Accord d’entreprise

Relatif au travail à distance (ou télétravail)

A l'UGECAM Hauts-de-France

Entre les soussignées :

L'Union de Gestion des Etablissements des Caisses d’Assurance Maladie

UGECAM Hauts-de-France

Dont la Direction régionale est sise 2 rue d’Iéna CS 70004 59043 LILLE Cedex

représentée par sa Directrice Générale Madame

d’une part,

Et les Organisations syndicales représentatives

représentées par leurs Délégués syndicaux centraux :

- C.F.D.T. Monsieur

- Force Ouvrière Monsieur

d’autre part,

Il a été conclu le présent accord.

Préambule 3

Article 1 Champ d’application 4

Article 1.1 Les situations qui ne sont pas concernées par le télétravail 4

1.1.1. Les plans de continuité d'activité (PCA) 4

1.1.2. Les salariés n'entrant pas dans le dispositif 4

Article 1.2 Définitions 5

Article 1.3 Les salariés concernés par l’accord : cas général 5

Article 1.4 Les salariés concernés par l’accord : cas particuliers 6

Article 1.5 Aménagements du télétravail dans des situations particulières 6

Article 2 Principes de l’organisation du télétravail 6

Article 2.1 Principe du volontariat 6

Article 2.2 Aménagement du télétravail 7

2.2.1 Un télétravail régulier fixe, avec un nombre de jours télétravaillés par semaine 7

2.2.2. Temps minimum de travail effectué en présentiel : incidence des absences sur l’organisation du télétravail 7

2.3 Préservation du lien du télétravailleur avec son équipe : participation aux réunions, formations et autres événements 8

Article 3 : Conditions de mise en œuvre du télétravail 8

Article 3.1 Conditions d’éligibilité du poste de travail 8

Article 3.2 Conditions d’éligibilité du salarié 8

Article 3.3 Conditions d’éligibilité du domicile 9

Article 3.4 Procédure d’accès au télétravail 9

Article 3.5 Documents à fournir pour accorder la demande de télétravail 10

Article 3.6 Formalisation de l’accès au télétravail 10

Article 3.7 Période d'adaptation et réversibilité permanente 10

Article 3.7.1 Période d'adaptation et entretien de bilan 10

Article 3.7.2 Réversibilité à l’issue de la période d'adaptation 11

Article 3.7.3 Situation en cas de changement de fonctions ou de domicile 11

Article 4 Modalités d’exercice du télétravail 11

4.1 Choix des jours de télétravail 11

4.2 Suspension provisoire du télétravail 11

4.3 Horaires de travail 12

4.4 Suivi du télétravailleur 12

Article 5 Equipements de travail 12

Article 6 Frais professionnels et indemnité de télétravail 13

6.1 Frais professionnels de télétravail 13

6.2 Indemnité conventionnelle de télétravail 13

6.3 Titres-restaurant 14

Article 7 - Protection des données 14

Article 8 - Droits et garanties individuels et collectifs 14

Article 8.1 Garanties individuelles 15

Article 8.2 Garanties collectives 15

Article 9 Santé au travail 15

Article 10 Sensibilisation et formation au télétravail 16

Article 11 Consultation et information des représentants du personnel (CSE) 16

Article 12 Agrément et entrée en vigueur de l’accord 16

Article 13 Révision 17

Article 14 Formalités de dépôt et de publicité 17

Préambule

Les nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) ont élargi les possibilités d'organisation du travail au sein de l’entreprise, pour les salariés et leurs employeurs.

Elles permettent aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée.

Elles contribuent à limiter les risques routiers par une réduction des trajets domicile - lieu de travail, avec un impact positif induit de réduction des risques environnementaux.

Dans ce domaine, depuis la loi du 29 mars 2018, les accords relatifs au travail à distance doivent comporter une clause sur les conditions de télétravail en cas de pics de pollution notamment.

Le recours au travail à distance est également l’une des mesures préconisées par les pouvoirs publics en cas de pandémie (grippe, coronavirus…).

Les ordonnances portant réforme du code du travail ont instauré un véritable « droit au télétravail », organisé par accord collectif d'entreprise, ou à défaut par une charte. Ce droit doit néanmoins être encadré.

La mise en place du télétravail dans un organisme tel que l’UGECAM Hauts-de-France s’inscrit non seulement dans le cadre fixé par la loi, mais également dans celui posé par la convention collective, notamment par le protocole d’accord national sur le travail à distance signé le 28 novembre 2017 pour une durée déterminée de 5 ans, qui arrivera à échéance le 13 décembre 2022.

