ACCORD COLLECTIF SUR LES MODALITES DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA SOCIETE MINDSHARE

La Société MINDSHARE, dont le siège social est situé au 57 – 57 Bis rue de Villiers, 92 200 Neuilly-Sur-Seine, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de NANTERRE sous le numéro 421 319 195,

Représentée par XXX, ayant tout pouvoirs à l’effet des présentes,

ET, D’AUTRE PART :

Le Comité Social et Economique,

Représentée par les membres titulaires suivants :

XX

Représentant ensemble la majorité des suffrages exprimés lors de l’élection professionnelle qui s’est déroulée du 26 novembre au 30 novembre 2018

SOMMAIRE

AVANT-PROPOS 4

Définition 5

Les engagements de chacun 5

TITRE 1. LES COLLABORATEURS CONCERNES 6

Article 1 - Conditions d’éligibilité liées au collaborateur 6

Article 2 - Conditions d’éligibilité liées au poste 6

Article 3 - Condition d’éligibilité liée à l’organisation du service 7

TITRE 2. DROITS ET DEVOIRS DU COLLABORATEUR TELETRAVAILLEUR 7

Article 4 - Droits 7

Article 5 - Devoirs 7

TITRE 3 - MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL 8

Article 6 - Lieu du télétravail 8

Article 7 - Organisation de l’activité du télétravailleur 8

Article 7.1. Gestion du temps de travail et plages de disponibilité 8

Article 7.2. Droit à la déconnexion 9

Article 7.3. Suspension et report de la journée de télétravail 9

Article 8 - Réversibilité 10

Article 9 - Changement de fonction, de service ou de domicile 10

TITRE 4. MODALITES OPERATIONNELLES DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL 11

Article 10 - Procédure de candidature au télétravail régulier 11

Article 10.1 - Expression de la demande par le salarié 11

Article 10.2 - Entretien avec le manager 11

Article 10.3 - Décision 11

Article 11 - Situations particulières 12

11.1 – A l’initiative du salarié 12

a) Cas spécifiques 12

b) L’exercice occasionnel du télétravail 13

11.2 – A l’initiative de la société 13

TITRE 5. DISPOSITIONS FINALES 13

Article 12 - Entrée en vigueur – Durée 13

Article 13 - Révision – Dénonciation 14

Article 14 – Dépôt et publicité 14

Article 15 – Suivi 14

Annexes 15

N°1 - Les engagements de chacun 15

N°2 – Liste des outils métiers et logiciels compatibles avec le télétravail 15

N°3 - Formulaire de demande de télétravail 15

AVANT-PROPOS

Mis en place à titre expérimental, le télétravail a démontré son efficacité et son utilité tant pour la société que pour les collaborateurs.

Partant de ce constat, la société souhaite que le télétravail fasse partie intégrante de son organisation de travail.

Le présent accord vise ainsi à accompagner la mise en œuvre du télétravail tout en soulignant l’importance de la responsabilisation de chacun, condition indispensable au bon fonctionnement de ce dispositif.

C’est pourquoi, la société a souhaité associer les représentants du personnel à la réflexion menée sur la mise en œuvre du télétravail afin que celle-ci soit la résultante d’un engagement commun.

Les parties signataires sont ainsi convaincues que le télétravail :

• Contribue à l’amélioration de la qualité de vie au travail en permettant aux collaborateurs de concilier au mieux leur vie professionnelle et personnelle

• Optimise la performance organisationnelle de la société

• Participe à la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) en réduisant le trajet domicile- travail de ses collaborateurs

• Participe à l’attractivité de notre modèle social et donc de notre marque employeur

Tenant compte de ces objectifs, les parties ont créé un dispositif simple et souple en phase avec les attentes des collaborateurs tout en garantissant le fonctionnement optimal de l’activité.

Il a vocation à répondre à différentes situations de travail pouvant exister au sein de la société.

Les mesures contenues dans le présent accord se substituent de plein droit à celles ayant le même objet résultant d’usages, de dispositions issues d’un avenant ou d’engagements unilatéraux.

