Accord d'entreprise "ACCORD DU 19 FEVRIER 2019 SUR LES MODALITES D EXERCICE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE LA SOCIETE MERCIALYS" chez MERCIALYS

ACCORD DU 19 FEVRIER 2019

SUR LES MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

AU SEIN DE LA SOCIETE MERCIALYS

Entre les soussignés :

La Direction de la Société Mercialys, représentée par XXX, Directeur des Ressources Humaines,

D'une part,

Et, L’organisations syndicale représentative des salariés de la Société Mercialys représentées par :

• YYY

D'autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PRÉAMBULE

Il est à rappeler que la Direction a mis en place une charte télétravail à durée déterminée en date du 1^er mars 2018 valable jusqu’au 31 décembre 2018. Cette Charte a été reconduite pour deux mois du 1^er janvier 2019 au 28 février 2019.

Fort de cette expérience réussie la Direction et l’organisation syndicale représentative se sont rencontrées lors de deux réunions les 4 et 19 février 2019 afin de déterminer la mise en œuvre des nouvelles modalités du télétravail au sein de Mercialys dans le cadre du présent accord collectif.

Article 1 – Champs d’application de l’accord

Le présent accord s’applique aux salariés de la société Mercialys.

Article 1 – Définition du télétravail

Selon l’article L1222- 9 du code du travail, le télétravail se définit comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».

Au sein de la Société Mercialys, le télétravail ne pourra être exercé qu’un jour maximum par semaine, au domicile du collaborateur télétravailleur, au moyen des outils informatiques mis à sa disposition. Les autres jours sont réalisés sur le lieu de travail habituel. Le choix du jour de la semaine consacré au télétravail sera fixé dans l’avenant au contrat de travail du collaborateur télétravailleur. Il sera défini conjointement entre le collaborateur et le supérieur hiérarchique afin de tenir compte de l’activité et des besoins du service. En tout état de cause il ne pourra être fixé ni un lundi ni un vendredi.

Les plages horaires seront 9h-12h et 14h-18h30.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Le lieu du domicile est obligatoirement déclaré à la DRH lors de l’établissement de l’avenant au contrat de travail conclu entre le télétravailleur et la Société Mercialys. Le salarié s’engage par ailleurs à informer la DRH de la Société Mercialys de tout changement d’adresse impliquant un changement définitif de son domicile dans le mois concerné.

Article 2 – Conditions d’éligibilité au télétravail

La Direction et l’organisation syndicale représentative réaffirment que le supérieur hiérarchique devra s’assurer :

• d’une part, que l’équité et la transparence sont garanties dans l’application des conditions d’éligibilité présentées ci-après ;

• d’autre part, que la continuité et la qualité de service rendues aux clients ne sont pas impactées par ce mode d’organisation du travail à domicile.

  1. Conditions d’éligibilité au télétravail

Le présent accord s’applique aux seuls salariés en contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel de 90% (dont la période non travaillée correspond à des demi- journées prises chaque semaine) et avec une ancienneté minimale de 6 mois dans le poste occupé au sein de la Société Mercialys à partir de la signature du présent accord. Les collaborateurs qui atteindraient l’ancienneté requise, précédemment citée, au cours de la durée de l’accord, pourront prétendre à intégrer ce dispositif pour la période restant à courir.

Les apprentis, les collaborateurs en contrat de professionnalisation et les stagiaires ne peuvent pas être éligibles au télétravail, car il est indispensable pour leur apprentissage d’être bien intégrés dans leur communauté de travail.

Avant de se porter candidat, le télétravailleur devra s’engager à disposer d’un espace de travail personnel compatible avec la pratique du télétravail. Il est de sa responsabilité d’avertir son manager si ces conditions n’étaient plus réunies.

Conditions d’éligibilité de la fonction ou du service exercé au télétravail

Les salariés remplissant les conditions ci-dessus pourront se porter candidat au télétravail dès lors que leur fonction répond aux critères ci-après.

