Accord d'entreprise "Protocole d'accord pré électoral pour les élections du CSE du site TEIS" chez TOSHIBA TEC EUROPE IMAGING SYSTEMS SA

PROTOCOLE D’ACCORD PRE ELECTORAL POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DU SITE DE TOSHIBA TEC EUROPE IMAGING SYSTEMS

Entre :

La Société

Sise adresse, représentée par

Et :

Il a été convenu ce qui suit :

Le présent accord préélectoral définit les modalités d’organisation et de déroulement des prochaines élections professionnelles pour élire les membres du Comité Social et Economique au sein de l’entreprise …...

Conformément à la décision unilatérale de l’employeur instaurant le vote électronique pour nos élections professionnelles en date du 24 Mai 2019, celles-ci auront lieu par voie électronique.

ARTICLE 1 : DATE – HORAIRES – LIEU DES ELECTIONS

Le premier tour de scrutin pour le Comité Social et Economique est fixé pour le Mercredi 2 Octobre 2019 pour l’ensemble des collèges et le second tour le Mercredi 16 Octobre 2019.

Les opérations électorales se dérouleront par voie électronique pour le personnel de ………………..et l’équipe …………………. située dans les locaux de ………………………………….

La plateforme de vote électronique sera ouverte du Lundi 30 Septembre 2019 à 8h00 jusqu’au Mercredi 2 Octobre 2019 à 14h00 pour le premier tour et du Lundi 14 Octobre 2019 à 8h00 au Mercredi 16 Octobre 2019 à 14h00 pour le second tour s’il a lieu.

Les salariés de ……………………… auront la possibilité de voter via la plateforme de vote électronique sur leur temps de travail. Des groupes et des horaires seront aménagés dans les différents secteurs par la hiérarchie.

Un quart d’information sur l’organisation des élections et du vote électronique sera planifié en septembre 2019 et sera dispensé à l’ensemble du personnel.

ARTICLE 2 : EFFECTIF, COMPOSITION DES COLLEGES ELECTORAUX, REPARTITION DES SIEGES ENTRE LES COLLEGES

Effectif moyen de l’entreprise au cours des 12 derniers précédents :

Le nombre de membres de la délégation du personnel du CSE prévu à l’article L. 2314-1 du Code du Travail est de 10 titulaires et 10 suppléants pour ……………….. au vu des effectifs.

Nombre de collèges et répartition du personnel dans les collèges. Il y aura trois collèges :

• Collèges ouvriers et employés

• Collège agents de maîtrise et assimilés, techniciens

• Collège ingénieurs et cadres

Collège 1 :

Personnel ouvrier : il s’agit du personnel classé « Ouvriers » au sens de la convention collective de la métallurgie des arrondissements de Rouen et Dieppe identifié dans le système informatique par son code statut.

Pour mémoire, la catégorie « ouvriers » au sein de la métallurgie comprend les coefficients de 140 à 240.

Personnel employé : il s’agit du personnel classé « Administratifs et Techniciens » au sens de la convention collective de la métallurgie des arrondissements de Rouen et Dieppe, également identifié dans le système informatique par son code statut, dont le coefficient est inférieur ou égal à 240.

Collège 2 :

Personnel en statut AM atelier plus personnel en « Administratifs et Techniciens » identifié dans le système informatique par son code statut au-delà du coefficient 240.

Collège 3 :

Personnel au statut cadre au sens de la convention collective nationale des ingénieurs et cadres de la métallurgie.

REPARTITION DE L’EFFECTIF PAR CATEGORIES (effectif au 30 Mai 2019)

REPARTITION DU NOMBRE DE SIEGES ENTRE LES COLLEGES :

1^er collège – Ouvriers & Employés : 5 sièges

2^ème collège – Techniciens & AM : 3 sièges

3^ème collège – Cadres : 2 sièges

La répartition des sièges entre les collèges tient compte autant que possible des effectifs respectifs de l’électorat qu’ils regroupent.

ARTICLE 3 – PERSONNEL ELECTEUR ET ELIGIBLE

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les dispositions du Code du Travail. Ces conditions s’apprécient à la date du scrutin.

