ACCORD SUR L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL ET SUR LA REMUNERATION

• ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

La Société FAYAN-ROUX, BONTOUX et associés ;

Société d’exercice libéral à responsabilité limitée,

Dont le siège social est situé 30 bis, rue PASCAL (01100),OYONNAX

Inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de BOURG EN BRESSE ;

Sous le n° 422 637 827 

Représentée par …………………….., en qualité de co-gérant, ayant tous pouvoirs aux fins des présentes.

Ci-après dénommée « la Société »

D'UNE PART

• ET :

L’ensemble des salariés de la société ayant ratifié l’accord à la majorité des 2/3, suite à référendum organisé en date du 5 décembre (procès-verbal annexé aux présentes).

D'AUTRE PART

IL EST PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT

La Société FAYAN-ROUX, BONTOUX ET ASSOCIÉS est une société d’avocats spécialisée en droit social, inter-barreaux, inscrite aux barreaux de l’Ain, de Lyon et de Paris.

Elle exerce deux activités distinctes mais complémentaires, le conseil auprès des entreprises et la direction des contentieux de ses clients en matière de droit social. Elle a par ailleurs développé une spécialité en matière de gestion de la tarification des accidents du travail.

L’activité, telle qu’exercée par la société est extrêmement dépendante de nombreux facteurs qui ne peuvent être appréhendés dans le cadre ordinaire de la législation sur le temps de travail, et pour lesquels la convention collective de branche n’apporte aucune solution satisfaisante.

Parmi ces facteurs, on peut notamment dénombrer les thématiques suivantes :

• Le volume d’activité de la société dépend uniquement de la demande de sa clientèle, qui revêt par nature, un caractère aléatoire.

- L’effectif de la société est majoritairement concentré sur la région lyonnaise. Pour autant, trois implantations sont dénombrées, ce qui suppose une relative mobilité.

- Les personnes affectées à l’activité contentieuse sont amenées à travailler sur l’ensemble du territoire français, en raison de l’implantation géographique de la clientèle. En effet, le cabinet étant donnée son implantation multiple et en raison de sa spécialisation, est amené à intervenir sur l’intégralité du territoire français, voir à l’étranger.

- Le cabinet exerce également une activité de conseil en matière de mobilité internationale. En conséquence, il doit satisfaire aux demandes des clients en tenant compte de leur localisation et des décalages horaires.

- Certaines disciplines et plus spécifiquement l’activité contentieuse suit une certaine saisonnalité. En effet, les périodes de vacances judiciaires marquent très sensiblement le volume d’activité du service concerné.

- L’activité contentieuse est également marquée par des cycles, en lien avec le respect des procédures et les obligations des entreprises (réception des comptes employeur, notification des taux, …).

Pour faire face à ces différentes problématiques, la société a d’ores et déjà pris un certain nombre de mesures, parmi lesquels on peut dénombrer :

- Fixation de l’horaire collectif à 39 heures (comprenant quatre heures supplémentaires) ;

- mise à disposition d’un logiciel de gestion de la clientèle (KLEOS), permettant une organisation du travail, notamment à distance, quelle que soit la localisation de l’utilisateur (logiciel permettant une gestion externalisée).

L’utilisation de ce logiciel confère une certaine autonomie à l’ensemble des utilisateurs.

Cependant, ces mesures ne répondent que partiellement aux contraintes susvisées. En conséquence, il a été envisagé de faire appel à des modes d’aménagement du temps de travail, qui répondent davantage aux dites contraintes et permettent d’adapter la durée de travail au volume d’activité proposé.

 CECI EXPOSE, IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

• Article 1 : Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de la Société FAYAN-ROUX, BONTOUX ET ASSOCIÉS, travaillant dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée.

Sont exclus les collaborateurs libéraux qui n’ont pas le statut de salarié.

• Article 2 : Définitions

2-1 : Cadres et non cadres « intégrés »

La durée hebdomadaire de travail effectif fixé dans le cas du présent accord est de 35 heures.

Possibilité est néanmoins donnée de fixer une durée hebdomadaire supérieure, conformément l’article L.3121-56 du Code du travail, dans le cadre d’une convention de forfait en heures sur la semaine ou le mois.

