Accord d'entreprise "Accès et utilisation des technologies de l'information et des communications par les OSR et IRP élues" chez UGECAM DE NORMANDIE - UNION GESTION ETABL CAISSES ASS MALADIE (Siège)
Cet accord signé entre la direction de UGECAM DE NORMANDIE - UNION GESTION ETABL CAISSES ASS MALADIE et le syndicat Autre et CFDT et CGT le 2021-03-30 est le résultat de la négociation sur divers points.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat Autre et CFDT et CGT
Numero : T07621005916
Date de signature : 2021-03-30
Nature : Accord
Raison sociale : UNION GESTION ETABL CAISSES ASS MALADIE
Etablissement : 42403791900158 Siège
Autres points : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur le thème Autres dispositions
Conditions du dispositif autres points pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2021-03-30
Entre:
L'UGECAM de Normandie - dont le siège social est situé au 67 Boulevard Charles de Gaulle, 76140 Le Petit Quevilly, représentée par son Directeur Général
Et:
Les organisations syndicales représentatives représentées par leurs délégués syndicaux centraux dûment mandatés:
C.G.T
F.O
C.F.D.T
Les parties au présent accord ont convenu ce qui suit :
Préambule
Le présent accord a pour objet de définir un cadre d'accès et d'utilisation des technologies de l'information et de communication aux organisations syndicales et aux instances représentatives du personnel.
Sont désignées dans le champ d'application du présent accord :
- D'une part, les instances représentatives du personnel élues (IRP) tels que les CSE d'établissement et le CSE central
Et
D'autre part, les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de l'UGECAM (OS)
Cet accord permet aux IRP et aux OS de s'adapter, moderniser, et développer le dialogue social et l'information syndicale en fonction des moyens technologiques et outils de communication utilisés au sein de l'UGECAM. Cela permet également une communication plus rapide à l'ensemble du personnel de l'UGECAM.
Cet accord traite, d'une part, des conditions générales d'utilisation des technologies de l'information et des communications (TIC) dont disposent les OS et IRP précédemment citées, d'autre part, des moyens d'accès qui leurs sont attribués.
SOMMAIRE
Article 3: Les moyens dédiés aux instances représentatives du personnel des établissements 7
La messagerie électronique professionnelle des élus des CSE 7
Mise à disposition de la base documentaire aux élus des CSE 7
Article 4 : Les règles de maintenance 7
Article 6: Agrément et entrée en vigueur de l'accord 8
Article 7 : Durée de l'accord et publicité 8
Article 1 : Conditions générales d'utilisation des TIC
Cadre juridique de l'accord
Cet accord d'entreprise s'inscrit dans le respect et en application des textes suivants : La loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social
L'article 11 du protocole d'accord du 1er février 2008 sur l'exercice du droit syndical
L'article L.2142-6 du code du travail modifié par la loi du 8 août 2016 relatif à la diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise
Le règlement général sur la protection des données - RGPD
La charte de bon usage des ressources informatiques (dite charte informatique de l'UGECAM de Normandie)
L'accès par les IRP élues et les OS ayant constitué une section syndicale au sein de l'UGECAM aux technologies de l'information et de communication disponibles dans l'organisme doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise, ne pas entraver l'accomplissement du travail ou en perturber la bonne exécution.
Par cet accord, les IRP et les OS ayant constitué une section syndicale s'engagent à :
D'une part, utiliser loyalement leurs accès aux technologies de l'information et des communications qui leurs seront mis à disposition, dans le respect des textes juridiques susvisés.
D'autre part, s'assurer au préalable que leur administration est en mesure de permettre, à tout moment, et à chaque salarié(e) ou agent qui en ferait la demande, l'accès aux données à caractère personnel, et leur rectification ou leur effacement, et l'exercice d'un droit d'opposition, conformément au RGPD.
L'utilisation et l'accès à Internet
Chaque IRP élue et OS ayant constitué une section syndicale au sein de l'UGECAM dispose d'un accès à internet à partir du matériel mis à sa disposition.
Cet accès des IRP et des OS doit se faire soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
L'administration des espaces dédiés et de ses contenus reste à la charge de la personne, identifiée comme telle, qui en a la responsabilité. Les IRP et les OS représentées devront donc s'adresser à l'administrateur de l'intranet (et de la messagerie) pour déterminer les droits d'accès.
La visioconférence
La visioconférence peut être utilisée pour tous types de réunions avec les DSC, CSE d'établissement, CSE central.
Les réunions en présentiel seront privilégiées si les conditions le permettent.
Le matériel mis à disposition
L'organisme met à la disposition des OS ayant constitué une section syndicale au sein de l'UGECAM :
Un micro-ordinateur aux normes de l'organisme
Un smartphone avec forfait téléphonique et internet
Un VPN permettant la connexion à distance au réseau de l'UGECAM
Le matériel reste la propriété de l'organisme. Il est interdit d'utiliser d'autre matériel ou d'autres logiciels conformément à la charte informatique de l'UGECAM.
Les matériels sont placés sous l'entière responsabilité des utilisateurs qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d'utilisation et leur conservation.