ELECTORAT

La liste des électeurs et des éligibles par collège (précisant nom, prénom et date d’entrée dans l’entreprise pour chaque salarié) sera affichée le Lundi 2 Septembre 2019. Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées au Département des Ressources Humaines dans les trois jours suivant cet affichage.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs :

• Les salariés de ………………………………………, sous conditions cumulatives

• D’être âgés de seize ans révolus

• D’y travailler depuis au moins trois mois

• Et de ne faire l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques

Il est précisé que les salariés détenant une délégation particulière d’autorité établie par écrit permettant de les assimiler à l’employeur (dont les personnes représentant l’employeur devant les instances représentatives du personnel) sont exclus de l’électorat.

• Le personnel mis à disposition de l’entreprise, sous conditions cumulatives :

• D’être âgés de seize ans révolus

• D’être présent dans les locaux de ………………………. au jour du scrutin

• D’y travailler depuis au moins 12 mois continus

• D’avoir opté pour l’exercice du droit de vote au sein de ……………

• Et de ne faire l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques

ELIGIBILITE

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont éligibles les salariés de ……………………………. :

• Remplissant les conditions d’électorat ci-dessus

• Agés de 18 ans révolus

• Et travaillant depuis au moins un an dans l’entreprise

• Ne pas être proche parent de l’employeur

ATTENTION : un salarié ne peut être candidat que dans son collège

SONT EXCLUS de l’éligibilité et de l’électorat :

• L’employeur et ses représentants : Le PDG, le DRH et leur famille selon la loi

• Les intérimaires (sauf s’ils sont présents dans l’entreprise depuis un an sans interruption)

• Les stagiaires

ARTICLE 4 – PREMIER TOUR DE SCRUTIN

La date des élections pour le 1^er tour est fixée au Mercredi 2 Octobre 2019.

Il est rappelé que seules les organisations syndicales représentatives sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour. Ces dernières sont remises au Département des Ressources Humaines contre récépissé ou adressées par lettre recommandée avec avis de réception le Lundi 9 Septembre 2019 à 17h00.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.

Les listes seront affichées dès que le Département RH en aura connaissance (Affichage des candidatures le Lundi 9 Septembre 2019 avant 17h18) sur les panneaux réservés aux élections et envoi par mail au personnel de …………………..

Les listes restent valables pour le deuxième tour sauf modification par les organisations syndicales.

Les listes seront transmises par la Direction au prestataire en charge du vote électronique.

ARTICLE 5 – DEUXIEME TOUR DE SCRUTIN

Le second tour n’a lieu que dans les situations suivantes appréciées collège par collège :

• Les syndicats n’ont pas présenté de liste

• Les sièges n’ont pas tous été pourvus

• Le quorum n’a pas été atteint (plus de 50% des électeurs ne sont pas valablement exprimés)

Si l’une de ces situations se présente, le second tour aura lieu le Mercredi 16 Octobre 2019.

Les candidatures sont libres.

Des candidats individuels peuvent également se présenter.

Si le second tour est nécessaire, la Direction des Ressources Humaines affiche, avec les résultats du premier tour, un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu’il reste à pourvoir et le ou les collèges concernés. Cet affichage aura lieu le Lundi 7 Octobre 2019 avant 17h18.

Les listes des candidats devront être remises avant le Vendredi 4 Octobre 2019 à 14h00. Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelle liste avant la date limite de dépôt.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction des Ressources Humaines sur les panneaux réservés à l’entreprise.

Elles seront également transmises par la Direction au prestataire en charge du vote électronique.

ARTICLE 6 – REPRESENTATION EQUILIBREE ENTRE HOMMES ET FEMMES

Les organisations syndicales ainsi que toute personne amenée à présenter des listes de candidats s’engagent à respecter les dispositions du Code du Travail relatives à la représentation équilibrée des femmes et des hommes.

1^er collège : Ouvriers et Employés 

La proportion de femmes et d’hommes dans ce collège est la suivante :

• Femmes : 37%

• Hommes : 63%

2^ème collège : Techniciens, Agents de Maîtrise 

La proportion de femmes et d’hommes dans ce collège est la suivante :

• Femmes : 25%

• Hommes : 75%

3^ème collège : Ingénieurs et Cadres 

La proportion de femmes et d’hommes dans ce collège est la suivante :

• Femmes : 25%

• Hommes : 75%

Les organisations syndicales doivent veiller à un équilibre entre femmes et hommes pour la répartition des sièges.

