Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail responsable et exceptionnel au sein de l UES Swisslife" chez SWISSLIFE - SWISSLIFE FRANCE (Siège)

ACCORD SUR LE TELETRAVAIL RESPONSABLE ET EXCEPTIONNEL AU SEIN DE L’UES SWISSLIFE

ENTRE :

Entre les sociétés composant l’Unité Economique et Sociale (UES) Swiss Life :

- SwissLife France, société anonyme dont le siège social est situé 7, rue Belgrand à Levallois-Perret (92 300),

- SwissLife Assurance et Patrimoine, société anonyme dont le siège social est situé 7, rue Belgrand à Levallois-Perret (92 300),

- SwissLife Prévoyance et Santé, société anonyme dont le siège social est situé 7, rue Belgrand à Levallois-Perret (92 300),

- SwissLife Assurances de Biens, société anonyme dont le siège social est situé 7, rue Belgrand à Levallois-Perret (92 300),

représentées par Monsieur , Président, et Madame , Directrice des Ressources Humaines, dûment habilités,

ci-après dénommées « Swiss Life »,

d’une part,

et

Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’UES SwissLife dûment habilitées,

d’autre part,

IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Dès 2012 Swiss Life s’engageait, grâce à l’évolution des nouvelles technologies sur les outils de télécommunication, dans une démarche visant à déployer le télétravail dans l’entreprise.

Après une expérimentation d’un an, les parties ont convenu en juin 2013 que la mise en place du télétravail au sein de l’UES Swiss Life était concluante et elles ont décidé de reconduire le dispositif dans le cadre d’un accord à durée indéterminée.

Cet accord a depuis fait l’objet d’évolutions dans le cadre d’un avenant signé en décembre 2016.

Depuis,

Le législateur a par ordonnance de 2017 modifié les modalités du télétravail (Articles L1222-9 à L1222-11 du code du travail) et renforcé le dialogue social visant à simplifier le recours au télétravail pour les entreprises et leurs salariés ;

Les grèves de transport de fin 2019-début 2020, puis le confinement lié à l’épidémie de coronavirus de mars à mai 2020, ont permis de déployer un télétravail massif, sans précédent.

Fort de ces expériences, des attentes du personnel confirmées par des enquêtes conduites à la sortie du confinement, les parties au présent accord ont souhaité, s’inscrire dans une évolution qualitative et quantitative du télétravail déployé au sein de Swiss Life. Les dispositions figurant dans le présent accord, annulent et remplacent l’ensemble des dispositions de l’accord de 2013 et de son avenant de 2016.

Le télétravail ainsi négocié devient un mode d’organisation du travail autonome, accessible à tous, dans le cadre d’un modèle gagnant-gagnant dont l’objectif principal demeure la pérennité de notre entreprise, son développement et sa performance, tout en contribuant à un meilleur équilibre vie professionnelle-vie personnelle pour les salariés.

L’organisation du travail ainsi repensée combinant télétravail et présence sur site, doit permettre :

• De gagner en flexibilité pour nos clients, nos apporteurs afin d’améliorer leur satisfaction, de développer une agilité pour le manager et ses équipes pour assurer une performance durable de nos activités,

• D’optimiser pour chacun d’entre nous la qualité de vie au travail,

• De préserver la santé des salariés de Swiss Life et d’améliorer les conditions de travail des salariés, en réduisant notamment les temps de trajet, la fatigue et le stress qui peuvent en découler.

C’est dans ces conditions que les organisations syndicales représentatives et la Direction se sont rencontrées à plusieurs reprises, les 8 septembre, 16 septembre, 1^er octobre, 6 octobre, 12 octobre 2020, 23 octobre 2020, 2 novembre 2020, 3 novembre 2020 et ont convenu et arrêté ce qui suit :

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est applicable à tous les collaborateurs de l’UES Swiss Life quel que soit leur statut ou leur ancienneté dans l’entreprise et dont le contrat ou la convention de stage est régi par les dispositions des Conventions Collectives Nationales des Sociétés d’Assurances.

ARTICLE 2 : LES ENJEUX

Dans le cadre d’un modèle équilibré et responsable, les parties sont convaincues que le déploiement d’un télétravail agile, simplifié, sécurisé doit permettre de :

• Améliorer l’efficacité opérationnelle en apportant aux managers et à leurs équipes plus de souplesse, de flexibilité et d’efficacité dans l’organisation du travail qu’ils auront choisie,

• Poursuivre l’amélioration de la qualité de vie au travail, en permettant une meilleure conciliation vie professionnelle-vie personnelle,

• Développer la confiance, la responsabilité et l’autonomie des équipes, de construire un modèle managérial orienté sur le collectif de travail et l’atteinte d’objectifs, de résultats,

• Renforcer l’attractivité et la rétention des talents,

• Préserver la santé des collaborateurs,

• Permettre d’adapter les conditions de travail de certaines catégories de personnel : personnes en situation de handicap, femme enceinte, seniors….

• S’inscrire dans une démarche de développement durable, en améliorant notamment l’empreinte carbone.

ARTICLE 3 : DEFINITION DU TELETRAVAIL ET VOLONTARIAT

Le télétravail désigne : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication » article L1222-9 du code du travail.

