Accord d'entreprise "Charte pour l'usage de ressources informatiques, de la téléphonie fixes et mobiles ainsi que les services internet" chez G.A.C. - AMI INGREDIENTS

CHARTE POUR L’USAGE DE RESSOURCES INFORMATIQUES, DE LA TELEPHONIE FIXES ET MOBILES AINSI QUE LES SERVICES INTERNET

SOCIETE A.M.I INGREDIENTS

Ce texte, associé au règlement intérieur d’AMI INGREDIENTS, a pour objet de préciser la responsabilité des utilisateurs en accord avec la législation, afin d'instaurer un usage conforme des ressources informatiques et des services Internet relevant de notre société et le cas échéant d'autres établissements du groupe.

Le bon fonctionnement du système d'informations suppose le respect des dispositions législatives et réglementaires qui s'imposent et notamment la sécurité, la performance des traitements et la conservation des données professionnelles.

Article 1^er : Définitions

On désignera de façon générale sous le terme « ressources informatiques » : les réseaux, les moyens informatiques de calcul ou de gestion locaux, ainsi que ceux auxquels il est possible d'accéder à distance, directement ou en cascade à partir du réseau d’AMI INGREDIENTS, les logiciels, les applications, les bases de données...

On désignera par « services Internet » : la mise à disposition par des serveurs locaux ou distants de moyens d'échanges et d'informations diverses : web, messagerie, forum, téléphonie IP (Internet Protocol), visioconférence...

On désignera sous le terme « utilisateur » : la personne ayant accès ou utilisant les ressources informatiques et services Internet quel que soit son statut.

Article 2 : Accès aux ressources informatiques, téléphoniques fixes et mobiles ainsi que les services Internet

L'utilisation des ressources informatiques, téléphoniques, l'usage des services Internet et l’utilisation des réseaux pour y accéder sont destinés à l'activité professionnelle des utilisateurs conformément à la législation en vigueur. AMI INGREDIENTS peut mettre à disposition ces outils (matériels informatiques, téléphonies fixes, téléphonies mobiles, accès Internet…) soit dans les locaux d’AMI INGREDIENT soit en dehors de ces locaux. (Par exemple sur un salon, à l’hôtel, à la maison…)

Ils peuvent être utilisés de manière occasionnelle à des fins personnelles et non commerciales. Cette utilisation doit être responsable et ne peut en aucun cas perturber ou ralentir l’activité professionnelle du collaborateur. Le supérieur hiérarchique de chaque utilisateur est mandaté par la direction pour s’assurer au quotidien du bon respect de cette règle.

L'utilisation des ressources informatiques partagées d’AMI INGREDIENTS et la connexion d'un équipement privé et extérieur (tels qu'un ordinateur, commutateur, modem, borne d'accès sans fil...) sur le réseau filaire ou Wifi sont soumises à autorisation du responsable d’AMI INGREDIENTS et aux règles de sécurité d’AMI INGREDIENTS. Ces autorisations sont strictement personnelles et ne peuvent en aucun cas être cédées, même temporairement, à un tiers. Elles peuvent être retirées à tout moment. Toute autorisation prend fin lors de la cessation de l'activité professionnelle qui l'a justifiée.

La société AMI INGREDIENTS peut en outre prévoir des restrictions d'accès spécifiques à son organisation (certificats électroniques, cartes à puce d'accès ou d'authentification, filtrage d'accès sécurisé...) et selon les fonctions des utilisateurs.

Article 3 : Règles d'utilisation et de sécurité

Tout utilisateur est responsable de l'usage des ressources informatiques auxquelles il a accès.

Il informe le service informatique de toute anomalie constatée.

L'utilisation de ces ressources doit être rationnelle et loyale afin d'en éviter la saturation ou leur détérioration.

Article 3.1 : Règles de sécurité

L’utilisateur doit appliquer les recommandations de sécurité d’AMI INGREDIENTS à laquelle il appartient et notamment se conformer aux dispositifs mis en place par AMI INGREDIENTS pour lutter contre les virus et les attaques par programmes informatiques,

Il appartient à l’utilisateur de protéger ses données en utilisant différents moyens de sauvegardes individuelles ou mises à sa disposition,

L’utilisateur doit garantir l’accès à tout moment à ses données professionnelles dans le cadre de la politique de recouvrement (voir article 3.2) de données mise en œuvre au sein d’AMI INGREDIENTS,

L’utilisateur ne doit pas quitter son poste de travail ni ceux en libre-service en laissant des ressources ou services accessibles. Toute opération illicite effectuée sur son compte alors qu’il aurait dû se déconnecter peut, de fait, lui être imputée.