La direction, pourra, selon les conditions d’exercice de la mission, proposer la signature d’une telle convention, laquelle requiert l’accord du salarié.

2-2 : Cadres et non cadres pouvant conclure des conventions de forfaits annuels, sur la base d’une référence horaire ou des forfaits annuels en jours

Les parties signataires reconnaissent que la nature des attributions et les spécificités d’exercice des missions confiées à certains salariés cadres et non cadres ne leur permettent pas de prévoir, pour cette catégorie de personnel, les mêmes modalités d’organisation du temps de travail que celles applicables à l’ensemble des autres membres du personnel.

Pour ces derniers, ci-après définis, il est fait application du dispositif de forfait annuel dans les conditions reprises ci-après.

Ce dispositif fait également l’objet d’un avenant au contrat de travail.

• Article 3 – contingent d’heures supplémentaires

Les parties fixent le contingent annuel d’heures supplémentaires applicable au sein de la société à 200 heures.

Article 4 - Forfaits annuels sur la base d’une référence horaire

4.1 Bénéficiaires :

Conformément aux dispositions de l’article L 3121-56 : « peuvent conclure une convention de forfait en heures sur l’année :

- les cadres dont la nature des fonctions de les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auxquels ils sont intégrés ;

- les salariés qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps ».

Dans le cadre du présent accord, peuvent bénéficier de conventions de forfait annuel sur la base d’une référence horaire, les personnels répondant à la définition du code du travail.

La conclusion d’une convention individuelle de forfait requiert l’accord du salarié. La convention est établie par écrit.

4.2-Durée du travail :

Le volume d’heures annuel prévu dans le cadre d’un forfait annuel sur la base d’une référence horaire est fixé au maximum à 1800 heures. Des conventions de forfait sur la base d’une référence horaire peuvent donc être conclues entre 1 607 heures et 1800 heures par an.

Pour les salariés entrant au cours de la période de référence, le forfait annuel sera déterminé prorata temporis du nombre de jours ouvrables, restant à travailler entre l’embauche et la fin de la période de référence et le nombre de jours ouvrables sur l’intégralité de la période de référence.

4.3 Période de référence

La période de référence pour l’application du dispositif est fixée du 1^er janvier au 31 décembre de l’année civile.

4.4 Durée maximale de travail et temps de repos des salariés

Les salariés concernés par un forfait annuel, sur une référence horaire sont soumis :

• à la durée quotidienne maximale de travail prévue à l’article L. 3121-34 du Code du travail, soit 10 heures par jour ;

• aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-35 et L. 3121-36 du Code du travail, soit 48 heures pour une semaine et 44 heures sur 12 semaines consécutives.

Parallèlement, l’amplitude journalière ne pourra excéder 13 heures. Les salariés devront organiser leur temps de travail pour respecter un repos journalier de 11 heures consécutives et un repos hebdomadaire de 24 heures auquel s’ajoute les 11 heures de repos journaliers (35 heures consécutives).

4.5 Absence et départ en cours d’année

En cas de rupture du contrat de travail en cours d’année, le salaire perçu peut être distinct de celui correspondant au nombre d’heures réellement travaillées.

Si le nombre d’heures réellement travaillées est supérieur au nombre d’heures rémunérées, en fonction du forfait, une régularisation sera effectuée. Si le nombre d’heures réellement travaillées est inférieur au nombre d’heures rémunérées, une régularisation sera également effectuée.

4.6 Contrôle de la durée du travail :

Compte tenu de la spécificité du dispositif et de l’absence de système de pointage au sein de la société, le nombre d’heures effectué au moyen d’un système déclaratif, chaque salarié en forfait remplissant le document de suivi du forfait mis à sa disposition à cet effet.

Ce document de suivi du forfait fera apparaître :

- Le nombre d’heures effectuées

- la date des journées travaillées

- le positionnement et la qualification des jours non travaillés.

Ce document rappellera la nécessité de respecter une amplitude et une charge de travail raisonnables, et une bonne répartition dans le temps du travail du salarié.

Il réservera un emplacement dédié aux observations éventuelles du salarié.