Depuis les ordonnances du 22 septembre 2017, le télétravail doit prioritairement être organisé par un accord d’entreprise, l’accord de branche ne s’appliquant pas dans les organismes au regard de la nouvelle hiérarchie des normes.

L’accord national fixe néanmoins un cadre institutionnel vers lequel les organismes sont invités à converger, étant rappelé que les modalités pratiques de mise en œuvre du télétravail prévues par l’accord local seront examinées par le Comex national lors de la procédure d’agrément.

La Direction et les Organisations Syndicales Représentatives de l’UGECAM Hauts-de-France considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail et contribuer à soutenir la motivation des salariés.

Il ne doit cependant pas distendre le lien entre le salarié et l’organisme, son établissement, son équipe de travail, ni générer de phénomène d’isolement du télétravailleur. Une attention vigilante doit être portée à sa situation particulière, notamment le suivi de sa charge de travail et le respect de son droit à la déconnection.

Les parties s’accordent sur la nécessité de maintenir un lien fort entre le télétravailleur et l’UGECAM et d’accompagner les évolutions des organisations de travail dont le travail à distance est l’une des modalités qui doit être encadrée pour pouvoir être pérennisée.

Elles conviennent que le nombre de salariés qui pourront être autorisés à télétravailler dépend non seulement des conditions d’éligibilité liées au poste de travail, au salarié demandeur, au prérequis matériels, mais aussi des contraintes externes à l’UGECAM et notamment la capacité technique de l’Institution à dédier aux organismes un nombre suffisant de connexions VPN.

Elles s’entendent sur la conclusion d’un premier accord à durée déterminée de 3 ans, qui leur permet d’expérimenter le télétravail avant de conclure un accord à durée indéterminée, ajusté si besoin au vu d’un bilan quantitatif et qualitatif, et de pérenniser cette nouvelle modalité d’organisation du travail.

Article 1 Champ d’application

Article 1.1 Les situations qui ne sont pas concernées par le télétravail

1.1.1. Les plans de continuité d'activité (PCA)

L’épidémie Covid-19 a entraîné un recours au télétravail inédit dans son ampleur, y compris dans les entreprises qui n’y recouraient pas précédemment et, de fait, ne l’avaient pas encadré, par un accord ou par une charte.

L'article L.1222-11 du code du travail dispose qu' « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. ».

Il s'agit de circonstances exceptionnelles extérieures à la relation de travail, et non attachées à la situation individuelle d'un ou de plusieurs salariés.

Ainsi, le présent accord ne peut pas avoir vocation à s'appliquer en cas de mise en œuvre d'un plan de continuité d'activité, compte tenu du régime dérogatoire défini dans le PCA.

1.1.2. Les salariés n'entrant pas dans le dispositif

L'article 1 de l'accord du 28 novembre 2017 prévoit expressément que le télétravail ne peut pas être mis en place dans deux types de situation.

Les salariés itinérants

Les salariés itinérants sont ceux qui n’ont pas de lieu de travail fixe ou habituel. Par définition, ils n'exercent donc pas leurs missions « dans les locaux de l'employeur ».

Ils ne peuvent donc pas être placés en situation de télétravail.

Les salariés sous astreinte

Les salariés soumis à un régime d'astreintes sont exclus du dispositif lors des périodes d'astreinte réalisées à domicile.

L'article L3121-9 du code du travail définit l'astreinte comme la période pendant laquelle le salarié, sans être à la disposition permanente de l'employeur, a l'obligation de demeurer à son domicile ou à proximité afin d'être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise. L'astreinte correspond à une période de repos : le salarié n’étant pas considéré en situation de travail effectif, il ne peut pas se trouver en situation de télétravail.

En revanche, ces salariés peuvent être en situation de télétravail lorsqu'ils ne sont pas en période d'astreinte.

S’ajoutent à ces deux situations celle des salariés dont le métier exercé au sein d’une UGECAM est incompatible avec le télétravail.