La capacité des sites et l'utilisation de la messagerie
La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille des messages envoyés doit être conforme à la charte informatique de l'organisme.
Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l'accomplissement du travail ou en perturber la bonne exécution, les OS ayant constitué une section syndicale au sein de l'organisme s'engagent à ne pas envoyer plus de 6 messages par semaine sur la messagerie professionnelle sur les horaires d'ouverture de l'établissement, dans le respect du droit à la déconnexion.
Chaque salarié a la possibilité d'adresser un message électronique aux OS. La réponse apportée ne peut être qu'individuelle, à l'adresse laissée par le salarié.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des OS et des IRP.
La confidentialité des échanges des salariés avec les OS
Les parties s'engagent réciproquement au respect de l'obligation de confidentialité eu égard aux échanges électroniques entretenus avec les salariés.
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d'envoi.
L'employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d'assurer cette confidentialité.
Dès lors que les OS ayant constitué une section syndicale dans l'organisme utilisent des données à caractère personnel et/ou les adresses de messagerie électronique des agents et salariés de l'UGECAM, ils se rendent responsables du traitement des données et mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer et être en mesure de démontrer que le traitement est effectué conformément à l'Article 24 du RGPD relatif à la responsabilité du responsable de traitement.
Les conditions de mise en ligne
Les OS ayant constitué une section syndicale au sein de l'UGECAM doivent au préalable s'être engagées à respecter la charte informatique de l'organisme. Si l'OS n'est pas signataire du présent accord, elle doit avoir un interlocuteur nommément désigné et identifié comme tel au sein de l'UGECAM.
Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, l'organisme adresse à l'OS concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres OS représentatives au sein de l'organisme. Une réunion est alors tenue entre les OS précitées et l'employeur en vue de régler le différend.
Si, à l'issue de cette rencontre où les OS ont fait part de leur point de vue, le différend persiste, et que l'organisme estime qu'il y a un abus de droit syndical, des messages injurieux ou tout autre trouble manifestement illicite de nature à porter atteinte au bon fonctionnement de l'organisme, alors l'employeur se réserve le droit de suspendre l'accès à la messagerie.
La saisine de la juridiction compétente reste un droit fondamental et un ultime recours.
Article 2 : Les moyens des IRP élues et/ou des OS ayant constitué une section syndicale au sein de l'UGECAM
La messagerie électronique professionnelle
Chaque IRP élue et OS ayant constitué une section syndicale au sein de l'organisme bénéficie d'une adresse électronique spécifique dès lors qu'elle a adhéré au présent accord et qu'un administrateur a été nommément désigné pour gérer la messagerie.
La messagerie électronique professionnelle comporte le sigle de l'organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu'en externe.
La gestion de l'adresse électronique syndicale est placée sous la responsabilité de l'IRP élue et/ou de la personne désignée par l'OS pour assumer cette responsabilité.
Les IRP et OS peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l'envoi de messages à caractère individuel ou groupé, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.
La messagerie permet aux OS ayant constitué une section syndicale au sein de l'UGECAM de diffuser de l'information relative à l'actualité nationale, régionale ou locale des syndicats. Elle n'a pas vocation à permettre la diffusion de propagande ou tracts de nature syndicale ; cette diffusion pouvant librement avoir lieu aux heures d'entrée et de sortie du travail, conformément à l'article L.2142-4 du code du travail.
La mise à disposition d'un groupe privé dans LIAM
Chaque OS ayant constitué une section syndicale au sens de l'article 1.7 du présent accord dispose d'un groupe privé sur le réseau social de !'Assurance Maladie : LIAM, dans l'environnement réservé de l'UGECAM.
À chaque OS la charge de :
Administrer le groupe privé de son organisation syndicale
Gérer les inscriptions / désinscriptions des salariés à ce groupe privé
Gérer le contenu des informations diffusées et communiquées depuis leur groupe privé LIAM
Animer sa communauté
L'administration de LIAM
Chaque OS a la possibilité de créer un groupe privé LIAM, dès lors qu'est désigné et identifié un administrateur au sein de l'organisme.
En tant qu'administrateur du groupe privé, il est responsable de la gestion des accès des salariés au compte de son organisation syndicale, il est également responsable des informations qu'il publie, diffuse et met à disposition.
Au besoin, les administrateurs identifiés peuvent être formés et accompagnés par l'attachée de direction dans l'administration et l'utilisation de LIAM.
Chaque salarié est informé de la possibilité d'intégrer le groupe de l'organisation syndicale de son choix, sur acceptation de l'administrateur de l'OS concernée (par exemple, le DSC).
Chaque salarié a également la possibilité de se désinscrire du groupe syndical, sans avoir à le justifier. L'administrateur, s'engage alors à rendre effective cette désinscription dans un délai de 15 jours au plus.
La liberté d'accès à l'information sociale et syndicale.
Tout salarié bénéficie d'une liberté d'accès à l'information sociale et syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l'organisme à partir de son poste de travail.
La Direction de l'UGECAM s'engage, dans le cadre du respect des libertés, à ne pas rechercher l'identification des salariés consultant les pages de rubriques syndicales et des instances représentatives du personnel. (Article 8 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés).