Ce document de suivi sera établi mensuellement et validé par le responsable hiérarchique.

L’élaboration mensuelle de ce document sera l’occasion, pour le responsable hiérarchique, en collaboration avec le salarié, de mesurer et de répartir la charge de travail sur le mois et de vérifier l’amplitude de travail de l’intéressé.

4.7 Rémunération :

Le bulletin de paye des salariés bénéficiaires d’un forfait annuel en heures comporte la nature et le volume du forfait convenu. Cette mention prend la forme suivante : « forfait annuel … heures ».

La rémunération forfaitaire mensuelle est indépendante du nombre d’heures de travail effectif accompli durant la période de paye considérée.

4.8 Contrôle :

Les salariés sous convention de forfait horaire bénéficieront chaque année d’un entretien avec leur supérieur hiérarchique, au cours duquel il sera débattu de l’organisation de leur travail, de l’amplitude des journées d’activité et de la charge de travail en résultant.

Article 5 - Durée du travail sous forme de forfaits annuels en nombre de jours travaillés

5.1 Bénéficiaires

Conformément aux dispositions de l’article L 3121-58 du Code du travail, les conventions de forfait en jours sur l’année, bénéficient au sein de l’entreprise, aux salariés suivants :

Sont concernés les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les contraint pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise ; ainsi que les salariés non cadres, dont la durée du travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Entrent dans cette catégorie :

- Les juristes

- la personne en charge, au sein du cabinet, du service administratif et comptable

- les assistants classés au minimum à l’échelon 3, coefficient 300.

5.2 Nombre de jours travaillés

Les conventions individuelles de forfait ne peuvent dépasser le plafond de 218 jours de travail par an, dont une journée au titre de la journée de solidarité.

Ce chiffre correspond à une année complète de travail d’un salarié justifiant d’un droit intégral à congés payés.

Dans le cas contraire, ce nombre sera réajusté en conséquence. Ce nombre calculé par la direction est communiqué chaque année, aux salariés concernés.

La période de référence pour l’application du dispositif est fixée du 1^er janvier au 31 décembre de l’année.

Le temps de travail est décompté en nombre de jours travaillés, défini dans une convention écrite, individuelle conclue avec l’intéressé.

Sous réserve d’un accord express du salarié et de la direction, formalisé dans le cadre d’un contrat ou d’un avenant au contrat de travail, les parties peuvent convenir d’un forfait annuel en jours, sur une base inférieure au plafond annuel de 218 jours.

La durée annuelle du temps de travail de chaque salarié soumis à un dispositif de forfait jours sur l’année, sera donc déterminée en soustrayant du nombre de jours calendaires de l'année (365 ou 366) :

• le nombre de jours de repos hebdomadaire,

• le nombre de jours fériés chômés dans la société, ne coïncidant pas avec un jour de repos hebdomadaire,

• 25 jours ouvrés de congés légaux annuels,

• une journée de solidarité.

Le nombre de jours de repos supplémentaire, correspond donc à la différence entre le chiffre ainsi obtenu et le plafond de 218 jours ou le plafond inférieur fixé contractuellement.

5.3 Règles de proratisation des forfaits annuels, pour les salariés entrés en cours de période de référence

Pour les salariés entrant au cours de la période de référence, le forfait annuel en jours sera déterminé prorata Temporis.

5.4 Décompte du nombre de jours travaillés

La durée du travail doit être décomptée sur chaque période de référence, par récapitulation du nombre de journées ou de demi-journées travaillées.

La demi-journée s’entend comme le temps s’écoulant avant la pause prévue pour le déjeuner et le temps s’écoulant après le déjeuner. Dans le cadre des présentes, indépendamment du nombre d’heures travaillées, le forfait jours reposant sur l’abandon d’une logique de décompte des heures de travail effectif, la comptabilisation pourra aboutir à décompter une journée ou une demi-journée si l’intervention du salarié n’a pas dépassé cette durée.

Bien que les salariés bénéficiaires d’une convention de forfait annuel en jours, bénéficient d’une grande latitude dans l’organisation de leur emploi du temps, il apparait nécessaire de fixer le nombre d’heures minimales que représente une journée ou une demi-journée de travail.