Le télétravail revêt un caractère volontaire tant pour le salarié que pour l’employeur à l’exception du télétravail exceptionnel.

Les dispositifs définis dans le présent accord s’articulent autour du télétravail RESPONSABLE et du télétravail EXCEPTIONNEL.

Définition du télétravail responsable

Le télétravail responsable est un dispositif de télétravail choisi, il repose sur la relation de confiance établie entre le manager, son équipe et chaque collaborateur ; selon le processus défini à l’article 4.1.5 du présent accord.

Manager, équipe et salariés sont les principaux acteurs de l’organisation retenue.

Les conditions et modalités définies, dans le cadre général fixé par le présent accord, dépendent au sein de chaque service d’échanges entre le manager et ses équipes sur les missions, l’activité (y compris ses variations), les moyens (y compris technologiques) dont dispose le service, pour répondre aux besoins de l’entreprise et contribuer à un meilleur équilibre vie professionnelle, vie personnelle.

Définition du télétravail exceptionnel

Le télétravail exceptionnel est un dispositif de télétravail contraint.

Il permet la gestion d’un impondérable interne ou externe, visant pour les salariés, sauf pour ceux dont l’activité ne peut être exercée que sur site, à assurer une continuité d’activité hors des locaux de l’entreprise (cf. : Article 5 du présent accord) dans des situations décrétées :

• Pour un motif externe tel que prévu dans la liste non limitative de l’article L1222-11 du code du travail qui prévoit : « qu’en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés »¹.

• Pour un motif interne propre à l’entreprise ou à son secteur d’activité, en cas de crise avec déclenchement d’un plan de continuité d’activité.

• Pour un motif interne propre à l’entreprise ou à un service, travaux par exemple, sous réserve dans cette hypothèse d’une consultation préalable du CSE.

ARTICLE 4 : LES CONDITIONS ET MODALITES DU TELETRAVAIL RESPONSABLE ET DU TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL

Article 4-1 : Principes applicables au télétravail responsable

Le télétravail responsable repose sur une organisation souple et flexible permettant au sein de chaque service de répondre aux besoins de l’entreprise et aux attentes du salarié dans la mesure du possible.

Il s’intègre dans un juste équilibre qui doit être trouvé entre le travail à distance et le travail sur site.

Le travail sur site, fixé à deux jours minimum en moyenne sur la semaine, sera privilégié pour les situations identifiées au sein de l’équipe afin de maintenir le lien social, la cohésion du collectif de travail, la créativité et la recherche de performance. La présence sur site est préconisée dans diverses situations telles que l’intégration de nouveaux collaborateurs, le démarrage d’un projet, la définition des objectifs, entretiens annuels, des moments de convivialité, une évolution organisationnelle et/ou technologique, etc.

Tout salarié est éligible au télétravail responsable, y compris sous conditions pour ceux dont l’activité doit être exercée principalement sur site, sous réserve que les conditions techniques de travail à distance et environnementales, lieu et conditions familiales soient adaptés.

4.1.1 Nombre de jours de télétravail

Les jours de télétravail sont définis sur la base d’un quota annuel compris entre 12 jours (minimum) et 135 jours (maximum) pour un exercice de référence (1 juin N - 31 mai N+1).

Droit minimum de 12 jours de télétravail du 1^er juin N au 31 mai N+1

Un droit minimum de 12 jours pour satisfaire un besoin personnel, sans justificatif, est accordé pour la période de référence à :

• Tout salarié dont le poste n’est pas éligible à un quota de jours supérieur à 12 jours au regard de l’organisation ou des contraintes technologiques du moment

• Tout salarié non volontaire au télétravail

Soit 1 jour par mois en moyenne, sous réserve de la validation du manager et de la concertation préalable sur l’activité qui pourra être exercée ponctuellement à distance.

Quota de 135 jours de télétravail maximum du 1^er juin N au 31 mai N+1

Tout salarié éligible au télétravail et volontaire pourra accéder à des jours de télétravail dans les limites fixées ci-dessus. Le quota maximum de 135 jours permettant l’exercice de 3 jours de télétravail en moyenne par semaine.

Les salariés télétravaillant sur la base de 1, 2 ou 3 jours de télétravail en moyenne par semaine, peuvent sous réserve de la validation du manager à l’intérieur du quota annuel, poser 12 jours de télétravail par an pour satisfaire un besoin personnel sans justificatif.

Le quota maximum annuel sera diminué au fur et à mesure des jours posés dans MyRh et validés expressément par le Manager, pour la période de référence.

Ce quota est proratisé en cas d’intégration en cours d’année ou pour les salariés en temps partiel, les alternants (selon le rythme école/entreprise) mais également pour toute période de télétravail exceptionnel.

Les jours de télétravail pouvant être exercés annuellement ne sont pas reportables d’un exercice à l’autre et doivent être exercés par journée entière, l’objectif étant de limiter les trajets.

Par exception, pour les salariés à temps partiel, exerçant leur activité sur une demi-journée (ex : travail le mercredi matin uniquement) pourront télétravailler sur cette demi-journée.

4.1.2 Télétravail « diversité »

Certaines situations propres au salarié nécessitent une adaptation temporaire ou permanente des modalités d’exercice des jours de télétravail. Ces aménagements seront discutés avec le HRCP, et le cas échéant, les services de santé et/ou le manager.