Il est également rappelé que le présent accord d’entreprise prévaut dans toutes ses dispositions ayant le même objet, sur l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail.

………………..

Définition

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de la société, est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication de l’entreprise.

Autrement dit, le collaborateur exerce son activité professionnelle en alternant des périodes de travail dans les locaux de l’entreprise et dans un autre lieu, de manière régulière ou occasionnelle :

• Le télétravail régulier est réalisé suivant une périodicité hebdomadaire

• Le télétravail occasionnel est effectué de manière ponctuelle sans régularité dans le temps

Les connexions à distance rendues nécessaires par l’activité professionnelle lors d’un déplacement professionnel ou de toute autre mission itinérante ne constituent pas du télétravail.

Les parties rappellent que le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, il est exercé à titre volontaire et sa mise en œuvre répond à certaines conditions précisées dans le présent accord.

………………..

Les engagements de chacun

S’il modifie la manière classique de travailler, le télétravail ne doit pas impacter la qualité du travail qui doit être fourni.

Une relation de confiance doit nécessairement s’établir entre le collaborateur et son manager.

Le succès et la pérennité de ce dispositif ne peuvent s’envisager qu’en l’existence d’un engagement professionnel réciproque.

Par ailleurs, la dimension collective doit également être prise en compte pour assurer le bon fonctionnement du service et préserver la cohésion de la communauté de travail.

A cet effet, le collaborateur et le manager prendront connaissance du document intitulé « Les engagements de chacun » (Annexe N°1), lequel précise les bonnes pratiques à respecter pour répondre à ces objectifs.

....................

TITRE 1. LES COLLABORATEURS CONCERNES

Les collaborateurs de la société peuvent prétendre au bénéfice du dispositif de télétravail à raison d’une journée pleine de télétravail par semaine, sauf cas particuliers précisés à l’article 11, s’ils remplissent les conditions d’éligibilité prévues au présent titre.

Article 1 - Conditions d’éligibilité liées au collaborateur

• Être titulaire d’un contrat à durée indéterminée ou d’un contrat à durée déterminée

Leur présence dans la communauté de travail étant nécessaire à l’appréhension et à l’apprentissage du monde du travail, les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires sont exclus de la possibilité de bénéficier du télétravail.

• Travailler à temps plein ou temps partiel (a minima 80% afin de pas déconnecter les collaborateurs en temps partiel de leur environnement de travail)

• Avoir validé sa période d’essai (renouvellement compris)

• Etre autonome sur son poste

L’autonomie s’évalue à la capacité du collaborateur de pouvoir gérer son travail à distance de manière individuelle. Ainsi, l’exercice de l’activité professionnelle en télétravail ne doit pas requérir un soutien managérial rapproché ou supplémentaire.

Elle se traduit également par une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables au travail du collaborateur.

Ce critère, déterminant pour le passage en télétravail, est examiné attentivement par le manager concerné, sans considération du statut ou de l’ancienneté du collaborateur.

Article 2 - Conditions d’éligibilité liées au poste

Le poste occupé par le collaborateur doit pouvoir être exercé à distance ce qui nécessite le respect des impératifs suivants :

• Sa fonction n’exige pas une présence physique sur site ou chez le client

• Il bénéficie des moyens et d’un matériel compatible avec le travail à distance et lui permettant d’être en contact avec ses interlocuteurs professionnels et ses équipes

L’accessibilité technique des outils métiers et logiciels existants à date est précisé dans le document intitulé « Liste des outils métiers et logiciels compatibles avec le télétravail » (Annexe n°2).

Article 3 - Condition d’éligibilité liée à l’organisation du service

L’organisation en télétravail ne doit pas entraver la bonne marche de l’activité.

Le manager s’assurera que l’ensemble des demandes de télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service, et pourra à ce titre proposer les adaptations nécessaires.

TITRE 2. DROITS ET DEVOIRS DU COLLABORATEUR TELETRAVAILLEUR

L’exercice de l’activité professionnelle en télétravail n’impacte en rien la qualité de salarié du télétravailleur.