Au sens des présentes, une demi-journée de travail représente au minimum 3 heures de travail effectif, avant ou après le déjeuner, ainsi qu’il est indiqué ci-dessus.

Une journée de travail représente au minimum 6 heures de travail effectif, encadrant la pause déjeuner.

5.5 Durée maximale de travail et temps de repos des salariés

Étant autonomes dans l’organisation de leur emploi du temps, les salariés en forfaits en jours ne sont pas soumis à un contrôle de leurs horaires de travail. Leur temps de travail fait l’objet d’un décompte annuel en jours de travail effectif. Néanmoins, les intéressés doivent veiller à respecter une amplitude de travail raisonnable et répartir leur charge de travail de manière équilibrée dans le temps.

Les salariés concernés par un forfait annuel en jours ne sont pas soumis, aux termes de l’article L 3121-62 du Code du travail :

• à la durée légale hebdomadaire prévue à l’article L 3121-27 du Code du travail, soit 35 heures par semaine ;

• à la durée quotidienne maximale de travail prévue à l’article L 3121-18 du Code du travail, soit 10 heures par jour ;

• aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L 3121-20 et L 3121-22 du Code du travail, soit 48 heures pour une semaine et 44 heures sur 12 semaines consécutives.

Cependant, il apparait indispensable d’encadrer la prestation des salariés soumis à un forfait annuel en jours, afin de leur permettre d’exécuter leur prestation dans des conditions leur garantissant un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée.

Les parties ont donc souhaité encadrer les forfaits jours et garantir le respect des durées maximales de travail et parallèlement, le respect des temps de repos nécessaires.

Les parties rappellent, que le respect des durées maximales de travail visées ci-après et des temps de repos est une condition essentielle du présent accord, visant à garantir la santé et la sécurité des salariés visés par le présent accord.

Dans ce cadre, il est expressément convenu que la durée maximale de travail effectif d’un salarié bénéficiaire d’un forfait annuel en jours, est de :

• 10 heures quotidiennes,

• 48 heures hebdomadaires,

• 44 heures sur une période de 12 semaines consécutives.

Parallèlement, l’amplitude journalière ne pourra excéder 13 heures. Les salariés devront organiser leur temps de travail pour respecter un repos journalier de 11 heures consécutives et un repos hebdomadaire de 24 heures auquel s’ajoute les 11 heures de repos journaliers (35 heures consécutives).

L'effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos implique pour ce dernier une possible déconnexion des outils de communication à distance, dont les modalités d’exercice sont prévues ci-après.

5.6 Modalité des prises de jours de repos

5.6.1. Liberté de prise des temps de repos

Les salariés en forfaits en jours gèrent librement leur temps de travail en prenant en compte les contraintes organisationnelles de la société, ainsi que les besoins des clients.

5.6.2. Regroupement des temps de repos/accolement aux jours de congés payés

Les jours de repos peuvent faire l’objet d’un regroupement, dans la limite maximum de 2 jours ouvrables, consécutifs.

Pour permettre un juste équilibre entre vie professionnelle et vie privée, les jours de repos ne peuvent être accolés à la période de congés payés principale.

En effet, l’objectif des jours de repos est de permettre aux salariés concernés de bénéficier de temps de repos, qui doivent donc faire l’objet d’une répartition sur l’intégralité de la période de référence.

5.6.3. Demande de prise de repos

Afin de maintenir une organisation cohérente des différents services, la demande de repos doit être formulée auprès de la direction, au moyen du formulaire ad hoc.

La demande doit être formulée en respectant un délai de prévenance suffisant, fixé à :

• 15 jours pour un repos supérieur à une demi-journée et inférieur à 2 jours,

• 8 jours pour un repos inférieur à une demi-journée.

5.6.4. Report de la prise des jours de repos

À compter de la date de présentation de la demande, la direction dispose d’un délai de 3 jours ouvrables, pour exiger le report de la prise des jours de repos, dès lors que la demande excède une demi-journée.

La décision de report doit être motivée par des nécessités impérieuses d’organisation.