Ainsi pour les salariés justifiant :

• D’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)

• D’une reprise après une maladie de longue durée

• D’une situation de grossesse

• D’Aidants familiaux ou parents d’enfant en situation de handicap

• Salariés de plus de 60 ans

4.1.3 Flexibilité des jours de télétravail

Les journées de télétravail peuvent s’exercer :

• De manière fixe

• De manière variable

• De manière fixe et variable

Des exemples de cette programmation sont fournis en annexe.

Ces formules permettent de répondre :

• Aux besoins des services qui ne sont pas uniformes dans l’entreprise

• Aux aspirations des salariés qui ne sont pas uniformes

• Aux besoins d’agilité, en permettant une adaptation permanente, à la demande de l’employeur ou du salarié

A partir de 90 jours planifiés (soit 2 jours en moyenne par semaine) sur la période de référence, une journée fixe hebdomadaire sera privilégiée si le besoin est évoqué par le collaborateur lors de l’entretien de faisabilité.

4.1.4 Télétravail pour raisons médicales

Il est exercé après avis du médecin du travail.

Par dérogation au principe de présence sur site, la possibilité d’exercice du télétravail médical peut être étendue à 4 ou 5 jours en moyenne par semaine pendant la période considérée, sous réserve de la compatibilité avec les fonctions exercées.

4.1.5 Processus de mise en œuvre du télétravail

1. Chaque direction au regard de la fluctuation de son activité et des moyens technologiques dont elle dispose, détermine les modalités de mise en œuvre du télétravail responsable pour son périmètre dans le cadre des objectifs fixés et des résultats attendus.

2. Après échanges entre la direction, le manager et le HRCP, une analyse est faite des missions et tâches adaptées au télétravail.

3. Le manager échange avec son équipe sur les formules envisageables (fixe, variable, fixe et variable définis à l’article 4.1.3) au regard des missions et tâches éligibles et de la planification retenue (semaine, mois, trimestre ou année) en lien avec les fluctuations de l’activité.

4. Le manager, dans un entretien de faisabilité, examine avec le salarié volontaire son éligibilité au regard de l’article 4.1 ci-dessus et sur la base du double volontariat les modalités d’exercice du télétravail responsable en tenant compte de la conciliation vie professionnelle / vie personnelle.

A l’issue, de cet entretien manager et collaborateur :

Valident les modalités d’exercice du télétravail. Dans ce cas le salarié s’engage à respecter les règles et conseils figurant dans le guide du télétravailleur, suivre les formations sur le télétravail mises en place et produire l’attestation requise (article 5) pour exercer le télétravail. Cette déclaration devra faire l’objet d’un ticket via MyRH enregistré par le collaborateur qui annexera l’attestation sur l’honneur.

Ajournent l’exercice du télétravail. Le manager devra justifier par écrit les motifs objectifs de cette décision. Le collaborateur, en partenariat avec son HRCP, pourra bénéficier d’un accompagnement (formation, plan d’action, tutorat…) lui permettant d’acquérir, si nécessaire, les aptitudes requises ou de réunir les conditions pour le travail à distance.

La demande pourra être à nouveau examinée à tout moment au cours de l’exercice de référence et a minima pour l’exercice de référence suivant.

Le salarié pourra néanmoins bénéficier de 12 jours de télétravail tels que prévus au 4.1.1 du présent accord.

6. Enregistrement de la demande de télétravail

A des fins d’organisation et selon la planification retenue au 4.1.5 (semaine, mois, trimestre ou année), les jours télétravaillés devront obligatoirement être saisis par le collaborateur dans MyRH au plus tard 7 jours calendaires avant l’événement ou la période de référence.

Le manager manifestera son accord par la validation expresse et globale des journées de télétravail saisies dans MyRH.

En cas de contraintes opérationnelles ou organisationnelles, les jours ainsi planifiés pourront être modifiés par l’employeur ou le salarié en respectant un délai de prévenance de 3 jours ouvrés. A titre exceptionnel et dérogatoire en cas de circonstances imprévues et après échange entre le collaborateur et le manager, ce délai peut être réduit voire supprimé.

7. Réversibilité du télétravail

Le salarié et/ou son manager auront la possibilité de mettre fin par écrit et unilatéralement au télétravail moyennant un délai de prévenance de 2 semaines. Le salarié reviendra alors exercer son activité professionnelle au sein des locaux de l’UES Swiss Life.

Le délai de prévenance débutera à la date de la notification écrite de la décision du salarié ou de sa hiérarchie (date de réception du courrier ou du mail) et fera l’objet d’un enregistrement par ticket dans MyRH par l’initiateur de la demande.

Ces délais de prévenance permettent d’organiser le retour du salarié au sein des locaux de l’UES Swiss Life dans les meilleures conditions possibles. Ils pourront être réduits ou supprimés en cas d’impossibilité pour le salarié de poursuivre le télétravail dans le lieu d’exercice habituel du télétravail.

Si la réversibilité est à l’initiative du manager, il devra justifier par écrit les motifs objectifs de cette décision. Le collaborateur, en partenariat avec son HRCP, pourra bénéficier d’un accompagnement (formation, tutorat…) lui permettant d’acquérir, si nécessaire, les aptitudes requises ou de réunir les conditions pour le travail à distance.