En effet, dans une UGECAM, certaines activités sont par nature incompatibles avec le travail à distance. Cette incompatibilité se fonde sur des critères objectifs non discriminants :

• Les activités qui nécessitent une présence physique, celles qui doivent être nécessairement réalisées dans les locaux de l’établissement ou du service, notamment en raison des équipements matériels nécessaires et de leur maintenance

• Les activités pour lesquelles la relation de proximité directe avec les personnes accueillies/prises en charge et/ou les collègues est indispensable

• Les activités qui doivent garantir une continuité du service qui ne peut pas s’exercer à distance

• Les activités qui nécessitent une disponibilité permanente et une présence constante auprès des équipes (comité de direction, directeurs d’établissements)

• Les cadres au forfait sont également exclus des emplois susceptibles d’accéder au télétravail tel que prévu par le présent accord

Il est néanmoins précisé que les fonctions et les responsabilités confiées aux cadres au forfait leur confèrent une large autonomie dans la gestion de leur emploi du temps qui leur permettent, notamment, d’alterner une activité en présentiel et à distance dans leur organisation naturelle de travail. Ils peuvent ainsi n’être présents qu’une partie de la journée et travailler à distance l’autre partie, sur un autre site de l’UGECAM que leur lieu d’affectation ou à leur domicile.

Article 1.2 Définitions

Selon le code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le présent accord vise les situations d’un télétravail, soit régulier, soit ponctuel, dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail à domicile, sans y être contraint par la nature de son activité.

Conformément à l’accord national du 28 novembre 2017, le présent accord ne concerne que le télétravail dit pendulaire, c’est-à-dire l’organisation dans laquelle le salarié travaille :

• une partie de son temps en télétravail à son domicile,

• l'autre partie en présentiel sur son lieu de travail habituel.

Au sein de l’UGECAM Hauts-de-France, le télétravail pendulaire régulier est réalisé par le salarié exclusivement « à domicile ». Ce domicile étant défini comme sa résidence habituelle, celle dont il a communiqué l’adresse à l’employeur.

Article 1.3 Les salariés concernés par l’accord : cas général

Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements et services et à la direction régionale du groupe UGECAM Hauts-de-France, et à tous les salariés, quelle que soit la nature de leur contrat de travail - CDI ou CDD - leur durée du travail - temps plein, temps partiel – ou encore leur statut – non cadre ou cadre.

Compte tenu cependant de la nature spécifique des activités des établissements et services ainsi que des métiers exercés au sein d’une UGECAM, le salarié doit, pour bénéficier de cette organisation du travail à distance, remplir les conditions cumulatives précisées à l’article 3 du présent accord.

Le personnel administratif et des fonctions support qui réalisent des tâches d’exécution peuvent prétendre au télétravail régulier tel que défini par le présent accord.

Article 1.4 Les salariés concernés par l’accord : cas particuliers

Quand le télétravail est de nature à favoriser l'emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l'employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut notamment le conduire à déroger au temps minimum de travail devant être effectué dans l'organisme (3 jours en présentiel par semaine).

Article 1.5 Aménagements du télétravail dans des situations particulières

Ces aménagements ne concernent que les personnes qui exercent déjà en télétravail.

Ils ne peuvent intervenir qu’avec l’autorisation préalable expresse de l’employeur ou à sa demande expresse.

En cas de situations exceptionnelles, et notamment en cas d'épisode de pollution au sens de l'article L.223-1 du code de l'environnement, les personnes déjà en télétravail peuvent être autorisées à modifier leurs jours de télétravail. Le télétravail peut également avoir lieu en plus des autres jours initialement prévus.

Il en est de même en cas de canicule, d’intempéries (épisodes neigeux, inondations) ou de blocage des transports.

Ces aménagements ne peuvent être mis en place qu’avec l’accord préalable de l’encadrement.

Article 2 Principes de l’organisation du télétravail

Article 2.1 Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

C'est en principe le salarié qui formule une demande de télétravail.

Il ne peut pas lui être imposé par son employeur. Cependant, rien n'interdit à l'employeur de proposer à un salarié ce mode d'organisation. Dans tous les cas, l'accord du salarié concerné est nécessaire.

Il ne peut pas non plus être imposé par le salarié à son employeur

Le principe du volontariat suppose donc l’accord du salarié et de l’employeur.

Lorsqu'un salarié formalise une demande de télétravail, l’employeur peut, après examen, accepter ou refuser cette demande.

La décision de l’employeur est notifiée par écrit au salarié.

L'absence de réponse de l'employeur à la demande de télétravail ne vaut pas acceptation implicite.

La procédure d’accès au télétraval (imprimés, procédures) est présentée à l’article 3.4 de cet accord.