En cas de report, une nouvelle demande peut être déposée par le salarié concerné, dans les 8 jours qui suivent la décision de la direction. La demande de prise de jours de repos ne pourra alors, faire l’objet d’un nouveau report.

5.7 Suivi

5-7.1 Suivi de l’organisation du travail de chaque salarié

Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait en jours, le respect des dispositions contractuelles et légales sera suivi au moyen d’un système déclaratif, chaque salarié en forfait en jours remplissant le document de suivi du forfait mis à sa disposition à cet effet.

Ce document de suivi du forfait fera apparaître le nombre et la date des journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés, en :

• repos hebdomadaire ;

• congés payés ;

• jours fériés chômés ;

• jour de repos lié au forfait.

Ce document rappellera la nécessité de respecter une amplitude et une charge de travail raisonnables, et une bonne répartition dans le temps du travail du salarié.

Il réservera un emplacement dédié aux observations éventuelles du salarié.

Ce document de suivi sera établi mensuellement et validé par le responsable hiérarchique.

L’élaboration mensuelle de ce document sera l’occasion, pour le responsable hiérarchique, en collaboration avec le salarié, de mesurer et de répartir la charge de travail sur le mois et de vérifier l’amplitude de travail de l’intéressé.

5.7.2 Suivi annuel

Au début et en cours de chaque période de référence annuelle, la direction veillera à ce que les missions et objectifs attribués aux salariés, soient compatibles avec le nombre de jours devant être travaillés, ainsi qu’avec le respect des dispositions relatives aux repos quotidien et hebdomadaire.

Par ailleurs, les salariés concernés par un forfait en jours bénéficient chaque année d’un entretien avec leur supérieur hiérarchique, au cours duquel il sera notamment débattu :

• de la charge de travail du salarié,

• de l’organisation du travail dans la société,

• de l’amplitude des journées de travail,

• de l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale,

• ainsi que de la rémunération.

Cet entretien pourra être organisé parallèlement à l’entretien annuel.

Cet entretien annuel doit être conduit à la lumière des informations relevées dans les documents de suivi du forfait élaborés au cours de l’année et du formulaire d’entretien de l’année précédente.

À l’issue de l’entretien, un formulaire d’entretien annuel sera rempli par le supérieur hiérarchique afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés et signé par le salarié après qu’il aura porté d’éventuelles observations dans les encadrés réservés à cet effet.

La charge de travail des cadres en forfait en jours doit rester raisonnable et assurer une bonne répartition, dans le temps, de leur travail. À ce titre, chacun d’entre eux pourra solliciter auprès de son responsable hiérarchique direct un entretien supplémentaire afin de s’entretenir de sa charge de travail.

Chaque salarié tiendra informée la direction des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail. En cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d'organisation et de charge de travail, tout salarié a la possibilité d'émettre, par écrit, une alerte auprès de la direction, qui le recevra et formulera par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.

Inversement, si la direction est amenée à constater que l'organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutit à des situations anormales, elle pourra également organiser un rendez-vous avec l’intéressé.

5.8 Rémunération

Les salariés ayant signé une convention de forfait en jours sont rémunérés de manière forfaitaire.

La rémunération sera fixée sur l’année et sera versée par douzième, indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.

Le salaire minimum conventionnel sera majoré de 5 % pour les salariés soumis à un forfait annuel en jours.

Dans l’hypothèse d’une convention de forfait annuel en jours proratisée, la majoration du salaire minimum conventionnel sera calculée prorata temporis.

5.9 Absence et départ en cours d’année

Les absences de très courtes durées font l’objet d’un décompte si elles ont pour effet de réduire le nombre minimum d’heures de travail, sur la journée ou la demi-journée.

En cas d’absence, la retenue de salaire correspondante s’effectue en divisant le salaire forfaitaire annuel par le nombre de jours fixé par l’accord, augmenté du nombre de jours de congés payés et des jours fériés chômés payés. Ce dispositif permet d’obtenir un salaire journalier de référence.

De manière simulée, il est ensuite procédé à un calcul du salaire horaire en divisant le salaire journalier par 7 heures (sur la base de la durée légale du travail, soit 35 heures hebdomadaires).