La demande pourra être à nouveau examinée à tout moment au cours de l’exercice de référence et a minima pour l’exercice de référence suivant.

Article 4-2 : principes applicables au télétravail exceptionnel

Il est mis en place sur la seule initiative de l’employeur, le volontariat ne s’applique pas.

Ce télétravail est imposé temporairement (de 1 jour à plusieurs semaines) à tout ou partie (ex pollution localisée) des salariés, sauf ceux dont la présence sur site est indispensable.

De ce fait, dans un tel contexte d’exception, les critères habituels d’accès au télétravail peuvent être aménagés

Lorsque ce télétravail est déclenché, une communication spécifique informe les salariés concernés du début et de la fin prévisionnelle, si elle est connue, de cette période exceptionnelle.

Les modalités d’organisation peuvent être redéfinies et adaptées pendant cette période.

Aucun quota de jours n’est fixé, et les jours de télétravail exceptionnels n’impactent pas le quota de jours de télétravail responsable prévu à l’article 4.1.1.

Aucun délai de prévenance pour la mise en place et l’arrêt du télétravail exceptionnel ne peut être exigé. Néanmoins, et afin de permettre aux salariés de s’organiser un délai de prévenance de 1 à 3 jours sera respecté lorsque cela sera possible.

En cas de déclenchement de ce dispositif, la Direction en informe le CSE par tout moyen, à l’exception du motif de recours interne propre à l’entreprise qui nécessite une consultation préalable (article 3).

ARTICLE 5 : LIEU DU TELETRAVAIL RESPONSABLE ET EXCEPTIONNEL

Le télétravail peut s’exercer au domicile du salarié ou sur tout lieu de travail distant en Europe, sous réserve que le lieu choisi soit propice à la réalisation de son activité à distance et réponde à l’ensemble des critères suivants :

• Une connexion internet haut débit permettant une utilisation dans de bonnes conditions des applications fournies par Swiss Life notamment en termes de temps de réponse et de temps d’affichage (attestation sur l’honneur).

• Le poste de travail distant doit être adapté et garantir les conditions de sécurité informatiques exigées par l’entreprise et figurant dans la charte informatique et le règlement intérieur.

• Les locaux et l’environnement de travail distant doivent garantir les règles relatives à la confidentialité, à la protection des données (RGPD).

• L’environnement de travail doit être adapté et permettre de garantir la santé du salarié :

  • Espace de travail dédié permettant de bonnes conditions d’exercice de l’activité à distance,

  • Temps de travail dédié à l’activité (exemple : incompatibilité avec la garde d’enfants) ou toutes autres contraintes.

• Le retour sur le lieu de travail Swiss Life de rattachement (celui figurant au contrat de travail) doit pouvoir s’effectuer dans la journée. Sachant que les frais de déplacement entre le lieu distant et le lieu de travail Swiss Life sont à la charge exclusive du salarié.

• Le système électrique doit être conforme (attestation sur l’honneur).

• Une assurance multi-risques habitation couvrant le risque télétravail doit être souscrite (attestation sur l’honneur).

ARTICLE 6 : ORGANISATION DU TRAVAIL DES TELETRAVAILLEURS

Article 6-1 : Temps de travail des télétravailleurs

Le temps de travail du télétravailleur est celui résultant des accords collectifs régissant le temps de travail en vigueur dans l’entreprise.

Le temps de travail ou les temps de repos doivent être suivis indifféremment du lieu d’exécution du travail, tant pour le personnel soumis aux horaires que pour le personnel au forfait jours.

Pour cela, un système d’enregistrement du temps de travail à distance est mis en place pour les collaborateurs aux horaires.

Les parties souhaitent à ce titre rappeler que les collaborateurs en télétravail sont soumis à un temps de travail identique à celui qu’ils auraient réalisé s’ils étaient présents sur site. Cela inclut la possibilité d’effectuer des heures supplémentaires, permanences, astreintes…dans la limite des dispositions prévues dans les accords collectifs en vigueur et/ou les dispositions du code du travail.

Le temps de transport habituel entre le domicile et le lieu de travail étant, pour rappel, exclu du temps de travail effectif.

Article 6-2 : Plages horaires des télétravailleurs

Pour le télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heures, les plages horaires de travail à respecter seront celles de l’établissement et du service dont il relève.

Les télétravailleurs aux horaires sont joignables à partir du moment où ils ont badgé.

Les télétravailleurs en forfait jours ne sont pas tenus de respecter des plages horaires de travail. Néanmoins, ces derniers devant travailler avec d’autres salariés de l’UES Swiss Life ou des interlocuteurs externes pour mener à bien leurs missions, il est nécessaire qu’ils puissent être contactés à des horaires permettant à chacun d’exercer son activité professionnelle dans des conditions normales tout en garantissant les temps de repos et le droit à la déconnexion.

Il leur appartient ainsi de respecter les règles concourant au bon fonctionnement du service dont ils relèvent.

Article 6-3 : Vie privée du salarié et droit à la déconnexion

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié et respecter les temps de repos journalier et hebdomadaire et le droit à la déconnexion. Le collaborateur se doit également de respecter les règles et consignes en la matière.

Ainsi, pour le télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heures, l’employeur s’engage à ne pas le contacter en dehors du temps de travail, c’est-à-dire dès lors que le salarié aura débadgé.

