ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ACCES DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION DE L’UGECAM AQUITAINE

Sommaire

PREAMBULE 4

ARTICLE 1 : GENERALITES 4

Article 1-1 : Objet de l’accord 4

Article 1-2 : Le champ d’application 4

Article 1-3 : Le matériel mis à disposition 5

ARTICLE 2 : la mise a disposition d’un espace dedie aux organisations syndicales sur l’intranet 5

Article 2-1 : La liberté d’accès à l’information syndicale 5

Article 2-2 : Le contenu de la rubrique syndicale 6

Article 2-3 : Les conditions de mise en ligne et capacité de la rubrique syndicale 6

ARTICLE 3 : LA MISE A DISPOSITION d’un lien VERS LE SITE DU CSE SUR L’INTRANET 6

Article 4 : La messagerie électronique 6

Article 4-1 : Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique 7

Article 4-2 : La confidentialité des échanges des salariés avec les instances 8

Article 4-3 : Contenu du message électronique 8

Article 4-4 : Capacité de la messagerie électronique 9

Article 4.5 : Diffusion des tracts syndicaux papiers 9

ARTICLE 5 : MAINTENANCE, REGLES D’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATIQUE ET DE LA coMMUNICATION, SECURITE ET PROTECTIONS DES DONNEES 9

Article 5-1 : La maintenance 9

Article 5-2 : Les règles d’utilisation du matériel 10

Article 5-3 : Sécurité, protection des informations, confidentialité et respect du principe de l’inviolabilité des correspondances privées 10

Article 5-4 : En cas de non-respect des dispositions 10

Article 6 : LA VISIOCONFERENCE 11

ARTICLE 7 : Duree de l’accord et procedure d’agrement 11

ARTICLE 8 : REVISION ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS 11

ARTICLE 9 : MODALITES DE PUBLICITE ET DE DEPOT 12

ENTRE

L’UGECAM Aquitaine, dont le siège est situé : 100 Rue de la Tour de Gassies – CS 10003 – 33523 BRUGES CEDEX

Représentée par , agissant en qualité de Directrice Générale,

D’UNE PART

ET

Les organisations syndicales suivantes :

- Le syndicat CGT-FO, représenté par  , en qualité de déléguée syndicale centrale

- Le syndicat CFDT, représenté par  , en qualité de déléguée syndicale centrale

- Le syndicat CGT, représenté par , en qualité de délégué syndical central

D’AUTRE PART,

PREAMBULE

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, ainsi qu’à l’ensemble des instances représentatives du personnel présentes au sein de l’UGECAM Aquitaine.

Cet accord qui se substitue au précédent accord du 22 mars 2011 conclu à durée indéterminée permettra aux organisations syndicales d’adapter, à partir de la technologie afférente, leur communication à l’ensemble des salariés et d’améliorer la diffusion de l’information syndicale aux salariés des sites déconcentrés, ce qui de facto permettra à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

Est considérée comme organisation syndicale, et comme telle concernée par le présent accord et en acceptant l’application et le respect de ses termes, tout syndicat professionnel, signataire ou non, existant légalement, qui a constitué une section syndicale au sein de l’organisme et y a désigné un représentant de celle-ci ou un délégué syndical au sens de la loi.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

ARTICLE 1 : GENERALITES

Article 1-1 : Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de définir les droits et obligations des membres des organisations syndicales et des représentants du personnel de l’UGECAM Aquitaine, relatifs aux Nouvelles Technologies d’Information et de Communication (NTIC) mises à leur disposition par l’Organisme.

Il définit, conformément aux textes légaux en vigueur (article L 2142-3 à 7 du Code du travail) et aux recommandations de la CNIL, les conditions dans lesquelles la Direction de l’UGECAM Aquitaine autorise les organisations syndicales et les institutions représentants du personnel dans l’organisme d’utiliser les moyens de communication informatique à l’UGECAM Aquitaine.

A ce titre, la mise à disposition de ces nouvelles technologies est soumise aux règles d’utilisation établies par le présent accord et dans le respect de la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’UGECAM Aquitaine.