Le contenu des espaces dédiés aux OS ayant constitué une section syndicale
Le contenu des pages dans LIAM dédiées aux OS ayant constitué une section syndicale est librement et respectivement déterminé par chacune des instances sous réserve qu'il revête un caractère exclusivement syndical et relatif à ses attributions, lequel est placé sous son entière responsabilité.
Conformément aux textes en vigueur, les groupes privés ne doivent contenir aucun terme injurieux, aucune allégation diffamatoire ni porter atteinte à la vie privée et le droit à l'image. Le contenu de ces groupes privés doit, par ailleurs, respecter les dispositions légales relatives au secret professionnel et à la protection des données nominatives. Ainsi que le rappelle l'article L. 2142-5 du Code du Travail, les dispositions relatives à la presse sont applicables audit contenu.
Chaque information est identifiée sous le logo de l'organisation syndicale qui l'émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l'organisme.
Article 3 : Les moyens dédiés aux instances représentatives du personnel des établissements
La messagerie électronique professionnelle des élus des CSE
Chaque établissement possède, pour ses instances représentatives du personnel, une adresse électronique distinctement identifiée.
La gestion de l'adresse électronique de chaque instance représentative du personnel d'établissement est placée sous la responsabilité de son secrétaire.
Mise à disposition de la base documentaire aux élus des CSE
Chaque CSE d'établissement a la possibilité d'utiliser la base documentaire de l'UGECAM pour y déposer les comptes rendus des réunions avec la direction de l'établissement.
Dans l'encart qui leur est réservé, les élus de CSE d'établissements ont également la possibilité de déposer dans la base documentaire des informations relatives à leurs attributions sociales et culturelles.
La communication des activités sociales et culturelles
Les CSE des établissements de l'UGECAM auront la possibilité d'utiliser les supports de communications internes, notamment les listes de diffusion générale de la messagerie électronique pour informer les salariés de leur établissement quant à leurs attributions sociales et culturelles.
Article 4 : Les règles de maintenance
Les IRP élues et les OS ayant constitué une section syndicale au sein de l'organisme sont soumises comme l'ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l'utilisation d'un système d'information (service, délais de résolution des pannes, ... ).
En cas d'incident, elles bénéficient comme l'ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l'organisme.
Le présent accord octroyant des avantages et accès supplémentaires, non obligatoires, accordés par l'employeur conformément au préambule, le délit d'entrave ne pourra être invoqué en cas de panne du serveur, défaillances du réseau, impossibilité matérielle ou impératifs des services de l'UGECAM.
Article 5 : Clause de suivi et de rendez-vous
Dès lors qu'une modification structurelle des technologies d'information et de communication intervient dans l'organisme, de nature à altérer les conditions d'utilisation et/ou de jouissance des moyens octroyés aux IRP et OS dans le cadre du présent accord, les parties s'engagent à se réunir afin d'actualiser, par avenant, le cas échéant, les termes de l'accord.
L'initiative de la réunion peut être de l'une ou l'autre des parties, indistinctement.
Conformément aux dispositions légales, la conclusion d'un avenant de révision, en dehors du cycle électoral du présent accord, peut se faire avec les organisations syndicales représentatives au jour de la révision de l'accord.
Article 6: Agrément et entrée en vigueur de l'accord
L'UGECAM est un organisme de Sécurité sociale soumis à la procédure d'agrément selon les modalités suivantes.
Le présent accord est présenté à l'agrément dans les conditions fixées aux articles L.123-1, L.123-2, R.123-1-1 et D.224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.
Il doit faire l'objet d'un avis du Comité exécutif des directeurs (Comex) de l'UCANSS et ne devient applicable qu'après avoir reçu l'agrément de l'autorité compétente de l'Etat.
L'avis rendu par le Comex de l'UCANSS fait partir le délai d'un mois à compter duquel l'absence de réponse par la tutelle vaut agrément implicite.
Depuis la loi du 12 novembre 2013 visant à simplifier les relations entre l'administration et les citoyens un accord collectif local est réputé agréé 4 mois après la transmission à la Direction de la Sécurité Sociale (Rennes) de la demande d'agrément.
Un accord local qui n'a pas reçu l'agrément ministériel ne peut prendre effet.
Article 7 : Durée de l'accord et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales.
Il s'applique sous réserve de l'agrément prévu par l'article L.123-2-1 du Code de la sécurité sociale.
Conformément aux règles de publicité en vigueur, le présent accord fera l'objet d'un double dépôt auprès de l'administration sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail « TéléAccords » dans les conditions définies par l'article D.2231-4 du Code du travail, et un exemplaire original sera transmis au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud'hommes de Rouen.
Chaque partie signataire recevra un exemplaire original du présent accord.
L'accord est enfin porté à !a connaissance du personne! de l'UGECAM, qui doit en être informé, par tout moyen (affichage, diffusion via le site intranet, ... )
Fait à LE PETIT QUEVILLY, le 30 mars 2021
Délégué syndical central FO Délégué syndical central CGT
Directeur Général
Délégué syndical central CFDT
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