Article 2.2 Aménagement du télétravail

Il est rappelé que, conformément à l’accord national du 28 novembre 2017, et dans un souci de maintien du lien entre le salarié et l'employeur, le présent accord ne concerne que le télétravail dit pendulaire, c’est-à-dire l’organisation dans laquelle le salarié travaille, une partie de son temps en télétravail à son domicile, l'autre partie en présentiel sur son lieu de travail habituel.

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent sur son lieu de travail habituel [son établissement] et dans le service auquel il appartient au moins 3 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

En conséquence, au sein de l’UGECAM Hauts-de France, le télétravail s’organise comme suit.

2.2.1 Un télétravail régulier fixe, avec un nombre de jours télétravaillés par semaine

Dans cette organisation, les jours de télétravail du salarié sont définis sur la semaine et pour une année complète.

Le temps de présence du salarié sur le lieu habituel de travail est au minimum de 3 jours par semaine.

Ainsi, selon l’organisation habituelle de travail du salarié, il télétravaille à domicile à raison de 1 jour par semaine, ou de 2 jours par semaine maximum, qui ne peuvent pas comprendre le mercredi.

Le mercredi est exclu parce que c’est un jour d’absence habituellement choisi par les salariés qui exercent à temps partiel.

A titre d’exemple, un salarié à temps plein dont l’organisation habituelle de travail est de 72 heures à la quatorzaine sur 9 jours (5 jours travaillés la semaine S, 4 jours travaillés la semaine S+1) pourra demander à télétravailler 1 jour par semaine.

L’organisation du télétravail est formalisée par un avenant au contrat de travail conclu pour une période de 12 mois consécutifs déterminée en fonction du point de départ pour le salarié concerné

Ce mode d’organisation du télétravail est ouvert aux personnels administratifs qui réalisent des tâches d’exécution et aux managers (hors cadres au forfait).

2.2.2. Temps minimum de travail effectué en présentiel : incidence des absences sur l’organisation du télétravail

Les jours non télétravaillés du fait d’une absence, ne sont pas reportés.

Il est précisé, à titre non exhaustif, que sont considérés comme une absence au poste de travail :

• les jours non travaillés dans le cadre de l’organisation habituelle de travail (temps partiel ou temps plein réparti sur mois de 5 jours)

• les jours de formation

• les jours de déplacements professionnels

• les congés, absences maladie, absences pour évènements familiaux

2.3 Préservation du lien du télétravailleur avec son équipe : participation aux réunions, formations et autres événements

Le télétravail ne doit pas faire obstacle à la participation du salarié aux activités courantes et collectives de son service/établissement/organisme.

Afin de garantir l'information et le lien avec l'organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux réunions de service, aux formations, et aux autres évènements de la vie de l’entreprise.

Il sera demandé aux télétravailleurs de revenir sur site à ces occasions.

Si une réunion ou une formation est planifiée un jour prévu en télétravail, le salarié participe à la réunion ou à la formation ; la journée de télétravail n’est pas reportée.

Les managers tiennent compte de cette règle lors de la planification des réunions, formations et évènements qu’ils organisent dans leur service.

Par ailleurs, pour des nécessités de service dues à des contraintes en lien notamment avec des activités cycliques, ou pour des raisons de maintien de la continuité du service, le directeur d’établissement ou le directeur d’un pôle régional peut suspendre temporairement le télétravail régulier fixe sur une période donnée, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 7 jours, sauf circonstances exceptionnelles.

Article 3 : Conditions de mise en œuvre du télétravail

Pour tous les salariés, lorsqu’une demande de télétravail est formalisée, celle-ci est examinée au regard de différents critères qui sont les suivants.

Article 3.1 Conditions d’éligibilité du poste de travail

Le poste de travail doit répondre à des conditions de faisabilité organisationnelles et techniques et la disponibilité du matériel informatique nécessaire doit être vérifiée/garantie

• Le poste de travail est dématérialisé en tout ou partie

• Les outils informatiques utilisés par le salarié doivent pouvoir être utilisés à distance

• Le matériel nécessaire est disponible (ordinateur portable, téléphone)

• Les activités du salarié ne nécessitent pas une présence physique continue au poste de travail

• La demande de télétravail est compatible avec l’organisation du service attendu/rendu et ne doit pas altérer le bon fonctionnement de l’équipe