L’entreprise s’engage à ne pas utiliser et/ou diffuser les coordonnées personnelles des télétravailleurs en interne et/ou en externe.

Article 6-4 : Fixation de la charge de travail

La charge de travail et les critères de résultats des télétravailleurs sont identiques à ceux des salariés ayant une fonction et une qualification comparables exerçant leur activité professionnelle exclusivement au sein des locaux de l’UES Swiss Life.

ARTICLE 7 : DROITS DES TELETRAVAILLEURS

Article 7-1 : Egalité de traitement

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’UES Swiss Life.

Afin de maintenir l’égalité des chances en entreprise, le développement du télétravail nécessite de la part de l’encadrement une attention particulière pour :

• Préserver le développement de carrière et la formation de tous les collaborateurs.

 

• Assurer aux salariés en situation de handicap qui souhaiteraient accéder à cette forme d’organisation du travail un environnement personnel et des moyens adaptés à leurs besoins.

Article 7-2 : Santé, sécurité et prévention des risques

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé, la sécurité, la prévention des risques sont applicables aux salariés en télétravail.

Dans ce cadre, le guide du télétravailleur précisera l’ensemble des structures et acteurs que le collaborateur pourra solliciter en cas de difficulté.

Les services de santé de l’entreprise seront mobilisés sur l’ensemble de ces questions, afin de prévenir notamment les risques psycho sociaux, l’isolement, les addictions, etc.

Article 7-3 : Droits collectifs

Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’UES Swiss Life, notamment en ce qui concerne leurs relations avec les représentants du personnel et l’accès aux informations syndicales.

Article 7-4 : Accident du travail

En cas d’accident survenu durant les jours de télétravail validés dans le SIRH et sur les plages horaires définies supra, le lien professionnel est a priori présumé. Cette présomption d’accident du travail s’applique conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables en la matière.

Le télétravailleur est couvert par la législation sur les accidents de trajet, dès lors qu’il se rend dans les locaux de l’entreprise ou en espace de coworking proposé par l’entreprise ou tout autre lieu dans le cadre de l’exercice de ses missions.

ARTICLE 8 : OBLIGATIONS DES TELETRAVAILLEURS

Les télétravailleurs ont les mêmes obligations que celles incombant aux salariés exécutant leur mission sur site, à savoir :

• Obligation de respecter l’ensemble des règles et textes en vigueur dans l’entreprise et notamment le règlement intérieur et ses annexes, notes de service.

• Bon usage des outils mis à disposition par l’entreprise (article 9).

• Application des chartes notamment la charte de bon usage des systèmes d’informations et respect des règles relatives à la RGPD.

• Information de l’entreprise en cas d’absence, d’accidents selon les conditions et délais habituels.

• Fournir l’attestation requise pour l’exercice du télétravail (article 5).

ARTICLE 9 : MATERIEL MIS A DISPOSITION PAR L’EMPLOYEUR

La Direction mettra à disposition de tout télétravailleur un ordinateur portable équipé de l’ensemble des logiciels et applications nécessaires à l’exercice de son activité professionnelle.

Un casque, une souris, un chargeur et un câble sécurité ;

Les filtres de confidentialité doivent être pris en charge par les Directions.

En dehors de l’accompagnement financier prévu à l’article 10 du présent accord, les salariés dont l’activité impose de travailler simultanément sur deux applications au moins (type GED) pour réaliser leurs missions auront la possibilité de se doter d’un écran unique de 29’’ pris en charge à 100% conformément aux recommandations communiquées par la Direction des Systèmes d’Information (DSI).

Il est précisé que le matériel fourni reste l’entière propriété de Swiss Life.

Les télétravailleurs prennent soin de l’équipement qui leur a été confié conformément aux dispositions du Règlement Intérieur de l’entreprise. En cas de panne, d’incident, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à disposition, ils en informeront immédiatement leur hiérarchie et les équipes de la DSI.

Les équipes informatiques, le médecin et l’ergonome peuvent apporter leurs conseils et leurs préconisations particuliers sur le matériel requis,

Les télétravailleurs bénéficieront d’un appui technique des équipes de la Direction des Systèmes d’Information.

En cas d’impossibilité temporaire prévue de télétravailler (coupure d’électricité, de téléphone, travaux au domicile, …), le salarié devra modifier ses jours de télétravail en accord avec sa hiérarchie et venir travailler durant cette période dans les locaux de l’UES Swiss Life.

En cas d’impossibilité temporaire non prévue de télétravailler (coupure inopinée d’électricité, panne d’internet, …) le salarié devra contacter sa hiérarchie immédiatement, afin de prévoir les modalités dans lesquelles il viendra exercer son activité dans les locaux de l’UES Swiss Life. Si l’impossibilité arrive en milieu de journée, le salarié et sa hiérarchie veilleront à trouver la meilleure solution possible pour ne pas faire déplacer le salarié dans les locaux de l’UES Swiss Life pour un temps réduit.

ARTICLE 10 : ACCOMPAGNEMENT DU TELETRAVAIL

Article 10-1 : Formation, accompagnement et communication

Pour faciliter le déploiement du télétravail responsable, comme mode organisationnel autonome, un accompagnement spécifique est mis en place à destination des managers.