En cas de rupture du contrat de travail en cours d’année, quel qu’en soit le motif, du fait du lissage de la rémunération annuelle, le salaire perçu peut être distinct de celui correspondant au nombre de jours réellement travaillés.

Si le nombre de jours réellement travaillés est supérieur au nombre de jours rémunérés en fonction du forfait, une régularisation sera effectuée sur la base suivante :

Salaire annuel x nombre de jours réellement effectué / forfait annuel – rémunérations mensuelles déjà versées.

Si le nombre de jours réellement travaillés est inférieur au nombre de jours rémunéré en fonction du forfait, une régularisation sera effectuée sur la même base.

L’éventuel trop perçu par le salarié sera compensé avec l’indemnité de congés payés et/ou de préavis, voir encore avec les indemnités de rupture (licenciement). Dans l’hypothèse où cette compensation ne s’avérerait pas suffisante, la société pourra solliciter une demande de remboursement.

5.10 Forfait annuel / congé parental / mi-temps thérapeutique

Un salarié en forfait jours ne peut être juridiquement considéré comme un salarié à temps partiel. En cas de demande d’un congé parental à temps partiel ou d’un mi-temps thérapeutique, il sera proposé un passage temporaire à temps partiel, avec un décompte en heures de travail.

Le salarié concerné se verra donc proposer la conclusion d’un avenant temporaire à temps partiel, en conformité avec les prescriptions légales. La rémunération sera alors calculée suivant les règles de la mensualisation.

5.11. Dépassement du forfait

La loi prévoit que « le salarié qui le souhaite peut, en accord avec son employeur, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de son salaire ».

En conséquence, les parties signataires décident que les salariés peuvent en accord avec la direction, dépasser le plafond de jours travaillés, fixé dans leur forfait annuel en jours.

Le nombre de jours de travail pouvant être effectué au-delà du forfait est plafonné à 230 jours par an

Les salariés concernés doivent en faire la demande auprès de la direction, grâce au formulaire ad hoc, au plus tard le 15 septembre.

L’accord entre le salarié et l’employeur est établi par écrit. Cet accord n’est valable que pour l’année en cours et ne pourra être reconduit de manière tacite.

La société peut s’opposer à ces demandes de dépassement sans avoir à justifier son refus.

Les jours de repos auxquels aura renoncé le salarié, en accord avec la direction, seront rémunérés avec une majoration de 10 %.

Ces jours, ainsi rémunérés, ne s’imputent pas sur le total des jours travaillés plafonnés par la convention de forfait jours.

Article 6 : Modalités d’exercice, par les salariés, de leur droit à la déconnexion

L’objet du présent article consiste à :

• définir les modalités du plein exercice, notamment par les salariés en forfaits annuels en jours de leur droit à la déconnexion,

• mettre en place un dispositif de régulation de l’utilisation des outils numériques, notamment, en vue d’assurer les temps de repos et de congés ainsi que de la vie personnelle et familiale.

6-1  Définitions

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit, pour les salariés, de ne pas être sollicités, que ce soit par courriels, messages ou encore appels téléphoniques à caractère professionnel, en dehors de leurs heures habituelles de travail.

Les salariés doivent avoir la possibilité de ne pas se connecter aux outils numériques (ordinateurs/téléphones portables …) et de ne pas être contactés, y compris sur leurs outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de leurs heures de travail habituelles.

Ce droit a pour objectif d’assurer le respect de la vie familiale et privée des salariés, ainsi que d’imposer le respect au repos quotidien, tel qu’il est prévu par l’article L 3131-1 du Code du travail.

6-2 Régulation de l’usage des outils numériques professionnels durant le temps de travail

Si le présent article s’applique prioritairement aux salariés ayant conclu une convention de forfait annuel en jours, il s’applique également à l’ensemble des salariés de la société, s’agissant plus particulièrement du bon usage des courriels et de la messagerie électronique.

La maîtrise des flux d’information et de leur pertinence est un enjeu de qualité du travail et de qualité de vie au travail. Il apparaît donc nécessaire de développer au sein de la société, une réponse adaptée à ces phénomènes.

Cela passe notamment par le développement de dispositifs de régulation interne des usages des outils numériques associant systématiquement les utilisateurs sur le contenu, la finalité et les règles d’utilisation de ces outils, ainsi que la mise en œuvre des projets.