Article 3.2 Conditions d’éligibilité du salarié

• Le salarié doit avoir 24 mois d’ancienneté dans son métier/emploi

• Il doit avoir achevé le parcours de formation mis en place le cas échéant pour le poste occupé

• Il possède une bonne organisation personnelle de travail

• Il a la capacité de travailler à distance en autonomie de façon régulière, il fait preuve notamment d’une bonne maîtrise de son poste de travail et dispose d’une bonne connaissance de l’environnement informatique

Article 3.3 Conditions d’éligibilité du domicile

• Le domicile du salarié, lieu d’exécution du télétravail, doit être compatible avec les normes d’hygiène et de sécurité recommandées pour l’exercice du télétravail

• Le salarié doit pouvoir justifier à ce domicile d’un abonnement internet haut débit

Article 3.4 Procédure d’accès au télétravail

La décision d’acceptation ou de refus de la demande de télétravail est prise par la directrice générale, sur avis favorable du directeur de l’établissement d’affectation du salarié demandeur, au vu de l’examen de la situation réalisée avec le manager de proximité.

Elle s’appuie sur les critères d’éligibilité définis supra.

La procédure s’appuie sur les étapes suivantes :

1. Le recueil des demandes : demande de télétravail du salarié via un imprimé, recueil des avis et décision

2. Circuits de traitement de la demande et de la réponse

3. Notification de la décision (imprimé ou courrier)

4. Modèle d’avenant au contrat en cas d’accord sur un télétravail fixe

La demande de télétravail doit être volontaire, écrite et motivée.

Elle est formalisée par un formulaire dans lequel le salarié expose ses motivations pour ce dispositif et les jours qu’il envisage de télétravailler.

Chaque année, le recensement des demandes est réalisé sur une période définie, qui peut coïncider avec la période de réalisation des EAEA.

L’examen de la demande peut éventuellement donner lieu à un entretien entre le salarié et le manager de proximité et/ou directeur d’établissement pour permettre d’apprécier les conditions d’éligibilité, du poste et du salarié, et notamment sa capacité à travailler en autonomie et à distance.

La demande de télétravail est transmise pour avis au manager de proximité puis au directeur d’établissement. Le responsable régional RH finalise l’instruction pour aide à la décision de la directrice générale.

Le pôle régional RH est garant du bon déroulement du processus.

Pour que le télétravail reste compatible avec le bon fonctionnement de l’établissement en général et du service en particulier, ou de la direction régionale, 25% maximum des salariés éligibles par établissement (dans ce cadre la direction régionale constitue un établissement) peuvent bénéficier du télétravail régulier fixe.

Si le nombre de demandes est supérieur à ces 25%, elles sont examinées au vu des différents critères de priorités ci-dessous, avec un regard porté particulièrement à l’état de santé des salariés.

Ces critères sont :

• L’état de santé du salarié, apprécié par le médecin du travail qui formule une demande d’aménagement de poste

(salarié RQTH, préconisation d’un temps partiel thérapeutique ou pour raison médicale, etc.)

• Une situation familiale particulière

(parent isolé, aidant familial, salarié de plus de 55 ans, par exemple)

• L’éloignement du domicile, en temps de trajet

(ce temps de trajet est apprécié sur une base objective via un site internet de simulation de kilométrage et de temps type Mappy ou Michelin)

• Ne pas avoir exercé en télétravail l’année précédente

La décision de l'employeur fait l'objet d'une notification au salarié concerné dans un délai de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles et cas particuliers.

En cas de refus, celui-ci est motivé par écrit. Le refus n’est pas susceptible de recours.

En cas d'acceptation, la décision est prise sous réserve de la fourniture des documents repris au point 3.4 ci-après.

L'absence de réponse de l'employeur à la demande de télétravail ne vaut pas acceptation implicite.

Article 3.5 Documents à fournir pour accorder la demande de télétravail

Même lorsque la demande de télétravail a reçu un avis favorable, elle ne peut être mise en œuvre effectivement qu’après la transmission par le salarié des documents suivants :

• Attestation de son assureur multirisques habitation qui couvre l’exercice du télétravail au domicile

• Attestation de conformité des installations électriques du domicile ou s’exerce le télétravail

Cette attestation garantit que l’installation électrique du domicile est conforme à la règlementation en vigueur et permet au salarié d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité. Elle est délivrée, soit par une société agréée, soit par une ressource interne à l’organisme habilitée à cet effet.