Article 1-2 : Le champ d’application

Le présent accord concerne les salariés détenant un des mandats listés ci-après :

- Les membres du Comité Social et Economique (CSE) et des Commissions du CSE,

- Les représentants syndicaux au CSE

- Les représentants de proximité,

- Les Délégués syndicaux d’établissement et les Délégués syndicaux centraux,

- Les représentants de section syndicale,

Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements présents ou futurs gérés par l’UGECAM Aquitaine dès qu’une de ces représentations existe.

Dans le cas d’établissement multi-sites, seul l’établissement principal, soit la résidence administrative, est visé.

Article 1-3 : Le matériel mis à disposition

Les partenaires sociaux se sont entendus pour qu’un quota d’ordinateurs portables et de VPN soit mis à disposition de salarié ayant un des mandats de membres élus titulaires du CSE, de représentants de proximité, de délégués syndicaux ou de représentant section syndicale.

L’attribution d’un ordinateur portable sera nécessairement couplée avec l’attribution d’un VPN nominatif. Le quota initial est au nombre de 9. L’attribution sera conditionnée au quota de VPN disponibles (Quota CNAM).

Au regard du quota déterminé, les demandes suivront le circuit de demande présenté en annexe 1 du présent accord.

Chaque utilisateur sera responsable du matériel qui lui aura été confié.

Au regard des contraintes techniques, les VPN qui ne seront pas utilisés durant au moins 3 mois continus seront restitués à l’employeur, permettant ainsi à d’autres personnes mandatées d’en bénéficier. Les organisations syndicales veilleront à la bonne utilisation du matériel mis à disposition.

Ce matériel étant mis à disposition pour l’exercice des mandats.

Enfin, les partenaires sociaux se sont entendus pour que les locaux du CSE et les locaux syndicaux de la Tour de Gassies puissent avoir accès au réseau maladie (wifi, filaire et terminaux fixes). Le CSE disposera toujours à son initiative du réseau indépendant.

ARTICLE 2 : la mise a disposition d’un espace dedie aux organisations syndicales sur l’intranet

Chaque organisation syndicale présente dans l’organisme pourra disposer d’un espace dédié sur l’Intranet de l’UGECAM Aquitaine.

Article 2-1 : La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’UGECAM Aquitaine à partir d’un poste de travail au sein de son établissement ou du réseau informatique.

En fonction de leur établissement d’appartenance, les salariés auront accès à l’information syndicale de leur établissement et l’information syndicale de l’Union à partir de leur accès Intranet.

La Direction de l’UGECAM Aquitaine s’engage, dans le cadre du respect des libertés, à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les pages de rubriques syndicales (Article 8 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).

Article 2-2 : Le contenu de la rubrique syndicale

Le contenu de la base documentaire de la rubrique syndicale est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales. Ainsi que le rappelle l’article L. 2142-5 du Code du Travail, les dispositions relatives à la presse sont applicables audit contenu.

Ces informations ne pourront pas être modifiées par l’employeur.

Une rubrique par organisation syndicale sera créée pour chaque établissement de l’UGECAM Aquitaine.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’UGECAM Aquitaine.

La communication ne doit contenir notamment ni injure, ni diffamation, et assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image. Le contenu de ces pages doit, par ailleurs, respecter les dispositions légales relatives au secret professionnel et à la protection des données nominatives.

Article 2-3 : Les conditions de mise en ligne et capacité de la rubrique syndicale

Les conditions techniques seront traitées dans le cadre d’un groupe de travail ad hoc permettant d’écrire une charte de fonctionnement.

Des actions de formation régulières pourront être dispensées à destination de correspondants désignés par les organisations syndicales (2 personnes par organisation syndicale).

ARTICLE 3 : LA MISE A DISPOSITION d’un lien VERS LE SITE DU CSE SUR L’INTRANET

Les informations émises par le CSE seront publiées sur le site internet du CSE. Un lien en « accès rapide » est mis en place sur le site intranet de l’UGECAM Aquitaine vers le site du CSE.

Article 4 : La messagerie électronique

Chaque salarié a une messagerie nominative professionnelle. Afin de faciliter la communication syndicale et des représentants du personnel, l’UGECAM Aquitaine s’engage à créer des adresses mails génériques sur le réseau de l’assurance maladie.

