Accord d'entreprise "Avenant à l'accord relatif au télétravail du 06 06 2018" chez MAILEVA (Siège)

AVENANT A L’ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

AU SEIN DE LA SOCIETE MAILEVA

Entre les soussignés :

La Société MAILEVA, société par actions simplifiée à associé unique au capital de 1.530.000 euros, Immatriculée au RCS de Créteil sous le n° SIRET 424 335 693 000 83

Dont le siège social est situé à Ivry-sur-Seine (94 673) 45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier

D'une part,

Et :

Le Comité Social et Economique:

D'autre part,

PREAMBULE :

Dans la continuité de l’accord relatif au télétravail signé le 06 juin 2018 entre la Direction et la Délégation unique du personnel, dans l’objectif de standardiser les règles régissant le télétravail au sein du groupe Docaposte, et dans un contexte de digitalisation croissante de la société et du monde du travail et de transformations internes majeures, le télétravail constitue une opportunité pour améliorer les conditions de travail des salariés et l'efficacité des organisations.

La Direction réaffirme que le télétravail doit reposer sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l’autonomie, et la confiance.

Dans ce cadre, les parties au présent accord réaffirment les principes fondateurs du télétravail :

• le strict respect du volontariat ;

• la réversibilité ;

• la préservation du lien social ;

• le respect de la vie privée ;

• l’absence de toute différence de traitement pour les salariés télétravailleurs, notamment en termes de répartition des missions et d'évaluation professionnelle. 

ARTICLE 1 : DEFINITION DU TELETRAVAIL ET DU TELETRAVAILLEUR

1°/ Le télétravailleur occasionnel ou régulier

Le télétravail désigne, en application de l’article L.1222-9 du Code du Travail, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Le télétravail s’effectue dans un cadre régi par le contrat de travail et du présent avenant.

Cette prestation de travail doit avoir vocation à pouvoir être réalisée tant dans les locaux de l’entreprise que dans un autre lieu prédéfini, comme le domicile notamment.

À ce titre, il est expressément rappelé que le télétravail n’est pas :

• Un temps partiel ;

• Du temps de repos/loisirs ;

• Un substitut à la garde d’enfant.

Le terme « télétravailleur » désigne tout collaborateur de l'entreprise qui effectue du télétravail tel que défini au présent article. Celui-ci peut exercer sa prestation de travail de façon régulière ou occasionnelle.

Le télétravailleur dit « télétravailleur régulier » bénéficie du statut du télétravailleur prévu par les dispositions du présent avenant. Son organisation du télétravail est dès lors encadrée par un avenant à son contrat, reprenant les dispositions obligatoires prévues à l’article 3.2.

Dans le cadre de cet avenant le télétravail s’exerce prioritairement au domicile du salarié.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle en France métropolitaine sous la responsabilité pleine et entière du salarié en télétravail. Ce lieu de domicile sera mentionné dans l’avenant actant la mise en place du télétravail et le salarié devra informer la Direction des Ressources Humaines (DRH) de tout changement d’adresse le cas échéant.

Le télétravailleur dit « télétravailleur occasionnel » exerce passagèrement ses activités professionnelles à domicile. Le télétravail occasionnel est ouvert aux salariés disposant déjà d’outils de travail à distance mis à disposition par l’entreprise.

Exécuté de façon exceptionnelle par le collaborateur, en accord avec sa hiérarchie, le travail à domicile occasionnel ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur. Ainsi, il ne donne pas droit à la prise en charge financière telle que décrite à la partie 5.5 du présent avenant.

Le télétravail est dit occasionnel, en cas de situation inhabituelle correspondant à un besoin professionnel du salarié ; ou situation exceptionnelle, par laquelle le manager peut être amené à organiser le travail de son équipe par le biais du télétravail.

2°/ Autres situations de travail à distance

Les salariés considérés comme itinérants notamment les salariés commerciaux, appelés à effectuer de nombreux déplacements et à travailler fréquemment à distance, ne relèvent pas des dispositions du présent avenant (même si leur activité ne fait pas obstacle à la possibilité de travailler de leur domicile).

Les salariés concernés devront en tout état de cause informer leur manager de leur présence à leur domicile en dehors de tout rendez-vous client planifié.

ARTICLE 2 : CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Article 2.1 : Critères d’éligibilité

Sont éligibles au télétravail les salariés en CDI ou CDD (dont les contrats d’apprentissage et de professionnalisation), exerçant leur activité à temps complet ou temps partiel, ayant une ancienneté minimale d’un mois de présence effective sur site.

Il s’agit des salariés occupant un poste ou exerçant des activités compatibles avec cette forme d’organisation du travail, remplissant notamment les critères suivants :

• Nature des missions qui peuvent être ou non réalisées en télétravail

• Possibilité d’accéder à distance à ses applications de travail,

• Capacité avérée à travailler en autonomie,

• Activité en télétravail compatible avec le fonctionnement de l’équipe de rattachement.

A ce titre, chaque manager doit nécessairement veiller à ce que le nombre de salariés en télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement et la bonne organisation du service.