Les critères ayant permis de sélectionner ces fonctions sont les suivants :

• l’activité en télétravail ne doit pas gêner le fonctionnement de l’équipe de rattachement,

• la configuration de l’équipe permet le télétravail au sein de celle-ci,

• l’activité ne requiert pas d’être exercée physiquement dans les locaux de la Société Mercialys, notamment en raison des équipements matériels, des mesures de sécurité informatique, ou de la nécessité d’une présence physique, quelle qu’en soit la raison,

• l’activité en télétravail peut être source d’une meilleure productivité et d’un meilleur équilibre vie professionnelle-vie privée.

  1. 2.3 Conditions d’éligibilité du collaborateur au télétravail

L’examen des candidatures au télétravail par le responsable hiérarchique portera notamment sur :

• la maîtrise du poste occupé (la notion d’ancienneté dans le poste pourra être utilisée)

• l’autonomie requise dans l’organisation du travail et la gestion du temps de travail

• la capacité à travailler à distance

• à titre subsidiaire, l’impact du temps de trajet domicile-travail sur la vie personnelle du candidat au télétravail.

En cas de candidatures multiples dans un même service, si le nombre des candidatures ne permet pas de toutes les retenir, le responsable hiérarchique les analysera afin de déterminer un ordre de priorité, avec la collaboration éventuelle de la DRH et du Directeur de Service auquel il est rattaché, afin d’assurer l’équité entre les candidats. En tout état de cause, la candidature qui n’aurait pas été retenue l’année N dans le cas présent, alors que les conditions requises étaient remplies, serait prioritaire l’année N+1 si l’accord était reconduit, si le collaborateur en fait à nouveau la demande et si, bien entendu, l’ensemble des conditions requises par l’accord est réuni lors de l’appel à candidature.

La candidature d’un collaborateur « manager d’équipe » répondant aux critères précités ne pourra être retenue qu’après examen et validation finale de son responsable hiérarchique, en accord avec la DRH.

Article 3 – Conditions de mise en œuvre

3.1 Les modalités de validation de la candidature

Le télétravail est à la seule initiative du salarié, car il repose obligatoirement sur le principe du volontariat pour ce dernier. Il est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique du salarié, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité, au regard du nombre de collaborateurs candidats au sein de son service et de l’organisation du service.

Le salarié souhaitant postuler pour exercer sa fonction dans le cadre du présent dispositif sur le télétravail devra en informer par courriel son responsable hiérarchique et la DRH. Cette demande portera sur la durée maximale indiquée dans l’accord.

Les demandes adressées seront analysées par chaque responsable hiérarchique concerné selon les conditions et critères précités. Les demandes pourront être faites en cours d’année avec un prévis de un mois. Dans ce cas l’avenant signé sera valable pour la durée de maximum de l’accord.

Dans le mois qui suit la date de candidature, un entretien sera systématiquement organisé pour tout candidat avec son responsable hiérarchique. L’objectif de cet entretien sera d’apporter une réponse argumentée qu’elle soit positive ou négative à chacun. Le responsable hiérarchique en informera également par courriel la DRH et le membre du Comité de Direction auquel il est rattaché. La DRH adressera alors une réponse formalisée par courriel à l’ensemble des candidats.

En cas d’acceptation, le responsable hiérarchique fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail (notamment le jour et les horaires concernés par le télétravail qui seront repris dans l’avenant).

Les principaux motifs de refus de passage en télétravail pourront être :

• le non-respect des conditions d’éligibilité,

• des raisons d’impossibilités techniques et/ou fonctionnelles,

• des raisons de confidentialité des informations et données traitées par la Direction à laquelle est rattaché le collaborateur,

• d’une désorganisation réelle au sein de l’activité,

• d’une autonomie insuffisante du salarié, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé,

• les candidatures transmises en dehors de la période définie à cet effet.

  3.2 Avenant au contrat de travail

L'organisation de l'activité en télétravail à domicile fera l’objet d’un avenant au contrat de travail.