Outre des actions de formation et de communication, un guide digitalisé reprenant les règles et des conseils sera établi et communiqué à l’ensemble des collaborateurs.

Article 10-1-1 : Accompagnement des managers

Un accompagnement RH est mis en place afin de guider les managers en amont du déploiement du télétravail responsable. Au sein de chaque équipe, la réflexion doit porter annuellement sur :

• La construction d’un nouveau mode d’organisation du travail, dans le cadre d’un fonctionnement collectif en confiance et responsabilité ayant pour objectif l’atteinte des résultats.

• La planification du télétravail propre au service en fonction de la charge et en lien avec la fluctuation de l’activité, ainsi que la nature des activités nécessitant une présence sur site et celles à privilégier en télétravail.

• Le partage et la co construction des nouvelles modalités d’organisation du travail en tenant compte, à chaque fois que cela sera possible, de l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle.

• Les modalités concrètes du télétravail responsable telles que définies dans le présent accord.

Article 10-1-2 : Accompagnement des salariés

Un accompagnement est mis en place afin de :

• Permettre aux salariés d’avoir une vision partagée du fonctionnement de son service et d’organiser sa contribution au collectif de travail,

• D’adapter ses conditions de travail à cette organisation du travail,

• D’organiser un meilleur équilibre vie professionnelle - vie personnelle.

Il pourra également participer à des ateliers de développement du télétravail, bonnes pratiques ou être tuteur d’un nouveau collaborateur.

Article 10-2 : Accompagnement financier

Article 10-2-1 : Indemnité d’installation

Les salariés, en CDI ou en CDD, y compris alternants, d’une durée minimale de 12 mois, peuvent après six mois d’ancienneté dans l'entreprise solliciter l’indemnité d’installation prévue par le présent article. L’aide octroyée par l’entreprise est égale au remboursement, sur présentation de pièces justificatives datées de moins de 6 mois, de 50%² des frais réellement engagés par le collaborateur et dans la limite maximum de 400€.

La demande de remboursement avec les justificatifs devra être saisie dans le logiciel de notes de frais, validée par la DRH, au plus tard dans les 9 mois suivant le démarrage du télétravail responsable, c’est-à-dire, après saisie du télétravail responsable dans le SIRH validée par le manager et transmission de l’attestation sur l’honneur dans MyRH.

Les équipements pris en charge dans ce cadre sont exclusivement ceux figurant ci-après :

• Un bureau

• Un fauteuil/chaise ergonomique

• Un repose pied

• Un sac à dos pour PC

• Une lampe de bureau

• Un écran PC supplémentaire pour les salariés ne bénéficiant pas d’un écran 29’’ au titre de l’article 9

• Des câbles,

• Un clavier.

Les salariés ayant bénéficié de l’application de l’accord du 29 décembre 2016 ne peuvent bénéficier d’un remboursement de frais d’installation de 400 euros au titre du présent article à l’exception des dispositions transitoires ci-après.

Sept ans après le dernier remboursement de frais au titre du présent article ou de l’article 11-1 de l’accord télétravail de 2016, le salarié pourra bénéficier, sur justificatif, d’une aide pour le renouvellement d’un écran, d’un fauteuil ou d’une chaise ergonomique à hauteur de 50 % des frais engagés dans la limite de 150 euros.

Concernant les collaborateurs ayant une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé, des mesures spécifiques pourront être mises en place sur prescription de la médecine du travail. L’équipement sera pris en charge à 100% par l’entreprise dans ce cadre.

Article 10-2-2 : Indemnisation des frais générés par le télétravail

En contrepartie des dépenses engagées pour l’occupation du « domicile » au sens de l’article 5 du présent accord ; chaque journée de télétravail responsable ou télétravail exceptionnel donnera lieu au versement d’une indemnité de 2,40 euros nets par jour télétravaillé (hors coworking), dans la limite de 360 euros nets annuels.

Le décompte des jours travaillés se fera annuellement. L’indemnité sera versée en paie, en une fois, le mois suivant le terme de la période de référence ou à la date de sortie des effectifs en cas de départ de l’entreprise pendant la période de référence.

Article 10-2-3 : Frais de repas

Pour les salariés bénéficiant d’un restaurant d’entreprise, chaque journée télétravaillée (matin et après-midi) donnera lieu au versement d’une indemnité de repas d’un montant de 3,75 euros par jour télétravaillé. Le décompte des jours télétravaillés se fera mensuellement. L’indemnité sera versée en paie, le mois suivant.

Pour les salariés bénéficiant de tickets restaurant chaque journée télétravaillée (matin et après-midi) donnera lieu au versement d’un ticket restaurant.

Article 10-2-4 : Frais de transport

Sous réserve de produire les justificatifs, les remboursements aux abonnements de transport collectifs sont maintenus aux télétravailleurs selon la législation en vigueur.

Article 10-3 : Assurance dommage

L’employeur s’engage à souscrire une assurance dommage pour l’ensemble des salariés télétravailleurs, afin de couvrir les risques inhérents au fait que le salarié exerce une activité professionnelle à son domicile.

ARTICLE 11 : MESURES EXCEPTIONNELLES

Afin de compenser forfaitairement les frais générés pendant la période de télétravail exceptionnel « covid 19 », une indemnisation est accordée aux salariés de Swiss Life entrant dans le champ d’application du présent accord (article 1). Elle sera versée sur la paie de décembre 2020.