• Test ADSL justifiant l’effectivité du haut débit internet

Article 3.6 Formalisation de l’accès au télétravail

Une fois les documents reçus et validés, le salarié signe un avenant à son contrat de travail qui fixe notamment la période d’adaptation, la réversibilité, le lieu d’exercice du télétravail, ainsi que les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être joint par téléphone et/ou par courriel. Ces plages horaires correspondent, aux horaires habituels de travail du salarié contenant à minima les plages fixes.

Cet avenant est conclu pour une durée d’un an.

Il ne peut y avoir ni renouvellement automatique, ni reconduction tacite.

L’avenant peut être renouvelé autant de fois que de besoin, à condition que le salarié et l’employeur en soient d’accord et sous réserve que les conditions prévues par le présent accord aient été vérifiées et restent remplies.

Article 3.7 Période d'adaptation et réversibilité permanente

Article 3.7.1 Période d'adaptation et entretien de bilan

Afin de permettre au salarié et à l'organisme de s'assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d'adaptation.

Pendant cette période, d’une durée de 3 mois maximum, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d'un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d'adaptation est effective une seule fois ; elle ne s'applique pas si l'avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et le manager de proximité et/ou le directeur d’établissement au plus tard 15 jours avant l'arrivée du terme de la période d'adaptation afin d'effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l'occasion pour les deux parties d'apprécier l'opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

L’entretien de bilan est réalisé sur la base des supports mis en place par l’UGECAM et intitulés :

• « Grille d’évaluation du dispositif télétravail (1 an) par le salarié

• « Grille d’évaluation du dispositif télétravail (1 an) par le manager

Grilles d’évaluation établies sur le modèle des fiches bilan annexées au PA UGECAM BRPL

Article 3.7.2 Réversibilité à l’issue de la période d'adaptation

Le télétravail ne constitue pas un acquis, en conséquence, la situation de télétravail est réversible.

A l'issue de la période d'adaptation, il peut être mis fin au télétravail, par accord des parties, avant le terme initialement prévu par l'avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties, est de 30 jours pour l'employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieurs.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l'avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.

Article 3.7.3 Situation en cas de changement de fonctions ou de domicile

En cas de changement de fonctions, ou de domicile, la poursuite du télétravail est subordonnée à l'accord des deux parties, au maintien des prérequis et à la conclusion d'un nouvel avenant entre le salarié et l’employeur.

Article 4 Modalités d’exercice du télétravail

4.1 Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail résulte d'un accord entre le salarié et l’employeur, qui doit permettre d'assurer le bon fonctionnement de l’établissement et la continuité du service d'affectation du salarié.

La journée hebdomadaire ou les 2 jours maximum par semaine télétravaillés, le mercredi étant exclu, sont définis lors de l’entretien entre le salarié et son manager de proximité et/ou son directeur d’établissement.

4.2 Suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l'empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple, incendie ou inondation du lieu de télétravail).

Dans ces hypothèses, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu'il a connaissance de ces événements, la suspension ou l'aménagement à titre temporaire du télétravail.

Par ailleurs, en cas de dysfonctionnement ou de panne informatique supérieure à une demi-journée, le manager de proximité et/ou le directeur d’établissement peut demander au salarié un retour sur son lieu habituel de travail.

Si l’incident se révèle impossible à résoudre ou d’une durée telle que le télétravail en est durablement perturbé, le salarié prend ses dispositions pour réintégrer l’activité professionnelle sur son lieu habituel de travail.

En cas d’impossibilité prolongée pour le salarié de réintégrer son poste de travail au lieu habituel de travail et à la demande du manager de proximité et/ou le directeur d’établissement, le salarié doit justifier de son absence et la régulariser si besoin : demande de pose de récupérations, RTT, congés notamment.

4.3 Horaires de travail

S'agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l'organisation du télétravail s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service dans lequel le salarié est affecté.

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu'à la demande expresse de son supérieur hiérarchique, auquel il appartient de déterminer les modalités de suivi et de contrôle du temps de travail.

L’avenant au contrat de travail fixe les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable, par son manager de proximité et par ses collègues notamment.

En principe, ces plages horaires correspondent aux horaires habituels de travail. Elles peuvent néanmoins être modifiées, à condition de tenir compte d’une pause déjeuner et du temps de travail journalier du salarié.