• Pour les instances représentatives du personnel

Chaque établissement devra posséder, pour les représentants de proximité une adresse électronique générique UGECAM Aquitaine. La gestion de l’adresse électronique sera placée sous la responsabilité des membres désignés.

Le CSE aura également une adresse électronique distinctement identifiée, dont la gestion sera placée sous la responsabilité du CSE.

• Pour les organisations syndicales

Chaque organisation syndicale présente dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique @ugecam.assurance-maladie.fr, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

La gestion de l’adresse électronique syndicale est placée sous la responsabilité du délégué syndical central de l’organisme.

Article 4-1 : Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique

• Conditions communes

Les organisations syndicales, les élus et les représentants de proximité peuvent utiliser leur messagerie générique pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupé sur les adresses professionnelles nominatives, à condition que les salariés aient donnés leur accord pour la réception de ce contenu.

En accord avec la direction générale, une opération particulière et exceptionnelle sera réalisée pour la mise en œuvre des boites mails des organisations syndicales.

L’utilisation de la messagerie devra respecter l’activité professionnelle des agents et devra rester compatible avec le bon fonctionnement des services.

Ils ont la possibilité d’accéder à leur messagerie à partir de tout ordinateur ayant accès au réseau.

La nature des communications doit rester conforme à leurs attributions.

Par exception, sur la période des élections professionnelles, cette faculté de communication est suspendue pour les organisations syndicales uniquement. L’accord préélectoral fixant les modalités de propagande des organisations syndicales.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille des messages envoyés doit être conforme à la charte informatique de l’organisme. Le volume des flux est surveillé.

L’envoi de fichier joint doit être minimisé et l’utilisation de lien doit être privilégié.

• Les échanges interindividuels

Les agents peuvent adresser de leur boite professionnelle nominative un mail aux institutions représentatives du personnel ou syndicales.

Tout comme ces institutions pourront répondre aux agents sur leur adresse professionnelle nominative.

Le transfert d’un message envoyé sur une boite mail professionnelle nominative ou générique vers une boite mail personnelle hors réseau de l’assurance maladie n’est possible qu’après accord du salarié émetteur initial.

• Les échanges en nombres

Les tracts n’ont pas vocation à être diffusés via l’envoi de messages groupés, mais ont vocation à être mis en ligne au sein des rubriques spécifiques dédié aux organisations syndicales du site intranet de l’UGECAM Aquitaine.

La boite syndicale ne peut être utilisée pour l’envoi de messages collectifs à l’ensemble du personnel ou de groupe d’agents non-adhérents.

• Les échanges avec la Direction Générale

Pour les échanges avec la Direction Générale, et notamment pour l’envoi des annexes, ordres du jour et convocations pour les séances plénières et extraordinaires du CSE, les personnes mandatées indiquent l’adresse mail sur laquelle ils souhaitent être contactés. Sachant qu’il ne pourra pas être communiqué d’information nominative sur ces adresses personnelles hors réseau de la Sécurité sociale.

Les documents transmis dans le cadre des réunions de CSE le seront via un outil sécurisé de partage de documents.

Les données personnelles d’agent qui seront transmises dans le cadre des mandats ne pourront pas être conservées sur des ordinateurs personnels des mandatés.

Il appartient à chaque personne destinataire de données personnelles de s’assurer de la suppression de ces documents.

Article 4-2 : La confidentialité des échanges des salariés avec les instances

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur les organisations syndicales, les élus ou les représentants de proximité.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

Article 4-3 : Contenu du message électronique

Aucun message électronique ne devra comprendre des éléments de nature offensante, diffamatoire, injurieuse ou contraire aux dispositions sur la liberté de la presse. Par ailleurs, les messages électroniques ne devront pas présenter de caractère politique ou religieux.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales. Toute communication doit être identifiable et comporter le logo de l’organisation syndicale ou représentative qui l’émet.

La diffusion des messages devra être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique. Les principes de sobriété numérique s’appliquent aux bénéficiaires de cet accord.

Les organisations syndicales, les élus ou les représentants de proximité ne sont pas autorisés à :

• Utiliser des listes de diffusion professionnelles de l’annuaire de l’UGECAM (hors listes de diffusion spécifique),

• Multiplier les envois en nombre,

• Diffuser de la propagande syndicale sans transmission concomitante à la direction de l’établissement ou au Siège de l’UGECAM Aquitaine.