ARTICLE 7 - PROPAGANDE

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

ARTICLE 8 – BUREAUX DE VOTE

Au vu du contexte du vote électronique se déroulant à distance, les parties ont convenu d’un bureau de vote unique. Ce bureau de vote est composé de trois électeurs volontaires :

• Un président : le salarié volontaire le plus âgé ou à défaut l’électeur le plus âgé

• Deux assesseurs : le second plus âgé et le plus jeune des salariés volontaires dans le collège ou à défaut, le second plus âgé et le plus jeune électeur

Un candidat et / ou un observateur peut être présent.

Par ailleurs, si un représentant de l’employeur ne peut pas être membre du bureau de vote (président ou assesseur), la présence de l’employeur ou de l’un de ses représentants dans le bureau de vote est admise, en tant qu’observateur et sans que cela ne doive perturber le bon déroulement de l’élection.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s’assure de la régularité, du secret du vote, et seront présents lors des résultats des élections fournis par le prestataire. Ils signeront également les documents CERFA de proclamation de résultats.

La Direction fournit à chaque bureau de vote un exemplaire du présent protocole.

ARTICLE 9 – ORGANISATION DU SCRUTIN

Le recours au vote électronique est ouvert par la décision unilatérale de l’employeur instituant le vote électronique en vue des élections professionnelles.

La société DOCAPOST BPO (siège social : 10, Avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT) a été choisie pour organiser le scrutin.

L’organisation de ces élections est encadrée par le Code du Travail notamment par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21).

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• Assurer la mise en conformité du traitement relatif à la mise en place d’un système de vote électronique avec les dispositions légales et règlementaires relatives à la protection des données personnelles

• Respecter les formalités déclaratives au registre du traitement des données personnelles tenu par l’entreprise

• Informer les salariés concernés des caractéristiques de ce traitement et des droits d’accès, de rectification, d’opposition conformément à la réglementation en vigueur et informer les organisations syndicales représentatives de l’entreprise une fois ces démarches effectuées

• Vérifier que le prestataire qui est en charge du vote électronique a procédé à une expertise indépendante avant la mise en place ou une modification substantielle du système

• Transmettre ou remettre les codes d’authentification aux électeurs par un moyen garantissant la confidentialité de la transmission

• Mettre en place une cellule d’assistante conjointement avec le prestataire, chargée notamment de procéder à des contrôles / tests avant que le vote ne soit ouvert, puis à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement en présence des membres des bureaux de vote, des représentants des organisations syndicales / délégués de liste et de représentants de la Direction. Cette cellule d’assistance est également chargée de résoudre d’éventuels problèmes techniques pendant le scrutin. Il est précisé qu’elle sera disponible pendant toute la durée des élections, sans toutefois être nécessairement physiquement présente dans les locaux de TEIS

• Conserver sous scellés du système, incluant les bulletins cryptés et les résultats, jusqu’à l’expiration du délai de recours en justice par le prestataire

• Dispenser une formation auprès des membres du bureau et des représentants du personnel relative au système de vote

• Délivrer une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales pour chaque salarié

Les membres de la délégation du personnel, les membres du bureau de vote, les délégués de liste et des représentants de la Direction bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se réaliser à distance. La réunion au cours de laquelle sera dispensée cette formation pourra être l’occasion de procéder aux opérations de test et de contrôles obligatoires avant le vote.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (ordinateur de travail, PC / tablettes des web pauses, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, le présent protocole comporte en annexe la description détaillée des opérations électorales et du fonctionnement du système de vote.

Les électeurs ont la faculté de retirer des noms d’une liste (« raturage »). Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est strictement inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Le panachage est interdit.

Les « ratures » sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne des voix de la liste.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant été raturés à plus ou égal à 10% dans une même liste, c’est le candidat le plus âgé qui sera proclamé élu.

ARTICLE 10 – MODALITE DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant le vote, par courrier postal à son domicile des codes (un identifiant et un mot de passe à personnaliser) personnels et strictement confidentiels, générés de manière aléatoire, lui permettant d’accéder au site de vote.

Seul le prestataire en charge de l’organisation du vote aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe de chaque électeur.

Dans ces conditions, aucun vote par correspondance en format papier, ni aucun vote papier à bulletin secret avec urnes, ne seront mis en place.