L'employeur respecte ces plages horaires, et ne peut pas contacter le salarié en dehors de celles-ci.

Les collègues de travail sont informés de ces plages horaires et doivent également les respecter.

Le télétravailleur ne doit pas se connecter à sa messagerie et aux applications métiers en dehors de ses horaires de télétravail.

4.4 Suivi du télétravailleur

Pour les télétravailleurs, l'entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement (EAEA) commence par une séquence consacrée au suivi de l'organisation du télétravail.

Sont notamment évoqués les conditions d'activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec son établissement/service.

L’entretien de suivi est a minima annuel, il peut cependant être planifié à échéance plus régulière en tant que de besoin.

Il revient au manager de proximité :

• De prescrire et formaliser l’activité attendue du télétravailleur : les dossiers à traiter, leur quantité, l’ordre de priorités, les livrables à produire, etc.

• De suivre et tracer l’activité réalisée, d’adapter si besoin la charge de travail et l’ordre de priorités.

Article 5 Equipements de travail

Dans le cadre de son obligation générale de sécurité de résultat, l'employeur doit s'assurer, avant de mettre en place le télétravail, de la conformité du domicile du salarié à l'exercice du télétravail.

Le lieu d'exercice du télétravail doit être compatible avec l'exercice d'une activité professionnelle au regard des règles en matière d'hygiène et sécurité.

L’employeur et/ou les membres de la CSSCT peuvent se rendre au domicile du salarié pour s’assurer de cette compatibilité.

En cas d'opposition du salarié à la visite de conformité de son domicile, l'employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En tout état de cause, un rappel est effectué sur les bonnes pratiques, l’ergonomie du bureau (emplacement) et du travail sur poste.

Une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel ou une ressource interne habilitée est remise par le salarié à son employeur préalablement à la signature de l'avenant à son contrat de travail.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

L’employeur :

• Fournit au télétravailleur le matériel informatique (un PC portable et un écran fixe) et de communication (un téléphone portable), afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle dans des conditions équivalentes à celles de son poste de travail

• Assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques

L'utilisation de ce matériel est strictement limitée à l'exercice de l'activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement le pôle informatique régional (via l’applicatif Glpi Ticketing si elle est accessible, sinon par téléphone), ainsi que son manager de proximité.

Le salarié s'engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravailleur lorsqu'il est mis fin au télétravail.

Article 6 Frais professionnels et indemnité de télétravail

6.1 Frais professionnels de télétravail

L’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile.

L’UGECAM Hauts-de-France organise et prend à sa charge le coût de la visite de vérification de conformité des installations électriques, qui est réalisée par un diagnostiqueur professionnel ou par une ressource interne habilitée.

Sur présentation de la facture, le surcoût éventuel de l'assurance du domicile où exerce le télétravailleur lui est remboursé, pour son montant réel.

6.2 Indemnité conventionnelle de télétravail

Le télétravailleur bénéficie de l’indemnité conventionnelle de télétravail dans les conditions et montants définis par le Protocole d'accord national en vigueur relatif au travail à distance.

Le Protocole d'accord actuel du 28 novembre 2017 relatif au travail à distance prévoit qu'une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l'exercice du télétravail : abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage.

L'Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu'aux organisations syndicales, les montants revalorisés au 01 janvier de ces indemnités forfaitaires.

A titre indicatif, les montants revalorisés au 01 janvier 2020 sont les suivants :

• 10,39€ par mois versé pour 1 jour par semaine en télétravail

• 20,79€ par mois versé pour 2 jours par semaine en télétravail

L’indemnité est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l’indemnité lissée sur 12 mois n’est pas prévue par le texte conventionnel et n’est pas recommandé aux organismes au regard des difficultés de gestion et en regard notamment des règles d’exonérations sociales.

Le versement de l'indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d'absence du télétravailleur de plus d'un mois continu (maladie, maternité, congé sabbatique, ...).

6.3 Titres-restaurant

Le télétravailleur est un salarié à part entière. Il bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que ses collègues travaillant au sein de son entreprise/établissement/service, y compris les avantages sociaux tels que les titres-restaurant.

Si les salariés de son équipe bénéficient des titres-restaurants, il en est de même pour les télétravailleurs à domicile.

Les conditions de travail du télétravailleur doivent être équivalentes à celles des travailleurs exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, pour l’attribution de titres-restaurants : une journée organisée en deux vacations entrecoupées d’une pause réservée à la prise d’un repas.