L’utilisateur s’interdit expressément le contournement des mesures de sécurité pour accéder sans autorisation aux systèmes de la société « AMI INGREDIENTS » ou à ceux de tiers ainsi que de compromettre tout système informatique.

Article 3.2 : Règles d'utilisation

Toute information est professionnelle à l'exclusion des données explicitement désignées par l'utilisateur comme relevant de sa vie privée. Ainsi, il appartient à l'utilisateur de procéder au stockage éventuel de ses données à caractère privé dans des répertoires explicitement prévus à cet effet et intitulés « privé » ou « personnel ».

La protection et la sauvegarde régulière des données de ces dossiers incombent à l'utilisateur, la responsabilité d’AMI INGREDIENTS ne pouvant être engagée quant à la conservation de cet espace,

L’utilisateur doit suivre les règles en vigueur au sein d’AMI INGREDIENTS pour toute installation de logiciel et ne pas télécharger ou utiliser de logiciels ou progiciels sur le matériel d’AMI INGREDIENTS sans autorisation explicite. Notamment, il ne doit pas installer de logiciels à caractère ludique, ni contourner les restrictions d'utilisation d'un logiciel. Les logiciels doivent être utilisés dans les conditions des licences souscrites ou obtenus en libres de droits (Freeware),

Le recouvrement est le dispositif de secours permettant à une personne habilitée d'accéder à des données lorsque le mécanisme principal n'est plus utilisable (perte ou destruction de clé, oubli de mot de passe...) ou en cas d'empêchement de l'agent détenteur.

L’utilisateur doit veiller à la protection des différents moyens d'authentification personnels. En particulier, il doit choisir des mots de passe sûrs, gardés secrets et en aucun cas il ne doit les communiquer à des tiers. Si pour des raisons exceptionnelles et ponctuelles, un utilisateur se trouve dans l'obligation de communiquer son mot de passe, il devra veiller dès que possible au changement de

ce dernier. Il doit également protéger son certificat électronique par un mot de passe sûr gardé secret. Comme la signature manuscrite, le certificat électronique est strictement personnel et l'utilisateur s'engage à n'autoriser personne à en faire usage à sa place,

L’utilisateur doit signaler toute tentative de violation de son compte et, de façon générale, toute anomalie qu'il peut constater,

L’utilisateur s'engage à ne pas mettre à la disposition d'utilisateur(s) non autorisé(s) un accès aux ressources informatiques ou aux services internes, à travers des matériels dont il a l'usage,

L’utilisateur ne doit pas utiliser ou essayer d'utiliser des comptes autres que le sien ou masquer son identité. Il ne doit pas s’approprier, modifier ou tenter de décrypter le mot de passe d’un autre utilisateur,

L’utilisateur ne doit pas accéder aux informations et documents conservés sur les ressources informatiques autres que ceux qui lui sont propres, et ceux qui sont publics ou explicitement autorisés. Il ne doit pas tenter de les lire, modifier, copier ou détruire, même si l'accès est techniquement possible.

Article 4 : Respect de la loi informatique et libertés

Un recours croissant à l’usage des technologies de l’information exige que chacun respecte les principes du droit à la protection des données personnelles dans ses deux volets : droits individuels et obligations.

Toutes créations où modifications de fichier comportant des données personnelles doit, préalablement à sa mise en œuvre, être déclarée auprès du DPO/Référent RGPD de l’entreprise, qui étudie alors la pertinence des données recueillies, la finalité du fichier, les durées de conservation prévues, les destinataires des données, le moyen d’information des personnes fichées et les mesures de sécurité à déployer pour protéger les données. Il procède ensuite aux opérations de mise en conformité (registre des traitements, clauses spécifiques ...).

Le DPO/Référent RGPD permet de garantir la conformité de l’entreprise à la loi Informatique et Libertés et au RGPD.

En cas de non-respect des obligations relatives à la loi informatique et libertés et au RGPD, le DPO/Référent RGPD sera informé et pourra prendre toutes mesures conservatoires nécessaires pour mettre fin au traitement illégal ainsi qu’informer le responsable hiérarchique de l’utilisateur à l’origine du traitement illégal.

