N+1…

6.2- Pour les encadrants de proximité, il convient de :

• S’assurer d’un contact régulier avec chaque télétravailleur 

• Respecter de façon accrue le droit à la déconnexion, conformément à la charte du droit à la déconnexion 

• Définir les moyens de rencontre virtuelle du collectif et d’établir ensemble des points réguliers 

6.3- Au niveau de Trisomie 21 Alpes-Maritimes, il convient également :

• D’accompagner les cadres de proximité et de les aider à assurer leur mission de soutien et de coordination des équipes

• D’organiser une assistance à distance pour l’usage des outils informatiques et de communication sur lesquels s’appuie le télétravail, ainsi qu’une mobilisation des équipes de maintenances des systèmes d’information

ARTICLE 7 : RÈGLES DE PUBLICITÉ

Le présent accord a été soumis à l'avis :

• Du CSE le 09 septembre 2021

• A l’approbation du conseil d’administration le 13 septembre 2021

L’accord sur le Télétravail a été communiqué, accompagné de cet avis, à Monsieur l'Inspecteur du travail en date du 14 septembre 2021, adressé au secrétariat du Conseil des Prud'hommes de Nice en date du 14 septembre 2021 et affiché à la même date.

Il entre en application le 14 septembre 2021.

Fait à Nice, le 06 septembre 2021

La Présidente de l’Association Trisomie 21 Alpes-Maritimes