Article 7 - Protection des données

L'organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fait preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe.

En application du Règlement intérieur de l’UGECAM Hauts-de-France et de sa charte informatique, il est rappelé l’extrême importance du secret professionnel et du caractère confidentiel des données traitées dans le cadre des activités professionnelles des salariés.

Ce respect revêt un caractère impératif pour les salariés en situation de télétravail.

Article 8 - Droits et garanties individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux accordés aux salariés en situation comparable travaillant dans les établissements et services de l'UGECAM, soit de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme, également aux informations émanant des représentants du personnels (CSE, RDP) et des syndicats.

Article 8.1 Garanties individuelles

Le télétravailleur doit avoir les mêmes opportunités d'évolution professionnelle que ses collègues.

À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que les salariés qui travaillent en présentiel.

Les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

L'employeur s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que les travaux exécutés en présentiel.

Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d'un droit à la déconnexion qui s'exerce dans les conditions posées par le code du travail.

Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l'employeur s'immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l'organisation de celle-ci.

Article 8.2 Garanties collectives

En tant que salariés de l'organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs.

À l'occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d'heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 9 Santé au travail

L'employeur informe le télétravailleur de la politique de l'organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu'il est en situation de télétravail.

L'employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s'assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

Il est rappelé qu’en cas d'opposition du salarié à la visite de conformité de son domicile, l'employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l'état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu'à l'achèvement de la remise aux normes.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale.

À cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail le jour même de l’accident ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 10 Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une information/formation appropriée :

• sur les équipements techniques mis à leur disposition

• sur les adaptations nécessaires à cette forme d'organisation du travail

Les managers chargés d'encadrer des télétravailleurs sont sensibilisés et formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

Les collègues de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d'organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 11 Consultation et information des représentants du personnel (CSE)

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation des représentants du personnel, à savoir du Comité social et économique (CSE) régional de l’UGECAM Hauts-de-France.

Un bilan annuel sur la mise en place du télétravail est également présenté au CSE.

Ce bilan est intégré dans le Rapport annuel sur les données sociales – Durée et aménagement du temps de travail - présenté au CSE dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’UGECAM Hauts-de-France.

Article 12 Agrément et entrée en vigueur de l’accord

L’UGECAM Hauts-de-France est un organisme de Sécurité sociale soumis à la procédure d’agrément selon les modalités suivantes.

Le présent accord est présenté à l’agrément dans les conditions fixées aux articles L.123-1, L.123-2, R.123-1-1 et D.224-7 du Code de la Sécurité sociale.

Il doit faire l'objet d'un avis du Comité exécutif des directeurs (Comex) de l'Ucanss et ne devient applicable qu'après avoir reçu l'agrément de l'autorité compétente de l’Etat.

L’avis rendu par le Comex de l'Ucanss fait partir le délai d'un mois à compter duquel l'absence de réponse par la tutelle vaut agrément implicite.

Par ailleurs, depuis la loi du 12 novembre 2013 visant à simplifier les relations entre l'administration et les citoyens, un accord collectif local est réputé agréé 4 mois après la transmission à la DSS de la demande d'agrément.

Un accord local qui n’a pas reçu l’agrément ministériel ne peut prendre effet.

Article 13 Révision

Le présent accord conclu pour une durée déterminée de 3 ans ne peut pas être dénoncé.

Il peut être révisé dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.

Toute demande de révision dans les conditions fixées à l’article L.2261-7-1 du Code du travail est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle concernant le(ou les) article(s) soumis à révision et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge à chacune des parties.

Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord.

Article 14 Formalités de dépôt et de publicité

La direction de l’UGECAM Hauts-de-France assure le dépôt du présent accord auprès de la DIRECCTE et met en œuvre la procédure d’agrément visée à l’article 13.

L’accord doit être déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » dédiée dans les conditions définies par l’article D2231-4 du code du travail.

Un exemplaire original du présent accord est également déposé au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes de Lille.

L’accord est enfin porté à la connaissance du personnel de l’UGECAM Hauts-de-France, qui doit en être informé, par tout moyen (affichage, diffusion via le site intranet, …).

Fait en 3 exemplaires originaux, à Lille le 17 juillet 2020

Pour les Organisations syndicales représentatives :

C.F.D.T. :

Force Ouvrière :

Pour la Direction :

La Directrice Générale :