Article 5 : Respect de la propriété intellectuelle

L'utilisateur ne doit pas reproduire, télécharger, copier, diffuser, modifier ou utiliser les logiciels, bases de données, pages web, images, photographies ou autres créations protégées par le droit d'auteur ou un droit privatif, sans avoir obtenu préalablement l'autorisation des titulaires de ces droits.

Article 6 : Préservation de l'intégrité des ressources informatiques

L'utilisateur s'engage à ne pas apporter volontairement des perturbations au bon fonctionnement des ressources informatiques et des réseaux que ce soit par des manipulations anormales du matériel, ou par l'introduction de logiciels parasites connus sous le nom générique de virus, chevaux de Troie, bombes logiques...

Tout travail de recherche ou autres, risquant de conduire à la violation de la règle définie dans le paragraphe précédent, ne pourra être accompli qu'avec l'autorisation du responsable d’AMI INGREDIENTS et dans le strict respect des règles qui auront alors été définies.

Article 7 : Usage des services Internet (web, messagerie, forum, téléphonie IP...}

7.1 Internet

Internet est un outil de travail ouvert à des usages professionnels dont l'utilisation doit respecter des principes généraux et des règles propres aux divers sites qui les proposent, ainsi que dans le respect de la législation en vigueur.

Internet permet des communications d’affaires dans le monde mais Internet est à double sens, son accès introduit le risque que l’utilisateur peut importer une menace pour la sécurité de nos propres systèmes.

En particulier, l'utilisateur :

• Ne doit pas se connecter ou essayer de se connecter sur un serveur autrement que par les dispositions prévues par ce serveur ou sans y être autorisé par les responsables habilités,

• Ne doit pas se livrer à des actions mettant sciemment en péril la sécurité où le bon fonctionnement des serveurs auxquels il accède,

• Ne doit pas usurper l'identité d'une autre personne et il ne doit pas intercepter de communications entre tiers,

• Ne doit pas utiliser ces services pour proposer ou rendre accessibles aux tiers des données et informations confidentielles ou contraires à la législation en vigueur,

• Ne doit pas déposer des données sur un serveur interne ou ouvert au grand public (Google, Free, Orange, ...) ou sur le poste de travail d'un autre utilisateur sans y être autorisé par les responsables habilités,

• Doit faire preuve de la plus grande correction à l'égard de ses interlocuteurs dans les échanges électroniques par courrier, forums de discussions...,

• S’interdit d’utiliser Internet de quelque manière qui serait illégal ou de façon à nuire à la réputation d’AMI INGREDIENTS,

• Ne doit pas utiliser internet à des fins personnelles lucratives (Par exemple : les jeux en ligne, activités commerciales personnelles),

• Doit s’imposer de ne pas délibérément accéder, créer, afficher, transmettre, solliciter, imprimer, télécharger ou diffuser des messages, des informations ou des documents qui seraient ou pourraient être interprétées comme frauduleux, menaçant, pornographique, discriminatoire, diffamatoires, injurieux, harcelant ou illégale.

La société AMI INGREDIENTS ne pourra être tenue pour responsable des détériorations d'informations ou des infractions commises par un utilisateur qui ne se sera pas conformé à ces règles.

2. Messagerie électronique

La messagerie électronique est un outil de travail ouvert à des usages professionnels. Elle peut être utilisée à titre accessoire et occasionnel à des fins personnelles mais cette utilisation nécessite que l’utilisateur agisse de manière responsable et que l’utilisation ne perturbe pas le rendement au travail ou n’entre pas en conflit avec les intérêts d’AMI INGREDIENTS.

Tout message sera réputé professionnel sauf s'il comporte une mention particulière et explicitée dans son objet indiquant son caractère privé ou s'il est stocké dans un espace privé de données.

Chaque utilisateur doit organiser et mettre en œuvre les moyens nécessaires à la conservation des messages pouvant être indispensables ou simplement utiles en tant qu'éléments de preuve.

L'utilisateur doit veiller à ce que la diffusion des messages soit limitée aux seuls destinataires concernés afin d'éviter les diffusions de messages de masse, l'encombrement inutile de la messagerie ainsi qu'une dégradation du service.