Les droits et les devoirs liés au statut salarial sont ainsi maintenus lors du passage en télétravail :

Article 4 - Droits

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que l’ensemble des salariés de l’entreprise notamment en termes :

• D’accès à la formation et de perspectives d’évolution

• D’évaluation professionnelle

• De droits collectifs (élections professionnelles, information des représentants du personnel, activités sociales et culturelles)

• De santé et de sécurité

Article 5 - Devoirs

Le télétravailleur est tenu de respecter les mêmes obligations que celles auxquelles il est soumis dans l’exercice de son activité professionnelle lorsqu’elle est réalisée sur site.

Le télétravailleur a suivi l’ensemble des formations éthiques et anti-corruption ainsi que la formation relative à la protection des données.

Ainsi, il veille particulièrement à respecter les règles d’utilisation, de confidentialité et de sécurité des outils et données professionnels de l’entreprise. A cet égard, il est notamment tenu au strict respect du règlement intérieur, de la charte informatique et des process SOX.

Aucun dossier physique contenant de données sensibles n’est autorisé à sortir des locaux (contrats client, factures, etc.). Dès lors, le télétravail ne peut être autorisé qu’à la condition que les dossiers de travail soient accessibles sur le réseau informatique.

Tout manquement à ces règles pourra conduire à la cessation du télétravail et / ou faire l’objet d’une sanction disciplinaire au regard de la gravité des agissements fautifs.

TITRE 3 - MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

Article 6 - Lieu du télétravail

Le collaborateur peut télétravailler à son domicile ou dans tout autre lieu de travail à distance dès lors que ces lieux lui permettent d’exercer son activité professionnelle dans de bonnes conditions.

A ce titre, le lieu choisi doit :

• Offrir un environnement de travail propice à la concentration

• Assurer la confidentialité des données professionnelles

• Garantir la sécurité du collaborateur et celle des outils mis à sa disposition

Le télétravailleur assumera les coûts éventuels directement engendrés par le télétravail.

Conformément à l’article L. 1222-9 dernier alinéa du Code du Travail, un accident survenu pendant l’activité professionnelle et dans un lieu correspondant aux caractéristiques précitées est présumé être un accident de travail et doit faire l’objet des formalités administratives habituelles.

Si tel était le cas, le collaborateur devra en informer ou faire informer le service RH ou son manager dès que possible et au plus tard dans les 24 heures, de la même manière que si l’accident se produisait sur le lieu de travail, afin que la société puisse effectuer les formalités nécessaires.

L’employeur se réserve le droit d’émettre des réserves voire de contester le caractère professionnel de l’accident survenu.

Article 7 - Organisation de l’activité du télétravailleur

Article 7.1. Gestion du temps de travail et plages de disponibilité

Le télétravail ne modifie pas l’activité habituelle du collaborateur.

Il gère l’organisation de son temps de travail, selon ses horaires habituels, dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans la société.

Le manager s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

S’agissant des plages de disponibilité, la société est soucieuse de respecter la vie privée du collaborateur et de permettre une meilleure conciliation entre sa vie personnelle et professionnelle. Dans ce contexte, le manager, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en adéquation avec son horaire habituel de travail. Cette plage sera indiquée dans le formulaire de demande de télétravail, dans la partie relative à la réponse du manager.

Pour satisfaire aux exigences du travail en équipe et de la relation clients, la plage horaire pendant laquelle le collaborateur en télétravail peut être contacté correspond nécessairement à celle qu’il observe habituellement lorsqu’il travaille sur site, étant rappelé que le collaborateur en télétravail reste soumis aux mêmes modalités de gestion de son temps de travail que celles en vigueur sur site. 

Ces plages devront impérativement garantir au télétravailleur le droit au repos quotidien (11 heures) et hebdomadaire (35 heures).

Les conditions d’exercice du télétravail et la charge de travail sont abordées au cours d’un entretien individuel annuel.

Article 7.2. Droit à la déconnexion

L’implication de chacun est nécessaire pour garantir l’effectivité du droit à la déconnexion ainsi que son efficacité.