Article 2.2 : Non éligibilité

Les salariés ayant une activité qui par nature requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise ne sont pas éligibles au télétravail.

Ainsi, les principaux motifs de refus de passage en télétravail peuvent être :

• le non-respect des conditions d’éligibilité ;

• des raisons d’impossibilité techniques ;

• des raisons de confidentialité des informations et données traitées ;

• une désorganisation au sein de l’activité.

Cette restriction peut également être appliquée en cas de « nécessité client, interne ou externe ».

Dans tous les cas, un entretien sera effectué par le responsable hiérarchique et/ou la Direction des Ressources Humaines.

ARTICLE 3 : FORMALISATION DU TELETRAVAIL

Article 3.1 : Demande préalable du salarié

Le télétravail est à l’initiative du salarié et subordonné à l’accord du supérieur hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines.

Toute demande sera étudiée et fera l’objet d’une réponse écrite dans un délai d’un mois à compter de la demande. Un entretien avec le manager sera organisé afin d’examiner l’adéquation de la demande avec les critères collectifs et individuels retenus par le présent accord pour accorder ou refuser le télétravail.

En cas de refus, la réponse sera motivée.

Article 3.2 : Conclusion d’un avenant au contrat de travail

1°/ Télétravailleur régulier

En cas d’acceptation de la demande, il sera conclu un avenant au contrat de travail, pour une durée déterminée d’un an, renouvelable par tacite reconduction.

L’avenant au contrat de travail précise :

• La répartition des jours travaillés en entreprise et des jours travaillés au domicile ;

• Les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint ;

• Le matériel mis à disposition ;

• Les conditions de réversibilité du télétravail ;

• La période d’adaptation pour la première mise en œuvre.

Toute modification du nombre ou de la répartition des jours travaillés à domicile fera l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail. Toutefois, à titre exceptionnel et de manière ponctuelle, les jours travaillés à domicile dans le cadre du télétravail régulier (répartition) pourront être modifiés par mail avec accord écrit du manager.

L’avenant au contrat de travail, relatif à la mise en place du télétravail est valable et applicable uniquement pour les fonctions occupées par le salarié et dans les conditions visées au moment de sa mise en place.

En cas de changement de fonction ou de domicile du salarié, de mobilité ou de mise à disposition du salarié, la relation de télétravail devra être réexaminée et pourra prendre fin dans l’hypothèse où ce changement serait incompatible avec les termes de l’avenant ou les modalités habituelles effectives de télétravail.

2°/ Télétravailleur occasionnel

Le salarié peut solliciter l’accord de son supérieur hiérarchique pour un aménagement temporaire de son poste de travail rendu nécessaire par des contraintes liées à son activité.

Dans ce cas, un délai de prévenance d’au moins 3 jours ouvrés est requis. L’accord sera formalisé par écrit (au minimum par un courriel) afin d’encadrer les conditions du télétravail.

En cas de télétravail occasionnel lié à des circonstances exceptionnelles ou cas de force majeur, le nombre de jours de télétravail pourra être augmenté en fonction de la nature des évènements et le délai de prévenance pourra être réduit voire supprimé.

Article 3.3 : Principales règles régissant le télétravail

1°/ Période d’adaptation

Dans le cadre de la conclusion d’un avenant formalisant le télétravail, et afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif, une période obligatoire d’adaptation de trois mois, sera systématiquement prévue et actée contractuellement.

Durant cette période d’adaptation, le salarié ou le manager pourront à tout moment demander la suspension voire mettre un terme au télétravail, moyennant un délai de préavis de 15 jours calendaires minimum à compter de la réception de la demande par le service des Ressources Humaines. La demande devra être formalisée par écrit et motivée si elle émane du supérieur hiérarchique.

2°/ Réversibilité permanente

Le salarié ou son manager peut mettre fin à l’activité en télétravail sous réserve du respect d’un préavis d’une durée d’un mois. Ce délai peut être écourté ou supprimé, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, en cas de circonstances exceptionnelles et notamment d’impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile.

3°/ Suspension provisoire

En cas de circonstances particulières liées notamment à l’activité de l’entreprise/du service, le télétravail pourrait être suspendu pour une période déterminée, qui ne pourra pas excéder 4 mois.

Le salarié sera informé au préalable dans un délai de 7 jours calendaires avant le début de la période de suspension

La suspension provisoire peut être à l’initiative du salarié, après entretien avec son manager.

ARTICLE 4 : STATUT DU TELETRAVAILEUR

Article 4.1 : Égalité de traitement

Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant uniquement dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur a le même accès à la formation et aux mêmes possibilités de déroulement de carrière que les collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés de l’entreprise. Il est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que les autres collaborateurs.

Le salarié en situation de télétravail doit impérativement respecter le repos minimum quotidien de 11 heures ininterrompues et de 35 heures hebdomadaires.

Article 4.2 : Maintien du lien social

La société veillera à la nécessité de préserver le lien social et éviter l’isolement du salarié en télétravail. À cet effet, il est préconisé l’organisation de réunions téléphoniques régulières et la tenue d’un entretien mensuel minimum.