Vis-à-vis de la direction de l’organisme, l’expéditeur est responsable des messages qu’il envoie.

L'adresse de messagerie @ugecam.assurance-maladie.fr ne doit être communiquée que sur des sites Internet de confiance et en lien avec le mandat.

Article 4-4 : Capacité de la messagerie électronique

Les mails ne devront pas, avec les pièces jointes, être supérieurs aux capacités maximales en vigueur. A défaut, ces derniers ne pourront pas être délivrés au destinataire.

De plus, les boites mail @ugecam.assurance-maladie.fr sont limitées en taille. Par conséquent, l’utilisateur devra procéder régulièrement à l’effacement des messages qu’il aura jugés inutiles.

Article 4.5 : Diffusion des tracts syndicaux papiers

Les organisations syndicales s’engagent à réduire la diffusion de tract papier.

ARTICLE 5 : MAINTENANCE, REGLES D’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATIQUE ET DE LA coMMUNICATION, SECURITE ET PROTECTIONS DES DONNEES

Article 5-1 : La maintenance

Le matériel informatique, mis à disposition par l’employeur, sera maintenu par le DSI de l’UGECAM Aquitaine. Seul le matériel cité pourra être connecté au réseau informatique de l’UGECAM Aquitaine et pourra faire l’objet d’une maintenance par le correspondant informatique local. Le matériel reste la propriété de l’UGECAM Aquitaine.

La déclaration des incidents devra se faire par le biais d’une demande de gestion d’intervention comme prévu par les procédures en vigueur.

Les organisations syndicales, les élus et les représentants de proximité sont soumis, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes,…).

Lorsqu’il y a des locaux, ils devront en assurer l’accès aux équipes informatiques.

Le traitement des incidents liés au matériel ou logiciel sera soumis aux mêmes dispositions que pour l’ensemble des utilisateurs.

Article 5-2 : Les règles d’utilisation du matériel

Dès l’installation du matériel, chaque utilisateur sera responsable du matériel qui lui aura été confié et de ses conditions d’utilisation. L’agent devra en prendre soin.

Chaque utilisateur devra être attentif et se conformer aux dispositions en matière :

- d’accès sécurisé aux postes informatiques via une procédure d’authentification respectant les règles de sécurité de l’assurance maladie,

- d’engagement de sa responsabilité civile et pénale dans l’utilisation des ressources informatiques.

Les organisations syndicales, les élus ou les représentants de proximité qui souhaitent installer des logiciels nécessaires à leurs activités (logiciel de comptabilité, de gestion, de communication…etc) doivent se rapprocher du service informatique. Celui-ci, après validation du logiciel, procédera à son installation sur l’ordinateur.

Article 5-3 : Sécurité, protection des informations, confidentialité et respect du principe de l’inviolabilité des correspondances privées

Dans le cas où un utilisateur aurait accidentellement été destinataire d’un message ne le concernant pas, il est tenu à un devoir de discrétion et de confidentialité. Il est entendu que tout message reçu par erreur doit être supprimé et une information faite à son émetteur.

Les parties s’engagent à respecter la confidentialité des échanges, identifiés comme tel.

De par sa fonction, l’administrateur de la messagerie @ugecam.assurance-maladie.fr est en capacité de visualiser les flux de messages entrants et sortants, sans aucune ingérence possible dans le contenu des messages électroniques échangés.

L’UGECAM Aquitaine ne pourra être tenue responsable de la violation de la messagerie en provenance de l’intérieur ou l’extérieur de l’organisme.

Les bénéficiaires de présent d’accord s’engagent à respecter les principes et règles édictés par l’organisme. Une vigilance particulière doit être apportée à tous les messages parvenant de l’extérieur et contenant des pièces jointes.

En cas de perte ou de vol du matériel mis à disposition une information immédiate de l’entreprise devra être réalisée.

Article 5-4 : En cas de non-respect des dispositions

Tout constat par l’UGECAM Aquitaine du non-respect de ces dispositions, peut entraîner, selon la gravité, une suspension ponctuelle ou définitive de l’accès à la rubrique communication de l’Intranet ou à la messagerie.