Son montant sera égal à :

• 350 euros nets pour les salariés présents à l’effectif le 31 mars 2020 et toujours présents à l’effectif le 15 décembre 2020

• 35 euros nets par mois de présence pour les salariés ou stagiaires entrés après le 31 mars 2020 et toujours présents au 15 décembre 2020

Aucun prorata ne sera appliqué pour les collaborateurs à temps partiels ou ceux entrés en cours de mois.

Les salariés ayant bénéficié durant cette période d’indemnités de télétravail contractuel au titre de l’article 11.2 de l’accord du 29 décembre 2016 percevront le différentiel entre l’indemnité forfaitaire ci-dessus et le cumul des indemnités mensuelles versées pendant la période (1^er mars 2020 au 31 décembre 2020)

ARTICLE 12 : DISPOSITIONS TRANSITOIRES

Des dispositions transitoires sont adoptées. Elles portent :

• Sur la période de référence : l’entrée en vigueur du présent accord intervenant au cours de la période de référence définie à l’article 4.1.1. la première période de référence démarre à la date d’entrée en vigueur du présent accord et se terminera au 31 mai 2021.

• Justificatifs pour le versement de l’indemnité d’installation : par exception au délai prévu pour la présentation des pièces justificatives prévu à l’article 10.2.1 du présent en accord, les équipements³ acquis entre le 16 mars 2020 et le 31 décembre 2020 pourront être présentés pour remboursement jusqu’au 30 septembre 2021, sous réserve d’entrer dans le dispositif du télétravail responsable au cours du premier trimestre 2021 .

• Le sort des avenants de télétravail en cours à la date d’entrée en vigueur du présent accord :

• Sur la base du volontariat chaque salarié pourra faire le choix de mettre un terme anticipé à l’avenant télétravail en cours pour bénéficier dès l’entrée en application du présent accord des dispositions prévues par celui-ci.

Dans ce cas par exception à l’exclusion prévue à l’article 10.2.1 du présent accord, les salariés pourront, s’ils renoncent à leur avenant télétravail au cours du premier trimestre 2021⁴ et s’ils n’ont pas utilisé l’intégralité de l’indemnité d’installation prévue à l’article 11-1 de l’accord du 29 décembre 2016, bénéficier sur justificatif, d’une aide pour le renouvellement d’un écran, d’un fauteuil ou d’une chaise ergonomique.

Cette aide est soumise aux limites cumulatives suivantes :

• Remboursement à hauteur de 50 % des frais engagés dans la limite de 150 euros.

• Le cumul de l’aide octroyée par l’entreprise au titre du présent accord et de celui de 2016 ne doit pas dépasser 400 euros.

• A défaut, les salariés pourront continuer à bénéficier des dispositions de leur avenant télétravail, sans modification possible, jusqu’à la date anniversaire de sa mise en place. Conformément à l’avenant de télétravail il sera dénoncé à l’initiative de l’entreprise moyennant le préavis de 2 mois prévu.⁵ Pendant cette période, les dispositions indemnitaires applicables, seront celles de l’article 11.2 de l’accord du 29 décembre 2016 et non celles du 10.2.2 et 10.2.3 du présent accord. Les changements ainsi opérés ne pourront prendre effet qu’à compter du premier de chaque mois.

ARTICLE 13: ENTREE EN VIGUEUR – DUREE DE L’ACCORD

Les dispositions du présent accord prendront effet au 1^er janvier 2021, elles se substituent de plein droit dès le 1^er janvier 2021 à l’ensemble des dispositions de l’accord de 2013 et de son avenant de 2016 sous réserve de l’exception à durée déterminée créée à l’article 12.

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 14 : SUIVI DE L’ACCORD

Les parties au présent accord ont convenu de la nécessité d’assurer un suivi de l’accord télétravail.

Une commission de suivi est ainsi créée, elle est composée de deux membres par organisations syndicales signataires.

Compte tenu des enjeux du présent accord, les parties conviennent :

• Durant l’année 2021, année de mise en place du télétravail responsable, chaque partie signataire désignera un référent télétravail afin de faciliter les échanges au quotidien avec la Direction des ressources humaines sur le déploiement de ce dispositif novateur.

La commission de suivi se réunira autant que de besoin et au moins une fois par trimestre.

• Après 2021, la commission de suivi se réunira annuellement.

ARTICLE 15 : ADHESION

Toute organisation syndicale représentative dans l’entreprise et non signataire du présent accord peut y adhérer, conformément à l’article L 2261-3 du Code du Travail.

ARTICLE 16 : REVISION ET DENONCIATION

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales en vigueur.

Des négociations de branche et interprofessionnelles sur le télétravail étant en cours à la date de conclusion du présent accord, les parties conviennent de se revoir si des dispositions issues de l’un de ces textes (accord de branche ou accord interprofessionnel) nécessitaient de réviser le présent accord.

ARTICLE 17 : PUBLICITE

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail. Conformément à l’article D. 2231-2, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non signataires de celui-ci.

Enfin, en application des articles R. 2262-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et il sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel par voie d’affichage ou par l’intranet d’entreprise.