Le manager veille à ce que l’usage des outils de communication en dehors des horaires habituels de travail reste raisonnable et limité, de telle sorte que les durées minimales de repos et les durées maximales de travail soient respectées.

Dans ce cadre, il est recommandé aux collaborateurs de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou d’autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire et de congés, afin de garantir le respect de tous.

Article 7.3. Suspension et report de la journée de télétravail

En principe, le choix du jour de télétravail se fait d’un commun accord entre le collaborateur et le manager.

Toutefois, pour répondre à des contraintes Clientèle, de bon fonctionnement du service ou d’ordre personnel, le télétravail pourra être suspendu à la demande du manager ou du collaborateur.

Dans cette hypothèse, la journée de télétravail habituelle pourra être positionnée sur un autre jour de la semaine.

En revanche, elle ne pourra pas être reportée sur une autre semaine civile et donc être cumulée avec un autre jour de télétravail sur la même semaine. Il en est de même si le jour du télétravail tombe un jour férié.

Par ailleurs, si le télétravailleur rencontre une impossibilité technique de télétravailler le jour dédié (coupure inopinée d’électricité, de téléphone, des outils, etc.), il viendra exercer ses fonctions sur site ou à défaut et sous réserve de l’accord du manager, sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, RTT, etc.).

Article 8 - Réversibilité

Le collaborateur ou le manager pourra librement mettre fin à la situation de télétravail tout au long de l’année.

Le formalisme est le suivant :

• Sans délai pour le salarié, par tout moyen permettant de conférer une date certaine (email avec accusé de réception par exemple)

• Moyennant un délai de prévenance de quinze jours calendaires pour l’employeur à compter de la manifestation de sa volonté de mettre fin au télétravail.

Le collaborateur reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

En cas de réversibilité, à l’initiative du manager ou du salarié, un entretien aura lieu entre les parties pour expliquer les raisons de la cessation du télétravail.

Article 9 - Changement de fonction, de service ou de domicile

Dans cette hypothèse, les critères d’éligibilité seront réexaminés et pourront donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Dans le cadre du présent accord, seul est visé le changement du domicile en dehors de la région Ile - de - France.

TITRE 4. MODALITES OPERATIONNELLES DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Article 10 - Procédure de candidature au télétravail régulier

Article 10.1 - Expression de la demande par le salarié

Le collaborateur exprime son souhait au moyen du « Formulaire de demande de télétravail » (Annexe n°3) qu’il adresse, par courriel, à son manager en mettant en copie :

• Le HRBP

• Le N+2 ou le membre du Codir ou du Comex. La procédure de validation tiendra compte de l’organisation hiérarchique de l’agence concernée.

Article 10.2 - Entretien avec le manager

Le manager examine la demande et organise un entretien avec le collaborateur à l’occasion duquel les points suivants sont abordés :

• Les modalités de prise de la journée de télétravail 

Le collaborateur indique le jour au cours duquel il souhaite effectuer sa journée de télétravail.

La fixation de ce jour n’est pas immuable. En effet, la journée de télétravail peut être reportée sur une autre journée de la semaine en raison des circonstances mentionnées à l’article 7.3.

Le jour de télétravail est fixé d’un commun accord.

• Le cadre organisationnel du télétravail

L’échange permet au collaborateur et au manager d’assimiler les conditions d’exercice du télétravail, lesquelles sont précisées au Titre 3.

A cette occasion, ces derniers signent le document « Les engagements de chacun » qui matérialise leur engagement mutuel de respecter les règles édictées en la matière.

Il est joint au formulaire de demande de télétravail.

Article 10.3 - Décision

Le passage en télétravail est :

• Subordonné en premier lieu à l’accord du manager de proximité

• Confirmé après validation du HRBP et du membre du Codir ou du Comex

Ce procédé de validation permet à la société d’avoir une visibilité des collaborateurs qui souhaitent bénéficier du télétravail.

En cas de refus, le manager doit motiver sa réponse par un ou plusieurs des critères d’éligibilité définis au titre 1.