L'avenant au contrat de travail est d’une durée d’un an maximum. Il précisera notamment les modalités d'exécution du télétravail à domicile :

• L’adresse du collaborateur

• La fonction occupée

• La répartition des jours travaillés en entreprise

• Le seul jour travaillé à domicile.

Il est entendu que le supérieur hiérarchique pourra être amené à annuler ce jour, en s’efforçant de respecter un délai de prévenance de 24 heures dans la mesure du possible. En effet, il sera précisé dans l’avenant que si, sur une période donnée, la présence du collaborateur sur le site le jour dédié au télétravail est exigée pour des nécessités de service (réunions, formation, clôture comptable / paie pour certains services, multiples absences au sein de l’équipe…), le responsable de service sera amené à annuler le jour dédié au télétravail, sur cette même période. Ce jour ne sera pas reporté sur une période ultérieure.

• Les plages horaires/de disponibilité pour être joignable.

Elles seront déterminées conjointement entre le salarié et son supérieur hiérarchique, en conformité avec le fonctionnement du service. Ces plages seront précisées dans l’avenant au contrat de travail.

• La période d’application

• L’équipement mis à disposition

• La période d’adaptation, le cas échéant,

• Les conditions de réversibilité du télétravail à domicile précisées à l’article 3.4

• Les droits et devoirs du télétravailleur

• L’attestation d’assurance prévue à l’article 7.2.

• Une attestation sur l’honneur portant sur la conformité des installations électriques et téléphoniques au domicile, ainsi que sur la compatibilité de la ligne ADSL (débit internet suffisant) au télétravail.

L’attestation de l’assurance délivrée par le collaborateur telle que définie dans l’article 7.2 de la présente Charte devra être remise à la DRH à la signature de l’avenant au contrat de travail et à chaque changement de domicile.

A l’issue de la période déterminée dans l’avenant au contrat de travail, le télétravailleur effectuera à nouveau l’intégralité de son activité dans les locaux de la Société Mercialys.

3.3 Période d’adaptation au télétravail

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien à leurs attentes respectives, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Dès la signature de l’avenant au contrat de travail, le télétravailleur et le responsable hiérarchique bénéficieront d’une période d’adaptation d’une durée de 2 mois pour demander par courriel la cessation définitive du télétravail sous réserve de respecter un délai de prévenance réciproque d’un mois. Cet article ne s’applique pas aux collaborateurs ayant déjà bénéficié du dispositif de test sur le télétravail sur le même poste.

Ce courriel devra être précédé d’un entretien entre le responsable de service, le télétravailleur et éventuellement la DRH afin d’échanger sur les raisons ayant motivé cette demande.

La DRH adressera au collaborateur un courriel dans les 15 jours à compter de la réception de la demande d’une des deux parties pour confirmer la cessation du télétravail sous un délai d’un mois maximum. Le salarié reprendra alors son activité de manière permanente sur son lieu de travail habituel.

Pour les cadres au forfait jours, au regard de la particularité de cette organisation du temps de travail - les salariés étant autonomes dans l'organisation de leur emploi du temps - il est préconisé d'appliquer une plage horaire en conformité avec le fonctionnement du service pour s'assurer du respect de la vie privée et du droit à la déconnection des salariés en situation de télétravail et des durées maximales de travail prévues par la réglementation.

3.4 Principe de Réversibilité

L'accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l'initiative du supérieur hiérarchique que du télétravailleur. L’un comme l’autre peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance d’un mois fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile pour cause de changement de celui-ci ou de changement de fonction.

La DRH adressera au collaborateur un courriel dans les 15 jours à compter de la réception de la demande d’une des deux parties pour confirmer la cessation du télétravail sous un délai d’un mois maximum. Le salarié reprendra alors son activité de manière permanente sur son lieu de travail habituel.

Ce délai permet de gérer convenablement le retour du salarié sur le lieu de travail au sein de sa Direction et la restitution du matériel mis à disposition en cas de cessation du télétravail.