À ce titre, les équipes concernées ont la possibilité d’opter pour tous moyens techniques qui visent à maintenir le lien social avec le reste de l’équipe (ex : webcam,…).

Par ailleurs, les salariés en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur management. À cet effet, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au collaborateur en télétravail d’organiser son déplacement, sauf circonstances particulières.

Les salariés en télétravail devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’en cas de travail sur site.

La Direction des Ressources Humaines veillera, par des rappels réguliers, au respect des règles légales actuelles ainsi que les dispositions actuellement en vigueur en matière de temps de travail.

Article 4.3 : Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et à la Société MAILEVA qui s’engagent mutuellement à les respecter.

Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle au lieu de télétravail défini.

En cas d’accident survenant pendant les horaires de travail à domicile, le lien professionnel sera présumé. Le collaborateur en télétravail devra immédiatement fournir tous les éléments nécessaires à la Direction des Ressources Humaines qui effectuera la déclaration d’accident de travail.

Le salarié en télétravailleur devra rester vigilant quant à sa santé et sécurité au travail.

En cas de survenance de plus de 2 accidents de travail en situation de télétravail sur une période de 12 mois, le télétravail pourrait être suspendu temporairement ou définitivement.

ARTICLE 5 : MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Article 5.1 : Nombre, fréquence et répartition du jour télé-travaillé

Au sein de la Société MAILEVA, le télétravail au domicile pourra être exercé selon les modalités suivantes :

• Un à deux jours de télétravail par semaine selon les besoins du service (avec accord du manager).

• Par exception motivée par la situation individuelle du collaborateur, il peut être envisagé jusqu’à 3 jours hebdomadaires, après validation du manager et de la RH

• Les jours de travail en présentiel étant réalisés sur le lieu de travail habituel.

Article 5.2 : Conformité du lieu et de son installation

Le télétravail est considéré comme s’exerçant au domicile du salarié soit le lieu de résidence habituelle en France Métropolitaine.

A titre exceptionnel et ponctuel, si le salarié souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu occasionnel, il a l’obligation d’en informer préalablement son manager.

Afin de pouvoir travailler dans un environnement propice au travail et à la concentration, le salarié devra disposer d’un endroit adapté au télétravail, au calme, correctement aéré et éclairé.

Le salarié devra impérativement fournir les documents suivants avant la signature de l’avenant au contrat de travail :

• Une attestation d’assurance multirisques habitation couvrant l’exercice d’une activité professionnelle à domicile ;

• Une attestation d’abonnement à une connexion internet dont les caractéristiques sont compatibles avec les nécessités du télétravail ;

• Une déclaration sur l’honneur du salarié stipulant la conformité des installations électriques du lieu de télétravail.

Article 5.3 : Formation e-learning « Travailler autrement »

Afin de permettre au salarié de maîtriser l’ensemble des bonnes pratiques liées au télétravail, notamment pour gagner en efficacité en termes d’organisation, de communication, et de préserver le lien avec son équipe, le salarié s’engage à effectuer la formation e-learning interne « Travailler autrement ».

Article 5.4 : Flex office

Le télétravail en tant que mode d’organisation de travail souple et agile se doit d’être accompagné dans la pratique par du flex-office afin d’optimiser les espaces de travail inoccupés.

Cela permet au salarié, lorsqu’il est en présentiel sur son lieu de travail, de bénéficier d’un espace de travail adapté et réparti selon ses besoins et ses tâches.

Ainsi, il est entendu que le salarié en télétravail sera en flex office sur son lieu de travail en entreprise.

Article 5.5 : Accompagnement et prise en charge financière

1/ Equipement matériel :

La Société met à disposition du salarié en télétravail un ordinateur portable équipé d’une messagerie instantanée, d’une webcam.

L’entreprise prend en charge les frais d’entretien de cet équipement.

Tous les autres frais liés au télétravail sont à la charge du télétravailleur notamment l’abonnement à une connexion internet.

En cas de besoin d’un équipement ponctuel ou d’aménagement spécifique du poste de travail, une demande sera effectuée auprès du manager pour une éventuelle prise en charge, après validation de la Direction.

2/ Indemnité de télétravail

La Société MAILEVA versera une indemnité destinée à compenser pour partie les frais engagés dans le cadre du télétravail.

Cette indemnité forfaitaire correspondant à un montant de 10 euros nets (*) par mois, quel que soit le nombre de jours hebdomadaires télétravaillés, sera versée au mois de décembre de chaque année.

Ainsi, le télétravailleur bénéficiera d’une indemnité annuelle d’un montant de 120 euros nets (*) calculée au prorata du nombre de mois dans l’année considérée pendant lesquels il était en télétravail.

(*) Sous réserve des plafonds définis par l’Urssaf

Article 6 – DISPOSITIONS FINALES

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet au 1er janvier 2022.

Il sera communiqué par email individuellement à chaque salarié présent dans l’entreprise au moment de sa mise en place et affichée dans l’entreprise.

Formalités de dépôt

Le présent avenant sera déposé auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Créteil. Un exemplaire dématérialisé sera également déposé auprès de la DRIEETS d’Ile de France via le site https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.