Fait à Levallois-Perret, le 23 novembre 2020

Pour la Direction :

Charles RELECOM Lydia BATAILLE

Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

CFDT : CFTC :

Monique MAROUZE Alain DUQUESNOY

CFE-CGC : FO

Philippe BOUSSICAULT Jean-Marc GUERY

Annexe 1

Explication de la flexibilité :

Chaque service peut mettre en place du télétravail responsable sur la base d’une organisation, avec une planification allant a minima de la semaine au maximum à l’année :

• De manière fixe

• De manière variable

• De manière fixe et variable

Fixe : moyennant l’enregistrement préalable dans le SIRH 7 jours minimum avant.

Chaque semaine les mêmes jours (1,2 ou 3 en moyenne) sont posés en télétravail pour tout ou partie de l’équipe.

Exemple une équipe à deux jours en moyenne :

50% de l’équipe : Lundi et mardi

50% de l’équipe : Jeudi et vendredi

Une inversion au semestre est envisageable etc….

Jour de présence sur site commun : le mercredi

De manière variable : moyennant l’enregistrement préalable dans le SIRH 7 jours minimum avant. Les jours fluctuent en nombre chaque semaine ainsi que les journées télétravaillées.

Semaine 1 : 1 jour de télétravail le jeudi

Semaine 2 : aucun jour de télétravail

Semaine 3 : 5 jours de télétravail : toute la semaine

Semaine 4 : 3 jours de télétravail : Lundi, jeudi, vendredi

De manière fixe et variable : moyennant l’enregistrement préalable dans le SIRH 7 jours avant ; combinaison des deux formules précédentes :

Ex : télétravail généralisé pour toute l’équipe le mercredi

Jours de télétravail variables pour le reste des jours de la semaine

Annexe 2

ATTESTATION SUR L’HONNEUR POUR LE TELETRAVAIL RESPONSABLE

(nouveaux télétravailleurs)

Accord télétravail du 23/11/2020

Nom ……………………..

Prénom …………………

Matricule RH ……………………

Date de l’entretien avec le manager : XX/XX/XX

Je soussigné(e) M, Mme certifie sur l'honneur :

• Disposer d’une connexion internet haut débit permettant une utilisation dans de bonnes conditions des applications fournies par Swiss Life notamment en terme de temps de réponse et de temps d’affichage;

• Disposer d’un poste de travail garantissant :

1. Les conditions de sécurité informatiques exigées par l’entreprise et figurant dans la charte informatique et le règlement intérieur, dont j’ai pris connaissance ;

2. Les règles relatives à la confidentialité, à la protection des données (RGPD).

• Disposer d’installations électriques conformes à la réglementation en vigueur NF ;

• Avoir souscrit une assurance « multirisque-habitation » couvrant le risque télétravail pour le lieu où s’exerce le télétravail

• Consacrer mon temps de travail à mon activité professionnelle

• Avoir pris connaissance du guide du télétravailleur

• Accepter les modalités du télétravail responsable 

Fait à ………………….…, le ……………….

Signature

Annexe 3

ATTESTATION SUR L’HONNEUR POUR LE TELETRAVAIL RESPONSABLE

RENONCIATION AU COURS DU 1^er TRIMESTRE 2021 AU TELETRAVAIL ACCORD DE 2016

(Article 12 du présent accord)

Accord télétravail du 23/11/2020

Nom ……………………..

Prénom …………………

Matricule RH ……………………

Date de l’entretien avec le manager : XX/XX/XX

Je soussigné(e) M, Mme, certifie sur l'honneur :

• Disposer d’une connexion internet haut débit permettant une utilisation dans de bonnes conditions des applications fournies par Swiss Life notamment en termes de temps de réponse et de temps d’affichage;

• Disposer d’un poste de travail garantissant :

1. les conditions de sécurité informatiques exigées par l’entreprise et figurant dans la charte informatique et le règlement intérieur, dont j’ai pris connaissance ;

2. les règles relatives à la confidentialité, à la protection des données (RGPD).

• Disposer d’installations électriques conformes à la réglementation en vigueur NF ;

• Avoir souscrit une assurance « multirisque-habitation » couvrant le risque télétravail pour le lieu où s’exerce le télétravail

• Consacrer mon temps de travail à mon activité professionnelle

• Avoir pris connaissance du guide du télétravailleur

• Attester ne pas avoir utilisé l’intégralité de l’indemnité d’installation prévue à l’article 11.1 de l’accord du 29 décembre 2016 pour bénéficier des dispositions de l’article 12 du présent accord.⁶

• Accepter les modalités du télétravail responsable dès le 1er trimestre 2021

Fait à ………………….…, le ……………….

Signature⁷

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1. Y compris attentat.↩

2. Pour une dépense de 800 euros ou plus, remboursement entreprise limité à 50% soit 400 euros.↩

3. Liste limitative et montant de l’article 10.2.1 du présent accord↩

4. De janvier à mars 2021↩

5. Clause des avenants au contrat de travail « cette organisation peut être dénoncée par l’une ou l’autre des parties au minimum deux mois avant la date anniversaire de sa mise en place ».↩

6. Ne pas cocher si un remboursement de 400 euros a déjà été obtenu.↩

7. Faire précéder de la mention manuscrite suivante « je renonce expressément aux droits issus de l’avenant contractuel du XX/XX/XX »↩