Article 4 – Droits collectifs et individuels du télétravailleur

4.1 Statut collectif

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés en situation comparable dans les locaux de la Société Mercialys.

A ce titre, il bénéficie des mêmes règles applicables en matière de rémunération, de décompte de la durée du travail, de la couverture accident de travail, maladie, décès et prévoyance que celles applicables aux autres salariés de la Société Mercialys.

Le télétravailleur fait partie, au même titre que les autres salariés, des effectifs de l'entreprise pris en compte pour la détermination des seuils. Il bénéficie des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections professionnelles pour le renouvellement des instances représentatives du personnel de la Société Mercialys.

4.2 Evolution professionnelle

Le télétravailleur bénéficie notamment des mêmes dispositions en matière de gestion des ressources humaines comme l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel par exemple, ou tout autre outil ou moyen mis en œuvre par l’entreprise pour assurer le développement des compétences de ses collaborateurs. L’entretien annuel d’évaluation et d’entretien professionnel seront planifiés lors des jours de présence du salarié dans les locaux de l’entreprise.

Il bénéficie d’un déroulement de carrière équivalent aux autres salariés de l’entreprise en situation comparable.

4.3 Formation professionnelle

Les télétravailleurs bénéficient du même accès à la formation que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Les responsables hiérarchiques concernés seront également sensibilisés par la Direction des Ressources Humaines de la Société Mercialys à cette forme de travail et à sa gestion.

Article 5 – Equipement mis a disposition du télétravailleur

La Société Mercialys fournira au collaborateur en télétravail les équipements nécessaires, lesquels pourront être mutualisés, pour lui permettre d’exercer son activité professionnelle à son domicile dans des conditions satisfaisantes, à savoir :

• Un ordinateur portable s’il n’en est pas déjà équipé dans les locaux de la société

• Un téléphone portable s’il n’en est pas déjà équipé dans les locaux de la société

• Un accès VPN.

Le choix des équipements qui restent propriété de la société, se fera par la direction de la Société Mercialys après validation du supérieur hiérarchique selon l’activité du télétravailleur qu’il sera amené à exercer à son domicile. Seuls ces équipements pourront être utilisés, conformément aux dispositions de l’accord relative à la Sécurité Informatique, par ce dernier dans le cadre du télétravail et à des fins strictement professionnelles.

Le télétravailleur sera identifié comme tel auprès du service help desk (DIP / Opérations) afin de bénéficier d’une assistance technique et d’une sauvegarde régulière de ses données.

Le télétravailleur aura l’obligation en cas de défaillance d’un des équipements mentionnés ou du réseau (Internet) d’informer dans les plus brefs délais, son supérieur hiérarchique ainsi que le service help desk (DIP / Opérations) en charge de l’assistance technique. Dans l’hypothèse où cette défaillance venait à perdurer, le responsable hiérarchique pourra être amené à demander au télétravailleur de venir poursuivre son activité professionnelle dans les locaux de la Société Mercialys sans que ce dernier puisse le refuser.

5.1 MISE A DISPOSITION DE L’AGENDA

Afin de permettre d’optimiser l’organisation des réunions de travail, il est demandé au télétravailleur de bien vouloir permettre l’accès à son agenda électronique à son responsable hiérarchique ainsi que ses collègues. Le numéro où il est joignable doit être communiqué également.

Article 6 – indemnisation de frais télétravail

L’intégralité de l’abonnement et des communications téléphoniques du téléphone portable professionnel sont pris en charge par la société, sous réserve d’une utilisation conforme aux règles en vigueur au sein de la société. Par ailleurs, le salarié percevra une indemnité de frais  de télétravail à hauteur maximum de 16,25 euros par mois, au titre de l’occupation professionnelle du domicile privé. Cette indemnité couvre notamment les frais afférents à l’espace affecté pour les besoins de l’activité professionnelle, aux coûts d’électricité, de chauffage et d’entretien qui y sont associés, aux coûts d’utilisation d’une ligne ADSL personnelle ou la souscription obligatoire d’un abonnement internet pour le télétravail.