S’agissant plus particulièrement de la messagerie électronique, afin d’éviter la surcharge informationnelle, la société convient de rappeler les règles de bon usage de la messagerie électronique, à savoir :

• L’utilisation de la messagerie électronique ne doit pas être le seul vecteur de communication entre les différents collaborateurs de la société : chaque salarié devra s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles. La société rappelle notamment l’importance de privilégier la communication verbale (par téléphone ou de visu) ; notamment, il est préconisé de ne pas répondre tout de suite à un e-mail (sauf demande à caractère d’urgence), plus particulièrement lorsque le salarié se sent « attaqué » et de préférer toujours les échanges oraux pour les sujets sensibles.

• Sortir du virtuel : pour les conversations simples, urgentes ou avec une personne placée près du lieu de travail, il est encore préconisé de préférer les échanges directs. Pour partager sur un document, un problème, il est souvent préférable de se rencontrer.

• La limitation de la diffusion du courriel aux destinataires concernés en évitant la diffusion systématique à un grand nombre de personnes : là encore, les salariés devront systématiquement s’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel : il est, en effet, important de bien viser sa cible et d’utiliser à bon escient le champ « à » pour les destinataires directement concernées, le champ « C.C. » pour ceux indirectement concernés et de limiter de l’utilisation du champ « CCi » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels et éviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• S’interroger sur la pertinence de la fonction « répondre à tous » : il est en effet préconisé de définir préalablement les types d’e-mail dont le collaborateur veut être en copie et de ne pas utiliser l’option « répondre à tous » si les remarques ne s’adressent qu’à l’émetteur. Le nombre de destinataires sera donc limité.

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

• Aller à l’essentiel, être factuel et informatif. Il est conseillé au personnel de ne rien écrire qu’il ne dirait pas : c’est la parole si les paroles s’envolent, les écrits restent et les e-mails se transmettent ;

• Soigner son image : avant envoi, il est préconisé de contrôler l’orthographe et de se mettre dans la situation du destinataire. Il est donc préférable de rédiger un texte bref et aéré et d’indiquer les mots-clés en gras ;

• D’une manière générale, limiter l’utilisation de la messagerie électronique aux stricts nécessaires ;

Il est également recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel, pendant les horaires de travail ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire.

De manière générale, les collaborateurs seront sensibilisés à la bonne utilisation de la messagerie électronique afin de prévenir toute survenance d’un « stress électronique ».

6-3 Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail

Afin d’assurer le droit à déconnexion, l’accès à la messagerie professionnelle sur le téléphone ne serait accordé qu’aux personnes en ayant une réelle utilité dans l’exercice de leur travail.

En tout état de cause, les outils nomades n’ont pas vocation à être utilisés pendant les périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail du salarié et dans tous les cas, après 20 heures 30 en semaine, le weekend. L’ensemble des acteurs de la société s’engage à respecter ces périodes de repos du salarié.

Afin d’assurer leur droit à déconnexion mais également leur sécurité et celle des tiers, la société attire l’intention des salariés amenés à conduire un véhicule, quant à l’obligation leur étant faite de ne pas utiliser leur téléphone portable durant le trajet.

En dehors des horaires de travail et dans tous les cas, après 20 heures 30 en semaine, le weekend ou pendant les congés du destinataire, les courriels ne sont pas présumés être lus.

Les collaborateurs s’attacheront, dans la mesure du possible et sauf urgence avérée, à ne pas envoyer de courriels durant leurs périodes de repos.

Sauf urgence particulière, les salariés n’ont pas l’obligation de prendre connaissance, ni de répondre aux mails qui leur sont adressés pendant leurs périodes de repos et dans tous les cas, après 20 heures 30 en semaine ainsi que le weekend. Il en est de même des appels ou messages téléphoniques reçus durant ces périodes.

Aucun membre de la société ne pourra être sanctionné s’il ne répondait pas à ses courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail.