La demande est traitée moyennant le respect d’un délai de 15 jours calendaires maximum à compter de l’envoi par le collaborateur du courriel de demande de télétravail à son manager.

Le formulaire de demande, complété et signé par le salarié et le manager concerné, vaut formalisation de la situation du télétravail régulier.

Article 11 - Situations particulières

Le présent article précise les dérogations qui sont faites aux principes exposés ci-dessus.

11.1 – A l’initiative du salarié

Cas spécifiques

Le collaborateur peut prétendre au bénéfice de plus d’un jour de télétravail dans certaines situations exceptionnelles :

• En situation de handicap justifiant d’une reconnaissance de « travailleur handicapé »

• En situation médicale particulière attestée par le médecin du travail

• En situation de grossesse

• En situation de proche aidant telle qu’elle est définie par les dispositions légales

Ces situations particulières feront l’objet d’un examen particulier par le manager et le HRBP.

Le recours au télétravail se fait en empruntant le formalisme et la procédure précisés à l’article 10 et suppose que la fonction du collaborateur concerné soit éligible au dispositif du télétravail.

Toutefois, la dérogation sera réexaminée chaque année en tenant compte de l’évolution de la situation individuelle pour laquelle elle a été accordée.

L’exercice occasionnel du télétravail

Le collaborateur, éligible au dispositif du télétravail régulier peut également recourir au télétravail occasionnel.

Ce dernier est mis en œuvre pour répondre à une situation circonstanciée et exceptionnelle dans les cas limitatifs suivants : indisponibilité du moyen de transport en commun habituel, intempéries, impératif d’ordre personnel.

Le collaborateur transmet sa demande par écrit à son manager (exemples : courriel, sms, messagerie instantanée professionnelle) qui devra donner son accord.

11.2 – A l’initiative de la société

Sans remettre en cause le principe du volontariat, il est possible que la direction soit à l’initiative du télétravail.

En effet, celle-ci peut recourir au télétravail collectif dans les hypothèses suivantes : pic de pollution, pandémie, conditions climatiques particulières ou autre cas de force majeure.

Dans ce contexte, le télétravail est rendu nécessaire à la continuité de l’activité de la société et / ou pour garantir la protection du collaborateur.

Cette situation exceptionnelle, limitée dans le temps, prendra fin au terme de l’événement en cause.

Tous les collaborateurs seront concernés sous réserve que leur fonction soit éligible au télétravail.

La société informera les collaborateurs par courriel de la mise en œuvre du télétravail collectif.

TITRE 5. DISPOSITIONS FINALES

Article 12 - Entrée en vigueur – Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord a été conclu selon les conditions et modalités prévues à l’article L.2232-24 et suivants du Code du travail

Il est signé par les membres du CSE représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Article 13 - Révision – Dénonciation

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé selon les conditions et modalités prévues à l’article L.2232-24 et suivants du Code du travail.

Article 14 – Dépôt et publicité

Le dépôt sera effectué sur la plateforme de télé-déclaration du ministère du travail «TéléAccords », accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le dépôt sera accompagné des pièces suivantes :

- La version de la convention ou de l'accord signée des parties ;

- Une version publiable conforme à l'article L. 2231-5-1 du code du travail, c'est-à-dire ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires ;

- Le cas échéant, l'acte par lequel les parties ont convenu de la publication partielle de la convention ou de l'accord.

Un exemplaire sera déposé au secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

L’accord sera communiqué par courriel aux collaborateurs suivant le mois de son entrée en vigueur.

Il sera mis à leur disposition sur le réseau RH intranet.

Article 15 – Suivi

Un bilan annuel quantitatif et qualitatif sur la pratique du télétravail sera transmis aux représentants du personnel.

Fait à Neuilly-Sur-Seine, le 25 novembre 2019 en 5 exemplaires originaux

Pour la société MINDSHARE,

XX

Pour le Comité Social et Economique,

XX

Annexes

N°1 - Les engagements de chacun

N°2 – Liste des outils métiers et logiciels compatibles avec le télétravail

N°3 - Formulaire de demande de télétravail