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique du nom de la liste syndicale. En cas de second tour avec des listes de candidats « sans étiquette », les listes seront présentées à la suite des listes syndicales dans l’ordre alphabétique du nom de famille de la tête de liste.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie soient identiques pour toutes les listes.

ARTILCE 11 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR

Afin d’accéder au serveur de vote, chaque électeur devra au préalable saisir ses identifiant et mot de passe communiqués par l’intermédiaire du prestataire, et qui sont personnels et strictement confidentiels.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connectée, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix en votant pour l’intégralité d’une liste ou en raturant un/des candidats ou en votant blanc.

En cas de perte ou d’oubli des codes, après que l’électeur soit authentifié par la cellule technique, le prestataire pourra procéder de nouveau à la génération de codes qui seront personnellement communiqués à l’électeur.

Avant le début du vote, le président du bureau de vote s’assure que l’urne électronique est vide et bien calibrée.

ARTICLE 12 - DEPOUILLEMENT

Le dépouillement des élections des membres du CSE aura lieu, pour le 1^er tour, le Mercredi 02 Octobre 2019 à partir de 14h00. Dans l’éventualité d’un second tour, il se tiendra le Mercredi 16 Octobre 2019 à partir de 14h00.

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n’est plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote, en présence du président du bureau, des assesseurs, des éventuels observateurs de l’employeur ou d’un représentant de l’employeur, et d’une assistance téléphonique d’un représentant du prestataire.

Le processus de dépouillement au sein du bureau de vote est le suivant :

• Clôture du site internet de vote

• Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les titulaires, puis pour les suppléants

• Le dépouillement des suffrages électronique à l’aide des clés de déchiffrement des membres du bureau de vote

• Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent protocole et aux dispositions légales

• Edition des procès-verbaux et des éléments d’établissement de la représentativité

• Vérification par le président du bureau de vote de l’exactitude des procès-verbaux pré remplis

• Impression et signature des procès-verbaux par les membres du bureau de vote

• Proclamation des résultats

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés à l’entreprise dès la proclamation des résultats.

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

ARTICLE 13 – CAMPAGNE ELECTORALE

Pour le 1^er tour, la campagne électorale prendra fin le Vendredi 27 Septembre 2019 à 17h18 (dernier jour travaillé avant l’ouverture de la plateforme de vote électronique).

Dans l’hypothèse d’un second tour, la campagne électorale prendra fin le Vendredi 11 Octobre 2019 à 17h18 (dernier jour travaillé avant l’ouverture de la plateforme de vote électronique).

Il est rappelé par ailleurs que l’usage de la messagerie électronique professionnelle n’est pas autorisé pour la propagande électorale.

Les professions de foi doivent être établies sur une feuille A4 recto/verso noir et blanc ou couleur jusqu’au 2 Mo au format informatique PDF et devront être communiquées avant le 30 Août 2019 au Département des Ressources Humaines par courriel à ……………………………….. qui les transmettra au prestataire chargé du vote électronique.

ARTICLE 14 – COMMUNICATION AUPRES DES SALARIES

La Direction communique, après signature du présent accord, par voie d’affichage et par courriel, une note d’information relative aux élections professionnelles qui :

• Explicite le déroulement des élections et invite chaque salarié à contrôler son appartenance au collège électoral à compter de la publication des listes électorales. Chaque salarié pourra vérifier que le collège qui lui est attribué correspond bien à la situation dans laquelle il sera à la date des élections

• Rappelle les dates et heures des élections professionnelles et le ou les lieux de vote

ARTICLE 15 – DEBUT ET FIN DE MANDAT

Le mandat des membres du Comité Social et Economique sera d’une durée de 4 ans.

Les mandats des élus du CSE nouvellement élus, prendront effet, pour tous les collèges à la même date, soit le 3 Octobre 2019 s’il n’y a pas de second tour, soit le 17 Octobre 2019 si second tour il y a.

ARTICLE 16 – DISPOSITIONS FINALES

Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral entrent en vigueur à la date de sa signature et sont applicables uniquement pour les élections des membres du CSE de 2019 définies dans ce protocole.

Un exemplaire sera affiché dans les locaux de l’entreprise.

Il est remis un exemplaire à chacune des parties signataires.

Fait à ……………………………………, le 17 Juin 2019