En dehors de leurs horaires de travail repos et dans tous les cas, après 20 heures 30 en semaine ainsi que le weekend, et sauf urgence particulière, il est recommandé à tous les salariés de :

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail, et de préparer ses messages en mode bouillon ou hors connexion ;

• Se déconnecter du logiciel de courrier électronique, en choisissant de ne l’interroger que de façon sporadique ;

• Désactiver les alertes sonores et visuelles d’arrivée de nouveaux messages ;

• Article 7 : Rémunération

La convention collective des personnels salariés des cabinets d’avocats dispose que la rémunération est servie sur 13 mois, le 13^e mois étant versé avec le salaire du mois de décembre. L’usage au sein de la société, est le fractionnement du 13^e mois, versé par douzièmes.

Dans le cadre des présentes, les parties conviennent de la suppression définitive du 13^e mois conventionnel.

Néanmoins, à compter de l’entrée en vigueur du présent accord, la rémunération minimale mensuelle des salariés, correspondant à la classification, sera calculée sur la base du barème de salaires minimal établi par la convention collective, comme indiqué ci-après :

Salaire mensuel minimum = salaire mensuel minimum prévu par la convention collective et correspondante à la classification du salarié x 13/12.

Pour les salariés déjà inscrits à l’effectif, à la date d’entrée en vigueur du présent accord, la suppression du 13^e mois emporte la suppression de la ligne correspondante sur les bulletins de paye, à compter du 1^er janvier 2019.

Le salaire mensuel brut sera néanmoins maintenu par incorporation du 13^e mois, selon les modalités suivantes :

Rémunération mensuelle brute (à compter de la suppression du 13^e mois) = rémunération mensuelle brute antérieure + 1/12 du 13^e mois.

• Article 7 : Dispositions finales

  7-1 Date et durée d’application

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, entrera en application conformément à l’article L 2261-1 du Code du travail à partir du jour qui suit son dépôt.

Il est ici rappelé, que le présent accord se substitue immédiatement et de plein droit aux dispositions qu’il modifie.

Les parties conviennent également que le présent accord se substitue aux usages et engagements unilatéraux ayant le même objet.

7-2 Economie de l’accord

La nullité qui affecterait l’une des clauses de cet accord, ne remettrait pas en cause les autres clauses de celui-ci.

7-3 Dénonciation

Les parties signataires du présent accord ont la faculté de le dénoncer selon les dispositions prévues à l’article L.2261-9 du Code du travail par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve d’un préavis de 6 mois.

En cas de dénonciation par l’une des parties, le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration du délai de préavis, conformément à l’article L 2261-10 du Code du travail.

7-4 Révision 

L’accord pourra être révisé selon les modalités prévues à l’article L.2232-21 du Code du travail

Plus précisément, l’employeur peut proposer un avenant de révision aux salariés, qui porte sur l’ensemble des thèmes ouverts à la négociation collective d’entreprise par le code du travail.

Les modalités de révision de l’accord seront les suivantes :

• tout projet de révision devra être adressé, par tout moyen conférant date certaine, à chacun des salariés de l’entreprise et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

• une consultation du personnel sera organisée à l'issue d'un délai minimum de quinze jours courant à compter de la communication à chaque salarié du projet d’avenant de révision ;

• lorsque le projet d’avenant de révision est approuvé à la majorité des deux tiers du personnel, il est considéré comme un accord d’entreprise valide ;

• les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à l’approbation, dans les conditions susvisées, d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues ;

• les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord, qu’elles modifient soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

  7-5  Validité de l’accord

Le présent accord est soumis à l’approbation de l’ensemble des salariés.

Pour être valable, le présent accord doit être ratifié à la majorité des 2/3 du personnel.

La consultation du personnel sera organisée, pendant le temps de travail, à l’issue d’un délai de 15 jours à compter de la communication, à chaque salarié du projet d’accord.

Cette communication sera opérée par remise en main propre contre décharge du projet d’accord aux bénéficiaires.

Modalités de suivi

Dans le cadre du suivi du présent accord, les parties se réunirons tous les cinq ans.

Dépôt et publication

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plate-forme en ligne « TELEACCORDS ».

Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des prud’hommes d’OYONNAX

Fait à LYON,

Le 5 décembre 2018

En 3 exemplaires originaux