Cette indemnité sera versée mensuellement, elle sera distincte de la rémunération de base et sera proratisée pour toutes absences survenues lors des jours dédiés au télétravail dans le mois considéré (congés payés, maladies, accident du travail…).

Article 7 – Sante et sécurité au travail

7.1 Charge de travail :

La charge de travail et l’amplitude horaire demandée au télétravailleur sont équivalentes à celles des collaborateurs ayant des fonctions analogues, mais travaillant en permanence dans les locaux habituels de l'entreprise.

Ainsi, le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le télétravailleur.

Les objectifs du télétravailleur sont fixés lors de l'entretien annuel d’évaluation comme tout collaborateur de l’entreprise.

Cependant, le supérieur hiérarchique s’assurera avec le salarié que :

• le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés par le télétravail.

• la charge du travail demandée au télétravailleur est compatible avec la durée contractuelle du travail, dans le respect de la vie privée selon les termes définis à l’article 8 du présent accord. Ce point sera abordé dans la rubrique « Commentaires du collaborateur sur la charge de travail, l’organisation de travail et sur l’articulation vie professionnelle/vie personnelle et familiale » sur le formulaire support aux entretiens annuels d’évaluation.

Le collaborateur en télétravail devra donner le même niveau de visibilité sur son activité que les autres collaborateurs travaillant au sein des locaux de la Société Mercialys.

7.2 L’assurance

Le salarié fera les démarches nécessaires afin d’informer son assureur de sa situation de télétravail. Il transmettra à la société, lors de la signature de l’avenant à son contrat de travail, un justificatif du contrat multirisques habitation qu’il souscrit auprès de son assureur et dans lequel ce dernier prendra acte qu’une activité professionnelle sera exercée à son domicile.

La société Mercialys se chargera de l’éventuelle assurance du matériel mis à sa disposition dans le cadre du télétravail

7.3 Le maintien du lien social

Le télétravailleur devra assister aux réunions pour lesquelles sa présence physique est requise par son supérieur hiérarchique. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur de s’organiser.

7.4 La protection des données informatiques

Conformément aux dispositions applicables au sein de la Société Mercialys, le télétravailleur devra préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation des produits et services de l'entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l'exercice de son activité

7.5 Accident de Travail et de trajet

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de travail dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

Dans ces cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l’accident dans les délais conventionnels et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

Article 8 – Respect de la vie privee

Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée. Afin de l’assurer, il sera indiqué dans l’avenant au contrat de travail les plages horaires/ disponibilités durant lesquelles il peut être contacté pour son activité professionnelle.

En dehors de ces plages horaires/disponibilités, le télétravailleur ne sera plus considéré comme étant sous la subordination de la Société Mercialys.

Il est également rappelé que pendant les absences (maladie, congés…), le salarié habituellement en télétravail ne pourra pas télétravailler.

Article 9 – Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu à durée déterminée à compter du 1^er mars 2019 jusqu’au 29 février 2020.

Il prendra fin à son terme, soit le 29 février 2020, et ne produira plus d’effets à compter de cette date.

Toutefois, la Direction prévoit la possibilité de revoir éventuellement les conditions et la durée de son renouvellement.

ARTICLE 10 - REVISION

Toute demande de révision devra être notifiée par mail avec accusé de réception à chacune des parties signataires (pour la Direction, au Directeur des Ressources Humaines) et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement. Les parties ouvriront les négociations dans le délai d'un mois suivant la réception de la demande de révision. Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à conclusion d’un nouvel accord.

ARTICLE 11 - DEPOT DE L’ACCORD

La validité du présent accord est subordonnée aux conditions précisées par l'article L.2232- 12 du Code du travail. Dès lors que ces conditions seront remplies, il sera déposé à la DIRECCTE, ainsi qu'au greffe du conseil de prud'hommes, compétents dans les conditions des articles D. 2231-2, et D 2231-7 du Code du travail.

Fait à Paris le 22 février 2019

Pour l’Organisation Syndicale Représentative Pour la Direction