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale ou aux représentants du personnel concernés, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 6 : LA VISIOCONFERENCE

Afin d’optimiser les déplacements des organisations syndicales et des élus et de limiter le risque routier ou en cas de circonstances exceptionnelles, les réunions et les échanges pourront avoir lieu en visioconférence.

Le recours à la visioconférence pourra être à l’initiative de tous les participants conviés à une réunion. Un seul ou plusieurs participants peuvent demander à suivre la réunion à distance.

Lorsque les réunions se tiennent en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification des individus et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

Les réunions plénières du CSE en visioconférence se tiendront conformément aux dispositions de l’accord relatif à la mise en place du CSE.

ARTICLE 7 : Duree de l’accord et procedure d’agrement

Le présent accord rentre en vigueur au lendemain de son agrément. Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans.

Conformément aux articles L. 123-1, L. 123-2, R. 123-1-1 et D. 224-7 du Code de la Sécurité sociale, les accords collectifs conclus par les organismes de Sécurité sociale doivent faire l'objet d'un avis du Comité exécutif des directeurs (Comex) de l'Ucanss et ne deviennent applicables qu'après avoir reçu l'agrément de l'autorité compétente de l'État.

ARTICLE 8 : REVISION ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Si un problème d’une particulière importance était constaté, les parties au présent accord conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier. En cas d’évolution législative ou conventionnelle impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.

Les parties à l’accord se réuniront un an après la mise en œuvre du présent accord pour en faire un bilan.

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales posées par le code du travail.

Toute demande de révision dans les conditions fixées à l’article L2261-7-1 du Code du travail est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle concernant des articles soumis à révision et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge à chacune des parties. Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

Toute modification du présent accord devra faire l’objet d’un avenant.

ARTICLE 9 : MODALITES DE PUBLICITE ET DE DEPOT

Le présent accord sera transmis à chaque partie signataire du présent document. Cet accord fera l’objet d’un affichage conformément aux dispositions du code du travail.

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D.224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’état (artL.123- 1 et L123-2 du Code de la Sécurité Sociale). L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail, et du Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Fait à Bruges, le 14 février 2023

La Directrice Générale	Pour la délégation syndicale CGT- FO	Pour la délégation syndicale CFDT	Pour la délégation syndicale CGT

Annexe 1 :

ujet	Modalités
Quota d’ordinateurs	9
VPN	9
Procédure de demande
Condition de réversion	Non utilisation du VPN durant au moins 3 mois continu

Annexe 2 :

FORMULAIRE DE DEMANDE DE MATERIEL INFORMATIQUE

DANS LE CADRE DE L’ACCORD SUR LES NTIC

Nom : ……………………………………………………….

Numéro Agent :………………………………………..

Prénom : ………………………………………………

Etablissement : …………………………………….

Type de mandat :

☐Mandat syndical

☐Mandat de représentant du personnel

Commentaire :

Accord de la demande pour transmission au service RH Régional :

NB : Si cochez oui, alors il faut transmettre le présent formulaire au service RH Régional. En cas contraire, si cochez non, il faut retourner le formulaire comprenant la réponse négative à la personne ayant formulé la demande.

Validation de la demande :

Disponibilité du matériel informatique avec le service dédié ?

☐ Oui ☐ Non

Le quota déterminé dans le présent accord est-il dépassé ?

☐ Oui ☐ Non

Accord de la Direction Générale pour le prêt de matériel ?

☐ Oui ☐ Non

Annexe 3 :

Calendrier prévisionnel du déploiement de l’accord :

Numéro action	Date prévisionnelle de déploiement	Action déployée
1	Au plus tard en juin 2023	Ecriture de la charte de fonctionnement des rubriques syndicales intranet.
2	Au plus tard en juin 2023	Déploiement des ordinateurs portables et installation des ordinateurs fixes dans les locaux syndicaux de Gassies.
3	Au plus tard en juin 2023	Déploiement des rubriques syndicales intranet comme convenu dans le présent accord et de la formation des personnes mettant en ligne sur l’intranet
4	Fin 2023	Déploiement des adresses mails génériques