L'évolution permanente des techniques de l'informatique met à disposition des utilisateurs de nouveaux services qui peuvent être accessibles depuis le réseau d’AMI INGREDIENTS. Ces nouvelles techniques, qui peuvent présenter un risque de vulnérabilité particulier, ne peuvent être utilisées qu'après accord préalable du responsable d’AMI INGREDIENTS et dans le strict respect de la politique de sécurité des systèmes d'information.

L’utilisateur doit veiller à la mise à jour de ses listes de distribution car celles-ci peuvent devenir obsolètes et polluer les systèmes d’envoi de courrier électroniques avec des adresses qui n’existeraient plus.

En cas d’absence planifiée devant impliquer l’impossibilité de répondre aux messages, chaque utilisateur doit signaler à ses correspondants par un message d’absence approprié les interlocuteurs de substitution auxquels ceux-ci peuvent s’adresser.

L’utilisateur doit désigner un autre utilisateur qui pourra accéder à ses mails en cas de maladie ou d’absence imprévue afin d’éviter une situation où les courriers importants seraient non lus. Le service informatique a la charge d’effectuer le transfert des courriels à titre temporaire.

L’utilisateur doit respecter dans sa communication écrite par messagerie électronique les règles de civilité qu’AMI INGREDIENTS souhaite voir respecter par ses collaborateurs : politesse, concision, réserve, modération des propos, absence de polémique inutile.

3. Téléphonie

Le fournisseur de téléphonie fournit, à l’entreprise AMI INGREDIENTS, avec les factures mensuelles le détail des communications. L’entreprise se réserve le droit d’analyser les consommations et de stopper toute dérive.

Article 8 : Analyse et contrôle de l'utilisation des ressources

Pour des nécessités de maintenance et de gestion technique, de contrôle à des fins statistiques, de traçabilité, d'optimisation, de sécurité ou de détection des abus, l'utilisation des ressources informatiques et des services internet, ainsi que les échanges via le réseau peuvent être analysés et contrôlés dans le respect de la législation applicable et notamment de la loi sur l'informatique et des libertés.

L'utilisateur dont le poste fait l'objet d'une maintenance à distance doit être préalablement informé.

Les personnels en charge des opérations de contrôle sont soumis à une obligation de confidentialité. Ils ne peuvent donc divulguer les informations qu'ils sont amenés à connaître dans le cadre de leur fonction, en particulier lorsqu'elles sont couvertes par les secrets des correspondances ou relèvent de la vie privée de l'utilisateur, dès lors que ces informations ne remettent en cause ni le bon fonctionnement technique des applications, ni leur sécurité, ni l'intérêt du service.

Les administrateurs ne doivent faire aucune exploitation à des fins autres que celles liées au bon fonctionnement et à la sécurité des applications des informations des réseaux et systèmes.

Article 9 : Traçabilité

La société AMI INGREDIENTS se réserve le droit de mettre en place un système de journalisation et de traçabilité des accès Internet de la messagerie, des données échangées ainsi que tous les systèmes d’information.

AMI INGREDIENTS pourra analyser ces traces en cas de besoin.

Article 10 : Rappel des principales dispositions légales

Il est rappelé que l'ensemble du personnel d’AMI INGREDIENTS quel que soit leur statut est soumis à la législation française en vigueur et doit notamment respecter les Lois Informatique et Liberté et le Règlement Général sur la Protection des Données.

Article 11 : Application

La présente charte s'applique à l'ensemble du personnel d’AMI INGREDIENTS quel que soit leur statut, et plus généralement à l'ensemble des personnes, permanents ou temporaires qui utilisent, à quelque titre que ce soit, les ressources informatiques et services internet de la société, ainsi que ceux auxquels il est possible d'accéder à distance directement ou en cascade à partir du réseau d’AMI INGREDIENTS.

La charte doit être portée à la connaissance des personnes visées à l'alinéa précèdent par tous moyens et notamment :

• Par envoi sur messagerie lorsqu'un compte est ouvert pour un utilisateur, celui-ci devant déclarer avoir pris connaissance de la présente charte, par voie d'affichage dans les locaux d’AMI INGREDIENTS, par voie d'annexe au règlement intérieur d’AMI INGREDIENTS,

• Ou par remise d'un exemplaire papier de la charte.

La charte peut être annexée aux contrats de travail.

Article 12 : Sanctions

Tout utilisateur qui contreviendrait aux règles précédemment définies peut s’exposer à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement et à des actions juridiques.

Fait à Tauxigny

Le 08 juillet 2022